Elektronisk dokumenthåndtering megafon. Grenseoverskridende EDI: djevelen er ikke så skummel

PJSC MegaFon presenterte en ny tjeneste for bedriftskunder"Elektronisk dokumenthåndtering" (EDI). Tjenesten er nå tilgjengelig for bedriftskunder i Stolichny og Central-grenene til operatøren.

Tjenesten gjør det mulig å organisere juridisk vesentlig dokumentflyt med elektronisk signatur. Ved hjelp av elektronisk dokumenthåndtering kan virksomheter generere elektroniske handlinger, følgesedler og fakturaer, elektronisk signere dokumenter som er opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte, og utveksle dem med andre virksomheter som bruker tjenesten. I tillegg vil systemet gi tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester til MegaFons bedriftskunder.

Tidligere var elektronisk signatur og dokumentflyt kun tilgjengelig store selskaper på grunn av kostnad og tekniske krav. I dag kan systemet brukes av enhver juridisk enhet. Dette ble mulig takket være overføringen av systemet til skyen.

Som utviklingsdirektøren kommenterer bedriftens virksomhet MegaFon Vlad Volfson:

Elektronisk signatur kom inn i virksomhetenes liv i 2002, da det ble mulig å levere skattemeldinger via Internett, og i dag er det blitt et viktig verktøy som har fremskyndet papirarbeidet betydelig. Vi har tilbudt et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at våre kunder vil sette pris på denne tjenesten. Ved hjelp av Electronic Document Management-tjenesten flyttes kanskje den mest konservative prosessen til skyen etter mange bedriftsressurser arbeidsaktivitet selskaper - dokumentflyt.

Vi vil finne ut hvilken EDF-operatør som leverte tjenesten for Megafon i nær fremtid. Vi kan foreløpig anta at dette er flere operatører samtidig. informert om starten på å koble Megafon-klienter tilbake i desember 2014. Taksky annonserte også dette, men av en eller annen grunn forsvant informasjon om dette prosjektet på nettsiden hans. Og SKB Kontur sto heller ikke til side.

MegaFon PJSC gjennomfører en utveksling elektroniske dokumenter gjennom følgende operatører:

• Taxkom LLC
• CJSC PF SKB Kontur
• JSC "Kaluga Astral"
• KORUS Consulting CIS LLC
• LLC "Bedrift "Tensor"

I dette tilfellet inviteres klienten til å betale for EDI-tjenester direkte på den personlige kontoen ved å overføre penger direkte til Megafons brukskonto. Hvis våre forutsetninger bekreftes og det virkelig bare er én operatør, vil snart spørsmålene om inter-operatør roaming begynne å bli aktivt diskutert igjen og vil få enda større betydning.

Andre driver aktivt med lignende prosjekter. Vi håper at det i nær fremtid vil komme informasjon om suksessen til andre prosjekter.

MegaFon presenterer en unik tjeneste for bedriftskunder, elektronisk dokumenthåndtering. Tjenesten gjør det mulig å organisere juridisk betydelig dokumentflyt med elektronisk signatur.

Elektronisk signatur i dag er et dokumentautomatiseringsverktøy som gjenkjennes av alle offentlige tjenester, gjelder også skattetjeneste RF. For å jobbe i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet kan operatørens bedriftskunder bruke en eksisterende kvalifisert elektronisk signatur fra ethvert akkreditert sertifiseringssenter.

Ved hjelp av elektronisk dokumenthåndtering kan virksomheter generere elektroniske handlinger, følgesedler og fakturaer, elektronisk signere dokumenter som er opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte, og utveksle dem med andre virksomheter som bruker tjenesten. I tillegg vil systemet gi umiddelbar tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester til MegaFons bedriftskunder.

Den elektroniske dokumenthåndteringstjenesten vil bidra til å optimalisere arbeidet til en bedrift av enhver størrelse. Hvis tidligere elektroniske signaturer og dokumentflyt kun var tilgjengelig for store selskaper på grunn av kostnader og tekniske krav, kan systemet i dag brukes av enhver juridisk enhet. Dette ble mulig takket være overføringen av systemet til skyen, som gjorde det mulig å gjøre tariffer så lave og fleksible som mulig, og åpnet tilgang til systemet fra hvilken som helst datamaskin koblet til nettverket. Dette lar deg fremskynde arbeidsprosessene, fordi lederen kan signere dokumenter når som helst fra hvor som helst i verden.

For å lagre filer og, om nødvendig, raskt sende fra en fillagring ("sky"), er det utviklet et meget vennlig grensesnitt med enkel navigering og ekstremt enkel konfigurasjon. Ingen kan imidlertid bruke det nedlastede innholdet, alle rettigheter til dette forblir hos brukeren. Dermed får klienten enkel tilgang og pålitelig beskyttelse.

Før du tar en beslutning, kan hver klient som har en elektronisk signatur få tilgang til systemet og dra nytte av gratis levering av dokumenter innen 14 dager. Dette vil tillate deg ikke bare å bli kjent med alle funksjonene til systemet, men også å vurdere den nødvendige intensiteten av bruken, noe som vil hjelpe deg med å velge riktig tariff.

"Elektronisk signatur kom inn i virksomhetenes liv i 2002, da det ble mulig å sende inn skatterapporter via Internett, og i dag har det blitt et viktig verktøy, takket være at papirarbeidet har akselerert betydelig. Vi har tilbudt et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at våre kunder vil sette pris på denne tjenesten,” kommenterer Mikhail Sinyugin, leder for bedriftsutvikling i MegaFon Orenburg-regionen. "Ved hjelp av tjenesten "Electronic Document Management" går kanskje den mest konservative prosessen i selskapets arbeidsaktivitet – dokumenthåndtering – til skyen etter mange bedriftsressurser.

Nylig kunngjorde Megafon sin første grenseoverskridende dokumentutvekslingsoperasjon. I dag presenterer vi et eksklusivt intervju for ECM-Journal med Mikhail Berstenev, direktør for innkjøp og logistikk. Ekspertene hadde mange spørsmål av teknisk, regulatorisk, organisatorisk og generell markedsmessig karakter.

EDI ble organisert med motparten i hvilket land? Hvilke dokumenter ble utvekslet: formaliserte eller uformelle?

– MegaFon ble det første selskapet i Russland som implementerte et internasjonalt prosjekt for elektronisk dokumenthåndtering med en ikke-bosatt – Huawei. Dette er vår leverandør fra Kina, dette landet er ikke medlem av EAEU. Vi utveksler ikke-formaliserte dokumenter: handlinger for aksept og overføring av lisenser og utstyr, bestillinger - i henhold til loven kan det ikke være formaliserte dokumenter med ikke-innbyggere. Vi bestemte formatet da vi ble enige om kontrakter. I fremtiden planlegger vi å signere kontrakter, tilleggsavtaler, varsler ved hjelp av EDI, samt gjennomføre offisiell korrespondanse med denne motparten.

Var dette en prøvebørs eller en fullverdig drift av en ferdig løsning?

– Vi kan si at dette er det første tilfellet av utveksling over landegrensene, men ikke det eneste. Vi begynte å signere lisensordrer i august 2017, og sertifikater i desember, da vi ventet på at operatøren skulle ferdigstille systemet. I desember ble det første settet med primærleveringsdokumenter signert teknologisk utstyr, og i januar i år - den første ordren for levering av utstyr. Det vil si at dette ikke lenger er et testmiljø, men en fullverdig utveksling. Men ferdig løsning i utgangspunktet var det ikke det, det ble utviklet spesielt for denne saken.

Vi har lenge forstått behovet for å gjennomføre et slikt prosjekt og har vært det aktivt arbeid i denne retningen. Huawei ble den første partneren vi klarte å skape presedens med i markedet. Vi planlegger selvfølgelig ikke å stoppe der. Vi har store planer om å skalere løsningen vi ønsker å overføre samhandling med alle ikke-hjemmehørende leverandører til et elektronisk format. Når det gjelder timing, sikter vi oss inn på første kvartal 2018. Generelt vil situasjonen avhenge av virksomhetens behov; vi er alltid åpne for nye prosjekter. Jeg er sikker på at dette vil optimere forretningsprosessene og gjøre samhandlingen enda mer effektiv.

Hvilken programvare var børsen basert på?

– EDI-operatøren var SKB Kontur-selskapet, utvekslingen utføres ved hjelp av Kontur Diadoc-plattformen de utviklet. På MegaFon-siden er plattformen integrert i ERP system SAP, på Huawei-siden - gjennom tilgang via nettgrensesnittet. I nær fremtid planlegger kolleger å integrere modulen i sitt SAP-system.

Fra et lovgivningsmessig synspunkt er det alltid svært vanskelig å organisere utveksling over landegrensene. Hvilke juridiske normer fulgte du da du organiserte en slik utveksling?

– Den grunnleggende loven i dette tilfellet er den russiske føderasjonens lov. Som en del av prosjektet inngikk vi en lisensavtale med EDI-operatøren, og den andre parten, Huawei, inngikk nøyaktig samme avtale med operatøren. Siden hele prosessen ble regulert av loven i den russiske føderasjonen, oppsto det ingen vanskeligheter fra et juridisk synspunkt.

Hvor lang tid tok det før alle de forberedende aktivitetene?

– Det er vanskelig å gi en eksakt dato vi har tenkt på å organisere grenseoverskridende EDI i lang tid. Totalt sett tok den fulle gjennomføringen av prosjektet ca 6 måneder, inkludert å vente på svar fra offentlige etater og modifikasjon av systemet av operatøren.

Hvordan var signeringen av det elektroniske dokumentet organisert under grenseoverskridende elektronisk dokumentflyt?

– Med grenseoverskridende EDI, akkurat som med innenlandsk EDI, signeres dokumenter på begge sider. Hvis vi snakker om den tekniske siden, så er signeringsprosessen kort som følger - dokumentet blir først godkjent i vårt SAP-system og signert med vår elektroniske signatur, deretter overføres det via integrasjonsbussen gjennom operatøren til motpartens personlige webkonto , verifisert av ham og signert med hans elektroniske signatur. Som følge av dette ser både vi og motparten i systemet et dokument signert på begge sider.

Takket være forbedringene som operatøren gjorde på sin plattform spesielt for prosjektet, signerer MegaFon dokumenter ved hjelp av en kvalifisert elektronisk signatur, og Huawei - en ukvalifisert elektronisk signatur. Som jeg sa tidligere, er hele prosessen regulert av loven i den russiske føderasjonen.

Begge sider bruker Russiske sertifikater ES-verifiseringsnøkkel. For vår del mottok vi den elektroniske signaturen uavhengig gjennom vårt eget sertifiseringssenter.

Er en tredjepart involvert i signeringsprosessen eller er arbeidsmekanismen strukturert annerledes?

– I dette tilfellet er tredjeparten EDF-operatøren. Det er han som kontrollerer at det ikke gjøres endringer i det tilsendte dokumentet og kontrollerer gyldigheten av de elektroniske signaturene som brukes.

Fra den juridiske siden var det ingen risiko ved å gjenkjenne den elektroniske signaturen, siden vi signerte tilleggsavtale med motparten om bruk av elektronisk signatur, hvor hele prosessen diskuteres. Dokumentet sier tydelig at fra vår side er EPC utstedt av et sertifiseringssenter, og på deres side av en EDF-operatør. Lovgivningen fastsetter også kravet om "papir" bekreftelse, det vil si en trykt versjon av sertifikatet, som må festes til pakken med dokumenter i prosessen med å få NEP. Prosedyren er ekstremt gjennomsiktig, alle signaturer er legitime.

Hvordan vurderer du nå utsiktene for utviklingen av det grenseoverskridende EDI-markedet generelt og dine evner spesielt?

– Elektronisk dokumenthåndtering blant russiske motparter er ikke lenger noe nytt. Flere og flere selskaper går over til dette samhandlingsformatet. I mellomtiden mens russiske selskaper Hvis det er noen kontraktsmessige forhold med ikke-residenter, vil det være behov for å forbedre prosessen med grenseoverskridende utveksling.

Ønsket om å gå over til elektronisk dokumenthåndtering er ganske logisk, fordi EDI har en rekke fordeler fremfor det tradisjonelle dokumentutvekslingssystemet. Blant de viktigste fordelene med å bytte til en elektronisk signatur er eliminering av kostnader for opprettelse, arkivlagring og internasjonal ekspresslevering av papirdokumenter, forenkling av godkjenningsprosessen, muligheten til å signere dokumenter fra ethvert sted der det er en Internett-tilkobling, samt eliminere risikoen for tap av dokumenter. Etter min mening har retningen en stor fremtid.

Hva, etter din mening, forventer EDF-operatører av staten? Er det mulig for staten å monopolisere EDI-markedet i fremtiden?

– Ved å analysere situasjonen på markedet kan jeg trygt si at nå møter staten oss aktivt halvveis og bidrar til fremgang innen elektronisk dokumentflyt. Men jeg skulle gjerne sett at bransjeregulatorer – toll, skatt – også går over til EDI, støtter utveksling av dokumenter gjennom personlige kontoer på byggeplasser, jobbet i samme miljø. Når det gjelder monopolisering, utelukker jeg ikke muligheten for at alle uavhengige EDI-operatører en dag kan forenes "under vingen" til et enkelt roamingsenter.

Tjeneste for hovedstaden

22. september 2015 selskapet " Megafon» presenterte en tjeneste for bedriftskunder "Elektronisk dokumenthåndtering" - en juridisk viktig dokumentflyt med elektronisk signatur.

For å jobbe i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet kan operatørens bedriftskunder bruke en eksisterende kvalifisert elektronisk signatur fra ethvert akkreditert sertifiseringssenter.

Ved hjelp av «Electronic Document Flow» kan bedrifter generere elektroniske handlinger, fakturaer og fakturaer, elektronisk signere dokumenter opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte, og utveksle med andre bedrifter som bruker tjenesten. Systemet vil gi umiddelbar tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester til bedriftskunder. MegaFon ».

Ifølge operatøren vil tjenesten bidra til å optimalisere arbeidet til en bedrift av enhver størrelse: elektroniske signaturer og dokumentflyt var tidligere bare tilgjengelig for store selskaper på grunn av kostnader og tekniske krav, nå kan systemet brukes av enhver juridisk enhet. Overføring av systemet til skyen gjorde tariffene lavere, noe som tillot tilgang til systemet fra hvilken som helst datamaskin koblet til nettverket.

Et grensesnitt med enkel navigering og enkel konfigurasjon er utviklet for å lagre filer og raskt sende. Ingen kan imidlertid bruke det nedlastede innholdet, alle rettigheter til dette forblir hos brukeren. Dermed får klienten enkel tilgang og pålitelig beskyttelse.

«Elektronisk signatur kom inn i virksomhetenes liv i 2002, da det ble mulig å levere skattemeldinger gjennom Internett, og i dag har blitt et viktig verktøy, takket være hvilket papirarbeid har akselerert betydelig. Vi har tilbudt et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at våre kunder vil sette pris på denne tjenesten," sa Vlad Wolfson, direktør for bedriftsutvikling" MegaFon" "Ved hjelp av tjenesten "Electronic Document Management" går kanskje den mest konservative prosessen i selskapets arbeidsaktivitet – dokumenthåndtering – til skyen etter mange bedriftsressurser.

Fra og med 22. september 2015 er tjenesten tilgjengelig for bedriftskunder i hovedstaden og sentrale grener operatør.

Territorielle restriksjoner opphevet

27. november 2015 pressetjeneste " Megafon» annonserte utviklingen av tjenesten for bedriftskunder "Elektronisk dokumenthåndtering". Tjenesten er nå tilgjengelig over hele territoriet Russland.

Tjenesten elektronisk dokumenthåndtering er et webgrensesnitt for å generere, signere og utveksle regnskap og andre dokumenter mellom juridiske enheter. Mobil arbeidsmiljø, lette arbeidet til regnskap, administrative tjenester og bedriftsledere.

Problemer som skal løses:

• håndtering av alle typer elektroniske dokumenter (innkommende, utgående, interne, organisatoriske og administrative (ORD), arkivering, godkjent av Russlands føderale skattetjeneste og andre) og deres papirkopier;
• signering av dokumenter med en elektronisk signatur - en juridisk viktig analog av en håndskrevet;
• utveksling av elektroniske dokumenter med motparter;
• behandling, distribusjon, lagring og praktisk navigering av dokumenter i ett enkelt informasjonsrom.

Ifølge operatøren vil tjenesten være mest effektiv for:

• selskaper som leverer tjenester eksternt - virksomhetens geografi utvides, kostnader for post- og budtjenester elimineres.

• bedrifter med et nettverk av filialer - intern dokumentflyt er optimalisert, dokumenter når de rette medarbeiderne umiddelbart og direkte, og den menneskelige faktoren elimineres under levering. Lederen kan signere et hastedokument mens han er i et annet land.

• agenter, distributører og franchisetakere, hvis fortjeneste i stor grad avhenger av riktig og rask avslutning av transaksjonen - med elektronisk dokumenthåndtering selskapet kaster ikke bort tid på å vente på at dokumenter skal nå partneren. Risikoen for å tape penger på grunn av forsinkelser i papirarbeid eller tap av dokumenter er minimert.

• selskaper med ekstern regnskapsføring - økt kontroll over regnskapsdokumenter, permanent tilgang til arkivet. Regnskapsføreren jobber eksternt, genererer og sender dokumenter for signatur når som helst.

• for små bedrifter - et enkelt og forståelig system, det er enkelt å navigere, generere og utstede korrekte dokumenter til entreprenører uten hjelp fra en regnskapsfører.