Etapy planowania projektu. Planowanie

Planując dowolne zadanie, tradycyjne pytania to: „Co zrobić?”, „Kiedy?”, „Kto?”, „Jakie są rezultaty?” A ponieważ wydarzenie projektowe obejmuje cały zestaw działań, grupa dokumentów planu głównego musi koniecznie zawierać harmonogram projektu, zwany także harmonogramem projektu lub planem kalendarza. W tym artykule przyjrzymy się etapom przygotowania i opcjom wizualnej prezentacji tego dokumentu.

Odzwierciedlenie treści projektu w harmonogramie

Etapy tworzenia planu kalendarza omówiliśmy w poświęconym mu materiale. Jakość tworzenia harmonogramu zależy od spełnienia przez menedżera szeregu obowiązkowych procedur, wśród których uwzględnienie głównych ograniczeń (treści, czasu i zasobów) zajmuje centralne miejsce. Pierwszym krokiem na tej ścieżce jest zaplanowanie treści projektu jako pewnego zestawu usług i produktów związanych z przedmiotem zadania. Treść projektu to dość pojemna koncepcja, która obejmuje:

część opisową uzasadniającą powody powołania wydarzenia i możliwości, jakie ze sobą niesie;
cele i rezultaty zadań na różnych poziomach rozkładu głównego produktu wynikowego;
zidentyfikowano powiązania projektu ze strategią rozwoju firmy;
różnorodne podejścia do rozwiązania unikalnego problemu projektowego;
granice projektu, w ramach których powstają produkty, uprawnienia i obowiązki kierownika projektu;
produkt eventowy;
podstawowe wymagania dotyczące produktu i jego parametrów;
wszelkiego rodzaju założenia i założenia dotyczące warunków projektu;
zidentyfikowane ograniczenia;
kryteria wydajności.

Na tej liście będziemy zainteresowani przede wszystkim zaplanowaniem zakresu prac, dla każdego z nich ustalane są wyniki, odpowiedzialnymi zasobami za odpowiednie zadania i terminami. Innymi słowy, cały ciąg zadań przełożony na format pracy prowadzący do rezultatu projektu musi zostać podsumowany w tabeli lub wykresie o określonej formie, uwzględniającej nazwane parametry charakteru zadania.

Ty i ja wiemy z artykułów na naszej stronie, że zadania są istotą wyników jako pewnych punktów w przyszłości w interpretacji: osiągnięte lub nieosiągnięte. W przypadku zadań nie jest ważny moment rozpoczęcia działań, ale ważny jest czas ich ostatecznego rozwiązania. Zadania są kategorią statyczną, ale przenosimy je do dynamicznego stanu pracy, tj. działania, które mają początek, koniec, odpowiedzialne osoby i rezultaty. Przypomnijmy wizualny obraz proceduralnego modelu realizacji planowania i określmy w nim miejsce opracowania planu kalendarzowego.

Warunki realizacji projektu podyktowane są treścią, zdefiniowanym zakresem prac, zidentyfikowanymi powiązaniami pomiędzy nimi oraz ustalonym czasem trwania operacji. Ale to nie wszystko. Zarządzanie w momencie realizacji harmonogramu odbywa się z uwzględnieniem zidentyfikowanego, oszacowanego ryzyka oraz opracowanego budżetu projektu. Wśród grupy procesów merytorycznych opracowania harmonogramu kalendarza, oprócz kompozycji pracy, ważny jest także szereg innych parametrów.

Wyjaśnienie parametrów pracy

Ustalenie zakresu prac przeprowadza się w celu uzyskania informacji o całym zakresie prac dla projektu. Tworzony jest zestaw pełnych danych na temat składu planowanych operacji. Planowanie struktury i zakresu prac nad projektem jest powiązane z jego celami. Na podstawie celów i wynikających z nich zadań lider zespołu określa wymagany zakres prac i kolejność działań.

Pomaga mu w tym metoda rozkładu, której nie można nazwać prostą. Menedżer musi się w szczególny sposób nastroić, być zdyscyplinowany, skupiać się na zasadach i kryteriach podziału. W rezultacie pojawia się dokument pośredni - WBS (przykład hierarchicznej struktury pracy podano poniżej).

Przykład przegrody funkcjonalnej typu WBS

Kolejnym parametrem pracy jest poziom ich wzajemnych powiązań. Należy to również ustalić przed utworzeniem harmonogramu projektu. Planowanie stosunków pracy ma na celu ustalenie, koordynację i udokumentowanie sekwencji działań. Aby zrealizować to zadanie, wykorzystuje się algorytmy logiczne i matematyczne do budowy modelu sieciowego projektu. W tym przypadku brane są pod uwagę wzajemne powiązania nie tylko pomiędzy działaniami, ale także pomiędzy kamieniami milowymi. Uwzględniane są także inne ograniczenia. Schemat sieci wykorzystuje:

specjalne typy relacji między operacjami;
metoda ścieżki krytycznej;
metody obliczania czasu trwania operacji;
zarządzanie optymalizacją schematu sieci.

Kolejnym parametrem poprzedzającym planowanie jest czas trwania pracy. Rozwiązanie problemu czasu trwania operacji pozwala menedżerowi na jasne zrozumienie tego, co będzie składać się na całkowity czas trwania wydarzenia inwestycyjnego. Zarządzanie tym tymczasowym zasobem opiera się następnie na wstępnej inwentaryzacji przewidywanych zdarzeń i działań. Co więcej, jak wiemy, może istnieć nieskończona liczba modeli rozwiązania dowolnego unikalnego problemu. Wszystko zależy od kreatywnego przesłania i przeszłych doświadczeń odpowiedzialnego zasobu, jego umiejętności krytycznej oceny alternatyw w celu osiągnięcia wyników i związanego z tym ryzyka. Kluczowymi kryteriami, oprócz składu, sekwencji i relacji, są:

czas pracy;
koszty pracy związane z wykonaniem operacji.

Za oszacowanie czasu trwania i kosztów pracy odpowiada również PM. Ale w warunkach dekompozycji zadań kierownik projektu jako dyrektor ma także odpowiedzialne zasoby w postaci członków zespołu i wykonawców zewnętrznych. Eksperci-konsultanci są również zaangażowani w decyzje lokalne i ponoszą nieco inną odpowiedzialność za przedstawiane przez siebie propozycje i zalecenia. Uczestnicy ci muszą wspólnie oszacować czas trwania pracy i wymagany skład zasobów pracy. Na potrzeby tego artykułu nie bierzemy pod uwagę szeregu dodatkowych aspektów planistycznych. Odnosi się to do planowania i oceny kosztów pracy, ryzyka i planowania jakości. Wpływają pośrednio na harmonogram projektu, chociaż są nie mniej ważne dla planu generalnego niż wszystko inne.

Aktualny plan kalendarza

Plan harmonogramu realizacji projektu opracowywany jest w celu sfinalizowania szacunkowego harmonogramu działań wchodzących w jego skład oraz całkowitego czasu trwania. W takim przypadku należy zapewnić ostateczne porozumienie z uczestnikami i zatwierdzenie dokumentu harmonogramu. To operacyjny sposób stosowania tego dokumentu decyduje o znaczeniu jego zatwierdzenia. Poziom szczegółowości harmonogramu powinien być wystarczający, ale nie nadmierny. Co to znaczy?

Uniwersalnym kryterium głębokości opracowania harmonogramu jest obecność zasobu odpowiedzialnego za wynik zadania przydzielonego do samodzielnej pracy. Jeśli osoba odpowiedzialna za powiązane operacje pozostaje ta sama, nie ma sensu dalej dzielić pracy na wyższym szczeblu. Ale jeśli wyniki działań jednej odpowiedzialnej osoby zostaną przeniesione na inną, wówczas proces podziału pracy nie jest jeszcze zakończony.

Jeżeli wszystkie poprzednie dokumenty (plany kamieni milowych, WBS, modele sieci itp.) miały charakter przygotowawczy, wówczas plan kalendarza jest bezpośrednim dokumentem wykonania i kontroli. Nie bez powodu analiza faktów planowych, monitorowanie i kontrola postępu prac przeprowadzana jest na bieżąco właśnie na podstawie harmonogramu. Harmonogram spełnia szereg funkcji:

dokument administracyjny nakazujący realizację określonych działań;
zasoby monitorujące;
dokument dotyczący działań kontrolnych;
dokument-podstawa do podjęcia decyzji o zmianie planów projektu.

Powyżej znajduje się przykładowy harmonogram projektu wykonany w standardowej aplikacji Microsoft Project, który posiada podwójny widok: tabele i wykresy Gantta. Postępem prac można zarządzać w oparciu o harmonogramy różnych reprezentacji wizualnych. Wśród tych typów wyróżniają się następujące.

Formie tabelarycznej.
Wykres paskowy.
Wykres Gantta (lub Gantta).
Schemat kamieni milowych (wykres według kamieni milowych).
Schemat sieci z uwzględnieniem skali czasu.

Na koniec przyjrzymy się innemu przykładowi harmonogramu w formie tabeli. Jest to najpopularniejszy i najbardziej działający typ projektu harmonogramu. Formularz tabelaryczny zawiera główne parametry pracy: treść operacji, daty rozpoczęcia i zakończenia, osoby odpowiedzialne, oczekiwane rezultaty, ocenę ukończenia. Zarządzanie planowaniem projektu nie kończy się na harmonogramie. Istnieje kilka iteracji dostosowywania budżetu i zależnego od niego harmonogramu. Tworzy się strukturę organizacyjną, ocenia się ryzyko, planuje dostawy i jakość. I dopiero potem plan zostaje zestawiony w skonsolidowany dokument.

Przykład tabelarycznej formy harmonogramu projektu

W artykule zbadaliśmy kwestię przygotowania harmonogramu projektu i jego miejsce w całym systemie procesów planistycznych. W małych projektach zdarza się, że cały kompleks planistyczny jest ograniczony jedynie harmonogramem i budżetem, ale jeśli wydarzenie jest duże i znaczące, algorytm zostaje rozciągnięty na szereg kolejnych etapów. Kierownik projektu, który jest w tej pracy wykwalifikowany i nie boi się eksperymentować ze sposobami rozwiązywania problemów, prawie zawsze znajduje opcje, gdy ograniczenia zostaną zniwelowane, a oczekiwany rezultat działań zespołu pojawi się na czas.

Planowanie jest integralną częścią realizacji projektu. Kluczowym punktem planowania jest stworzenie planu kalendarza lub, jak to się czasem mówi, harmonogramu kalendarza. Plan harmonogramu pomaga spełnić wymagania pracy projektowej i jasno zrozumieć, jakie działania będą wykonywane i przez jaki czas.

W artykule przedstawiono parametry harmonogramu, technologie i metody tworzenia, programy oraz wykonawców projektów. Dostarczono wykaz dokumentów umożliwiających planowanie.

Na początek warto zdefiniować harmonogram projektu. Harmonogramowanie to połączenie udokumentowanych decyzji, które odpowiadają na pytania: dlaczego, jak, kiedy i przez kogo projekt będzie realizowany. Plan kalendarza jest efektem planowania, jego materialnym potwierdzeniem, przedstawionym w formie kompleksowego diagramu. Schemat jest sprawdzany i zatwierdzany przez kierownictwo firmy.

Po utworzeniu planu kalendarza rozwiązywane są zadania obowiązkowe i stosowane. Podczas planowania konieczne jest:

Wyjaśnij cel i grupę docelową projektu. Zrozum szczegóły.
Wyjaśnij szczegóły klientowi.
z osobami zaangażowanymi w projekt i z klientem.
Określ ilość pracy i jej skład.
Przyciągaj i racjonalnie dystrybuuj zasoby, zarówno ludzkie, jak i materialne i techniczne.
Utwórz budżet.
Przypisz odpowiedzialność za realizację planu i podziel się obowiązkami.
Ustal terminy realizacji projektu i poszczególnych elementów planu.

Harmonogram prezentowany jest albo w formie złożonego diagramu, albo w formie prostej listy prac i terminów.

Kierownik projektu odpowiada za postęp projektu. Powoływany jest także na stanowisko menadżera zgodnie z planem kalendarzowym. Kierownik podlega wykonawcom, którzy odpowiadają za poszczególne punkty planu i składają raporty z prac. Jeżeli w trakcie pracy pojawią się niespójności, kierownik ma obowiązek poznać ich przyczyny i skorygować plan. Aby rozwiązać globalne problemy planistyczne, odbywają się spotkania, podczas których ustalany jest los poszczególnych etapów i całego projektu.

Wszyscy uczestnicy muszą być świadomi roli, jaką pełnią. Muszą mieć zapewnione wymagane dokumenty, miejsce pracy, wysokiej jakości narzędzia i materiały do wykonywania czynności.

Planowanie służy do organizowania działań i poprawy produktywności. Plan pomaga zobaczyć rozszerzony i dokładny harmonogram projektu.

Opcje harmonogramu

Główne parametry harmonogramu kalendarza:

rozpoczęcie i zakończenie pracy
czas pracy
baza zasobów

Rozpoczęcie i zakończenie pracy. Wczesny start – oficjalne rozpoczęcie pracy. Późne zakończenie – dzień, w którym planuje się zakończenie prac. Ponadto istnieje jeszcze późniejszy początek i wczesne zakończenie. Okres pomiędzy datami początkowymi a datami końcowymi nazywany jest luzem. Zwykle pozostaje taki sam, więc odstęp czasowy między wczesnym i późnym rozpoczęciem oraz wczesnym i późnym zakończeniem będzie taki sam.

Czas pracy. Zależy od liczby wykonawców i ich kosztów pracy, ilości pracy, wymagań klienta i innych czynników. Krytyczny czas trwania to minimalny czas, w którym należy ukończyć większość pracy lub nawet cały projekt.

Jeśli dodamy wczesny początek/późny początek i czas pracy, otrzymamy wczesne zakończenie/późne zakończenie.

Zasoby. Ograniczenia zasobów są brane pod uwagę przy ustalaniu terminów realizacji projektu. Po zidentyfikowaniu potrzeb na wszystkie rodzaje prac projektowych obliczana jest wymagana ilość zasobów dla każdego z nich. Na tej podstawie tworzony jest wykres poziomów zasobów, którego dane porównuje się z istniejącą ilością zasobów. Jeżeli potrzeby przekraczają bazę zasobową istnieje możliwość zmiany terminu w kalendarzu w celu ich pokrycia.

Podstawy tworzenia harmonogramu

Aby wdrożyć plan kalendarza, musisz zrozumieć metody i technologię jego tworzenia, a także przestudiować narzędzia do wygodnego planowania.

Technologia

Projekt stanowi jedną całość. Dla wygody jest on podzielony na połączone ze sobą duże bloki. Bloki te są następnie dzielone na mniejsze jednostki i kroki, aby uprościć projekt. Takie podejście pomaga w działaniach i pozwala uniknąć błędów, które można przeoczyć, jeśli nie zacznie się pracować kompleksowo i szczegółowo.

Etapy realizacji projektu są powiązane z parametrami pracy i obejmują:

Sporządzenie listy prac, które należy wykonać, aby zrealizować projekt.
Obliczanie czasu trwania, kolejności prac i stopnia realizacji projektu.
Identyfikacja dostępności zasobów ludzkich, materiałowych, informacyjnych i innych.
Identyfikacja ograniczeń zewnętrznych. Mogą mieć charakter sezonowy, zasobowy, czasowy itp. Głównym ograniczeniem jest termin realizacji projektu.
Szukaj zagrożeń. Istnieje na to specjalny wzór: ryzyko (które jest możliwe) może wystąpić, ponieważ (powód) doprowadzi do konsekwencji.
Opracowanie planu reakcji na ryzyka i zagrożenia. Odbywa się to poprzez strategie reagowania. Są dwa z nich: pasywny i aktywny. Pierwsza polega na utworzeniu rezerwy pieniężnej na zidentyfikowane ryzyka, druga ma na celu minimalizację ryzyk poprzez uwzględnienie w planie nowych prac.

Należy pamiętać, że harmonogram jest wzorem realizacji projektu, który realizowany jest stopniowo. Prace nad nowym etapem rozpoczynają się dopiero po zakończeniu realizacji poprzedniego. Model ten nie jest całkowicie statyczny, ponieważ planowanie można dostosowywać i korygować.

Metody

Do tworzenia różnych typów planów lub opracowywania poszczególnych części planu stosuje się różne metody. Oto najpopularniejsze:

Wykres Gantta to wykres słupkowy stworzony w celu zilustrowania harmonogramu pracy.
Diagram sieciowy to kompleksowy model przedstawiający kolejność prac nad projektem.
Harmonogram wolumenowo-kalendarzowy to metoda pozwalająca na przedstawienie objętości i ilości prac oczekujących na wykonanie.
Harmonogram cykli to metoda pomiaru czasu trwania poszczególnych etapów i całego projektu.

Metodę wybiera menadżer w zależności od komponentów ekonomicznych. Etap pracy, dostępne zasoby itp. mają wpływ. Metody te można również stosować kompleksowo, co pozwala na większą widoczność i dokładność harmonogramu.

Wszystkie przedstawione powyżej metody można łatwo stworzyć w Microsoft Office, Excelu lub innych nowoczesnych programach do planowania i organizowania.

Harmonogramy

Programy planistyczne pomogą znacznie uprościć przygotowanie planu i obliczenie jego parametrów. Są skuteczne i stosunkowo łatwe w użyciu. Na rynku produktów elektronicznych jest ich mnóstwo. Oto tylko kilka:

Zaprezentowane narzędzia wykorzystywane są w zarządzaniu do tworzenia i realizacji projektów. Są wielozadaniowe, funkcjonalne, mobilne i działają na różnych platformach.

Podstawa regulacyjna harmonogramu kalendarza

Głównym dokumentem planowania jest sam harmonogram. Za jego pomocą kontrolowane są wszystkie procesy projektowe. Harmonogram staje się podstawą planu generalnego. Plan generalny obejmuje:

Harmonogramy poszczególnych części prac. Każdy wykonawca powinien je mieć pod ręką.
Harmonogramy pakietów pracy.
Sprawozdania dotyczące środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu.
Dane o zapotrzebowaniu na zasoby.
Plan działań organizacyjnych związanych z realizacją projektu.
Ustawy o ochronie pracy.
Raporty dotyczące zużycia zasobów i materiałów.
Raporty z postępów dostarczane przez każdego pracownika.
Regulamin korzystania ze sprzętu.
Na przykład podczas tworzenia niektórych typów projektów wymagane są dokumenty bezpieczeństwa.

Plan kalendarza to doskonałe narzędzie do planowania. Stosując metody graficzne i nowoczesne programy przy jego kompilacji, można osiągnąć wysoką wydajność. Jest to ważne podczas pracy nad projektem. Aby działalność była uregulowana i nie powodowała żadnych reklamacji, trzeba wszystkiego. Znajomość zawiłości zarządzania planowaniem jest oznaką zarządzania jakością.

Napisz swoje pytanie w poniższym formularzu

Planowanie prac projektowych to jasny plan działania dla całej firmy i każdego pojedynczego pracownika na określony czas, który za cel stawia rozwój i ekspansję przedsiębiorstwa. Projektowanie to szereg działań i towarzyszącej im dokumentacji, która daje jasne definicje każdego rozpatrywanego segmentu branży: rezerwy czasu, koszty materiałów, wydajność i płynność całego obszaru biznesowego.

Cele, istota i definicja

Realizacja projektu na dosłownie wszystkich etapach będzie wymagała jasnych działań, skoordynowanego i spójnego planu. System planowania zarządzania projektami w pierwszych etapach jest opracowywany (w sensie koncepcyjnym) przez menedżera, właściciela firmy/przedsiębiorstwa. Na etapie opracowywania koncepcji rozwoju kierownik projektu (lub dział planów rozwoju) bierze pod uwagę podstawowe koncepcje i cele kierunku:

czas trwania całego planu realizacji projektu;
długość każdego elementu;
wielkość zasobów niezbędnych do osiągnięcia celów: możliwości finansowe, zasoby pracy, rezerwa czasu;
liczba zaangażowanych organizacji budowlanych lub projektowych;
terminy dostaw materiałów, komponentów, sprzętu;
płynność bieżącej działalności.

Głównym zadaniem i zasadniczym celem projektowania procesów planowania w zarządzaniu jest opracowanie modelu wdrożenia pomysłu biznesowego w pożądanej koncepcji.

Każda procedura w prowadzonej działalności ma swoją osobę odpowiedzialną, która jest odpowiedzialna za wykonanie powierzonych zadań w wymaganych ramach czasowych. W większości przypadków to standardy czasowe i ich przestrzeganie odgrywają zasadniczą rolę w realizacji wszystkich najbardziej opłacalnych pomysłów w danym okresie. Dlatego też główną rolę przypisuje się badaniu ram czasowych wdrożenia i prognozowaniu płynności branży w przyszłości.

Główne etapy realizacji planowania działań projektowych

Każde działanie projektowe ma zostać zrealizowane w określonym czasie. Zatem najważniejszym czynnikiem realizacji planu jest uwzględnienie płynności kierunku w przyszłości, jego opłacalności, a nawet nieopłacalności.

Cele i zadania planowania muszą być jasne, ponieważ tylko w tym przypadku możemy przejść do następnego etapu - kształtowania cech projektu.

Jednak cały proces wdrażania planu można dla wygody podzielić na kilka etapów:

budowanie koncepcji i jej celów;
określona jest kolejność pracy;
określa się zasoby, które będą musiały zostać wykorzystane;
opis projektu, jego skład;
określenie sekwencji pracy;
sporządzana jest podstawa budżetu projektu (kosztorysu);
uporządkowanie wszystkich wyników w jeden dokument (biznes/plan);
realizacja, realizacja planu;
kalkulacja rentowności na podstawie wyników realizowanego planu.

Wyniki planowania prezentowane są w formie wykresów i analiz porównawczych, które mają strukturę piramidalną z przejrzystymi działaniami na każdym etapie jego realizacji.

7 zasad planowania działań projektowych

Aby rezultat był skuteczny, ważne jest, aby podczas opracowywania i planowania działań projektowych uwzględnić 7 podstawowych zasad.

Zasada nr 1: Skupienie

Planowanie konkretnego planu powinno opierać się na celu głównym: dlaczego konieczna jest realizacja każdego z etapów planowania, jakie jest jego zadanie, istota i konieczność.

Zasada nr 2: Systematyczność

Systemowa współzależność każdego segmentu realizowanego etapu. Ponieważ planowanie jest zbiorem poszczególnych etapów, ważne jest nie tylko określenie zadań dla każdego z nich, ale także zapewnienie systematycznej, skutecznej interakcji każdego elementu. Ważne jest, aby zrozumieć, że awaria w jednym elemencie pociąga za sobą „problemy” w całej organizacji planistycznej.

Zasada nr 3: Kompleksowość

Zastosowanie różnych metod projektowania nie powinno mieć wpływu na połączenie każdego z elementów. Rozważając tę zasadę, ważne jest, aby wziąć pod uwagę indywidualną charakterystykę każdego kierunku, wprowadzając go w wymaganym okresie.

Zasada nr 4: Bezpieczeństwo

Oczywiście podstawową zasadą realizacji wszelkich pomysłów jest dostępność niezbędnych zasobów materialnych. Bez środków finansowych nie uda się zrealizować żadnego, nawet najskromniejszego projektu. Dlatego też przed podjęciem decyzji o realizacji określonych planów warto wstępnie przeliczyć wsparcie rzeczowe i w razie potrzeby pozyskać inwestora.

Zasada nr 5: Priorytet

Z reguły zasadę taką rozważa się w przypadku, gdy istnieje możliwość realizacji kilku różnych szczegółowych kierunków. Tym samym cele priorytetowe wyznaczają najważniejsze punkty, które odpowiadają zasadom koncepcji rozwoju branży lub całego przedsiębiorstwa.

Zasada nr 6: Bezpieczeństwo

Przede wszystkim zasada ta opiera się na bezpieczeństwie materialnym, czyli na kalkulacji ryzyka, które nie pozwoli na realizację wszystkich pomysłów. Pod uwagę brane są nie tylko analizy finansowe, ale także prognozy rynkowe i analiza efektywności działu eksperckiego.

Zasada nr 7: Czas

Realizacja konkretnych pomysłów jest najbardziej opłacalna, jeśli jest zapotrzebowanie na podaż. Aby wdrożyć plan, warto wziąć pod uwagę przybliżony czas, jaki może być potrzebny na wdrożenie zasad planowania.

Planowanie procesu zarządzania: Struktura

Struktura realizacji pomysłów planistycznych to hierarchiczny łańcuch wymiennych dyscyplin, które pozwalają na rozwiązywanie różnych problemów organizacyjnych. Celem strukturyzacji procesów planowania projektu jest:

tworzenie etapów realizowanych prac (harmonogram);
pokazać rezultaty zrealizowanych etapów (skuteczne, nieskuteczne);
ustalenie punktów kontrolnych rozwoju i realizacji projektu;
zapewnienie wszystkim pracownikom i kierownictwu projektu obiektywnego zrozumienia tego, co należy teraz zrobić;
podział obszarów odpowiedzialności;
sporządzenie zestawienia wszystkich wykorzystanych zasobów: pracy, materiałów, finansów.

Struktura projektu jest w dużej mierze zdeterminowana przez cel. Na przykład cele mogą mieć zupełnie inne wymagania: jedna firma stawia sobie za cel zbudowanie 10 domów po 15 pięter każdy, podczas gdy inna firma stawia sobie za cel zbudowanie 10 domów po 10 pięter każdy w ciągu 5 lat. Cele obu firm są różne, dlatego też struktura będzie odmienna i istotnie różniąca się od siebie.

Inny schemat

Krótki słownik pojęć charakteryzujących proces planowania projektu:
SSO – schemat strukturalny organizacji;
SPP – struktura podziału pracy (dystrybucji);
WBS – struktura podziału pracy.

Struktura w standardowym formacie projektu planowanych prac:

ustalanie celów;
planowanie;
Kreacja;
kontrola i ewentualna korekta działania na różnych etapach;
prezentacja;
odbicie.

Planowany rezultat działań projektowych może mieć charakter osobisty, regulacyjny, poznawczy, komunikacyjny lub materialny.

Rodzaje planowania działań projektowych

Działalność projektu, technologia planowania i jego struktura są również zdeterminowane przez rodzaj działalności. Tak więc według skali wyróżniają się:

mikroprojekty (wąska forma realizacji indywidualnego projektu inicjatywnego, którego zakres może być zróżnicowany);
małe projekty (narzędzia wdrożeniowe przy małych zasobach pracy i środków finansowych, nie wymagają dużego finansowania);
megaprojekty (programy celowe, które są zasadniczo powiązane z kilkoma małymi lub średnimi projektami).

Rodzaje działań projektowych według czasu realizacji:

krótkoterminowe;
średnioterminowy;
długoterminowy.

Czas trwania projektu krótkoterminowego może wynosić od sześciu miesięcy do dwóch lat, natomiast plany długoterminowe są realizowane przez okres do 15 lat. Projekt, który osiągnął swój cel, uważa się za zrealizowany; do tego momentu można skorygować plan projektu i zweryfikować koncepcję realizacji.

Rodzaje planowania projektów według rodzaju finansowania (podstawa budżetowa):

sponsoring;
kredyt lub inwestycja;
budżetowy;
charytatywny.

wnioski

Planowaniem i kontrolą zarządzania projektami dowolnego z tych typów zajmują się odpowiedzialni urzędnicy. W ogólnym rozumieniu planowanie działań projektowych jest obowiązkowym elementem zarówno rozwijającej się firmy, jak i biznesu od podstaw. Bez tego pakietu dokumentacji nie jest możliwa realizacja biznesu na właściwym poziomie.

Zasady planowania projektów.

Struktura podziału pracy.

Planowanie projektu według parametrów czasowych.

Metody planowania sieci projektowej.

Organizacja prac projektowych.

Zarządzanie projektami: podręcznik / A.G. Ivasenko, Ya.I. Nikonova, M.V. Karkawin. – Rostów n/a: Phoenix, 2009. – P.177-212.

Mazur I.I. Zarządzanie projektami: podręcznik. podręcznik dla studentów studiujących na specjalności „Zarządzanie organizacją” / I.I. Mazur [i inni]. ; edytowany przez I.I. Mazura i V.D. Shapiro – wyd. 6, usunięte. - M.: Wydawnictwo „Omega-L”, 2010. -960 s.

Istotą planowania jest wyznaczanie celów i sposobów ich osiągnięcia w oparciu o utworzenie zestawu prac (wydarzeń, działań), które należy wykonać, zastosowanie metod i środków realizacji tych prac, powiązanie zasobów niezbędnych do ich realizacji oraz koordynowanie działań organizacji uczestniczących w projekcie.

Działania związane z opracowaniem planu obejmują wszystkie etapy tworzenia i realizacji projektu. Rozpoczyna się od udziału kierownika projektu (kierownika projektu) w opracowaniu koncepcji projektu, kontynuuje wybór decyzji strategicznych dla projektu, a także opracowanie jego szczegółów, w tym przygotowanie propozycji kontraktowych, kontraktowanie , wykonaniem pracy, a kończy się wraz z zakończeniem projektu.

Na etapie planowania określane są wszystkie parametry niezbędne do realizacji projektu:

czas trwania każdego z kontrolowanych elementów projektu,

zapotrzebowanie na siłę roboczą, zasoby materialne, techniczne i finansowe,

terminy dostaw surowców, materiałów, komponentów i urządzeń technologicznych,

harmonogram i wielkość zaangażowania organizacji zajmujących się projektowaniem, budową i innymi organizacjami.

Procesy i procedury planowania projektu muszą zapewniać wykonalność projektu w określonych ramach czasowych przy minimalnych kosztach, w granicach standardowych kosztów zasobów i przy odpowiedniej jakości.

W dobrze zorganizowanym projekcie za realizację każdego celu powinien odpowiadać konkretny organ zarządzający: kierownik projektu za wszystkie cele (misja projektu), odpowiedzialni wykonawcy za cele prywatne itp. Oznacza to, że drzewo celów projektu musi się pokrywać ze strukturą komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację projektu. W tym celu opracowywana jest tzw. matryca odpowiedzialności, która określa obowiązki funkcjonalne wykonawców projektu oraz określa zestaw prac, za realizację których są oni osobiście odpowiedzialni.

Im wyższy szczebel organu zarządzającego, tym bardziej uogólnione, zagregowane wskaźniki podejmuje on decyzje dotyczące zarządzania podległymi jednostkami. Wraz ze wzrostem poziomu hierarchii wydłuża się odstęp czasowy pomiędzy wydaniem zaplanowanych zadań, monitorowaniem ich wykonania itp. Ponadto w przerwach pomiędzy momentami interwencji (wydanie planowanych zadań, ustalenie benchmarków itp.) jednostki niższego szczebla pracują samodzielnie, niezależnie od jednostek tego samego lub sąsiedniego poziomu. Samodzielne funkcjonowanie wydziałów muszą zapewnić pewne rezerwy środków, które również wymagają planowania.

Głównym celem planowania jest zbudowanie modelu realizacji projektu. Konieczne jest koordynowanie działań uczestników projektu, za jego pomocą ustala się kolejność wykonywania prac itp.

Planowanie to zbiór wzajemnie powiązanych procedur. Pierwszym etapem planowania projektu jest opracowanie planów wstępnych, które stanowią podstawę do opracowania budżetu projektu, określenia wymagań zasobowych, organizacji wsparcia projektu, zawarcia umów itp. Planowanie projektu poprzedza kontrolę projektu i jest podstawą jego stosowania , ponieważ dokonuje się porównania wskaźników planowanych i rzeczywistych.

Planowanie to jeden z najważniejszych procesów w projekcie, gdyż efektem jego realizacji jest zazwyczaj unikalny obiekt, produkt lub usługa. Zakres i szczegółowość planowania zależy od użyteczności informacji, które można uzyskać w wyniku procesu i zależy od treści (założenia) projektu.

Sam proces planowania nie może być całkowicie zalgorytmizowany i zautomatyzowany, gdyż zawiera wiele niepewnych parametrów i często zależy od czynników losowych. Dlatego warianty planu zaproponowane w wyniku planowania mogą się różnić, jeśli są opracowywane przez różne zespoły, których specjaliści mają różne oceny wpływu czynników zewnętrznych na projekt.

DO podstawowe procesy planowanie obejmuje:

planowanie i dokumentacja zakresu projektu;

sporządzanie kosztorysów, ocena kosztów zasobów niezbędnych do realizacji projektu;

definicja pracy, utworzenie listy konkretnych prac zapewniających osiągnięcie celów projektu;

organizacja (kolejność) pracy, identyfikacja i dokumentacja zależności technologicznych i ograniczeń pracy;

ocena czasu pracy, kosztów pracy i innych zasobów niezbędnych do wykonania poszczególnych prac;

kalkulacja harmonogramu, analiza zależności technologicznych wykonania robót, czasu pracy i zapotrzebowania na zasoby;

planowanie zasobów, określenie, jakie zasoby (ludzie, sprzęt, materiały) i w jakich ilościach będą potrzebne do wykonania prac projektowych. Określenie, w jakim terminie można zakończyć pracę, biorąc pod uwagę ograniczone zasoby;

budżetowanie, powiązanie szacunkowych kosztów z konkretnymi rodzajami działań;

stworzenie (opracowanie) planu projektu, zebranie wyników innych procesów planistycznych i połączenie ich we wspólny dokument.

Procesy pomocnicze wykonywane w miarę potrzeb. Obejmują one:

planowanie jakości, definiowanie standardów jakości odpowiednich dla danego projektu i znajdowanie sposobów ich osiągnięcia;

planowanie organizacyjne (projektowanie), definiowanie, badanie, dokumentowanie i podział ról w projekcie, odpowiedzialności i relacji raportowania;

dobór personelu, utworzenie zespołu projektowego na wszystkich etapach cyklu życia projektu, rekrutacja niezbędnych zasobów ludzkich objętych projektem i pracujących w nim;

planowanie komunikacji, określanie potrzeb informacyjnych i komunikacyjnych uczestników projektu: kto potrzebuje jakich informacji, kiedy i w jaki sposób należy im je dostarczyć;

identyfikacja i ocena ryzyk, określenie, jaki czynnik niepewności i w jakim stopniu może mieć wpływ na postęp projektu, określenie korzystnych i niekorzystnych scenariuszy realizacji projektu, dokumentacja ryzyk;

planowanie dostaw, ustalanie, co, jak, kiedy i u kogo kupować i dostarczać;

planowanie propozycji, dokumentowanie wymagań dotyczących produktów i identyfikacja potencjalnych dostawców.

Określenie poziomów planowania jest również przedmiotem planowania i jest przeprowadzane dla każdego konkretnego projektu, biorąc pod uwagę jego specyfikę, skalę, położenie geograficzne, harmonogram itp.

Podczas tego procesu ustalany jest rodzaj i liczba poziomów planowania odpowiadających przydzielonym pakietom prac dla projektu, ich powiązania merytoryczne i czasowe.

Plany (wykresy, sieci) jako wyraz wyników procesów planistycznych powinny tworzyć razem pewną strukturę piramidalną, mającą właściwości agregowania informacji, zróżnicowaną ze względu na poziomy zarządzania świadomością, uporządkowaną według okresów rozwoju (krótkoterminowy, średnioterminowy i długoterminowy). -termin). Poziomy planowania i system planów należy budować w oparciu o zasady informacji zwrotnej, które zapewniają ciągłe porównywanie danych planowanych z danymi rzeczywistymi oraz charakteryzują się dużą elastycznością, przydatnością i wydajnością.

Kroki

Część 1

Wybór projektu

Zacznij wcześnie. Zawsze należy przystąpić do realizacji zadania natychmiast po jego otrzymaniu. Nie bez powodu twój nauczyciel poświęcił temu tyle czasu; dokładnie tyle będziesz potrzebować, aby pomyślnie wdrożyć projekt. Zacznij od razu planować, aby móc zrealizować wszystko, co zaplanowałeś. W ten sposób oszczędzisz sobie nieprzespanych nocy przed złożeniem projektu.

Sprawdź zadanie. Zawiera szczegółowy opis wykonywanego zadania. Abstrahuj od wszystkiego, co obce i uważnie przeczytaj zadanie. Jeśli Twój nauczyciel jeszcze tego nie zrobił, podziel projekt na elementy, abyś dokładnie wiedział, czego się od Ciebie oczekuje.

Możesz na przykład otrzymać następujące zadanie: „Przeprowadź prezentację na temat wojny secesyjnej. Możesz wybrać jedną bitwę, pomysł, przemowę, punkt zwrotny lub skupić się na wojnie jako całości. Nie zapomnij o ważnych datach i postaciach.”
Taki projekt można podzielić na kilka części: 1) Wizualna reprezentacja wojny secesyjnej. 2) Temat przewodni projektu. 3) Ważne daty. 4) Kluczowi gracze.

Rozwój pomysłów. Burza mózgów pozwala przenieść swoje pomysły na papier. Zazwyczaj osoba zapisuje myśli, które przychodzą jej na myśl, i tworzy powiązania między nimi, aby rozpocząć proces twórczy. Ta praktyka pomoże Ci skupić się na pomyśle, którego pragniesz, a także pomyśleć o rzeczach, które jeszcze nie przyszły Ci do głowy. Istnieje wiele skutecznych technik, które można zastosować podczas procesu burzy mózgów.

Wybierz temat. Powstrzymaj możliwą potrzebę podjęcia większego tematu (na przykład omówienia całej wojny secesyjnej) i spróbuj zawęzić poruszany temat. Dzięki temu nie utoniesz w morzu faktów i szczegółów.

Wybierz sposób prezentacji swojego projektu. Ten artykuł opiera się na przykładzie prezentacji, dlatego ważne jest, aby zdecydować, w jaki sposób Twoje pomysły zostaną zaprezentowane. Jeśli wybrałeś kilka ważnych wydarzeń, możesz skorzystać z diagramu czasowego. Jeśli Twoja praca opiera się na aspektach geograficznych (na przykład bitwach), możesz opracować szczegółową mapę. Prezentacja powinna być zbudowana wokół głównej idei.
- A co powiesz na widok 3D? Możesz spróbować stworzyć trójwymiarową mapę bitwy pokazującą ruch wojsk.
- Możesz także spróbować zrobić rzeźby z masy papierowej. Możesz nawet stworzyć Abrahama Lincolna i opowiedzieć swoją historię, używając jego cytatów.

Część 2

Plan pracy

Zrób szkic. Kiedy już zdecydujesz, jak wdrożyć projekt, czas go naszkicować. Będziesz potrzebował zarysu i wizualnej prezentacji każdego elementu. Zdecyduj także o zawartości informacyjnej projektu, która będzie wymagała prac badawczych. Zrób notatki na temat potrzebnych informacji.
- Zacznij od głównego tematu, który chcesz omówić. Jeśli to adres Gettysburga, wpisz go w tytule na górze gazety.
- Następnie podziel temat główny na podsekcje. Można je nazwać „Tło historyczne”, „Miejsce wypowiedzi” i „Wpływ na przebieg wojny”.
- W każdej podsekcji wypisz najważniejsze punkty. Na przykład w „Tło historyczne” możesz wpisać datę, bitwę, która ją poprzedziła, oraz powody, które skłoniły Lincolna do wygłoszenia przemówienia.
Zrób listę potrzebnych materiałów. Zanim zaczniesz, powinieneś mieć pod ręką listę materiałów eksploatacyjnych, od materiałów badawczych po przybory artystyczne. Pogrupuj je według lokalizacji — dom, biblioteka i sklep.

Zorganizuj swój czas. Projekt musi składać się z podzadań. Podziel swoje zadanie na łatwe do wykonania części: „zbieranie materiałów”, „mówienie informacji”, „pisanie”, „praca graficzna” i „montaż końcowy”.

Zbierz wszystko, czego potrzebujesz. Poświęć trochę czasu na zebranie wszystkich niezbędnych materiałów w jednym miejscu. Jeśli musisz iść do sklepu, poproś rodziców, żeby Cię podwieźli. Zbierz wszystkie materiały z lokalizacji projektu.

Część 3

Kolekcja informacji

Identyfikacja niezbędnych źródeł informacji. Z jakich źródeł wolisz korzystać? Dlatego w przypadku projektu historycznego najlepiej nadają się książki i artykuły naukowe. Można także przeczytać artykuły w gazetach, aby poczuć ducha tamtych czasów, a także przeczytać osobistą korespondencję znanych osobistości.

Określ wymaganą liczbę źródeł. Realizując kompleksowy projekt w szkole średniej, będziesz potrzebować większej liczby źródeł niż w przypadku ucznia gimnazjum. W pierwszym przypadku warto skorzystać z co najmniej ośmiu do dziesięciu źródeł, natomiast w drugim wystarczy jedna lub dwie książki.

Odwiedź bibliotekę. Bibliotekarz będzie Twoim przewodnikiem po dostępnych materiałach. Możesz na przykład użyć katalogu ogólnego do wyszukiwania książek. Do wyszukiwania artykułów naukowych potrzebna będzie specjalistyczna baza danych, która znajduje się w osobnej zakładce.

Odcinamy nadmiar. Po zebraniu znacznej ilości materiałów należy je posegregować i pozostawić tylko te naprawdę istotne. Niektóre artykuły lub książki mogą tylko pośrednio odnosić się do Twojego tematu i bez nich Twoja praca nic nie straci.

Rób notatki i cytuj źródła. Zawsze rób notatki na dany temat. Nie trać ważnych szczegółów, ale spróbuj wyrazić pomysł własnymi słowami. Przy sporządzaniu notatek ważne jest podanie informacji bibliograficznych o wykorzystanym źródle.