KPIs – o que são? KPIs são indicadores-chave de desempenho. Desenvolvimento de KPIs

KPI (indicador chave de desempenho)é um indicador de sucesso em certas atividades ou na consecução de determinados objetivos. Podemos dizer que o KPI é um indicador quantitativamente mensurável dos resultados efetivamente alcançados.

O termo é mais frequentemente traduzido para o russo como "indicador-chave de desempenho", o que não é totalmente correto: a eficiência caracteriza a relação entre o resultado alcançado e os recursos despendidos, e outros parâmetros podem ser medidos por meio de KPI. Uma tradução mais correta é "Indicador Chave de Desempenho".

KPI e BSC

Existe um equívoco de que o KPI está diretamente relacionado ao BSC ( Balanced Scorecard, Balanced Scorecard). Porém, os desenvolvedores do BSC - Norton e Kaplan - não utilizaram o termo KPI, mas sim o termo medida - “medida”, “medidor”.

Existe uma conexão bastante indireta entre KPI e BSC: no BSC existe uma perspectiva de “processo de negócio”, que contém objetivos relacionados aos processos de negócio. Indicadores desses processos de negócios – KPIs – são frequentemente usados ​​para medir o alcance dessas metas.

O uso mais relevante do conceito de KPI é. gerenciamento de processos de negócios: KPIs são medidas de eficácia, eficiência e produtividade dos processos de negócios.

Os seguintes tipos são diferenciados indicadores-chave:

1. Resultado do KPI— quanto e que resultados foram produzidos;
2. KPI de custo— quantos recursos foram gastos;
3. KPIs operacionais— indicadores de desempenho dos processos de negócio (permite avaliar a conformidade do processo com o algoritmo necessário para a sua execução);
4. KPIs de desempenho— indicadores derivados que caracterizam a relação entre o resultado obtido e o tempo gasto para obtê-lo;
5. KPIs de eficiência(indicadores de eficiência) são indicadores derivados que caracterizam a relação entre os resultados obtidos e o dispêndio de recursos.

Ao desenvolver indicadores de processo, você deve seguir as seguintes regras:

1. O conjunto de indicadores deve conter o número mínimo necessário para garantir a plena gestão do processo de negócio;
2. Cada indicador deve ser mensurável;
3. O custo da medição de um indicador não deve exceder o efeito de gestão da utilização deste indicador.

Algoritmo para desenvolvimento de indicadores de processos de negócios

Consideremos os tipos de indicadores-chave de desempenho usando o exemplo do processo “Logística e Suporte Técnico” de uma Empresa de Manufatura (Fig. 1)
É mais conveniente destacar indicadores em relação ao Processo representado na notação IDEF0, quando a figura mostra Entradas, Saídas, Controle (regras de execução do processo) e Mecanismos (equipamentos, pessoal). Os principais indicadores de desempenho e indicadores de desempenho, sendo derivados, ao utilizar tal esquema, caracterizam o processo como um todo.

Figura 1. Processo “Logística”

Identifique o processo e seu resultado.

Por exemplo,

O processo “Suporte de material” é o resultado de “Itens de estoque utilizáveis”.

Identifique recursos de entrada (recursos processados ​​​​em um ciclo do processo) e mecanismos de entrada (recursos que garantem a execução repetida do processo - equipamentos, pessoal).

Por exemplo,

Insumos-recursos do Processo Logístico:

• Pedidos de fornecimento de itens de estoque;
• Ativos de estoque (materiais e materiais) - matérias-primas e materiais que devem ser fornecidos conforme plano de compras ou conforme solicitações de fornecimento;
• Informações sobre a disponibilidade e custo de bens e materiais no mercado.

Mecanismos de entrada do processo em consideração:

• Equipamento de locais de trabalho para funcionários do departamento de abastecimento;
• Funcionários do departamento de suprimentos.

1. Identificar entradas de controle (regras e requisitos para execução do processo)

   Por exemplo, o processo em questão pode ser regulado por:

   • “Instruções para aceitação e armazenamento de matérias-primas, produtos semiacabados e materiais em armazém”;
   • “Metodologia de seleção de fornecedores”;
   • “Regras para celebração de contrato de fornecimento de matérias-primas e insumos”;
   • “Plano de Aquisições”.

2. Conhecendo o resultado que deve ser obtido, é necessário avaliá-lo quantitativamente – para formar indicadores de resultados. Eles podem ser simples ou calculados (usando uma fórmula ou outro método).

   KPI 1— o número de pedidos de bens e materiais (itens de inventário) concluídos dentro do prazo.

   KPI 2— % de pedidos de itens de inventário concluídos dentro do prazo.

   KPI 2 = KPI 1 / Z x 100%,
   Onde Z é o número total de pedidos apresentados para fornecimento de bens e materiais.

   KPI 3— % de bens e materiais de qualidade adequada que entraram em produção.

   KPI3 = A/B x 100%
   Onde A é o número de bens e materiais de qualidade apropriada que entraram em produção,
   B é o número total de bens e materiais recebidos na produção.

   Com base nas entradas do processo, podem ser gerados indicadores de custos.

   KPI 4— Custos de aquisição de bens e materiais (custos de recursos).

   Com base nos mecanismos do processo, podem ser gerados indicadores de custos adicionais.

   KPI 5— Custos de realização de atividades (custos de pessoal e equipamento).

   A regularidade do processo, além dos indicadores de custos para a realização da atividade, também se reflete nos indicadores de desempenho.

   KPI 6— Número de prazos não cumpridos para a apresentação de um projeto de orçamento em gestão financeira por ano.

   Os indicadores de desempenho são calculados como a relação entre o resultado obtido e o tempo.

   Indicador de desempenho KPI 7 pode servir como o número médio de pedidos processados ​​pelo departamento de compras por dia.

   KPI 7 = C/r
   Onde C é o número de solicitações processadas por mês,
   r — Número de dias úteis em um mês.

   O cálculo dos principais indicadores de desempenho é realizado com base no resultado pré-alocado do KPI e no custo do KPI. Os indicadores de eficiência atuam, portanto, como características integrantes da atividade.

   Exemplo:
   Um indicador de eficiência da produção empresarial KPI 8 Você pode considerar o custo de preenchimento de uma inscrição. Este indicador é calculado usando a seguinte fórmula:

   KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
   Onde KPI 1 é o número de solicitações de itens de estoque concluídas dentro do prazo,
   KPI 5 – Custos de realização das atividades.

Utilizando este princípio (relação entre custos e resultados obtidos), é possível calcular tanto indicadores de eficiência produtiva como indicadores de eficiência de projetos ou indicadores de eficiência de gestão.

Aplicação prática de KPIs

Uso no ciclo de planejamento e controle

Como os KPIs são medidas de resultados e custos, podem ser utilizados no planeamento e monitorização de atividades como elementos de um plano.

Indicadores cujos valores podem funcionar como elementos de planejamento do Departamento de Logística:

• % de atendimento tempestivo de solicitações de estoque e materiais – 99%;
• % de bens e materiais de qualidade adequada entrados em produção - 100%.

Após a realização da atividade, os valores reais dos indicadores são medidos e registrados. Em caso de desvios graves dos valores reais em relação aos planejados para pior, é necessário realizar uma análise das atividades e desenvolver medidas corretivas.

Benefícios de usar um sistema de KPI c. atividades normais da empresa: o planejamento e a análise das atividades são realizados com base nos resultados que o sistema empresarial necessita. Todos os indicadores não são inventados em abstrato, mas “origem” de um processo que consolida necessário para o sistema atividade. Se o planejamento ocorre por si só, isolado das atividades reais, então muitas vezes a escolha dos indicadores e seus valores-alvo não contribui para o alcance dos objetivos principais da organização, mas é arbitrária e nem sempre justificada.

Motivação da equipe

Ao implementar KPIs, o sistema de motivação torna-se claro e transparente: como são registrados os valores planejados e reais, fica claro para o gestor por que e como motivar o funcionário. Ele, por sua vez, entende bem em que condições e que recompensa receberá e por que será punido.

Chefe do Departamento de Abastecimento:

• Recompensado pelo cumprimento bem-sucedido dos indicadores planejados de eficiência e eficácia;
• Privado de bónus por incumprimento de indicadores de desempenho (perder o prazo de entrega do projeto de orçamento ao departamento financeiro);

Assim, graças ao sistema KPI, a empresa recompensa o funcionário pela obtenção dos resultados que necessita, e o funcionário tem interesse em obter resultados em igualdade de condições com a empresa.

KPI é um indicador de desempenho que permite avaliar objetivamente a eficácia das ações realizadas. Este sistema é utilizado para avaliar diversos indicadores (as atividades de toda a empresa, estruturas individuais, especialistas específicos). Não só desempenha funções de controle, mas também estimula a atividade laboral. Freqüentemente, um sistema de remuneração é construído com base em KPIs. Este é um método de formação da parte variável do salário.

Indicadores-chave de desempenho KPI: exemplos em Excel

O fator estimulante no sistema de motivação KPI é a recompensa monetária. Pode ser recebido pelo funcionário que concluiu a tarefa que lhe foi atribuída. O valor do bônus/bônus depende do desempenho de um determinado funcionário no período do relatório. O valor da remuneração pode ser fixo ou expresso em percentagem do salário.

Cada empresa determina os principais indicadores de desempenho e o peso de cada um individualmente. Os dados dependem dos objetivos da empresa. Por exemplo:

1. O objetivo é garantir um plano de vendas de produtos de 500.000 rublos mensais. O indicador chave é o plano de vendas. Sistema de medição: valor real de vendas/valor planejado de vendas.
2. A meta é aumentar em 20% a quantidade de embarques no período. O indicador principal é o valor médio da remessa. Sistema de medição: real valor médio remessas / volume médio planejado de remessas.
3. A meta é aumentar em 15% o número de clientes em uma determinada região. O principal indicador é o número de clientes no banco de dados corporativo. Sistema de medição: número real de clientes/número planejado de clientes.

A empresa também determina o spread do coeficiente (pesos) de forma independente. Por exemplo:

1. O cumprimento do plano inferior a 80% é inaceitável.
2. Cumprimento do plano 100% - coeficiente 0,45.
3. Cumprimento do plano 100-115% - coeficiente 0,005 para cada 5%.
4. Sem erros – coeficiente 0,15.
5. Não houve comentários durante o período coberto pelo relatório – coeficiente 0,15.

É só opção possível determinação de coeficientes motivacionais.

O ponto chave na medição do KPI é a relação entre o indicador real e o planejado. Quase sempre, o salário de um funcionário é composto por um salário (parte fixa) e um bônus (parte variável/variável). O coeficiente de motivação influencia na formação da variável.

Suponhamos que a proporção entre as partes constantes e variáveis ​​do salário seja 50 × 50. Principais indicadores de desempenho e o peso de cada um deles:

Vamos aceitar seguintes valores coeficientes (os mesmos para o indicador 1 e indicador 2):

Tabela de KPI no Excel:

Explicações:

Este é um exemplo de tabela de KPI no Excel. Cada empresa elabora o seu próprio (tendo em conta as características do trabalho e o sistema de bónus).

Matriz de KPI e exemplo no Excel

Para avaliar os funcionários em relação aos principais indicadores de desempenho, é elaborada uma matriz, ou acordo de metas. A forma geral é assim:

1. Os indicadores-chave são os critérios pelos quais o trabalho do pessoal é avaliado. Eles são diferentes para cada posição.
2. Os pesos são números que variam de 0 a 1, cuja soma total é 1. Refletem as prioridades de cada indicador-chave, tendo em conta os objetivos da empresa.
3. Base – valor mínimo aceitável do indicador. Abaixo do nível básico – nenhum resultado.
4. Norma – nível planejado. Algo que um funcionário deve fazer. Abaixo - o funcionário não cumpriu suas funções.
5. Uma meta é um valor pelo qual lutar. Um indicador acima do padrão que permite melhorar os resultados.
6. Fato – resultados reais do trabalho.
7. O índice KPI mostra o nível de resultados em relação à norma.

Fórmula para calcular KPI:

Índice KPI = ((Real - Base) / (Norma - Base)) * 100%.

Um exemplo de preenchimento de matriz para um gerente de escritório:

O coeficiente de desempenho é a soma dos produtos dos índices e pesos. As classificações de desempenho dos funcionários são mostradas claramente usando formatação condicional.

Kipiai, ou indicadores-chave de desempenho, é um sistema único que entrou recentemente em uso Negócios russos. Hoje, não existe um método mais confiável para avaliar a eficiência de uma empresa, por isso o uso deste sistema é praticado não apenas na Rússia, mas em todo o mundo.

Conceito de KPI

Primeiro, vamos abordar completamente a questão do que é - KPI ou indicadores-chave de desempenho.

KPI é um sistema único com o qual você pode calcular o desempenho de cada funcionário individual da organização. Graças a este sistema, é possível não só compreender a eficácia das atividades dos colaboradores, mas também motivá-los a melhorar as suas competências laborais. Os indicadores de desempenho ideais para cada funcionário individual não devem exceder o número 5.

Para entender como operar corretamente esse sistema, é necessário estudar com mais cuidado e profundidade os tipos de indicadores de desempenho, bem como considerar exemplos de KPIs.

Tipos e grupos de KPIs

Os indicadores Kipiai são normalmente divididos em vários subgrupos, com base nos resultados obtidos no cálculo de uma determinada área de atividade.

1. Custos financeiros.
2. Desempenho da empresa, que envolve o cálculo do KPI em forma de percentual. Esta porcentagem mostra quão alta é a utilização da capacidade de uma determinada empresa.
3. Produtividade da empresa. Este subgrupo de indicadores de desempenho KPI é baseado na comparação de determinados dados (por exemplo, itens de custo e receita para um determinado período de tempo).
4. Cálculos finais, que se baseiam na expressão quantitativa dos resultados relativos à atividade dos colaboradores da empresa.

Um indicador-chave de desempenho baseia-se em vários princípios. Se você não levá-los em consideração, os dados obtidos não serão confiáveis. Estes são os princípios:

1. Todos os indicadores devem ser medidos em números quantitativos.
2. Os dados obtidos devem estar diretamente relacionados às atividades da empresa.
3. Os resultados não devem ser dispendiosos, tanto em termos de tempo como de recursos.

Anteriormente, analisamos a questão do que é um KPI, dividindo-o em 3 pequenos subgrupos. Porém, a gradação não termina aí, já que este sistema também possui variedades próprias. Existem dois deles no total. Estes são KPIs operacionais e estratégicos. Vamos primeiro descobrir que tipo de sistema de KPI operacional é esse.

Indicadores operacionais são indicadores com os quais é possível avaliar a eficácia das atividades de uma empresa no momento. Simplificando, os dados obtidos no cálculo do KPI refletem o quão bem os funcionários da empresa trabalham no período atual.

Além disso, os sistemas operacionais ajudam a comparar as tarefas desempenhadas pelos trabalhadores com as condições que foram criadas para tal. Com base nos resultados obtidos, a direção do empreendimento pode avaliar a qualidade do produto fabricado, as condições de sua entrega e posterior distribuição.

O que é um indicador KPI estratégico? Tais indicadores refletem o desempenho de uma empresa durante um determinado período de tempo. Com a ajuda deles, você pode encontrar deficiências no trabalho do pessoal e ajustar suas atividades para o próximo período de tempo (por exemplo, para o próximo mês, trimestre, seis meses, etc.).

Além da qualidade do trabalho dos funcionários, os dados financeiros também podem ser processados. Com base nos resultados do cálculo, os KPIs são caracterizados fluxos de caixa, que ajudam a entender o quão lucrativa é a própria organização e a demanda dos produtos por ela produzidos.

Áreas de aplicação do KPI e seu cálculo

Porque com o que é kpi, ou, falando em palavras simples, indicadores-chave de desempenho, descobrimos isso, precisamos passar para a próxima questão, não menos importante: onde e por que eles são usados? E considere também a fórmula pela qual eles são calculados.

Um indicador de desempenho é uma medida numérica de metas e objetivos definidos (e concluídos) que desempenham um papel importante na promoção bem-sucedida de um negócio. Graças ao relatório elaborado, que toma como base todos os indicadores necessários (foram discutidos acima), a gestão da organização tem a oportunidade de avaliar integralmente como o plano desenvolvido foi implementado, bem como o que foi alcançado durante um determinado período.

KPI é usado em vários campos negócios. Para cada um deles existe uma lista de indicadores que são processados, e com base nos quais é calculado um indicador que reflete a eficiência do empreendimento.

Área de vendas

Para aumentar seu patrimônio, você precisa entender o que são KPIs em vendas e o importante papel que eles desempenham. Esses indicadores podem ser calculados com base em:

• lucro financeiro recebido em determinado período;
• receita de vendas realizadas pela empresa;
• custo dos bens produzidos;
• percentagem de bens de baixa qualidade;
• valores de ativos circulantes;
• o custo total de todos os estoques da empresa.

Indicadores KPI em comércio varejista baseiam-se em 5 princípios básicos:

• percentual de vendas por 1 hora ou dia de funcionamento do ponto de venda;
• o valor médio pago pelo comprador pelas mercadorias (esse valor é calculado com base em cheques perfurados);
• quantidade de produtos vendidos de uma só vez;
• a relação entre os salários dos funcionários e as receitas provenientes da venda de mercadorias;
• conversões de vendas.

Assim, tendo recebido todos os cálculos necessários, é possível ajustar rapidamente o trabalho do pessoal, aumentando significativamente o número de transações realizadas, o que, por sua vez, ajuda a aumentar o faturamento da loja.

Indústria manufatureira

Qual é o indicador de produção na produção e com que base é calculado? Em primeiro lugar, no cálculo do coeficiente de eficiência, toma-se como base o seguinte:

• indicadores do consumo médio diário das matérias-primas com que são feitos os produtos;
• volumes de matérias-primas consumidas e restantes em estoque;
• volumes de trabalho em andamento;
• desempenho dos funcionários;
• vários custos de produção;
• custo de reparo de equipamentos;
• condições, prazos e custos de armazenamento de produtos acabados.

Para obter os dados corretos, você precisa saber como calcular KPIs. Existe uma fórmula especial para isso:

(qf/ qpl)×100%

Agora vamos decifrar os indicadores:

• qf – o volume real de todas as vendas realizadas pela empresa;
• qpl – volume de vendas que está planejado para ser realizado.

Os dados obtidos através deste formulário constituem o chamado critério de desempenho.

Exemplos de KPIs

Para entender completamente o que é kipiai, vejamos alguns exemplos de indicadores-chave de desempenho. Para uma melhor compreensão da essência, cada uma das profissões consideradas no cálculo será considerada separadamente. A tabela abaixo indica não só o tipo de atividade, mas também o indicador com base no qual é calculado o critério de eficiência.

Se tomarmos novamente como base o exemplo do KPI de um gerente de vendas, então com a ajuda dos dados obtidos após o cálculo, o chefe do departamento de gestão poderá identificar não apenas aspectos positivos, mas também negativos no atividades de seus subordinados. Assim, ele saberá exatamente quantas ligações e reuniões necessárias o gerente de vendas realizou, se foram eficazes, quantas pessoas compareceram clientes regulares etc.

Se os dados obtidos não corresponderem ao plano desenvolvido, significa que a pessoa que exerce este tipo de atividade carece de conhecimentos e competências, ou de perseverança e vontade de trabalhar.

Todos os exemplos de KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, discutidos acima refletem plenamente a essência deste conceito. Claro, é difícil entender imediatamente todas essas sutilezas (especialmente para um empresário iniciante). No entanto, é melhor dedicar um pouco de tempo ao estudo aprofundado deste importante tema, em vez de incorrer em perdas financeiras que poderiam prejudicar seriamente o desenvolvimento e promoção de sucesso negócios.

O pessoal baseado em KPIs está se tornando cada vez mais popular na Rússia. As principais vantagens de tais mecanismos são a reflexão racional das atividades da empresa.

KPI: o que é?

KPI (KPIs) é uma abreviatura em inglês para “indicadores-chave de desempenho”, em russo é referido como KPI - indicadores-chave de desempenho (às vezes - parâmetros). Mas no som estrangeiro original é usado como norma. KPI é um sistema que permite avaliar o desempenho dos colaboradores da empresa em termos de cumprimento de metas (estratégicas e táticas).

Os “indicadores-chave” permitem que uma empresa analise a qualidade da sua estrutura e o seu potencial na resolução de problemas. Um sistema também é formado com base em KPIs fator mais importante: se não houver sinais de direcionamento, então não há nada para usar “indicadores-chave”. e KPI, portanto, são dois fenômenos inter-relacionados. A primeira envolve, em primeiro lugar, prever os resultados do trabalho, bem como planejar como esses resultados serão alcançados.

Quem criou os KPIs?

A história não dá uma resposta clara a esta questão, mas podemos traçar como a gestão global avançou no sentido de compreender os KPIs, o que são e porque são úteis. No final do século XIX e início do século XX, o sociólogo Max Weber determinou que havia duas formas de avaliar o desempenho dos funcionários: a chamada “sultânica” e a meritocrática. De acordo com a primeira, o patrão (“Sultão”), a seu critério, avaliava o quão bem uma pessoa cumpria suas funções. O princípio racional aqui desempenha um papel secundário, o principal é a percepção puramente emocional do trabalho do subordinado.

O método meritocrático ocorre quando os resultados trabalhistas são avaliados com base em conquistas reais, com a inclusão de mecanismos objetivos de medição. Esta abordagem foi adaptado por teóricos da gestão nos países ocidentais e gradualmente cristalizado no que conhecemos como sistema KPI. Um papel importante na sistematização da avaliação racional do desempenho do pessoal foi desempenhado pelos trabalhos de Peter Drucker, que se considera ter transformado a gestão em disciplina científica. Os conceitos do cientista afirmam diretamente que existem metas e há uma avaliação do grau de seu cumprimento por meio de indicadores-chave de desempenho.

Prós dos KPIs

O principal lado positivo do sistema KPI é a presença de um mecanismo de avaliação do trabalho e do trabalho da empresa como um todo, que é transparente para todos os colaboradores da empresa. Isso permite que a gestão avalie o desempenho de todas as estruturas subordinadas em tempo real, para prever como as tarefas serão resolvidas e as metas serão alcançadas. A próxima vantagem do KPI é que a gestão possui uma ferramenta para ajustar o trabalho dos subordinados caso os resultados atuais fiquem aquém dos planejados.

Se, por exemplo, a medição do desempenho no primeiro semestre do ano revelar que o desempenho não é suficientemente elevado, então são realizadas reuniões de trabalho para identificar as razões e incentivar os funcionários a fazerem um trabalho melhor após os próximos seis meses. Outro lado positivo do KPI é o feedback entre o especialista e o gestor. O primeiro receberá não apenas instruções e às vezes reclamações aparentemente tendenciosas, mas comentários bem fundamentados; o segundo receberá melhor desempenho ao especificar erros e deficiências no trabalho executado pelo subordinado.

Contras dos KPIs

Os resultados das avaliações no âmbito dos KPI (indicadores de desempenho como tais) podem não ser interpretados de forma totalmente correta, sendo esta a principal desvantagem deste sistema. Via de regra, a probabilidade de tal problema ocorrer é menor quanto maior for a atenção na fase de formação dos critérios de avaliação dos parâmetros de desempenho. Outra desvantagem do KPI é que para que uma empresa implemente este sistema terá que despender muitos recursos (calculados, via de regra, em tempo, mão de obra e finanças). Estamos falando, é claro, de trabalhar nos principais parâmetros de desempenho do nível adequado de elaboração. Existe a possibilidade de que seja necessária uma reconversão em grande escala dos colaboradores: especialistas - para alterar as tarefas e, portanto, as condições de trabalho, enquanto a gestão terá de dominar novos métodos de avaliação do trabalho dos subordinados. A empresa pode não estar preparada para dar tempo extra à equipe para dominar as inovações.

Sutilezas da implementação de KPI

A principal tarefa ao implementar um sistema de KPI (“do zero”) é evitar uma atitude negativa por parte dos funcionários. Portanto, a gestão da empresa precisa transmitir claramente o significado e os benefícios práticos das inovações a cada um dos subordinados, cujo trabalho está sujeito a posterior avaliação de eficácia. A melhor técnica aqui, segundo alguns especialistas em RH, é uma apresentação individual, uma explicação para especialistas em cargos específicos: KPIs - o que são e por que implementar esse sistema na empresa.

Seria um erro impor incondicionalmente parâmetros de eficiência por encomenda, mas um passo necessário é um apelo dos altos funcionários da empresa. Se, por exemplo, um gestor direto informa os subordinados do seu departamento sobre a implementação iminente de KPIs, então esta informação também deve ser confirmado diretor geral. O especialista deve compreender que o sistema de parâmetros-chave de desempenho não é uma invenção do patrão, mas um elemento da política estratégica de toda a empresa.

Momento ideal para implementação de KPI

Entre os especialistas, existe a opinião de que os indicadores KPI, quando se trata de um sistema, devem ser implementados simultaneamente em todos os níveis de gestão da empresa - desde especialistas comuns até gestores de topo. De acordo com este ponto de vista, o período de implementação dos principais parâmetros de desempenho não pode ser prolongado no tempo: o sistema começa a funcionar imediatamente. A única questão é como escolher o momento ideal para iniciá-lo. Acredita-se que basta avisar os colaboradores sobre o lançamento dos KPIs com cerca de três meses de antecedência. Isso é suficiente para que o pessoal da empresa estude as especificidades da avaliação futura da eficácia do seu trabalho.

Há também a tese de que por algum tempo o KPI pode funcionar em paralelo com o sistema de pagamento anterior. Dependendo do grau de liberalismo da gestão, o empregado poderá escolher de acordo com o regime de cálculo do seu salário. É perfeitamente possível motivar uma pessoa a trabalhar de acordo com o novo KPI através de bónus e prémios, cujas condições de recebimento estarão claramente indicadas nos parâmetros-chave.

Estágios de criação de um sistema KPI

Na verdade, a implementação de mecanismos de KPI como tais é precedida por várias etapas de trabalho preparatório. Em primeiro lugar, este é o período associado à formulação dos objetivos estratégicos que se traçam para a empresa. Nesta mesma etapa do trabalho, o conceito geral é dividido em seções táticas, cuja eficácia deve ser medida. Em segundo lugar, é o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho e a definição da sua essência. Em terceiro lugar, trata-se de um trabalho de distribuição de competências oficiais relacionadas com a implementação do sistema, para que cada responsável faça uma pergunta como “KPIs - o que são?”

Assim, todos os indicadores serão atribuídos a indivíduos (divisões) específicos da empresa. Em quarto lugar, poderão ser necessários ajustamentos aos actuais processos empresariais (se a estratégia actualizada assim o exigir). Em quinto lugar, isto é desenvolvimento novo sistema criação de fórmulas de folha de pagamento com base em novos critérios. Depois de concluir todos os procedimentos especificados, você pode iniciar o sistema KPI.

Requisitos de KPI

Conforme mencionado acima, os KPIs são indicadores-chave de desempenho que estão indissociavelmente ligados aos objetivos da empresa. A qualidade da segmentação é o principal requisito do sistema KPI. As metas podem ser formadas de acordo com diferentes princípios, mas um dos mais populares no ambiente de RH é o conceito SMART. Significa “específico”, “mensurável”, “alcançável”, “relevante”, “com prazo determinado” e, como resultado, fornecendo KPIs elaborados e de qualidade.

Exemplos de metas que atendem a estes critérios: “abrir tanto (mensurável) pontos de venda(específico) na cidade (relevante) no primeiro trimestre (com limite de tempo)” ou “vender tantas passagens aéreas para tal e tal país em três semanas”. Cada meta deve ser dividida em tarefas, que, por sua vez, são reduzidas ao nível de KPIs pessoais (para funcionários ou departamentos). O número ideal, segundo alguns especialistas, é 6-8.

Automação de KPIs

Um dos fatores implementação bem sucedida KPI é uma infraestrutura tecnológica. Como os KPIs são um conjunto de indicadores racionais, um computador fará um ótimo trabalho ao trabalhar com eles. Existem muitas soluções de software para Gestão de KPIs. Os recursos disponíveis nessas distribuições são bastante extensos. Em primeiro lugar, é uma apresentação conveniente de informações (na forma de gráficos, análises, documentação) sobre processos relacionados a KPIs. O que isso dá? Principalmente, a unidade de percepção dos dados, reduzindo a probabilidade de má interpretação dos números. Em segundo lugar, a recolha e cálculo de indicadores de desempenho. Em terceiro lugar, esta é uma análise multidimensional (com volumes de números muito grandes), que será difícil para uma pessoa sem um programa realizar. Em quarto lugar (se houver uma infra-estrutura de rede), trata-se da troca de informações entre funcionários individuais e do estabelecimento de canais opinião"superior-subordinado"

1. O que é KPI?

KPI (Key Performance Indicators) - “indicadores-chave de desempenho”, mas mais frequentemente traduzidos como “indicadores-chave de desempenho”. KPI é uma das ferramentas com a qual você pode analisar a eficácia do trabalho da equipe para atingir os objetivos da empresa.

Os indicadores KPI são frequentemente utilizados por empresas maiores (não quando o proprietário, o diretor, o vendedor e o carregador são a mesma pessoa), mas pelo contrário, quando a empresa possui um grande número de funcionários e filiais. A utilização do “kipiai” simplifica muito o monitoramento do desempenho de todos os departamentos da empresa. Ter indicadores-chave de desempenho nos dá a oportunidade de gerenciar o processo e fazer alterações nele. Estabeleça metas para a equipe e motive-os a alcançá-las.

Vejamos um exemplo de indicadores-chave de desempenho. Você é dono de uma grande loja? eletrodomésticos e você tem 12 gerentes de vendas em sua equipe. O desempenho de cada gestor no mês pode ser avaliado de acordo com os seguintes critérios:

• qual % de clientes com quem o gestor se comunicou realizaram uma compra;
• fatura média do cliente;
• cumprimento do plano de vendas (por exemplo, o limite mínimo mensal é de 350.000 rublos, e o salário do gerente dependerá da porcentagem em que ele exceder o plano);

Se, por exemplo, você precisa vender liquidificadores de um determinado modelo, pode definir um plano para cada gerente de no mínimo 5 unidades, se for mais, então para cada unidade “extra” o vendedor recebe 3% do seu custo; Assim, o objetivo de vender é alcançado produto específico e motivar os gestores para isso. Como mostra a prática, o número ideal de critérios de KPI para um funcionário é de 5 a 8.

2. Tipos e princípios de KPI

Tipos de indicadores-chave de desempenho:

• KPIs de resultados – quantitativos e indicadores de qualidade resultado;
• KPI de custo – valor gasto com recursos;
• KPI de funcionamento - quão bem o processo de execução corresponde ao algoritmo estabelecido;
• KPIs de desempenho são indicadores derivados que caracterizam a relação entre o resultado obtido e o tempo gasto para obtê-lo;
• KPIs de eficiência (indicadores de desempenho) são indicadores derivados que caracterizam a relação entre os resultados obtidos e o dispêndio de recursos.

Existem princípios a seguir ao desenvolver indicadores-chave de desempenho. Os custos de medição dos indicadores de desempenho não devem exceder os benefícios de gestão da utilização do indicador. Você não contratará uma pessoa que contará o número e a duração das ligações do gerente; Para um resultado mais preciso e possibilidade de comparação, os indicadores devem ser mensuráveis ​​e tão simples quanto possível, compreendidos igualmente por cada departamento, a fim de evitar desinformação. E, o mais importante, os KPIs são necessários se não fizermos nada com base nos resultados de sua medição, então, neste caso, eles não terão sentido.

3. Prós e contras dos KPIs

As principais vantagens do KPI incluem:

• justiça, transparência e comparabilidade de resultados (a gestão e os funcionários veem quem trabalha e ganha quanto);
• adequar o trabalho do funcionário de acordo com o indicador defasado;
• envolvimento do pessoal no alcance dos objetivos do empreendimento;
• controle de qualidade do desempenho das funções.

Apesar de tudo aspectos positivos Os sistemas KPI não são universais. Nem todos os indicadores do trabalho do pessoal podem ser medidos quantitativamente e, portanto, cada empresa tem suas próprias formas de avaliar a eficiência e encontrá-las exigirá um grande investimento de tempo, mão de obra e finanças.

4. Como calcular KPI. Exemplo

Não existe uma fórmula única para cálculo de KPIs, pois cada empresa tem suas especificidades e, portanto, seu próprio “kipiai”. Vejamos o exemplo de cálculo remunerações gerente de vendas levando em consideração seus KPIs na loja online Kotelok. Avalie 7.000 rublos. +2% de vendas pessoais

(800.000*0,02=16.000 rublos) + bônus pelo cumprimento do plano para o número de novos clientes (2.000 rublos) + bônus pelo cumprimento do plano empresarial (por exemplo, o plano é cumprido em 100% - 5.000 rublos, por 70 % - 3.500 rublos) no nosso caso em 80% - 4.000 rublos. No total, no final do mês o gerente receberá um salário de 29.000 rublos. Este sistema de contagem motiva os gestores a vender aos clientes existentes e atrair novos.

5. O que são KPIs em vendas

Na área de vendas, os principais indicadores-chave de desempenho do gerente de vendas e do departamento comercial são: 1. Volume de vendas.

O gestor recebe um plano para um determinado período de tempo (mês, trimestre, ano). Por exemplo, em março, o gerente deve realizar vendas de 1.300.000 rublos. 2. Número de vendas.

Número de clientes que realizaram uma compra (número de recibos). 3. Tráfego. Número de clientes que conheceram seu produto -. É claro que atrair tráfego é tarefa dos profissionais de marketing, mas o próprio vendedor também pode influenciar o fluxo de clientes, por exemplo, por meio do boca a boca.

4. Fatura média. Implementado para incentivar o gestor a vender produtos adicionais. Por exemplo, compre uma placa de vidro resistente ao calor ou assadeiras para o forno.

Você mesmo pode desenvolver um sistema de KPI, mas isso exigirá muito esforço e mais de um cachorro para comer. Maioria grandes empresas Ainda assim, preferem confiar a construção do sistema “kipiai” a profissionais com vasta experiência nesta área. Se precisar de ajuda para implementar KPIs na sua empresa, entre em contato conosco, teremos prazer em ajudar!