Eksempel på arbeidstidsliste. Regler og prøve for utfylling av timeliste

Tids skjema- dette er et dokument som inneholder informasjon om faktisk utført tid og antall fravær per måned for hver ansatt i organisasjonen. Basert på det foretas beregninger og periodisering lønn.

Dersom timelisten føres manuelt, benyttes standard T-12 skjema, dersom oppmøte og uteblivelseskontroll utføres automatisk (turnstile), benyttes T-13 skjema.

Fyller ut en timeliste

En timeliste oppbevares hver arbeidsdag i en måned på den siste dagen i måneden, det totale antall arbeidstimer og fravær for hver ansatt summeres.

Kompilert dette dokumentet i ett eksemplar og overført til regnskapsavdelingen.

Vi vil gi instruksjoner for fylle ut en timeliste og beregning av lønn ved å bruke eksemplet på skjema T-12 ( uniform T-12 Og uniform T-13 nesten identisk i sammensetningen av detaljer).

• Øverst angir vi navnet på organisasjonen iht inngående dokumenter og navn strukturell enhet, hvis selskapet har en.
• Vi fyller ut cellene "Dokumentnummer" og "Dato for kompilering" (vanligvis siste dag i rapporteringsmåneden).
• I cellen "Rapporteringsperiode" angir du perioden fra den første dagen til den siste i rapporteringsmåneden.
• I første kolonne i første del av arbeidstidsskjemaet (1. Arbeidstidsregistrering) angir vi løpenummeret til den ansatte.
• Vi fyller ut 2. og 3. kolonne basert på informasjon fra de ansattes personlige kort (skjema nr. T-2), som opprettes på grunnlag av en bestilling (instruks) om ansettelse.
• I 4. og 6. kolonne legger vi inn arbeidstidskoden (hentet fra symbolene på timelisten) og informasjon om antall arbeidstimer for hver dag i måneden.
• I 5. og 7. kolonne noterer vi mellomresultatene for 1./2. halvdel av måneden: i den øvre cellen legger vi inn antall dager arbeidet, i den nedre cellen - antall timer arbeidet i regnskapsperioden.
• Kolonne 8-17 i arbeidstimeskjemaet fylles ut ved utgangen av rapporteringsmåneden.
  De siste arbeidsdagene inkluderer ikke de da arbeidstakeren var fraværende fra arbeidsplassen (helger, sykefravær, tjenestereiser, fravær osv.). Verdien i kolonne 8 dannes ved å summere verdiene fra de øvre cellene i kolonne 5 og 7, verdien av den niende kolonnen dannes ved å summere verdiene fra de nedre cellene i den 5. og 7. kolonnen.
• I 14. og 16. kolonne legger vi inn antall dager og timer.
• I den 15. kolonnen angir vi koden for årsaken til fraværet (vi tar den fra symbolene på timelisten).
• I 17. kolonne legger vi inn totalt antall fri- og helligdager for hver ansatt for rapporteringsmåneden.

Andre del av timelisten (2. Utbetaling av lønn til personell, kolonne 18-55) vedlikeholdes av regnskapsavdelingen.

Dette dokumentet er signert av den som er ansvarlig for å fylle det ut tids skjema, samt leder for en strukturell enhet, ansatt personelltjeneste eller direktør i selskapet.

Hver organisasjon må ha en timeliste, uavhengig av eierform. For dets fravær gis administrativ straff både for organisasjonen selv og dens ansvarlige ansatte.

Fra artikkelen vil du lære:

• Hva er meldekortet til?
• Hvilket skjema bør du bruke for å føre journaler?
• Registrering av skjemaet
• Hvordan fylle
• Hvilke data brukes til å beregne ytelser til ansatte?

Unngå feil ved utfylling personaldokumenter, magasinet "Lønn" vil hjelpe deg. Når du abonnerer på bladet får du nå flere bonuser. Plukke ut.

Hvem trenger timeliste og hvorfor?

Den inneholder informasjon om faktisk utførte timer og antall fravær per måned for hver ansatt i organisasjonen (nedetid, sykdom, fravær, etc.). Dette dokumentet kreves:

• regnskapsfører. Basert på informasjonen i meldekortet får de ansatte utbetalt lønn, feriepenger, ytelser og reisegodtgjørelse.
• skattemyndighetene. Hvis organisasjonen ikke fører en timeliste, kan riktigheten av beregningen eller tilbakeholdelse av skatt fra lønn gjennomgås under inspeksjoner. For å gjøre dette er det nok å sammenligne dataene om arbeidsdagene angitt i timelisten med dataene om utbetaling av lønn. Og hvis for eksempel en ansatt får utbetalt lønn for dager ikke jobbet, kan selskapet bli anklaget for å øke utgiftene, og følgelig for å undervurdere skattegrunnlaget for inntektsskatt. For et slikt brudd kan selskapet bøtelegges fra 20 til 40% av det ubetalte skattebeløpet (artikkel 122 i den russiske føderasjonens skattekode). I tillegg vil de bli pålagt å betale det manglende skattebeløpet til budsjettet, samt bøter.
• representanter for FSS i Russland. Det kan være nødvendig når du kontrollerer riktigheten av beregningen av ytelser utbetalt fra fondet;
• arbeidstilsyn . På bakgrunn av den kan Trudoviks vurdere om arbeidstakernes rettigheter er krenket, for eksempel når det gjelder etterlevelse av arbeidsstandarder. overtidstimer. Hvis det oppdages et brudd, må du betale en bot. Størrelsen for en organisasjon er fra 30 000 til 50 000 rubler, for ledere - fra 1 000 til 5 000 rubler. Hvis lederen gjentatte ganger bryter arbeidslovgivning, kan han bli diskvalifisert for en periode på ett til tre år;
• statistiske myndigheter. Med dens hjelp sammenstilles en rekke rapporter, for eksempel skjema nr. P-4.

Dine kolleger leser også:

Hva er straffen for manglende rapportkort?

Arbeidslovgivningen etablerer ikke en egen artikkel for manglende vedlikehold av personelljournaler. Til tross for dette, hvis et selskap ikke fører et register, kan det bli holdt ansvarlig i henhold til del 1 av artikkel 5.27 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen for brudd på arbeidslover. For tjenestemenn - en advarsel eller en bot fra 1000 til 5000 rubler. For en organisasjon - en bot på 30 000 til 50 000 rubler.

Hvem fyller den ut

Selskapets leder utpeker ansatte som er ansvarlige for å holde timelister. Som regel er dette avdelingsledere. Utnevnelsen av ansvarlige personer formaliseres ved pålegg (eksempel nedenfor) og de ansvarlige ansatte introduseres for det mot underskrift. I bedrifter med stort antall ansatte kan det være en egen tidtakersats. Tidtakeren sender dette dokumentet til personalavdelingen, derfra går det til den allerede ferdige regnskapsavdelingen.

Hvilken form kan det være?

Organisasjoner kan bruke en av to enhetlige former godkjent ved dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1:

• uniform T-12
• uniform T-13

Skjema T-12 brukes både til å registrere arbeidsperioden og for å beregne lønn. Bedrifter som fører tidsregistrering og lønnsutbetalinger til ansatte separat, kan bare fylle ut seksjon 1, «Arbeidstidsregistrering». Den kan brukes hvis arbeidstiden reflekteres automatisk.

Bedriften kan også utvikle sitt eget dokument med hensyn til eksisterende behov. Samtidig skal den inneholde en rekke obligatoriske detaljer. Personalregnskapsprogrammer inneholder enhetlige skjemaer.

Bord. Nødvendige detaljer

Timeliste utarbeides i ett eksemplar og sendes til regnskapsavdelingen. Vær oppmerksom på: i bedrifter hvor det beregnes forskudd for faktisk utført tid, skal opplysninger leveres til regnskapsavdelingen minst en gang i måneden.

Timelisten inneholder informasjon om ansatte som jobber på grunnlag arbeidskontrakter, i henhold til prinsippet om "én posisjon - en posisjon". Utføre verv i annen stilling i hovedsak arbeidstid for å kombinere yrker eller erstatte en midlertidig fraværende arbeidstaker, er det ikke reflektert i timelisten. Utøvere som arbeider på grunnlag er heller ikke inkludert sivile kontrakter. Men hvis den ansatte er en intern deltidsarbeider, bør informasjon om ham gjenspeiles to ganger.

Du må begynne å fylle ut fra overskriften på dokumentet. Her er det fulle navnet på selskapet angitt i samsvar med inngående dokumenter og dets kode i henhold til OKPO-katalogen, på neste linje - for hvilken strukturell enhet dette rapportkortet blir utarbeidet, hvis noen.

Deretter registreres dokumentets serienummer, datoen for utarbeidelse (vanligvis siste dag i rapporteringsperioden), samt perioden det dekker (vanligvis en kalendermåned).

Etter overskriften går vi videre til å fylle ut hoveddelen av dokumentet.

Kolonne 1 inneholder serienummeret til den ansatte.

Kolonne 2 og 3 angir det fulle navnet på den ansatte, hans stilling og det tildelte personalnummeret. Disse kolonnene skal fylles ut basert på opplysninger fra ansattes personlige kort (skjema nr. T-2), som opprettes i henhold til pålegg (instruks) om ansettelse.

Kolonne 4 brukes til å registrere den ansattes tilstedeværelse eller fravær på daglig basis. For hver dag tildeles to celler, den ene under den andre - den øverste inneholder en kodebetegnelse, vanligvis i form av en bokstav eller tall, den nederste inneholder antall timer arbeidet, eller den kan stå tom.

Hvis symboler Det er ingen bestemmelse om tidspunktet som må gjenspeiles i timelisten organisasjonen kan legge inn sin egen bokstav (numerisk) betegnelse. For eksempel, hvis du trenger å gjenspeile pausene for mating av et barn gitt til arbeidende kvinner som har barn under ett og et halvt år (del 1 av artikkel 258 i den russiske føderasjonens arbeidskode), kan du angi bokstavkode KR og tallet 37. Siden slike pauser er inkludert i arbeidstiden og betales med gjennomsnittslønn i motsetning til normal arbeidstid, må du i de nederste linjene angi pausens varighet (Del 4 av Artikkel 258 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Betegnelser i timelisten

Kolonne 5 angir hvor mange dager og timer som ble jobbet for hver halvdel av måneden - dager på toppen, timer på bunnen.

Kolonne 6 angir de samme dataene, men for hele måneden.

Kolonne 7-9 er ment å gjenspeile informasjonen som er nødvendig for å beregne lønn. Hvis alle ansatte som er inkludert i dokumentet bruker samme lønnskode og tilsvarende konto, må du i overskriften til denne tabellen fylle ut de tilsvarende kolonnene med samme navn. I dette tilfellet forblir kolonnene 7-8 direkte på den ansattes linje tomme, og du trenger bare å angi data i kolonne 9.

Hvis kodene og kontoene til ansatte er forskjellige i løpet av måneden, angir du i kolonne 7 den tilsvarende digitale koden nødvendig type lønn. Eksempelvis brukes kode 2000 for lønn, 2012 for ferie og kompensasjon, 2300 for sykefravær osv.

Etter dette må du i kolonne 8 oppgi kontonummer i henhold til kontoplanen, som tilsvarer denne arten innbetaling. Kolonne 9 angir antall dager eller timer som ble jobbet i henhold til den registrerte betalingstypen.

I kolonne 10-13 legges informasjon om arbeidstakers fravær fra arbeidsplassen inn - her må du angi koden som tilsvarer årsaken, samt hvor mange dager eller timer det gjelder.

Dokumentet signeres av den som er ansvarlig for å fylle det ut, samt av leder for strukturenheten, HR-ansatt eller direktør i selskapet.

Nedenfor finner du et korrekt eksempel på utfylling av timeliste.

Vennligst merk: et ekstra ark kan legges til hovedtimelisten. Det kan for eksempel være påkrevd dersom en ansatt blir sagt opp i begynnelsen eller midten av måneden. La oss si at en ansatt slutter 8. november. Deretter gjenspeiles dagene han jobbet på et eget ark av timelisten, og 9. november blir oppføringen "Dismissed" laget. I slutten av måneden legges dette skjemaet (for én ansatt) ved hovedtimelisten, der det ikke lenger er behov for å duplisere informasjon om den oppsagte.

Et annet tilfelle hvor et tilleggsark kan være nødvendig er når en ansatt var fraværende fra jobb, men ikke ringte eller spesifiserte årsaken. I en slik situasjon, før du sender timelisten til regnskapsavdelingen, kan kolonnen "Merknader om tilstedeværelse og fravær fra jobb etter dag i måneden" stå tom. Dersom den ansatte ved innlevering av meldingen ikke har møtt opp og ikke har fremlagt støttedokumenter, skal meldekortet merkes med en merknad om manglende oppmøte av ukjente årsaker - kode NN eller 30.

Etter at arbeidstaker leverer støttedokumenter, for eksempel sykemelding, skal NN-koden erstattes med kode B eller 19. I dette tilfellet legges et tilleggsark med nøyaktig informasjon om denne ansatte ved den lukkede timelisten.

Lagringsperiode for timelister

Det brukte meldekortet arkiveres i særskilte mapper og ved utgangen av året leveres det til arkivet, hvor det skal oppbevares i minst fem år. Hvis selskapet er skadelig og farlige forhold arbeidskraft, så skal den lagres i 75 år (Order fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558).

Hvordan beregne ytelser til ansatte

Alle koder i timelisten er delt inn i to grupper: betalt og ubetalt.

Ubetalt inkluderer for eksempel kode "B" - helger og fridager. For enkelhets skyld har vi gitt en liste over ubetalte koder i tabellen nedenfor.

Bord. Koder som ikke må betales

* Arbeidstakere som deltar i streiken har ikke krav på lønn i denne perioden. Men etter tariffavtale, lokalt normativ handling Det kan gis kompensasjon.

Ved hjelp av de betalte kodene fra timelisten vil regnskapsføreren avgjøre hvilken betaling som skal beregnes. Hver betaling har sin egen beregningsprosedyre. For enkelhets skyld har vi satt sammen en tabell der du finner en liste over de vanligste betalte kodene og fremgangsmåten for å beregne betalinger for hver kode.

Bord. Prosedyren for å beregne betalinger for betalte koder

Hver arbeidsgiver må registrere antall timer arbeidet av ansatte. I dette tilfellet spiller den organisatoriske og juridiske formen til foretaket ingen rolle. Dokumentet som skal fylles ut kalles en timeliste.

For disse formålene føderal tjeneste statlig statistikk utviklet og godkjent flere forskjellige former:

1. Skjema 0504421. Gjelder budsjettfinansierte virksomheter. Et annet navn på papiret er en timeliste (TURV).
2. Skjema nr. T-12.
3. Skjema nr. T-13

Dokumentene begynte å bli brukt på grunnlag av relevant vedtak nr. 1 av 5.01.2004. Last ned skjemaer nr. T-12 og skjema nr. T-13 i Word- og Excel-format i denne artikkelen.

Tilstedeværelsen av en timeliste gjør at regnskapsavdelingen og personalavdelingen i organisasjonen:

• Ta hensyn til timene brukt på arbeidsplassen av hver av de innleide arbeiderne.
• Overvåke overholdelse av arbeidsplaner (oppmøte/fravær, forsinkethet).

Denne informasjonen hjelper til med å beregne lønn for hver ansatt og kompilere statistikk. Ved å ha timelisteinformasjon vil en ansatt i personalavdelingen kunne rettferdiggjøre sanksjonene som er pålagt arbeidstakeren (for eksempel for å komme for sent). Og regnskapsføreren vil forklare hvor lovlige utbetalinger av erstatning og andre ytelser er.

I følge art. 62 i den russiske føderasjonens arbeidskode, har en arbeidstaker rett til å be om et utdrag fra arbeidsgiveren med dataene hans fra timelisten.

Vennligst merk: siden januar 2013 er enhetlige dokumentskjemaer ikke obligatoriske. Selv om formatet deres er enkelt og lett å bruke. Samtidig fritas ikke arbeidsgivere fra plikten til å føre disse journalene. Dette er hva det står Arbeidskodeks(Del 4 artikkel 91). Ledere har rett til å kontrollere ansattes arbeidstid på en passende måte.

Tilsynsmyndighet

De etablerte formene for primære regnskapspapirer har instruksjoner for bruk:

• Generering og vedlikehold av dokumentasjon bør kun utføres av en autorisert person.
• Papiret legges frem for avdelingsledelsen og HR-avdelingens medarbeider for underskrift.
• Deretter overføres timelisten i excel til regnskapsavdelingens medarbeider.

Den spesifikke stillingen hvis representant er pålagt å fylle ut TURV er ikke fastsatt i reglene. Enhver ansatt kan oppnevnes som leder.

Etter valg av ansvarlig person utarbeides en ordre eller den tildelte plikten registreres arbeidsavtale valgt medarbeider. Ellers har den ansatte rett til ikke å gjøre timelister.

Hvis organisasjonen har en imponerende stab, velges en ansvarlig person i hver avdeling. TURV utføres som følger:

• I løpet av faktureringsmåneden registrerer den tildelte ansatte informasjon om sin avdeling.
• Deretter sjekker avdelingsleder alle data og generell utforming. Dersom det ikke er feil, signerer han meldekortet og overleverer det til den personalmedarbeider.
• HR-avdelingens ansatte verifiserer data og registrerer parameterne som er nødvendige for deres aktiviteter. Etterpå attesteres papiret med underskrift og sendes til regnskapsavdelingen.

Små organisasjoner følger en forenklet kjede. HR-avdelingen skal ha timelisten der.

Forskjellen mellom skjemaene

Skjema T-13 gjelder i organisasjoner som har en spesiell turnstile. Dette er navnet på et system som automatisk registrerer når ansatte kommer på jobb - med dets hjelp kan du spore noens fravær.

Skjema nr. T-12 regnes som et universelt dokument. Dens struktur er forskjellig fra skjema nr. T-13 i nærvær av en ekstra seksjon 2. Denne kolonnen brukes til å registrere materielle oppgjør med arbeidere for arbeidet de utførte. Dersom oppgjør med ansatte føres på eget skjema, fylles ikke denne delen ut. Du kan laste ned rapportkortet her:

Legger inn data

For å unngå feil, må du nøye forstå hvordan du fyller ut en timeliste. Autorisert person kan bruke ett av to alternativer:

• Kontinuerlig fylling. Denne metoden er preget av daglig inntasting av informasjon for hver ansatt (ankom/kom ikke).
• Utfylling av avvik. I dette alternativet registreres kun ansatte som kommer for sent eller ikke møter på jobb.

Som et eksempel kan du vurdere T-13-skjemaet ved å bruke den kontinuerlige søknadsmetoden. Reglene for å fylle ut en timeliste er som følger:

1. I øvre høyre hjørne bør du angi navnet på selskapet og angi divisjonen.
2. Sjekk koden i Rossstat-databasene generell klassifisering(OKPO), og skriv det inn i det aktuelle feltet.
3. Angi serienummeret til dokumentet og datoen for dets utarbeidelse. Siste dag i rapporteringsperioden (måned) benyttes.
4. Angi datoene for rapporteringsperioden. Avisen kommer om en måned.
5. Angi fullt navn på arbeiderne og deres stillinger. For hver ansatt tildeles en egen linje med løpenummer.
6. Legg merke til den ansattes tilstedeværelse på arbeidsplassen eller årsaken til fraværet (arbeidsreise, ferie, fridag osv.) Visse forkortelser brukes for å legge inn data. Her føres også antall utførte timer.
7. Oppsummer timer og arbeidsdager for faktura periode. I kolonne 5 legges informasjon inn for hver 15. dag, i kolonne 6 - for hele måneden.
8. Legg inn data for beregning av inntekt. Den utpekte koden for type godtgjørelse i timelisten lar deg spesifisere arten av midlene som skyldes den ansatte. Kodene for feriepenger er for eksempel 2012, og månedlig hovedinntekt er 2000. Her må du også angi regnskapskontoen som belastningen skjer fra. Kolonne 9 er ment å registrere timene (dagene) brukt på hver type betaling for arbeidsaktiviteter.
9. Kolonne 10 til 12 inneholder informasjon om årsakene til manglende oppmøte og fraværstidspunktet.
10. Sertifisering av papir utføres av flere personer. Det kreves ikke bare signaturer ansvarlig medarbeider, men avdelingsleder og personalansvarlig.

Eksempel på utfylling av skjema nr. T-12:

Personalnummeret som er tildelt en ansatt må registreres i alle lokale dokumenter i selskapet. Etter en ansatts oppsigelse forblir nummeret hans tilgjengelig i noen tid (vanligvis flere år).

En timeliste er hoveddokumentet for å overvåke arbeidsprosessen.

Det brukes av regnskapsførere ved beregning av lønn, bonuser, bøter;

HR-avdelingens ansatte for å utarbeide kompetente interne retningslinjer for organisasjonen; bedriftsledere.

Dokumentet tjener også til å gi skatterapportering, systematisere og organisere informasjon om arbeidsprosessen.

Skjemaet for å fylle ut timelisten er offisielt etablert og har to modifikasjoner - T12 og T13.

Ledelsen i organisasjonen bestemmer selv hvilken som skal velges.

Forskjellen ligger i metoden for å registrere data, T-12-skjemaet er det vanligste skjemaet og innebærer manuell utfylling av timelisten, T-13-modifikasjonen brukes til automatisk utfylling. Du kan laste ned prøvene deres fra Internett. For å fylle ut T-13-skjemaet kan du bruke hvilket som helst praktisk program for regnskapsførere.

Fra 01/01/2013, ved dekret fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité, har organisasjonen rett til å legge inn flere kolonner og sider i dokumentet, endre timelisten innenfor grensene gjeldende lovverk etter eget skjønn.

Karakterer føres inn i meldekortet etablert prøve, som er ledsaget av dokumenter som forklarer dem.

Slike merker inkluderer:

1. Være sen. Må følges Forklarende merknad. 2. Fravær. Vedlagt en forklarende merknad og en pålegg om type straff.
2. Sykefravær, foreldrepermisjon, donasjonsdager, fravær knyttet til passering av medisinsk undersøkelse i retning av det militære registrerings- og vervingskontoret. Utstedt ved tilgjengelighet av en rettidig innsendt og utfylt sykefraværsattest eller annet dokument.
3. Ferier. Merket settes dersom det foreligger søknad fra en ansatt eller attest fra utdanningsinstitusjon og en ordre signert av direktøren eller personen som erstatter ham.
4. Behandling. Vedlagt dokument signert av avdelingsleder, enhet, avdeling eller arbeidsleder.
5. Skal på jobb i helger og ferier. Vedlagt en skriftlig erklæring fra den ansatte om hans samtykke signert av hans nærmeste overordnede.
6. Jobb reiser. I dette tilfellet leveres et reisesertifikat med organisasjonens segl og datoen for ankomst og avreise til den ansatte til regnskapsavdelingen.

Hvis en ansatt blir oppsagt, er timearbeidscellene i timelisten tomme

Avskjedsordren signert av organisasjonssjefen er vedlagt meldekortet.

Regler for utfylling av timeliste

Plikten til å fylle ut timeskjemaet pålegges en ansatt i regnskapsavdelingen eller personalavdelingen etter bestilling og inngår i hans stillingsbeskrivelse.

I det første tittelside Timelisteskjemaet må gjenspeile det fulle navnet på organisasjonen og den strukturelle enheten, hvis noen, startdatoen for vedlikehold av dokumentet og sluttdatoen når det er stengt.

Det andre arket inneholder en tabell for registrering av arbeidstid og informasjon om ansatte.

Tabellen angir serienummeret til linjen, etternavnet og initialene til den ansatte, og nummeret på hans personlige fil. Antall kolonner tilsvarer antall dager i måneden.

I hver celle legges det inn antall arbeidede timer, eller for et standardskift tas det hensyn til totalt antall dager. Helger og arbeidsfrie dager markeres også.

Nødsituasjoner: fravær, forsinkethet og andre er merket med alfabetiske eller numeriske koder. Alle merker skal gjøres basert på tilstedeværelse eller fravær av den ansatte på arbeidsplassen.

Den som er ansvarlig for å holde timelister skal selv kontrollere alt

I T-12-skjemaet opprettholdes 2 seksjoner separat: "arbeidstidsregistrering" og "oppgjør med personell." Den andre delen registrerer alle betalinger og bøter, på grunn av den ansatte, detaljer og tilsvarende kontoer for deres periodisering.

Arbeidstimelisten er satt sammen i ett eksemplar. N

Dokumentet må inneholde signaturene til lederen av organisasjonen eller dens avdeling og regnskapsføreren.

Dersom en tredje ansatt var involvert i å fylle ut timelisten, må han også bekrefte med sin signatur riktigheten og ektheten av de oppgitte dataene.

I henhold til loven "Om regnskap" datert 6. desember 2011, er det mulig å fylle ut timelisten både i elektronisk og håndskrevet form.

Eventuelle sanksjoner ved feil utfylt meldekort

Under finans- og skatterevisjon kan revisorer oppdage følgende typer brudd:

1. Inkonsistens mellom lønnsdataene angitt i timelisten og primære rapporteringsdokumenter.
2. Uoverensstemmelse mellom lønnsdataene angitt i timelisten og betalings- og oppgjørsdokumenter.
3. Feil bruk av kodebetegnelser og overtid og overtid ikke tatt i betraktning.
4. Feil beregning av stønadsbeløp for midlertidige uførebevis.

Disse bruddene kan føre til at arbeidsgiver eller regnskapsfører ilegges en bot på opptil 5000 rubler.

Fravær av timeliste i organisasjonen ifølge artikkelen
5.27 i den administrative koden kan innebære ileggelse av en bot på opptil 50 000 rubler til lederen av en avdeling.

Sikkerhet riktig fylling timeliste og lønn er:

1. Rettidig forsyning av ansatte av alle nødvendige dokumenter underbygge eventuell manglende overholdelse av arbeidsreglene.
2. Når du vedlikeholder håndskrevne timelister, bruk kopier og utkast.
3. Hvis årsaken til den ansattes forsinkelse eller fravær fra arbeidsplassen er uklar, bruk riktige koder.
4. Merking kan kun foretas dersom støttedokumenter er fremlagt.

Koder brukt i timelisten:

Eksempel på timeliste T-12

Tidsregistrering er en svært viktig oppgave. Den ansatte ønsker ikke å miste sine hardt opptjente penger, og organisasjonen søker på sin side ikke å betale for fravær.

Rettidig og riktig vedlikehold av rapporteringsdokumentasjon for registrering av arbeidstid vil bidra til å unngå slike misforståelser.

Hva er den til?

Timeliste er etablert dokument, som fører informasjon om overholdelse av arbeidstid for hver enkelt ansatt. Dette er med andre ord en tabell der data om oppmøte eller manglende opptreden for hver av organisasjonens ansatte legges inn.

Med utgangspunkt i dette dokumentet beregnes lønn og bonus eller ilegges straff for sen, fravær og andre avvik fra arbeidsplanen.

Et slikt meldekort må foreligge i ett eksemplar og oppbevares av den ansatte som er oppnevnt ansvarlig for utarbeidelsen. Oftest er dette arbeidet overlatt til HR- og regnskapsavdelingen, noen ganger til avdelingsleder eller toppleder. Utnevnelsen til stillingen som "tidtaker", eller rettere sagt tildelingen av tilsvarende oppgaver, må gjenspeiles i arbeidsavtalen.

Skjemaalternativer

Du kan ta hensyn til hvor mange dager og timer en ansatt jobbet ved hjelp av ulike metoder, men Roskomstat har utarbeidet spesielle skjemaer. De er enkle og enkle å bruke med deres hjelp, du kan tydelig spore "oppmøte" på arbeidet ditt og deretter effektivt bruke dataene som er oppnådd.

Til budsjettorganisasjoner En spesiell form for timeliste nr. 0504421 ble innført.

For alle andre organisasjoner og virksomheter ble skjemaene T-12 og T-13 godkjent. Sistnevnte skiller seg fra hverandre ved at T-13 brukes der opptredener og ikke-opptredener styres ikke av mennesker, men vha. automatiserte systemer(turstiles). Jeg kom på jobb, sjekket inn på sjekkpunktet med pass, og gikk videre. På denne måten er det enkelt å kontrollere sengang, fravær og andre avvik fra arbeidsplanen.

Skjemaer på skjema T-13 fylles oftest ut automatisk modus, eller med delvis bruk av tekniske midler.

Arbeidstimelister i skjema T-12 fylles også ut for å beregne lønn, så det er praktisk å overlate vedlikeholdet av en slik tidsplan til en regnskapsfører.

Hvordan fylle den ut riktig

De viktigste aspektene ved å føre timelister:

• tabellen eksisterer i en enkelt kopi;
• fylles ut daglig basert på offisielle dokumenter(sykefravær, pålegg, instrukser osv.);
• Det er forbudt å fjerne noen kolonner eller felt fra den generelt aksepterte tabellen.

Du kan imidlertid fortsatt endre tabellen. Noen ganger oppstår situasjoner når du trenger å legge til flere felt i et eksisterende skjema. For eksempel å ta hensyn til visse arbeidstider for ikke-standard turnus. I dette tilfellet er det mulig å gjøre endringer, men bare etter å ha signert den tilsvarende ordren fra lederen.

Før oppstart av rapporteringsmåneden (2-3 dager i forveien) åpner ansvarlig medarbeider timelisten. Nå er tiden inne for å bestemme hvilken oppførselsmetode som skal velges. Dette kan være en fullstendig registrering - daglig oppmøte/ikke-oppmøte-merker, eller kun inntasting av avvik fra regimet - forsinkelser, nattevakter, overtid m.m.

Eksempel på å fylle ut en timeliste ved å bruke eksempelet på skjema T-12

Først av alt fylles overskriften og de tre første kolonnene ut. Denne informasjonen forblir som regel konstant - strukturell enhet, fullt navn på ansatte, personellnummer.

I kolonne 4 til 7 føres karakterer på oppmøte, fravær, fridøgn og sykefravær på daglig basis. For dette formål brukes spesielle betegnelser for hver av årsakene. Så sykefraværet er betegnet med kode B, en fridag er angitt med RV, og årlig ferie- OT. Den fullstendige listen over betegnelser finner du i den mest enhetlige formen på det første arket.

Det er viktig å huske at eventuelle merker settes på timelisten utelukkende på grunnlag av ethvert dokument. Det kan være en sykmelding, intern orden eller pålegg om overtidsarbeid signert av en kjent medarbeider.

Det oppstår ofte situasjoner når det ikke er helt klart hvilken kode man skal sette inn. For eksempel er en ansatt i permisjon med lønn og får tildelt en OT-kode. Men på dette tidspunktet hadde han den uforskammethet å bli syk og gikk ikke på jobb på den fastsatte datoen.

Hvis den ansatte ikke advarte oss, er det tilrådelig å angi NN-kodene (unnlatelse å vises av ukjente årsaker), og etter å ha mottatt sykefravær korriger disse betegnelsene til kode "B". Hvis en ansatt har funnet en måte å rapportere sykdom på, kan han umiddelbart merke koden "B".

Kanskje i en slik situasjon er det bedre å skrive ned kodene "NN" og "B" med blyant først, for ikke å ødelegge utseendet til dokumentet, som finnes i en enkelt kopi. Hvis skjemaet opprettholdes i i elektronisk format, da vil ikke slike problemer oppstå.

Noen fravær telles vanligvis i «dager», fordi en ansatt ikke bare kan være på ferie en halv dag, eller sykemeldt i tre timer. I dette tilfellet er en tom kolonne igjen under bokstavbetegnelsen. Hvis den ansatte var 30 minutter forsinket, eller jobbet 4 timer overtid, er tidspunktet for avvik fra arbeidsplanen angitt under bokstavbetegnelsen.

Kolonne 5 og 7 gir en mellomliggende og endelig sum av arbeidsdager, og kolonne 8 til 17 gir en fullstendig rapport for hver ansatt - hvor mye han jobbet, hvor mye han hvilte, hvor mye han gikk glipp av og hvorfor. Fra tittelen på overskriften over hver kolonne blir det klart hvilke data som skal oppsummeres.

Funksjoner ved vedlikehold av timelister i budsjettorganisasjoner

Skjema nr. 0504421 brukes også til å overvåke overholdelse av arbeidsregimet, men har et litt annet navn "Regnskap for bruk av arbeidstid", som gjenspeiler spesifikasjonene i arbeidet til budsjettorganisasjoner. I dette meldekortet kan du finne betegnelser som «studiefridager», «vikariat i utvidet daggruppe», «studiepermisjon».

Prosedyren for å opprettholde en slik timeliste er ikke forskjellig fra de enhetlige regnskapsskjemaene T-12 og T-13:

• oppbevart i en enkelt kopi;
• åpner 2-3 dager før starten av faktureringsperioden;
• brukes uten endringer i standardskjemaet.

Det er også vedtatt to registreringsprosedyrer - fortløpende (alle opptredener og ikke-opptredener er notert) og med angivelse av avvik.

Det er flere forskjeller i selve tabellen. I overskriften på rapportkortet, i tillegg til navnet på organisasjonen, strukturell enhet og vedlikeholdsperiode, skal typen angis med et nummer. Hvis timelisten sendes "som den er" uten å gjøre endringer, kalles den primær og merkes i denne kolonnen som "0". Ved hver påfølgende justering må du angi endringsnummeret i rekkefølge.

De fire første kolonnene fylles ut umiddelbart - dette er de fulle navnene på ansatte, personell og stillinger. Følgende kolonner fylles ut etter hvert som perioden skrider frem. I øvre del av kolonnene angir avvik fra driftsmodus i timer (hvis noen), i nedre del er det en bokstavbetegnelse på årsaken til avviket. Kolonne 20 og 37 oppsummerer henholdsvis foreløpige og månedlige resultater.

Ingen ytterligere beregninger er gitt i dette skjemaet. På slutten av faktureringsperioden overføres dette dokumentet til regnskapsavdelingen, hvor lønn for ansatte i budsjettorganisasjonen beregnes på grunnlag av det.

Listen over symboler brukt i denne arbeidstimelisten (skjema nr. 0504421) finner du i tabellen:

Hvordan er ferie utpekt?

Ordet ferie i personalsaker kombinerer mange begreper. Starter fra og slutter med svangerskapspermisjon. Mange unge mødre vil være uenige, men dette er også en ferie, selv om den er gitt for å ta vare på et lite barn.

Hver av disse feriene er merket på sin egen måte på timelisten, og det er verdt å være spesielt oppmerksom på de vanligste ferietypene og deres registrering.

Etter planen

Basert på feriebestillingen, som må inneholde signaturen til den ferierende selv, er timelisten merket med koden "OT" hvis dette er hovedferien, eller koden "OD" hvis den kommer i tillegg.

For egen regning

Det er tider når en ansatt må ta flere feriedager utenom sin vanlige timeplan. Årsakene kan være forskjellige, men det er bare én løsning - permisjon uten lønn.

Lovverket gir flere grunner til slik permisjon - et bryllup, fødselen av en baby eller mer triste hendelser, for eksempel døden til en nær slektning. I disse tilfellene bør du skrive inn koden "OZ".

Hvis den ansatte har en annen grunn, og han får slik permisjon etter avtale med lederen, brukes koden "FØR". I begge tilfeller er merket laget på grunnlag av den tilsvarende ordren signert av den ansatte.

Opplæring

Å kombinere arbeid og studier i vår tid er mer normen enn unntaket, og lovverket i denne saken støtter slike arbeidere ved å garantere studiepermisjon. Etter å ha akseptert den tilsvarende søknaden fra den ansatte og mottatt bestillingen signert av studenten, kan du trygt merke koden "U" på rapportkortet for hele studiepermisjonsperioden.

Det er verdt å merke seg at hvis en ansatt blir syk mens han passerer neste økt, forlenges ikke slik permisjon for sykefraværsperioden og kode "B" kan bare legges inn i dagene etter avsluttet studiepermisjon, i tilfelle at arbeidstaker ikke rakk å bli frisk før endt permisjon og leverte en sykemelding som bekreftet sitt fravær fra møte etter endt økt.

For graviditet og fødsel

En slik salig periode for kvinnelige ansatte skal selvfølgelig ikke overskygges av byråkrati med dokumenter, derfor innvilges fødselspermisjon på grunnlag av en sykefraværsattest, koden i meldekortet er "P". Den samme koden brukes ved adopsjon av en nyfødt baby.

For barnepass

Og etter dette gis det pålegg om foreldrepermisjon til fylte tre år. Slik permisjon er merket med koden "OZH".

Å jobbe med dokumenter er alltid en ansvarlig oppgave, men å kjenne til det grunnleggende om å fylle ut timelister vil spare deg for konflikter under lønn og andre mindre problemer av denne typen.

Video - utarbeide en timeliste og beregne lønn i 1C: