Должностная инструкция в современной организации. Понятие должностной инструкции и ее назначение Обязательно ли наличие должностных инструкций

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

закрепления видов работы, специализации работника;
установления квалификационных требований по отдельной должности;
устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
установления взаимосвязей отдельных должностей;
разграничения обязанностей и прав работников;
установления их меры ответственности;
оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ - права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);

Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации .

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть » содержит положения общего характера:

основная трудовая функция (задача) данной должности;
квалификационные требования к занимающему ее лицу;
основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел - «Функции » - является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел - «Должностные обязанности » - устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
сохранять конфиденциальность служебной информации;
выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
соблюдать правила техники безопасности;
соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
контролировать действия определенных должностных лиц;
подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом - «Ответственность », где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) » устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции.

В число таких актов входит должностная инструкция. Это нормативный документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или ее структурного подразделения.

Назначение должностной инструкции

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры и характеризует место работника в процессе управления. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника

В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности и права работника, а также требования организации (предприятия, учреждения) к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Применение должностных инструкций, с одной стороны, обеспечивает рациональное разделение труда между работниками, а с другой -позволяет обеспечить определенную специализацию каждого из них. Они помогают руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность.

Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей.

Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения.

Функции должностной инструкции, имеющие значение для работодателя и для работника

В разработке должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении конкретных операций работниками организации.

Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей.

Очерчивание в должностной инструкции круга вопросов, находящихся в ведении каждого работника, является своеобразной защитой работника в его деятельности. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей.

Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.

Для работодателя должностная инструкция:

обеспечивает объективность оценки деятельности работника в процессе его аттестации;
является обязательным документом в решении индивидуальных трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
обеспечивает рациональное разделение труда;
служит средством укрепления трудовой дисциплины;
позволяет установить несоответствие работника занимаемой должности

Для работника должностная инструкция:

определяет его организационно-правовое положение, права и обязанности;
является обязательным документом в решении трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
определяет виды выполняемой работы
обеспечивает специализацию в определенной области

Таким образом, должностная инструкция - документ многофункциональный. Ее наличие важно и для работодателя, и для работника.

П.В. Санкина,
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Назначение должностной инструкции

Функции должностной инструкции, имеющие значение для работодателя и для работника

Для работодателя должностная инструкция:

· обеспечивает объективность оценки деятельности работника в процессе его аттестации;
· является обязательным документом в решении индивидуальных трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
· обеспечивает рациональное разделение труда;
· служит средством укрепления трудовой дисциплины;
· позволяет установить несоответствие работника занимаемой должности

Для работника должностная инструкция:

· определяет его организационно-правовое положение, права и обязанности;
· является обязательным документом в решении трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
· определяет виды выполняемой работы
· обеспечивает специализацию в определенной области

Должностная инструкция для бухгалтера

Должностная инструкция для бухгалтера может иметь следующий вид:

I. Общие положения

Бухгалтер относится к категории специалистов

На должность:

бухгалтера назначается лицо назначается лицо имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет;

бухгалтера II категории - лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет;

Назначение на должность бухгалтера и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.

Бухгалтер должен знать:

4.1. Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности.
4.2. Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии.
4.3. План и корреспонденцию счетов.
4.4. Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета.
4.5. Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
4.6. Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники.
4.9. Основы экономики, организации труда и управления.
4.10. Рыночные методы хозяйствования.
4.11. Законодательство о труде.
4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.13. Правила и нормы охраны труда.

Бухгалтер в своей работе руководствуется:

5.1. Положением о бухгалтерии организации.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.

Бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру организации или руководителю соответствующего структурного подразделения главной бухгалтерии.

На время отсутствия бухгалтера (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Бухгалтер:

Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

Участвует:

7.1. В проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.
7.2. В разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
7.3. В проведении инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.

Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Бухгалтер вправе:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя).

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностные инструкции для многих компаний - тема нелюбимая. Все, особенно руководство, подчеркивают их нужность и полезность. А с другой стороны, именно про них стараются быстрей забыть и убрать подальше, хотя на их составление уходит много времени и сил.

Во многих небольших фирмах считают, что должностные инструкции вовсе не нужны, т.к. они являются обязательным документом для государственных организаций. В коммерческих компаниях составление подобных документов является свободной волей руководителя.

Некоторые прогрессивные люди бизнеса, наоборот, считают, что эффективно управлять персоналом невозможно без правильных и грамотно составленных должностных инструкций. Название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному. К собственному пониманию должности добавляют устные рекомендации, но от конфликтов между работодателем и работником в определении обязанностей сотрудников это не избавляет. Должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленной за ним территории? Должностная инструкция призвана ограничить круг его обязательных действий. Кроме этого, подобные документы упорядочивают трудовой процесс и делают его управляемым и подконтрольным. Таким образом, должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к данному специалисту.

В чем ценность того, что компания составила должностные инструкции, и они не пылятся в ящике, а реально «работают»?

Во-первых, адаптация новых сотрудников проходит быстрее и легче при наличии подобных документов. Когда новички могут прочитать, что они должны делать, за что отвечать, кому подчиняться и на что они имеют право, меньше будет растерянности, опасений и суеты.

Во-вторых, должностные инструкции могут и должны описывать каждый шаг работы сотрудника. Чем детальнее будет это описание, тем меньше будет разногласий с коллегами, руководством и непонимания целей и задач своей деятельности. Это удобный инструмент для всех. Новому сотруднику дает возможность принять более взвешенное решение о своих дальнейших планах. Менеджер по персоналу или непосредственный руководитель может более эффективно организовать работу сначала с кандидатами, затем с новичками, спланировать их обучение. Кроме этого, должностные инструкции позволяют быстрее выявить самые проблемные этапы и скорректировать их.

В-третьих, четко прописанный документ предоставляет каждому сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. Но для этого инструкции должны соответствовать действительности и быть вручены новому сотруднику (один из экземпляров).

В идеале, должностные инструкции должны быть не «бюрократическими излишествами», а внутренними «законами» компании. Если соблюдать требования и рекомендации по их составлению, то они такими и получатся: краткими, четкими, без двусмысленности и возможностей разного толкования. Но такой документ требует ответственности не только от работника, но и от работодателя. В соответствии с положениями документа, руководитель обязан обеспечивать прописанные права сотрудников, обязан дополнительно оплачивать то, что не входит в перечень должностных обязанностей. В противном случае, он рискует потерять авторитет и положительную репутацию своей компании. Может быть, поэтому некоторые руководители так не любят должностные инструкции?..

Важно найти «золотую середину»! С одной стороны, не свести все управление персоналом к межличностному общению, основанному на авторитете, дружеских связях и симпатиях. А с другой стороны, не подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и «бумажками». Как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Урок вела Екатерина Романченко, менеджер-консультант Консалтингового Центра "Паллада"

Должностная инструкция - правовой акт , издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

Распределение должностных обязанностей между руководящими сотрудниками организации устанавливается распорядительным документом - приказом руководителя организации .

Роль должностных инструкций:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения, связи по должности.

Чаще всего в данном разделе устанавливается:

2. Непосредственная подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

Производится приказом или распоряжением, но не контрактом, так как контракт является лишь основанием для приказа.

4. Порядок замещения при отсутствии.

5. Чем руководствуется работник в своей деятельности - нормативные, нормативно-правовые и организационно-правовые документы.

Прямая ссылка на должностную инструкцию не достаточна. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты : инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов и отрасли, в которой действует организация. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой - положение о структурном подразделении и настоящую должностную инструкцию.

6. Квалификационные требования - требования к образованию и стажу работы. Квалификационные требования берутся из нормативов труда, которые распространяются на предприятия и организации всех форм собственности: из положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37).

Однако в общих положениях Квалификационного справочника определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

Раздел «Должностные обязанности» («Функции») важнейшая часть должностной инструкции и занимает по объему около 60% всего документа. В нем устанавливаются основные цели (направления деятельности) сотрудника и определяются его функции при реализации целей и задач структурного подразделения исходя из распределения функций подразделения между его сотрудниками.

В разделе перечисляются конкретные функции, возложенные на сотрудника с указанием формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее.

Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей сотрудников по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

Определяемые разделом функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно «да» или «нет».

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника, представленных ему для выполнения возложенных на него функций, на доступ к ресурсам компании, связанных с распорядительными функциями и принятием решений и определенных законодательством и внутренними документами организации.

Конструкция раздела в наиболее общем виде может быть следующей:

Сотрудник вправе:

· знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы;

· присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения);

· участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;

· вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков;

· осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;

· запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

· привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации);

· подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции ;

· требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

· действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;

· вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

· сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей. Главное не путать права и обязанности!

Раздел «Ответственность» устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей, требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав, установленные в соответствии с действующим законодательством (дисциплинарная, административная или уголовная).

В данном разделе можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание. В должностной инструкции можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации .

В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» указывается круг должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией:

· кому, какую и в какие сроки предоставляет сотрудник информацию;

· от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник;

· с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;

· с кем совместно подготавливает документы и т. д.;

· определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция согласовываются с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации, кадровой службой, руководителями заинтересованных подразделений и другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.

Утверждает должностные инструкции первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.

После утверждения должностная инструкция передается сотруднику который проставляет на ней ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».

Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

В должностные инструкции должны вноситься изменения, получаемые путем периодических обсуждений руководства с работниками вопросов исполнения их обязанностей и изменения, связанные с развитием организации. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план организации и/или его корректировки.

Заменяться или заново утверждаться, должностные инструкции могут в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений или утверждения новых должностных инструкций издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под подпись.

Все положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и изменения к ним регистрируются в журнале регистрации. Регистрационный номер пишется от руки.