Hogyan kell a dokumentumokat helyesen flashelni?

A megállapított szabály szerint minden egynél több lapból álló iratot iktatni kell. Úgy gondolják, hogy erre két okból van szükség: annak érdekében, hogy a dokumentumok ne vesszenek el, és ne kerüljenek részben elkobzásra vagy pótlásra.

Ugyanakkor bizonyos esetekben, például magánvállalkozások vagy jogi személyek állami szerveknél történő nyilvántartásba vétele, pályázaton való részvételi kérelem benyújtása, a törvény által előírt anyagok archívumba történő benyújtása, a dokumentumok benyújtásának eljárását a bizonyos szövetségi hatóságok utasításait.

Jogalkotási perspektíva

Megjegyzendő, hogy nincs egyetlen jóváhagyott eljárás, amely szabályozná a dokumentumok benyújtásának eljárását. Számos tanszéki utasítás szabályozza a dokumentumokkal való munkát egy adott iparágban.

Így a levéltári intézményekben a dokumentumok benyújtásának eljárását a szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó, jóváhagyott módszertani ajánlások szabályozzák. . A pénzügyi szektorban - az Orosz Központi Bank Utasítása, az Adóminisztériumban - Módszertani magyarázatok az egyes jóváhagyott okmányok kitöltésének eljárásáról, van olyan is, amely jóváhagyja az irodai munkára vonatkozó szabványos utasításokat is.

Ezek mindegyike általában egységes eljárást ír elő az anyagok varrására. Használatával elkerülheti a sok késést, és időt takaríthat meg.

Egyes esetekben, például amikor egy magánvállalkozó dokumentumokat nyújt be az állami regisztrációhoz, a helytelenül benyújtott dokumentumokat visszaküldik Önnek a hiányosságok kijavítása érdekében.

Eszközök és fogalmak

A dokumentumok villogtatásához a következő eszközökre és anyagokra lesz szüksége:

• Tű (agy, lyukasztó) vagy fúró - ez a varrandó lapok számától függ;
• LSh-21 szálak vagy bankzsineg;
• Tokborító 229×324 mm irattári ügyekhez;
• Papírmatrica 4x8 cm – tanúsító lap;
• Ragasztó;
• Olló.

Lépésről lépésre útmutató a firmware villogásához

A dokumentumok megszervezését és bekötését általában az a munkavállaló végzi, akit a főnök utasítása alapján vagy a hivatalos utasításokban rögzítettek ezzel.

A dokumentumok felvillantásakor a következő sorrend figyelhető meg:

• A dokumentumok össze vannak hajtva dátumok vagy számozás szerint, a megfelelő sorrendben és a megfelelő oldallal.
• Az összes gemkapcsot és kapcsot a dokumentumokon lévőket eltávolítjuk, hogy ne zavarjanak.
• Most egyenletesen kell hajtogatnia egy köteg irat, ha kevés van belőlük, nem nehéz. Nagy mennyiség esetén speciális eszközt használnak.
• A következő lépés a lyukak elkészítése. A dokumentum tűzése után olvashatónak kell lennie. Ehhez lyukakat készítenek a szélétől legfeljebb 1,5 cm távolságra. Legalább 3-nak kell lennie, ha a dokumentumok fontosak - 5.

Először jelölje meg a pontokat a szúrási helyeken. A középső lyuk a lap közepén legyen, a másik kettő tőle 3 cm-re felfelé és lefelé, ha öt van, akkor a következő is 3 cm távolságra, ill.

• Ha legfeljebb 5 lap van- a lyukat tűvel vagy lyukasztóval, vastagabb esetben - csőrrel készítjük. Az irattárba kerülő dokumentumokban legfeljebb 250 lapot lehet fúrni bennük elektromos fúróval vagy speciális eszközzel.
• Most cérnát vagy zsineget kell befűznie a lyukakba.. A szilárdság érdekében kétszer varrják úgy, hogy a szál végei a hátsó oldalon legyenek. A végek hossza 6 - 7 cm, csomóba vannak kötve, nagyon szorosan, a lehető legszorosabban a külső levélhez.
• A csomó és a cérna tetejére papírmatricát helyeznek.(igazolványlap) 4x8 cm méretű, de úgy, hogy a cérna végei látszódjanak és a csomó rajta jól látható legyen. Az egész lapot ragasztóval töltik fel és gondosan ragasztják, ez szükséges a tok és a benne található anyagok megőrzéséhez, és hitelességük bizonyításához. A levél nyomtatott változatát úgy készítheti el, hogy beírja a szöveget Wordbe, majd kivág egy megfelelő méretű csíkot. A szöveg a következő:

Az akta befűzött, számozott és ___(_______) lappal lepecsételt

Aláírás _________________ (beosztás, vezetéknév és kezdőbetűk)

• Most meg kell számozni a dokumentumokat. A számok helye a jobb felső sarok, fekete ceruzával számozva. Tintával írni nem megengedett. A számok nem takarhatják el a szöveget.

A számozás szigorúan szabályozott:

• Csak a lapok vannak számozva, és semmi esetre sem az oldalak;
• az aktában szereplő leltár nem számozás alá esik;
• a borítékos levelek a következőképpen vannak számozva: Először a borítékokat kell számozni, majd a többi lapot;
• már számozott anyagok, még mindig újra számoznak;
• a nagyobb lapokat hajtogatják és egy számmal számozzák;
• dokumentumokat a kísérő anyagokkal szorosan csatolva(utazási lapok, számlák, fényképek) egy számmal vannak jelölve. Ez így történik: a főlap hátoldalára a csatolt dokumentumok leltárát kézzel írják, csak a fődokumentumot sorszámozzák, a csatolt anyagok számát a leltárhoz fűzött megjegyzésben, ill. tanúsító lapon fel kell tüntetni: „a számú lapon annyi lap szerepel a forgalomra vonatkozó leltár szerint”;
• fényképek formájában lévő dokumentumokon, a rajzok és rajzok a hátoldalon vannak számozva;
• a számok számjegyei kerülnek arab számformátumban és növekvő sorrendben;
• többkötetes esetekben az egyes kötetek oldalait külön számozzuk.
• amikor a ragasztó megszárad, Az ívek számát a tanún arab számmal és zárójelben szereplő szavakkal írják fel, az ügyirat elkészítésére illetékes személy írja alá, a jogi dokumentumokat pedig az igazgató írja alá és lepecsételi.

Felhívjuk figyelmét, hogy az aláírást és a pecsétet úgy kell elhelyezni, hogy annak egy része a hitelesítő lapon, egy része pedig közvetlenül a hitelesítendő dokumentumon legyen. A megállapított eljárás szerint ez a hitelesség és a sértetlenség garanciájának minősül.

Minden bekötött iratkészlethez leltári lap tartozik, amelyen a következők szerepelnek:

• a szervezet neve;
• a dokumentum neve;
• összeállítás dátuma;
• tartalomjegyzék (az elkészítési cél megjegyzése), amely a bekerült anyagok rövid listáját tartalmazza4
• lapok száma;
• szavatossági idő;

és az összeállító (beosztása, vezetékneve) és aláírása feltüntetve (kötelező).

• A szabályok szerint a leltáron nincs szám.
• Az archívumnak történő benyújtásra előkészített tokot 229×324 cm-es borítóval szállítjuk (nem szabványos anyagok esetén a borító megfelel a tényleges paramétereknek).

Fényképes utasítások