Forretningskorrespondanse for dummies eller hvilke fraser som kan brukes i forretningsbrev. Forretningskorrespondanse på engelsk: eksempler på bokstaver, fraser og struktur

Statens utdanningsinstitusjon

høyere profesjonsutdanning

Fakultet for fjernundervisning

Institutt for russisk språk

Sammendrag om faget "VIRKSOMHETSKOMMUNIKASJON"

om temaet: «Setninger som hjelper til med å gjennomføre forretningsforhandlinger

og forbudssetninger"

Arbeidet fullført

4. års student

FDO Group

Moskva 2009

Plan

Introduksjon

1. Talekommunikasjon under forhandlinger

2. Fraser som hjelper forhandling og forbudsfraser

Konklusjon

Liste over brukt litteratur

Introduksjon

Forhandlinger er en integrert del av vårt Hverdagen. Forhandling følger med enhver felles aktivitet.

Forretningsforhandlinger kan defineres som meningsutveksling med sikte på å oppnå en gjensidig akseptabel avtale. Forhandlinger (som et fenomen i næringslivet) bør ikke bare omfatte koordinerte og organiserte kontakter med interesserte parter på en bestemt måte, men også et møte, samtale, telefonsamtale (telefonsamtaler).

Forhandlinger starter når det er et gjensidig ønske om å finne en gjensidig fordelaktig løsning på problemet, å opprettholde forretningsforbindelser, vennlige relasjoner, når det ikke er noen klar og presis regulering for å løse problemene som har oppstått, når partene innser at eventuelle ensidige handlinger bli uakseptabelt.

Forhandlinger består av taler og mottaler, spørsmål og svar, innvendinger og bevis.

I forretningsforhandlinger (ofte) har partene direkte motstridende mål, i så fall er oppgaven til hver av samtalepartnerne å avslutte forhandlingene med en avtale som tjener hans interesser. Å være fast på hovedpunktene samtidig som man er fleksibel når man diskuterer sekundære spørsmål, er hovedoppgaven i forhandlingene. Gi etter for den mindreårige og insister på det viktigste, kompromiss på en sak i bytte mot en innrømmelse på en annen.

Personer med ulik forhandlingserfaring, temperament, status og utdanning kan møtes ved forhandlingsbordet. I samsvar med dette er selve forhandlingsforløpet svært mangfoldig. Forhandlinger kan være enkle eller anspente partnere kan komme til enighet uten vanskeligheter eller med store vanskeligheter, eller ikke komme til enighet i det hele tatt.

Kunsten med forretningsforhandlinger er å vise partneren din måten å løse problemet på ved å ta handlinger som er fordelaktige for deg. Dette krever dyp kunnskap innen kommunikasjonsfeltet, kompetanse i bruk av teknikker forretningskommunikasjon, evnen til å håndtere din følelsesmessige tilstand.

1. Talekommunikasjon under forhandlinger

Enhver forhandling er en prosess for å implementere effektiv mellommenneskelig kommunikasjon, det er bruken av ervervede ferdigheter i kommunikativ retorikk, tatt i betraktning arten av partnerens personlighet.

Den viktigste komponenten i forhandlingsprosessen er kommunikasjon mellom partene og deres effektive mellommenneskelige kommunikasjon. Og her er det obligatorisk å overholde taleetikette - normer for språklig atferd utviklet av samfunnet, standard ferdige "formler" som lar deg organisere etikettesituasjoner med hilsen, forespørsel, takknemlighet, overtalelse, etc. (for eksempel " God ettermiddag," "Hyggelig å møte deg," "Vær så snill," "Takk for det fruktbare møtet," "Tenk deg at ..."). Disse stabile konstruksjonene er valgt under hensyntagen til de sosiale, alder og psykologiske egenskapene til samtalepartnerne. Suksessen til forhandlingene avhenger av hvor godt forhandlernes kommunikasjonsevner er utviklet (evnen til enkelt og raskt å etablere forretningskontakter med partnere og føre en samtale).

Det kommunikative aspektet ved forhandlinger er avgjørende, og derfor betraktes forhandlingsprosessen som en integrert del av talekommunikasjon (primært dialog og argumentasjon), som evnen til effektivt å bruke talepåvirkning for å nå fastsatte mål.

Den kommunikative kompetansen til forhandlere betraktes dermed som evnen til å opprettholde verbal stabilitet (korrekt og psykologisk korrekt verbal kommunikasjon) og tillit i alle situasjoner, mestring av teknologi mellommenneskelig kommunikasjon, som bygger på dialogens teori og praksis, samtalens kunst og mestring av argumentasjon i næringslivet.

Vellykket kommunikasjon i forhandlingsprosessen er i stor grad tilrettelagt av besittelse av effektive verbale kommunikasjonsferdigheter av forhandlerne. Hvilke fraser samtalepartnerne bruker under forhandlingsprosessen avgjør: den første holdningen til partneren, samtalepartnernes aksept av informasjon, argumentets overbevisende evne, og om samtalepartnerne vil nå sine mål. Det viser seg at uten kunnskap om allment aksepterte normer for talekommunikasjon, vil selv den mest dyktige spesialisten på sitt felt ikke kunne oppnå suksess i forhandlinger.

2. Fraser som hjelper forhandling og forbudsfraser

På alle stadier av forhandlinger, for å inngå en gjensidig fordelaktig avtale og etablere relasjoner, er det viktig å følge allment aksepterte normer for talekommunikasjon. Denne delen av arbeidet undersøker noen fraser som letter forhandlinger, samt fraser som hindrer oppnåelse av forståelse mellom partnere i forhandlingsprosessen.

I begynnelsen av møtet bør du unngå setninger som uttrykker:

1. usikkerhet, overflod av unnskyldninger

"Beklager hvis jeg forstyrret deg", "Hvis du har tid til å lytte til meg..."

2. manglende respekt, forsømmelse av partneren

«La oss ta en rask titt», «jeg kom forbi ved en tilfeldighet og var innom.»

3. setninger "angrep" - "Hva slags skam er på gang?"

En gunstig start på møtet tilrettelegges av:

1. noen hyggelige fraser av personlig karakter, en lett spøk

"Ivan Ivanovich, jeg er veldig glad for å se deg / glad for å møte deg";

2.uvanlig spørsmål, anekdotisk hendelse, sammenligninger, personlige inntrykk;

3. spørsmål rettet mot å stimulere interessen for det kommende diskusjonstemaet.

Etter å ha utvekslet hilsener og noen riktige fraser, går deltakerne videre til hovedfasen av forhandlingene. Dette stadiet består av diskusjoner og argumentasjon av ens posisjon. Men i alle forhandlinger kan muligheten for bedrag ikke utelukkes, og det kan vise seg at partneren din er en dyktig manipulator, det vil si en person som utnytter dine "svakheter" for å nå målene sine. For å gjøre dette bruker han følgende vanlige metoder:

1. bevisst bedrag

Hvis du føler at partneren din gir falske fakta:

Du kan ikke bruke setninger som kan fornærme ham: "Dine fakta er upålitelige!", "Du prøver å villede meg"

Forklar partneren din at du forhandler om du stoler på ham eller ikke, men du skal sjekke alle faktautsagnene hans. Slike uttalelser må gis i en meget korrekt form med passende unnskyldninger i dette tilfellet.

2. uklar myndighet

Før du begynner forhandlinger, spør partneren din:

"Hva er dine krefter i denne saken?"

Hvis du får et unnvikende svar, advar partneren din:

"I et slikt tilfelle forbeholder vi oss retten til å revurdere ethvert punkt for forhandlinger" eller

«Under de nåværende omstendighetene kan vi ikke snakke om å inngå en kontrakt. Jeg ber deg avtale et møte med en person som har reelle rettigheter»;

En lignende situasjon oppsto på slutten av forhandlingene:

«Hvis ledelsen deres godkjenner dette prosjektet, vil vi vurdere at vi har kommet til enighet. Ellers står hver enkelt av oss fritt til å gjøre endringer i prosjektet.»

3. bevisst velge et dårlig sted å forhandle

Det brukes vanligvis for å få deg til å raskt avslutte forhandlingene og være klar til å innrømme ved første forespørsel. I dette tilfellet bør du forstå at du er ukomfortabel og fortelle partneren din om det. For eksempel,

"Det er ikke nok plass her for alle deltakere i forhandlingene... La oss ta en pause og flytte til et mer egnet sted for forhandlinger» eller «Jeg foreslår å utsette vårt møte til neste tirsdag/onsdag/måned; tid og sted kan avtales senere."

Prøv å diskutere problemet og ikke "angripe" partneren din. Følgende setninger er uakseptable!

"Du inviterte oss spesielt til et så ubehagelig/støyende sted,"

"Du inviterte ikke kompetente ansatte."

Hvis du legger merke til at partneren din bruker manipulerende forhandlingstaktikker, må du åpent fortelle ham om dette og stille spørsmål ved lovligheten og ønskeligheten til en slik taktikk for å føre en konstruktiv dialog.

I en situasjon der partneren din prøver å gjøre det som vil gi ham maksimalt utbytte, bør forhandlinger begynne med å vurdere de punktene du og partneren din ikke har innvendinger mot.

Under diskusjoner og argumentasjon av ditt standpunkt bør du ikke prøve å overbevise partneren din om at hans synspunkt er feil eller prøve å forvirre ham. Slik oppførsel kan bare forårsake irritasjon.

Prøv å ikke bruke urettmessig:

Spesielle og fremmedord; de er bare mulige når du uttaler dem riktig, vet deres eksakte betydning og er sikker på at partneren din kjenner dem også;

Slang ord;

Maluttrykk: "Ærlig talt!", "Slik er livet", andre;

Folkespråk og dialektismer;

Diminutive suffikser er forbudt å brukes under forhandlinger!

"La oss gå videre til å signere avtalen";

Kyniske uttrykk, vulgære vitser;

Vanlige sitater: "Å være eller ikke være, det er spørsmålet."

Det er nødvendig å tilpasse argumentasjonen til partnerens personlighet, bruke terminologi som er forståelig for partneren din, og unngå å bare liste opp fakta.

Forretningsskriving er et av de viktigste kommunikasjonsverktøyene i enhver bedrift. Et velskrevet forretningsbrev vil bidra til å skape et positivt inntrykk av selskapet. Og ett analfabet skrevet brev kan ødelegge hele ryktet ditt. Vi har allerede skrevet om reglene for forretningskorrespondanse, la oss nå se på spesifikke eksempler forretningsbrev.

Eksempler på forretningsbrev

Det finnes mange typer forretningsbrev - forretningsforslag, kravbrev, takknemlighetsbrev, avslagsbrev, følgebrev, garantibrev, informasjon og så videre. Prinsippene for deres kompilering er praktisk talt ikke forskjellige fra hverandre. Ta en titt igjen for å unngå feil.

Eksempler på takkebrev

Eksempel på garantibrev

Eksempel på svarbrev

Dette er et tydelig eksempel på hva et høflig brev som inneholder et avslag kan være:

Eksempel på nyhetsbrev

Eksempel på et klagebrev

Eksempler på brev på engelsk i forretningskorrespondanse

Dessverre er det ikke alle som har høye engelskkunnskaper. Og ofte er ledere litt borte når de skal skrive et forretningsbrev til engelske språk. Hvis selv på russisk folk ikke alltid kan forstå hverandre i korrespondanse, hva kan vi si om fremmed språk? Den beste utveien i denne situasjonen er å søke etter lignende bokstaver og bruke passende fraser fra dem i brevet ditt. Her er tre eksempler på forretningsbrev på engelsk: et takknemlighetsbrev til klienten, et brev som klargjør vilkårene for transaksjonen og et svarbrev på kjøpstilbudet. Hver fil inneholder en versjon av brevet på engelsk og oversettelsen til russisk.
Last ned et takknemlighetsbrev til klienten på engelsk.
Last ned brevet med vilkårene for avtalen på engelsk.
Last ned svarbrevet på kjøpstilbudet på engelsk.

Strukturen til et forretningsbrev

En klar struktur er en vesentlig egenskap ved et forretningsbrev. Det vil hjelpe mottakeren raskt å forstå meningen med det som skrives og redusere tiden det tar å lese det. Et forretningsbrev består av følgende hoveddeler:

1. Overskrift (brevets emne). Tittelen på brevet bør inneholde dets korte formål eller essens. Du kan ikke bruke noen abstrakte fraser her. Det skal være klart for mottakeren hva brevet handler om basert på tittelen alene. For eksempel «Om endringer i priser for levering av produkter» eller «Forretningsforslag for handelssamarbeid med firma XXX».

2. Hilsen. Tradisjonell i forretningsbrev Hilsenen "Kjære + Fornavn og Patronym!" Det er imidlertid ikke nødvendig å bruke navnet. Du kan også henvende deg til adressaten gjennom hans stilling: "Kjære herr direktør!" Men husk at å kalle ved navn reduserer den psykologiske avstanden noe og understreker det veletablerte forretningsforbindelser. Hvis brevet er adressert til en gruppe mennesker, er det akseptabelt å skrive "Kjære damer og herrer!", "Kjære partnere!" og så videre. Å bruke forkortelsene Mr., Ms. eller initialer oppfattes som respektløst, så prøv å unngå det.

3. Uttalelse om formålet med å skrive brevet, dets essens og hovedideen. Dette er hoveddelen av brevet. Her skriver du direkte om selve grunnen til å skrive brevet.

4. Dine forslag for å løse dette problemet, anbefalinger, forespørsler, klager. Forretningsbrev krever nesten alltid en viss reaksjon fra adressaten (bortsett fra rene informasjonsbrev). Derfor er det viktig å beskrive ikke bare selve problemet, men også tilby dine egne alternativer for å løse det. Hvis du skriver en klage, så be om å ta passende tiltak hvis du gir et tilbud om samarbeid, så beskriv det mulige alternativer. Kort sagt, mottakeren av brevet ditt må ikke bare forstå "hva" du ønsker fra ham, men også forstå "hvordan" du foreslår å implementere det. Da blir det et ekte forretningsbrev.

5. Kort oppsummering og konklusjoner. Helt til slutt kan vi oppsummere alt det ovennevnte. Det er imidlertid ikke alltid mulig å gjøre dette veldig kort. I dette tilfellet er det ikke verdt å skrive i flere setninger det du allerede har beskrevet i de to første avsnittene. Husk at et forretningsbrevs beste venn er korthet. Derfor er det i de fleste tilfeller nok å begrense deg til setningene "Jeg håper på vellykket samarbeid", "Jeg venter på svaret ditt på dette problemet" og så videre.

6. Signatur. Et forretningsbrev er signert med posisjon, for- og etternavn til avsenderen med den tradisjonelle frasen "Med respekt." Andre alternativer er også mulige: "Med Beste hilsener", "Vennlig hilsen" og så videre, avhengig av hvor nærhet du har kontakt med mottakeren. Uttrykket "Med respekt" er det mest universelle, så hvis du er i tvil om hvordan det ville være mer hensiktsmessig å abonnere, så bruk denne frasen, og du vil definitivt ikke gå glipp av.

Det vil også være en god idé å legge til alternativer for å kontakte deg i signaturen din: andre e-postadresser, jobbtelefonnumre, Skype. Fordelen med dette er ikke bare at mottakeren, hvis ønskelig, raskt vil kunne kontakte deg på en måte som er praktisk for ham, men også at du på denne måten vil demonstrere din åpenhet og beredskap til å kommunisere med mottakeren.

Og ikke glem det offisielt brev er først og fremst et dokument. Derfor, ved å neglisjere reglene for utarbeidelsen, ødelegger du ugjenkallelig omdømmet til bedriften din og deg selv som spesialist.

Strukturen til et forretningsbrev

Anke

Den er plassert i overskriften på brevet og inneholder adressatens stilling og fullt navn. For offisiell forretningskorrespondanse er standardadressen "Kjære", som er skrevet med stor bokstav og midt på siden. Og så er det mange alternativer avhengig av hva de skriver og til hvem. I Russland er det derfor vanlig å henvende seg til folk med navn og patronym, i selskaper fra det vestlige bedriftskultur- bare ved navn. Hvis du kjenner din partner personlig, kan du henvende deg til ham slik: "Kjære Andrey Petrovitsj," hvis du ikke vet, "Kjære Mr. Smirnov." Forresten, når du henvender deg til en person, kan ikke ordet "Mister" forkortes til "Mr." Og under ingen omstendigheter bør du skrive "Kjære herr A.P. Smirnov." Enten "Andrey Petrovich" eller "Mr.

Hvis du ikke skriver til kongelige, representanter for religiøse kirkesamfunn, presidenter og parlamentsmedlemmer i forskjellige land, anser deg selv som heldig. Det er offisielle konverteringsformler for dem, og spesielle for hver rangering. Før du sender et slikt brev, kontroller nøye om den valgte meldingen samsvarer med statusen til adressaten. Det er mye lettere å huske hvordan man skriver til militært personell: "Kjære kamerat oberst," selv om denne obersten er en kvinne. Men adressen "Mine damer og herrer" er sekulær, og det er bedre å bruke den for eksempel for en invitasjon til åpningen av en salong moteriktige klær. Hvis du inviterer til bedriftspresentasjon- for eksempel nye borerigger - da, i henhold til etablert praksis, brukes fellesadressen "Dear Sirs" for alle. I dette tilfellet spiller det ingen rolle at kvinner også jobber i denne organisasjonen.

Eksempel:

til administrerende direktør
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kjære Pavel Ilyich!
eller
Kjære herr Dobrovolsky!

Innledning

Utgjør det første avsnittet i brevet, som angir formålet, grunnen som fikk deg til å skrive det. Etter å ha lest ingressen, må adressaten forstå essensen av brevet Eksempel: Jeg skriver til deg for å uttrykke min misnøye med kvaliteten på råvarene for produksjon av møbler som din bedrift leverer til oss, og jeg stoler på dine handlinger. sikte på å raskt endre situasjonen til det bedre og kompensere for tapene påført oss.

Eksempel: I løpet av den siste måneden, fra og med andre juni i år, er 10–15 % av hvert parti av råvarene dine defekte. Disse fakta ble korrekt dokumentert av spesialistene i selskapet vårt. Kopi av dokumenter er vedlagt dette brevet. Tapene til selskapet vårt på grunn av mottak av defekte råvarer utgjør omtrent 1 million rubler. Vi har samarbeidet med Concord LLC i fem år nå, og så langt har vi ikke hatt noen grunn til å klage. I denne situasjonen insisterer vi på full kompensasjon for våre tap. Om nødvendig er vi klare til å gjennomføre en felles undersøkelse av avviste råvarer.

Konklusjon

Nødvendig for en kort oppsummering av alt skrevet og en logisk konklusjon til punkt og prikke.

Eksempel: Jeg er sikker på at du vil forstå denne situasjonen, og i nær fremtid vil samarbeidet vårt gå tilbake til det normale.

Signatur

Brevet avsluttes med signaturen (stilling + fullt navn) til adressaten, som innledes med standard høflig form "Med respekt." Alternativer er også mulige: «Vennlig hilsen», «Med håp om produktivt samarbeid», «Med takknemlighet for samarbeidet» osv. Når du signerer et brev, er det viktig å ta hensyn til adressatens og adressatens rangering. Brevet adressert til daglig leder skal også være signert av administrerende direktør eller i det minste hans stedfortreder. I dette tilfellet må signaturen samsvare med dens dekoding: Situasjonen når nestlederen setter en skråstrek ved siden av direktørens etternavn og signerer med sitt eget navn er uakseptabel.

Eksempel: Med vennlig hilsen, daglig leder møbelfabrikk"Zarya" Kiselev A.D.

P.S

Etterskrift (P.S.) - et etterskrift på slutten av et brev etter signaturen - brukes ganske sjelden i forretningskorrespondanse. Det tjener til å informere adressaten om en viktig hendelse som skjedde etter at brevet ble skrevet, eller å formidle til ham informasjon som er indirekte relatert til emnet for brevet.

Eksempel 1: P.S. Jeg informerer deg om at prosentandelen av feil i et parti med råvarer mottatt for 3 timer siden har økt til 17 %!

Eksempel 2: P.S. Lederen for vår råvaremottaksavdeling vil møte med spesialistene dine på din bedrift i morgen kl. 14:00.

applikasjoner

Vedlegg er et valgfritt tillegg til hovedteksten i brevet og er derfor trukket opp på egne ark – hvert vedlegg på eget ark. Det er ingen regler for å skrive dem.

Standardsetninger for forretningskorrespondanse

Merknader

· Vi informerer deg om at forsinkelsen i forsendelsen ... oppstod på grunn av ...

· Vi informerer om at anleggsledelsen har tatt en beslutning...

· Vi informerer deg om at tilbudet ditt er akseptert.

· Vi informerer deg om at vi...

· Vi vil gjerne informere deg om at...

· Vi informerer deg om at vi dessverre ikke kan...

Modeller av uttrykk som forklarer motiver (de vanligste setningene i begynnelsen av et standard forretningsbrev)

I samsvar med protokollen...

· For å styrke beskyttelsen av eiendom...

· Som svar på din forespørsel...

· Som bekreftelse på vår telefonsamtale…

· Som bekreftelse på vår avtale...

· For å gi teknisk assistanse...

På grunn av den vanskelige situasjonen...

· I forbindelse med felles arbeid...

· I følge kundens brev...

1. Tredje person entall, for eksempel:

o Zarya-planten motsetter seg ikke...

o Det russisk-engelske fellesforetaket Soyuz K tilbyr...

o Naiv-kooperativet garanterer...

En viktig oppgave når du skriver et brev er informasjonsmetningen, dvs. inkludert en passende mengde informasjon. Det er bokstaver enkelt-aspekt Og flerdimensjonale. Ofte kan ett aspekt utgjøre innholdet i hele brevet, og som oftest er dette brev som ikke krever svar. For bokstaver med flere aspekter har visse stabile syntaktiske strukturer allerede utviklet seg for å uttrykke et eller annet aspekt av innholdet. Teksten til et brev med flere aspekter består vanligvis av seksjoner, underavsnitt, avsnitt og underavsnitt. Presentasjonen av hvert aspekt må begynne med et avsnitt. Imidlertid er moderne forretningskorrespondanse preget av en tendens til å komponere overveiende endimensjonale brev.

Den enkleste strukturen til en bokstav er to deler. Den første angir fakta og hendelser (motiver, argumenter) som fungerte som grunnlag for å utarbeide brevet, den andre inneholder konklusjoner, forespørsler, forslag. Når du skriver et brev, må du først skissere en logisk oversikt over innholdet. Her er eksempler på strukturen til bokstaver som består av to eller tre deler.

Servicebrev med forespørsel:

1) begrunnelse for forespørselens relevans;

3) forventet resultat dersom forespørselen oppfylles.

Følgebrev:

1) en melding om materialet som sendes;

2) avklarende informasjon.

Forespørselsbrev:

1) en erklæring om årsaken som fikk deg til å sende forespørselen;

2) redegjørelse for forespørselen;

3) forventet resultat dersom anmodningen innvilges, et uttrykk for vilje til videre samarbeid.

Svarbrev (avslag på en forespørsel eller avvisning av et tilbud):

1) repetisjon av forespørselen;

2) begrunnelse av årsaken til ikke å tilfredsstille forespørselen;

3) erklæring om avslag eller avvisning av forslaget.

Offisiell korrespondanse. En annen viktig del av forretningsetiketten er offisiell korrespondanse, selvfølgelig, hvert forretningsbrev må være strengt individuelt.

Det er først og fremst preget av adressaten, den spesifikke situasjonen, personligheten og posisjonen til forfatteren. Tilnærmingen til å løse spørsmålet om hva et forretningsbrev skal være krever en viss mengde kreativitet, men likevel er det generelle regler forretningskorrespondanse. La oss skissere de viktigste aspektene ved dette problemet.

Korrespondanse Dette er kommunikasjon i miniatyr, mestring er både arbeid, noen ganger vanskelig, og kunst. Intelligent forretningskorrespondanse bidrar til å øke omsetningen til en bedrift eller bedrift, forbedre forholdet mellom ulike tjenester, forbedre ferdigheter og etablere sterke forbindelser med forbrukere.

Et av hovedkravene for et brev: det skal ikke være langt. Hvis Hvis du vil at brevet ditt skal leses, prøv å holde det på halvannen side med maskinskrevet tekst, eller enda bedre, én side. God skriving, som å snakke, må være klar og kortfattet dette er det andre kravet for å skrive. Prøv å unngå flerstavelser, uforståelige (utenlandske, høyspesialiserte) ord og uttrykk i et forretningsbrev. Dette er den tredje regelen for å skrive et forretningsbrev klart og tydelig formulert. Lakoniske bokstaver skrevet i enstavelsesord karakteriserer skribentene som gode samtalepartnere som behersker formidlingskunsten. Bokstaver skal ikke inneholde unødvendige adjektiver eller adverb, noe som ofte gjør stilen for "florid". Denne stavelsen brukes oftest i østlige land.

Brevet skal reflektere individualitet forfatteren, avdelingen eller bedriften der han jobber. Brevet skal tydeliggjøre hva slags selskap det er, hva det driver med, om det står godt på beina osv. Dette er et annet krav for et offisielt brev.

Men selv med denne tilsynelatende standardtilnærmingen, er det mye rom for kreativitet. Først av alt, tenk på adressaten, prøv å finne ut interessene hans, og gjør en innsats for å interessere ham, så formidle til ham essensen av spørsmålet slik at brevet ditt blir husket. En sans for humor vil hjelpe deg med å løse disse og andre problemer. Et brev skrevet med sans for humor leses vanligvis raskere og huskes mer fast. Det vil hjelpe deg å vinne en fremtidig klient. Et slikt brev viser mottakeren at han ble forberedt av en person.

Når man skriver forretningskorrespondanse, må man huske at inntrykket et brev gjør på adressaten avhenger av slike "småting" som konvolutten, selskapets brevhode og innholdet i brevet. Ta deg god tid, selv om det ser ut til at brevet er skrevet feilfritt, utsett å sende det en stund til, og les det på nytt. Som regel vil det være unøyaktigheter og altfor følelsesmessige uttrykk. Rett dem, og send dem deretter. Det er spesielt viktig å følge denne regelen når du svarer på kundeklager. Ikke prøv å avslutte abonnementet å bli kvitt en klient er en utilgivelig feil. En kundes misnøye med et selskaps arbeid sprer seg 100 ganger raskere enn dets gode rykte.

Prøv å starte bokstaven vennlig dette får mottakeren til å føle seg godt om forfatteren. Personlige berøringer vil gi budskapet ditt mer mening. Dette tilrettelegges også av den konversasjonsstilen å skrive.

Fordeler med forretningskorrespondanse.

Korrespondanseeksperter deler korrespondanse inn i seks typer:

* handelsavtaler, transaksjoner og annen lignende korrespondanse;

* svarbrev med takknemlighet;

* Gratulerer;

*unnskyldninger.

* krav og forespørsler,

*kondolerer.

Disse seks typer bokstaver er igjen delt i to kategorier: formell Og uformell.

Kontonotater er også delt inn i typer:

* bestillinger for personalproblemer, internt regelverk institusjoner, arbeidsregler;

* takk og gratulerer;

* påminnelser, forespørsler, hendelseshold. I uformell forretningskorrespondanse brukes ofte forkortelser, monosyllabiske ord og adjektiver: de skaper inntrykk av nær bekjentskap, varme og gjensidig sympati. Adjektiver som godhjertet, dyktig, sympatisk, fantastisk, fantastisk osv., bringer forfatteren av brevet og dets adressat nærmere hverandre. De formidler en følelsesmessig tilstand. De viser hvor objektiv eller subjektiv forfatteren av brevet er, kanskje han forberedte det, kun ledet av følelser.

Det er mange måter å forberede korrespondanse på, men vi vil fremheve de vanligste spørsmålene:

Hva trenger du potensiell kunde? Hva er hans viktigste bekymringer? Hvilken tvil plager ham? Hva er hans økonomiske hensyn? Hadde han noen problemer som fortsatt plager ham i dag?

Hva er målene hans?

Og enda et viktig poeng: brevet bør være strukturert i henhold til denne ordningen oppmerksomhet interesse forespørsel handling.

Du trenger bare å huske at når du formulerer en forespørsel, gi adressaten et begrenset utvalg av alternativer. Jo færre alternativer, jo større er sannsynligheten for suksess.

Etikette og takt forretningsmann vises ved hvert trinn: under en flyktig samtale med en underordnet, kollega, på et produksjonsmøte, osv. Dessverre misbruker noen ganger tjenestemenn adresseformen "Du". De henvender seg til "deg" til underordnede som er mye eldre enn dem i alder, men sier "du" til en ung overordnet. I form av å henvende seg til "deg", manifesteres forakt for den underordnede. En gang i tiden svarte Maxim Gorky på en ung forfatters forespørsel om å være på fornavn med ham: "Jeg er ikke en gentleman ...". Å kalle «deg», spesielt offentlig til en underordnet, er en demonstrasjon av herrelig arroganse og et lavt intelligensnivå. Stillingen han innehar gir ham ikke grunnlag for slik kommunikasjon med en underordnet eller ansatt. Slik behandling forringer menneskeverdet.

Etikette av offisielle og forretningsforbindelser krever streng overholdelse talenormer både i mellommenneskelig kommunikasjon og under forretningssamtaler og møter. Når du snakker med folk (eller bare én person), før samtalen uten å bli avbrutt. Alle saker, med unntak av akutte, plutselige, kan vente.

Standardfraser og uttrykk i forretningsbrev

Forretningsbrevskriveren må kjenne til og bruke et sett med standardsetninger

Til forklaringer av motiver av en eller annen handling, en eller annen reaksjon, brukes følgende uttrykk:

På grunn av mangel på økonomisk bistand...;

På grunn av den vanskelige økonomiske situasjonen...;

For å utføre felles arbeid...

I følge brevet ditt...;

I samsvar med protokollen...;

Som svar på din forespørsel...;

Som bekreftelse på vår avtale...;

For å styrke ansvaret...;

Til din forespørsel...

Hvis kompilert forespørselsbrev, da brukes følgende uttrykk:

Vennligst gi hjelp...;

Vennligst send til vår adresse...;

Vennligst delta...;

Vennligst ta affære...;

Vennligst noter...;

Vennligst informer...;

Vennligst fjern gjelden...

Følgebrev starter vanligvis med ordene:

Vi sender informasjon...;

Vi bringer tilbake referansemateriale...;

Vi sender kontrakten signert fra vår side...;

Vi sender referanselitteratur...

Bekreftelsesbrev start slik:

Vi bekrefter...

Vi bekrefter med takk....

Det bekrefter Krut-selskapet.

I påminnelsesbrev følgende modeller brukes:

Vi minner deg om at...,

Vi minner om at...

I varslingsbrev slik

Vi informerer deg om at...;

Det informerer vi deg om

Garantibrev kan inneholde følgende setninger:

Vi garanterer betaling...;

Vi garanterer kvaliteten på produktet. ,

Vi garanterer å overholde frister...

Invitasjonsbrev kan begynne med ord:

Vi inviterer deg til å delta,

Send gjerne en representant...

Avslag på forespørselen Og avslag på tilbud er bygget etter slike modeller

Forslaget ditt er avvist av følgende grunner...

Utkastet til felles handlingsplan som er sendt til oss er utredet. Vi anser det som uakseptabelt av følgende grunner...,

Til din forespørsel om jobber sammen vi tror... Med avsluttende ord Teksten i brevet kan være som følger:

Vi ber deg om å bevilge 10 millioner rubler. for et veldedighetsmaraton

Vi ber deg vennligst sende informasjon til oss.

Vi ber deg om ikke å utsette svaret ditt.

Vi beklager forsinkelsen i svaret.

Vi håper at forespørselen vår blir oppfylt.

Den siste tiden har brev om tilbud om samarbeid blitt utbredt. Den logiske ordningen for å konstruere slike brev er den samme som ordningen for å komponere forespørselsbrev. De består av to deler: en uttalelse om essensen av saken og et forslag til samarbeid. Adressen før teksten brukes ikke alltid.

Moskva-gründerselskapet OMNI-Energo, som har spesialisert seg på å fullføre byggeprosjekter i omtrent 10 år og industribedrifter elektrisk utstyr og kabel- og ledningsprodukter, anser det som nødvendig å informere deg om at selskapet vårt har muligheten til å organisere for bedrifter under bygging og gjenoppbygging en full forsyning av innenlands elektrisk utstyr og kabel- og ledningsprodukter de trenger.

Skriver du forretningsbrev på engelsk hver dag? Eller lærer du bare det grunnleggende om offisiell korrespondanse i forretningsengelskkurs? Vårt utvalg av nyttige fraser og uttrykk vil lære deg hvordan du skriver korrekte forretningsbrev på engelsk og bidra til å diversifisere talen din.

Takket være forretningsetiketten er det alminnelig kjent at klienter skal hilses i begynnelsen av brevet og farvel på slutten. Begynner problemer når du skriver brødteksten? Hvordan kan du for eksempel fortelle kundene at lasten er forsinket, eller hvordan kan du hinte om at det ville være fint å få penger for utførte tjenester? Alt dette kan forklares kompetent hvis du bruker de riktige "blankene" for ulike situasjoner. Med slike "blanks" vil det være en enkel og morsom oppgave å skrive bokstaver.

Starte et brev eller hvordan starte en korrespondanse på engelsk

I begynnelsen av hvert forretningsbrev, umiddelbart etter hilsenen, må du forklare hvorfor du skriver alt dette. Kanskje du ønsker å avklare noe, få Ytterligere informasjon eller for eksempel tilby dine tjenester. Følgende setninger vil hjelpe med alt:

Vi skriver - Vi skriver til...

For å bekrefte... - bekrefte...
- å be ... - å be ...
- å informere deg om at... - å informere deg om at...
- å spørre om ... - finne ut om ...

Jeg kontakter deg av følgende grunn... – Jeg skriver til deg med følgende formål / Jeg skriver til deg for å...
Jeg vil være interessert i (motta/få informasjon) - Jeg vil være interessert i (skaffe/motta informasjon)

Etablere kontakter eller hvordan du forteller samtalepartneren din hvordan du vet om ham

Noen ganger er det verdt å minne forretningspartneren på når og hvordan dere sist så hverandre eller diskuterte samarbeidet deres. Kanskje du allerede skrev et forretningsbrev om dette emnet for et par måneder siden, eller kanskje du møttes på en konferanse for en uke siden og begynte å forhandle da.

Takk for ditt brev om ... – Takk for ditt brev om emnet ....
Takk for ditt brev av 30. mai. – Takk for ditt brev av 30. mai.
Som svar på forespørselen din, ... – Som svar på forespørselen din..
Takk for at du kontaktet oss. – Takk for at du skriver til oss.
Med referanse til samtalen vår på tirsdag... - Angående samtalen vår på tirsdag...
Med henvisning til ditt nylige brev - Angående brevet nylig mottatt fra deg...
Det var en glede å møte deg i New-York forrige uke. – Det var veldig hyggelig å møte deg i New York forrige uke.
Jeg vil bare bekrefte hovedpunktene vi diskuterte i går – jeg vil gjerne bekrefte hovedpunktene som vi diskuterte i går.

Uttrykke en forespørsel eller hvordan du taktfullt kan spørre samtalepartneren din på engelsk

I forretningsbrev må du noen ganger spørre partnerne dine om noe. Noen ganger trenger du en forsinkelse, og noen ganger trenger du flere prøver av materiale. For å uttrykke alt dette har forretningsengelsk sine egne etablerte fraser.

Vi vil sette pris på om du vil ... - Vi ville være veldig takknemlige hvis du...
Kan du sende meg/ fortelle oss/ la oss... – Kan du sende meg/fortelle oss/tillate oss
Det ville være nyttig hvis du kunne sende oss ... - Det ville være veldig nyttig hvis du kunne sende oss ...
Jeg vil sette pris på din umiddelbare oppmerksomhet til denne saken. "Jeg vil sette pris på din umiddelbare oppmerksomhet i denne saken."
Vi ville være takknemlige hvis du kunne ... - Vi ville være takknemlige hvis du kunne ...

Klag på engelsk eller hvordan gjøre det klart at du ikke er fornøyd

Dessverre skjer det ofte at vi ikke liker noe. Men når vi skriver forretningsbrev kan vi ikke gi fritt spillerom til følelsene våre og si med en direkte test hva vi mener om selskapet og dets tjenester. Det er nødvendig å bruke forretningsengelsk og uttrykke misnøye nøye. På denne måten kan vi beholde vår forretningspartner og slippe ut litt damp. Standard fosom vil hjelpe med dette:

Jeg skriver for å klage på ... - Jeg skriver for å klage på ...
Jeg skriver for å uttrykke min misnøye med ... Jeg skriver for å uttrykke min misnøye med ...
Jeg er redd det kan være en misforståelse... - Jeg er redd det er en misforståelse...
Jeg forstår at det ikke er din feil, men... - Jeg forstår at det ikke er din feil, men...
Vi ønsker å gjøre deg oppmerksom på... – Vi vil gjerne gjøre deg oppmerksom på

Hvordan formidle dårlige eller gode nyheter i forretningsbrev på engelsk

I forretningskorrespondanse skjer det ofte at vi må opprøre kunder. Det er verdt å gjøre dette elegant for ikke å irritere partneren din enda mer.

Dårlige nyheter

Jeg er redd for at jeg må informere deg om at ... - Jeg er redd for at vi må informere deg om at ...
Dessverre kan vi ikke / vi er ikke i stand til ... - Dessverre kan vi ikke / vi kan ikke
Vi beklager å informere deg om at... - Vi beklager å informere deg om at...
Jeg er redd det ikke ville være mulig å … – Jeg er redd for at det vil være umulig …
Etter seriøs vurdering har vi bestemt oss for å...- Etter seriøs vurdering bestemte vi oss for at...

Gode nyheter

Noen ganger fungerer heldigvis alt bra, og vi kan glede kundene våre med gode nyheter

Vi er glade for å kunngjøre at... – Vi er glade for å kunngjøre at...
Det er vår glede å kunngjøre at... - Vi har gleden av å kunngjøre at...
Jeg er glad for å kunne informere deg om at .. – Jeg er glad for å informere deg...
Du vil bli glad for å lære at ... - Du vil bli glad når du finner ut at ...

Unnskyldninger eller hvordan man ikke kan irritere klienten enda mer

Selvfølgelig er det ofte problemer i næringslivet. Og det er du som må be om unnskyldning for dem. Vær vennlig, sett deg selv i posisjonen til samtalepartneren din. Husk at det er bedre å be om unnskyldning flere ganger enn å miste en verdifull klient.

Jeg beklager eventuelle ulemper forårsaket av... Vi beklager alle ulemper forårsaket av...
Godta våre oppriktige unnskyldninger. – Godta våre oppriktige unnskyldninger.
Jeg vil be om unnskyldning for forsinkelsen/uleiligheten... - Jeg vil be om unnskyldning for forsinkelsen/besværet
Nok en gang, vennligst godta mine unnskyldninger for... – Nok en gang, godta mine unnskyldninger for...

Penger eller hvordan du viser partneren din at det er på tide å betale

Noen ganger vil du skrive i ren tekst at det er på tide å betale. Men du kan ikke gjøre dette i forretningskorrespondanse. I stedet må vi bruke mykere konstruksjoner, bak som det fortsatt er det samme vanskelige spørsmålet.

Ifølge våre poster... - Ifølge våre poster...
Våre registreringer viser at vi ennå ikke har mottatt betaling av ... – Våre registreringer viser at vi ennå ikke har mottatt betaling for ...
Vi setter pris på om du slettet kontoen din innen de neste dagene. – Vi vil være takknemlige hvis du betaler i løpet av de neste dagene.
Vennligst send betaling så snart som mulig / raskt - Vennligst send oss betaling så snart som mulig.

Høflighet i korrespondanse eller hvordan hint til nye møter

Du bør ikke si farvel til forretningspartnerne dine helt. Selv etter prosjektets slutt er det bedre for deg å lagre forholdet for fremtidige bestillinger.

Ta deg senere

På slutten av forretningsbrev på engelsk er det ofte aktuelt å minne partneren din mellom linjene når du neste gang forventer informasjon fra ham.

Jeg ser frem til å se deg neste uke. – Jeg ser frem til møtet vårt neste uke
Ser frem til å motta dine kommentarer, - Jeg ser frem til dine kommentarer.
Jeg ser frem til å møte deg på (datoen). – Jeg ser frem til møtet med deg (dato).
Et tidlig svar ville bli satt pris på. – Jeg vil sette pris på ditt raske svar

Ser deg

Etter en vellykket bestilling, bør du skrive kunden et kort brev på engelsk, og informere ham om at du ikke er imot et nytt prosjekt med ham.

Jeg vil gjerne ha muligheten til å jobbe med firmaet ditt igjen. – Jeg vil gjerne ha muligheten til å jobbe med firmaet ditt igjen.
Vi ser frem til et vellykket samarbeid i fremtiden. – Vi ser frem til et vellykket samarbeid i fremtiden.
Vi vil gjerne gjøre forretninger med din bedrift. – Vi vil gjerne gjøre forretninger med din bedrift.

Selvfølgelig er forretningsengelsk ikke alltid lett. Heldigvis burde vårt utvalg av forretningsfraser gjøre oppgaven din mye enklere. Nå vil det ta deg mye mindre tid å skrive et brev. Så velg de riktige frasene, legg til informasjonen din og glede sjefen din med vakre forretningsbrev på engelsk.

Shutikova Anna