Wer arbeitet auf Ausstellungen. Wer wird auf der Messe gebraucht? Ausstellungsteam

In England und den USA durchgeführte Studien zeigen, dass die Ergebnisse der Messebeteiligung zu mindestens 80 % von der Arbeit der Mitarbeiter abhängen. Umfragedaten von Incomm Research zeigen, dass sich 55 % der Besucher an einen Aussteller durch die Kommunikation mit einem Mitarbeiter des Unternehmens erinnern, während 32 % der Messebesucher aufgrund des Verschuldens des Standpersonals enttäuscht bleiben!

Trotzdem unterschätzen viele Menschen die Rolle des Messepersonals und glauben fälschlicherweise, dass jeder Mitarbeiter ohne Ausbildung am Stand arbeiten kann. Oftmals kommen nicht diejenigen zur Ausstellung, die überhaupt gebraucht werden.

Hier ist ein Beispiel. Bei einem der Seminare wendet sich eine Teilnehmerin um Rat an mich:

- Nikolay, sagen Sie uns, was wir tun sollen, ich bin der Marketingleiter, unserDer General lässt mich und Kollegen aus meiner Abteilung am Stand arbeiten.

– Klar, welche Aufgaben stellen Sie sich vor der Teilnahme an der Ausstellung?

- Aufgaben wie alle anderen - neue Kunden gewinnen, verkaufen.

- Okay, aber zu normalen Zeiten, Sie und Ihre Kollegen aus der Marketingabteilungmachst du verkauf?

- Nein.

- Dann fragen Sie Ihren General, was erwartet er? Was ist losStand werden Marketingspezialisten zu Verkäufern? Wenn Ihre Aufgaben beinhaltenKunden ansprechen und verkaufen, das sollen Verkäufer doch tun, oder? Warum weiterAusstellung senden Sie?

- Nun, sagt er, Sie sind für die Ausstellungen verantwortlich und arbeiten am Stand.

Was soll ich sagen, eiserne Logik :) Ich denke, Sie verstehen selbst, dass Sie bei diesem Ansatz nicht mit hohen Ergebnissen rechnen können.

Sie sollten keine hohen Renditen von Newcomern (wenn auch Verkäufern) erwarten, die einige Wochen im Unternehmen gearbeitet haben und auf die Ausstellung geschickt werden, um die „Taufe im Kampf“ zu absolvieren.

Für eine qualitativ hochwertige Arbeit auf der Messe braucht man eine ganze Reihe von Kompetenzen; abgesehen von Fähigkeiten aktiver Verkauf fundierte Produktkenntnisse erforderlich sind, Zielgruppe, Wettbewerbsumfeld, Stand der Dinge in der Branche.

Und selbst erfahrene und kompetente Verkäufer werden oft von einer ablehnenden Haltung gegenüber Messen als Möglichkeit, eine „Büropause“ einzulegen, und der Unfähigkeit, unter Messebedingungen zu arbeiten, enttäuscht. Viele verstehen nicht, dass sie am Messestand vom „Bürokaufmann“ zum „Verkaufsberater“ werden müssen. Handelsraum und in einem völlig anderen Modus arbeiten.

Ein modernes Ausstellungsprojekt stellt seine Teilnehmer exklusiv vor hohe Anforderungen. Ausnahmslos alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um am Stand zu arbeiten – vom Sekretariat bis zum Stand Vorsitzender. Denn am Stand wird jeder zum Standbegleiter!

Notiz. Die Definition von „Stand“ umfasst jeden fest angestellten oder befristet beschäftigten Mitarbeiter des Unternehmens, unabhängig von Position und funktionale Aufgaben, mit dem sich die Besucher mündlich oder visuell am Stand melden können.

Die Zusammensetzung des Messeteams richtet sich nach den Aufgaben der Messebeteiligung, Merkmale der von Ihnen vertretenen Waren und Dienstleistungen, das Besucherpublikum, fachliche und persönliche Qualitäten der Mitarbeiter.

Es ist wünschenswert, dass Kunden am Stand die Möglichkeit haben, nicht nur mit der Verkaufsabteilung, sondern auch mit den ersten Personen des Unternehmens, Abteilungsleitern, technischen Spezialisten und Mitarbeitern der Serviceabteilungen zu kommunizieren.

Im Alltag werden diese Menschen von Kunden möglicherweise nie gesehen, und der persönliche Kontakt, die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen und Informationen aus erster Hand zu erhalten, erhöht das Vertrauen und beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Wenn es Managern oder Profilspezialisten nicht möglich ist, die ganze Zeit auf der Messe zu sein, legen Sie die Tage und Zeiten fest, an denen Kunden sie am Stand treffen können.

Notiz. Die Anwesenheit der Geschäftsführung am Stand ist auch sinnvoll, weil sie die Mitarbeiter ständig „in Form“ hält :) Irgendwie ist es doch peinlich, vor den Augen des Direktors „schlampig“ zu arbeiten, oder?

Der Faktor Geschlecht spielt in der Kommunikation immer eine gewisse Rolle, gerade wenn es um Fremde geht. Wünschenswert ist, dass das Messeteam aus Mitarbeitern beiderlei Geschlechts besteht. Dann können die Besucher denjenigen wählen, mit dem sie sich aus psychologischer Sicht wohler fühlen.

Die Arbeit auf einer Messe ist extrem anstrengend und unterscheidet sich stark von der Arbeit in einem Büro. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter deren Alter und körperliche Verfassung.

Das Wichtigste ist jedoch eine positive Einstellung, Arbeitsfreude und Ergebnisorientierung.

Formal lässt sich jeder, der die Ausstellung betritt, einteilen in diejenigen, die mit den Besuchern arbeiten, und diejenigen, die den Betrieb des Standes und der Veranstaltungen sicherstellen.

Sie können sich als hauptamtliche Mitarbeiter des Unternehmens an der Arbeit auf der Messe beteiligen, und Aushilfen.

Bestimmen Sie, welches Personal und Aushilfen Sie auf der Messe benötigen. Erstellen Sie eine Liste aller Ausstellungsmitarbeiter.

Genehmigen Sie den Arbeitsplan auf der Messe. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten, ernennen Sie die Verantwortlichen für die Umsetzung jedes Planpunkts. Alle Mitarbeiter sollten wissen, wer wofür zuständig ist.

Um Ihre Probleme auf der Messe zu lösen, benötigen Sie möglicherweise Aushilfspersonal- Übersetzer, Empfangsleiter, Hostessen, Kellnerinnen, Barkeeper, Interviewer, technisches Personal, Promoter, Models, Showpersonal.

Zeitarbeitskräfte können Sie selbst suchen und auswählen oder sich an eine professionelle Agentur wenden. Die Zusammenarbeit mit der Agentur kostet mehr, aber Sie erhalten breit wählen messeerfahrenes Personal sowie die Fähigkeit, bei Bedarf schnell Mitarbeiter zu ersetzen oder weitere Mitarbeiter zu gewinnen.

Versuchen Sie bei der Auswahl von Zeitarbeitskräften neben externen Daten die Eigenschaften zu bewerten, die für die Arbeit mit Besuchern wichtig sind - gute Umgangsformen, Geselligkeit, Alphabetisierung, Freundlichkeit, Stressresistenz.

Übersetzer. Wenn Sie planen, freiberufliche Übersetzer einzusetzen, geben Sie ihnen bitte vorab detaillierte Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Produkte, die auf der Messe präsentiert werden. Vor allem, wenn es sich um technisch komplexe Waren oder Dienstleistungen handelt. Die Genauigkeit der Übersetzung kann das Ergebnis von Verhandlungen beeinflussen.

Übersetzer müssen Zeit haben, sich vorzubereiten – um zu verstehen, was das Unternehmen tut, welchen Wert Ihre Produkte haben, mit wem sie auf der Messe kommunizieren müssen, um sicherzustellen, dass sie spezielle Begriffe und Konzepte kennen.

Empfangsleiter befinden sich in der Regel an der vorderen Standlinie hinter dem Informationsschalter. Zu ihren Aufgaben kann die Kontaktaufnahme gehören
mit Besuchern, Bereitstellung allgemeine Informationenüber das Unternehmen, Ausgabe von Informationsmaterial, Einholung von Kontaktinformationen, Vermittlung von Besuchern an einen Mitarbeiter des Unternehmens.

Hostess bietet den Kunden Getränke und Erfrischungen an, überwacht die Sauberkeit des Standes und das Erscheinungsbild der Exponate, bringt Informationsmaterial an den Prospekthaltern an und führt die Weisungen des Personals aus.

Kellnerinnen und Barkeeper bedienen Standbesucher im Verhandlungs-, Bankett-, Buffetbereich oder an der Bartheke.

Interviewer können für die Durchführung von Umfragen, Marktforschung und das Sammeln von Informationen auf der Messe erforderlich sein.

Technisches Personal für Veranstaltungen unter Einsatz technischer Mittel erforderlich.

Promoter werden für Werbeaktionen, Verbreitung von Informationen und verwendet Werbegegenstände auf dem Ausstellungsgelände und locken Besucher zum Stand.

Notiz. Bereiten Sie sich auf Promoter vor spezielle Kleidung Unternehmensfarben mit den Namen und das Logo des Unternehmens, damit sie parallel zu ihren direkten Aufgabendienten als Werbeträger.

Modelle führen hauptsächlich bildgebende Aufgaben durch. Sie fühlen sich angezogen, um VIP-Gäste zu treffen, an Werbeaktionen, Demonstrationen, Verlosungen und Fotoshootings teilzunehmen.

Modellmädchen werden neben den Exponaten platziert, um die Aufmerksamkeit auf sie zu lenken und für eine positivere Wahrnehmung zu sorgen. Ein klassisches Beispiel sind Automessen.

Mitarbeiter zeigen(Gastgeber, Schausteller, Künstler, Tänzer, Musiker) beteiligt sich an der Unterhaltungsprogramme um auf den Stand aufmerksam zu machen.

Durchführung von Schulungen für Zeitarbeitskräfte. Erklären Sie den Zeitarbeitskräften, warum Sie an der Messe teilnehmen und welche Rolle sie bei der Lösung der Aufgaben spielen. Es ist notwendig, dass sie verstehen, warum es notwendig ist, das zu tun, was Sie ihnen anvertrauen, und wie wichtig es ist, das Ergebnis zu erzielen.

Weisen Sie Zeitarbeitskräfte eindeutig in die Zuständigkeiten, Aufgaben, Verhaltensregeln usw. ein das Auftreten. Zum Zeitpunkt der Messe sind sie das Gesicht Ihres Unternehmens. Kunden werden nicht herausfinden, welcher Ihrer Standbetreuer fest angestellt und welcher befristet ist.

Jeder, der an Ihrem Stand arbeitet (und außerhalb davon, wenn dieser ein Firmenattribut hat – Teilnehmer-Badge, Branding-Element, Uniform) wird mit Ihrem Unternehmen in Verbindung gebracht.

Notiz. Verlassen Sie sich nicht auf Zeitarbeitskräfte, die die ganze Arbeit für Sie erledigen. Vertrauen Sie ihnen nichts an, was sie offensichtlich nicht angemessen bewältigen können.

Natürlich kann alles passieren, manchmal muss man sich zwischen zwei Übeln entscheiden. Aus bestimmten Gründen können Sie beispielsweise nicht mehr als ein oder zwei Vollzeitmitarbeiter auf die Messe schicken, und Sie benötigen mindestens vier oder fünf Personen am Stand. Daher sind Sie gezwungen, Zeitarbeitskräfte für die Arbeit mit Besuchern zu gewinnen.

Und selbst unter solchen Umständen würde ich nicht empfehlen, Zeitarbeitskräften die Aufgaben von Verkaufsleitern zu übertragen oder technische Spezialisten- Produkte präsentieren, verhandeln, inhaltliche Fragen beantworten. Es ist kaum zu erwarten, dass sie solche verantwortungsvollen Aufgaben auf dem richtigen Niveau bewältigen. Und ihre Fehler können teuer werden.

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Um die Teilnahme an der Ausstellung (Messe) mehr zu machen wirksames Werkzeug Marketingkommunikation muss das Unternehmen seine Teilnahme und Arbeit an Ausstellungsveranstaltungen sorgfältig planen.

Der Prozess der Beteiligung des Unternehmens an der Ausstellungsarbeit kann bedingt in eine Reihe miteinander verbundener und voneinander abhängiger Phasen unterteilt werden.

1. Die Verabschiedung einer grundsätzlichen Entscheidung zur Teilnahme an Messeveranstaltungen an sich weist darauf hin, dass das Unternehmen in seinem Tätigkeitsbereich ein bestimmtes Niveau erreicht hat. Dies liegt vor allem daran, dass die Ausstellung ein Ort ist, an dem Best Practices gezeigt werden. Es ist unwahrscheinlich, dass es einem Unternehmen hilft, das veraltete Produkte von geringer Qualität anbietet. Gleichzeitig erfordert die Teilnahme an der Messe erhebliche Investitionen, die sich nicht jedes Unternehmen leisten kann.

2. Messeaktivitäten müssen klar durch die Notwendigkeit definiert sein, die wichtigsten Marketingziele des Unternehmens zu erreichen. Dies können sein:

Darstellung des Unternehmens und seiner Produkte;

Marktforschung;

Suche nach neuen Märkten;

Erweiterung der Kundenzahl;

Markteinführung eines neuen Produkts;

Ermittlung der möglichen Nachfrage nach einem neuen Produkt;

Suche nach neuen Geschäftspartnern;

Studieren des Angebots von Wettbewerbern;

Positionierung ihrer Produkte relativ zu den Dienstleistungen von Wettbewerbern;

Bildung eines positiven Images des Unternehmens;

Direktvertrieb von Produkten und Vertragsabschluss./1/

3. Um diese und andere mögliche Ziele zu erreichen, ist die Wahl einer bestimmten Messe, an der das Unternehmen teilnehmen wird, entscheidend. Diese Wahl zu treffen, ist ziemlich schwierig, schon allein deshalb, weil jährlich eine Vielzahl von Ausstellungsveranstaltungen stattfinden. effektive Lösung Diese Frage wird durch eine gründliche Analyse aus der Sicht der Interessen und Fähigkeiten des Unternehmens der folgenden Aspekte erleichtert:

numerisch u qualitative Zusammensetzung Teilnehmer und Besucher;

eben Geschäftstätigkeit(Anzahl und Gesamtvolumen der abgeschlossenen Verträge) auf der letzten Messe. Gleichzeitig müssen mögliche beabsichtigte und unbeabsichtigte Verzerrungen veröffentlichter Daten berücksichtigt werden;

die Möglichkeit, Ausstellungsfläche und Dienstleistungen bereitzustellen;

Bedingungen für die Teilnahme an der Ausstellung;

Erstellung eines Kostenvoranschlagsentwurfs für die Teilnahme des Unternehmens an der Ausstellung und Untersuchung der Übereinstimmung der Kosten mit den Möglichkeiten des Unternehmens;

endgültige Lösung der Frage: Die Teilnahme an welcher der Ausstellungen ist am effektivsten, um die gesetzten Ziele zu erreichen./1/

4. Nach der Auswahl für eine bestimmte Ausstellung beginnt die Vorbereitungs- und Organisationsphase. Zunächst informiert das Tourismusunternehmen das Organisationskomitee der Ausstellung über seine Teilnahme an der Ausstellung, indem es einen entsprechenden Antrag stellt. Parallel dazu werden eine Reihe von organisatorischen Fragen angegangen, wie z.

Entwicklung von Konzept und Umfang der Firmenbeteiligung an der Messe;

Zusammenstellung einer Liste ausgestellter Produkte;

Personalauswahl und -schulung (Kaufmann, Service, Standbetreuer, Übersetzer);

Auswahl eines möglichen Vermittlers (Agenten), der Dienstleistungen erbringt, um die Teilnahme an der Ausstellung sicherzustellen;

Ermittlung der Größe der benötigten Ausstellungsfläche und des Umfangs verschiedener Sach- und Finanzmittel;

Entwicklung des thematischen Plans der Ausstellung (Messestand);

Abschluss einer Vereinbarung mit dem Organisationskomitee, Übergabe des Messestandplans an dieses sowie eine Bestellung für notwendige Ausrüstung und Dienstleistungen./1/

Nach der Lösung dieser Probleme wird es möglich, eine endgültige Schätzung für die Teilnahme des Unternehmens an der Ausstellung zu erstellen. Durchschnittliche Ausgaben große Firmen für die Teilnahme an Messeveranstaltungen machen 15-30 % aller für Marketingkommunikation ausgegebenen Mittel aus. Eine typische Kostenstruktur für die Teilnahme eines Unternehmens an einer Messe sieht wie folgt aus.

5. Nach der offiziellen Eröffnung der Ausstellung beginnt die intensivste und wichtigste Phase – die Arbeit während des Betriebs. Eine besondere Rolle für den Erfolg der Messeaktivitäten kommt den Standbetreuern zu - Mitarbeitern, die im öffentlichen Bereich der Ausstellung am Stand des Unternehmens arbeiten. Es ist wünschenswert, dass der Leiter der Marketingabteilung oder des Unternehmens während der Ausstellung am Stand anwesend ist. In der Regel wird im Voraus (ein oder zwei Tage im Voraus) bekannt, dass die Ausstellung von hochrangigen Gästen, ausländischen Delegationen, Vertretern der Presse oder des Fernsehens besucht wird (dies kann beim Organisationskomitee der Ausstellung erfragt werden). An solchen Tagen kann die Anwesenheit eines Managers am Stand zum Vertragsabschluss, zur Berichterstattung über die Aktivitäten des Unternehmens in der Presse oder im Fernsehen beitragen. Der Leiter darf den Standbetreuern in Anwesenheit von Besuchern keine „wertvollen“ Weisungen erteilen, ebenso ist es unzulässig, in Anwesenheit von Besuchern Besprechungen zur Verbesserung der Standarbeit abzuhalten. Das Beste, was ein Manager tun kann, ist zu beobachten und die richtigen Schlüsse zu ziehen: Wie viel Ausstellungsfläche wird für Messen dieser Art wirklich benötigt, welche Services sind am meisten gefragt, wie organisiert man beim nächsten Mal die Arbeit am Stand? Darüber hinaus kann der Firmenchef weitere Messestände besuchen. Dies hilft, Trends in der Entwicklung der Marktbedingungen zu erkennen, die Aktivitäten von Wettbewerbern zu bewerten, die eigene Position und die Position des Unternehmens zu klären.

6. Nach Abschluss der Ausstellung, Abbau der Ausstellung, muss unbedingt eine Analyse der Ergebnisse der Teilnahme des Unternehmens an der Ausstellung erfolgen.

Die Ergebnisse der Ausstellung können bedingt in 2 Gruppen eingeteilt werden:

organisatorisch und kaufmännisch./1/

Bei der Durchführung von Organisationsergebnissen kann ein Magazin, das während der Vorbereitung und Arbeit der Ausstellung geführt wurde, eine große Hilfe sein. Die Beantwortung der Fragen aller an der Vorbereitung und Durchführung der Ausstellung Beteiligten kann eine solche Analyse wesentlich unterstützen:

War der gewählte Standplatz erfolgreich?

Entsprach die Standfläche der Anzahl der Exponate und den gestellten Aufgaben?

Welche Unannehmlichkeiten sind Ihnen während der Arbeit aufgefallen?

was beim Organisationskomitee unter bestellt werden musste Zusatzleitungen und Ausrüstung?

Auf welche Dienstleistungen und Geräte könnten Sie verzichten? /1/

Die Liste solcher Fragen kann je nach den Besonderheiten der Ausstellung, dem Zweck der Teilnahme daran, den Eigenschaften der angebotenen Produkte usw. fortgesetzt werden.

Die kommerziellen Ergebnisse beziehen sich auf objektive Indikatoren (die Anzahl der Besucher, die die Ausstellung des Unternehmens besucht haben, das Volumen der abgeschlossenen Verträge, die Anzahl der verteilten Werbeinformationen usw.).

Um die Teilnahme an der Messe zum effektivsten Mittel der Marketingkommunikation zu machen, muss das Reiseunternehmen seine Teilnahme und Durchführung der Veranstaltung mit besonderer Sorgfalt planen.

Die Teilnahme eines touristischen Unternehmens an der Ausstellung kann in mehrere miteinander verbundene und voneinander abhängige Phasen unterteilt werden:

Treffen einer grundsätzlichen Entscheidung über die Teilnahme an Messeveranstaltungen

Festlegung der Ziele der Teilnahme an der Ausstellung

Auswahl einer bestimmten Ausstellung

Vorbereitungs- und Organisationszeit

Arbeiten während der Ausstellung

Analyse der Ergebnisse der Teilnahme des Unternehmens an der Ausstellung

Mit einer positiven Antwort auf die Frage, an der Veranstaltung teilzunehmen oder nicht teilzunehmen, beginnt die Teilnahme des Unternehmens am Messeprozess. Trotz hochprofessioneller Arbeit der Mitarbeiter ist oft die falsche Entscheidung ein Scheitern vorprogrammiert. Um dies zu vermeiden, sollten Sie: erstens genau wissen, was Sie von der Exposition haben können; zweitens, um sowohl die äußeren als auch die inneren Umstände im Detail zu analysieren.

Die grundsätzliche Entscheidung zur Teilnahme an der Messe an sich weist darauf hin, dass das Unternehmen in seinem Tätigkeitsbereich ein bestimmtes Niveau erreicht hat, außerdem erfordert die Teilnahme an der Messe erhebliche Investitionen, die sich nicht jeder leisten kann touristisches Unternehmen.

Die Aktivitäten des Unternehmens auf der Messe sollten klar durch die Notwendigkeit definiert werden, die wichtigsten Marketingziele zu erreichen, die sein können:

Vorstellung des Unternehmens und seiner Produkte

Fähigkeit, die Zielgruppe zu erreichen

Steigerung des Bekanntheitsgrades bestehender und potenzieller Verbraucher

Identifizierung und Stimulierung von Kundenbedürfnissen.

Erweiterung des Kundenkreises

Marktforschung und Suche nach neuen Märkten

Ein neues Produkt auf den Markt bringen und die mögliche Nachfrage nach einem neuen Produkt ermitteln

Suche nach neuen Geschäftspartnern

Studieren des Angebots von Wettbewerbern

Positionierung Ihrer Produkte gegenüber Mitbewerbern

Bildung eines positiven Images des Unternehmens

Direktvermarktung von Produkten und Vertragsabschluss

Um das gewünschte Ergebnis für jedes der Ziele zu erreichen, ist es notwendig, den Maßstab festzulegen, d.h. der angestrebte Grad der Zielerreichung (zum Beispiel: eine Steigerung der Kontakte mit Neubesuchern um 25 % im Vergleich zur Vorveranstaltung), sowie die Dauer des Ziels – der Zeitraum, in dem das Ziel erreicht werden muss.

Die Klärung des Ziels hilft, die Mittel zur Zielerreichung zu spezifizieren und erleichtert die Kontrolle der Ergebnisse der Messebeteiligung.

Die Marktanalyse umfasst die folgenden Parameter:

Qualität und Menge der Produkte;

die Verfügbarkeit von Mitteln und geeigneten Humanressourcen;

die Möglichkeit, die erforderliche Ausstellungsfläche bereitzustellen;

Verhalten der Hauptkonkurrenten;

politische und wirtschaftliche Situation usw.

Gleichzeitig wird eine positive Antwort auf die Frage, ob man teilnehmen soll oder nicht, durch zwei Faktoren vorbestimmt: Exponentialität (Tendenz zur Teilnahme an Ausstellungen und Messen) von Unternehmen in der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist (z Rohstoffunternehmen sind beispielsweise nicht besonders exponentiell) und die Ausstellungstätigkeit von Wettbewerbern.

Um eine bestimmte Messeveranstaltung auszuwählen, deren Teilnahme am effektivsten ist, um zuvor definierte Marketingziele zu erreichen, ist eine gründliche Analyse der folgenden Umstände unter dem Gesichtspunkt der Interessen und Möglichkeiten des Unternehmens erforderlich:

Zeit und Ort der Ausstellung

Numerische und qualitative Zusammensetzung der Teilnehmer und Besucher

Stand der Geschäftstätigkeit (Anzahl und Gesamtvolumen der abgeschlossenen Verträge) auf der letzten Messe

Möglichkeiten der Bereitstellung von Ausstellungsflächen und Dienstleistungen

Bedingungen für die Teilnahme an der Ausstellung

Übereinstimmung der geschätzten Kosten für die Teilnahme an dieser Ausstellung mit den Fähigkeiten des Unternehmens

Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle unsere Unternehmer die richtige Hierarchie dieser Kriterien entwickelt haben, um die exponentiellen Chancen einer Ausstellung (Messe) zu beurteilen. Vielen von ihnen geht es in erster Linie um die Kosten der Teilnahme oder des Prestiges, während sie zweitrangig sind.

Die Ausrichtung auf den Verbraucher impliziert, dass die wichtigsten Informationen, die über die bevorstehende Messe eingeholt werden müssen, qualitative und quantitative Informationen über Besucher sowie Aussteller sind (unter denen konkurrierende Firmen besonders berücksichtigt werden sollten).

Diese Daten bedürfen der sorgfältigsten Überprüfung, da die Organisatoren sehr wahrscheinlich auf Wunschdenken setzen werden. Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, möglichst vollständige Informationen über die Veranstalter (insbesondere wenn die Aktion zum ersten Mal durchgeführt wird) und die Dynamik der Entwicklung der Ausstellung selbst (z. B. ob die Teilnehmerzahl wächst) zu sammeln oder nicht von Jahr zu Jahr).

Viele Firmen nehmen an Messen teil, wie man so schön sagt, „auf Rädern“ (gestern erhielt ich eine Einladung per Fax – heute bin ich schon auf der Messe). Das führt natürlich zu allerlei "Einstichen".

Der Plan für die Teilnahme an Ausstellungen muss von der Werbeabteilung (oder einer anderen für diesen Arbeitsbereich zuständigen Abteilung) mindestens ein Jahr lang entwickelt werden. Und die Vorbereitung auf die Hauptveranstaltungen, an denen es unmöglich ist, nicht teilzunehmen, muss rechtzeitig und systematisch durchgeführt werden. (Einzige Ausnahme bilden Neuaufnahmen.)

Die Methoden der Vorbereitung, der Organisation, des Kostenbudgets und oft auch das Endergebnis der Teilnahme an der Messe hängen von der Methode oder Form der Teilnahme ab: Ein Tourismusunternehmen kann als unabhängiger Aussteller oder als Teil einer Gruppenbeteiligung auftreten.

Die Erfahrung zeigt, dass die Gruppenbeteiligung auf ausländischen Ausstellungen und Messen am effektivsten ist; Arbeiten Sie an nationalen Gemeinschaftsständen, die die Aufmerksamkeit potenzieller Partner und Kunden maximal auf sich ziehen.

Die Arbeit an einem Gemeinschaftsstand befreit die ausstellenden Firmen von einem Teil der Vorbereitungsarbeiten, da der Veranstalter einer Einzelausstellung – die konsolidierende Firma – die Verhandlungen mit den Messeveranstaltern, die Beschaffung von Informationsmaterial, vorläufigen Katalogen sowie das Risiko übernimmt und Kosten für die Organisation einer Anzahlung für die Ausstellungsfläche.

Trotz der gravierenden Vorteile einer kollektiven Teilnahme an Ausstellungen, zumal Reisegesellschaft Es hat auch eine Reihe negativer Aspekte:

Mangelnde Darstellung der Persönlichkeit des Ausstellers

Schwächung der Eigenverantwortung für die Ergebnisse der Messe für das Unternehmen

Unzureichende Ansammlung von organisatorischer Erfahrung bei der Teilnahme an Ausstellungen und Schwächung der Eigeninitiative

Vor der Entscheidung über die Form der Teilnahme an einer Messeveranstaltung ist es daher notwendig, alle Vor- und Nachteile für das Unternehmen unter Berücksichtigung der spezifischen Situation sorgfältig abzuwägen.

Es besteht jedoch kein Zweifel über den bedeutenden Beitrag der nationalen Kollektivstände zur Förderung des Nationalen touristisches Produkt und bei der Steigerung des Images des Landes / der Region / des Reiseziels, vorbehaltlich professionelle Organisation Betrieb dieser Stände.

Nach der Festlegung einer bestimmten Ausstellung beginnt das Unternehmen mit organisatorischen und vorbereitenden Aktivitäten, die neben der Einreichung eines Antrags auf Teilnahme an der Ausstellung die Lösung folgender organisatorischer Probleme umfassen:

Entwicklung von Konzept und Umfang der Firmenbeteiligung an der Messe

Erstellen einer Liste der ausgestellten Produkte

Auswahl und Schulung von Kaufleuten, Servicepersonal, Standpersonal, Übersetzern etc.

Ermittlung der Größe der benötigten Ausstellungsfläche und des Volumens verschiedener Sach- und Finanzmittel

Entwicklung eines thematischen Plans für die Ausstellung - d.h. Messestand

Abschluss einer Vereinbarung mit dem Organisationskomitee der Ausstellung und Übermittlung des Plans des Ausstellungsstands und der Bestellung der erforderlichen Ausrüstung und Dienstleistungen.

Nach Lösung der oben genannten Probleme wird es möglich, die endgültige Schätzung für die Teilnahme des Unternehmens an der Ausstellung zu entwickeln. Im Durchschnitt Ausgaben Großunternehmen für die Teilnahme an Messeveranstaltungen machen 15 - 30 % aller für Werbung und Marketingkommunikation bereitgestellten Mittel aus. Eine typische Kostenstruktur für die Messebeteiligung ist in Abb. 1 dargestellt. 2.

Reis. 2.

In der Vorbereitungsphase sehr wichtig ist an Beteiligungswerbung angehängt, die folgende Aktivitäten vorsieht:

Aufnahme des Unternehmens in den offiziellen Katalog der Ausstellung / Messe - hierfür wird ein besonderer Antrag gestellt

Veröffentlichungen in Zeitschriften Zielgruppen von Besuchern ausgerichtet

Individuelle Einladungen versenden und personalisiert Einladungskarten Partner und interessierte Kunden. Als Zeichen der besonderen Aufmerksamkeit gegenüber den Gästen machen die Eintrittskarten, die den Ausstellern von der Messeverwaltung zur Verfügung gestellt werden, einen besonders guten Eindruck

Ebenso wichtig ist es, eigene Präsentationen, Pressekonferenzen, runde Tische indem sie in das Rahmenprogramm der Ausstellung aufgenommen werden.

In Anbetracht dessen, dass das Vorbereitungsverfahren für die Ausstellung einen beträchtlichen Zeitraum in Anspruch nimmt – von 20 bis 52 Wochen –, ist es äußerst wichtig, einen Aktivitätsplan mit einer klaren Definition des Zeitplans für jede Veranstaltung zu entwickeln. Solche Zeitpläne sind unabdingbar, um die Koordination der einzelnen Maßnahmen zu gewährleisten, deren Umsetzung zu überwachen und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen, was unmöglich wird, wenn man alle Vorbereitungen für die Ausstellung bis zum letzten Moment aufschiebt.

Nach der offiziellen Eröffnung der Ausstellung beginnt die verantwortungsvollste und stressigste Phase - die Arbeit selbst während des Betriebs der Ausstellung. Eine außergewöhnliche Rolle für den Erfolg der Ausstellungstätigkeit kommt den Standbetreuern zu - Mitarbeitern, die im öffentlichen Bereich der Ausstellung am Stand des Unternehmens arbeiten. Auf die Arbeit der Mitarbeiter und Führungskräfte des Reiseunternehmens auf der Messe wird in den folgenden Abschnitten näher eingegangen.