Escritório eletrônico. Material de escritório no atacado a preços baixos

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O atacado de artigos de papelaria é muito barato. Atacado de material de escritório em Moscou

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Característica distintiva O escritório eletrônico da Olympus é sua rica funcionalidade, originada do trabalho clássico de escritório.

Em grande escala empreendimento industrial As tarefas do secretário (escriturário) não são apenas o registo de documentos, mas também uma série de outras tarefas:

• determinação do gestor a quem enviar o documento recebido para resolução
• preparação de pré-resoluções
• entrega do documento ao executor
• controle de retorno original
• análise resumida da execução da tarefa
• controle sobre a execução de ordens
• geração de relatórios finais sobre tarefas não cumpridas
• envio de documentos de saída
• procure o documento necessário mediante solicitação
• impressão, digitalização
• e até mesmo armazenar um grande número de documentos. Um bom escriturário é responsável por tudo isso.

Escritório eletrônico A Olympus pode fazer o trabalho gente boa mais fácil e eficiente!

Cadastro automático:

Controle automático de documentos re-recebidos

O próprio sistema captura documentos que entram novamente na organização e avisa sobre isso.

Notificações automáticas sobre a devolução do original

O sistema fornece um diagrama da movimentação do original e, caso não seja devolvido no prazo, avisará o registrador.

Sistema de conexão conveniente

Links de documentos no Olympus sugerem a possibilidade de obter um histórico detalhado de todos os documentos inter-relacionados, inclusive de arquivo, criados adicionalmente, em cancelamento ou alteração.

Designer de relatório

Usando o designer de relatórios do sistema Olympus, um funcionário pode criar os relatórios necessários sem a ajuda de um administrador ou programador. É assim que muitas vezes são gerados relatórios sobre documentos não executados ou de controle.

Sistema de filtragem flexível

O sistema Olympus oferece a capacidade de realizar uma solicitação de pesquisa de documentos usando uma linha de filtro. A linha de filtragem permite formular muitas condições de pesquisa variáveis ​​​​para o documento desejado.

Escritório eletrônico no sistema Olympusé uma ferramenta para organizar o trabalho de escritório digital. Este segmento acumula todas as informações relacionadas aos documentos empresariais. Contém histórico do usuário; armazena todos os links de documentos; informa sobre o prazo; inclui todos os arquivos criados com o documento; fornece respostas às dúvidas dos executores e responsáveis ​​​​sobre o documento, bem como os resultados do seu trabalho.

Controle de execução

Controle de execução no sistema Olympus- trata-se de uma funcionalidade profunda que fornece informações sobre os prazos, etapas e resultados da execução das ordens. Esta funcionalidade está presente em todo o sistema, desde o escritório eletrônico até o armazenamento estruturado. A funcionalidade baseia-se em prazos de execução de documentos e instruções e notificação de incumprimento desses prazos.

Visualização do controle de execução

1. Indicação de cores e mensagens do sistema Olympus sobre prazos perdidos.
2. Um modo especializado com o número total de tarefas recebidas, executadas, concluídas no prazo, concluídas com atraso por período e não concluídas no prazo.
3. Todo um sistema de relatórios sobre a execução de instruções no contexto do documento, executores e supervisores.

Controle especial

Para a execução oportuna e de alta qualidade das tarefas, a Olympus possui um sistema de controle especial. Sua essência é que todas as tarefas mais importantes atribuídas ao controle devem passar pelo procedimento de retirada do controle, ou seja, fechando. Em alguns casos, retirar uma tarefa do controle requer uma avaliação da qualidade do trabalho executado por um especialista competente. Em seguida, o sistema pode aplicar adicionalmente um procedimento de confirmação.

Formação de uma ordem de controle

1. A emissão de ordens de controle é acompanhada da nomeação de um supervisor e, se necessário, de um funcionário que comprove a qualidade da execução.
2. Com base nas ordens de controle, o coeficiente de disciplina de desempenho é calculado automaticamente.
3. O modo especial “Análise da execução das tarefas de controle” mostra informações sobre a oportunidade de execução das tarefas de controle.
4. Transformação dos painéis de análise de desktop esta informação em forma gráfica.

Gestão de documentos

O gerenciamento adequado de documentos é fundamental trabalho eficiente departamento, divisão, serviço e organização como um todo. "Gerenciamento de documentos" no sistema Olympusé uma ferramenta moderna de gerenciamento empresarial em grande escala focada especificamente em processos de negócios de alto nível.

“Gerenciamento de Documentos” é um Segmento do Fluxo de Documentos - módulo Olympus, construído com base no princípio de um planejador, ou seja, todas as tarefas e documentos recebidos por um funcionário são organizados em uma lista.

A lista mostra o tipo de tarefa, tópico, conteúdo, data de recebimento, prazo e de quem veio. Esta lista pode ser facilmente complementada com a coluna desejada.

Um fundo vermelho indica uma tarefa atrasada, o que o ajudará a lembrar de concluí-la. O sistema possui controle avançado, quando uma indicação colorida indica a aproximação do prazo para a execução de um documento.

Abaixo da lista de favoritos você pode ver todos Informações adicionais que será necessário para tomar uma decisão. Este é o texto do documento, a tarefa detalhada, o histórico da movimentação e documentos relacionados.

Fácil de encontrar no programa documento necessário, e também levantar a história de trabalho com ele. Além disso, a história mostra em quantos círculos o documento já circulou, quem o levou para o trabalho e quem ainda não o fez.

Recebimento imediato de informações:

• quem iniciou o documento;
• quem concordou;
• quem o possui atualmente;
• quais comentários foram feitos e por quem no documento;
• se este documento está relacionado a outros documentos e como, com a possibilidade de abrir também documentos relacionados;
• Para um funcionário, serviço, divisão ou toda a empresa como um todo, veja a imagem dos pedidos executados e não atendidos.

Facilidade de trabalhar com uma grande variedade de documentos:

• o próprio sistema gera uma lista de documentos para consideração;
• o sistema informa quais documentos precisam ser levados em consideração com urgência;
• o sistema informa sobre o prazo que está chegando ao fim;
• o sistema permite delegar seu trabalho e controlar facilmente a execução oportuna;
• o sistema permite obter o histórico de trabalho de qualquer documento;
• o sistema permitirá que você nomeie deputados durante sua ausência e veja como o deputado trabalhou.

Facilidade de gerenciamento de documentos:

• aumentando a velocidade da troca de informações;
• aumentar o nível de disciplina de desempenho dos colaboradores;
• cumprimento dos prazos contratuais;
• possibilidade de receber informações necessárias, rapidamente, sem se levantar do local de trabalho.

Estrutura de armazenamento

O armazenamento estruturado de documentos do sistema Olympus não é apenas uma biblioteca com acesso limitado a pastas, é uma “base de conhecimento” individual para cada funcionário. O princípio de construção do armazenamento Olympus baseia-se nos direitos de acesso do usuário a seções, pastas, documentos e arquivos. O sistema cria automaticamente uma estrutura de arquivo individual para cada funcionário. O usuário vê apenas as seções e documentos aos quais tem direitos.

Além disso, o funcionário tem a oportunidade de copiar parte da estrutura do arquivo, pastas, documentos para seu armazenamento pessoal. Este recurso permitirá ao usuário obter a informação ou documento que necessita com ainda mais rapidez.

Preenchendo o armazenamento

O armazenamento no sistema Olympus é preenchido com documentos automaticamente com base nos resultados da conclusão do ciclo de trabalho com o documento. Esta tecnologia permite acumular os documentos necessários nas seções apropriadas sem alocar tempo específico para este trabalho.

Quando um novo documento aparece no repositório, o sistema notifica o funcionário se ele está inscrito em tais notificações.

Facilidade de trabalhar com documentos

O armazenamento Olympus se distingue por serviços funcionais que determinam a conveniência de trabalhar com documentos:

• Versionamento;
• Links de documentos (cancelados, expirados, além disso);
• Extrair do arquivo;
• Emissão do original;
• Atributos de armazenamento (número de estoque, armazenamento, rack, prateleira, número de cópias).

Normalmente, o ónus de garantir o fluxo de documentos “em papel” e monitorizar a execução das encomendas recai sobre as divisões da organização envolvidas no trabalho de escritório: o escritório, a gestão empresarial, bem como os responsáveis ​​​​pelo trabalho de escritório nas divisões estruturais. É a eles que se destina o módulo “Office” do sistema de gestão eletrónica de documentos e gestão de interações DIRECTUM. Este módulo facilita a implementação de operações rotineiras de processamento de documentos em papel de acordo com os requisitos da Instituição Educacional Orçamentária do Estado, na qual se baseia a tradicional tecnologia russa de gestão de escritório:

• registo unificado de toda a correspondência recebida e enviada, bem como de documentos internos através de cartões de registo e controlo (RCC);
• registro da localização de um documento em papel em qualquer fase do mesmo vida útil: revisão pela administração, aprovação da minuta do documento, execução, etc.;
• exercer controle sobre a execução tempestiva de instruções, resoluções e instruções da administração;
• baixa de documentos do arquivo de acordo com a nomenclatura de arquivos adotada na organização;
• busca rápida das informações necessárias com base no status, disponibilidade, movimentação de documentos em papel;
• obtenção dos formulários e diários padrão necessários, bem como relatórios estatísticos sobre o fluxo de documentos da organização.

Além disso, o módulo “Office” permite organizar intercâmbios entre diferentes organizações. Com tal troca é possível usar assinatura eletrônica(EP), e mecanismos especiais de sistema permitem controlar a entrega de documentos. Os princípios de troca são baseados no padrão de troca da indústria documentos eletrônicos“Interação de sistemas de automação suporte de documentação gestão", aprovado pelo Grêmio de Gestores de Documentação.

Manter uma lista de casos e registros

Sistema flexível a numeração permite atribuir um número a um documento em uma seção jornal eletrônico registro. Para cada diário, é especificado um método personalizado para numerar automaticamente os documentos dentro do diário. O número pode incluir um código de departamento, um código de diário, bem como quaisquer outros detalhes necessários.

Ao preparar documentos para transferência para o arquivo de cada arquivo de nomenclatura, é possível imprimir a capa do processo, bem como um inventário dos documentos do processo, o que reduz significativamente o tempo de preparação dos documentos para armazenamento em arquivo.

Registro de documentos

Para cadastrar documentos no módulo “Escritório” são utilizados cartões de registro e controle (RCC), que contêm todos os dados primários (correspondente, unidade organizacional, representante da organização, data de registro, número de registro, tópico e resumo documento, forma de entrega, etc.), bem como as informações necessárias sobre o estado de qualquer documento em papel da organização (localização, estado de execução, etc.). Para documentos de saída, você pode especificar uma lista de distribuição por organização.

O sistema oferece a possibilidade de registrar documentos de organizações e cidadãos.

Para organizações que utilizam registro descentralizado de documentos, o sistema utiliza locais de registro - locais de trabalho de secretárias e funcionários de escritório. Cada local de registro pode atender um ou mais departamentos. Dependendo do local de registo, é possível diferenciar os direitos de acesso aos dados.

Ao movimentar um documento entre departamentos, cada local de registro pode ter seu próprio RKK. Assim, surge uma cadeia RKK, ao longo da qual é possível acompanhar a movimentação de um documento em papel não apenas entre funcionários de um departamento, mas também entre departamentos. Além disso, por meio do RKK é realizada a relação entre os documentos cadastrados no sistema, tais como: “Em resposta a”, “Em cumprimento”, etc.

O procedimento de registro é simples e consiste no preenchimento dos campos obrigatórios do RKK, sendo atribuído automaticamente um número de registro.

Ao se cadastrar diretamente no RKK, é possível inserir um documento digitalizado (eletrônico) no módulo “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” e anexá-lo automaticamente ao RKK. Para inserir rapidamente um grande volume de documentos, são utilizados serviços de entrada do sistema para garantir a entrada contínua de documentos no módulo. Futuramente, o RKK, assim como o documento eletrônico inserido, poderá ser facilmente encontrado pelo código de barras na cópia em papel do documento, graças à tecnologia de identificação rápida integrada ao sistema.

De acordo com o RKK, são impressos registros de entrada e saída de documentos. Para documentos de saída, você pode gerar e imprimir automaticamente uma etiqueta de envelope.

Movimentação e execução de documentos

Após o registro, o documento recebido passa pelas etapas de apreciação, resolução, controle e execução do documento. Ao mesmo tempo, o trabalho posterior dos executores com o documento pode ser realizado inteiramente em formulário eletrônico. Isso reduz significativamente o tempo gasto com os artistas e evita a perda acidental do original.

Dependendo do estilo de trabalho do gerente, ele analisa o documento em papel ou em formato eletrônico.

A partir de deliberação do gestor, o documento pode ser colocado sob controle com nomeação de executores, instruções e prazos. Para os executores que trabalham com o módulo “Gestão de Processos de Negócio”, o secretário ou o próprio gestor podem criar rapidamente uma tarefa diretamente do Comitê de Trabalho e Desenvolvimento. Trabalhar com tarefas permite aproveitar ao máximo as capacidades do sistema para monitorar a execução de ordens, tais como: registrar correspondência completa sobre a execução de ordens; possibilidade de envio para revisão; configuração de roteamento flexível, etc.

Posteriormente, com base nas tarefas relacionadas ao RKK, é possível recriar rapidamente o histórico de trabalho do documento, o procedimento de aprovação e a justificativa da decisão tomada.

Se o módulo “Escritório” for utilizado de forma independente, todas as ordens emitidas aos executores são inseridas pela secretária no RKK do documento, após o que é monitorada sua execução tempestiva. Ao mesmo tempo, podem ser impressas instruções para usuários manuais.

Ao trabalhar com documentos eletrônicos, todas as movimentações dos documentos são realizadas por meio de tarefas, enquanto a localização do documento em papel a qualquer momento é registrada em uma aba RKK especial. Isso permite que você encontre rapidamente o documento original em papel por meio do RKK. O trabalho com documentos de saída e internos baseia-se nos mesmos princípios.

Troca de documentos eletrônicos entre sistemas

Usando o sistema, você pode organizar a troca de documentos eletrônicos oficiais e legalmente significativos entre organizações. A troca de documentos baseia-se na utilização do padrão da indústria para troca de documentos eletrônicos “Interação de sistemas de automação para suporte à gestão documental”, aprovado pelo Grêmio de Gestores de Documentação.

Os documentos podem ser trocados entre divisões estruturais uma empresa (holding) e entre organizações parceiras independentes. Nesse caso, as partes da troca podem utilizar diferentes sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos ou nem mesmo trabalhar com tais sistemas.

Se a troca for realizada entre divisões de uma empresa (holding), o trabalho com documentos ocorre nos módulos “Gestão Eletrônica de Documentos”, “Gestão de Processos de Negócios” e “Escritório”. Se a troca for feita entre terceiros, o documento eletrônico será exportado do sistema para um arquivo ESD. A segunda parte pode importar o documento ESD para o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que usa (desde que este formato seja suportado por este sistema; o formato ESD é aberto) ou usar o programa DIRECTUM OverDoc distribuído gratuitamente para trabalhar com o documento ESD. DIRECTUM OverDoc permite visualizar um documento, seus atributos e todas as assinaturas eletrônicas com as quais o documento foi assinado, incluindo o marcador de autenticidade.

Pesquisa e análise de informações

A partir do momento do cadastro de qualquer documento no sistema, é possível encontrar tanto o seu cartão de registro junto com as informações sobre a localização e processo de execução do documento, quanto o próprio documento eletrônico.

O sistema busca por números de registro, correspondente, autor da resolução, bem como todos os detalhes do RKK e qualquer combinação deles.

Além disso, o sistema disponibiliza relatórios especializados que aumentam significativamente a eficiência dos utilizadores: Documentos em apreciação, Encomendas vencidas, Documentos sujeitos a devolução, etc.

Módulo web "Escritório"

O módulo web “Office” foi desenvolvido para automatizar o trabalho com documentos oficiais em papel, por exemplo, documentos administrativos, cartas recebidas e enviadas, instruções, relatórios e memorandos. Facilita o processamento de documentos em papel.

O processamento de documentos em papel é realizado de acordo com os requisitos da Instituição Educacional Orçamentária do Estado, na qual se baseia a tecnologia tradicional russa de gestão de escritórios.

O módulo web “Office” visa resolver os seguintes problemas:

• registo unificado de toda a correspondência recebida e enviada, bem como de documentos internos, através de cartões de registo e controlo;
• controle sobre a execução tempestiva de instruções, resoluções e instruções da administração;
• pesquise rapidamente as informações necessárias com base no status, disponibilidade, movimentação de documentos em papel;
• obtenção dos formulários e diários padrão necessários, bem como relatórios estatísticos sobre o fluxo de documentos da organização.

O módulo web “Escritório” é baseado nos livros de referência “Cartões de registro e controle”, “Instruções para RKK”, “Nomenclatura de casos”.

Vantagens de integrar o módulo Office com outros módulos do sistema

Assim, graças à interação dos módulos " Gerenciamento eletrônico de documentos », « Gestão de Processos de Negócios" e "Escritório" dentro sistema unificado assegurar um aumento na eficiência do trabalho da organização em total conformidade com as tradições e padrões nacionais de trabalho de escritório. Todos os mecanismos fornecidos por cada módulo podem ser utilizados em diversas combinações de etapas “em papel” e “eletrônicas” de processamento de documentos. Ao mesmo tempo, o trabalho tradicional de escritório em “papel” enquadra-se harmoniosamente gerenciamento eletrônico de documentos organizações com conexões horizontais desenvolvidas.

EM grandes empresas Todos os anos, a correspondência é conduzida com dezenas de milhares de contrapartes e os documentos internos são criados por milhares de funcionários. Alguma correspondência pode ser recebida e processada em papel. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de escritório ajudam as empresas a aumentar várias vezes a eficiência do trabalho e a criar um único repositório de todos os documentos.

“Escritório” abrange todo o ciclo de trabalho com documentos em papel: desde a entrada e registo até ao arquivamento. A funcionalidade é totalmente consistente Padrões russos trabalho de escritório, permitindo automatizar a maioria das operações “manuais”.

Manter uma lista de casos e registros

A lista de casos aprovados é mantida em um diretório especial do sistema. No caso do registro descentralizado de documentos, os locais de registro são fornecidos dentro das unidades estruturais.

Nomenclatura de casos

Ao preparar documentos para transferência para o arquivo de cada arquivo de nomenclatura, é possível imprimir automaticamente a capa do arquivo, bem como uma lista de documentos. O tempo de preparação para armazenamento de arquivos e pesquisa no arquivo é reduzido várias vezes.

Registro de documentos

Para inserir um documento no DIRECTUM, preencha os campos obrigatórios do cartão de registro e controle (RCC), e um número de registro será atribuído automaticamente. Um sistema de numeração flexível permite atribuir um número a um documento no contexto de cada registro de registro de forma aleatória e automática. O número pode incluir um código de departamento, um código de diário e quaisquer detalhes necessários. Com a implementação da solução, o tempo médio de registro de documentos é reduzido em 35-50%.

Exemplo de RKK

O RKK contém dados primários (divisão, data de registro, número de registro, etc.), bem como informações sobre a situação de qualquer documento em papel, por exemplo, sua localização. Ao movimentar um documento entre departamentos, cada local de registro possui seu próprio RCC. Você pode acompanhar a movimentação de um documento em papel dentro de uma empresa por meio da cadeia de RCCs criados.

Você também pode anexar um documento ou uma imagem digitalizada dele ao RKK. Para gravar rapidamente um grande volume de documentos, é utilizado o serviço de entrada de streaming DIRECTUM Capture Service. Ele suporta várias formas de inserir documentos: captura de e-mail ou de um sistema de arquivos (por exemplo, de um scanner).

A função de criação de RKK e preenchimento de dados pode ser transferida para os mecanismos inteligentes do Ario. Recebido o documento, eles o classificam de forma independente, reconhecem o texto e preenchem o RCC com as informações significativas extraídas. O atendente só poderá verificar a exatidão do preenchimento. Isso permite reduzir ainda mais o tempo de registro e o número de operações de rotina.

Revisão e execução de documentos recebidos

Após registrar um documento recebido, o atendente o envia ao gerente para revisão em apenas alguns cliques. Com base nos resultados da análise do documento, o secretário ou o próprio gestor forma instruções sobre o documento.

Caso o gestor disponha de auxiliar, a apreciação preliminar do documento com a elaboração de um projeto de resolução é realizada pelo seu auxiliar. O gestor só poderá aprovar a minuta de resolução e enviar instruções para execução.

No processo de execução de ordens é garantido o seguinte:

• registrar correspondência relativa à execução;
• a capacidade de delegar e enviar para revisão;
• controle de prazos, solicitações de novo prazo.

Os controladores monitoram a execução visualmente. Um breve resumo refletindo a situação dos pedidos relacionados está disponível para todos os participantes do trabalho.

Árvore de pedidos

Envio de cartas a correspondentes

A solução está intimamente integrada com o módulo “Troca com contrapartes”. Depois que uma carta enviada for aprovada, ela poderá ser facilmente enviada aos destinatários por meio de sistemas de troca de documentos - isso elimina a necessidade de imprimir o documento várias vezes e reduz os custos de entrega.

Além disso, para documentos de saída, você pode especificar uma lista de distribuição para organizações e enviar automaticamente e-mails destinatários ou imprimir envelopes que atendam aos padrões dos Correios Russos.

Impressão de envelopes

Registro e familiarização com documentos organizacionais e administrativos

A preparação e envio de documentos administrativos para aprovação são totalmente automatizados. Basta preencher os dados necessários no assistente de ação, após o qual o sistema irá gerar um documento e enviá-lo aos funcionários necessários para aprovação e assinatura:

Após a assinatura, o documento organizacional e administrativo poderá ser enviado aos colaboradores interessados ​​para análise. Para fazer isso, você precisa preencher a lista de discussão RKK. Esta lista também poderá ser usada no futuro para distribuir outro documento.

Os funcionários da lista de e-mails recebem atribuições para revisar o documento. No sistema DIRECTUM, para confirmar a familiarização, basta completar a tarefa. E se for enviada uma tarefa para familiarização com um documento que não está inserido no sistema, isso é indicado no texto da tarefa e os executores se familiarizam com o documento em papel.

Pesquisa e análise

Utilizando dados conhecidos, podem ser encontrados tanto o próprio documento eletrônico quanto seu RKK, além de informações sobre a localização e estágio de execução do documento.

Pesquisar por RKK

Você também pode encontrar rapidamente o documento necessário junto com o RKK usando o código de barras no equivalente em papel do documento. Graças à tecnologia de identificação rápida, o código de barras é lido por um scanner especial, após o qual o sistema encontra automaticamente o documento e as tarefas relacionadas.

Janela para ações em um documento encontrado

Para analisar a eficiência dos usuários, o sistema disponibiliza relatórios especializados: “Lista de familiarização”, “Controle de prazos de execução de ordens”, “Estatísticas de execução de ordens”, “Documentos a serem devolvidos”, etc.

Relatório de amostra

O cliente web pode ser usado em escritórios remotos organização distribuída geograficamente ou como cliente principal, proporcionando plataforma cruzada e facilidade de administração. Para funcionar, você só precisa de acesso à Internet.

RKK de entrada no web office

Efeito da implementação

Com a solução, os colaboradores receberão ordens e instruções para execução em tempo hábil. Controle de execução decisões de gestão ficará completamente transparente.

• No mínimo reduz o risco de perda de documentos
• 2 vezes o tempo para preparar e aprovar uma carta enviada será reduzido
• 12 vezes irá agilizar a busca pela localização de documentos em papel
• 2 vezes a preparação de informações para a gestão sobre a execução de instruções será acelerada
• Em 20% A implementação de instruções de gestão aumentará