დაწერეთ საქმიანი წერილის ნიმუში. როგორ დავწეროთ და დავაფორმოთ ბიზნეს წერილები სწორად

ამ სტატიაში თქვენ იხილავთ ინფორმაციას რთულ ასოებთან მუშაობის შესახებ, რომლებიც ხშირად გვხვდება საქმიანი ურთიერთქმედებისას და ასევე იხილავთ მაგალითებს საქმიანი წერილები. ეს არის წერილები, დაწერის აუცილებლობა, რომელიც წარმოიქმნება ბიზნეს ინტერესების დარღვევის შემთხვევაში: მოთხოვნის წერილი და საჩივრის წერილი.

ვინაიდან სიტუაცია თავისთავად საკმაოდ რთულია, ასეთ სიტუაციაში წერილის დაწერა ძალიან მნიშვნელოვანი საკითხია, რომელშიც მნიშვნელოვანია ავტორი იყოს კომპეტენტური, თავაზიანი, სწორი და ამავდროულად, შეძლოს მტკიცედ დაიცვას თავისი საქმე. ინტერესები.

დაეხმარეთ წარმატებით გადაჭრას "რთული" ასოების სირთულეები:

• კომპეტენტური დამოკიდებულება ურთიერთქმედებაში: მტკიცე, მაგრამ სწორი დამოკიდებულება პარტნიორობის მიმართ
• შესაბამისი წერის სტილის არჩევა (ფორმალური ბიზნესი ან კონფიდენციალური ბიზნესი).
• ფაქტების კომპეტენტური და ლოგიკური დამუშავება

საქმიანი წერილების ნიმუშები.

(დამოკიდებულება – პარტნიორობა, სტილი – ოფიციალური საქმე, ფაქტების დამაჯერებელი დამუშავება)

ძვირფასო კოლეგებო!

იმისათვის, რომ მივიღოთ ზომები ოპტიკის ინსტიტუტის მიერ 1992 წლიდან წარმოებული KIP-12 მოწყობილობის ხარისხისა და საიმედოობის უზრუნველსაყოფად სამუშაო პირობებში, ჩვენ მოგმართავთ შემდეგი თხოვნით: განიხილეთ შესაძლებლობა მიაწოდოთ ოპტიკის ინსტიტუტს ინფორმაცია მუშაობის შესახებ. მოწყობილობის პარამეტრები რეალური პირობებიოპერაცია (დეტალები დანართში). თქვენ მიერ გაგზავნილი მონაცემები საშუალებას მისცემს ინსტიტუტს შეაგროვოს ანალიტიკისთვის საჭირო ინფორმაცია, განახორციელოს მონიტორინგი და ხელს შეუწყობს KIP-12 მოწყობილობის ხარისხისა და საიმედოობის გაუმჯობესების საკითხების უფრო სწრაფ გადაწყვეტას.

გთხოვთ, შეგვატყობინოთ საპასუხო წერილში თქვენი გადაწყვეტილების შესახებ, დაგვეხმაროთ. თუ თქვენ გჭირდებათ დამატებითი ინფორმაცია გადაწყვეტილების მისაღებად, გთხოვთ, ასევე მიუთითოთ იგი თქვენს საპასუხო წერილში.

პატივისცემით,

ტექნიკური ბიუროს გუნდი

ოპტიკის ინსტიტუტი

საქმიანი წერილი. მოთხოვნის წერილის ნიმუში(დამოკიდებულება - პარტნიორობა, სტილი - კონფიდენციალური და საქმიანი, ფაქტების დამაჯერებელი დამუშავება)

ძვირფასო კოლეგებო!

ჩვენ ძალიან დაინტერესებული ვართ KIP-12 მოწყობილობის ხარისხისა და საიმედოობის გაუმჯობესებით, რომელსაც ვაწარმოებთ 1992 წლიდან და რომელიც მტკიცედ გამოიყენება თქვენი კომპანიის მუშაობაში 1995 წლიდან. ამიტომ, ჩვენ მოგმართავთ ამ თხოვნით.

KIP-12 მოწყობილობის ხარისხისა და საიმედოობის გასაუმჯობესებლად, ჩვენ გვჭირდება დეტალური მონაცემები ამ მოწყობილობის მუშაობის შესახებ სამუშაო პირობებში. ამ ამოცანის განხორციელებისას ჩვენ ნამდვილად თქვენი დახმარებისა და უშუალო მონაწილეობის იმედი გვაქვს. ჩვენი კომპანიების გრძელვადიანი და პოზიტიური თანამშრომლობის გათვალისწინებით, ჩვენ მოგმართავთ თხოვნით - შეთავაზებით: დაგვეხმაროთ მოწყობილობის მუშაობის შესახებ სტატისტიკური ინფორმაციის შეგროვებაში და მიწოდებაში. მადლობელი ვიქნებით, თუ იპოვით შესაძლებლობას შეაგროვოთ სტატისტიკა ჩვენთვის მითითებულ პარამეტრებზე (დეტალები განაცხადში). ეს საშუალებას მოგვცემს დავაკვირდეთ მოწყობილობის ეფექტურობას და სწრაფად მივიღოთ ზომები მისი მუშაობის ხარისხისა და საიმედოობის გასაუმჯობესებლად.

გთხოვთ შეგვატყობინოთ, მზად ხართ თუ არა პრინციპში დაგვეხმაროთ. თუ გადაწყვეტილების მიღება გჭირდებათ დამატებითი კომენტარებიან გაქვთ შეკითხვები - ჩვენ მზად ვართ ვუპასუხოთ მათ.

მადლობელი ვიქნებით თქვენი პასუხისთვის.

პატივისცემით,

ივან ივანოვი

ტექნიკური ბიუროს უფროსი

ოპტიკის ინსტიტუტი

საქმიანი წერილი. მოთხოვნის წერილის ნიმუში და საჩივრის წერილის ნიმუში.

გაითვალისწინეთ ჩვენი ინფორმაცია და დარწმუნებულები ვართ, რომ „რთული წერილების“ დაწერის საკითხი გაცილებით ნაკლებად შრომატევადი იქნება თქვენთვის.

თამარა ვოროტინცევა

გადახედეთ ჩვენს სასწავლო პროგრამებს საქმიანი მიმოწერა :

საქმიანი წერილიარის საქმიანი მიმოწერის ინსტრუმენტი, რომელიც მნიშვნელოვან როლს ასრულებს პარტნიორებთან, მომწოდებლებთან, კლიენტებთან და თანამშრომლებთან ურთიერთსასარგებლო და მეგობრული ურთიერთობების დასრულებაში ან შენარჩუნებაში. კარგად დაწერილი საქმიანი წერილი საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ორგანიზაციის დადებითი იმიჯი. ჩვენი საიტი შეიცავს წერისა და დიზაინის ნიმუშებს. სხვადასხვა ტიპისსაქმიანი წერილები.

საქმიანი წერილების ნიმუშები

გადახდის გარანტიის წერილი არის საქმიანი წერილი, რომელიც ადასტურებს მიღებული პროდუქციის, გაწეული მომსახურების ან შესრულებული სამუშაოს გადახდის ვადას და ფაქტს. გადახდის საგარანტიო წერილი შეიძლება იყოს საჩივრის წერილის პასუხი. როგორ დავწეროთ საგარანტიო წერილი ვალის გადახდაზე საგარანტიო წერილის ფორმა შეიცავს შემდეგ დეტალებს: ნომერი და თარიღი...

დასაქმების საგარანტიო წერილი არის საქმიანი წერილი, რომელიც შეიცავს დასკვნის გარანტიას შრომითი ხელშეკრულებადამსაქმებელი და თანამშრომელი. ყველაზე ხშირად, აუცილებელია მისი წარდგენა ფედერალური მიგრაციის სამსახურში, როდესაც თანამშრომელი სხვა ქვეყანაში გადადის. როგორ დავწეროთ დასაქმების საგარანტიო წერილი დასაქმების საგარანტიო წერილის ფორმა შეიცავს შემდეგ დეტალებს: ნომერი და თარიღი...

უზრუნველყოფის გარანტიის წერილი იურიდიული მისამართი- ეს არის საქმიანი წერილი, რომელიც შეიცავს არსებულ კომპანიასთან საიჯარო ხელშეკრულების დადების ფაქტის ან არასაცხოვრებელი ფართის მფლობელის განზრახვას მისი გაქირავების შემდეგ. სახელმწიფო რეგისტრაციაახალი იურიდიული პირი. ანუ გარანტირებულია მომავალი ხელშეკრულების დადების უფლება...

მადლობის წერილიმასწავლებელს - ეს არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას მასწავლებელს, კლასის მასწავლებელს საგანმანათლებლო დაწესებულების დირექტორის ან ბავშვების მშობლების სახელით ბავშვების აღზრდასა და აღზრდაში გაწეული მუშაობისთვის. როგორ დავწეროთ მადლობის წერილი მასწავლებელს მადლიერების წერილს მასწავლებლისთვის აქვს საქმიანი წერილის დეტალები: დოკუმენტის სათაური - მასში...

მადლობის წერილი მოსწავლის ან სტუდენტისადმი არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას სტუდენტის მიმართ აკადემიური წარმატებისთვის, აქტიურისთვის. სოციალური აქტივობები, მონაწილეობა სპორტული ცხოვრებადა ა.შ. სკოლის დირექტორის, უნივერსიტეტის რექტორის სახელით დგება მადლობის წერილი. როგორ დავწეროთ მადლობის წერილი სტუდენტს მადლიერება სტუდენტის მიმართ იწერება...

მადლობის წერილი თანამშრომლისადმი არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას თანამშრომლისადმი გაწეული მუშაობისთვის, კომპანიის განვითარებაში შეტანილი წვლილისთვის, საქმისადმი კეთილსინდისიერი დამოკიდებულების და ა.შ. მადლობის წერილი იწერება ორგანიზაციის ხელმძღვანელის სახელით ზოგიერთი მნიშვნელოვანი მოვლენის საპატივცემულოდ: საიუბილეო, პროფესიული დღესასწაული და ა.შ. როგორ მივწეროთ მადლობის წერილი თანამშრომელს...

მადლობის წერილი მშობლებისადმი არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას სკოლის კურსდამთავრებულთა მშობლებისადმი ან საბავშვო ბაღითქვენი შვილების კარგად აღზრდისთვის, აქტიური მონაწილეობაჯგუფის, კლასის ცხოვრებაში და საგანმანათლებლო დაწესებულება, დახმარება სკოლაში, საბავშვო ბაღში და ა.შ. მადლობის წერილი დგება დირექტორის, კლასის მასწავლებლის, მასწავლებლის ან უფროსის სახელით....

ორგანიზაციისადმი მადლობის წერილი არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას წარმატებული მოლაპარაკებების, შეხვედრისა და გატარებული დროის, მივლინების დროს გაწეული სტუმართმოყვარეობისთვის და ა.შ. როგორ მივწეროთ მადლობის წერილი ორგანიზაციას კომპანიის მადლობის წერილს აქვს საქმიანი წერილის დეტალები: დოკუმენტის სათაური - ოფიციალური პირის სრული სახელი...

მადლობის წერილი თანამშრომლობისთვის არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას ორგანიზაციის ხელმძღვანელის სახელით მის პარტნიორს საქონლის, შესრულებული სამუშაოსა და გაწეული მომსახურების მაღალი ხარისხის და დროული მიწოდებისთვის. როგორ დავწეროთ მადლობის წერილი თანამშრომლობისთვის მადლობის წერილს თანამშრომლობისთვის აქვს იგივე დეტალები, რაც საქმიან წერილს:...

ექიმისადმი მადლიერების წერილი არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას ექიმს გამოჯანმრთელებაში დახმარებისთვის. მადლობის წერილი იწერება პაციენტის ან პაციენტის ახლობლების სახელით. როგორ მივწეროთ მადლობის წერილი ექიმს ექიმის მიმართ მადლობის წერილს იგივე ფორმა აქვს, რაც საქმიან წერილს: წერილის სათაური არის ექიმის ან მთავარი ექიმის სახელი...

მადლიერების წერილი მასწავლებლისადმი არის საქმიანი წერილი, რომელიც გამოხატავს მადლიერებას საბავშვო ბაღის მასწავლებელს სკოლამდელი დაწესებულების დირექტორის ან ბავშვების მშობლების სახელით ბავშვების აღზრდაში გაწეული შრომისთვის. როგორ მივწეროთ მადლობის წერილი მასწავლებელს მადლობის წერილს საბავშვო ბაღის აღმზრდელს იგივე ფორმა აქვს, როგორც ჩვეულებრივი საქმიანი წერილი და...

სტუდენტისადმი სარეკომენდაციო წერილი არის სტუდენტის პიროვნული თვისებებისა და უნივერსიტეტში სწავლის პერიოდში მისი ძირითადი მიღწევების შეფასება კურატორის, დეკანის, ხელმძღვანელის და ა.შ. ეს დოკუმენტიშეიძლება საჭირო გახდეს შემდეგ შემთხვევებში: სტაჟირებისთვის, ასპირანტურაში, უცხოურ უნივერსიტეტში და ა.შ. როგორ მივწეროთ სარეკომენდაციო წერილი სტუდენტს რეკომენდაცია...

თანამშრომლისთვის სარეკომენდაციო წერილი არის შეფასება პროფესიული თვისებებითანამშრომლის უნარები და შესაძლებლობები მისი ყოფილი უფროსის ან კოლეგის მხრიდან. ეს დოკუმენტი ჩვეულებრივ გამოიყენება ძიებისას ახალი სამუშაოდა თან ერთვის რეზიუმეს. კარგი რეკომენდაციების ქონა რეზიუმეს უფრო მიმზიდველს ხდის და ზრდის განმცხადებლის დასაქმების შანსებს. როგორ დავწეროთ სარეკომენდაციო წერილი...

საქმიანი წერილის დაწერა

საქმიანი წერილის დაწერამდე დაფიქრდით, რა საბოლოო შედეგის მიღწევა გსურთ: გაყიდვების გაზრდა, გადახდის პროცესის დაჩქარება, თანამშრომლობის შეთავაზება, პრეტენზია, მილოცვა, მოწვევა და სხვა. ამის შესაბამისად, შეადგინეთ საქმიანი წერილი, შეეცადეთ მაქსიმალურად ხაზგასმით აღვნიშნოთ თქვენი მიზანი.

საქმიანი წერილის ფორმატირება

საქმიანი წერილი მზადდება გამოყენებით ბლანკიკომპანია, რომელშიც მითითებული უნდა იყოს ორგანიზაციის დასახელება, ადგილმდებარეობის მისამართი, საკონტაქტო ნომრები, შესაძლოა ელ.ფოსტა, ვებგვერდი, ლოგო.

საქმიანი წერილი უნდა დაიბეჭდოს მინდვრების გამოყენებით: მარცხენა ზღვარი უნდა იყოს მინიმუმ 3 სმ (დოკუმენტების შესატანად), მარჯვენა ზღვარი უნდა იყოს მინიმუმ 1,5 სმ.

საქმიანი წერილის სათაური უნდა შეიცავდეს მიმღები კომპანიის სახელს, მიმღების სრული სახელისა და პოზიციის მითითებით (ზედა მარჯვენა კუთხეში).

ზედა მარცხენა კუთხეში, საქმიანი წერილის სათაურის ქვეშ, დაწერის თარიღი და რეგისტრაციის ნომერი(გამავალი). თუ საქმიანი წერილი არის საპასუხო წერილი, მაშინ აუცილებელია მიუთითოთ რომელ დოკუმენტზე პასუხობს ეს წერილი.

საჭიროების შემთხვევაში, დოკუმენტის დასახელება მიეთითება დოკუმენტის თარიღისა და ნომრის შემდეგ.

საქმიანი წერილი უნდა შეიცავდეს მიმართვას წერილის მიმღებს.

საქმიანი წერილის ბოლოს უნდა იყოს გამგზავნის ხელმოწერა (სრული სახელი, თანამდებობა, ხელმოწერა).

ოფიციალური საქმიანი მიმოწერისთვის, ჩვეულებრივ გამოიყენება Times New Roman შრიფტი, ზომა 12, ერთ ინტერვალით.

გამოყენებით საქმიანი მიმოწერახდება არა მხოლოდ ბიზნეს აქტივობების კოორდინაცია, არამედ მოცემული ორგანიზაციისთვის საჭირო ინფორმაციის შეგროვება, რომელიც მოთხოვნადი იქნება სხვადასხვა საანგარიშო აუდიტის დროს. ამიტომ, პირველ რიგში, ამოცანები ადმინისტრაციული პერსონალიმოიცავს ბიზნეს დოკუმენტაციის სწორად მოვლას, რისთვისაც შემუშავებულია სხვადასხვა შიდა ინსტრუქციები და ფორმები. სტანდარტული ფორმის უპირატესობა არის ის, რომ ადამიანი ავსებს მას ავტომატურად, რითაც ზოგავს თავის და კომპანიის დროს.

საქმიანი მიმოწერა უნდა შეიცავდეს:

სანდო და სრული ინფორმაცია;
- შეჯამებათხრობის ნაკლებობის გამო;
- მიმართვის ნეიტრალური ტონი, მაგრამ მეგობრული ფორმით;
- ლოგიკური ჯაჭვი და არა გამოთქმული ფაქტების ემოციური შეფასება.

როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი?

ყველაზე მნიშვნელოვანი ის არის, რომ გადაწყვიტოთ, რა ტიპის საქმიანი წერილია შესაფერისი მოცემული სიტუაციისთვის. მისი რამდენიმე ტიპი არსებობს:

შეხსენება;
- დასტური;
- უარი;
- სამოტივაციო წერილი;
- მოწვევა;
- გარანტია;
- საინფორმაციო;
- შეტყობინების წერილი და შეკვეთა.

როგორც წესი, საქმიანი წერილები, რომლებიც შეიცავს მოთხოვნას, წინადადებას, მიმართვას, მოთხოვნას ან მოთხოვნას მოითხოვს პასუხს.

საქმიანი წერილის დაწერის წესები.

საქმიანი წერილის ტონს აქვს ძალიან მნიშვნელოვანი ემოციური დატვირთვა, რადგან ფარული უპატივცემულობა მაინც გამოჩნდება, მიუხედავად უნაკლო კომუნიკაციის ტექნიკისა. განსაკუთრებით ფრთხილად უნდა იყოთ უარის შემცველი საქმიანი წერილის დაწერისას. ამ შემთხვევაში უარი არ უნდა მიუთითოთ წერილის დასაწყისში. შეტყობინების პირველ ნაწილში თქვენ უნდა წარმოადგინოთ დამაჯერებელი არგუმენტები თქვენი თვალსაზრისის სასარგებლოდ ამისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფორმულები, როგორიცაა;

- "სამწუხაროდ, ჩვენ ვერ დავაკმაყოფილებთ თქვენს მოთხოვნას";
- „ძალიან ვწუხვართ, მაგრამ თქვენი თხოვნის დაკმაყოფილება შეუძლებელია“ და ა.შ.

უარის თქმის დროს მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ჩვენი ამოცანაა უარი ვთქვათ, მაგრამ არ დავკარგოთ მომხმარებელი, პარტნიორი და ა.შ.

ასე რომ, ბიზნეს წერილის დაწერის ძირითადი წესები:

წერილის არსის სწორად გასაგებად საჭიროა ტექსტში რამდენჯერმე გავიმეოროთ ადრესატისადმი მიმართული მოთხოვნა;
- უარის წერილში მნიშვნელოვანია მიუთითოთ ის მიზეზები, რის გამოც ეს მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება;
- შეთავაზებაზე უარის თქმა არის უარის ფორმულა.

საქმიანი მიმოწერის ენა.

მნიშვნელოვანია, რომ საქმიანი მიმოწერის მკითხველმა გაითავისოს მხოლოდ მისი არსი და არა ენა, რომელზეც ის წერია. სწორედ ამ მდგომარეობაში მდგომარეობს საქმიანი წერილის დაწერის წესების ოსტატობა, რომელიც განვითარებულია მრავალწლიანი გამოცდილებით.

უნდა გვახსოვდეს, რომ საქმიან წერილში:

უნდა მოხმარდეს მარტივი სიტყვებიამავდროულად, შინაარსის გაღატაკების გარეშე;
- უფრო ხშირად გამოიყენეთ ზმნები, ვიდრე ზედსართავი სახელები - ეს გახდის ასოს ტექსტს დინამიურს;
- დარჩეს მიმართვის მნიშვნელობასთან ახლოს, დეტალებში და მსჯელობის გარეშე;
- არ გამოიყენოთ გრძელი წინადადებები, რადგან ისინი ფანტავს მკითხველის ყურადღებას;
- ფრაზებს შორის გადასვლა უნდა იყოს ლოგიკური და უხილავი;
- გამოიყენეთ რაც შეიძლება ნაკლები ნაცვალსახელი.

საქმიანი წერილი გამოირჩევა წიგნიერებითა და სტილით.

საქმიანი მიმოწერის მომზადება.

საქმიანი წერილის წერისას გახსოვდეთ, რომ ზედა ნაწილი (A4 ფურცლის 1/4) თავისუფალი უნდა დარჩეს ბლანკისთვის. ასევე წერილის ზედა კუთხეში მითითებულია გამავალი ნომერი და თარიღი, რომლებიც ჩაწერილია გამავალი ფოსტის სპეციალურ ჟურნალში.

ქვედა მარცხენა კუთხეში მითითებულია მენეჯერის თანამდებობა, გვარი და ხელმოწერა, ხოლო ფურცლის ბოლოს მიეთითება საქმიანი წერილის შემსრულებლის გვარი მისი ტელეფონის ნომრით დამატებითი ინფორმაციისთვის.

ამრიგად, საქმიანი წერილი შედგება სამი ნაწილისგან: მოთხოვნის არსი, მისი დასაბუთება და დამხმარე ინფორმაცია.

წერილზე პასუხის გაცემისას, შინაარსის პირველ ნაწილში უნდა მიუთითოთ მოცემული ადრესატის ბოლო ასო. თუ არსებობს უცხოური მიმოწერა, მაშინ უკეთესი სიცხადისთვის აუცილებელია წერილს დაურთოთ ბუკლეტი, რომლის ბმული მითითებული იქნება ამ წერილში. ძალიან მნიშვნელოვანია ასეთი წერილის დასრულება მადლიერებით თქვენი თანამშრომლობისთვის და ფრაზით "პატივისცემით თქვენი (სახელი) ..."

- განზოგადებული სახელწოდება სხვადასხვა შინაარსისთვის, რომელიც ემსახურება დაწესებულებებს შორის კომუნიკაციის საშუალებას მათი საქმიანობის განხორციელების პროცესში.

წერილი ინფორმაციის გაცვლის ყველაზე გავრცელებული გზაა ის აერთიანებს დოკუმენტების უზარმაზარ ჯგუფს, რომლებიც ძალიან განსხვავდებიან შინაარსით, გამოირჩევიან ტექსტის გადაცემის მეთოდით (; ფოსტით). წერილები შეადგენენ ნებისმიერი დაწესებულების შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების უმრავლესობას და აქვთ მრავალი სახეობა.

ასოების ტიპები:

• დამრიგებლური;
• თანმხლები;
• საინფორმაციო;
• გარანტია;
• რეკლამა;
• პრეტენზიები;
• არბიტრაჟი;
• დამადასტურებელი წერილები;
• შეხსენების წერილები;
• შეტყობინების წერილები;
• მოთხოვნის წერილები.

წერილები გამოხატავს მილოცვებს, სურვილებს და მისალმებებს განსაკუთრებულ შემთხვევებში. წერილები იგზავნება დრამატულ და ტრაგიკულ სიტუაციებში მონაწილეობისა და სამძიმრის გამოხატვის ნიშნად.

წერილი შედგენილია სპეციალურად ამ ტიპის დოკუმენტისთვის შემუშავებულ ფორმატზე A4. თუ წერილის ტექსტი არ აღემატება შვიდ სტრიქონს, დასაშვებია ფორმატის გამოყენება A5.

წერილის თარიღიარის მისი ხელმოწერის თარიღი.

წერილის ტექსტიაგებულია სქემის მიხედვით:

• შესავალი (აქ არის წერილის შედგენის მიზეზები, მითითებები მოვლენებზე, ფაქტებზე, უმაღლესი დაწესებულებების გადაწყვეტილებები და სხვა ფაქტორები, რომლებიც საფუძვლად დაედო წერილის შედგენას);
• მტკიცებულება (ეს ასახავს წერილში მითითებული საკითხის დასაბუთებას);
• დასკვნა (დასკვნის, თხოვნის, მოთხოვნის, წინადადებების ჩამოთვლა).

ხშირად დოკუმენტაციის პრაქტიკაში გამოიყენება ასოები, რომლებიც შეიცავს ტექსტის ერთ ბოლო ნაწილს განმარტების გარეშე.

წერილის სიგრძე, როგორც წესი, არ უნდა აღემატებოდეს ერთ გვერდს.

შედგენის მიზანი და მიმართულებაასოები ჩვეულებრივ იშლება წახალისებები, ეს გულისხმობს ტექსტის ძირითად მოთხოვნებს: სიცხადე, სიზუსტე, პრეზენტაციის სიზუსტე. მიმოწერის პრაქტიკა განვითარდა რამდენიმე ზოგადი წესები, რომელიც უნდა დაიცვან ასოების შედგენისა და ფორმატირებისას.

წერილი უნდა მიეძღვნა ერთ საკითხს, რომელიც ამარტივებს დამუშავების ოპერაციებს და აჩქარებს შესრულებას იმ ორგანიზაციაში, რომელსაც ისინი მიმართავენ.

წერილის ტექსტი, როგორც წესი, იწერება მხოლობით მესამე პირში, მაგალითად: „სკოლას არ აქვს შესაძლებლობა...“, „მომავალ წელს სკოლა არ ვარაუდობს...“ და ა.შ. .

ოფიციალური წერილების უფლება, როგორც წესი, ეკუთვნის მმართველს, ხოლო მისი არყოფნისას (ავადმყოფობა, შვებულება, მივლინება) მის მოადგილეს ან მმართველის მოვალეობის შემსრულებელს. წერილები ამჟამად იგზავნება არა მხოლოდ ფოსტით, არამედ ტელეგრაფის, ფაქსის აპარატების გამოყენებით, კომპიუტერული ქსელები(ელ.ფოსტა).

დოკუმენტის გადაცემის მეთოდის მიუხედავად, გამოიყენება მისი მომზადებისა და შესრულების ერთიანი მოთხოვნები (იხ. სურ. 3.7).