Понятие и содержание процесса управления. Общая характеристика процесса управления

Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия "процесс управления". Чаще всего под ним понимается определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию или услуги на "выходе" системы .

В этом определении подчеркивается целенаправленный характер процесса, осуществляемого аппаратом управления организации, а также его связь с функциями, целями и необходимыми для их реализации ресурсами. Наряду с этим в литературе широко используется и другое определение процесса управления, в котором в качестве его ключевого момента рассматриваются не функции, а управленческое решение, на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управляющих. Процесс управления представляется как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Между этими двумя подходами к определению сущности процесса управления нет противоречий, они дополняют друг друга, образуя непрерывность циклически повторяющихся процессов принятия решений, связанных с выполнением управленческих функций. В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений, осуществляя планирование, организуя работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все происходящие в ней процессы.

Начальный импульс процессу принятия решений задает информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое в виде той или иной информации (команды, приказа, распоряжения, плана и т.д.) подается на "вход" управляемого объекта. Процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать. В центре этой циклически осуществляемой деятельности находятся три элемента процесса: проблема или неиспользованная возможность, решение и люди, участвующие в процессе на всех его этапах .

В системе управления производством и принятия решений основным и ведущим ее «элементом» являются процессы управления. Процесс управления по сравнению с другими элементами системы управления в значительной мере зависит от человеческого фактора, что затрудняет его формализацию. Как всякое реальное функционирование, процесс управления наиболее полно и развернуто характеризует систему управления в целом. В то же время он является наиболее сложным для анализа.

Процесс управления:

Определяется характером решаемых задач;

Обладает специфическими свойствами;

Может быть классифицирован на основе отдельных операций в зависимости от конкретных условий.

Рисунок 4.

Методологическое содержание управления, как один из аспектов процесса управления, предполагает представление процесса управления в виде последовательности четырех его этапов: определения цели, оценки ситуации, определения проблемы и отыскания решения управленческого решения (см. рис. 5).

Рисунок 5.

Этапы процесса управления

Цель -- это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система, т. е. это идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния. Процесс управления начинается с уяснения, определения и постановки цели воздействия. Категория «цель» означает планируемый результат, выступающий как единство желаемого и возможного.

Ситуация -- это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Ситуация характеризуется совокупностью учитываемых факторов, измеряемых показателей (переменных) и их оценкой. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели. Следовательно, всегда существуют ситуации, которые нужно оценивать.

Проблема -- это противоречие между желаемым (целью) и действительностью (ситуацией). Для его разрешения, для приближения системы к цели необходим акт воздействия. Противоречие, на разрешение которого должно быть направлено воздействие, и есть проблема. Без определения проблемы невозможно никакое управленческое решение.

Управленческое решение как заключительный этап процесса управления представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому ее разрешению в управляемой системе. Решение является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.

Процесс управления имеет экономическое содержание, которое обусловлено тем, что в процессе управления находит свое выражение использование ресурсов производства -- от оценки их наличия до превращения в продукт. Экономическое содержание процесса управления проявляется при выполнении следующих этапов (см. рис. 6):

Установление экономических потребностей;

Оценка наличия ресурсов;

Распределение ресурсов;

Использование ресурсов.

Рисунок 6

Экономическое содержание процесса управления

В свою очередь, социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении. Каждый этап этого процесса (целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого решения) предполагает непременное участие человека.

Организационное содержание процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия -- этапов (см. рис. 7):

Регламентирования (регламент -- совокупность правил, положений, определяющих порядок выполнения работ);

Нормирования -- показателя, характеризующего относительную величину (степень) использования орудий и предметов труда, живого труда, денежных средств и другое, их расходования на единицу продукции, площади, веса и т. п.;

Инструктирования -- процесса разъяснения порядка и способа выполнения какой-либо работы или действия;

Указания на меру ответственности за невыполнение или неправильное выполнение порученной работы.

Рисунок 7.

Организационное содержание процесса управления

Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Можно выделить следующие формы проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей (см. рис. 8):

Планирование, прогнозирование -- выработка и постановка целей и задач в сфере управления производством, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей;

Организация -- создание новых и упорядочение функционирующих организационных структур управления как элементы процесса реализации планов;

Координация, регулирование -- обеспечение необходимой согласованности действий людей как элемент процесса реализации намеченных планов;

Стимулирование, активизация--побуждение людей к действию, предусматривающее обеспечение повышения эффективности деятельности системы управления как элемент процесса реализации планов;

Контроль, анализ, учет -- систематическое наблюдение за деятельностью людей для выявления отклонений от установленных норм, правил и требований в процессе реализации планов .

Рисунок 8.

Функциональное содержание процесса управления

Информационное содержание процесса управления проявляется в последовательности выполнения работ в процессе управления на следующих этапах (см. рис. 9): поиск информации; комплектование информации; обработка информации; передача информации.

Рисунок 9.

Информационное содержание процесса управления

1. Свойство изменчивости (динамичности) проявляется в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления, а также в динамичности взаимодействия различных его этапов и операций. Процесс управления переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляясь в различном взаимодействии звеньев управления.

2. Свойство устойчивости проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определенных каналов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит системообразующим фактором процесса управления. Благодаря такому свойству образуется собственно система управления, которая представляет собой совокупность устойчивых связей процесса управления между звеньями, которые его осуществляют.

3. Свойство непрерывности процесса управления может проявляться по-разному в зависимости от уровня управления, особенностей самого процесса производства (является ли оно единичным, серийным, массовым и пр.). Но сама суть названного свойства от этого не меняется.

4. Свойство дискретности дополняет свойство непрерывности и в определенном смысле противоположно ему. Оно проявляется в том, что процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс для активной организационной работы на этапе решения.

5. Свойство последовательности. Как отмечалось выше, процесс управления не может быть построен по своим этапам иначе, как в последовательности цель, ситуация, проблема, решение, причем каждый из этих этапов является обязательным. Например, если решение вырабатывается только лишь на основе цели управления, без достаточно тщательного учета существующего положения дел, реальных условий работы, сложившихся обстоятельств, то такой процесс управления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения оказываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волюнтаристскими. Возможна и другая крайность, когда в процессе управления недостаточно внимания уделяется целеполаганию. В этом случае решения вырабатываются преимущественно на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они преследуют, поэтому бывают недостаточно эффективными, часто противоречивыми, лишенными перспективы и долгосрочной ориентации. Цель систематизирует решения, придает им общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; четкая постановка проблемы обеспечивает его конкретность и эффективность. Каждый из этапов процесса управления обязателен, как и выполнение последовательности их осуществления.

6. Свойство цикличности. Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость (в зависимости от того, что это за состояние) либо постановки новой цели управления, либо корректировки, дополнения и уточнения цели, для достижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.

Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в успешном решении всех проблем его совершенствования, повышения эффективности управления предприятием.

Тема 8

Процесс управления

В этой теме для изучающих менеджмент будут освещены следующие вопр о сы:

Понятие процесса управления;

Свойства процесса управления;

Этапы процесса управления;

Стадии процесса управления;

Роль управляющего воздействия в процессе управления;

Постоянные воздействия;

Периодические воздействия;

Понятия: «действие», «воздействие», «взаимодействие»;

Направления и типы воздействия;

Источники воздействия в процессе управления.

В предыдущей теме мы показали, что каждая из систем предприятия (как системы управления) управляемая и управляющая имеет свою организ а ционную структуру, которая служит формой существования процесса. Сл е довательно, каждая из названных систем имеет и свой процесс. Ранее уже шла речь о процессе у п равляемой (производственной) системы, называемом производственным, независимо от того, материальное это или духовное (н е материальное) производство, где он протекает.

Процесс управления, протекающий в управляющей системе, имеет сходство с производственным процессом и свои особенности, объясняемые природой управленческого труда. Производственный процесс направлен на пр о изводство благ и услуг, а итогом процесса управления является подготовка управляющего воздействия и решений. В этом основное различие этих пр о цессов.

8.1. Понятие процесса управления

Процесс (от лат. processus продвижение) означает:

Последовательную смену явлений, состояний в развитии чего-нибудь;

Совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата (производство продукции, подготовка решений).

Процесс управления это совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельн о сти людей для достижения целей организации.

Таблица 8.1.1.

Параметры	Процессы
Параметры		Процесс управления	Производственный процесс
Предмет труда	Информация	Материал, заготовки, деталь и др.
Средства труда	Инструмент, оргтехника, вычислительная техника и др.	Оборудование, оснастка, устройства и др.
Продукт труда	Информация в преобразованном виде (решение, план, отчет)	Деталь, узел, агрегат, изделие
Исполнитель трудового процесса	Руководитель, специалист, технический исполнитель	Производственный рабочий
Стадии процесса	Целеполагание, информационная работа, аналитическая работа, выбор варианта действий (выработка решения), организационно-практическая работа	Заготовительная, обработочная, сборочная, испытательная
Составляющие процесса	Операции, процедуры	Операции
Рабочее место исполнителя трудового процесса	С широкими границами	С узкими границами

Параметры процесса управления. Все протекающие на предприятии процессы (в сфере производства и управления) прежде всего являются пр о цессами труда, поскольку и производство и управление это совместный труд людей, совершающих целенаправленные действия по определённой программе. К параметрам (характеристикам) процесса управления можно отнести:

Предмет труда;

Средства труда;

Продукт труда;

Исполнитель трудового процесса (рис. 8.1.1.).

Рис. 8.1.1.

Общие функции выполняются во всех без исключения организациях с вещественным и духовным производством. Формирование конкретных функций зависит, как известно, от специфики производственной системы, сфер деятельности предприятия. Поэтому перечень конкретных функций может быть как угодно малым и как угодно большим в зависимости от ра з мера организации и масштаба её производства.

На каждом конкретном предприятии в процессе управления задействов а ны все общие и конкретные функции для подготовки управляющего возде й ствия, подготовки, принятия и реализации решений.

8.2. Общая характеристика процесса управления

Процесс управления это деятельность субъекта управления по согласованию совместного труда работающих для достижения целей организ а ции.

Как научное понятие процесс управления выступает в единстве трёх св о их сторон:

2) организации;

3) процедуросуществления (технологии управления).

1. С содержательной стороны процесс управления может быть охаракт е ризован как целенаправленное воздействие на состояние элементов, обр а зующих систему управления. Процесс этот выражает единство различных частичных процессов (технических, экономических, социальных и др.), выполняемых аппаратом управления в определённых пространственных и временных границах применительно к конкретным объектам и уровням упра в ления.

2. Организационная характеристика процесса управления выражает пространственную и временную последовательность его протекания, определя е мую циклом управления. Последний включает 1) определение целей и 2) осуществление функций управления. Важная роль в этом аспекте принадл е жит делению процесса управления по принадлежности к компонентам сист е мы управления и её уровням.

На уровне предприятия различают следующие типовые компоненты си с темы управления как объекты приложения процесса управления:

1) подсистему линейного руководства;

2) целевые подсистемы;

3) функциональные подсистемы;

4) подсистему обеспечения управления.

Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководит е лей от мастера до директора предприятия. Целевые подсистемы охватыв а ют:

Управление выполнением плана производства и поставок продукции;

Управление качеством продукции;

Управление ресурсами;

Управление развитием производства;

Управление социальным развитием трудового коллектива;

Управление охраной окружающей среды.

Функциональные подсистемы характеризуются специализацией упра в ленческой деятельности по выполнению соответствующих 1) конкретных и 2) специальных функций управления.

Подсистема обеспечения управления охватывает:

1) правовое обеспечение;

2) информационное обеспечение;

3) организацию и внедрение нормативного хозяйства;

4) делопроизводство;

5) оснащение предприятия техническими средствами управленческого труда.

3. С процедурой (технологической) стороны процесс управления представляет собой связь определённых его стадий и фаз, получающих своё в ы ражение и закрепление в их дальнейшем членении на виды работ, операции и дейс т вия, а также процедур, алгоритмов и т. д.

Понятие процесса управления тесно связано с категорией потенциала управления, под которым понимается совокупность располагаемых системой управления возможностей и ресурсов управления информационных, матер и альных, трудовых, финансовых, опыта и квалификации кадров, традиций управления.

8.3. Содержание процесса управления

Процесс управления с содержательной стороны может выглядеть так (рис. 8.3.1.):

Рис. 8.3.1.

Методологическое содержание,

Функциональное содержание,

Экономическое содержание,

Организационное содержание,

Социальное содержание

Методологическое содержание процесса управления предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельн о сти Этапы характеризуют последовательность качественного изменения р а бот в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития возде й ствия в каждом акте его осуществления

Этап это совокупность операций (действий), характеризующихся кач е ственной определенностью и однородностью и отражающих необходимую последовательность их существования.

Процесс управления можно представить как последовательность следу ю щих этапов:

Постановки цели (целеполагание),

Оценки ситуации,

Определения проблемы,

Выработки управленческого решения.

Раскроем поэтапную последовательность процесса управления наглядно (рис. 8.3.2).

Рис. 8.3.2.

Цель это представление руководителя о том , какой должна быть упра в ляемая им система. В научном определении её можно сформулировать как идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния сист е мы. Процесс управления начинается с постановки цели воздействия. Если он является сознательно осуществляемым процессом, целенаправленным и ц е лесообразным, он может начинаться только с уяснения, определения и пост а новки цели воздействия.

Ситуация это состояние управляемой системы, оцениваемой относ и тельно цели. Под ситуацией было бы неправильно понимать лишь отклон е ние от программы либо конфликтные случаи работы. Управление осущест в ляется независимо от того, есть отклонение или нет, конфликтна или неко н фликтна обстановка. Состояние системы никогда не может быть тождестве н но цели, следовательно, всегда существует ситуация.

Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество противор е чий. Акт воздействия необходим для разрешения этих противоречий, для приближения состояния системы к цели. Но это возможно лишь в том случае, если мы найдём ведущее противоречие, разрешение которого поведёт за с о бой разрешение всех остальных.

Проблема это ведущее противоречие ситуации и цели, на разрешение которого должно быть направлено воздействие. Без определения проблемы невозможно управленческое решение.

Управленческое решение это нахождение путей разрешения проблемы и организационная работа по реализации решения в управляемой системе. Является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.

Функциональное содержание процесса управления. Оно проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации осно в ных функций управления. Здесь можно выделить следующие этапы:

Планирование;

Организация;

Мотивация;

Контроль.

Функция руководства осуществляется по этим этапам.

Экономическое содержание процесса управления . Оно обусловлено тем, что в процессе управления находит своё выражение использование ресурсов производства от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которое осуществляе т ся трудом в управляемой системе, но определяется деятельностью упра в ляющей системы. Экономическое содержание процесса управления можно выразить в следующих этапах:

Установление экономических потребностей;

Оценка наличия ресурсов;

Распределение ресурсов;

Использование ресурсов.

Организационное содержание процесса управления. Оно проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия по этапам:

Регламентирования;

Нормирования;

Инструктирования;

Ответственности.

Каждый акт воздействия предполагает, что руководитель должен чётко сформулировать задание (что надо сделать). Это регламент, который может быть различным по продолжительности действия. Далее нужно установить их допустимые отклонения. Это нормативы. Затем определяется, как лучше выполнять задание, что использовать, чем руководствоваться и пр. Это инс т руктирование. Каждое задание должно предполагать указание на меру отве т ственности за невыполнение его или неправильное выполнение.

В многоуровневой системе управления организационное содержание пр о цесса управления проявляется также в порядке взаимодействия различных звеньев и уровней данной системы управления. Порядок взаимодействия о п ределяется характером конкретной цели, особенностями ситуации, что не позволяет построить общую схему организационного взаимодействия звен ь ев и ступеней системы. Она различна по каждому конкретному акту возде й ствия.

Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью чел о века в его осуществлении. Каждый этап процесса управления предполагает непременное участие человека. При этом процесс управления требует мех а низации и автоматизации выполнения его операций. Наиболее приемлемыми для использования современной техники являются этапы оценки ситуации, поиска проблемы и разработки вариантов решения, т.е. те этапы, выполнение кот о рых в значительной степени зависит от обработки информации.

Следовательно, социальное содержание процесса управления можно представить последовательностью сугубо человеческих и человеко-машинных операций. При любой степени механизации управленческого тр у да процесс управления начинается и заканчивается сугубо человеческой де я тельностью.

8.4. Свойства процесса управления

Процесс управления обладает специфическими свойствами, которые о т ражают его особенности. Такими свойствами являются следующие (рис. 8.4.1.):

Рис. 8.4.1.

1. Свойство изменчивости (динамичности), наблюдаемое в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике хара к теру осуществления. Это свойство проявляется в динамичности взаимодейс т вия его различных этапов и операций. Процесс управлени е переходит с о д ной ступени системы управления на другую, осуществляется различном взаимодействии звеньев (органов) управления.

Свойство изменчивости иногда называют свойством гибкости процесса управления, имея в виду его способность переключаться на новые проблемы, новые методы управления.

Конечно, такая изменчивость имеет постоянные границы. Это отражает другое свойство процесса управления, находящееся в диалектической связи с первым.

2. Свойство устойчивости. Оно проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определённых каналов его ос у ществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах её стабилизации и служит систематизирующим фактором процесса управления. Благодаря данному свойству образуется система управления, представляющая собой совокупность установившихся связей процесса управления между звеньями, его осуществляющими.

3. Свойство непрерывности. Процессу управления присуще также свойс т во, отражающее важную черту его осуществления непрерываемость пр о цесса управления, пока осуществляется процесс производства. Оно может по-разному проявляться в зависимости от уровня управления, особенностей самого производственного процесса (в единичном, серийном, массовом прои з водстве и пр.). Но сама суть н а званного свойства от этого не меняется.

4. Свойство дискретности дополняет и в определённом смысле против о стоит свойству непрерывности. Оно проявляется в том, что во внутренних своих особенностях процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке с и туации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс активной о р ганизационной работы на этапе решения. Это свойство ничего общего не имеет со штурмовщиной. Оно отражает специфику управленческой деятел ь ности и не отрицает необходимости равномерного ритма работы. Наоборот, оно требует ритмичной деятельности аппарата управления.

5. Свойство последовательности. Оно характеризует обязательную посл е довательность этапов осуществления процесса управления. Последний не может быть построен по своим этапам иначе, как цель, ситуация, проблема, решение. Каждый из этих этапов является обязательным и играет большую роль в эффективности управления.

Нередко решение разрабатывается только лишь на основе цели управл е ния, без достаточно тщательного учёта существующего положения дел, р е альных условий работы, сложившихся обстоятельств. Такой процесс упра в ления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения ок а зываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волю н таристскими. Возможна и друга крайность, когда недостаточно внимания в процессе управления уделяется целеполаганию. Решения разрабатываются на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они пресл е дуют. И здесь решения бывают недостаточно эффективными, часто против о речивыми, лишёнными перспективы и долгосрочной ориентации.

Цель систематизирует решения, придаёт общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; проблема его конкретность и эффективность. Каждый из этапов пр о цесса управления обязателен, как и последовательность их осуществления.

6. Свойство цикличности. Каждый акт воздействия заканчивается перех о дом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость либо постановки новой цели управления (в зависимости от того, что это за новое состояние), либо корректировки и дополнения прежней цели, для до с тижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.

Вполне возможно и такое положение, при котором не возникает необх о димости изменения цели управления. Но это тоже должно быть предметом анализа в процессе управления, и таким образом, этап целеполагания всё равно остаётся необходимым этапом процесса управления.

Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в у с пешном решении всех проблем е г о совершенствования.

8.5. Распределение операций в процессе управления

Процесс управления по своему содержанию, особенностям и свойствам требует определённой последовательности операций и их сочетания. Эти операции различаются по стадиям процесса управления (от чисто интелле к туальных до операций практической организационной работы).

Стадия отражает переход к определённым группам операций без учёта их качественной однородности или отличия. Назовём эти стадии (рис. 8.5.1.):

Рис. 8.5.1.

Общая последовательность операций управления соответствует послед о вательности выделения их групп по стадиям, но допускает определённую параллельность их выполнения с увеличением или снижением значимости тех или иных групп операций. Покажем состав операций по этапам и стадиям процесса управления (рис. 8.5.2.).

Рис. 8.5.2.

Процесс управления начинается с разработки цели воздействия, целепол а гания, определяющих его начальные операции, трудоёмкость которых сн и жается по мере уточнения формулировки цели воздействия. Параллельно с целеполаганием ведётся информационная работа, так как без достаточно полной информации трудно правильно сформулировать цель воздействия.

Информационные операции, начинаясь с целевой стадии, продолжаются на протяжении всего процесса управления. Роль информации в процессе управления велика. Но нельзя процесс управления сводить только к обрабо т ки информации и все операции управления рассматривать только как информац и онные. Процесс управления сложное явление социально-психологической и организационно-экономической природы. Этим опред е ляется специфика его операций. Одна и та же информация об объекте упра в ления приводит к различным решениям, если их разрабатывают разные рук о водители.

По мере формирования цели воздействия возникает необходимость её корректировки и увязки с имеющимися средствами и возможными методами управления. Это лежит в основе осуществления операций по оценке име ю щихся средств воздействия и выбору методов управления, с помощью которых возможно достижение поставленных целей. Эта работа охватывает несколько стадий процесса управления и осуществляется параллельно с друг и ми его операциями.

Выбор варианта действия определяется не только целью, но и наличием информации о тех или иных сф е рах деятельности, результатами анализа, показывающего слабые места работы. Значимость и трудоёмкость выбора м е тодов управления увеличиваются по стадиям процесса управления, достигая окончательной определённости на стадии разработки решения.

Цикл процесса управления завершают операции организационной практической работы в управляемой системе. Эти операции часто называют ре а лизацией принятого решения. На данной стадии могут выполняться операции корректировки цели управления, а также информационная работа, связанная с доведением до исполнителей дополнительной информации, расшифров ы вающей решение.

8.6. Воздействие и процесс управления

Управление производством представляет собой целенаправленный орг а низационно-технический и социально-экономический процесс воздействия на коллективы. Следовательно, ВОЗДЕЙСТВИЕ является существенным и необходимым элементом процесса управления.

Воздействие в процессе управления это различные формы влияния субъекта управления на управляемый объект с целью изменения способов его функционирования путём изменения состава или взаимодействия элементов управляемой системы.

Управление как целенаправленное воздействие на коллективы людей в пр о цессе производства можно осуществить различными способами:

Воздействовать директивно с помощью приказов и распоряжений, пре д писывающих строго определённые изменения в системе, обязательные для исполнения;

Создать новую систему планирования, хозрасчётных отношений, стим у лирования и других форм воздействия, которая как бы автоматически влияла на деятельность коллектива при изменяющихся внешних и внутренних обсто я тельствах, способствуя поиску эффективного производства.

Воздействие отражает сущность процесса управления: процесс управления невозможен без воздействия.

Понятие «действие», «воздействие» и «взаимодействие». При рассмо т рении сущности воздействия необходимо различать три взаимосвязанных понятия, а именно: «действие», «воздействие» и «взаимодействие». Все эти понятия используются в процессе управления и различаются, несмотря на их общую характерную черту, заключающуюся в том, что все они представляют форму влияния одного элемента системы на другой. Представим различия и сущность этих трёх понятий в графической форме (рис. 8.6.1).

Действие

Воздействие

Взаимодействие

Рис. 8.6.1.

Названные понятия тесно связаны с основными факторами производства:

Человеческим (отвечающим на вопрос «кто?»);

Вещественными (отвечающими на вопрос «что?»). Факторы производс т ва рассматриваются как элементы социально-экономической системы (а к тивные и пассивные).

Элементами системы, отвечающими на вопрос «кто?» или «что ?», могут быть (рис. 8.6.2):

Рис. 8.6.2.

Действие влияние активного элемента на пассивный (рабочий выполн я ет операцию).

Воздействие влияние одного активного элемента на другой активный элемент (указание мастера рабочему выполнять конкре т ную работу).

Взаимодействие согласованное воздействие двух или более активных элементов на пассивные или активные элементы (мастер доводит до рабочих участка у т вержденные директором нормы труда на конкретные работы).

Названные понятия находятся в следующем соотношении (рис. 8.6.3):

Рис. 8.6.3.

Понимание различий в этих трех понятиях позволяет более правильно понять процесс управления, определить основные направления и типы возде й ствия.

Воздействие как форма влияния на производственную систему направл е но на развитие двух противоречивых тенденций:

1) обеспечение устойчивости и постоянства системы;

2) обеспечение гибкости, динамичности, постоянного развития.

Различные в направленности воздействия ведёт к возникновению разли ч ных типов воздействия, одни из которых ориентированы на поддержание усто й чивости, другие на мобильность системы.

Основные направления и типы воздействия. Различают следующие направления и типы воздействия:

1) организационное;

2) экономическое;

3) социальное.

Формирование целенаправленного воздействия на производственные ко л лективы и отдельных работников непосредственно связано с мотивацией, т. е. изучением факторов, определяющих поведение человека в коллективе в пр о цессе производства. В системе факторов, определяющих поведение человека, важную роль играют его потребности и интересы. Осознанная потребность воплощается в цели, побуждает к её достижению, определяя поведение чел о века.

Типы воздействия классифи ц ируются по тем классификационным характер и стикам, которые лежат в основе направления воздействия.

1. Организационный тип воздействия . Этот тип воздействия направлен на организацию, т. е. формирование устойчивости, слаженности, соответствия элементов и их взаимодействия, установления путей, ведущих все элементы к единой цели. Всё это характеризует организационное направление возде й ствия.

Организационный тип воздействия позволяет использовать в процессе управления стремление человека к упорядоченной организационной деятел ь ности, приводящей к определённой взаимосвязи основных элементов пре д приятия средств труда, предметов труда и самих работников. Такой тип воздействия носит прямой характер, так как он однозначно определяет буд у щее состояние системы, которое должно быть достигнуто. Организационное воздействие облекается в форму организационной и организационно-производственной структур и различных регламентирующих и нормиру ю щих актов, определяющих состав и взаимодействие элементов системы пр о изводства.

2. Экономический тип воздействия . К этому направлению относится воздействие на материальные интересы, использование материальной мотив а ции. Последняя используется как в форме материального вознаграждения за количество и качество труда, так и в форме материальных санкций за несоо т ветствующее его качество и недостаточное количество. При этом использ у ется как индивидуальная материальная заинтересованность, так и коллекти в ная.

Экономическое направление воздействия имеет свои специфические особенности и отличается в первую очередь косвенным характером воздейс т вия: оценка эффективности такого воздействия носит ориентировочный, в е роятностный характер. Так называемый порог чувствительности, на который мы ориентируемся, например при установлении размера индивидуального материального вознаграждения, определить далеко не просто (порогом чу в ствительности считается минимальный размер материального вознагражд е ния, побуждающий к повышению трудовой активности).

Порог чувствительности даже у одного и того же лица существенно меняется под влиянием большого количества факторов (возможность более по л ного удовлетворения потребностей, характер потребностей, затраты труда и рабочего времени, важность и характер решаемых задач и т. д.). Тем более трудно определить эффект воздействия на материальные интересы в более или менее крупном коллективе. Надо также иметь в виду, что необоснованное материальное вознаграждение приводит, как правило, к отрицательным к о нечным результатам и нередко исключает из арсенала воздействия весьма действе н ные стимулы повышения эффективности производства.

Экономический тип воздействия ориентирован на выявление, развитие и использование экономических рычагов для усиления мобильности и эффекти в ности производства.

Экономический тип воздействия ориентирован на выявление, развитие и использование экономических рычагов для усиления активности системы, ув е личения её мобильности и эффективности.

3. Социальный тип воздействия . Относится к косвенному воздействию на социальные интересы. Социальная мотивация предусматривает ориентировку на профессиональные, культурные, психологические, моральные национал ь ные, семейные и др. социальные интересы. Методы воздействия на социал ь ные интересы включают как поощрение, так и различные формы санкций. Использование социальной мотивации отличается особой сложностью, в ы званной многообразием социальных потребностей, существующих в колле к тиве.

Если при воздействии на экономические (материальные) интересы рабо т ников появляется возможность использовать единый для всех канал удовл е творения этих потребностей деньги, то при воздействии на социальные и н тересы требуется удовлетворять их в разнообразных, конкретных и специф и ческих формах. Это приводит к необходимости детального изучения возмо ж ных средств воздействия на указанные социальные мотивы и интересы.

Кроме на з ванных типов воздействия, различают «горизонтальное» и «верт и кальное» воздействие.

«Горизонтальный» тип воздействия проявляется в том, что один отдел управляющей системы воздействует на другой, расположенный на одном и том же уровне управления.

«Вертикальный» тип воздействия осуществляется по линиям линейной или функциональной подчинённости на разных уровнях управления.

Подведём итог по различию типов воздействия (рис. 8.6.4):

Рис. 8.6.4.

Источники воздействия в процессе управления. Определяя в общем виде источники воздействия в процессе управления, можно сказать, что основным источником воздействия на управляемую систему является упра в ляющая система. Однако это определение хотя и является правильным, тем не менее не даёт чёткого представления о сложной системе воздействия в процессе управления.

Управляющая система должна постоянно изменять формы, методы, приёмы управления и в то же время быть устойчивой по отношению к осущест в лению процесса управления. Эта система сама испытывает воздействие со стороны внешней среды, т. е. предприятий и организаций, взаимосвязанных с данным предприятием, и, наконец, со стороны управляемой системы. Упра в ляющая система в свою очередь оказывает воздействие на управляемую си с тему путём изменения состава элементов её подсистем или условий их фун к ционирования.

Источником воздействия со стороны управляющей системы являются её отдельные звенья и ступени управления. На процесс управления большое влияние оказывают квалификация кадров, методы выполнения ими своих обязанностей. Источником является также отдельный человек и его деятел ь ность в процессе управления.

Постоянные и периодические воздействия. Управляющие воздействия в зависимости от продолжительности влияния на коллективы подразделяю т ся на две группы:

1) постоянные;

2) периодические.

Постоянные воздействия выступают как:

Действующие функции управления;

Оргструктура управления;

Распределение полномочий;

Устав предприятия;

Положение о подразделении;

Должностная инструкция работника;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Режим работы предприятия;

Штатные нормативы;

Инструкция по технике безопасности;

Нормативно-правовые акты и др.

Постоянные воздействия используются продолжительное время до отм е ны их или замены на новые постоянные.

Периодические воздействия носят характер кратковременных актов. К ним относятся:

Выдача задания подчинённым;

Установление стимулов к труду;

Доведение до исполнителей норм труда;

Принятие решений;

Издание приказов, распоряжений;

Делегирование полномочий подчинённым;

Передача информации о внутренней и внешней среде предприятия;

Постановка целей, задач перед исполнителями;

Совершенствование техники, технологии производства, условий труда и др.

Управляющие воздействия отражают специфику категории «управление» и занимают центральное место в процессе управления. Поэтому осваива ю щим менеджмент и начинающим менеджерам надо твердо усвоить понятие управляющего воздействия и всесторонне изучить все его аспекты. Здесь важно также попытаться определить арсенал управляющих воздействий на работника, коллективы для линейных и функциональных руководителей по уро в ням управления, специалистов и технических исполнителей.

133. Наиболее корректным определением цели управления является:

1) Результат, на достижение которого направлено управление.1

2) Видение будущего, которое желательно достичь.4

3) Объективная тенденция развития организации.1

4) Желательное, необходимое и возможное состояние управляемой системы. 5

5) Финансово-экономическое положение организации, определяющее ее стабильность и устойчивость. 0

134. Следующая последовательность действий закономерно предполагает процесс управления:

1) Получение информации, обработка информации, превращение информации в командную, передача командной информации.0

2) Изучение ситуации, разработка решения, формулирование цели, реализация решения.1

3) Определение проблемы, формулирование цели, разработка решения, реализация решения.1

4) Определение цели, обработка информации, принятие решения, контроль исполнения.3

5) Постановка цели, оценка ситуации, определение проблемы, принятие решения. 5

135. Критерием эффективности управленческого решения является:

1) Количество корректировок, которые необходимо вносить при его исполнении.2

2) Достаточное количество, полнота и ценность информации о выполняемой по данному решению работе.2

3) Человеческий фактор восприятия управленческого решения. 5

4) Согласованность деятельности при исполнении решения.4

5) Мотивационный потенциал управленческого решения.4

136. Понятие управленческого решения определяется следующим образом:

1) Совокупность согласованных действий, ведущих к разрешению проблемы. 5

2) Заключительный этап процесса управления, определяющий импульс воздействия на управляемую систему.4

3) Обязательный для исполнения приказ или распоряжение менеджера.1

4) Формула воздействия управляющей системы на управляемую.1

5) Комплекс командной информации, поступающей в управляемую систему. 1

137. Проблема в процессе управления - это:

1) Совокупность информации о состоянии управляемой системы.0

2) Комплекс задач, решаемых в процессе управления.2

3) Конфликтная ситуация в процессах функционирования организации.1

4) Определение необходимых действий антикризисного характера.1

5) Главное противоречие, требующее своего разрешения. 5

138. Роль диагностики в процессе управления:

1) Характеризует роль и значение человеческого фактора в управлении.0

2) Дает наиболее полную характеристику цели управления.0

3) Позволяет определить проблему на основе оценки ситуации. 5

4) Определяет необходимость и ценность информации для разработки управленческого решения.3

5) Является аналитической основой разработки управленческих решений. 4

139. Закономерная последовательность этапов процесса управления такова:

1) Определение проблемы, формулирование цели, осуществление деятельности, оценка результатов.1

2) Предвидение результатов, организация работы, использование результатов, определение проблемы.0

3) Поиск информации, обработка информации, получение решения, деятельность по его исполнению;2

4) Получение знаний, использование знаний, разработка решения, организация деятельности.1

5) Постановка цели, оценка ситуации, определение проблемы, разработка решения 5

140. Технология менеджмента - это:

1) Последовательность выполнения операций для осуществления воздействия. 5

2) Согласование деятельности людей в пространстве и во времени.4

3) Последовательность действий, определяющая разработку эффективного управленческого решения.3

4) Порядок использования технических средств менеджмента.0

5) Реализация методов управления в рамках существующего механизма менеджмента.0

141. Роль информации в технологии менеджмента отражается в следующих суждениях:

1) Все технологические операции связаны с обработкой информации.2

2) Технология менеджмента предполагает не только обработку информации, но и работу с человеком по факторам долга, ценностей, интересов и др. 5

3) Наличие и ценность информации определяют качество управленческого решения.3

4) Интуиция менеджера, которая играет важную роль в разработке решения, определяется не количеством информации, а его опытом и человеческими качествами.3

5) Если учесть, что информация существует не только в виде сведений о ситуации, но и в виде знаний менеджера, можно считать, что информации принадлежит главная роль в построении и осуществлении технологии менеджмента. 4

142. Следующий тип технологии менеджмента является наиболее приемлемым в условиях решения нетрадиционных проблем:

1) Линейный тип технологии менеджмента.0

2) Проблемно-разветвляющийся тип технологии менеджмента.3

3) Поисковый тип технологии менеджмента. 5

4) Возвратно-поступательный тип технологии менеджмента.4

5) Корректировочный тип технологии менеджмента.3

Менеджмент - это система методов управления в условиях рынка или рыночной экономики, которые предполагают ориентацию фирмы на спрос и потребности рынка, постоянное стремление к повышению эффективности производства с наименьшими затратами, с целью получения оптимальных результатов.
Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации (Мескон М. Х.). Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.
Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций:
планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.

Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

Руководитель и его роли

Руководитель - человек, наделенный полномочиями принимать управленческие решения и осуществлять их выполнение. Под ролью руководителя понимается "набор определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности" (Минцберг). Выделяют десять основных ролей руководителя. Эти роли руководитель выполняет в различные периоды своей работы.
Укрупненно роли руководителя разделяют на три группы:

Межличностные роли. Руководитель выполняет роль лидера, то есть он отвечает за мотивацию, набор, подготовку работников и т.д. Также руководитель является связующим звеном между своими работниками. Главный руководитель выполняет роль единоначальника - главного верховного руководителя.
Информационные роли. Являясь приемником информации, руководитель получает разнообразную информацию и использует ее в целях организации. Следующая роль руководителя- распространение информации среди членов организации. Руководитель выполняет так же представительские функции, то есть передает информацию об организации при внешних контактах.

Роли по принятию решений. Руководитель выступает в роли предпринимателя, разрабатывает и контролирует различные проекты по совершенствованию деятельности организации. Также он выступает в роли человека, устраняющего нарушения в работе организации. Руководитель является распределителем ресурсов своей организации. К тому же он является лицом, ведущим переговоры с другими организациями от имени своей организации.

Все эти роли руководителя, в своей совокупности, определяют объем и содержание работы менеджера любой организации.

Уровни управления

Крупные организации нуждаются в выполнении очень больших объемов управленческой работы. Это требует деления управленческого труда на горизонтальный и вертикальный. Горизонтальный принцип разделения труда - это расстановка руководителей во главе отдельных подразделений, отделов. Вертикальный принцип разделения труда - это создание иерархии уровней управления, чтобы скоординировать горизонтально разделенную управленческую работу для достижения целей организации.

Руководителей делят на три категории:

Руководители низшего звена (операционные руководители). Самая многочисленная категория. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). К младшим начальникам относятся мастер, заведующий лабораторией и т.п. Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда.

Руководители среднего звена. Они контролируют работу руководителей низшего звена и передают обработанную информацию для руководителей высшего звена. К данному звену относятся: заведующие отделом, декан и т.д. На руководителей среднего звена ложится существенно большая доля ответственности.

Руководители высшего звена. Самая малочисленная категория. Они отвечают за разработку и реализацию стратегии организации, за принятие особо важных для нее решений. К руководителям высшего звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы большой, а темп деятельности напряженный. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения.

Современный управляющий

Изменения в обществе, экономике, технологиях заставляют по новому осмыслить понятия управления в современной организации, переформулировать профессиональные характеристики управляющего, необходимые для успешного управления организацией в современных условиях.

В современных условиях все большее значение приобретают отрасли, связанные с интеллектуальной деятельностью. В России, в период переходной экономики, возникает повышенный спрос на менеджеров в обслуживающих сферах - торговля, финансы, информационные технологии.
Таким образом, современный менеджер должен обладать способностями по управлению подобным бизнесом, и владеть навыками принятия решений в условиях неопределенности.
В статье "Менеджер 21-го века: кто он?" (журнал "Менеджмент в России и за рубежом") экономисты Поршнев А. Г. и Ефремов В. С. говорят об управлении в современном обществе так:
"В обществе, где управление опирается на интеллектуальное сотрудничество людей; на их сетевую кооперацию, подразумевающую многосвязность и участие каждого человека во многих производственных процессах, требующих его знаний и умений; на интеграцию процессов планирования и исполнения; на создание динамичных, проблемно-ориентированных коллективов тружеников отношения найма труда уступают место отношениям купли-продажи продукта труда. И это есть революция."

Современный управляющий должен руководствоваться следующими принципами:

Ориентация на людей, так как люди - это самый жизненно важный ресурс организации.
Дух соперничества, то есть умение добиваться успеха в условиях острой конкуренции.
Внешняя перспектива, то есть способность вступать в союзы и добиваться поддержки извне, в том числе у ключевых фигур.
Ориентация на системы, то есть системное управление как решение задачи дирижирования "информационным оркестром".
Гибкость и способность принимать решения в условиях неопределенности.
Ориентация на будущее.

В жизни мы довольно часто используем слово «процесс» применительно к самым разнообразным ситуациям. При этом ни у кого не возникает вопрос: что такое процесс. Все мы воспринимаем это слово как само собой разумеющееся и понимаем его как логическую последовательность определенных действий или операций человека, направленных на получение конкретного результата. Этот термин у нас встречается неоднократно при изложении материала данного учебника.

Мы рассматриваем менеджмент, по крайней мере, в трех значениях: как людей, выполняющих работу по управлению, как область знаний об управлении и как процесс управления. Всем сегодня ясно одно: управление - это, прежде всего, процесс.

А что такое процесс управления? На данный вопрос будет получено столько ответов, сколько человек будет опрошено, и все они будут достаточно верными.

Однако таким разнообразием нельзя пользоваться, если мы хотим создать эффективный управленческий технологический процесс конкретной организации.

Процесс - это совокупность последовательных целенаправленных действий для достижения какого-либо результата.

Участниками процесса управления являются руководители, исполнители и контролеры.

Цель управленческого процесса - объединение усилий участников для достижения конкретного результата. Предмет управленческого процесса - информация, которую исполнители, контролеры и руководители используют в своей деятельности.

Средства осуществления процесса - это документы и различные средства приема, передачи, регистрации, хранения, обработки и выдачи информации.

Правильно спроектированный процесс управления делает организацию преуспевающей. А для того, чтобы этот процесс правильно проектировать, необходимо знать его внутреннюю структуру, взаимосвязи между отдельными этапами выполнения и их характеристики.

Известно, что процессный подход к управлению был впервые исследован представителем «классической школы» или научного менеджеризма Анри Файолем. Анализируя деятельность руководителей, он рассмотрел ее как процесс, подразделяющийся на отдельные стадии: планирование, организацию, координирование, контроль и мотивирование.

Со временем стало очевидно, что перечнем данных функций содержание процесса управления не исчерпывается. Если взять отдельно любую из функций, то ее выполнение также представляет собой процесс управления. Создается впечатление, что процесс управления состоит из отдельных процессов выполнения каждой конкретной функции.

Давайте разберемся. Действительно, для выполнения, допустим, функции планирования необходимо выполнить целый ряд последовательных процедур. Опять абстракция. Ведь планирование как процесс выполняется в отношении конкретного объекта и конкретной ситуации, и это верно. Каждый раз мы говорим о процессах управления, отличающихся друг от друга объектами, на которые они направлены, и временем их выполнения.

Рис. 5. Управленческий цикл

На наш взгляд, процесс управления необходимо связывать не с функциями, а с задачами управления. Как нам уже известно, каждая задача представляет собой управленческие действия, которые описываются целью, объектом управления, временным периодом ее решения, информационными параметрами (входом, выходом). В соответствии с данным ранее определением, «процесс управления» представляет собой логическую последовательность управленческих действий, т. е. задач управления, решение которых направлено на достижение конкретного результата, которым является цель. Таким образом, содержание процесса управления отражает логическую взаимосвязь решения задачи планирования, организации, учета, контроля, регулирования, анализа и стимулирования. Сочетание этих задач управления, решение которых направлено на одну конкретную цель, образует управленческий цикл (рис. 5.), или конкретный процесс управления.

Все процессы управления организацией, представленные в виде взаимосвязи задач управления, можно разделить на две большие группы: постоянные и периодические.

Постоянные процессы представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей. Например, процесс управления производством продукции. Такие процессы содержат определенные управленческие процедуры, порядок выполнения которых заранее спроектирован и описан в виде инструкции. Изменение содержания постоянных процессов происходит нечасто. Управленческие процедуры имеют стандартный характер и изменяются только при совершенствовании системы управления. Они описываются штатным составом задач управления, решение которых осуществляется по известному алгоритму. Для их решения используются известные методы.

Периодические процессы - это активная форма управления, вызванная появлением незапланированных, непредвиденных ситуаций, требующая выработки оперативных (часто разовых) управленческих воздействий. Эти процессы, как правило, направлены на разрешение нештатных управленческих ситуаций. Для выполнения управленческих процедур используются выработанные менеджментом правила, но использование этих правил представляет собой искусство управления. В разные моменты времени объектом внимания руководителя, осуществляющего периодический процесс управления, могут быть различные аспекты управляемой системы.

Как постоянные, так и периодические управленческие процессы имеют одну и ту же внутреннюю структуру, отличающуюся целями, предметом, средствами, содержанием выполняемых управленческих процедур и операций.

В процессе управления можно выделить элементы и управленческие процедуры.

Элементы процесса управления представляют собой управленческие категории, логическая взаимосвязь которых определяет следующие характеристики управленческой деятельности:

а) для чего выполняется процесс управления;

б) что явилось причиной возникновения процесса управления;

в) на что направлен процесс управления;

г) какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления.

Исходя из сущности управленческой деятельности, рассмотренной нами ранее, можно выделить следующие элементы процесса управления:

· ситуация;

· проблема;

· решение.

Логическая взаимосвязь этих элементов представлена на рис. 6.

Цель определяет смысл выполнения процесса управления. Процессы реализуются для достижения цели. Процесс управления - это всегда целенаправленная деятельность участников. Конкретный результат человеческой деятельности - это цель. Следовательно, каждый процесс управления совершается для достижения какой-то определенной цели. Поэтому процесс управления предусматривает выяснение или постановку цели, ради которой он будет выполняться.

Рис. 6. Процесс управления организацией

Каждому из процессов управления присуща своя цель. Следовательно, цели относительно постоянные (неопределенный период времени) и периодичны. Неправильно поставленная цель делает процесс управления неэффективным, а да и вредным для успешной деятельности организации.

Цели в процессе управления должны иметь операциональный характер и преобразовываться в конкретные задачи и рабочие задания. Для каждой управленческой ситуации они являются ориентиром для концентрации необходимых ресурсов.

Ситуация представляет собой состояние управляемой подсистемы (для постоянных процессов) или отдельного объекта (для периодических процессов).

Ситуация в процессе управления возникает в результате появления отклонений деятельности управляемого объекта или влияния на объект факторов внешней среды, в которой работает организация. Ситуация может оказывать на организации управляемый конкретный объект положительное влияние, повышая эффективное или отрицательное, снижая ее. Например, резкое повышение спроса на продукцию предприятия позволяет повысить цену, и, наоборот, резкое снижение потребительского спроса на эту же продукцию вынуждает организацию вырабатывать меры, имеющие нежелательные тенденции. Ситуация - это определенное возмущение, которое является причиной возникновения процессов управления. Сложность и сфера воздействия ситуации (воздействие на крупную подсистему или отдельный объект) являются чиной возникновения постоянных или периодических процессов управления.

В менеджменте ситуация имеет одну очень важную особенность. Многочисленные ситуации, воздействующие на организацию взаимосвязаны. Одна ситуация влечет за собой множество других, прохождение катера вызывает волны на реке. Первый процесс управления, вырабатывающий реакцию на воздействие ситуации, вызывает явление других процессов управления, а те, в свою очередь, вызывают вые процессы, тем самым создавая постоянные управленческие цикль

Ситуации в процессе управления создают проблемы, которые должны быть разрешены менеджерами.

Проблема - это необходимость обоснования и выбора определенной позиции в разрешении возникшей ситуации.

Проблема предполагает выяснение основных противоречий между условиями работы организации, вызванными появлением ситуации, и условиями, требующимися для достижения организацией своих целей. Выяснение характера управленческой ситуации позволяет определить возможные направления деятельности менеджера по устранению возникших отклонений от достижения поставленной цели.

Направления деятельности связаны с перераспределением имеющихся ресурсов (материальных, людских, финансовых), т. е. определением необходимых ресурсов и их распределением.

Выбирая возможные направления выхода из создавшейся ситуации, менеджер обязан помнить о взаимосвязанности управленческих ситуаций. Поэтому при разрешении проблемы менеджеру необходимо использовать интегральный системный подход. Простого указания на то, какие элементы или факторы, вызвавшие ситуацию, сильнее всего влияют на успех организации, явно недостаточно для того, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения той или иной цели организации.

Для этого необходимо установить взаимосвязь между данными элементами и выработать комплексную реакцию на устранение нежелательных воздействий.

Конкретно воздействие на ситуацию осуществляется через решение.

Менеджер в процессе управления выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников.

Решение - это заключительный и, пожалуй, самый ответственный элемент в процессе управления.

Решение предусматривает выбор наиболее эффективного варианта воздействия на возникшую ситуацию (имеются в виду переменные факторы, вызвавшие ситуацию), выбор конкретных, средств и способов, разработку конкретных управленческих процедур осуществления процесса управления.

Именно этот элемент приводит в действие человеческие, материальные и финансовые ресурсы. От того, какое будет принято решение, зависит эффективность выработанной управленческой реакции на воздействие, оказываемое возникшей ситуацией. Решение аккумулирует в себе удачные и неудачные стороны предыдущих элементов и обязано отфильтровать неэффективные направления деятельности управляемых объектов или действий менеджеров.

Каждый элемент процесса управления реализуется с помощью взаимосвязанных управленческих процедур. Можно выделить следующие управленческие процедуры:

· целеполагание;

· информационное обеспечение;

· аналитическая деятельность;

· выбор вариантов действий;

· реализация решений.

Целеполагание как процедура призвана обеспечить постановку конкретной цели (если цель не поставлена) или уяснение сущности цели, связанной с протеканием процесса управления.

Постановка цели осуществляется для постоянных процессов.

В этом случае цели выступают в качестве стандарта, меры, которыми измеряется выполнение работы.

В управлении организацией часто бывают случаи, когда процедура целеполагания протекает неосознанно, автоматически или элементарно.

Такие случаи имеют место во многих периодических процессах. Однако кажущийся автоматизм не означает, что менеджер осуществляет процесс управления и уяснения содержания цели. В данных случаях имеет место подсознательное уяснение цели, на достижение которой менеджер направляет процесс управления. Цель менеджеру известна, а возникшая ситуация не настолько сложна, чтобы менеджери смог сразу определить характер ее влияния. Поэтому создается впечатление автоматизма в осуществлении процесса управления.

Ни один процесс управления не может быть осуществлен без процедуры целеполагания. Управления без цели не существует, что вытекает из следствия 1 общего понятия управления.

Процедура целеполагания позволяет сделать следующее:

1. организовать и объяснить весь диапазон явлений, связанных с объектом, под системой или предприятием в целом;

2. предсказать поведение объекта, подсистемы или предприятия;

3. оценить разумность решений в момент, когда они еще не приняты;

4. проанализировать собственную работу менеджерам всех уровней в процессе управления и в результате улучшить ее.

Процедура целеполагания необходима и для уяснения сущности и содержания возникшей ситуации. Любая ситуация должна соизмеряться с целью, на достижение которой она может оказать влияние.

Информационное обеспечение представляет собой управленческую процедуру относительно предмета процесса управления - информации, адекватно отражающей характеристику цели и влияние возникшей ситуации на ее достижение.

Данная процедура включает операции по сбору необходимой информации, ее систематизации и обработке.

Аналитическая деятельность в процессе управления характеризует совокупность операций, связанных с оценкой состояния управляемого объекта, подсистемы или предприятия (в зависимости от вида процесса), поиском путей улучшения, либо устранения нежелательных воздействий со стороны возникшей ситуации. Анализируется также сама ситуация, причины ее возникновения и возможные последствия ее воздействия. Для этого используется собранная и обработанная информация о конкретной цели и факторах, создавших управленческую ситуацию. Аналитическая деятельность «обслуживает» все элементы процесса управления, предоставляя возможные варианты протекания процесса управления.

Выбор вариантов действий. Содержание этой управленческой процедуры зависит от сложности возникшей ситуации. Для выработки реакции на воздействие ситуации менеджеру необходимо определить наиболее адекватные варианты действий. Если проблема не представляет особой сложности, и была правильно оценена, то сделать выбор правильного решения сравнительно просто. Менеджер, обладая необходимой информацией, просто выбирает альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями.

Но менеджеру приходится иметь дело не только с простыми ситуациями, но и с весьма сложными и взаимосвязанными ситуациями. В этом случае ему приходится принимать во внимание множество компромиссных вариантов, и если аналитическая процедура была выполнена недостаточно, то возможно, что ни одна альтернатива не может быть наилучшей. Бывают случаи, когда даже дополнительная аналитическая работа не дает удовлетворительных альтернатив.

В этих случаях менеджер вынужден принимать к исполнению ту альтернативу, которая является приемлемой, но необязательно наилучшей. Таким образом, процедура выбора альтернатив является обязательной в процессе управления, но она необязательно приводит к выбору только наилучшего решения.

Реализация решения. Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Процесс управления заканчивается, если он оказал влияние на объект управления как результат конкретной работы исполнителя. Поэтому процедура реализации решения требует от менеджера не только принятия приемлемого решения, но и обязательной организации его исполнения, т. е. он должен привлечь к данному процессу конкретных исполнителей. Если это не будет сделано, то такой процесс управления не имеет реального смысла, и на его осуществление (выполнение предыдущих процедур) не стоит тратить ресурсы.

Обратная связь. П роцесс управления содержит, кроме перечисленных элементов, обратную связь. Роль обратной связи мы с вами уже рассматривали. Поэтому нам ясно, что сравнение полученного результата, от реализации выбранной альтернативы решения, с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления, возможно только с помощью установления обратной связи. Методы установления обратной связи будут нами рассмотрены далее.

Здесь важно понять, что обратная связь позволяет менеджеру оценить результаты осуществленного им процесса управления и, в случае необходимости, скорректировать результат, пока организации еще не нанесен значительный ущерб.

Основу всех управленческих процедур составляет информация, передаваемая с помощью человеческой речи, документов или соответствующих технических средств. Поэтому информационное обеспечение необходимо при выполнении всех управленческих процедур. Предметом процесса управления является информация, которую менеджеры и исполнители используют для его осуществления.