Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Как рассчитать сумму удержаний за неотработанные дни отпуска

Если гражданин увольняется, работодатель производит с ним полный расчет. Закон позволяет получить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Однако правило действует и в обратную сторону. Если гражданин отправился на отдых, не отработав необходимое количество дней, может быть выполнено удержание за отпуск при увольнении.

Чтобы разобраться во всех особенностях процедуры, стоит заранее ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Общие сведения

Проработав полгода на одном рабочем месте, человек получает право отправиться в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Согласно нормам, закрепленным в , длительность отдыха не может быть меньше 28 дней.

В ряде ситуаций отправиться в отпуск можно и раньше. Оплачиваемый отдых предоставляется до истечения полугода по согласованию сторон. Подобная возможность закреплена в части 3 статьи 122 ТК РФ.

Если отпуск был предоставлен авансом до отработки 12 месяцев, при увольнении работодатель получает право удержать часть денежных средств.

Дело в том, что отпускные, выплачиваемые специалисту перед отдыхом, начисляются в течение всего года.

Законодательство

Процедуру предоставления отпуска и все вопросы, связанные с ним, регулирует ТК РФ. Согласно положениям, закрепленным в действующих нормативно-правовых актах, отпуск может быть предоставлен в любое время, если это не противоречит производственной необходимости.

По общему правилу для получения права на очередной оплачиваемый отпуск нужно отработать не менее полугода.

Однако, уйдя в отпуск после заверения положенных 6 месяцев, специалист отработал только 2 недели оплачиваемого отдыха. Вторую часть специалист должен отработать в течение оставшегося полугодия. Весь отпуск можно отработать в течение 11 месяцев.

Действующее законодательство не запрещает предоставлять отпуск раньше 6 месяцев. В последующие годы отдых может быть запланирован по графику в начале года или иной период.

Если человек покидает должность раньше, чем отрабатывает оплаченное ранее время, работодатель может взыскать предоставленные в качестве отпускных денежные средства. Подобная возможность закреплена в .

Следует помнить, что удержание компенсации за отпуск при увольнении – это право работодателя, а не обязанность. Решение может принимать только он. Мнение работника при этом не учитывается.

Когда действует запрет?

Если работник решил прекратить сотрудничество с фирмой , работодатель получает возможность вернуть денежные средства за неотработанные дни.

Однако, согласно действующему законодательству, существуют особые случаи, при наступлении которых нельзя осуществить удержание. Они зависят от .

Вернуть денежные средства за отпуск не получится, если работник покидает фирму в связи с:

• или прекращением деятельности ИП;
• призывом в ряды ВС РФ или началом прохождения альтернативной службы;
• невозможностью продолжения деятельности в связи (при наличии медицинского заключения);
• кончиной одной из сторон договора;
• сменой владельца организации.

Существуют и другие причины, запрещающие выполнять удержание за отпуск при увольнении. Узнать точный перечень можно, обратившись к действующему законодательству.

Удержание за отпуск при увольнении

Процедура может иметь ряд особенностей в зависимости от нюансов сложившейся ситуации.

Чтобы знать, как действовать, стоит ознакомиться с рядом типовых случаев, во время которых может выполняться удержание за отпуск.

Компенсации за неиспользованный

На практике возможны ситуации, когда происходит удержание при увольнении. Обычно это происходит, если денежные средства были начислены сотруднику в излишнем объеме.

Действующее законодательство не запрещает компанию просить сотрудника вернуть капитал.

Однако, согласно правилам, деньги должны быть внесены добровольно в кассу компании.

За неотработанный

Удержание за отпуск при увольнении осуществляется с учетом ограничений, установленных в статье 138 ТК РФ.

Согласно положениям нормативно-правового акта, размер удержания не может превышать 20% от предоставляемой заработной платы.

Правило действует даже в том случае, если сам сотрудник согласен внести сумму большего объема.

Однако закон позволяет специалисту добровольно заплатить больше, внеся деньги в кассу предприятия или положив средства на банковский счет компании.

Если работник не хочет самостоятельно сделать это, работодатель может попытаться истребовать средства через суд. Однако судебная практика по этому вопросу очень противоречива.

За обучение

В законе нет запрета, позволяющего избежать удержания средств за ученический отпуск. Обычно процедура выполняется, если работник решил уволиться в период учебы. Считается, что в этой ситуации происходит нецелевое использование учебного отпуска.

Работодатель получает право потребовать от работника добровольного возврата отпускных. В случае отказа работодатель может обратиться в суд.

Однако вернуть денежные средства в процессе разбирательства достаточно проблематично. Вердикт зависит от индивидуальных нюансов сложившейся ситуации.

Однако статистика показывает, что в большинстве случаев государственный орган принимает сторону работника.

Дело в том, что в Трудовом Кодексе зафиксирована только возможность удержания за ежегодный оплачиваемый отпуск. Об отдыхе, предоставляемом в связи с учебой, информация в нормативно-правовом акте отсутствует.

Как рассчитать размер излишне выплаченных средств?

Процедура расчета размера удержания не отличается сложностью. Изначально определяется срок, который сотрудник не отработал.

Процедура осуществляется по формуле: Од = 28 / 12 х Мс, где:

• Од – число отработанных дней отпуска;
• Мс – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.

Затем происходит определение размера самого удержания. Для выполнения процедуры необходимо знать величину средней дневной заработной платы сотрудника, с которым прекращается сотрудничество.

Показатель должен быть таким же, как и при расчете других выплат при увольнении. Отдельно выполнять его вычисление специально для определения удержания не нужно.

В качестве расчетного периода принимаются 12 месяцев перед отпуском. Если они не отработаны полностью, определение среднего дневного заработка осуществляется на основании фактического срока, в течение которого сотрудник осуществлял трудовую деятельность.

Налоги

Если производится удержание за отпуск при увольнении, необходимо заплатить все обязательные платежи и сборы.

Работодатель должен внести денежные средства для уплаты:

• соцстраховых взносов;
• налога на доходы;
• взносов в Пенсионный фонд;
• НДФЛ;

Если работодатель не осуществит один или несколько платежей, это будет считаться нарушением.

Как обойтись без удержаний?

Согласно действующему законодательству, в 2019 году удержание за неотработанный отпуск – право, а не обязанность работодателя.

Если он не хочет возвращать денежные средства, он может прекратить сотрудничество с работником на стандартных условиях.

Что делать, если работник не согласен возвращать?

Статистика показывает, что иногда в процессе удержания возникают споры с работником. Почвой для них обычно выступает сумма, которую компания хочет вернуть.

Бывают ситуации, когда работодатель должен произвести с работника удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Это происходит в тех случаях, когда работник отгуливает свой отпуск авансом .

Согласно ТК РФ, работник может уйти в отпуск уже через полгода после устройства на работу. В этом случае, ему предоставляется 28 календарных дней, хотя работник заработал только 14 дней. Получается, что 14 дней он отгулял авансом.

Если работник решил уволиться до окончания своего рабочего года, за который он уже отгулял отпуск, то работодатель имеет право произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.

Исключение составляют случаи, когда работник увольняется:

• при отказе перевестись на другую должность, так как эту он больше не может занимать по заключению медицинской комиссии - п. 8 ст. 77 ТК РФ ;
• при ликвидации предприятия - п. 1 ст. 81 ТК РФ ;
• при прекращении деятельности ИП - п. 1 ст. 81 ТК РФ ;
• при сокращении - п. 2 ст. 81 ТК РФ ;
• при смене собственника предприятия - п. 4 ст. 81 ТК РФ ;
• при призыве работника на срочную военную службу - п. 1 ст. 83 ТК РФ ;
• при восстановлении на этой должности работника, который ранее её занимал - п. 2 ст. 83 ТК РФ ;
• если работник признан медицинской комиссией полностью непригодным к трудовой деятельности - п. 5 ст. 83 ТК РФ ;
• при смерти одной из сторон трудового договора - п. 6 ст. 83 ТК РФ ;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций, а также техногенных и природных катастроф - п. 7 ст. 83 ТК РФ .

Удержание отпускных при увольнении - это право работодателя, а не его обязанность. Он самостоятельно решает, производить ли с увольняющегося сотрудника удержание или нет . Если принято положительное решение, то согласие работника на это не нужно.

Чтобы не ошибиться при подсчётах, необходимо правильно определить «отпускной» стаж. Для этого нужно посчитать количество целых месяцев и дней от даты принятия этого сотрудника на работу, до даты его увольнения.

По общему правилу, если количество дней будет больше 15, то нужно сделать округление в большую сторону до целого месяца.

Если дней будет меньше 15 - то в меньшую сторону до целого месяца.

Например, работник имеет 7 месяцев и 16 дней «отпускного» стажа. При округлении получается, что рассчитывать ему нужно как 8 месяцев.

28 / 12 * М, где М - количество месяцев отпускного стажа.

Например, за 8 месяцев неиспользованного отпуска, работнику полагается 28 / 12 * 8 = 19 дней отпуска.

Работнику были выплачены отпускные за 28 календарных дней отпуска в размере 38 300 / 29, 3 * 28 = 36 600 рублей.

Следовательно, работодатель должен произвести удержание за отпуск при увольнении в размере 36 600 - 24 836 = 11 764 рубля.

При удержании необходимо придерживаться п. 1 ст. 138 ТК РФ . То есть, работодатель не имеет права удерживать с работника более 20% от его заработной платы. Поэтому удержание отпускных будет ограничено этим пределом. Даже по письменному заявлению работника, работодатель не может удерживать более этого предела.

Если сумма всех выплат при увольнении меньше суммы удержания, то работник может добровольно внести недостающую сумму в кассу предприятия или перевести на расчётный счёт .

Если работник отказывается это делать добровольно, то работодатель имеет право обратиться в суд с иском о взыскании с него излишне выплаченных сумм, на основании

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется . Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

В соответствии со ст.137 ТК работодатель имеет право удержать с сотрудника, уволившегося до окончания полного рабочего года, за который он получил отпускные, излишне уплаченные ему денежные средства. В то же время удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск происходит с некоторыми затруднениями.

Статья 138 ТК запрещает производить с работника удержания, превышающие 20% его заработной платы. Эти требования распространяются и на окончательный расчёт с работником при его увольнении. То есть, если сумма отпускных будет составлять больше 20% расчётного, наниматель рискует не получить её обратно.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

• Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
• Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
  1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
  2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
  3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

1. Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
2. Прекращение действия организации или ИП;
3. Сокращение численности или штата работников;
4. Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
5. Увольнение в связи с призывом в армию;
6. Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
7. Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
8. Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

• Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных . Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь

  Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.

• Издание приказа на удержание . В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.
• Сделать перерасчёт в отчётных документах . Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то переплата отпускных, не является ошибкой организации, поэтому вносить изменения в налоговую отчётность нет необходимости. Декларацию по налогу на прибыль заполняет с учётом того, что переплаченные отпускные относятся к внереализационным доходам.

  В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Задавайте свои вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Работник заранее использовал отпуск и увольняется. Деньги выплачены, но время не отработано. Как вернуть средства? Как просчитывается удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении?

Проблема

Сотрудник, отработавший шесть и более месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Работодатель должен предоставить ему все 28 дней отдыха. По предварительному соглашению отпуск может быть использован авансом. Законодательством не предусмотрены нормы расчета дней пропорционально отработанным часам либо иным периодам. За второй и последующий годы отпуск может предоставляться сотруднику в любое время по графику.

Пример. Сотрудник был оформлен на предприятие 21 декабря 2012 года и работал до 20 декабря 2013-го включительно. Право на отпуск в 28 дней у него возникнет c 21 июня. По соглашению сторон, он может воспользоваться им раньше этого времени. Если сотрудник уйдет с работы до окончания отчетного года (20 декабря), то с его зарплаты вычитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Правила

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении рассчитываются во всех случаях, кроме следующих:

• отказ сотрудника от перевода на другую должность, необходимую ему по медицинским показаниям, либо отсутствие у работодателя нужной вакансии;
• ликвидация предприятия, прекращение деятельности ИП;
• сокращения штата сотрудников организации, ИП;
• смена собственника предприятия;
• призыв сотрудника на военную службу;
• восстановление лица, ранее выполнявшего работу, по решению суда или госинспекции по труду;
• признание человека нетрудоспособным;
• смерть сотрудника;
• наступление чрезвычайных обстоятельств: военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии.

Если сотрудник, которому был предоставлен отпуск, уходит с работы по любым другим причинам, в обязательном порядке рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Калькуляция

Удержание осуществляется за сутки отпуска, не отработанные в течение 12 месяцев, в счет которых сотрудник уже получил деньги. Чтобы рассчитать нужно количество дней отдыха разделить на 12. Чтобы узнать сумму удержаний, нужно выполнить такую последовательность действий:

1. Рассчитываем количество месяцев, оставшихся до окончания года, за который получены деньги. Законодательно не установлен порядок подсчета. Поэтому лучше руководствоваться правилами расчета отпускных и количество месяцев округлять до целых. Этот же принцип можно использовать при расчете дополнительного отпуска, компенсации.

2. Умножить дни на число месяцев, которые нужно отработать. Так рассчитывается продолжительность неотработанного отдыха в сутках. Если в результате получилось дробное число, то округлять его нужно в пользу сотрудника.

3. Полученную цифру нужно умножить на средний заработок за день, исчисленный при Это и будут удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. и НДФЛ перечисленные ранее, позже будут компенсированы из бюджета.

Пример

Допустим, сотрудник использовал часть из 28 дней отпуска авансом. Сразу после выхода на работу написал заявление на увольнение. Расчеты показали, что отдых за 3,8 месяца рабочего года был предоставлен авансом. Полученную цифру следует округлить до 4. За каждые сутки стандартного 28-дневного отпуска положено: 28 / 12 = 2.3 дня работы. Получается, что сотрудник «должен» организации: 2,3 х 4 = 9,2, или 9 дней работы. за день составил 250 руб. Рассчитаем сумму удержаний: 9 х 250 = 2250 руб.

Процедура

Удержание осуществляется из причитающейся сотруднику заработка в день увольнения. При этом сумма не может превышать 20 % зарплаты. Вернуть разницу можно добровольно, договорившись с сотрудником, или в судебном порядке.

Ежегодный отпуск состоит из основного и дополнительного. Правила расчета периода отдыха рассчитываются одинаково во всех случаях, кроме доплат за вредные или опасные условия труда. Удержания с этих категорий компенсаций также не осуществляются.

Юридические аспекты

При увольнении сотрудника суммы, предоставленные за неотработанные дни, должны быть удержаны из его зарплаты. Если это невозможно ввиду отсутствия у того заработанных средств, работодатель может обратиться в суд за взысканием. Но если не будет доказано, что действия сотрудника привели к нарушению порядка расчетов, то в иске, скорее всего, будет отказано.

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Бюджет доходов и расходов организации может предусматривать создание резерва для таких выплат. Тогда в балансе делается следующая проводка: ДТ96 КТ70. Во всех остальных случаях сторнирование отпускных оформляется так: ДТ20 КТ70.

НДФЛ и взносы

Как пересчитываются взносы, удержанные при выплате отпускных? Все зависит от того, хватит ли суммы последней зарплаты для взимания. Если причитающихся средств хватает для выплаты долга, то выполняются следующие действия.

1. В БУ отражается начисление зарплаты. При этом не рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. НДФЛ, взносы калькулируются по стандартной схеме. Излишне удержанные суммы сторнируют, если годовая отчетность еще не подписана. Иначе придется исправлять данные в балансе.

2. При выплате отпускных в бюджет перечисляется НДФЛ. Излишние суммы должны быть возвращены сотруднику. Чтобы сумму пересчитали, нужно предоставить в ФНС уточняющую справку 2-НДФЛ и отразить в ней все расчеты. Датой получения зарплаты при увольнении считается последний день работы. Поэтому последнюю зарплату в отчете за текущий год следует отразить месяцем увольнения. Подавать уточнения РСВ-1 ПФР за период, в котором сотрудник был в отпуске, организация не обязана. Взносы были исчислены без ошибок, обновлять данные не нужно.

Нюансы

По результатам расчетов может образоваться отрицательная сумма взносов. Это означает, что начисленная выплата меньше излишней. Возможны несколько вариантов исхода событий:

• суммы заработка хватает, и бухгалтерия просто осуществляет удержание за неотработанные дни отпуска при или любого другого работника - не суть важно);
• заработка не хватает, сотрудник соглашается добровольно вернуть «излишек» полученных сумм в кассу;
• зарплаты не хватает, сотрудник идти на компромисс не хочет, организация подает иск и взимает средства через суд.

В первых двух случаях подаются корректирующие справки в зависимости от того, в каком году сотрудник был трудоустроен: СЗВ-6-1 (2) - до 2012 года и СЗВ-6-4 - с 01.01.2013. В скорректированных формах взносы должны быть уменьшены на сторнированные суммы. Также желательно предоставить уточненный расчет.

Пример

Кассир магазина увольняется 03.03.2014 года по собственному желанию. В декабре 2013-го она была в ежегодном отпуске (28 дней) за период с 18.06.13 по 17.06.14. Сотрудница 1961 г. р. Сумма выплат, облагаемых страховыми взносами, не превысила 624 тыс. руб. с начала года. за день - 421 руб.

Сумма отпускных: 421 х 28 = 11 788 руб.

За отработанные дни в марте сотруднице начислено 1263 руб.

На момент увольнения кассир отработала 8 месяцев и четырнадцать дней (с 18.06.2013 по 03.03.2014 включительно). Рассчитаем сумму удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении:

1) 12 - 8 = 4 мес. - неотработанное время;

2) 421 х 4 х 28: 12 = 3 929 руб. - «долг» сотрудника.

Организация перечисляет взносы на страхование по ставке 0,2 %. На момент увольнения отчетность за 2013 год не была сдана. Сотрудница согласилась с добровольным удержанием. Поскольку сумма зарплаты меньше «долга», кассир самостоятельно вернула разницу в кассу предприятия. Отобразим удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки в декабре 2013-го:

1. ДТ44 КТ70 - 11 788 руб. - начислены отпускные.

2. ДТ70 КТ68 - 1532 руб.- удержан НДФЛ.

3. ДТ68 КТ51 - 1532 руб. - перечислен налог в бюджет.

4. ДТ70 КТ50 - 10 256 руб.- из кассы выплачены отпускные.

5. ДТ44 КТ69:

• 2593 руб. (11 788 х 0,22) - начислены взносы в страховую часть пенсии.
• 342 руб. (11 788 х 0,029) - взносы в ФСС.
• 601 руб. (11 788 х 0,051) - взносы в ФФОМС;
• 24 руб. (11 788 х 0,002) - страхование от профзаболеваний.

Март 2014-го:

1. ДТ44 КТ70 - 1263 руб. - рассчитана зарплата.

2. ДТ70 КТ68 - 164 руб. (1263 х 0,13) - удержан НДФЛ.

3. ДТ44 КТ69:

• 278 руб. (1263 х 0,22) - взносы в ПФР.
• 37 руб. (1263 х 0,029) - взносы в ФСС.
• 64 руб. (1263 х 0,051) - взносы в ФФОМС.
• 3 руб. (1263 х 0,002) - страхование от профзаболеваний.

1. ДТ44 КТ70 - 3929 руб. - сторно отпускных.

2. ДТ70 КТ68 - 511 руб. - сторнировано НДФЛ.

3. ДТ44 КТ69:

• 864 руб. - сторнирована сумма взносов части трудовой пенсии.
• 114 руб.- откорректированы взносы в ФСС.
• 200 руб.- сторнированы взносы в ФФОМС.
• 8 руб. - откорректированы взносы за профзаболевания.

Организация перечислила НДФЛ с отпускных в сумме 1 532 руб. Подоходный налог, начисленный с зарплаты, составляет 164 руб. «Излишек» НДФЛ - 511 руб. Отобразим корректировку удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки:

1. ДТ68 КТ51- 164 руб. - вся сумма налога перечисляется в бюджет.

2. ДТ70 КТ51- 511 руб. - возвращен кассиром «излишек» удержанного НДФЛ.

3. ДТ50 КТ70 - 2830 руб. (3929 - 1263 - 164) - средства поступили в кассу.

Задолженность бюджета по НДФЛ в сумме 511 руб. можно учесть в счет будущих платежей по налогу.

Создание резерва

Теперь рассмотрим пример, в котором сотрудник отказался добровольно вернуть деньги. Организация вынуждена создать Изменим немного исходные данные прошлой задачи:

• 28 дней отпуска были отгуляны авансом;
• средний заработок кассира в день - 421 руб.;
• рабочий год: 01.06.13 - 31.05.14, не отработано для отпуска 6 месяцев;
• сотрудница увольняется 3 марта 2014.

Сумма полученных отпускных: 421 х 28 = 11 788 руб.

Предприятие создает резерв для оплаты, поэтому:

• суммы за полностью отработанные списываются с резерва;
• суммы за неотработанные сутки списываются в счет текущих затрат.

Начисленная зарплата за март - 1263 руб.

На момент увольнения кассир отработала 8 месяцев и 2 недели (14 дней) за отчетный период. При расчете будут учитываться полные 8 месяцев: 12 - 8 = 4 мес. - неотработанное время.

11 788: 12 х 4 = 3929 руб. - на такую сумму необходимо осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Приказ директора в таких случаях предусматривает, что неотработанные суммы должны списываться в счет расходов за текущий период.

Взносы оплачивались по ставке 0,2 %. На момент увольнения отчетность за прошлый год не была сдана. Сотрудница не согласна с удержанием. Размера зарплаты за март не хватает для проведения расчетов. Кассир добровольно не желает возвращать недостающую сумму.

1. ДТ96 КТ70 - 5894 руб. - начислены отпускные за счет резерва (перед отдыхом).

2. ДТ44 КТ70 - 5894 руб. - начислены отпускные за счет текущих расходов (в день увольнения).

3. ДТ70 КТ68 - 1532 руб. - удержан НДФЛ.

4. ДТ68 КТ51 - 1532 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП

При предоставлении сотруднику отпуска из начисленной суммы удерживается НДФЛ. Если распоряжение руководителя предусматривает удержание излишне начисленных сумм, необходимо вернуть налог в порядке, установленном НК РФ. В БУ эти операции осуществляются сторнированием. Рассмотрим, как отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении (проводки 1С).

Сначала нужно посмотреть настройки программы. Если установлен алгоритм расчета как «Не уменьшает налоги», то удержанные суммы будут регистрироваться, как обычно. Если установлено «Уменьшает взносы», то суммы будут регистрироваться, как сторно начисление.

Пример

Допустим, 22.05.2014 сотрудник уволен по собственному желанию. С 06.03.2014 по 20.03.2014 ему был авансом предоставлен отпуск на 14 дней. Сотрудник принят в организацию 17.01.2014. На момент увольнения отработал 4 месяца и 5 суток. Чтобы отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, в 1С ЗУП предусмотрен специальный документ «Расчет при увольнении сотрудника».

Количество неотработанных дней определяется так:

• До конца отчетного года (23.05.14 - 16.01.15) остается 7 месяцев и 25 дней. Они округляются до 8 полных месяцев.
• Количество дней отпуска: 28: 12 х 8 = 19.
• Исключим использованные дни: 19 - 14 = 5.

В программе нужно установить опцию "Удержать авансом", указав "Порядок расчета" - " календарные дни" в количестве 5. Затем нужно сформировать расчетный листок. Удержания в "Индивидуальной карточке ЕСН" не влияют на начисления. За отработанные дни сотруднику начислено 18 190 руб. Осуществим удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки:

• Приказ руководителя предусматривает возврат излишне уплаченных сумм. Поэтому в программе нужно сторнировать документ «Начисление зарплаты»:

ДТ44 КТ70 - начисление зарплаты;

ДТ70 КТ68 - удержание НДФЛ;

ДТ44 КТ69 - удержание сборов.

• Затем ввести новый, с пересчитанными днями отпуска.

Как быть, если сотрудник увольняется, а годовой отпуск уже отгулян? В этом случае при соблюдении определенных условий работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении . Рассмотрим законные основания и порядок отражения в учете подобных расчетов с персоналом.

Когда возникает отпуск авансом?

Согласно ст. 122 ТК право на ежегодный отпуск возникает у физлица спустя полгода после начала деятельности по трудовому договору, а при согласовании с работодателем, – и ранее обозначенного срока. Длительность не может быть менее 28 календарных дней (ст. 115). В случае расторжения взаимоотношений по инициативе сотрудника компания может удержать при увольнении выданные суммы за отпуск, предоставленный авансом.

Основание – получение сотрудником отпускных за предстоящий календарный год, который отработан не полностью. Право удержания переплат работодателем в целях окончательного расчета с персоналом дается организациям ст. 137 ТК, где перечислены актуальные юридические основания взыскания сумм.

Не разрешается производить удержания по отпускам авансом при увольнении:

1. В связи с отказом сотрудника переводиться на другое место занятости по медицинским причинам или при отсутствии подходящего вида работы на предприятии.
2. По причине ликвидации компании либо индивидуального предпринимателя.
3. В связи с официальным сокращением персонала компании/ИП.
4. По причине смены владельца бизнеса.
5. Вследствие призыва работника на военную или альтернативную гражданскую службу.
6. При восстановлении по решению трудовой инспекции или судебных органов ранее уволенного сотрудника.
7. По причине медицинского несоответствия состояния здоровья выполнению трудовых обязанностей.
8. В связи со смертью ИП.
9. По различным обстоятельствам, признанными Правительством РФ форс-мажорными.

Если хотя бы одно из приведенных оснований имело место, работодатель не вправе производить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск. Если же прекращение трудовых обязательств происходит по другим причинам, решение о взыскании излишне выданных сумм должно быть принято не позже 1 месяца с момента окончания периода, установленного для возврата задолженности.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении – каким способом?

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, удержание перерасхода выполняется с учетом нормативных требований ст. 138 ТК. Согласно Кодексу, устанавливается ограничение общего размера всех удержаний в 20% при каждой выплате заработка. Если же сумма переплаты по отпускным выплатам превышает указанный предел, сотрудник может в добровольном порядке погасить долг путем возврата наличных денег в кассу организации или через безналичный перевод на банковский счет.

Когда физлицо отказывается возвращать средства, взыскать сумму работодатель может только в судебном порядке. Так как сложившаяся судебная практика по этому вопросу отличается противоречивостью, рекомендуется завершать все расчеты при увольнении сотрудников. Избежать удержаний по отпускам, предоставленным авансом за следующий год, можно с помощью подписания соглашения о прощении задолженности. При этом у работодателя возникает необходимость исключения величины таких расходов из обоснованных – соответствующие разъяснения содержит письмо УФНС по г. Москве № 20-12/061148 от 30.06.08 г. Это ведет к обязательной корректировке налога с прибыли. Пересчитывать страховые взносы не требуется (письмо Минфина № 03-03-05/85 от 23.04.10 г.).

Как выполнить перерасчет излишних отпускных

Для расчета суммы авансовых отпускных необходимо определить число неотработанных дней, уточнить информацию по среднедневному заработку, вычислить величину перерасхода. Количество неотработанных дней рассчитывается по специальной формуле:

Число дней = Продолжительность очередного отпуска в днях / 12 х Количество фактически отработанных месяцев.

В целях бухгалтерского и налогового учета все корректировки делаются в месяце увольнения работника, прошлые периоды при этом остаются без изменений. Этот порядок касается налога на прибыль , НДФЛ , а страховые взносы пересчету не подлежат.

Пример

Продавец магазина увольняется по собственному желанию 01.02.17 г. Право на очередной отпуск за период с 31.10.16 г. по 30.10.17 г. использовано в декабре 2016 г., годовой отпуск отгулян полностью в объеме 28 календарных дней. При расчете отпускных сотруднице учитывался среднедневной заработок размером в 571 руб.

Для начала необходимо посчитать количество дней работы, за которые предоставлен отдых излишком. На день увольнения продавец отработала в текущем году (для определения прав на отпуск): ноябрь, декабрь 2016 г., январь 2017 г., то есть всего 3 месяца.

Расчет суммы удержания = 21 день х 571 руб. = 11 991 руб.

Для отражения операции удержания отпускного аванса бухгалтер выполняет сторнировочную проводку:

Д 20 (прочие счета затрат) К 70 на 11 991,00 руб.