Электронный документооборот мегафон. Трансграничный ЭДО: не так страшен чёрт

ПАО «МегаФон» представило новый сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» (ЭДО). Сейчас услуга доступна для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора.

Услуга дает возможность организации юридически значимого документооборота с электронной подписью. С помощью «Электронного документооборота» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписывать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, и обмениваться ими с другими компаниями-пользователями услуги. Кроме того, система обеспечит доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона».

Раньше электронные подписи и документооборот были доступны лишь крупным компаниям в силу стоимости и технических требований. Сегодня системой может пользоваться любое юридическое лицо. Это стало возможным благодаря переносу системы в облако.

Как комментирует директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона» Влад Вольфсон:

Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет, и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис. С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании - документооборот.

Кто именно из операторов ЭДО обеспечил сервис для Мегафон, мы узнаем в ближайшее время. Предварительно можно предположить, что это сразу несколько операторов. информировал о начале подключения клиентов Мегафон еще в декабре 2014 года. Заявлял об этом и Такском , но по каким-то причинам на его сайте исчезла информация об этом проекте. И СКБ Контур также не остался в стороне.

Компания ПАО «МегаФон» проводит обмен электронными документами через следующих операторов:

• ООО «Такском»
• ЗАО «ПФ «СКБ Контур»
• ЗАО «Калуга Астрал»
• ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
• ООО «Компания «Тензор»

При этом клиенту предлагается оплатить услуги ЭДО прямо в Личном кабинете перечислением денег непосредственно на расчетный счет Мегафон. Если наши предположения подтвердятся и оператор действительно один, то в скором времени вопросы межоператорского роуминга начнут активно обсуждаться вновь и примут еще большее значение.

Подобные проекты активно идут и у других . Надеемся, что в ближайшее время будет информация об успехах других проектов.

«МегаФон» представляет уникальный сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» . Услуга дает возможность организации юридически значимого документооборота с электронной подписью.

Электронная подпись сегодня является инструментом автоматизации документооборота, признаваемым всеми государственными службами, включая налоговую службу РФ. Для работы в системе «Электронный документооборот» корпоративные клиенты оператора могут использовать имеющуюся квалифицированную электронную подпись от любого аккредитованного удостоверяющего центра.

С помощью «Электронного документооборота» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписывать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, и обмениваться ими с другими компаниями-пользователями услуги. Кроме того, система обеспечит мгновенный доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона».

Сервис «Электронный документооборот» поможет оптимизировать работу предприятия любых размеров. Если раньше электронные подписи и документооборот были доступны лишь крупным компаниям в силу стоимости и технических требований, то сегодня системой может пользоваться любое юридическое лицо. Это стало возможным благодаря переносу системы в облако, что позволило сделать тарифы максимально низкими и гибкими, и открыло доступ к системе с любого компьютера, подключенного к сети. Это позволяет ускорить рабочие процессы, ведь руководитель может подписать документы в любой момент из любой точки мира.

Чтобы хранить файлы и при необходимости быстро отправлять из файлохранилища («облака»), разработан очень дружелюбный интерфейс с простой навигацией и крайне легкой настройкой. При этом никто не может пользоваться загружаемым контентом, все права на который остаются у пользователя. Таким образом клиент получает лёгкий доступ и надёжную защиту.

Прежде чем принять решение, каждый клиент, имеющий электронную подпись, может получить доступ к системе и воспользоваться бесплатной отправкой документов в течение 14 дней. Это позволит не только ознакомиться со всеми возможностями системы, но и оценить необходимую интенсивность ее использования, что поможет в выборе подходящего тарифа.

«Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет, и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис», – комментирует Михаил Синюгин , руководитель по развитию корпоративного бизнеса компании «МегаФон» в Оренбургской области. – С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании – документооборот».

Недавно компания «Мегафон» заявила о проведении первой операции трансграничного обмена документами. Сегодня мы представляем вам эксклюзивное интервью для ECM-Journal с Михаилом Берстеневым, директором по закупкам и логистике. У экспертов было много вопросов технического, нормативно-организационного и общего рыночного характера.

С контрагентом какой страны был организован ЭДО? Какими документами обменивались: формализованными или неформализованными?

– «МегаФон» стал первой компанией в России, которая реализовала проект международного электронного документооборота с нерезидентом – компанией Huawei. Это наш поставщик из Китая, данная страна не является членом ЕАЭС. Мы обмениваемся неформализованными документами: актами приёмки-передачи лицензий и оборудования, заказами – по законодательству формализованных документов с нерезидентами быть не может. С форматом мы определились на этапе согласования договоров. В дальнейшем мы планируем подписывать с помощью ЭДО договоры, дополнительные соглашения, уведомления, а также вести официальную переписку с данным контрагентом.

Это был тестовый обмен или уже полноценная эксплуатация готового решения?

– Можно сказать, что это первый случай трансграничного обмена, но уже не единственный. Заказы на лицензии мы начали подписывать с августа 2017, а акты – с декабря, так как ждали, пока оператор доработает систему. В декабре был подписан первый комплект первичных документов по поставке технологического оборудования, а в январе этого года – первый заказ на поставку оборудования. То есть это уже не тестовая среда, а полноценный обмен. Но готового решения изначально не было, оно разрабатывалось специально под этот кейс.

Мы давно понимали потребность в реализации подобного проекта и вели активную работу в этом направлении. Huawei стал первым партнером, с которым нам удалось создать прецедент на рынке. Безусловно мы не планируем останавливаться на достигнутом. У нас большие планы по масштабированию решения, мы хотим перевести взаимодействие со всеми поставщиками-нерезидентами в электронный формат. По срокам – ориентируемся на первый квартал 2018 года. В целом, ситуация будет зависеть от потребностей бизнеса, мы всегда открыты для новых проектов. Уверен, что это позволит оптимизировать бизнес-процессы и сделать взаимодействие еще эффективнее.

На базе какого ПО был организован обмен?

– Оператором ЭДО выступила компания «СКБ Контур», обмен осуществляется с помощью разработанной ими платформы «Контур Диадок». На стороне «МегаФона» платформа интегрирована в ERP систему SAP, на стороне Huawei – посредством доступа через веб-интерфейс. В ближайшее время коллеги планируют интеграцию модуля в свою систему SAP.

С точки зрения законодательства организация трансграничного обмена всегда очень затруднительна. Какими нормами права вы руководствовались, организуя такой обмен?

– Основное право в данном случае – право Российской Федерации. В рамках проекта мы заключили лицензионное соглашение с оператором ЭДО, точно такое же соглашение заключила с оператором и вторая сторона – компания Huawei. Так как весь процесс регулировался правом РФ, сложностей с точки зрения законодательства не возникло.

Какой срок ушел на все подготовительные мероприятия?

– Точный срок назвать сложно, об организации трансграничного ЭДО мы задумались давно. В целом, на полную реализацию проекта ушло около 6 месяцев, включая ожидание ответа от государственных органов и доработку системы оператором.

Как было организовано подписание ЭП при трансграничном ЭДО?

– При трансграничном ЭДО так же, как и при внутрироссийском, документы подписываются с двух сторон. Если говорить о технической стороне, то кратко процесс подписания выглядит следующим образом – документ проходит согласование сначала в нашей системе SAP и подписывается нашей ЭП, затем по интеграционной шине через оператора передается в личный веб-кабинет контрагента, проверяется им и подписывается его ЭП. В результате и мы и контрагент видим в системе подписанный с двух сторон документ.

Благодаря доработкам, которые оператор внес в свою платформу специально для проекта, «МегаФон» подписывает документы с использованием квалифицированной ЭП, а Huawei - неквалифицированной ЭП. Как я уже говорил ранее, весь процесс регулируется правом РФ.

Обе стороны используют российские сертификаты ключа проверки ЭП. Со своей стороны, мы получили ЭП самостоятельно через собственный удостоверяющий центр, нерезидент – через оператора ЭДО.

Задействована ли в процессе подписания третья доверенная сторона или механизм работы выстроен по-другому?

– В данном случае третьей стороной является оператор ЭДО. Именно он проверяет, чтобы в пересылаемый документ не вносились изменения и контролирует валидность используемых ЭП.

С правовой стороны рисков по признанию ЭП не было, так как мы подписали дополнительное соглашение с контрагентом об использовании ЭП, где обговорен весь процесс. В документе четко зафиксировано, что с нашей стороны КЭП выдается удостоверяющим центром, а с их стороны – оператором ЭДО. В законодательстве также прописано требование о «бумажном» подтверждении, то есть печатной версии сертификата, который необходимо приложить к пакету документов в процессе получения НЭП. Процедура крайне прозрачна, все подписи легитимны.

Как сейчас Вы оцениваете перспективу развития рынка трансграничного ЭДО в целом и свои возможности в частности?

– Электронный документооборот среди российских контрагентов уже не является чем-то новым, все больше компаний переходят на такой формат взаимодействия. Между тем, пока у российских компаний есть какие-либо договорные отношения с нерезидентами, будет потребность и к усовершенствованию процесса трансграничного обмена.

Желание перейти на электронный документооборот – вполне логичное, ведь у ЭДО есть целый ряд преимуществ перед традиционной системой обмена документами. Среди основных плюсов перехода на электронную подпись – исключение затрат на формирование, архивное хранение и международную экспресс-доставку бумажных документов, упрощение процесса согласования, возможность подписания документов из любого места, где есть интернет, а также исключение рисков утери документов. На мой взгляд, у направления большое будущее.

Чего, на Ваш взгляд, операторы ЭДО ждут от государства? Возможна ли в дальнейшем монополизация рынка ЭДО со стороны государства?

– Анализируя ситуацию на рынке, могу с уверенностью сказать, что сейчас государство активно идёт нам навстречу и помогает прогрессу в сфере ЭДО. Но хотелось бы, чтобы регуляторы отрасли – таможня, налоговая – тоже переходили на ЭДО, поддерживали обмен документами через личные кабинеты на сайтах, работали в этой же среде. Что касается монополизации, не исключаю, что когда-нибудь всех независимых операторов ЭДО могут объединить «под крылом» единого роуминг-центра.

Сервис для столицы

22 сентября 2015 года компания «МегаФон » представила сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» - юридически значимый документооборот с электронной подписью.

Для работы в системе «Электронный документооборот» корпоративные клиенты оператора могут использовать имеющуюся квалифицированную электронную подпись от любого аккредитованного удостоверяющего центра.

Используя «Электронный документооборот» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, обмениваться с другими компаниями-пользователями услуги. Система обеспечит мгновенный доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона ».

Согласно заявлению оператора, сервис поможет оптимизировать работу предприятия любых размеров: электронные подписи и документооборот прежде были доступны только крупным компаниям из-за стоимости и технических требований, теперь системой может пользоваться любое юридическое лицо. Перенос системы в облако сделал тарифы ниже, что открыло доступ к системе с любого компьютера, подключенного к сети.

Для хранения файлов и быстрой отправки разработан интерфейс с простой навигацией и легкой настройкой. При этом никто не может пользоваться загружаемым контентом, все права на который остаются у пользователя. Таким образом клиент получает лёгкий доступ и надёжную защиту.

«Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет , и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис», – отметил Влад Вольфсон , директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона ». – С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании – документооборот».

На 22 сентября 2015 года сервис доступен для корпоративных клиентов в столичном и центральном филиалах оператора.

Сняты территориальные ограничения

27 ноября 2015 года пресс-служба «МегаФон » сообщила о развитии сервиса для корпоративных клиентов «Электронный документооборот». Теперь сервис доступен на всей территории России .

Услуга «Электронный документооборот» - это веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими, иными документами между юридическими лицами. Мобильная рабочая среда, облегчающая работу бухгалтерии, административно-хозяйственных служб и руководителей предприятия.

Решаемые задачи:

• управление всеми видами электронных документов (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные (ОРД), архивные, утверждённым ФНС России и другие) и их бумажными копиями;
• подписание документов электронной подписью - юридически значимым аналогом собственноручной;
• обмен электронными документами с контрагентами;
• обработка, распределение, хранение и удобная навигация документов в едином информационном пространстве.

Наиболее эффективен, по мнению оператора, сервис будет для:

• компаний, оказывающих услуги дистанционно - география бизнеса расширяется, исключаются затраты на услуги почты и курьерских служб.

• компаний с сетью филиалов - оптимизируется внутренний документооборот, документы попадают к нужным сотрудникам мгновенно и напрямую, при доставке исключается человеческий фактор. Руководитель может подписать срочный документ находясь в другой стране.

• агентам, дистрибьюторам и франчайзи, чья прибыль во многом зависит от корректного и оперативного закрытия сделки - с электронным документооборотом компания не теряет время на ожидание, пока документы дойдут до партнёра. Риск упустить деньги из-за задержки с бумагами или потери документов сводится к минимуму.

• компаниям с внешней бухгалтерией - повышенный контролб за бухгалтерским документами, постоянный доступ к архиву. Бухгалтер работает удалённо, формируя и отправляя документы на подпись в любой момент.

• малому бизнесу - простая и понятная система, в ней легко ориентироваться, формировать и выставлять контрагентам корректные документы без помощи бухгалтера.