Az iratkezelési szolgáltatás fő célja nevétől függetlenül a dokumentációt támogató munka szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése és végrehajtása. E cél elérése a következő feladatok megoldását jelenti:

– a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek folyamatos fejlesztése;

– rendelkezés egységes rend dokumentálás, a dokumentumokkal végzett munka megszervezése, információ-visszakereső rendszerek, a végrehajtás ellenőrzése és a dokumentumok tanszéki irattárba történő átadásra való előkészítése a mindenkori állami szabályozási és módszertani dokumentumok szerint;

– a dokumentumáramlás csökkentése;

– a fejlesztést szolgáló normatív és módszertani dokumentumok kidolgozása és bevezetése dokumentációs támogatás a szervezetben és az alárendelt rendszerben fejlett irodairányítási technológiák.

Az oroszországi modern irodamenedzsment szolgáltatás funkcióit tevékenységének céljai és célkitűzései határozzák meg, és magukban foglalják a szolgáltatás által végzett teljes munkakört.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálat a kijelölt feladatoknak megfelelően az alábbi feladatokat látja el:

1) a szervezet egységes formáit tartalmazó munkaidő-nyilvántartás és album kidolgozása, végrehajtása és karbantartása, azok módosítása;

2) továbbítási feldolgozás, iratnyilvántartás, valamint okmányok könyvelése és referenciamunkája;

3) a beérkező dokumentumok időben történő áttekintésének és a vezetőség felé történő jelentésre való felkészítésének megszervezése, a vezetőségnek aláírásra benyújtott dokumentumok teljesítésének helyességének ellenőrzése;

4) az iratok lebonyolításának menetének szabályozása, az áthaladásának, az iratok lebonyolításának és lebonyolításának ellenőrzése. határidő; a dokumentumok végrehajtásának előrehaladásáról és eredményeiről szóló információk általánosítása, a vezetőség szisztematikus tájékoztatása ezekről a kérdésekről;

5) a dokumentumok géppel történő előállításának, másolásának és gyors sokszorosításának megszervezése; dokumentum nyomtatványok fejlesztése és tervezése;

6) a szervezet aktáinak nómenklatúrájának kidolgozása, az iratok tárolásának és a dokumentációs információk gyors felhasználásának biztosítása;

7) az állampolgárok javaslataival, nyilatkozataival és panaszaival kapcsolatos munka megszervezése;

8) a strukturális részlegekben a dokumentumokkal végzett munka ellenőrzésének megszervezése;

9) intézkedések kidolgozása (a szervezet megfelelő strukturális részlegeivel együtt) a dokumentumokkal való munkavégzés formáinak és módszereinek javítására, valamint a teljesítményfegyelem javítására;

10) a szerkezeti felosztásokban az ügyek nyilvántartásának helyességének ellenőrzése;

11) az archívumnak benyújtandó ügyiratok szervezeti felépítésének strukturális felosztásonkénti kialakításának helyességének ellenőrzése;

12) a levéltár munkájának megszervezése a Szovjetunió Állami Levéltári Alapjáról szóló szabályzattal, a Szovjetunió Állami Automatizált Rendszere intézményeinek szabályaival, utasításaival és módszertani ajánlásaival összhangban;

13) az óvodai nevelési intézmény és a levéltári szolgálat dolgozóinak továbbképzése, értekezletek tartása, tanácsadás az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás hatáskörébe tartozó kérdésekben;

14) munkahelyek szervezése, automatizált munkahelyek, munkakörülmények az óvodai nevelési szolgálat dolgozói számára.

2.5. A szolgáltatási tevékenységek szabályozása
dokumentációs támogatás a menedzsment számára

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás és dolgozói az alábbi szervezeti és jogi dokumentumok alapján végzik tevékenységüket (8. ábra):

– a szerkezeti egységre vonatkozó előírások;

– munkaköri leírások;

- utasítások az irodai munkához.

A szabályzatok és utasítások megalkotása a funkciók és felelősségek elosztására, valamint a dokumentumokkal való munkavégzés elfogadott technológiájának szabályozására irányul (8. ábra).

Meg kell jegyezni, hogy a szervezet alapszabálya jelentős szerepet játszik az iratkezelési szolgálat tevékenységének szabályozásában. A charta kidolgozása hatással van az irodai munka általános megszervezésére, mivel a konkrétan meghatározott feladatok tükrözik a szervezet tevékenységének irányát és sajátosságait, a struktúra, a vezetői személyzet jóváhagyásának eljárását, és megteremtik a vállalkozás dokumentumáramlásának kezdeti szervezeti alapjait. . A társaság vezetői funkcióinak és felelősségi köreinek alapszabályban történő lehatárolása segít szabályozni az e funkciók ellátása során felmerülő információs kapcsolatokat, és lehetővé teszi számunkra, hogy meghatározzuk a létrehozandó és felhasználandó dokumentumok körét. menedzsment tevékenységek.

A chartának a vállalkozás irányítási eljárásával foglalkozó része kezdeti képet ad a vezetés által kiadott adminisztratív dokumentációról, befolyásolja a dokumentumkészítési folyamatok racionalizálását, meghatározza az információáramlás és a dokumentumkezelés paramétereit.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás tevékenysége során ellátott feladatokat, funkciókat, jogokat és kötelezettségeket az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatásról szóló szabályzat alakítja ki és rögzíti. A szolgáltatásra és a szervezetre vonatkozó szabályzat szabványos alapon kerül kialakításra. Az egyedi szabályzatok kidolgozásakor a szolgálat feladatainak és funkcióinak összetétele attól függően kerül meghatározásra valós körülmények tevékenységét.

A dokumentációt támogató szolgálatról szóló szabályzatot az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálat vezetője írja alá és a szervezet vezetősége hagyja jóvá. A pozíciót azon strukturális osztályok vezetőivel egyeztetik, amelyekkel a kapcsolat létrejött (1. sz. melléklet). Helyzetáttekintést kell végezni a szervezeti struktúra megváltoztatásakor, az irodavezetői szolgálat átcsoportosításakor, belső szervezeti felépítésének megváltoztatásakor, új munkaszervezési formák és módszerek bevezetésekor.

A munkavállalók közötti felelősség- és jogmegosztást szabályozó fő szervezeti dokumentum, amely az egyes műveletek végzése során a párhuzamosságok és párhuzamosságok kiküszöbölésére, az egyes munkakörök közötti kapcsolatok kialakítására szolgál, a munkaköri leírás.

Rizs. 8. Szervezeti dokumentumok felépítése,
az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás dolgozói státuszának biztosítása

A hivatalos pozíció a vezetői struktúra elsődleges eleme. A beosztásrendszer kialakítása a szerkezeti egységben betöltött funkciók mennyiségétől, összetételétől, jellegétől, a munkamegosztástól, együttműködéstől függ. A munkaköri leírás hatékony irányítási eszköz, amely szervezeti, szabályozó és szabályozó szerepet tölt be. Emellett a munkaköri leírások lehetővé teszik az egyes szolgálati alkalmazottak tevékenységének objektív értékelését és a végrehajtási intézkedések objektív alkalmazását.

A munkaköri leírások kidolgozásának első forrása egy szabályozó dokumentum, mint pl Minősítési kézikönyv vezetői, szakemberi és egyéb alkalmazotti beosztások, amely szabályozott követelménylistát tartalmaz a különböző kategóriákba tartozó szakemberek képzettségére vonatkozóan.

A munkaköri leírások elkészítésekor a második forrás az szabványos munkaköri leírások. Ezeket a hasonló intézmények vagy strukturális egységek alkalmazottainak bizonyos kategóriái számára (például szerkezeti egységek titkárai) fejlesztették ki. A szabványos utasítások jelenléte nagyban megkönnyíti az egyes utasítások elkészítését, de nem helyettesíti azokat. Mivel a munkaköri leírások a munkavállaló szervezeti és jogi státuszát szabályozó dokumentum, ezeket a létszámtáblázatban szereplő minden munkakörre el kell készíteni.

A munkaköri leírások kidolgozásakor használt harmadik dokumentum az a szerkezeti egységre vonatkozó előírásokat. A munkaköri leírások szabályozzák a feladatokat és funkciókat, meghatározzák azok megoszlását a szervezeti egységek dolgozói között, meghatározzák az egyes dolgozók tartalmát, jellegét és tevékenységi rendjét.

A szabályzatok és a munkaköri leírások egymással összefüggő és egymást kiegészítő dokumentumok, mivel az egyes alkalmazottak felelősségét az irodavezetői szolgálat által ellátott funkciók teljes komplexumának megoszlása ​​alapján állapítják meg, és az egész szolgáltatás egészének feladataira és funkcióira épülnek.

A munkaköri leírás szövegére a feladatok, funkciók és felelősségi körök meghatározásának teljességére vonatkozó követelmények vonatkoznak. Az egyes munkavállalók tevékenységeinek nem világos és hiányos meghatározása az egyes munkavállalók tevékenységének instabilitásához és következetlenségéhez vezet. Amikor a munkaköri leírásban általános, nem specifikus, egyszerűsített felelősségi köröket rögzítenek, akkor egy tisztán formális dokumentum jön létre, amely nem tölti be a célját. A munkaköri leírás minden pontjában ki kell zárni annak tartalmának eltérő értelmezésének lehetőségét, és meg kell határozni a felelősségeket és a munkatípusokat. A cselekvést kifejező igéket jelző módban kell használni: „az ellenőr végez”, „a titkár szervez”, „a referens alkot” stb. Ugyanakkor a munkavégzés önállóságának mértékét pontosan tükrözni kell: „részt vesz...”, „együtt...”, „végrehajtást biztosít”.

A „Fő feladatok és felelősségek” szakasz tartalmazza az e pozíciót betöltő munkavállaló fő feladatát, felelősségének tárgyát és a munkaterületet. Az alábbiakban felsoroljuk a konkrét munkaköri kötelezettségek, amelyek a fő feladat végrehajtását alkotják. Például a munkavállaló fő feladata a dokumentumok nyilvántartása; Különböző szervezeteknél ez a feladat magában foglalhatja olyan munkák elvégzését, mint egy vagy több napló vezetése, regisztrációs vagy regisztrációs és ellenőrzési kártyák kitöltése, számítógépes adatbázis vezetése, információtovábbítás, referenciafájlok összeállítása és karbantartása, vezetői szakértői kérések kiszolgálása stb. A felelősségek megfogalmazásakor a szervezetben a dokumentumokkal való munkavégzés technológiájából, a rendelkezésre állásból indulnak ki technikai eszközökkel. Ez a rész is megfogalmazza az iratok elkészítésének és továbbításának sajátosságait, a munkavállalók egyes információkhoz való hozzáférését, az iratok feldolgozásának és továbbításának szabályait, a feladatok ellátásának módjait és határidejét, az egyedi megbízások teljesítésének rendjét, ill. etikai normák, amit a csapatban be kell tartani.

A „Jogok” rész tartalmazza az irodai dolgozók jogait, mint például a döntéshozatal, a munkájuk elvégzéséhez szükséges információk megszerzése, bizonyos típusú dokumentumok záradékolásához való jog, az ellenőrzés joga, a dokumentumok felülvizsgálatra való visszaküldésének joga stb. A munkavállaló jogainak világos megfogalmazása lehetővé teszi felelősségének megfogalmazását, amelyet külön szakaszban osztanak ki.

A „Felelősség” részben megfogalmazza a tisztviselő felelősségének tartalmát és formáit tevékenysége eredményeiért és következményeiért, valamint a feladataihoz kapcsolódó, kellő időben történő intézkedés vagy intézkedés elmulasztásáért. A felelősség fegyelmileg és anyagilag is megállapítható, de ennek összhangban kell lennie hatályos jogszabályokés figyelembe véve a szervezet munkájának sajátosságait.

Az utolsó két rész szorosan összefügg egymással, és lehetővé teszi számunkra, hogy meghatározzuk a munka értékelésének kritériumait.

Útmutató a menedzsment dokumentációs támogatásához- a fő szabályozási aktus, amely szabályozza a dokumentumokkal való munkavégzés technológiáját egy szervezetben, szabályokat, technikákat, dokumentumok létrehozásának folyamatait, a velük való munkavégzés eljárását, kulcs szervezési kérdések. A gyakorlatban az utasítás konszolidálja az adott szervezetben kialakult irodairányítási rendszert.

Minden intézményben utasításokat készítenek, figyelembe véve a munka sajátosságait. Elkészítésük alapját a szabványos utasítások, valamint az aktuális állami szabályozási és módszertani dokumentumok képezik.

Az utasítás szerkezete tartalmazza általános rendelkezések, tematikus szekciók és alkalmazások.

A szakaszban "Általános rendelkezések" megállapítja az Utasítás megosztási körét, a nem teljesítésért való felelősséget, az intézmény egészében és szervezeti egységeiben az iratokkal való munka dokumentálásának és megszervezésének egységes rendjéért felelős egységet, ezek adminisztratív és módszertani alárendeltségét, valamint a szabályozási és módszertani keret.

A tematikus részek általában a szakasszal kezdődnek "Dokumentáció", ahol a következők vannak meghatározva:

– a szervezet tevékenységének olyan kérdései, amelyek kötelezően dokumentálandók;

– az adminisztratív, szervezési, tájékoztatási tevékenységek dokumentálására használt dokumentumok típusai és fajtái;

– általános szabályokat dokumentumok elkészítése és kivitelezése;

– felkészülési szabályok egyes fajok adminisztratív dokumentumok, beleértve a záradékolási, jóváhagyási, jóváhagyási és aláírási eljárást;

– a dokumentumok előállítására és sokszorosítására vonatkozó eljárás;

– a másolatok és mellékletek elkészítésének és hitelesítésének szabályai;

– a nyomtatványok, pecsétek, bélyegzők használatának és tárolásának rendje;

– az előadóművészek dokumentumokkal való munkavégzési eljárása.

Jelen szakasz tartalma jelentősen bővíthető külön alfejezetek beépítésével, amelyek a testületi szerv, valamint a vezető helyettesek iratkészítésének szabályait rögzítik. Egyes szervezetek a felsorolt ​​kérdéseket önálló szervezeti dokumentumba különítik el, például a dokumentumok elkészítésére és végrehajtására vonatkozó szabályokat (vagy szabályzatokat).

Fejezet "A dokumentumfolyam szervezése" tartalmazza: a beérkező iratok fogadásának, feldolgozásának, kiosztásának rendjét; szállításuk és átszállításuk egyik szerkezeti egységből a másikba történő megszervezése; az iratok mozgásának főbb hatóságai; a kimenő dokumentumok elkészítésének és elküldésének eljárása; eljárás a dokumentumáramlás mennyiségének rögzítésére.

Fejezet "A dokumentumok nyilvántartása" megállapítja a bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartásának megszervezését, a nyilvántartás feltételeit, formáit és módjait, ismerteti az elfogadott technológiát és a dokumentumok indexelésének eljárását.

A szakaszban "Referenciamunka szervezése" meghatározásra kerülnek a szervezeten belüli információ- és referenciamunka felépítésének elvei, megadjuk a referenciatömbök leírását, elérhetőségüket a különböző alkalmazotti kategóriák és különböző strukturális felosztások számára, a rendszerezés és osztályozás sorrendjét. referencia információk, információ visszakereső technológia.

Fejezet „A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezése” megállapítja a kötelezően ellenőrzött bizonylatok kategóriáit, az ellenőrzés elhelyezésének rendjét, az ellenőrzés technológiáját, az előadók felelősségét, a lebonyolítás szabványos határidejét, a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozó adatok összesítésének rendjét, a vezetők teljesítményfegyelemről való tájékoztatásának rendjét, a nyomtatványok és jelzések használata a dokumentumokon.

Fejezet "A dokumentumok azonnali tárolása" tartalmazza a dokumentumok dokumentációs szolgáltatásban, szerkezeti felosztásokban történő tárolásának szabályait, és megállapítja az iratok biztonságáért való felelősséget, az egyes dokumentumkategóriák irattá alakításának szabályait, az iratnómenklatúra kialakításának és használatának rendjét, az iratok rendszerezésének és indexelésének rendjét. .

szakaszhoz „Dokumentumok előkészítése az irattárba iktatáshoz” tartalmazza a vizsgálat rendjét és megszervezését (a tárolásra és megsemmisítésre szánt iratok kiválasztása), az ügyek tárolásra való előkészítésének szabályait, az ügyleírás követelményeit, az ügyek irattárba történő átadásának rendjét.

A tematikus szekciók összetétele a munkakörülményektől és az alkalmazott technológiától függően változhat, kiegészíthető.

Az útmutató mellékleteinek legfeljebb hivatkozási és szemléltető anyagot kell tartalmazniuk, szakaszok sorrendjében rendszerezve, amelyek mindegyikében a vonatkozó hivatkozások szerepelnek. A mellékletek dokumentumfolyamat-vázlatokat, pecsét- és bélyeglenyomatokat, nyomtatványmintákat, bizonylatnyomtatvány-kitöltési mintákat, egyes bizonylattípusok kiviteli példáit, ellenőrzött bizonylatok felsorolását, elszámolásukra szolgáló nyomtatványokat, ügynómenklatúra nyomtatványait stb.

Az utasításoknak tükrözniük kell a dokumentumokkal való munkavégzés teljes folyamatát, az összes technológiai műveletet logikai sorrendben. Az utasítás nem csak az irodai vezetési szolgáltatás, hanem az irányítási apparátus összes szakembere számára is szabályozó dokumentum.

Az utasítások elkészítését az irattári és jogi szolgálatok közreműködésével az iratkezelési szolgálat végzi. Az utasítást a szervezet vezetője hagyja jóvá, és parancsával lép életbe, majd minden szerkezeti egységhez munkavégzés céljából megküldi.

Egységesített okmányformák táblázata szervezet - az adott irányítási struktúra irányítási tevékenységeinek végrehajtásához szükséges és elegendő jóváhagyott dokumentumformák listája, amely tartalmazza az egyes dokumentumok jellemzőit, jogi státuszát és dokumentációs szakaszait. A jegyzõlap mind az apparátusban felhasznált dokumentumok összetételének, mind az elõkészítésük eljárásának normatív biztosításának módja. A munkaidő-nyilvántartás csak olyan dokumentumokat tartalmaz, amelyek létrehozása szükséges, törvényes és időszakonként ismétlődik.

A munkaidő-nyilvántartás a következő oszlopokat tartalmazhatja:

– bizonylat nyomtatvány kódja;

– a dokumentum alkalmazásának vagy közzétételének alapjául szolgáló jogalkotási vagy szabályozási aktus neve;

– az előkészítésért felelős szerkezeti egység neve, az előkészítés gyakorisága;

– koordináció (belső és külső) – az ebben a folyamatban részt vevő szervezetek vagy strukturális egységek vagy tisztviselők megjelölése;

– aláírás (az okiratot aláíró személy pozíciója);

– jóváhagyás (a vezető beosztása vagy a dokumentumot jóváhagyó szerv neve);

– pecsét (okirat pecséttel való hitelesítésének szükségessége);

– címzett szervezet (szervezeti egység, amelyhez az iratot benyújtják).

Ezenkívül a munkaidő-nyilvántartás tartalmazhat információkat a dokumentum szövegének elkészítési helyéről, nyilvántartásáról, a másolatok számáról, a postai küldemény körforgásáról, az eredeti tárolási helyéről stb.

A munkaidő-nyilvántartás elkészítésének folyamata lehetővé teszi, hogy az iratkezelési szolgálat minden iratokkal végzett műveletet elemezzen (az előkészítésben, aláírásban, jóváhagyásban, jóváhagyásban részt vevő végrehajtók és vezetők beosztása; a dokumentumkészítés gyakorisága, a létrehozás és továbbítás technikai eszközeinek jellemzői). használt). A szervezet vezetőjének jóváhagyása után a munkaidő-nyilvántartás a dokumentumkészítés szakaszainak normatív konszolidációjának eszközévé válik. A munkaidő-nyilvántartás üzemképes állapotban tartását (karbantartását) az irodai szolgálat végzi. A karbantartás előírja a dokumentáció változásainak időben történő bevezetését a munkaidő-nyilvántartásba - új űrlapok szövetségi hatóságok általi bevezetését, a korábban meglévők törlését, valamint a használati eljárás ellenőrzését.

A munkaidő-nyilvántartás használatával a következőket teheti:

– kizárja az új formák indokolatlan létrehozásának lehetőségét;

– létrehozza a szervezet dokumentumainak egységes osztályozását a vezetési funkcióknak és céloknak megfelelően;

– vegye figyelembe a bizonylatok fajtáinak és formáinak számát.

Menedzsment dokumentációs szolgáltatás (DOU)

Az SDOU az intézmény szervezeti különálló szerkezeti egysége, amely dokumentumokkal végzett munkát végez.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás fő feladata a funkciók végrehajtásához szükséges vezetői információk időben történő feldolgozása és továbbítása a különböző szintekre.

A vezetői gyakorlatban óvodai nevelési-oktatási intézmények működnek.

• 1. Ügyek intézése (minisztériumok, Oroszország nyilatkozatai). Az összetétel a következőket tartalmazza: a miniszter irányítása alatt álló felügyelőség irodája, a titkárság, az irodai munka egyszerűsítését végző osztály, a levél (panasz) osztály és a központi irattár.
• 2. Általános osztály - önkormányzati szerveknél és kormányzati szerveknél állami szervezetek. Összetétel: könyvelési és iratnyilvántartási osztályok, ellenőrző csoport, jegyzőkönyv, másolási szolgáltatás, archívum.
• 3. Hivatal – minisztériumok és autonóm osztályok. Rep-ih;

Ipartestületek, kutatási, tervezési, számítástechnikai központok.

Azokban az intézményekben, amelyek nem rendelkeznek óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatással, annak feladatát a titkár vagy más, erre a célra kijelölt tisztségviselő látja el.

• 1. Vezetők: ügyosztályvezető, irodavezető, irattárvezető, gépíró iroda vezetője, gyorsírási iroda vezetője, általános osztályvezető, titkárságvezető, levélosztályvezető, vezető az ellenőrzés jegyzőkönyvvezetője.
• 2. Szakemberek: levéltáros, miniszterhelyettes, segéd, módszertanos, szerkesztő, felügyelő, titkár - miniszter.
• 3. Műszaki előadók: korrektor, továbbító, ügyintéző, 1. és 2. kategória gépírója, 1. és 2. kategória gyorsírója, titkár - gépíró, titkár - gyorsíró.

Az SDOU szerkezeti részeinek funkciói.

• 1. Az expedíció feladata: bejövő levelek fogadása, nyilvántartásba vétel és nem regisztráció, szétosztás az intézmény szervezeti egységei között; számszerű nyilvántartást vezet a dokumentumokról; kimenő levelezés küldése, levelek kézbesítése szerkezeti egységekhez, címzettekhez.
• 2. A levelezés könyvelési és nyilvántartási csoport feladata: bejövő és kimenő belső bizonylatok elszámolása, nyilvántartása, referencia- és információs apparátus vezetése és információkeresés, kimenő és belső bizonylatok helyességének ellenőrzése.
• 3. Az ellenőrző csoport funkciója: az iratok időben történő felhasználásának figyelemmel kísérése, a szóbeli utasítások végrehajtási határidejének ellenőrzése a vezető szervezeti egységei által, a vezetés tájékoztatása a dokumentum és az utasítások végrehajtásának előrehaladásáról.
• 4. A levélosztály feladata: vállalkozások, kérelmek, állampolgári panaszok fogadása és rögzítése; a szerkezeti egységekhez benyújtott panaszok lebonyolítására irányuló kérelmek elkészítése és benyújtása a vállalkozások vezetőségéhez; végrehajtásuk időzítésének figyelemmel kísérése, a pályázók értesítése a javaslatok, kérelmek, panaszok elbírálásának eredményéről, javaslatokkal, pályázatokkal, panaszokkal akták készítése és irattárba továbbítása, a végrehajtás elemzése, összegzése, a látogatók fogadásának megszervezése.
• 5. Az irattár funkciója: az irattárba benyújtandó iratok átvétele, rögzítése, tárolása, felhasználása; a szerkezeti egységekben lévő iratok helyes kialakításának, tárolásának és felhasználásának ellenőrzése; ügyek előkészítése az irattárba adásra.
• 6. A titkár-ügyvezető és helyetteseinek feladata: a legfontosabb kérdésekben beérkező levelezés előzetes mérlegelése, dokumentációkezelésre való előkészítése; értekezletek dokumentációs támogatásának megszervezése, vezetői munka nem okmányos támogatása.

SDOU műveletek.

A dokumentumok szabványainak való megfelelés ellenőrzése.

Dokumentumok feldolgozása, átadása az előadóknak.

• 3. Bizonylatok nyilvántartása és könyvelés, referenciamunka.
• 4. A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése.
• 5. Fájlok kialakítása, nyilvántartása, tárolása és felhasználása.
• 6. Az intézmények adminisztratív dokumentációjának nyilvántartása, kiadása.
• 7. Hivatalos iratok írógéppel történő előállítása, másolása, sokszorosítása.

Az SGSDOU alapvető rendelkezések összessége, amelyek szabályozzák az intézményekben történő iratkezelés szabályait, szabványait és ajánlásait, a beérkezéstől vagy létrehozástól a dokumentumok archívumba történő benyújtásáig.

Az SDOU dolgozóinak munkaszervezése.

1. Az SDOU alkalmazottainak munkaszervezésére vonatkozó általános követelmények. A munkaszervezés a következő kérdések megoldását foglalja magában:

Az SDOU világos szervezeti felépítése, a dokumentumokkal végzett munka legracionálisabb formájának megválasztása - minden intézmény 4 kategóriába van osztva a dokumentumáramlás mennyiségétől (az intézmény által évente feldolgozott dokumentumok száma) függően az 1 intézményben. , 2, 3 kategória, a dokumentumokkal való munkát a hivatal, az intézményekben 4 kategóriában - a titkárság végzi. Ez az SDOU munkáját egyetlen vezetés alatt központosítja. A központosítás lehetővé teszi azonnali végrehajtás dokumentációs munkát, egyértelmű interakciókat hoz létre az SDOU-ban szereplő szerkezeti egység között, javítja a dokumentumfeldolgozás minőségét.

Az egyes vezetők és osztályok képzettség szerinti megfelelő funkciómegosztása. Ezt a problémát a szabályozási dokumentumok végrehajtásának kidolgozásával oldják meg, az irányítási tevékenységek dokumentálására vonatkozó utasításokat; munkaköri leírások, állami szabványok.

Munkaügyi előírások az SDOU alkalmazottai számára. Fejlett módszertani ajánlások a munkagépészet szabványosításáról műszaki dolgozókés az alkalmazottak szabványos munkaidő normái a dokumentumokkal való munkavégzéshez, beleértve a gépelési munkát is.

A munkaügyi normák megkövetelték a dolgozók normál napi, heti, hónapi, éves leterheltségének biztosítását minden munkahelyen normál feszültség mellett, meghatározva az egyes munkavállalók munkájának értékelési kritériumait.

4) Az SDOU személyzetének hatósági és mennyiségi összetételének, összetételének szabályozása, képzettségük és munkakultúrájuk emelése. Az óvodai alkalmazottak létszámát a szolgáltatás egészére és annak szerkezeti részlegeire számítjuk.

Az SDOU kialakításakor az egyes dokumentációs szolgáltatási funkciók minimális létszámából kell kiindulni. alapján kell meghatározni a dokumentumfolyam mennyiségétől függően szabvány szabványok ideje a dokumentációs munkára.

5) A munkahelyek ésszerű szervezése és a kedvező munkakörülmények biztosítása.

Erre a célra módszertani ajánlások használhatók tudományos szervezet mérnöki és műszaki dolgozók és alkalmazottak munkája.

Az ember teljesítménye, termelékenysége és munkaminősége, egészségi állapota a munkahely megszervezésétől és a kedvező munkakörülményektől függ.

A dokumentumokkal való munkaszervezés formái.

Iratfolyamat: az adott intézmény által készített, kívülről kapott kész iratokkal végzett munka (átvétel, terjesztés, nyilvántartás, a végrehajtás ellenőrzése, referenciamunka, ügyek kialakítása, mozgási okmányok és okirati információk hatósági tárolása és felhasználása) .

• A dokumentumokkal való munkaszervezés 3 formája.
• 1. Központosított
• 2. Decentralizált
• 3. Vegyes

Központosított forma: nagyméretű intézményekben használatos dokumentumfolyamat. Ez magában foglalja a dokumentumokkal végzett összes művelet végrehajtását 1 osztálystruktúrában (iroda, főosztály).

• 2) Decentralizált forma : dokumentumokkal való munkavégzés, minden műveletet az intézmény egy strukturális egységében hajtanak végre, amely főszabály szerint földrajzilag elkülönül.
• 3) Vegyes forma: összetett szerkezetű, nagy volumenű iratforgalommal rendelkező nagy intézményekben használatos.

Egy adott intézmény dokumentumaival való munka megszervezésére szolgáló űrlap kiválasztásakor a következő tényezőket kell figyelembe venni:

• a) dokumentumáramlás mennyisége.
• b) az intézmény munkájának jellegét, területi elhelyezkedését.
• c) az intézmény és részlegeinek felépítését.
• d) műszakiban felszerelés.
• d) képzett menedzserek, szakemberek és műszaki előadók.

A dokumentumokkal való munkaszervezés formájának és a dokumentumáramlás volumenének kiválasztásakor a legfontosabb.

A dokumentumáramlás intézményének meghatározásához az SGSDO által javasolt kategorizációt használják.

A dokumentációs munka szabványosítása.

A kóddal végzett munkasor a munkaelemek egy bizonyos sorozatát jelenti, százalék. dokumentumokkal való munkáról. Ezek olyan műveletek, mint: levelezés fogadása, borítékok felbontása a beruházás értékének meghatározásához, nyilvántartásba vett iratok felhasználási terület szerinti válogatása, a kibocsátás érdemi lebonyolítása, irattárba helyezés, dokumentumok elkészítése írógép, dokumentumok keresése, hivatalos jelölések készítése a dokumentumon, fordítás számítógépes adathordozóra.

A dokumentációs műveletek szabványosítása során a műveletek végrehajtására vonatkozó időszabványokat, a személyzeti normákat, az ellenőrizhetőségi szabványokat és a létszámarányokat használják.

Az időarányosítás egy bizonyos típusú munka elvégzésére fordított idő, meghatározott műszaki és egészségügyi higiéniai munkakörülmények között.

A munkaerőköltségek mérése és arányosítása a következőket szolgálja:

• 1. A teljes intézmény működésére vonatkozó kiadások megállapítása.
• 2. Munkamódszerek fejlesztése.
• 3. Munkavállalók ösztönzése. dolgozni.
• 4. A munkateher egyenletes eloszlása ​​az időben.
• 5. Fejlesztések az intézmény munkájának tervezésében.
• 6. Céltartalékok racionális használat technikai eszközökkel.
• 4. A DOKUMENTÁCIÓS TÁMOGATÁS SZEREPE ÉS HATÁSA A VEZETÉSRE

A dokumentáris információ szerepe a menedzsmentben.

A menedzsment tevékenység minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban benne van. Az irányítási folyamat során hatalmas mennyiségű információ gyűjtése, feldolgozása és továbbítása történik. Az irányítás eredményessége az információk mennyiségétől, hatékonyságától és megbízhatóságától függ, ami leginkább a dokumentumokban tükröződik. Jogalkotási és előírások Számos olyan helyzet létezik, amikor az információk dokumentálása kötelező. Az adott vezetési helyzettől függően sok különféle típusok dokumentumokat. A következőkre oszthatók:

• · információtartalom (a fő irányítási funkciókat tükrözi)
• származás (hivatalos és személyes)
• · összeállítás helye (külső és belső)
• · gyártási módszer (kézzel, géppel és tipográfiai)
• · az információ megjelenítésének formája (szabvány, mindenki számára vagy számára készült egyes intézmények, egyéni)
• kérdések száma (egyszerű - egy kérdés; összetett - több kérdés)

Az irányítási folyamat a következő dokumentált műveleteket foglalja magában: dokumentáris információk gyűjtése és feldolgozása; döntés előkészítése; a döntés meghozatala és dokumentálása; döntések közlése a végrehajtókkal; a határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése; információtovábbítás vertikális és horizontális kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

Az irányítási apparátus feladatait főként a nemzetgazdaság és a közigazgatás minden ágazatában a tevékenység sajátosságaitól függetlenül létrejött és forgalomba hozott univerzális és hiteles szervezeti és igazgatási dokumentumokon (ORD) keresztül látja el.

Egy szervezetben az óvodai nevelést a szervezet vezetőjének közvetlenül alárendelt, önálló szervezeti egységként működő speciális szolgálat végzi. Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás fő célja a vezetési dokumentációt támogató munka szervezése, irányítása, koordinálása, ellenőrzése és végrehajtása.

A DOW szolgáltatás a következő feladatokat oldja meg:

• - a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek fejlesztése;
• - az Egységes Állami Dokumentációs Támogatási Rendszer, a GOST-ok és egyéb hatályos szabványok követelményeinek megfelelő egységes eljárás biztosítása a dokumentálásra, a dokumentumokkal végzett munka megszervezésére, az információkereső rendszerekre, a végrehajtás nyomon követésére és a dokumentumok tanszéki archívumba történő átadásra történő előkészítésére;
• - a bizonylatáramlás, az okmánynyomtatványok és bizonylatok számának csökkentése;
• - normatív és módszertani dokumentumok kidolgozása és bevezetése a szervezetben és az alárendelt rendszerben (alárendeltségi rendszerrel rendelkező szervezeteknél) a dokumentációs támogatás javítására, a számítógépes és szervezési technológia alkalmazásán alapuló menedzsment dokumentációs támogatásának progresszív technológiáinak megvalósítása, amelyek célja az szervezet tevékenységét.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálat a kijelölt feladatoknak megfelelően az alábbi feladatokat látja el:

munkaidő-nyilvántartások, szervezeti dokumentumok egységes formájú albumainak kidolgozása, megvalósítása, karbantartása, azok módosítása;

• - továbbítási feldolgozás, bizonylatnyilvántartás és könyvelés, bizonylatokra vonatkozó referenciamunka megvalósítása;
• - a beérkező dokumentumok időben történő áttekintésének és elkészítésének megszervezése a vezetőség felé történő jelentéshez, a vezetőségnek aláírásra benyújtott dokumentumok végrehajtásának helyességének ellenőrzése;
• - az iratok lebonyolításának előrehaladásának szabályozása, az áthaladásának, az iratok teljesítésének, határidőre történő végrehajtásának ellenőrzése;
• - a dokumentumok végrehajtásának előrehaladásáról és eredményeiről szóló információk általánosítása, a vezetőség szisztematikus tájékoztatása ezekről a kérdésekről;
• - iratok géppel történő előállításának, másolásának és gyors sokszorosításának megszervezése;
• - okmánynyomtatványok fejlesztése, tervezése;
• - a szervezet aktáinak nómenklatúrájának kidolgozása, az iratok tárolásának és a dokumentációs információk gyors felhasználásának biztosítása;
• - az állampolgárok javaslataival, nyilatkozataival és panaszaival kapcsolatos munka megszervezése;
• - a szerkezeti felosztásokban a dokumentumokkal végzett munka ellenőrzésének megszervezése;
• - a dokumentumokkal való munkavégzés formáinak és módszereinek javítását, valamint a teljesítményfegyelem javítását szolgáló intézkedések kidolgozása (a szervezet megfelelő strukturális részlegeivel együtt);
• - az irattárba benyújtandó ügyiratok szervezetének strukturális osztályok szerinti nyilvántartásának és kialakításának helyességének ellenőrzése;
• - az archívum szervezése;
• - az óvodai nevelési intézmény és a levéltári szolgálat dolgozóinak továbbképzése, értekezletek tartása, tanácsadás az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás hatáskörébe tartozó kérdésekben;
• - munkahelyek szervezése, automatizált munkahelyek, munkakörülmények az óvodai nevelési szolgálat dolgozói számára.

A vezetői dokumentációt támogató szolgáltatás felépítése

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás elnevezése és felépítése a hovatartozásuk figyelembevételével kerül kialakításra bizonyos csoport szervezetek, vállalkozások, intézmények.

Így a minisztériumokban és a szövetségi szintű osztályokban ügyosztályokat hoztak létre.

Az üzletvezetés általában a következőket tartalmazza:

• - titkárság (fogadóterem, miniszteri titkárság, miniszterhelyettesi titkárságok, testület titkársága, jegyzőkönyvi iroda);
• - ellenőrzés a miniszter (osztályvezető) irányítása alatt;
• - iroda (kormányzati levelező iroda, számviteli és nyilvántartási iroda, expedíció, írógépiroda, másolóiroda, távíró iroda stb.);
• - levél (panasz) osztály;
• - a dokumentumokkal végzett munka javításával és a technikai eszközök bevezetésével foglalkozó osztály;
• - központi archívum.

On állami vállalatok, kutatási, tervezési, mérnöki és egyéb szervezetekben, in oktatási intézményekben működik az óvodai nevelési intézmény osztálya, adminisztratív osztály vagy iroda. Általában a következő egységeket tartalmazzák: könyvelésről és nyilvántartásról; ellenőrzés; a dokumentumokkal való munka javítása és a technikai eszközök bevezetése; levelek (panaszok) elbírálása; titkárság; expedíció; gépíró iroda; másolóiroda; archívum.

Az egyesületekben, aggodalmakban, részvénytársaságok az óvodai nevelési szolgáltatás összetételét és felépítését a szervezet vezetése (elnökség, alapító értekezlet) határozza meg. A települési önkormányzati szervek gazdálkodási apparátusában általános osztály jön létre. A következőket tartalmazza: titkárság, iroda, ellenőrző csoport, protokoll csoport, iratkezelési munka javítási csoportja, levélcsoport (panasz), másolóiroda, archívum.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatással nem rendelkező kisvállalkozásokban és cégekben a strukturális részlegekben a dokumentumokkal kapcsolatos munkát a vezető titkára (felügyelő, asszisztens) vagy más, erre kijelölt személy végzi.

Szükséges, hogy az óvodai nevelési intézmény létszáma megfeleljen a munka mennyiségének és biztosítsa kiváló minőségű irodai munka a szervezetben. Az óvodai nevelési szolgálatot megfelelő felső- és középfokú szakirányú végzettséggel rendelkező szakemberekkel kell ellátni.

Az óvodai nevelési szolgáltatás alkalmazottainak számának meghatározásához az alkalmazottak számára vonatkozó iparági szabványokat használják, amelyeket az alkalmazottak számára vonatkozó szabványos ágazatközi szabványok, a gazdasági és adminisztratív szolgáltatások vesszői alapján dolgoztak ki. termelő vállalkozások, valamint az irodai munkavégzési idő kibővítése.

A szolgáltató alkalmazottak feladataikat a szervezet vezetője által jóváhagyott munkaköri leírás szerint látják el. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény dolgozójának munkaköri leírása a következő részekből áll: általános rendelkezések, funkciók, felelősségek, az alkalmazottak jogai, kapcsolatok (beosztásonkénti kapcsolatok), munkavállalói felelősség, munkakör értékelése.

A szervezet irányítására és problémáinak megoldására van egy független szervezeti egység - az óvodai nevelési szolgálat, amely általában közvetlenül a szervezet vezetőjének vagy valamelyik helyettesének tartozik.

A szervezet irányítására és problémáinak megoldására van egy független szervezeti egység - az óvodai nevelési szolgálat, amely általában közvetlenül a szervezet vezetőjének vagy valamelyik helyettesének tartozik.

A szervezetekben ma létrehozott óvodai nevelési szolgáltatásoknak sokféle elnevezése van: ügyviteli osztály, adminisztratív osztály, adminisztratív és jogi osztály, üzletvezetés, adminisztratív és személyzeti menedzsment, irodavezetés, dokumentumkezelés és tanszéki archívum beszerzése, ügyviteli osztály információs technológia, közigazgatási igazgatóság stb.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás megnevezésében az „osztály” és „vezetőség” szavak szerepeltetése. belső osztályok osztályok, szektorok, csoportok formájában hangsúlyozza fontosságát, mint olyan struktúrát, amely a szervezetben azonos irányítási funkciót tölt be, mint például a pénzügyi irányítás.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás lehetőségének megválasztása, felépítése és létszáma függ a szervezet létszámától, a szervezeti felosztások összetételétől, az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás által végzett munka mennyiségétől, a dokumentumáramlás volumenétől, az oktatás formáitól. dokumentumokkal végzett munka (centralizált, decentralizált, vegyes dokumentumáramlás), meghatározott típusú munkák elvégzésének munkaerőköltsége, valamint a dokumentumfeldolgozási folyamatok automatizálási szintje (EDMS megvalósítás).

Ennek a cikknek az a célja, hogy bemutasson néhányat modern megközelítések az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás kialakításához.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás céljai, célkitűzései

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás céljai az óvodai nevelési intézményben folyó munka irányítása, koordinálása és végrehajtása.

Az óvodai nevelési intézmény szolgáltatása az alábbi fő feladatok megoldására szolgál:

• egységes dokumentációs eljárás biztosítása, a dokumentumokkal való munka megszervezése.

Ennek a feladatnak a teljesítése magában foglalja a dokumentumok és a bennük található információk kezelési folyamatainak megszervezését, tervezését és szabályozását, egységes technológia biztosítását a dokumentumok létrehozásához, jóváhagyásához, nyilvántartásához, feldolgozásához, a végrehajtás nyomon követéséhez, tárolásához és felhasználásához. életciklus. Ezt fejlesztéssel és biztosítással érik el gyakorlati alkalmazása az óvodai nevelési-oktatási intézményekre vonatkozó utasításokat, az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatásról szóló szabályzatot, a szervezet archívumáról és a szakértői bizottságról szóló szabályzatot, az ügyek nómenklatúráját, a jegyzékeket és osztályozókat, az egységes követelményeken alapuló dokumentumokkal való munka megszervezéséhez szükséges egyéb szabályozási és módszertani dokumentumokat. ;

• információkereső rendszerek létrehozása.

A probléma megoldásának biztosítania kell az összes regisztrált dokumentum gyors és minőségi keresését különféle részletkészletek felhasználásával a feldolgozás és a szervezeten való áthaladás bármely szakaszában. Meg kell szervezni a dokumentumok adatbázisának kialakítását, amelyet mindenekelőtt a dokumentumokkal való munkavégzés automatizálásával érnek el;

• a dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezése.

Ez a feladat magában foglalja az érintett vezetők dokumentumainak (utasításainak) időben történő és helyes végrehajtását célzó munkacsoportot, a teljesítményfegyelemhez szükséges elemző munka elvégzését.

Ennek a munkának a technológiáját az óvodai oktatási intézmény utasításai határozzák meg, és általában a következőket tartalmazza:

• határidők meghatározása, ellenőrzési elvek;
• ellenőrzési feladatok meghatározása és ellenőrzési eljárások lebonyolítása (ellenőrzés kitűzése, határidő meghatározása, végrehajtás előrehaladásának nyomon követése, megelőző és utólagos ellenőrzés, végrehajtási időszak meghosszabbítása, irat ellenőrzés alóli kivonása, a vezető tájékoztatása a teljesítményfegyelemről és javaslatok készítése annak javítására (ha szükséges);
• a tanszéki irattárba történő átadásra szánt dokumentumok előkészítése a hatályos szabályozási dokumentumoknak megfelelően.

• a szervezet archívumának összeállításával kapcsolatos munka megszervezése.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményekre vonatkozó utasításoknak megfelelően az állandó és ideiglenes (10 éven túli) tárolási időszakok kitöltött nyilvántartásai, amelyek általában egy évvel a megnyitás naptári évének végét követően, leírásra és nyilvántartásba vételre vonatkoznak. az előírt módon felelős a szerkezeti egységek irodai munkáiért az irattárba történő átadásra. Ennek a folyamatnak a biztosításához az óvodai nevelési intézmény dolgozói megadják a szükséges módszertani és gyakorlati segítséget.

• a szervezet esetlistájának elkészítése és az ügyek helyes kialakításának figyelemmel kísérése az osztályokon.

Az ügyek nómenklatúrájának elkészítésére irányuló munka a szervezet tevékenysége során keletkezett dokumentumok összetételének, tartalmának és számának, valamint a strukturális részlegektől kapott javaslatok tanulmányozása alapján történik az ügyeknek a szervezet ügyeinek összevont nómenklatúrájába való felvételére. . Ebben az esetben az Állami Költségvetési Oktatási Intézmény alapvető rendelkezései, a szervezet óvodai nevelési-oktatási intézményére vonatkozó utasítások, a szerkezeti felosztásra vonatkozó előírások, a létszámbeosztások, a tárolási időszakokat feltüntető dokumentumok szabványos jegyzékei alapján kell eljárni. Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálatot az ügyek helyes kialakításának figyelemmel kísérésére is fel kell hívni az osztályok időszakos ellenőrzésével az iratokkal végzett munka és a dokumentumok biztonsága tekintetében;

• dokumentumok értékének vizsgálata.

Ezt a feladatot úgy oldják meg, hogy a keletkezett iratok oldalankénti áttekintését végzik a dokumentumok tudományos, társadalmi-kulturális, történelmi és gyakorlati jelentőségének megállapítása érdekében, kiválasztva azokat további tárolásra vagy megsemmisítésre. Az ilyen munkát szerkezeti egységekben végzik az óvodai nevelési szolgálat szakembereinek módszertani irányítása mellett és a szervezet archívumában az archívumba átadott dokumentumok szerint;

• a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek fejlesztése.

Ezt a feladatot számos normatív és módszertani dokumentum (például az egységes dokumentumok nyomtatványaiból álló album) kidolgozásával és gyakorlati megvalósításával valósítják meg. Az album tükrözi az egyes dokumentumok jellemzőit, annak vállalati státusz, dokumentációs szakaszok. Normatívan megállapítja a szervezetben felhasznált dokumentumok összetételét és elkészítésének rendjét, valamint a vezetési funkcióknak és feladatoknak megfelelően egységes iratosztályozásról rendelkezik. Használatakor figyelembe veszik a bizonylatok fajtáinak és formáinak számát is. A dokumentumokkal való munkavégzés automatizált programok megvalósítása ennek a problémának a megoldására irányul;

• a papírmunka és a dokumentumok számának csökkentése.

Annak érdekében, hogy javaslatokat készítsenek a szervezet vezetésének a dokumentumáramlás csökkentésére, nyilvántartást kell készíteni annak mennyiségéről.

A dokumentumáramlás csökkentésének problémája kétféleképpen oldható meg:

• csökkentse a belső levelezést (például szigorú követelményt vezessen be a belső levelezés lefolytatására csak abban az esetben, ha a probléma vállalati úton történő munkavégzése nem lehetséges email, telefon, megbeszélés);
• optimalizálja a dokumentumáramlást és alkalmazza a dokumentumok racionális útválasztását az EDMS használatakor;

• normatív és módszertani dokumentumok kidolgozása és megvalósítása a szervezet oktatási intézményeinek fejlesztése érdekében.

Ennek a feladatnak a végrehajtása az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgálatának és a szervezet egészének munkájához szükséges alapvető dokumentumok elkészítéséhez kapcsolódik (elsősorban az óvodai nevelési intézménynek szóló utasításokat jelent, amelyek tükrözik a dokumentumokkal való munkavégzés minden folyamatát és a bennük található információk és technológiai műveletek logikusan felépített sorrendben);

• végrehajtás modern módszerek dokumentumfeldolgozás, beleértve az automatizált óvodai oktatási rendszereket és a papírmentes (elektronikus) dokumentumáramlást.

A probléma megoldása nagyon fontos, mert V modern körülmények között Szinte minden szervezet bevezeti az EDMS-t, vagy frissíti vagy lecseréli egy funkcionálisabb rendszerre. Az elektronikus dokumentumkezelés elemei nélkül lehetetlen vállalkozást sikeresen felépíteni, vagy bármely szervezet hatékony működését biztosítani. Manapság a nagy szervezetek főként vegyes dokumentumáramlást alkalmaznak: elektronikus dokumentumkezelés papírelemekkel kísérve;

• az irodai munka szervezési és módszertani irányítása a szerkezeti részlegekben és az alárendelt szervezetekben.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálatnak ezt a feladatot normatív és módszertani dokumentumok kidolgozásával, használatuk ismertetésével, az osztályok és az alárendelt szervezetek módszertani és gyakorlati segítségnyújtásával, szemináriumok, értekezletek tartásával, a dokumentumokkal való munkavégzésért felelős személyek készségeinek fejlesztésével kell megvalósítania. az illetékes osztályok és struktúrák.

Az óvodai nevelési intézmény felépítése és az elmúlt években bekövetkezett változások

Az Állami Költségvetési Nevelési Intézménynek megfelelően az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás jellemző struktúrája: titkárság, iroda, ellenőrző csoport, protokoll csoport, iratkezelési munka javítását segítő csoport, levél (panasz) osztály, expedíció, gépíró iroda, másolóiroda és archívum.

GSDOU - Állami rendszer dokumentációs támogatás a menedzsment számára. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények (jóváhagyta a Szovjetunió Főlevéltárának testülete 1988. 04. 27., a Szovjetunió Főlevéltárának 1988. 05. 23-i rendelete, 33. sz.).

A fenti szerkezet elnevezései tükrözik az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás által ellátott főbb funkciókat. Az elmúlt 10-15 évben azonban az óvodai nevelési szolgáltatás szerkezete átalakult, elsősorban az alábbi tényezők miatt:

• jogszabályi változások a tájékoztatás és a dokumentáció területén;
• a dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának technológiájának korszerűsítése;
• új megközelítések megjelenése a vezetési folyamatok szervezésében, például a szervezet szervezeti és jogi formájának megváltozása vagy a jóváhagyott szabványoknak megfelelő minőségirányítási rendszer bevezetése miatt.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás céljai és célkitűzései jóval kisebb mértékben változtak, a főbb változások az EDMS szervezetekben történő bevezetéséhez kapcsolódnak: optimalizálják a dokumentumáramlást, a racionális útválasztást (dokumentumok mozgatását), kiküszöbölik a minősítetlen dokumentálást; üzleti folyamatok.

Figyelembe kell venni, hogy a 10-15 éve bevezetett automatizált rendszerek célja a költségek minimalizálása volt bizonyos műveletek (munkák) elvégzésekor, például dokumentumok nyilvántartása vagy a szervezet vezetésétől kapott utasítások végrehajtásának figyelemmel kísérése során. Jelenleg a szervezet egészében olyan vállalati technológiákat és rendszereket vezetnek be, amelyek általában más automatizált rendszerekkel ("Boss HR", "1C" stb.) vannak integrálva.

A másoló-nyomtató iroda elvesztette gyakorlati jelentőségét, hiszen számos szervezet dolgozói a munkahelyükön rendelkeznek másolóberendezéssel, és önállóan sokszorosítják a dokumentumokat. A gépíróiroda is kimerítette a hasznát, hiszen a szervezetek dolgozóinak számítógéppel való felszerelése után minden szakember számítógéppel készíti el a dokumentumtervezeteket. Ezenkívül a levelek (panaszok) osztálya ma már egyre kevésbé különálló struktúrához tartozik, de a levelekkel (panaszokkal) való munka eljárását az óvodai nevelési útmutató megfelelő szakasza tartalmazza, és ez a dokumentumkategória. , általában külön-külön vagy az általános dokumentumfolyamban van regisztrálva, de különösen kiemelkedik. Szintén nem teljesen releváns a protokoll csoport, amely korábban a döntések előkészítésének, egyeztetésének és kiadásának problémáit oldotta meg. testületi testületek a szervezet vezetése, de az általa ellátott funkciók egy része módosított formában átkerül a lektorokhoz (esetenként ez lehet a dokumentum-előállító csoport). A határozattervezetek előkészítésének és a testületi szervek munkájának szervezésének feladatáról az illetékes testületi szerv ügyvezető titkára dönt.

Összegzésként hangsúlyozni kell, hogy a meghozott vezetői döntések hatékonysága és minősége, végrehajtásuk időzítése, a szervezet egészének hatékonyságának növelése függ a dokumentumokkal való munka állásától, ezért az óvodai nevelési szolgálat szerepe. a szervezet felépítésében nehéz túlbecsülni.

E.V. Tychinskaya, az iratkezelés és archiválás szakértője

A menedzsment dokumentációs támogatása (papírmunka) a szervezet vezetésének egyfajta támogatása, amely magában foglalja a szervezet állapotára vonatkozó információk rögzítését, átvitelét és tárolását, valamint az állapot megváltoztatására irányuló ellenőrzési intézkedéseket. Az a tevékenységi ág, amely dokumentációt és munkaszervezést biztosít hivatalos dokumentumokat minden vállalkozás munkájának fontos szempontja: a szervezetek az eredményeket és a karbantartást tükröző dokumentumokat készítenek termelési tevékenységek, pénzügyi helyzetét, személyzettel való munka, logisztika stb. A dokumentumok biztosítják az irányítási funkciók végrehajtását, terveket határoznak meg, számviteli és jelentési mutatókat rögzítenek stb. Ezzel kapcsolatban elmondhatjuk, hogy a meghozott döntések hatékonysága és minősége, végrehajtásuk eredményessége és a szervezet egészének tevékenysége nagymértékben függ attól, hogy a dokumentumokkal végzett munka hogyan szerveződik.

A dokumentumokkal végzett munka szervezése a vezetési folyamatok és a vezetői döntéshozatal fontos része, amely jelentősen befolyásolja az irányítás hatékonyságát és minőségét.

Örökbefogadási folyamat vezetői döntés magában foglalja az információszerzést; feldolgozása; , előkészítés és döntéshozatal.

Ezek az összetevők szorosan kapcsolódnak a menedzsment dokumentációs támogatásához. A gazdasági hatás eléréséhez mindenekelőtt az információ minősége a fontos, amelyet annak mennyisége, hatékonysága, bonyolultsági foka és költsége határoz meg. Ha a vállalkozás nem rendelkezik egyértelmű munkával a dokumentumokkal, akkor ennek következtében romlik, mivel ez függ a minőségtől és megbízhatóságtól, az információ fogadásának és továbbításának hatékonyságától, a referencia- és információs szolgáltatás megfelelő megszervezésétől, az áttekinthető szervezettségtől. dokumentumok keresése, tárolása és felhasználása.

Az irodai munkában (DOW) három fő feladatot kell megoldani:

1. Dokumentáció (dokumentumok készítése, kivitelezése, koordinálása és elkészítése).
2. A dokumentumokkal való munka szervezése az ügyintézés folyamatában (mozgás biztosítása, a végrehajtás ellenőrzése, dokumentumok tárolása, felhasználása).
3. Az irattár rendszerezése.

A menedzsment dokumentációs támogatását önálló szerkezeti egységként működő szakszolgálat végzi. Ez lehet: üzletvezetés, általános osztály, iroda vagy titkárság.

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás három fő feladatsort old meg:

1. az irányítási tevékenységek dokumentálásának biztosítása;
2. a dokumentumokkal való munka megszervezése az intézményben;
3. a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek fejlesztése.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény feladatait meghatározzák

1. Az irányítási tevékenységek dokumentálásának biztosításának feladatai az alábbi funkciók ellátásával oldhatók meg:
   • nyomtatványok fejlesztése, tervezése, előállításuk biztosítása;
   • dokumentumok előállításának, másolásának és sokszorosításának biztosítása;
   • a dokumentumok elkészítésének és lebonyolításának minőségellenőrzése, a megállapított jóváhagyási eljárás betartása és a dokumentumok hitelesítése.
2. Az intézményben a dokumentumokkal végzett munka megszervezésének feladatait az alábbi funkciók ellátásával oldják meg:
   • Egységes iratok áthaladási rendjének kialakítása (intézményi dokumentumáramlás);
   • Bejövő és kimenő dokumentumok továbbítása;
   • Bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartása, elszámolása;
   • A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;
   • Dokumentumok rendszerezése, tárolásuk, felhasználásuk biztosítása; az állampolgárok felhívásaival kapcsolatos munka megszervezése.
   • Az információbiztonság biztosítása.
3. A dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek fejlesztésének feladatai közé tartozik a következő funkciók ellátása:
   • normatív, utasítási, módszertani dokumentumok kidolgozása, felülvizsgálata és a szervezet dolgozóinak tudomására hozatala;
   • módszertani útmutatás és ellenőrzés a szervezet strukturális részlegeiben a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított szabályok betartása felett;
   • a szervezet alkalmazottai képzettségének javítása és konzultáció a dokumentumokkal való munkavégzés kérdéseiről;
   • a szervezet dokumentációjának racionalizálása, dokumentumok egységesítési munkáinak elvégzése, a szervezet tevékenysége során használt dokumentumnyomtatványok Munkaidő-nyilvántartásának és Albumának kidolgozása;
   • a dokumentumokkal való munka új formáinak és módszereinek kidolgozása és bevezetése, a szervezet dokumentumáramlásának javítása, a végrehajtói fegyelem növelése;
   • feladatokat tűz ki az automatizált fejlesztésére, fejlesztésére információs rendszerekés adatbázisok a dokumentumok kezeléséhez.

Az információfeldolgozás és az irányítás minőségének javítása érdekében hatékony környezet kialakítására törekvő vállalkozás a következő feladatokkal néz szembe:

1. A dokumentuminformációk előkészítésével és feldolgozásával kapcsolatos minden munka javítása a vállalati dokumentumtámogatási mechanizmus (DOU) létrehozásával.
2. A megfelelő automatizálási stratégia kiválasztása, beleértve a szoftvertermékek megfelelő kiválasztását.

Egy ilyen egyszerűnek tűnő téma, mint például a dokumentumokkal való munka automatizálásához a legújabb technológiai vívmányokat kell használnia:

1. adatbázis-kezelő rendszerek;
2. dokumentumkereső és szövegelemző rendszerek;
3. rendszerek (nyomtatott és kézírásos) dokumentumok szkennelésére és felismerésére;
4. kliens-szerver környezet;
5. Internet/intranet.

A vállalkozás sajátosságaitól függetlenül a következő főbb dokumentumcsoportokat lehet megkülönböztetni:

• szervezeti dokumentumokat vállalkozás (alapszabály, szabályzat, alapító okiratot, szerkezet és létszám, személyzeti asztal, munkaköri leírások, belső munkaügyi szabályzat);
• adminisztratív dokumentumokat vállalkozások (alaptevékenységekre vonatkozó utasítások, utasítások, határozatok);
• személyi dokumentumok vállalkozások (személyzeti megrendelések, munkaszerződések(szerződések), személyi akták, személyi igazolványok f. T-2, személyes bérszámlák, munkakönyvek);
• pénzügyi és számviteli dokumentumok vállalkozások (főkönyv, éves jelentések, mérlegek, eredménykimutatások, könyvvizsgálói jelentések, leltárak, tervek, jelentések, becslések, elszámolások, pénztárkönyvek stb.);
• információk és referencia dokumentumok vállalkozások (cselekmények, levelek, faxok, igazolások, telefonüzenetek, feljegyzések, magyarázó megjegyzések, protokollok stb.).

A vállalkozás olyan dokumentumokat kaphat állami és önkormányzati szervezetektől, amelyek tevékenységének különböző kérdéseit szabályozzák (adók, biztonság környezet stb.). Ezek a dokumentumok külön csoportot alkotnak - felsőbb hatóságok szabályozó dokumentumai.

Külön csoportba sorolhatók a kereskedelmi szerződések (megállapodások), amelyek a vállalkozási tevékenység fő dokumentumai.

A felsorolt ​​dokumentumok mindegyike vezetési vagy szervezeti és adminisztratív dokumentumokra (ORD) vonatkozik. Ez alól kivételt képeznek a pénzügyi és számviteli bizonylatok, amelyek sajátos elkészítési és feldolgozási jellemzőkkel rendelkeznek.

Az Oroszországi Állami Levéltári Szolgálat (Rosarkhiv) és szervei a népek anyagi és szellemi életét tükröző, történelmi, tudományos, társadalmi, gazdasági vagy kulturális jelentőségű dokumentumok gyűjtésével és tárolásával foglalkoznak. Megteremtik a társadalom „emlékezetét”, információkat tárolnak az ország életéről. Emellett Rosarkhiv, mint a szövetségi végrehajtó hatalom központi szerve, felelős az országban folyó irodai munka megszervezéséért és racionalizálásáért. Szabványokat és ajánlásokat dolgoz ki az irodai munka megszervezésére. A Rosarkhiv fejlesztési ügynökségként felelős a szervezeti és adminisztratív dokumentációért (ORD), amely magában foglalja a fejlesztést. általános követelmények a működési szabályzathoz, meghatározott dokumentumformákhoz, a működési szabályzat alkalmazásának ellenőrzéséhez ben különböző területeken tevékenységek, a dokumentum nyomtatványok egységesítése az Egységes Szervezeti és Adminisztratív Dokumentációs Rendszer (USORD) létrehozásával. Az Orosz Föderáció Szabványügyi, Mérésügyi és Tanúsítási Bizottsága (Oroszország Gosstandartja) felelős a dokumentumokra vonatkozó speciális követelmények szabályozási konszolidációjáért és az egységesítésért a GOST-ok létrehozása révén, valamint a dokumentumok nemzetközi egységesítésében és szabványosításában való részvételért. A Munkaügyi Minisztérium munkaügyi és munkavédelmi dokumentumokat dolgoz ki. Így, ha a hatóságok a legmagasabb hatóság szabályozó szabályozás irodai munka, majd az Állami Levéltár,

A hivatali szolgálat tevékenységének szabályozásában jelentős szerepe van a szervezet alapszabályának - a megalakulás rendjét, a szervezet hatáskörét, funkcióit, feladatait, munkarendjét meghatározó jogi aktusnak. A charta kidolgozása hatással van az irodai munka általános megszervezésére. A chartában lefektetett szervezeti felépítés lehetővé teszi az irányítási tevékenységek során felhasználandó dokumentumkészletek meghatározását.

A szervezet óvodai nevelési szolgáltatásának tevékenységét szabályozó alapvető szabályozó dokumentumok:

Az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás szabályzata- ez egy olyan jogi aktus, amely meghatározza ennek az egységnek a megalakításának rendjét, felelősségét és munkaszervezését, valamint az óvodai nevelési szolgálatban dolgozó tisztviselők jogállását és hatáskörét. Az óvodai nevelési szolgáltatásról szóló szabályzatot a szolgálat vezetője dolgozza ki és írja alá, a szervezet vezetője hagyja jóvá. A Szabályzat azon strukturális osztályok vezetőivel kerül egyeztetésre, amelyekkel a kapcsolatok kiépülnek benne.

Munkakör leírása- ez a fő szervezeti elv, amely szabályozza a munkavállalók közötti felelősség- és jogmegosztást, alapul szolgálva az egyes műveletek végzése során a párhuzamosságok és a párhuzamosságok kiküszöbölésére.

Útmutató az irodai munkához– ez a fő szabályozó dokumentum, amely szabályozza a dokumentumok létrehozásának szabályait, technikáit, folyamatait és a dokumentumokkal való munka technológiáját. Mert hatékony munkavégzés az óvodai nevelési intézmény és a szervezet összes részlegének szolgáltatása érdekében a dokumentumokkal való munka minden szakaszának világos megértése és bemutatása érdekében minden szervezetnek utasításokat kell készítenie az irodai munkához, figyelembe véve tevékenységének sajátosságait.

A tipikus vezetési helyzetek dokumentumformáinak táblázata. A munkaidő-nyilvántartás a társaság által megoldott funkciók és feladatok dokumentációs támogatásának megvalósításához szükséges és elegendő szabványosított okmányok listája. Tartalmazza az egyes dokumentumok jellemzőit, jogi státuszát és dokumentációs szakaszait. A jegyzõlap mind az apparátusban felhasznált dokumentumok összetételének, mind az elõkészítésük eljárásának normatív biztosításának módja.

Szervezeti dokumentum nyomtatványok albuma. A Dokumentuműrlapokkal együtt minden szervezetnek rendelkeznie kell egy Dokumentuműrlapok albumával, amely a lapon szereplő dokumentum-űrlapokra vonatkozó szabványok gyűjteménye.

Ma már vannak az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás négy fő szervezeti felépítése:

1. Üzleti menedzsment.
2. Főosztály.
3. Hivatal.
4. Titkár.

Az üzleti menedzsment pedig a következő tipikus szerkezeti egységekre oszlik:

1. A titkárság a szervezet vezetésének kiszolgálására létrehozott strukturális egység. A következőket tartalmazza:
   • recepció;
   • a vezető titkársága és a vezetőhelyettesek titkársága;
   • az igazgatóság titkársága;
   • protokoll iroda.
2. Az óvodai nevelési intézmények racionalizálási osztálya az óvodai nevelési intézmények fejlesztésének központja, módszertani központja. Funkciói közé tartozik:
   • az irodairányítási technológia fejlesztését szolgáló intézkedések kidolgozása és végrehajtása;
   • az irodai munka normatív és módszertani támogatásának kialakítása (szabályzatok, utasítások, szabályzatok, szabályzatok, egységes formájú jegyzőkönyvek stb.);
   • osztályozási segédkönyvek kidolgozása (esetek nómenklatúrája, osztályozók, dokumentumjegyzékek tárolási idővel).
3. Az iroda, amely viszont fel van osztva:
   • expedíció;
   • levelező iroda;
   • számviteli és okmánynyilvántartási iroda;
   • számítógépes központ dokumentumszövegek feldolgozására és reprodukálására.
4. Levelek osztálya.
5. Központi Archívum.
6. Ellenőrzés.