Трябва ли да внедрите ERP система във вашата компания? За внедряването на ERP: всичко, което трябва да знаете Внедряване на ERP система в предприятие.

Съкращението ERP идва от английския израз Планиране на ресурсите на предприятието, което буквално означава планиране на ресурсите на предприятието. Теоретично такава система представлява цялостната стратегия на компанията, която взема предвид следните области:

Управление на финансовите ресурси – данъчна отчетност, счетоводство, бюджетно планиране;
Отдел Човешки ресурси;
Управление на активи;
Взаимодействие с партньори и записване на историята на клиентските транзакции.

От практическа страна, когато говорим за ERP бизнес системи, те имат предвид софтуер за автоматизиране на всяка от изброените области, както и други процеси от дейността на компанията, за да ги приведе в обща взаимосвързана база данни, необходима за функционирането на предприятието.

С прости думи, ERP системите са комплекси от дейности, които включват: модели за управление на информационните потоци в предприятието, оборудване за съхранението и обработката им, софтуер, IT отдел и специалисти по техническа поддръжка, както и самите потребители.

Изграждане на система за планиране на ресурсите на ИТ предприятието

Като сложен софтуер, ERP системата се състои от следните елементи:

Платформа- основната среда (ядро), която осигурява работата на програмните компоненти, както и основната функционалност (справочна информация, функции) на компанията. Това е основата на системата, без която нейната работа е невъзможна.
Инструменти за управление на данни- това включва съхранение на сървъра, програми за обработка на информация и прехвърлянето им за работа на модули.
Плъгини- независими една от друга програми, които се свързват с платформата и използват основните бази данни в работата си. Именно наличието на независими модули, които могат да се изключват и свързват, без да се нарушава работата на целия комплекс, е това, което отличава ERP системите от другите видове софтуер, използван за автоматизиране на бизнес процеси.

Модулите, свързани с основната платформа на системата за планиране на производствените ресурси, са разделени на три групи:

Домашни- програми, използвани в предприятието, до които служителите имат достъп.
Външен- програми, до които имат достъп клиенти и партньори (например личният акаунт на дропшипър посредник).
Съединители- програми за свързване с други софтуерни продукти, които не са част от ERP системата, но се използват от фирмата в нейната дейност. Те извършват обмен на данни.

Къде да получите ERP система за предприятие

Има три начина за закупуване на софтуер за планиране на ресурси:

Създаване на собствен продукт. Често се оказва нерационален метод, тъй като липсата на професионален подход може да доведе до ситуация, в която се взема предвид само една посока, която няма да даде осезаем ефект. В същото време, така реализирана система обикновено трудно може да се замени или допълни.
Закупуване на готова платформа и внедряването й в работата на предприятието. Тук трябва да направите правилния избор в съответствие с дейността на вашата фирма. Висококачествените и добре познати продукти са доста скъпи и изискват постоянна поддръжка от разработчика.
Професионална разработка на ERP системи индивидуално за фирмата. Само 20% от програмите, създадени на вътрешния пазар, се интегрират успешно в работата на предприятията. Това означава, че рискът на компанията да получи продукт с ниско качество на завишена цена е доста голям.

Как да изберем и внедрим ERP система

Няма универсална система за планиране на ресурсите, подходяща за всички компании. За всяко производство се избира неговият най-оптимален продукт, който след това се коригира в процеса на изпълнение.

Видове ERP системи за предприятия

Класификацията на системите за планиране на ресурсите на предприятието се извършва по няколко параметъра, като се вземат предвид, които ще ви помогнат при избора на подходящ продукт. Така според предназначението си те могат да бъдат секторни и общи. Първият вариант е подходящ за много големи компании, както и за предприятия, които произвеждат уникален продукт или използват нестандартни бизнес методи.

По вид организация се разграничават системи от следните формати:

Обществен- много потребители имат достъп до общата функционалност на програмата, но вашите данни са достъпни само за служители на вашата компания.
Частно- програмата е изолирана и може да се променя и модифицира, за да отговаря на задачите на компанията.
Хибрид- комбинация от два вида.

По вид съхранение на информация:

Облак- базите данни се намират на външни сървъри.
Домашни- данните се съхраняват на собствения сървър на компанията.

По формат на потребителския интерфейс:

Стационарен (настолен)- софтуерът за свързване с бази данни е инсталиран на компютър и може да работи автономно от Интернет, като използва само вътрешни комуникации.
Браузър (работещ само онлайн)- достъпът до системата се осъществява през фирмения сайт и личния акаунт на служител, клиент или партньор.

По софтуерна архитектура:

Модулен- състоят се от много компоненти (модули), предназначени за решаване на различни проблеми.
Монолитен- единни комплексни програми.

По клас лиценз:

Собственически- затворен софтуер, който изисква лицензна такса за използване.
Отворен код- безплатни програми с отворен код.

Грешки при избора на система за планиране на ресурсите

Грешният избор на ERP система за управление на предприятието не само ще доведе до допълнителни разходи, но и може да повлияе негативно на работата на предприятието. За да избегнете грешки, трябва да знаете основните:

Липса на правилно избрана и ясно формулирана цел. Важно е да се разбере, че ERP трябва да подобри работата на компанията, възприемайки положителните аспекти и компенсирайки отрицателните. Ето защо при избора е необходимо да се определи точно какъв ефект трябва да се получи от внедряването. Ако целта ви е да оптимизирате бизнеса си като цяло, няма да получите нужните резултати. Всички задачи трябва да бъдат посочени в техническите спецификации (ТЗ). В същото време системата трябва да бъде адаптирана към компанията, а не обратното. Грешка е напълно да се преустрои бизнес, особено ако е печеливш, под ERP система.
Неправилен избор на методология за решаване на проблеми. Всяка ERP система е изградена за определена бизнес област. Може да бъде адаптиран за производствен сектор или изключително за търговия.
Едностранен поглед върху избора на система. Екипът от специалисти, които съставят техническите спецификации, избират и контролират процеса на внедряване на системата, трябва да включва представители на различни отдели на компанията (ИТ, продажби, персонал, производство). В противен случай крайният продукт ще бъде избран от гледна точка на удобството само на една потребителска група и няма да донесе необходимата ефективност на предприятието като цяло.
Недостатъчна квалификация на разработчика и специалистите, извършващи изпълнението. Процесът на създаване и интегриране на система за планиране на ресурсите е скъп и много компании, в стремежа си да намалят разходите, се обръщат към компании с малък опит или използват безплатни ERP системи, което е доста рисковано.
Ниско ниво на контрол върху процеса на интегриране на програмата в системата.
Сложност на интерфейса. Ако една програма е твърде сложна, за да бъде интуитивно разбрана, може да се сблъскате с предизвикателството да се наложи да обучите персонала да я използва. Това също увеличава риска от случайни грешки при въвеждане на данни, което води до неправилно планиране и всички произтичащи от това последствия.

Какви функции трябва да предоставя системата за планиране на ресурсите?

Основният инструмент в бизнес планирането, който ви позволява да вземате решения, е отчетната документация. Именно това е в основата на ERP работата, която от своя страна трябва да осигури възможност за анализиране на отчетни данни от различни позиции. Следователно една ефективна ERP система трябва да има няколко от следните функции:

Осигуряване на удобен документооборот. Основното предназначение на ERP системите е да осигурят бързо изпълнение на документацията (фактури, фактури, справки, ценови листи), както и последващи операции с тях (търсене, достъп, препращане, редакция).
Планиране. Алгоритъмът на системата, особено за производството, трябва да позволява планиране на плащания, доставки, складови операции, сезонни промени и производствени обеми. За всяка фирма производственото планиране е индивидуално и обвързано с обемно-календарната стратегия.
Прозрачност на информацията. Програмата трябва да записва всички транзакции, страни, обеми и дати на тяхното изпълнение, което ще направи работата на компанията по-прозрачна за анализ.
Контрол на достъпа за различни нива. Тъй като системата обхваща много голям обем информация за работата на компанията, повечето от които трябва да останат затворени за служители на по-ниско ниво, клиенти и партньори, тя трябва да позволи някои данни да бъдат затворени за потребители с различен достъп.
Единна мрежа за данни. ERP системата трябва да осигурява възможност за проследяване на всички отделни процеси (например транзакции) на всички нива от закупуване на суровини и производство, до регистриране на продажби и плащане на данъци.
Счетоводство на персонала. Програмата трябва да предвижда възможност за контрол на броя на персонала, планиране на графици за напускане и отработени часове, отчитане на нивото на квалификация на служителите и изготвяне на графици за ваканции и курсове за напреднали. Ефективната система за планиране също така предвижда възможност за изчисляване на заплати и бонуси, като се вземе предвид формата на възнаграждението.
Работа с доставчици. Функционалността на системата трябва да ви позволи да съхранявате и обработвате база данни с доставчици, да изпращате заявки за наличност, да планирате формирането на поръчки, освобождаване на оборотен капитал и плащане на фактури, да контролирате процеса на доставка, както и да поддържате отчетност за обществените поръчки.
Работа с клиенти. Системата трябва да позволява пълни записи на данни за всеки клиент, независимо колко юридически лица са включени в структурата на последния. Това предполага не само възможността да се позволи на клиента да работи чрез собствения си акаунт, но и съхранение на данни за извършени транзакции, вземания, планиране на доставките, обработка на фактури и история на сътрудничество. Това ви позволява да проучите търсенето и нивото на печалба, получено от всеки клиент.
Сервиз и ремонт. Ако говорим за производство, тази част от програмата трябва да осигури планиране на техническия преглед на оборудването, график за планирани ремонти, модернизация или подмяна на оборудването на предприятието. За търговските предприятия системата трябва да осигури възможност за отчитане на сервизната поддръжка на продадените стоки и гаранционните ремонти.

Характеристики на внедряването на ERP

Системата за планиране на ресурсите работи с бази данни, от които обикновено има много. Самата информация може да бъде разположена на различни носители, включително хартиена документация, поради което прехвърлянето й в електронен формат е огромна работа. Самите данни са разделени на две групи:

важно- информация, която е в основата на дейността на предприятието. Това са данни за управлението на работата и производството, отчитане от отдел продажби и служители по персонала. Те трябва да се използват в ERP системата.
са често срещани- информация, която е важна за конкретна компания, която не се използва редовно от компанията, но също е важна. Тези данни се добавят към системата при необходимост или по желание на ръководството на компанията.

Идеалното ERP трябва да може да използва всички видове данни, но на практика, за да се опрости процеса на внедряване, първо се вземат предвид важните, а след това постепенно се интегрират общите.

Въз основа на това какви данни трябва да се използват и необходимата функционалност на системата се изготвя техническа спецификация. Това е официален документ (инструкции), показващ какви задачи и цели трябва да бъдат постигнати в процеса на изпълнение. Въз основа на техническото задание се съставя календарен план за интеграционна работа.

Има три стратегии за внедряване на система за планиране на ресурсите на предприятието:

Интеграция стъпка по стъпка- първо се въвеждат в експлоатация основните модули (например финансово счетоводство, счетоводство и документооборот), а след това, след отстраняване на грешки в работата им, постепенно се въвеждат останалите. Този метод отнема много време и не може да демонстрира незабавни резултати. Често се използва от компании, когато разработват свои собствени системи.
Цялостно изпълнение- системата се прилага незабавно във всички посоки и изцяло, след което работата постепенно се отстранява. Този метод ви позволява бързо да интегрирате система за планиране на ресурсите на предприятието. Използва се при закупуване на готов софтуер.
Комбиниран метод- внедряването на ERP системи става веднага във всички сфери на дейност, но на етапи. Тази стратегия ви позволява да минимизирате времето за изпълнение с най-малко загуба на качество на работа. Най-често тази техника се използва от частни компании, предлагащи услуги за разработка на софтуер по поръчка.

Как работи една ERP система и кому е нужна

Като се има предвид сложността и високата цена, внедряването на ERP ще бъде препоръчително само за големи компании, където обемът на счетоводната информация е много голям и изисква систематизиране. Такива системи демонстрират висока ефективност за мащабно производство в различни корпорации и холдинги. Ако компанията не произвежда широка гама или произвежда малки партиди, тя няма нужда от толкова сериозна система за планиране на ресурсите и само ще забави процеса и ще доведе до неоправдани загуби.

Единственото изключение, според специалисти от консултантски агенции, е използването на ERP системи от малки компании, работещи в условия на много висока конкуренция, където автоматизацията на всички процеси създава допълнително предимство.

За да разберете дали имате нужда от такава система, трябва да изчислите икономическата ефективност на нейното внедряване. Тя може да се определи чрез различни параметри (намаляване на запасите, скорост на производство, намаляване на персонала, повишаване на производителността на труда) и в резултат на това трябва да донесе допълнителна печалба за самото предприятие или поне да намали разходите.

Кратък преглед на популярните ERP

Най-често основните ERP системи на фирмите са готови продукти, съобразени с дейността на предприятието. Те могат да бъдат платени или безплатни. При правилно изпълнение можете да постигнете ефективност и в двата случая.

Популярни безплатни продукти:

ERPNext- минималистична програма за работа на частен предприемач (IP). Основният недостатък е ограниченото дисково пространство, което може да бъде увеличено срещу допълнително заплащане.
Galaxy ERP- предназначен за вътрешния пазар и ви позволява да вземете предвид честите промени в законодателството.

Платени програми:

SAP ERP- една от най-популярните системи, предлагаща широка функционалност и удобен интерфейс.
1C: Предприятие- доста популярна и достъпна система, която предлага голям брой специализирани решения.
OpenBravo ERP- програма за средно ниво с удобно мащабиране и достъпна цена.

Предимства и недостатъци на ERP

Повечето от недостатъците на ERP системите произтичат от основните им качества, тъй като основните проблеми, с които се сблъскват компаниите при внедряването на дадена програма, са свързани с допускането на грешки при вземането на решение за необходимостта от използване и директния избор на софтуер.

Недостатъци на интеграцията на системата за планиране на ресурсите

Въпреки факта, че целта на ERP системите е да подобрят производствения процес, те имат своите недостатъци. Сред най-новите:

Сложност на програматаи, като следствие, високите разходи за покупка и внедряване.
Повишени изисквания към оборудването за съхранение и обработка на данни, включително сървъри за съхранение на резервни копия. Той трябва да бъде надежден и бърз, което определя неговата висока цена.
Необходимостта от допълнителна защита на данните, внимателно наблюдение на системата за сигурност и създаване на йерархия на достъп. Съхраняването на информация в електронен формат и особено с достъп през мрежата увеличава риска от кражба или унищожаване (умишлено или случайно) на важни документи.
Зависимост от енергоснабдяването на компанията. При проблем с електрическата мрежа в офиси, складове или търговски площи на фирма, дейността на фирмата може да спре напълно.

Практически предимства на една ERP система

Внедряването на стратегия и софтуер за счетоводство и планиране на ресурсите е ефективен начин за постигане на подобрения в представянето на компанията, който има следните предимства:

Възможност за интегриране в различни видове производства и бързо адаптиране към широк спектър от дейности на предприятието. ERP системата е подходяща за индустриални комплекси, банкови организации, търговски предприятия и сектора на услугите.
Поддръжка на методи за планиране на различни области от дейността на компанията.
Възможност за изграждане на виртуално предприятие.
Качествено финансово счетоводство за всички отдели.
Възможност за управление на корпорации с голям брой международни подразделения и отдалечени служители.
Мащабируемост и гъвкавост за внедряване в предприятия с различни размери.
Възможност за работа с други програми и приложения, използвани в предприятието.
Интегриране на данни в единна система, което ги прави достъпни за много отдели.

Разбирайки характеристиките на една ERP система, какво е тя с прости думи и как да изберете за вашето предприятие, ще можете да се предпазите от погрешно закупуване на скъп продукт, който не ви е необходим, като изберете най-ефективния, ще да може компетентно да го приложи, да постигне повишена ефективност и печалба за компанията.

Пазарът на ERP системи в Русия се разраства бързо. Проектите за внедряване на ERP системи обаче често завършват с неуспех. Според експерти приблизително 70% от проектите за внедряване на ERP системи не постигат поставените цели. Предлагаме да обсъдим основните причини. В края на краищата, предупреден означава предварително въоръжен.

рисуване

На първо място проявеният интерес към ERP системие свързано с очакванията за значителни ползи, които предприятията могат да получат в резултат на използването на такива системи. Но тези очаквания се основават най-често на обещанията на компаниите, внедряващи този софтуер. Много често обаче проектите за внедряване на ERP системи завършват с провал. Приблизително 70% от проектите за внедряване на ERP система не постигат заявените си цели поради проста липса на разбиране на това какво е ERP система.

Каква е причината за такава тъжна статистика и как след изразходване на значителни финансови и времеви ресурси човек да не докаже, че е вярна? Предлагаме ТОП 10 грешки, допуснати при внедряването на ERP проекти. Този списък не е изчерпателен и представлява списък с грешки, открити от нашите експерти и консултанти при работа с клиенти.

Изтеглете полезни документи:

Грешка №1. Липса на описание на бизнес процесите преди въвеждането на ERP

Невъзможно е да се извърши висококачествено внедряване на ERP система без описани бизнес процеси на ниво „както трябва“ или поне ясно разбиране и показване „на хартия“ на информационните и материални / документационни потоци във вашия компания. Често се сблъскваме с варианта, когато консултантите са включени в работата в този критичен момент на внедряване, когато системата се проваля и не дава желания ефект, а внедрителите и мениджърският екип не могат да я насочат в правилната посока. Стигайки до дъното на причините за подобни неуспехи, ние установяваме сериозни несъответствия в разбирането на процесите от тези, които внедряват системата и от самата компания - просто няма описание за тях или е направено формално и не отразяват реалния производствен цикъл.

Най-честата причина за подобни ситуации е желанието на клиента да спести от описанието и изработването на тази стъпка, което наистина може да бъде доста скъпо. Клиентът очаква, че корекциите на процесите могат да бъдат направени още на етапа на внедряване. От една страна, това е логично, тъй като проектът, ако е изграден правилно, ще се разгръща прогресивно, включвайки все повече зони и участъци, модернизирайки и подобрявайки нещо с развитието на проекта. Но това не означава, че бизнес процесите могат постоянно да се променят по време на разработката - това е като да ремонтирате апартамент, постоянно да променяте дизайнерския проект ... Някой ден ще го ремонтирате. Въпросът е само кога и колко ще ви струва в крайна сметка?

Един от разумните варианти от наша гледна точка е предварителен описание на бизнес процесите „както е“, наслагването им върху софтуерна платформа с помощта на екип от изпълнители и трансформирането им във „както ще (да бъде)“ всъщност е основата за внедряване. Успоредно с това, заедно с екипа на проекта, можете да модифицирате процесите с напредването на разработката, намирайки най-добрите решения и идеи за оптимизиране на текущи и автоматизирани процеси.

Грешка №2. Постоянно правете промени в бъдещата система

Друга често срещана грешка е да се правят корекции на бъдещата система и да не се водят записи за тях (искате ли да „седнете на иглата“?). Внедряването на ERP винаги е дълго и трудоемко. Но този процес може да бъде допълнително сложен, ако се доверите напълно на внедрителите и не изисквате от тях да предоставят подробно описание на промените, направени в оригиналната платформа. Резултатът може да бъде много пагубен - ако договорът бъде прекратен, рискувате да получите много неразбираем код, върху който няма да можете да продължите да работите сами или ще бъдете принудени да взаимодействате с ограничен кръг от специалисти, тъй като само те разбират същността на създадената от тях система. Един бизнес не трябва и не може да зависи по този въпрос от партньорите и тяхната добра воля (или липсата на такава - съдилищата, в нашата практика, могат да помогнат по този въпрос, но отнемат твърде много ценно време). Изисквайте от вашите изпълнители да поддържат проектна документация, за да можете да продължите проекта самостоятелно, като наемете специалисти или сменете изпълнителя.

Грешка #3. Разчитайте изцяло на автоматизацията

Не бива да вярвате, че автоматизираният софтуер ще направи всичко вместо вас. Те няма да го направят и точка. Те няма да могат да вземат предвид всички характеристики на вашата компания, нюансите на взаимодействието и тънкостите на правенето на бизнес. Всяка фирма е индивидуална. Ако искате да получите добър резултат, присъединете се към проекта за внедряване на EPR система от самото начало! Екипът на проекта трябва да включва ключови специалисти на компанията, което значително ще намали риска от провал на проекта и ще създаде полезен за компанията инструмент за управление, а не „система за въвеждане на данни за отчети“. Не забравяйте, че целта на внедряването е да се повиши оперативната ефективност на компанията.

Грешка #4. Разработете технически спецификации за всички случаи

Невъзможно е да се вземе предвид всичко, някои аспекти ще се „родят“ в процеса на внедряване и трябва да има известна степен на свобода, включително тази, посочена в споразумението с изпълнителите. Като опция можете да определите в договора броя консултантски часове за допълнителни разработки - те могат да бъдат включени в стойността на проекта, ако се изпълнява до ключ, или да се калкулират допълнително на човекочас. Опитът да се разработят технически спецификации, като се вземат предвид всички нюанси, ще доведе до създаването на огромен Талмуд, който е малко вероятно дори да бъде прочетен и проучен от екипа на проекта.

Грешка #5. Игнорирайте съпротивата на персонала

Ако специалистите на компанията не участват в ERP проекта, тогава рискът съпротива срещу промяната , въвеждането на „система за лидерство” може да унищожи всички добри начинания. В нашата практика има случаи, когато под натиск на ръководството фирма губи около 50% от персонала си по време на внедряването на системата.

Грешка №6. Не обръща достатъчно внимание на проекта за внедряване на ERP система

Автоматизацията не е задължителна при никакви обстоятелства. В нашата практика имаше случай, когато проект за внедряване на система беше прехвърлен на топ мениджър като допълнителна опция. В резултат времето и разходите за изпълнение надвишиха планираните 2 пъти.

Проект за внедряване на ERP система изисква пълно потапяне и в идеалния случай отделен ръководител на проекта от компанията, който ще интегрира цялата информация за проекта и комуникациите. Само един ръководител на проекта от страна на изпълнителите ще бъде абсолютно недостатъчен.

Важно е да разберете и приемете, че внедряването на ERP система е необходимо преди всичко за вашата компания. За съжаление фирмата-изпълнител е по-малко заинтересована от това - те са доволни, че редовно плащате сметките си.

Грешка №7. Опитвайки се да направи всичко наведнъж

Въз основа на нашия опит в подкрепа на проекти за внедряване, ние сме убедени, че концепциите за внедряване на проекти, базирани на scrum (методология за гъвкава разработка на софтуер), наистина работят и дават резултати (прочетете също за Гъвкава методология). Основните принципи, върху които се фокусираме, са работа в рамките на малки модули (цикли до 1 месец), за да се получи работеща версия на продукта на всеки етап. След това останалите модули могат да бъдат коригирани и приведени в съответствие с разработения. Системата се разгръща прогресивно, гъвкаво се адаптира към целите на компанията. Опитвайки се да внедрите напълно системата наведнъж и след това да я тествате, рискувате да загубите целия си бюджет и време и в края на деня да получите неприятна изненада под формата на неработещ продукт.

Грешка #8. Изберете грешната платформа

Когато избирате платформа, уверете се, че тя наистина отговаря на вашите бизнес нужди и ще поддържа не само финанси, счетоводство, но и основни операции (производство, продажби и т.н.). Уверете се, че е проектиран специално (обобщеността може да навреди тук) за вашия тип компания (производство, логистика и т.н.). Това изискване важи както за функционалната, така и за хардуерно-софтуерната платформа.

Колкото по-добре системата отговаря на вашите операции, толкова по-малко време и пари ще похарчите за модификации и толкова по-удобна ще бъде системата за работа.

Грешка № 9. Грешен екип за автоматизация

Намерете консултанти, които разбират вашия бизнес. Важно е да се разбере, че бизнес процесите на една производствена компания не могат да бъдат апроксимирани чрез методи за управление, обичайни в търговията на дребно или в сферата на услугите, без значение колко добре ги поддържа системата и каквито и консултанти да я прилагат. Познанията по програмиране, СУБД, счетоводство и търговия са важни, но те няма да помогнат много за внедряването на системата във фирма, чиято основна дейност е производство.

Грешка #10. Неправилни цели за внедряване на ERP система

Проблемите с внедряването обикновено нарастват с преминаването към онези етапи от проекта, по време на които се автоматизират най-важните бизнес процеси на компанията. А именно бизнес процеси, съответстващи на вида дейност, която носи основната печалба. За търговските фирми това са покупки/продажби, за транспортните фирми - транспорт, за индустриалните предприятия - производство и т.н.

За съжаление много често целта на внедряването на ERP системи е не толкова да се подобрят производствените дейности, колкото да се намалят усилията за поддържане на информационните потоци в предприятието. Класически пример е внедряването на система за комбиниране на финансова и оперативна информация в една база данни.

Повечето ERP, които твърдят, че са интегрирани корпоративни системи, първоначално са създадени за целите на управление на взаимоотношенията с клиенти, финанси и счетоводство. Съответно те са разработени от счетоводни и финансови специалисти с помощта на ИТ специалисти. В резултат на това ERP системите предоставиха информацията, необходима на счетоводните и финансовите отдели, докато производствените и други оперативни звена (продажби, доставки, складове) предоставиха тази информация. Внедряването на такива системи, които не засягат основния бизнес на компаниите, обикновено не води до съществени резултати.

ERP система (Enterprise Resource Planning) е система за управление на ресурсите на компанията. Прочетете как да го изберете, какви са предимствата и недостатъците му, колко струва и с какво да се съобразите за успешно изпълнение.

Какво е ERP система и защо е необходима?

ERP системата е съкращение от Enterprise Resource Planning. ERP системата, с прости думи, е система за управление на ресурсите на компанията. Те обикновено се прилагат в големи предприятия със сложно производство, широка клонова мрежа, широк асортимент от продукти и увеличен обем на складови операции. Основното им предимство е, че ви позволяват да комбинирате няколко задачи: можете едновременно да отчитате и планирате средства, както и да проследявате движението им; и да оцени производителността на труда в предприятието. Освен това всички процеси стават прозрачни.

ERP предоставя:

Интегриране на всички бизнес процеси по единни правила в една система;
Бързо получаване от ръководството на информация за всички аспекти на дейността на предприятието;
Планиране и контрол на дейностите на организацията (краткосрочните и дългосрочните планове на различните отдели са свързани помежду си).

В резултат на това се повишава ефективността на управлението на бизнеса и неговата конкурентоспособност.

ERP системата е удобна и с това, че може да се внедрява на части (модули), автоматизирайки например първо производството и след това работата с персонала. Наборът от модули обхваща всички области на дейност, което ви позволява да автоматизирате почти всички бизнес процеси.

Опитът на успешно внедрените предприятия показва, че в резултат на това складовите запаси намаляват (средно с 21,5%), повишава се производителността на труда (със 17,5%) и се увеличава броят на навременно изпълнените поръчки (с 14,5%). . Освен това се повишава инвестиционната привлекателност на един бизнес, особено за чуждестранните инвеститори, които винаги искат той да бъде прозрачен.

Плюсове и минуси на ERP система

Системите за управление на ресурсите имат два сериозни недостатъка: те обикновено са скъпи и отнемат време за внедряване.

Разходите трябва да се разглеждат от ръководството на компанията като стратегически инвестиции, които няма веднага да донесат допълнителна печалба. Обикновено изплащането идва само след няколко години.

Високата цена се състои от няколко компонента:

цената на един лиценз, т.е. всъщност цената на едно работно място, варира от 1500 до 8000 $;
цената за консултантски услуги, внедряване и поддръжка варира от 100–500% от стойността;
цена за обучение на потребителя – от $1000 на седмица.

Дългото и сложно внедряване на ERP обикновено се дължи на необходимостта от основен ремонт на дейността на компанията. Не може да се приложи в предприятие, където бизнес процесите не са рационализирани (вижте също за). Ето защо е необходимо предварително независимо проучване на предприятието от консултантска фирма. Това ще даде възможност да се разбере дали е възможно да се внедри каквато и да е система в дадено предприятие или трябва първо да се коригират бизнес процесите. Ако този етап бъде пропуснат, компанията рискува да загуби огромни суми пари, ако инсталацията на системата е неуспешна или забавена.

Ако проучването разкрие, че организацията е готова за инсталиране (т.е. всички бизнес процеси са достатъчно рационализирани), можете да започнете да изготвяте работен план. В същото време ръководството трябва да определи кои функционални области и кои видове производство трябва да бъдат обхванати и какви отчети да се изготвят.

Препоръчително е да се състави документ „Изисквания към ERP система“ за използване предимно в рамките на предприятието. Тя трябва да формализира и опише всички свои съществени характеристики. Едва след това трябва да започнете да правите избор.

Според статистиката само 30% от всички внедрявания са успешни, т.е. разходите се възстановяват. Вашата компания обаче има шанс да подобри тази разочароваща статистика. За да направите това, трябва да вземете предвид опита на други хора. Нека поговорим за всичко по ред.

Методи за изпълнение

Има няколко метода за внедряване на ERP системата.

Поетапно внедряване – само няколко свързани бизнес процеси са автоматизирани. При тази опция рискът от провал е сравнително нисък.
"Big Bang" - монтаж изцяло и веднага. Това е много рискован вариант, който е за предпочитане при относително неусложнено производство. Този метод изисква фаза на интензивно тестване, тъй като е необходимо внимателно да се провери доколко всички бизнес процеси са автоматизирани без грешки.
Разгръщане - въвеждането му в действие в една област на производство (в отдел, клон и т.н.) и след това разпространение в други области. Самото внедряване на всеки обект може да се извърши като поетапно внедряване или като „голям взрив“. Рискът в този случай обикновено е незначителен (ако не прекалявате с „големите удари“).

Необходимо е внимателно да анализирате кой от посочените методи за внедряване на ERP е най-оптимален за вашата компания (вземете предвид разходите и опита на други компании) и едва след това да продължите с избора.

Избор на ERP система

Днес на руския пазар има няколко автоматизирани системи за управление на предприятия както от западни, така и от местни производители. Кое ERP е по-добро - западното или местното? Мненията по този въпрос са много противоречиви. Нека подчертаем силните и слабите страни на двата варианта.

Разбира се, силата на западните платформи е ясно определена последователност от действия по време на планирането на производството. Основният недостатък е необходимостта от модификация, като се вземат предвид националните характеристики. Например, за да поддържате счетоводни записи и да изготвяте отчети в съответствие с руските правила, е необходимо да промените настройките на модула „Финанси“.

Освен това руските предприятия, където производството се извършва съгласно проектна и технологична документация (например машиностроителни и уредостроителни заводи), са длъжни да използват ESKD (Единна система за конструкторска документация) и ESTD (Единна система за технологична документация ) стандарти. Западните автоматизирани системи за управление не поддържат тези стандарти. Следователно са необходими подобрения на ниво софтуер. Това изисква допълнителни разходи, които трябва да бъдат обмислени предварително.

Руските системи и тяхното внедряване са много по-евтини от западните. И, разбира се, местните специалисти вземат предвид руската специфика.

При избора на интегратор - компания, която извършва инсталация, трябва да вземете предвид два фактора: неговата компетентност и опит в автоматизирането на предприятия в подобни отрасли или специфични бизнес процеси. Трябва да обърнете внимание и на това какви професионални услуги предоставя интеграторът (консултации, оптимизация на бизнес процеси, управление на проекти, оценка на ефективността, обучение на персонала

Разходи за монтаж

При формирането на предварителен бюджет на проекта е необходимо да се вземе предвид, че разходите включват не само цената на самата програма (черупка, потребителски лицензи и т.н.) и услугите на системен интегратор. Прогнозата ще включва също разходите за персонализиране, като се вземат предвид съществуващите бизнес процеси, разходите за услуги за обучение на потребители (а за големи компании също център за обучение и поддръжка), разходите за закупуване или наемане на допълнително оборудване, както и възможни разходи за привличане на външни консултанти. И накрая, струва си да се вземат предвид разходите за мотивационната част (включително удръжки) за участниците в проекта.

Бюджетът на проекта трябва да включва възможни преразходи. Както клиентите, така и представителите на консултантските компании по правило смятат за нормално реалните разходи да надвишават планираните с 10-15 процента, но на практика тези разлики са по-големи.

Когато инсталират ERP, компаниите са изправени пред необходими, но понякога неочаквани разходи. За мнозина това е цената на обучението на персонала, която често е сравнима с цената на системата. Работниците обаче почти винаги трябва да научат нов набор от процеси, а не просто различен софтуерен интерфейс, което увеличава разходите.

Друга изненада може да очаква предприятието при проверка на връзките между модули и други програми. Организациите, като правило, вече разполагат със софтуерни пакети за доставки, планиране на производството, баркодиране и др. Ако е необходима допълнителна конфигурация на ERP системата, за да се осигури съвместимост с тези програми, рязко увеличение на разходите за интеграция, тестване и поддръжка на софтуера е неизбежно.

Хонорарите за консултации също са основен разход, но за да се избегнат неочаквано високи разходи, отговорностите на консултанта трябва да бъдат ясно посочени в договора на консултанта.

Причини за неуспешно внедряване на ERP системи

Много предприятия, за да спестят пари, разчитат само на собствената си информационна услуга или канят специалисти на трети страни да работят временно, опитвайки се да спестят от консултантски услуги. За съжаление, това често води до протакане на работата с няколко години, а компанията губи време и ресурси. Факт е, че въвеждането на системи за управление на ресурсите включва реорганизация на всички бизнес процеси и подобна задача често е извън възможностите на вътрешните и свободните специалисти.

Но ако ръководството на компанията реши да повери изцяло инсталирането на ERP на системен интегратор, е възможна друга грешка. Всички функции са прехвърлени на консултанти. Самите експерти заемат далечна позиция - казват, че ще го направят и ще видим. Но дори и най-квалифицираните консултанти не могат да видят и знаят цялото състояние на нещата в компанията и в крайна сметка персоналът на компанията ще трябва да работи със системата. Успехът на проекта зависи както от консултантите, така и от самата компания. Затова е по-добре, когато и двете страни са отговорни за резултатите.

Проблеми могат да възникнат, ако голяма организация инсталира цялата система (методът на „големия взрив“). Опитът показва, че провалът в този случай е почти гарантиран. Внезапната промяна в принципите на работа е стресираща за цялото предприятие, така че процесът в никакъв случай не трябва да се ускорява изкуствено. Персоналът трябва постепенно да свикне с промените, които носи ERP. Поради това е по-добре първо да изберете методи за поетапно внедряване или разгръщане.

Трябва да сте подготвени за съпротива на служителите. Това е един от основните проблеми, с които се сблъсква ръководството. Това се дължи на факта, че служителите имат значително повече грижи за дълго време. Освен това техните грешки, благодарение на иновациите, стават забележими за всички участници в бизнес процесите и най-вече за ръководството (вж. ).

И накрая, след инсталирането не очаквайте бърза и „чудодейна“ трансформация на компанията. Както вече отбелязахме, ефектът от внедряването на ERP е въпрос на време. Основният положителен резултат от първия етап от работата на системата е, че тя ще ви принуди да отстраните грешки и да подобрите всички бизнес процеси. А това вече е много.

Поддръжка и мотивация на потребителите

Струва си да подчертаем два важни аспекта на автоматизацията: обучение и поддръжка на потребителите, както и мотивация. Логично е първо да обучите екипа за внедряване да работи с новата ИТ система, а след това да организирате център за обучение на потребители (ако компанията е голяма) или да проведете поредица от срещи лице в лице, ако няма много служители. Можете също така да преподавате дистанционно, като използвате уебинари, записани курсове и други възможности.

След внедряването е необходимо да се предостави на потребителите постоянно актуализирана библиотека с инструкции, например на корпоративен портал.

Трябва да запомните и мотивацията. Внедряването на всяка ERP система изисква огромни разходи за труд от участниците, така че немотивираният персонал, включително на обикновени позиции, значително ще увеличи текучеството на персонала.

В тази статия ще говорим за това какво се разбира под термина ERP система, кога този софтуер се появи на пазара и защо е създаден, както и ще се опитаме да предвидим в каква посока ще се развиват системите от този клас.

Също така ще се опитаме да отговорим на основните въпроси, които възникват за тези, които решат да разберат защо този софтуер е толкова търсен от съвременните предприятия:

Какъв софтуер може да се класифицира като ERP?
Защо компаниите по света харчат значителни суми пари за своя бизнес за внедряване на ERP системи?
Как работят тези системи?
Какво дава ?

История на концепцията за ERP

Преди да започнем да говорим за ERP системи, струва си да си припомним откъде идва тази концепция. Терминът ERP или Планиране на ресурсите на предприятиетое развитие на концепцията за MRP (MPR-II), която се използва за обозначаване на клас системи, разработени още през 60-те години на миналия век и предназначени за организиране на производствени процеси (предимно планиране на материали „MRP“, а по-късно и ресурси в общо „MRP-II“) и производствено счетоводство. Тези. самата концепция за MRP(-II) се прилага и все още се прилага за информационни системи, предназначени за автоматизиране на производствените дейности.

През 90-те години Gartner Group и редица други компании търсят възможност да приложат подходите за планиране, внедрени в MRP системите, в други области на бизнеса, разширявайки възможностите на MRP по отношение на планиране на дейности и управление на корпоративни процеси.

Именно от тези разработки се роди терминът „ERP“, използван за първи път от Gartner Group и предназначен да обозначи нов клас системи.

Още от самото начало ERP системите се позиционират на пазара като системи, които освен решаване на проблеми с планирането на ресурсите, решават и въпроси на организиране на данни и оптимизиране на процесите, свързани с функционирането на бек офиса, като управление на запасите, продажби, ценообразуване , счетоводство и др. d.

Фигура 1. Състав на ERP системи

В допълнение към термина ERP активно се използват дефинициите „Система за управление на предприятието” и „Интегрирана система за управление на предприятието” и всъщност всички те описват ERP системи.

Архитектура на съвременни ERP системи

Въпреки че всяка компания е уникална по някакъв начин, всички те са изправени пред общо предизвикателство: За да останат конкурентоспособни в днешната бизнес среда, компаниите се нуждаят от надежден и ефективен начин за съхранение и достъп до разнообразна информация. Точно това е проблемът, който решава съвременната ERP система.

Типичната ERP система е набор от модули (или дори отделни приложения), всеки от които управлява определен процес: доставки, продажби, производство, счетоводство и данъчно счетоводство, HR процеси, поддръжка на клиенти, CRM, складова логистика и др. В същото време системата обхваща основните процеси във всички области на дейността на предприятието.

В резултат на това ERP системата е цялостна система за управление на информацията в организацията, която решава целия набор от проблеми на управленското, регулирано и други видове счетоводство, за разлика от специализирания софтуер, предназначен да автоматизира конкретен бизнес процес или линия на дейност.

Фигура 2. Списък на задачите, решени от системата 1C:ERP Управление на предприятието

В резултат на това системата в компанията, собствениците на предприятия и мениджърите могат да опростят и автоматизират трудоемките бек-офис задачи, да помогнат на служителите да станат по-продуктивни и най-важното - да получат оперативен (често в реално време) преглед на всички области на дейност с възможност за паралелен анализ и планиране на развитието.

Класификация на ERP системите

След като разбрахме какво обикновено се разбира под термина „ERP система“, ще се опитаме да класифицираме тези системи по тип. Веднага трябва да се каже, че класификацията е доста условна, тъй като има доста признаци, по които такъв софтуер може да бъде класифициран: функционалност, позициониране, размер на организациите, за които е предназначено решението, и много други. Опитахме се да опростим максимално класификацията, като разделихме ERP решенията на следните групи:

Интегрирани информационни системи.Тази група включва универсални ERP системи. Те могат да бъдат адаптирани към процесите на голямо разнообразие от компании - от големи индустрии до финансови организации. Такива решения имат широк набор от настройки и развити механизми за интеграция, за да останат възможно най-универсални и да отговорят на изискванията на различни бизнес сектори. На този пазар работят най-големите играчи, като пазарът на такива системи заема най-голям дял в сравнение с пазарите на други видове системи (за които ще говорим по-долу). Примери: Oracle, SAP, Netsuite, 1C.
Индустриални информационни системи.Тези ERP системи са фокусирани върху конкретна индустрия, понякога дори върху тясна област в индустрията (например ERP системи, предназначени да автоматизират компании, продаващи самолетни и железопътни билети). Често такива продукти се произвеждат от стартиращи фирми или компании, които, тъй като не могат да разработят продукт, който да се конкурира с големи играчи на вече установени пазари, се опитват да намерят своя малка ниша и да заемат водеща позиция в нея. Много големи компании, навлизайки на този пазар, започват със специфични индустрии, като постепенно развиват решението към максимална гъвкавост. Примери: Microsoft Dynamics AX, Brightpearl, Epicor Retail, 1C.
ERP за малкия бизнес.Формално такива системи не могат да се класифицират като ERP, но малките компании разполагат с достатъчно функционалност на такива системи, за да задоволят всичките си нужди при по-ниска цена както на самата програма, така и на нейното внедряване и последваща собственост. Често такива ERP системи са модулни, а функционалността е намалена в сравнение с по-скъпите продукти.
По този начин, вместо да инсталира цялостна информационна система, компанията внедрява малък продукт, който обслужва един или два ключови бизнес процеса, но не покрива други области на предприятието. Пример: PeopleSoft (система, която изпълнява функциите на счетоводство, управление на персонала и CRM), 1C: UNF.
ERP системи с отворен код. ERP системите с отворен код в момента заемат малка част от общия ERP пазар. Но такива решения често се поддържат от компании, които разполагат с екипи от разработчици и анализатори, които да усъвършенстват и интегрират системата с техните местни информационни ресурси. Пример: Odoo.

Предимства на съвременните ERP системи

Пазарът на ERP системи расте от година на година, както в стойностно изражение, така и в броя на автоматизираните работни станции. Многобройни пазарни проучвания показват това. Защо все повече предприятия, от гиганти до малки компании, се стремят да внедрят модерни ERP системи?

Основните предимства на ERP системата, внедрена в предприятието:

По-задълбочено разбиране на процесите, протичащи в компанията и намаляване на времето за реакция при промени. Благодарение на консолидирането на цялата ключова информация в една система, става възможно бързо получаване на управленски отчети за всички аспекти на дейността на предприятието в реално време;
В резултат на това частно (но много важно) предимство на консолидирането на операции и данни в една система е да се осигури сравнимост на данните, да се елиминира дублирането и да се формира обща визия за протичащите процеси за всички участници;
Съвременните ERP системи съдържат вградени инструменти за прогнозиране, които могат да се използват за вземане на информирани решения относно следващите стъпки за развитие на бизнеса;
Намаляване на разходите чрез въвеждане на унифицирани бизнес процеси от край до край, автоматизиране на трудоемки задачи, премахване на излишни процеси, както и опростяване на процедурите за обучение и адаптиране на нови потребители;
Благодарение на единния ИТ ландшафт, ERP системата позволява да се увеличи сигурността на съхранението на данни, да се опростят задачите за ограничаване на достъпа и по този начин да се повиши нивото на информационна сигурност.

Недостатъци на ERP системите

За да бъде пълна картината, след като очертахме предимствата, трябва да се спрем и на недостатъците на преминаването към модерни ERP системи:

Висока цена на внедряване и собственост.Досега традиционната схема за внедряване на ERP системи е свързана с големи първоначални разходи при внедряването. Освен това парите трябва да се изразходват дори преди системата да започне да работи и бизнесът да получи своите ползи.
Високи рискове при внедряване.Има голям брой трудности по време на внедряването, тук е трудното наследство под формата на операционните характеристики на стария софтуер, които трябва да бъдат взети предвид по време на прехода, и съпротивата на персонала срещу промяната и липсата на квалифициран персонал в предприятието способни да организират процеса на преход и по-нататъшна подкрепа и много повече. Досега проектите за внедряване на ERP системи в предприятия остават едни от най-рисковите за бизнеса.
Недостатъчна гъвкавост на ERP решенията.Въпреки факта, че водещите производители се опитват да направят своите решения възможно най-гъвкави и подходящи за всякакви бизнес изисквания, ясно е, че практиката е далеч от теорията. Може просто да няма напълно подходящо решение на пазара, така че продуктът често се адаптира към конкретна организация, което значително оскъпява проекта.

ERP системите непрекъснато се развиват и водещите доставчици се опитват да вземат предвид съществуващите недостатъци в новите версии на софтуера и да ги изравнят, доколкото е възможно.

Как да определите от какво се нуждае вашият бизнес ERP

Всяка компания е уникална по свой собствен начин, въпреки че в различно време се сблъсква с проблеми, общи за всички подобни организации. По-долу ще се опитаме да ви помогнем да определите дали е дошъл моментът вашата компания да обмисли инвестиране в ERP система.

Ако повечето от точките по-долу се отнасят за вашия бизнес, тогава вероятно е време сериозно да се замислите върху необходимостта от внедряване на ERP система във вашия бизнес:

Членовете на вашия екип прекарват твърде много време в задачи, които могат да бъдат опростени или автоматизирани;
Нямате незабавен достъп до данните, необходими за вземане на решение тук и сега;
Имате много разнообразни интеграции с външни системи;
Вашата компания използва голям брой несвързани софтуерни продукти и инструменти;
Не разполагате с достоверна информация за наличностите на стоково-материални запаси в складове или парични средства в касите;
Вие лично прекарвате много време в търсене на информация, опитвайки се да подобрите производителността и ефективността на служителите, а отделите имат затруднения в комуникацията и не са склонни да обменят информация помежду си;
Нямате пълен достъп до информация, когато напускате офиса;
Липсват ви инструменти за наблюдение на изпълнението на взетите решения.

За да сте сигурни, че инвестицията в нова ERP система ще се изплати, трябва да се задълбочите в конкретните проблеми, които съществуват във вашата организация, и да разберете как точно ERP системата може да помогне за разрешаването на тези проблеми, преди да вземете решения.

Съвременният международен пазар на ERP системи е огромен и продължава да расте. Днес той включва хиляди доставчици на софтуер, чийто точен брой никой не знае - някои играчи напускат пазара, но постоянно се появяват нови.

Основно пазарът предлага специфични за индустрията решения, разработени за нуждите на конкретни индустрии: определени сфери на производство, логистика, търговия на дребно и други. Лидерите на международния пазар обаче са компаниите, които предлагат най-комплексни решения.

Основана през 1972 г., SAP вече е открила филиали по целия свят и е установила сътрудничество с редица външни екипи, разработващи добавки за софтуерните продукти на компанията.

SAP е представена на пазара с два основни продукта:

SAP Business All-in-One.Това ERP решение, изградено върху най-новата платформа SAP HANA, е позиционирано като цялостно решение, обхващащо 25 бизнес сектора, включително, разбира се, производство и продажби, и е предназначено за големи компании. Включва бизнес разузнаване (BI) и продукт за прогнозиране.
SAP Business One.Той беше пуснат на пазара, за да засили позицията на SAP в сегмента на решения за малки/средни организации. Решението е изградено на същата платформа като SAP All-in-One, но е по-малко функционално и универсално.

Microsoft зае второ място през 2017 г. със своя продукт Microsoft Dynamics AX. Въпреки по-ниската си гъвкавост в сравнение с продуктите на SAP, решението е подходящо за компании, занимаващи се с търговия и предоставяне на услуги, благодарение на което компанията ежегодно увеличава пазарния си дял и активно развива своя продукт.

Третото място беше поделено от Oracle и Infor, следвани (с голяма разлика) от второстепенни компании: Epicor, Sage, NetSuite и други.

Проучването Panorama също така отбелязва, че SAP е на първо място по отношение на възвръщаемостта на инвестициите в ERP. По отношение на скоростта на внедряване продуктите на Oracle са водещи, а по отношение на разходите за внедряване дланта се поема от системите NetSuite, които струват на клиентите средно 2,8% от приходите.

Специално бяха отбелязани предимствата на системите Infor като широките възможности за използване на мобилни версии от отдалечени офиси и служители, надеждни и интуитивни инструменти за анализ на бизнес данни и оптимални показатели за време и цена на внедряване, както и възвръщаемост на инвестициите.

Водещата позиция на руския пазар с дял малко под 50% се заема от SAP, следван от 1C с дял от около 32% и останалите играчи със значителна разлика: Oracle, Galaktika и други.

Въпреки това, в допълнение към оценката на общия пазарен дял, можете да разгледате броя на автоматизираните работни места на руския пазар. По отношение на броя на внедренията и автоматизираните работни станции, повече от 80% от пазара се заема от компанията 1C, като всъщност е монополист по отношение на ERP системи за малки и средни предприятия. Това лесно се обяснява с факта, че обслужването му е десетки пъти по-евтино от конкурентните програми.

Бъдещето на ERP системите

От 90-те години на миналия век пазарът на ERP системи се развива активно, като броят на организациите, внедряващи ERP системи за оптимизиране на ключови бизнес процеси и подобряване на видимостта на данните, нараства експоненциално.

В същото време разходите за внедряване на ERP системи също растат и не става дума толкова за цената на хардуера или софтуера, колкото за разходите за внедряване и разработване на системи в контекста на непрекъснато разширяващи се пазари и променящи се процеси. В резултат на това „традиционните“ системи, поради високата си цена, просто станаха недостъпни за малкия и среден бизнес.

Ситуацията се промени с навлизането на облачните технологии и развитието SaaS (софтуер като услуга).Вече всички пазарни лидери предлагат възможност да започнат да използват своите ключови абонаментни продукти.

Основните предимства, които предоставя този подход:

Мащабируемост – можете да закупите допълнителни функции, докато бизнесът ви расте, без да е необходимо да внедрявате нова система;
SaaS решенията, поради своята специфика, осигуряват достъп до ERP системата през Интернет навсякъде и по всяко време;
Ниски капиталови разходи – няма нужда от закупуване на оборудване или съпътстващ софтуер, няма големи еднократни плащания за внедряване на системата;
Системата не изисква поддръжка - доставчикът поема задачата да актуализира системата и да извършва отстраняване на неизправности, като по този начин намалява времето за престой.

Съществен недостатък на SaaS е невъзможността решението да се персонализира, за да отговори на изискванията на конкретно предприятие и редица други ограничения, така че някои големи предприятия избират "хибридни" ERP системи,които предлагат възможност за комбиниране на традиционна системна собственост и абонамент. При тази схема част от подсистемите се намират в облака (и достъпът до тях се предлага чрез абонамент), а част е на сървърите на клиента.

Може да се прогнозира, че този пазар тепърва ще се развива; освен това на пазара масово започнаха да се появяват системи, които се разпространяват само чрез SaaS и нямат „традиционна“ опция за разполагане на сайта на компанията клиент.

Друга ясна тенденция е широкото внедряване мобилен достъпкъм системите. Достъпът се реализира по различни начини, някои ERP системи поддържат интеграция със собствени мобилни приложения, разработени за iOS и Android, някои предлагат достъп през уеб браузър. Такъв достъп днес обаче винаги е компромис между ограниченията, наложени от мобилните интерфейси, изискванията за сигурност и очакваната от клиента функционалност.

Можете да сте сигурни, че в бъдеще възможностите за отдалечен достъп до данни ще се разширят и на пазара ще се появят нови продукти за отдалечена работа, както от лидери на пазара, така и от новодошли.

Друга посока на развитие, за която дори беше измислен нов термин “ERP 2.0”, е внедряването социални взаимодействияв системата. „Социалната“ ERP система ви позволява ефективно да използвате социалните мрежи, тясно взаимодействайки с Facebook и Twitter, внедрява нови комуникационни канали, спомага за повишаване на лоялността на клиентите и в резултат на това увеличава конверсията в продажбите на стоки и услуги.

Резултати

Категорично можем да кажем, че днес има бързо развитие и промяна на пазара на ERP системи. Благодарение на развитието на облачните технологии ERP системите станаха

са достъпни за компания от всякакъв размер и сега дори малък бизнес, като се абонира, може да започне да използва „тежка“ ERP система, чието внедряване в една компания по по-традиционен начин би било невъзможно.

В резултат на широкото навлизане на новите технологии съвременният потребител поставя все по-строги изисквания към възможностите на ERP системата по отношение на дистанционна работа. Следователно в близко бъдеще можем да очакваме появата на пазара на продукти, които няма да се различават по отношение на функционалност и сигурност, независимо дали потребителят работи дистанционно или от офиса.

Всички тези промени са от полза за крайния потребител на ERP системите и със сигурност ще доведат до още по-голямо увеличаване на пазарния дял, зает от EPR системите, което ги прави обичайни инструменти за компании от всяка индустрия и всякакъв размер.

Внедряването на ERP системи ще изисква задълбочено проучване на бизнес процесите в предприятието, познаване на документооборота, счетоводната и данъчна документация и икономиката на предприятието. Днес има голям избор от различни ERP системи за малки и средни предприятия. Системите се различават една от друга не само по функционалност и цена на внедряване, но и по способността за бързо адаптиране към промените в бизнес процесите в предприятието. Някои системи се модифицират бързо - в рамките на няколко дни, на други ще са необходими няколко месеца.

Характеристики на внедряване на ERP системи

При избора на специализиран софтуер е необходимо да се определи колко ефективно тази система може да автоматизира възможно най-много всички бизнес процеси в предприятието. Трябва да се помни: скъпото не означава ефективно и обратното.

Когато избирате конкретна ERP система, трябва да решите как ще се съхранява съществуващата база данни в системата. Голямо количество данни може да не се побере на обикновен офис компютър, затова се препоръчва да помислите как да свържете и конфигурирате сървъра и необходимото оборудване, обединявайки всички включени компютри в една локална мрежа. Трябва също да помислите за антивирусна защита на системата и защита срещу неразрешено използване и кражба на информация.

Положителни аспекти на внедряването на ERP системи

Внедряването на ERP системи в едно предприятие ще автоматизира бизнес процесите в предприятието. Навременното попълване на суровини и контрол на запасите и ресурсите в предприятието ще повиши ефективността и обема на производството. Контролът на производството на продукта и разходите на всеки етап допринася за ефективното ценообразуване.

Автоматизираното въвеждане на данни в системата, обменът на данни между отделите в реално време ще намали времето, изразходвано за генериране на счетоводни и данъчни отчети, анализиране и планиране на по-нататъшното развитие на предприятието и ще намали вероятността от грешки при въвеждане на данни.

ERP системата позволява на всеки потребител да зададе собствено ниво на достъп до информацията. Данните може да са само за четене за някои потребители и само за въвеждане за други. Автоматичното попълване на някои формуляри ще помогне да се избегне тавтологията. Много ERP системи лесно се интегрират с други бази данни и софтуерни продукти в предприятието.

Отрицателни страни при внедряването на ERP системи

Внедряването на ERP системи в едно предприятие е доста интензивен и технически сложен процес, поради което отнема дълъг период от време. По правило това ще отнеме от няколко месеца до три години. Обикновено разходите за внедряване на ERP системи се възстановяват благодарение на икономическия ефект.

Чуждите ERP системи имат богата функционалност и лесно се адаптират към спецификата на правене на бизнес в предприятието. В такива системи се появяват капани по време на внедряването. Някои характеристики на програмата за проектиране и разработка на продукта може да не отговарят на приетите стандарти GOST в предприятието. Производствените процеси могат да бъдат доста сложни и структурирани по такъв начин, че системата да няма време да подготви цялата необходима техническа документация за целия продукт по време на процеса на проектиране. В този случай производството може да започне паралелно с проектирането само за индивидуални готови дизайни на части. Много често проектирането се извършва от специализирани CAD-CAM програми, които не са интегрирани в повечето чужди ERP решения. А въвеждането на едни и същи данни в две системи е нерационално. За решаване на такива проблеми се препоръчва да се поръчат специализирани решения в съответствие със структурата на технологичните процеси.

Оценка на ефективността на внедряването на ERP система

Ефективността на внедряването на ERP система зависи от благосъстоянието и успешното развитие на бизнеса. За оценка на ефективността на внедряването на системата се използват индикаторът за възвръщаемост на инвестицията и анализ на разходите и ползите. За да се определи оптималният вариант на проекта, е необходимо да се сравнят ползите от внедряването на системата и разходите за нейното внедряване. Невъзможно е да се вземе решение въз основа само на една опция за ERP решение.