Correspondência comercial - fundamentos, tipos, características, regras para a condução de correspondência comercial. Classificação da correspondência comercial O conteúdo da correspondência pode ser

CORRESPONDÊNCIA Correspondência é uma denominação generalizada para documentos de diversos conteúdos que são utilizados como ferramenta para rápida troca de informações entre organizações. A correspondência comercial ocupa um lugar significativo no acervo documental das instituições. Sendo um elo de ligação entre as organizações, a correspondência ocupa cerca de 80% da documentação recebida e enviada. 1

Espécies correspondência comercial e seus nomes (carta, telegrama, telex, fac-símile (fax), mensagem telefônica) são determinados pelos métodos de transmissão de informações comerciais, que se dividem em dois tipos principais - comunicações postais e comunicações eletrônicas. A correspondência distingue-se por uma grande variedade de tipos: desde cartas e telegramas de natureza normativa agências governamentais antes dos recursos e pedidos padrão dos cidadãos. O conteúdo da correspondência pode ser solicitações, notificações, acordos, reclamações, acordos, lembretes, demandas, esclarecimentos, confirmações, solicitações, recomendações, garantias, etc.

Uma carta de serviço é um nome generalizado para documentos de diversos conteúdos, diferenciados em relação a um método especial de transmissão de texto - o envio por correio. 3

As cartas, em regra, devem ser redigidas nos casos em que o método não documental de troca de informações seja impossível ou difícil (explicações orais, instruções: pessoais ou por telefone, etc.). Se for necessária a transmissão urgente de informações, são elaborados telegramas, mensagens telefônicas, etc. A seguinte classificação de cartas oficiais é aceita no trabalho de escritório. 1. Cartas rogatórias (solicitações, demandas, propostas de prestação de informações ou ações). 2. Cartas-resposta (informações solicitadas, informações sobre trabalhos realizados, recusa de informações e interação). 3. Cartas de apresentação (acompanham documentos que não possuem parte de endereçamento ou são objetos materiais). 4

É aconselhável preparar uma carta sobre um assunto. Se você precisar entrar em contato com uma organização simultaneamente sobre vários assuntos diferentes, é recomendável escrever cartas separadas para cada um deles. Uma carta pode abranger vários assuntos se estiverem inter-relacionados e for considerada em uma unidade estrutural da organização do destinatário. Dependendo do tipo de carta e do seu conteúdo, o texto da carta pode ser simples ou complexo. Cartas simples consistem em duas partes: uma introdução e uma conclusão. Cartas composicionalmente complexas contêm as seguintes partes obrigatórias: introdução, parte principal (prova) e conclusão. 6

A introdução fornece uma justificativa para a pergunta: o motivo da pergunta ou sua breve história; se o motivo da redação da carta for algum documento, é fornecido um link para o mesmo. A parte principal (prova) expõe a essência da questão, fornece evidências ou refutações; a parte principal deve ser convincente para que não haja dúvidas sobre a correção e validade das soluções propostas. A conclusão afirma o objetivo principal da carta. Dependendo da finalidade da carta, daquilo que o seu autor pretende chamar a atenção, são utilizados outros esquemas construtivos, nos quais pode faltar um dos elementos ou a ordem da sua disposição pode ser diferente. 7

Padrão carta comercial tem a seguinte estrutura: Recurso Preâmbulo Texto principal Conclusão Assinatura Pós-escrito Anexo 8

Pós-escrito (lat. post scriptum - “depois de escrito”) é um pós-escrito para uma carta preenchida e assinada, geralmente denotada pela abreviatura latina “P”. S." As abreviaturas “P” também são usadas. P.S. "(lat. post scriptum) ou "P. S. S. "(lat. post sub scriptum) para um postscriptum feito após um postscriptum. 9

As cartas comerciais têm significado jurídico, portanto seu estilo deve atender a certos requisitos. O texto da carta não deve permitir múltiplas interpretações. Requisitos gerais ao texto de uma carta comercial: concisão, clareza e precisão de apresentação. O texto deve ser apresentado corretamente de acordo com as regras ortográficas e de pontuação vigentes, em estilo comercial oficial. Na verdade, a linguagem dos documentos oficiais é uma espécie de conjunto de clichês, clichês, padrões, caracterizados por uma certa unificação. EM carta oficialé necessário expor de forma clara e concisa a essência do assunto, mantendo um tom neutro. 10

O texto de uma carta simples não deve exceder uma ou duas páginas datilografadas; cartas complexas podem conter até cinco páginas de texto. As seguintes formas de apresentação do texto são utilizadas nas cartas: primeira pessoa do plural (“por favor envie”, “enviamos para consideração”); na primeira pessoa do singular (“considero necessário”, “destaque”); da terceira pessoa do singular (“o ministério não se opõe”, “VNIIDAD considera possível”). Na correspondência comercial, a forma aceita de apresentação do texto é na primeira pessoa do plural (pedimos, informamos, direcionamos, lembramos, enviamos, etc.), uma vez que o funcionário que assinou a carta fala em nome da organização. 11

A apresentação do texto da carta na primeira pessoa do singular (peço, ofereço, dirijo, etc.) é possível em dois casos: a carta é redigida em papel timbrado oficial; a carta é confidencial ou contém um endereço pessoal do destinatário. A carta, redigida em formato A4, deverá ter título para o texto que responda à pergunta “Sobre o quê?”: “Sobre violação de obrigações contratuais”, “Sobre a prestação de assistência científica e técnica”. No formulário A 5, o título não pode ser indicado. 12

As cartas são endossadas pelo autor, pelo chefe do departamento de autoria e, se necessário, pelos chefes dos interessados. divisões estruturais, bem como o vice-chefe da organização que supervisiona a direção, se a carta for assinada pelo chefe da organização. As cartas são endossadas em uma segunda via que permanece na organização. As cartas são assinadas pelo chefe da organização, pelos seus suplentes na competência que lhe é atribuída, bem como pelos chefes das divisões estruturais independentes, se lhes for concedido esse direito. 13

A carta deve conter uma nota sobre o executor, que fica afixada no final da folha, assinada pelo gestor. Não é permitido fazer quaisquer correções ou acréscimos nas cartas assinadas. A data da carta é a data em que foi assinada. 14

Os detalhes obrigatórios da carta são: nome da organização, informações básicas sobre a organização, código da organização, estado principal número de registro(OGRN) pessoa jurídica, número de identificação contribuinte/código de motivo do registro, data, número de registro, link para número e data de registro, destinatário, título do texto (no caso de carta no formato A 4), texto, assinatura, nota sobre o executor, em cartas de apresentação– uma nota sobre a presença de anexos, nas cartas de garantia – uma impressão do selo. 15

Uma carta rogatória é uma carta oficial enviada para obter quaisquer informações ou documentos oficiais. O texto da carta de solicitação contém a justificativa para a necessidade de fornecimento de informações ou materiais e a própria declaração da solicitação. A justificação pode conter referências a medidas legislativas e outras regulamentos, documentos organizacionais e legais, uma vez que a organização não tem o direito de solicitar informações não relacionadas às suas atividades funcionais. As cartas de solicitação são geralmente assinadas pelo chefe da organização ou por um funcionário oficialmente autorizado. 16

Uma carta de solicitação requer uma carta de resposta. A carta de solicitação é redigida em papel timbrado. Os dados obrigatórios da carta de solicitação são: nome da organização, dados de referência sobre a organização, código da organização, principal número de registro estadual (OGRN) da pessoa jurídica, número de identificação de contribuinte/código de motivo do registro, data, número de registro, destinatário, título do texto (se estiver redigindo carta no formato A 4), assinatura, nota sobre o executor. 17

Uma carta rogatória é uma carta de serviço cujo objetivo é obter informações, serviços, bens, necessário para a organização para o autor. Um grande número de situações de gestão dão origem à elaboração de cartas rogatórias. A carta rogatória deve conter a justificativa da solicitação e uma declaração da própria solicitação. A justificativa deve preceder a formulação do pedido. A justificação pode estar ausente nos casos em que o pedido seja óbvio, a sua natureza típica e também se a implementação das ações que constituem o pedido for da responsabilidade da organização, unidade ou funcionário. 19

O pedido é formulado através do verbo “pedir”: “Pedimos que faça...”, “Pedimos que forneça...”, “Pedimos que informe...”, etc. ser formulada sem o verbo “pedir”, por exemplo: “Esperamos uma resolução positiva da questão...”, “Esperamos que você considere possível considerar nosso apelo”, etc. pedidos. Neste caso, são utilizadas as seguintes frases linguísticas: “Também lhe pedimos que considere (forneça, conduza...)”, “Ao mesmo tempo lhe pedimos...”. A carta rogatória é redigida em papel timbrado. 20

Os dados obrigatórios da carta de solicitação são: nome da organização, dados de referência sobre a organização, código da organização, principal número de registro estadual (OGRN) da pessoa jurídica, número de identificação de contribuinte/código de motivo do registro, data, número de registro, destinatário, título do texto (se estiver redigindo carta no formato A 4), assinatura, nota sobre o executor. 21

Uma carta de resposta é uma carta oficial redigida em resposta a uma carta de solicitação ou carta de consulta. A resposta pode ser positiva ou negativa (carta de recusa). Na redação das cartas-resposta, deve-se observar o princípio do paralelismo linguístico: no texto da carta-resposta devem-se utilizar as mesmas expressões linguísticas e vocabulário que o autor utilizou na carta de iniciativa, desde que a carta de solicitação tenha sido redigida corretamente em termos linguísticos. Você não deve incluir um link para a carta recebida no texto da carta-resposta (“Para sua carta datada de _______#__. . . “). Para vincular à carta recebida, os dados do formulário incluem o “Link para a data e número do documento recebido”, onde são inseridas as informações sobre a carta de iniciativa. 24

Uma resposta negativa deve ser justificada; não se pode simplesmente recusar um pedido sem explicação, por isso é aconselhável iniciar uma carta de recusa com uma justificação da recusa: “Em relação a +”. A carta-resposta é redigida em papel timbrado. Os detalhes obrigatórios da carta-resposta são: nome da organização, dados de referência sobre a organização, código da organização, principal número de registro estadual (OGRN) da pessoa jurídica, número de identificação de contribuinte/código de motivo do registro, data, número de registro, link ao número e data de registro, destinatário, título do texto (no caso de carta em formato A4), assinatura, nota sobre o intérprete. 25

Uma carta de garantia é uma carta de serviço que contém uma obrigação ou confirmação. As cartas de garantia são endereçadas a organizações. O pagamento de obras, produtos, serviços, aluguel, qualidade e prazo de execução da obra, etc. pode ser garantido O texto da carta de fiança contém um pedido dirigido ao correspondente e uma fórmula juridicamente significativa: “Garantimos o pagamento (prestação de serviços). , etc.).” Esta frase é um componente juridicamente significativo do texto. Se a carta garantir o pagamento, o autor comunica a sua dados bancários. 2 27

As cartas de fiança são sempre assinadas por duas pessoas: o chefe da organização e o contador-chefe. As cartas de fiança também são certificadas pelo selo da organização. A carta de fiança é redigida em papel timbrado. Os dados obrigatórios da carta de fiança são: nome da organização, dados de referência da organização, código da organização, principal número de registro estadual (OGRN) da pessoa jurídica, número de identificação de contribuinte/código de motivo do registro, data, número de registro, destinatário, título do texto (na redação de cartas em papel timbrado A 4), assinatura, impressão do selo, nota sobre o executor. 28

A reclamação pode ser feita em relação: à qualidade da mercadoria, caso esta não corresponda à qualidade especificada no contrato, incluindo o não cumprimento da integralidade da mercadoria e do sortimento; quantidade da mercadoria, caso não corresponda à indicada no contrato ou nos documentos de embarque; prazos de entrega caso tenham sido violados; embalagem e rotulagem de mercadorias, se, por exemplo, embalagens inadequadas ou rotulagem incorreta causaram danos às mercadorias; violação do prazo de pagamento e outras partes em acordos mútuos; outros termos do contrato. 31

A carta de reclamação é um documento, que é uma espécie de carta comercial, que contém informações sobre reclamações feitas em relação à qualidade de um produto ou serviço prestado. Este documento não possui um formulário unificado estabelecido pela Federação Russa. Neste sentido, a reclamação é feita por escrito, em regra, em papel timbrado da empresa ou em folha normalizada de formato A 4. Independentemente do conteúdo, a carta de reclamação deve conter os dados e informações exigidos: 32.

Independentemente do conteúdo, a carta de reclamação deve conter os detalhes e informações necessárias: 1. Cabeçalho do texto, que apresenta um link para o contrato sob o qual esta carta de reclamação foi redigida. 2. Nome completo da organização, conforme documentos constituintes, para o qual a carta de reclamação é enviada. 3. O endereço exato da organização. 4. A base para a elaboração desta reivindicação (link para documentos oficiais, como um contrato de fornecimento ou carta de garantia). 5. O objeto da reclamação, ou seja, o que exatamente foi violado (qualidade, condições de entrega, entrega curta da mercadoria, etc.). 6. Provas de violações (links para documentos comprovativos). 33

7. Uma lista de requisitos específicos apresentados pelo redator da carta de reclamação. Na maioria das vezes, incluem: substituição de produtos danificados ou defeituosos; remarcação de mercadorias ( valor monetário as remarcações devem ser acordadas por ambas as partes); compensação direta por perdas; rescisão do contrato, etc.

Ao apresentar provas da validade de uma reclamação, é aconselhável não só indicar as obrigações específicas do contrato que foram violadas, mas também fazer referência a normas legais que possam servir de base para a apresentação de determinados requisitos. Se o autor da reclamação exigir ao culpado a indemnização por danos ou a devolução de um determinado montante, a reclamação também deve conter um cálculo das reclamações (se o cálculo for suficientemente complexo, pode ser incluído como anexo à reclamação). O texto da reclamação deve deixar claro quem quer, por que e o quê. 35

Se for feita uma reclamação relativa à quantidade de mercadorias, o vendedor poderá exigir a entrega adicional das mercadorias faltantes ou o reembolso do custo das mercadorias não entregues. Se a reclamação for relativa à qualidade da mercadoria, o comprador poderá exigir a eliminação dos defeitos da mercadoria ou um desconto no custo da mercadoria. O comprador pode oferecer ao vendedor a eliminação ele mesmo dos defeitos da mercadoria, mas, neste caso, o vendedor terá que pagar ao comprador o custo dos reparos. Via de regra, os pequenos defeitos são eliminados pelo próprio comprador, mas às custas do vendedor, que reembolsa o custo dos reparos. Todos os custos associados à devolução de um produto defeituoso ou à sua substituição por outro são reembolsados pelo vendedor. 36

Se a reclamação for justificada, o vendedor será obrigado a: substituir o produto defeituoso por um novo; fornecer os bens faltantes; faça um desconto percentual no custo do produto; pagar uma multa. A reclamação deve ser feita da forma correta; pode ser dura, mas não deve ser rude. Dependendo da situação e das intenções do comprador, a reclamação pode conter um aviso sobre contacto posterior tribunal arbitral para proteger seus direitos caso o vendedor não satisfaça a reivindicação. 37

Resposta a uma carta de reclamação Em regra, o prazo de resposta a uma reclamação após a sua recepção está estabelecido no contrato (por exemplo, 10 dias, 30 dias). Durante este período, o vendedor (expedidor) é obrigado a considerar a reclamação e responder por escrito. Se não for recebida resposta à reclamação, considera-se que a reclamação foi aceite e o comprador tem o direito de recorrer ao tribunal arbitral com um pedido de cobrança dos custos na conta do vendedor. A resposta à reclamação é enviada ao comprador dos bens (serviços) por correio registado ou por telegrama (telex). Dentro do prazo estabelecido no contrato, o vendedor deve informar a contraparte sobre o indeferimento da reclamação ou sobre a sua aceitação a título oneroso. 38

Cartas internacionais Uma carta comercial internacional possui uma estrutura clara, um conjunto específico de detalhes e uma localização estável de cada um deles. Cartas empresas estrangeiras são impressos em papel timbrado com margens de 2,54 mm (1 polegada). No canto superior esquerdo ou no centro da parte superior da folha está o logotipo e o nome da empresa (adereços 1). Caso a empresa seja pouco conhecida e não fique claro pelo nome o que faz, pode ser indicado o perfil da sua atividade, por exemplo, “fretamento de navios”, “organização turística”, “venda de imóveis”, “desenvolvimentos científicos ”, etc.

Sob o nome da empresa ou no campo inferior da folha, é indicado o endereço do escritório, contendo o endereço postal e telegráfico, números de telefone e fax, endereços e telefones dos escritórios de representação da empresa e suas filiais, o número de a declaração ou licença de registo (detalhe 2). Todos os detalhes subsequentes da carta são impressos na margem esquerda. A referência (número) do documento (detalhe 3) pode ser digital, alfabética ou alfanumérica, por exemplo: Referência: 101; Ref: MS Se a carta for uma resposta, então o atributo 3 indica o número de saída da carta de iniciativa, por exemplo: A sua referência 12. 42

A data (atributo 4) é indicada de forma alfanumérica, por exemplo: 17 de agosto de 2003. A data pode ser colocada na borda da margem esquerda ou direita do documento. O endereço do destinatário (detalhe 5) consiste no seguinte, linha por linha: nome e sobrenome do destinatário; nome da empresa; números de casas e ruas; cidade, distrito postal (código postal); países. 43

O endereço introdutório (prop 6) é escrito em uma nova linha, deixando quatro espaçamentos entre linhas do endereço. Uma carta comercial começa com as palavras “Caro. . . ". O título da carta (detalhe 7) é indicado após o endereço introdutório. O título é designado: RE: - abreviatura da palavra “a respeito” (relativamente); Em re: - abreviatura da combinação “Em relação a” (em relação a); Assunto - (assunto, tema, pergunta); O título está sublinhado. O título é um requisito opcional; sua indicação é antes uma regra de bons costumes. O título aparece principalmente na correspondência oficial entre questões legais. 44

O texto (prop 8) pode ser impresso a partir da borda da margem esquerda ( versão moderna), e com o início de cada parágrafo recuado de uma linha vermelha (versão clássica). Os parágrafos, via de regra, são separados uns dos outros por espaçamento adicional entre linhas, o que facilita a percepção do conteúdo da carta. Além disso, as frases principais da carta podem ser destacadas em fonte, sublinhadas, etc. Dois espaços entre linhas após o texto da carta indicam a “fórmula final de polidez” (prop 9). 45

Após a “fórmula final de polidez”, é feito um espaçamento mínimo de cinco linhas para a assinatura pessoal do autor da carta (adereços 10). Abaixo da assinatura está indicada sua decodificação: nome e sobrenome, na linha seguinte o cargo de quem assinou o documento. A posição não é indicada se a carta for assinada pelo responsável da empresa. Se houver anexos à carta (atributo 11), eles são indicados da seguinte forma: Anexo (adendo): Despacho nº 34 Ao enviar cópias da carta (“cópia carbono”) a vários destinatários, indicar os nomes das pessoas ou empresas para quem foram enviados (atributo 12). 46

Carta de instrução Uma carta de instrução (diretiva) é uma carta de serviço na qual o destinatário é informado de informações de natureza oficial. As cartas informativas são muitas vezes de natureza padronizada e enviadas pelas autoridades e pela administração níveis diferentes organizações subordinadas ou organizações de um determinado tipo. As cartas informativas podem citar literalmente certas disposições de regulamentos legislativos e outros. documentos legais, pode conter recomendações e sugestões. 49

As cartas informativas podem conter anexos. A extensão do boletim informativo varia de um parágrafo a várias páginas. Via de regra, boletins informativos assinado pelo chefe da organização. A carta informativa é redigida em papel timbrado. Os dados obrigatórios da carta informativa são: nome da organização, dados de referência da organização, código da organização, principal número de registro estadual (OGRN) da pessoa jurídica, número de identificação de contribuinte/código de motivo do registro, data, número de registro, destinatário, título do texto (na redação de cartas em papel timbrado formato A 4), assinatura, nota sobre o executor. 50

Na celebração de contratos com parceiros estrangeiros, são utilizadas cartas de crédito nas quais o vendedor solicita uma carta de fiança do banco do comprador com um número de conta em moeda estrangeira e as garantias do banco de pagamento pelo comprador de bens ou serviços. As cartas de apresentação são elaboradas quando o documento principal enviado ao destinatário necessita de explicação adicional. A carta de apresentação indica a finalidade para a qual o documento principal está sendo enviado, o que precisa ser feito com ele e em que prazo. Se as cartas de apresentação não carregam carga semântica, não devem ser elaboradas, pois neste caso tornam-se uma formalidade desnecessária. 52

A correspondência comercial ocupa um lugar significativo no acervo documental das instituições. Sendo um elo com organizações externas, é um dos elementos necessários para a condução de qualquer atividade empreendedora. A correspondência ocupa cerca de 80% da documentação recebida e enviada.

Os tipos de correspondência comercial e seus nomes (carta, telegrama, telex, fax, mensagem telefônica) são determinados pelos métodos de transmissão da informação comercial, que se dividem em dois tipos principais: comunicação postal e comunicação eletrônica.

A correspondência distingue-se por uma grande variedade de tipos: desde cartas normativas e telegramas de órgãos governamentais até apelos de cidadãos e requerimentos padrão. O conteúdo da correspondência pode ser solicitações, notificações, acordos, reclamações, acordos, lembretes, demandas, esclarecimentos, confirmações, solicitações, recomendações, garantias, etc.

Ao conduzir correspondência, você deve cumprir os seguintes requisitos:

- as cartas são redigidas em formulários especiais - papel timbrado e assinadas pelo responsável da organização ou pelos seus suplentes no âmbito da competência que lhe é atribuída;
- as cartas devem ser escritas de forma correta, precisa, sem manchas ou correções grosseiras;
- independentemente do conteúdo, a carta deve ser apresentada em linguagem comercial calma, consistente e oficial, ter argumentação suficiente, precisão, completude e clareza de características, brevidade e consistência de apresentação;
- conter informações objetivas sobre os acontecimentos e fatos apresentados e, se necessário, possuir materiais explicativos e complementares.

A troca de informações por correspondência deve ser utilizada apenas nos casos em que outra forma de troca de opiniões seja difícil ou impossível ( conversas telefônicas, reunião pessoal, etc.).

A carta comercial como documento informativo e de referência, quando devidamente elaborada, adquire força jurídica a partir do momento do preenchimento dos dados e da assinatura do documento por um funcionário.

Os detalhes de uma carta comercial incluem: Emblema do estado Federação Russa; brasão de uma entidade constituinte da Federação Russa; emblema ou marca registrada da organização (marca de serviço); nome da organização; informações de referência sobre a organização; data do documento; número de registro do documento; referência ao número de registo e data do documento; destino; título do texto; texto do documento; marcar a presença do aplicativo; assinatura; impressão de selo; marca sobre o artista; nota sobre a execução do documento e seu envio para arquivo.

As cartas são lavradas em duas vias - a primeira é preparada em formulário (folha em branco) e enviada ao destinatário, e a segunda é enviada para arquivo.

A correspondência comercial é representada por cartas para vários fins. Pela sua diversidade, este tipo de documento é o mais livre e menos padronizado dentro dos seguintes requisitos uniformes, ou seja, as cartas devem conter clareza, simplicidade de apresentação, completude de informações, tom respeitoso de apresentação (requisitos de etiqueta empresarial), alfabetização.

A correspondência comercial oficial é dividida por tópico em comercial (carta comercial) e comercial (carta comercial). A correspondência com a qual se formalizam atividades econômicas, jurídicas, comerciais e outras é chamada de correspondência comercial. As cartas elaboradas durante a celebração e execução de transações comerciais, sobre questões de vendas e fornecimento, que têm valor jurídico, dizem respeito à correspondência comercial (por exemplo, uma carta de solicitação, uma carta de lembrete (oferta), uma carta de reclamação e respostas para eles). Com base em sua funcionalidade, as cartas podem ser divididas entre aquelas que exigem e aquelas que não exigem resposta.

A correspondência comercial, assim como o discurso oral, refere-se a formas verbais de comunicação empresarial. No entanto, a comunicação escrita tem uma série de vantagens incondicionais sobre a fala oral. Em particular, o compilador tem a oportunidade de pensar, organizar seus pensamentos e, se necessário, ajustar a mensagem. Portanto, as mensagens escritas são frequentemente redigidas com mais cuidado do que as orais. Além disso, o destinatário da mensagem tem a oportunidade de revisá-la a qualquer momento.

Para conduzir correspondência comercial com eficácia, você precisa saber e ser capaz de usar padrões de correspondência oficial , regras para criar, projetar e organizar trabalhos com letras. É importante lembrar que uma carta comercial, como qualquer outro documento elaborado por uma organização, é um elemento de sua imagem. Para que a comunicação empresarial seja eficaz, é necessário conhecer todos os componentes (incluindo, claro, a correspondência comercial), cujo conhecimento garante competência comunicativa. O meio material da correspondência comercial é uma carta comercial.

Carta comercial - este é um documento utilizado para transmitir informações à distância entre dois correspondentes, que podem ser legais ou indivíduos. O conceito de “carta comercial” é utilizado como nome geral para documentos de diversos conteúdos, elaborados de acordo com GOST, enviados por correio, fax ou outro meio. Neste caso, documento é informação em meio tangível e com valor jurídico. A especificidade de uma carta comercial e sua diferença em relação a documentos como um contrato ou uma ordem é que ela é menos regulamentada, mas, como foi dito, tem valor jurídico. Portanto, as cartas são registradas e armazenadas nas organizações como documentação de saída e entrada.

Classificação da correspondência comercial pode ser realizado de acordo com vários sinais: a finalidade e o conteúdo dos documentos, sua importância e urgência, importância na resolução de determinados problemas, características do meio material e método de registro, etc. Para a classificação da correspondência comercial é imprescindível a atribuição de documentos a determinados sistemas de documentação de gestão e categorias de mensagens transmitidas através de redes de comunicação. A lista de motivos pelos quais a correspondência comercial pode ser sistematizada é muito extensa. Aqui está uma classificação da correspondência comercial de acordo com sua principais razões.

Por espécies a correspondência comercial pode ser dividida em oficial e pessoal, bem como externa e interna.

1. Correspondência comercial oficial:
- correspondência externa – o destinatário é uma contraparte externa. Por exemplo, carta informativa, reclamação, pedido comercial, etc.;
- correspondência interna – o destinatário é um funcionário da sua organização. Por exemplo, ordem, instrução, declaração, memorando etc.
2. Correspondência comercial pessoal:
- correspondência externa – o destinatário é uma contraparte externa (agradecimento, convite, parabéns, condolências, etc.);
- correspondência interna - o destinatário é um funcionário da sua organização (gratidão, convite, carta de recomendação etc.).

Por métodos de condução correspondência comercial acontece:

no papel;
por e-mail.

Por formulário de partida cartas comerciais podem ser:

envelopes enviados em envelope por correio ou courier;
eletrônico enviado para formulário eletrônico por e-mail;
faxes enviados por fax.

Baseado em destinatário (destinatário) cartas comerciais são:

cartas circulares dirigidas a vários destinatários ao mesmo tempo;
cartas regulares endereçadas a um destinatário específico.
Por característica composicional cartas comerciais são divididas em:
os de aspecto único consideram uma questão;
os multidimensionais abordam vários assuntos ao mesmo tempo.

Por estrutura As seguintes cartas comerciais são diferenciadas:

os regulamentados são compilados de acordo com um determinado padrão estabelecido. Isto se aplica não apenas aos aspectos padrão do conteúdo, mas também ao formato do papel, composição de detalhes, etc. Essas cartas possuem uma estrutura de texto clara;
não regulamentados contêm texto do autor e são compilados de forma livre, não possuem amostra estabelecida. Essas cartas não possuem uma estrutura de texto rígida e frases padrão são usadas com menos frequência.

Por sinal funcional cartas comerciais são:

cartas de iniciativa - são compilados por iniciativa do destinatário para um fim específico. Eles são de dois tipos:
- – cartas que exigem resposta (carta de solicitação, carta de oferta, carta de reclamação, carta de solicitação, carta de apelação);
- – cartas que não necessitam de resposta (carta de lembrete, carta de advertência, carta de notificação, carta de apresentação, carta de confirmação);
cartas de resposta - trata-se de cartas oficiais redigidas como respostas a cartas de solicitação ou cartas de solicitação. O texto da carta-resposta deverá utilizar a mesma linguagem e vocabulário que o autor utilizou na carta de iniciativa, desde que a carta de solicitação tenha sido redigida corretamente em termos de linguagem. Se tiver que escrever uma carta de recusa, então é aconselhável começar com a justificativa da recusa: “Em conexão com...”. Uma resposta negativa deve ser justificada; não se pode simplesmente recusar um pedido sem explicação. Em caso de resposta negativa, recomenda-se também fornecer ao destinatário informações sobre quem pode dar uma resposta positiva a este pedido ou pedido.

Por base temática cartas comerciais são:

cartas comerciais são utilizados na preparação para a conclusão de uma transação comercial, bem como no cumprimento dos termos dos contratos. A correspondência relativa a logística e vendas é considerada correspondência comercial. As seguintes cartas comerciais são classificadas como comerciais:
- – carta de solicitação - apelo de uma parte à outra sobre o desejo de fechar um negócio, em regra, sem especificar as condições. O texto da carta contém a justificativa para a necessidade de fornecimento de informações ou materiais e a própria declaração da solicitação. As cartas de solicitação são geralmente assinadas pelo chefe da organização ou por um funcionário oficialmente autorizado. A justificação pode incluir referências a regulamentos legislativos e outros e a documentos organizacionais e legais. Uma carta de solicitação requer uma carta de resposta;
- – carta de oferta ) – uma declaração de desejo de concluir uma transação indicando os termos específicos da transação. É enviado a um potencial parceiro com uma oferta de bens, serviços, cooperação, etc. A proposta poderá ser enviada por iniciativa da organização autora ou em resposta a carta rogatória. Se uma carta de oferta for enviada ao destinatário pela primeira vez, ela contém não apenas a oferta em si, mas também informações sobre a organização autora;
- – reclamação (carta de reclamação) – reclamações contra uma parte de uma transação que violou as suas obrigações contratuais e uma exigência de compensação por perdas. Contém uma declaração sobre a descoberta de não conformidade de bens ou serviços com os requisitos estabelecidos no contrato. O objetivo da reclamação (reclamação) é compensar os prejuízos decorrentes da violação dos termos do contrato. As reclamações são enviadas ao culpado por correio registado (ou com aviso de recepção) acompanhadas de cópias de todos os documentos que comprovem a validade da reclamação e tenham pleno valor probatório para ambas as partes;
- – carta de confirmação - Trata-se de uma carta oficial em que o destinatário confirma acordos previamente alcançados, intenções, recebimento de informações, documentos, etc. Uma fórmula linguística típica para este tipo de carta é: “Confirmamos (recebimento de documentos, acordo preliminar, consentimento para...)”. Ao confirmar um acordo preliminar, o texto da carta deve delinear brevemente sua essência;
cartas não comerciais (na verdade, cartas comerciais) – são utilizadas na resolução de diversas questões organizacionais, jurídicas, relações econômicas e financeiras. De acordo com suas finalidades, as cartas não comerciais são divididas em:
– carta de agradecimento – contém uma expressão de gratidão por algum motivo. Este tipo de carta é escrito de forma mais livre do que outras cartas. Via de regra, o agradecimento é emitido em papel timbrado oficial da organização, mas pode ser emitido em forma de cartão postal. Texto carta de agradecimento escrito de forma concisa, amigável e formal com referência ao acontecimento que levou o remetente a expressar a sua gratidão ao destinatário. A carta de agradecimento é certificada pela assinatura pessoal do remetente e, em alguns casos, pelo selo da organização;
– carta de garantia – contém uma obrigação ou confirmação de certas obrigações. O pagamento da obra, aluguel, qualidade e prazo da obra ou datas de entrega, etc. podem ser garantidos. As cartas de fiança têm como objetivo fornecer ao destinatário garantias por escrito, a fim de confirmar certas promessas, intenções ou ações do autor, de uma forma ou de outra. outro que afete os interesses do destinatário. As cartas de fiança são de natureza puramente jurídica; distinguem-se pela clareza, precisão e redação inequívoca. A carta de fiança deverá indicar o tipo de operação a ser realizada. Essas cartas podem começar com uma declaração da essência das garantias prestadas ao destinatário. Por exemplo: “Com esta carta garanto...”. Uma característica deste tipo de cartas é a presença, juntamente com a assinatura do autor (por exemplo, o diretor de uma organização), a assinatura de um funcionário diretamente responsável pelas questões financeiras ou outras;
– carta informativa envolve informar sobre alguns acontecimentos ou fatos que interessam ou podem interessar ao destinatário. As cartas informativas, via de regra, são de natureza padronizada. Por vezes contêm disposições literais de documentos legislativos e outros documentos legais regulamentares. Uma carta informativa é uma carta de serviço que informa o destinatário sobre informações oficiais. Via de regra, as cartas informativas são assinadas pelo chefe da organização e, no caso correspondência em massa(por exemplo, para todos os clientes da empresa) não pode conter nenhuma assinatura manual:
– carta de lembrete contém um lembrete do cumprimento dos acordos, obrigações e medidas que serão tomadas em caso de descumprimento das obrigações. Utilizado nos casos em que a organização correspondente não realiza ações decorrentes de sua responsabilidades funcionais ou acordos aceitos;
– carta de solicitação contém uma solicitação para realizar ou interromper alguma ação, ou para encorajar uma ação, etc. O objetivo de tal carta é obter informações, serviços, bens, iniciar certas ações, necessário para a organização do autor. A carta rogatória contém a justificativa do pedido e sua manifestação, que deve ser precedida da justificativa. Uma carta de solicitação requer uma carta de resposta;
– carta de condolências contém simpatia por algum motivo. Tem como objetivo expressar empatia e apoio ao destinatário em relação a algum outro acontecimento triste ou perda. Ao escrever uma mensagem de condolências, é importante escolher as palavras sinceras certas que possam apoiar o destinatário em sua dor. As condolências são emitidas de forma discreta e correta, em papel timbrado oficial ou postal especial e certificadas pela assinatura pessoal do remetente;
– carta convite contém um convite para algum evento. Difere de uma carta de notificação porque não pode ser redigida em papel timbrado, ter formato, cor diferente, elementos de design adicionais na forma de ornamentos, desenhos, etc. Ao convidar um grande número de pessoas, são usados textos de convite pré-fabricados e em estêncil. As cartas-convite podem ser enviadas por fax, mas em ocasiões especiais os convites devem ser enviados por correio ou mensageiro. O convite deverá conter informações sobre o local e horário do evento, bem como seu nome. O convite deverá indicar o código de vestimenta aceitável, bem como o número de pessoas a quem o convite se aplica. Via de regra, o convite é de natureza pessoal, mas em eventos públicos pode ser impessoal;
– carta de parabéns contém parabéns em alguma ocasião. Essas cartas, via de regra, são escritas de forma livre e podem ser de pequeno volume - uma ou duas frases, ou bastante detalhadas. Neste último caso, a carta de felicitações expõe as principais etapas da vida, as atividades da pessoa a quem se dirige a felicitação e as suas conquistas mais importantes. Se a carta for dirigida a uma organização, ela descreve as suas realizações mais importantes e significativas. Os parabéns podem ser pessoais ou em massa. No primeiro caso, o endereço ao destinatário deve ser pessoal - por nome e patronímico; no segundo caso, pode ser geral, por exemplo: “Queridos amigos!” Em ambos os casos, o remetente deve assinar pessoalmente as felicitações (é utilizado um fac-símile no envio de felicitações em massa).

Retomar – trata-se de uma espécie de carta comercial que visa fazer a apresentação mais completa e vantajosa de um especialista ao empregador. Como as cartas de currículo são muito relevantes para os jovens formados em universidades, abordaremos esse tipo de carta com mais detalhes.

Retomar carta. Em primeiro lugar, notamos que não existe e não pode haver um currículo único para todas as ocasiões. Cada vez que você deve primeiro pensar em quais qualidades serão valorizadas novo emprego e modifique seu currículo de acordo. As informações apresentadas no currículo devem ser confiáveis e, se possível, completas, e devem ser curtas (não mais que uma a uma página e meia). Essa carta é conveniente para o primeiro contato com a pessoa de quem é enviada. Além disso, a capacidade de formular de forma clara e concisa demonstra suficiente alto nível cultura geral do remetente.

Ao redigir um currículo, você deve seguir rigorosamente uma série de regras, cuja implementação ajudará a criar uma imagem atraente de especialista no mercado de trabalho e a interessar o empregador. Seu conteúdo inclui o seguinte.

1. Apresente-se. Indicar sobrenome, nome, data de nascimento e número de anos completos, endereços de contato(incluindo eletrônicos) e telefones.
2. Alvo. Indique o nome exato da posição que deseja receber. Sua redação deve corresponder exatamente à forma como é declarada. Alguns escrevem em vez de uma posição: “Gostaria de conseguir um emprego interessante que correspondesse à minha formação e experiência profissional”. Este tipo de formulação confunde o empregador e não encontra respaldo. Não liste várias posições ao mesmo tempo. Isso reduzirá as chances, já que a empresa exige um especialista para determinado cargo.
3. Educação. Indique onde, quando e o que instituição educacional se formou, e também (se você se formou recentemente em uma universidade) quais foram suas notas, se, é claro, houver algo para “se gabar”. Disponibilidade grau científico e a classificação aumentará suas chances. Também é importante listar os prêmios de diversas competições, olimpíadas, conferências, inclusive escolares, etc. Você deve escrever detalhadamente, indicar o corpo docente, especialização, tema do diploma, indicar os números de diplomas, certificados e certificados que estão disponíveis.
4. Experiência – Esta é a seção mais importante e completa do currículo. Apenas factos “básicos” devem ser apresentados em detalhe, evitando autoavaliações lisonjeiras como “ampla experiência de trabalho”, “capacidade de trabalhar em equipa”, etc. O currículo é elaborado para que o próprio gestor tire as conclusões necessárias. Para cada tipo de trabalho é necessário indicar de forma breve e precisa: o período de tempo com aproximação ao mês mais próximo (aproximadamente possível); local de trabalho; nome do projeto (tipo de obra, características); breve descrição projeto para 1–2 linhas; papel no trabalho realizado. É aconselhável fazer a lista o mais longa possível; quanto mais experiência, maiores são as chances de conseguir um emprego. As obras (projetos) e os empregadores devem ser listados em ordem cronológica inversa, ou seja, último trabalho deve ser anotado primeiro, o penúltimo – segundo, etc.
5. Informações adicionais. Se as especificidades do trabalho futuro assim o exigirem, então você deve indicar definitivamente: propriedade língua estrangeira; capacidade de trabalhar com um computador; conhecimento de equipamentos de escritório; carteira de motorista; disponibilidade de carro, etc.
6. Dados pessoais. Os fatos de sua biografia industrial devem ser apresentados com o máximo de detalhes possível e o mínimo possível sobre sua história pessoal. Isso vai mostrar que a vida de um especialista está mais voltada para o trabalho do que para o lazer.
7. Adapte seu currículo às necessidades do empregador. É importante que o currículo do especialista leve em consideração o trabalho e o cargo futuro. Assim, se, por exemplo, um candidato se candidatar a um cargo de especialista, mas a documentação programas, você não deve se concentrar no fato de que o candidato é um programador de alto nível, mesmo que seja.
8. Atitude em relação às viagens de negócios. Caso a empresa empregadora seja internacional ou o trabalho geralmente envolva viagens de negócios, recomenda-se indicar a relação com viagens de negócios e realocações para outras cidades. Isso permitirá que você coloque pontos imediatamente em todos os i's.
9. Disponibilidade de recomendações. Ao final do currículo, indique o nome completo, cargo e contatos de pessoas que possam recomendar o candidato como especialista competente. É aconselhável perguntar com antecedência a pessoas com quem você pode contar para escrever uma carta de recomendação.
10. Carta de apresentação. Via de regra, o currículo é enviado em anexo para e-mail. No entanto, não deve estar vazio. Definitivamente, você deve escrever várias linhas de acompanhamento nas quais deverá indicar os motivos do seu interesse em trabalhar nesta empresa específica e a opinião do candidato sobre a potencial contribuição para o seu desenvolvimento.
11. Preciso indicar o nível salarial desejado? Em cada caso específico depende das circunstâncias. Mas é preciso ter em mente que qualquer conversa sobre salário antes do final da entrevista costuma deixar o empregador em posição de peito. Afinal, ele ainda não conhece as capacidades deste peticionário, não avaliou quanto ele “vale” em sua escala de valores e, portanto, não pode responder antecipadamente se está pronto para pagar o salário exigido.
12. Disponibilidade de uma fotografia. É bem-vindo tê-lo em seu currículo.

Veja: Correspondência comercial: exemplos de cartas comerciais, business-letters.ru

A correspondência comercial ocupa um lugar significativo no acervo documental das instituições. Por ser um elo com organizações externas, é um dos elementos necessários à condução de qualquer atividade empresarial. A correspondência ocupa cerca de 80% da documentação recebida e enviada.

Na condução da correspondência, devem ser observados os seguintes requisitos:

as cartas são redigidas em formulários especiais - papel timbrado e assinadas pelo responsável da organização ou pelos seus suplentes no âmbito da competência que lhe é atribuída;
as cartas devem ser escritas corretamente, com precisão, sem manchas ou correções grosseiras;
Independentemente do conteúdo, a carta deve ser apresentada em linguagem comercial calma, consistente e oficial, ter argumentação suficiente, precisão, completude e clareza de características, brevidade e consistência de apresentação;
conter informações objetivas sobre os acontecimentos e fatos apresentados e, se necessário, possuir materiais explicativos e complementares.

A troca de informações por correspondência deve ser utilizada apenas nos casos em que outra forma de troca de opiniões seja difícil ou impossível (conversas telefônicas, reuniões pessoais, etc.).

Para documentos eletrônicos(Artigo 5.º Lei Federal“Sobre informação, informatização e proteção da informação”):

um documento recebido de um sistema de informação automatizado adquire força legal após ser assinado por um funcionário na forma prescrita pela legislação da Federação Russa;
a força jurídica de um documento armazenado, processado e transmitido por meio de sistemas automatizados de informação e telecomunicações pode ser confirmada por assinatura digital eletrônica;
força legal do eletrônico assinatura digital reconhecido se disponível no sistema automatizado sistema de informação software e hardware que garantam a identificação da assinatura, e sujeitos ao regime estabelecido para a sua utilização.

Os detalhes da carta comercial incluem:

Emblema estatal da Federação Russa;
brasão de uma entidade constituinte da Federação Russa;
emblema ou marca registrada da organização (marca de serviço);
nome da organização;
informações de referência sobre a organização;
data do documento;
número de registro do documento;
referência ao número de registo e data do documento;
destino;
título do texto;
texto do documento;
marcar a presença do aplicativo;
assinatura;
impressão de selo;
marca sobre o artista;
nota sobre a execução do documento e seu envio para arquivo.

As cartas são lavradas em duas vias - a primeira é preparada em formulário (folha em branco) e enviada ao destinatário, e a segunda é enviada para arquivo.

A correspondência comercial é representada por cartas para diversos fins. Pela sua diversidade, este tipo de documento é o mais livre e menos padronizado dentro dos seguintes requisitos uniformes, ou seja, as cartas devem conter clareza, simplicidade de apresentação, completude de informações, tom respeitoso de apresentação (requisitos de etiqueta empresarial), alfabetização.

*Cartas declarando fato consumado não exigem resposta.

Com base no destinatário, as cartas são divididas em regulares e circulares (enviadas de uma organização para vários endereços, geralmente para autoridades subordinadas).

De acordo com as características composicionais, as cartas são divididas em aspecto único (dedicadas à resolução de um problema) e multiaspecto, considerando diversos assuntos.

*Geralmente consistem em seções, subseções, parágrafos, subparágrafos. Contém um pedido, um pedido de desculpas e garantias.
**Consulte a correspondência de etiqueta.

Carta de serviço (comercial)– nome generalizado para documentos de conteúdos diversos, diferenciados em relação a um método especial de transmissão de texto – envio por correio.

A carta é redigida em formato especial A4 ou A5 dependendo do tamanho do texto da carta. Os detalhes obrigatórios da carta são: nome da organização - o autor, dados postais da organização - o autor, data, número do documento, link para a data e número do documento recebido, destinatário, título do texto, assinatura, nota sobre o intérprete, nas cartas de apresentação - nota sobre a presença de anexos.

Por uma série de razões, é aconselhável redigir o texto de uma carta comercial de acordo com o planejado. Na ausência de experiência e excesso de emoções negativas (por exemplo, em situações de conflito), isso ajudará a apresentar corretamente a questão.

Um método para criar um plano de mensagens é trabalhar na seguinte sequência:

coleta de um banco de dados de material factual - documentos, ilustrações, indicadores estatísticos e outros sobre o tema da mensagem;
formular conclusões com base na base de dados;
usar as descobertas como um modelo para escrever um texto.

O texto da carta deve ser lógico, consistente, convincente e de forma correta. Os fatos e eventos devem ser apresentados de forma objetiva, concisa e clara. O texto da carta não deve permitir interpretações diversas.

Uso textos padrão e os textos em estêncil ajudam a simplificar a correspondência comercial.

Dependendo do tipo de carta e do seu conteúdo, o texto da carta pode ser simples ou complexo. Cartas simples consistem em uma ou duas partes: uma introdução e uma conclusão. Cartas composicionalmente complexas contêm uma introdução, uma parte principal (prova) e uma conclusão.

A introdução fornece a justificativa para a pergunta, o motivo da pergunta ou um breve histórico dela. Se o motivo da redação da carta for algum documento, é fornecido um link para ele.

A parte principal (prova) expõe a essência da questão e fornece evidências ou refutações. A parte principal deve ser convincente para que não haja dúvidas sobre a correção e validade das soluções propostas.

Concluindo, o objetivo principal da carta é declarado.

Dependendo da finalidade da carta, daquilo que o seu autor pretende chamar a atenção, são utilizados outros esquemas construtivos, nos quais pode faltar um dos elementos ou a ordem da sua disposição pode ser diferente.

O texto da carta está escrito na primeira pessoa do plural (pedimos, enviamos).

Para simplificar o processamento das cartas e agilizar sua execução, não é recomendável considerar dois ou mais assuntos diferentes em uma carta, a carta deve ter conteúdo único; O comprimento da carta não deve ultrapassar duas páginas; em casos excepcionais, são permitidas cartas de até cinco páginas de texto datilografado.

Uma carta redigida em formato A4 deve ter um título para o texto, construído de acordo com o esquema “Sobre o quê?”
“Sobre violação de obrigações contratuais”
“Sobre a prestação de assistência científica e técnica”

Se a carta for uma resposta, o formato da carta indica o número e a data da carta à qual a resposta é dada.

Se a carta for endereçada a mais de quatro endereços, o contratante compila uma lista de mala direta.

As cartas são endossadas pelo chefe do departamento que elaborou a carta, se necessário - pelos chefes das divisões estruturais interessadas, bem como pelo vice-chefe da organização - o curador da direção relevante, se a carta for assinada por o chefe da organização. As cartas são endossadas em uma segunda via, que permanece nos arquivos da organização para armazenamento.

As cartas são assinadas pelo chefe da organização, pelos seus suplentes na competência que lhe é atribuída, bem como pelos chefes das divisões estruturais independentes, se lhes for concedido esse direito.

A correspondência comercial não é apenas a troca de informações comerciais e empresariais, mas também faz parte de uma complexa etiqueta empresarial, e suas regras são até ensinadas especialmente aos funcionários em cursos.

Um dos componentes importantes de uma carta comercial é a criação e manutenção de uma sólida reputação da empresa, a formação de uma atitude séria para com você por parte de parceiros e clientes. Além das questões de gestão, a redação empresarial é uma disciplina corporativa e, do ponto de vista técnico, é uma ferramenta para melhorar a interação entre diferentes empresas da holding ou divisões da mesma forma.

Tipos de correspondência comercial

A correspondência comercial envolve diversos tipos de documentos, cada um com suas próprias regras de execução e apresentação, podendo diferir na forma de apresentação e nos métodos de apresentação do conteúdo. Os especialistas dividem a redação comercial em: 1. cartas de agradecimento; 2. cartas comerciais (carta de apresentação, pedido, lembrete, apresentação, recusa, carta de fiança, etc.); 3. solicitações e exigências; 4. desculpas e refutações; 5. cartas de felicitações; 6. cartas de condolências.

Mesmo a correspondência eletrônica moderna leva em consideração as características de cada tipo de carta, utiliza modelos prontos, estilo de escrita e regras de etiqueta de redação comercial.

Regras para correspondência comercial

A partir do que e como sua carta comercial é escrita, redigida e embalada, parceiros e clientes podem ter uma ideia da respeitabilidade e do sucesso do seu negócio. Portanto, seguindo as regras da correspondência comercial, você constrói sua reputação nos negócios. Então, sobre as regras: Formato de carta. Boa companhia usado apenas em correspondência papéis timbrados com detalhes da empresa (canto ou colocação longitudinal) e elementos de identidade corporativa. A identidade corporativa envolve a aplicação de um logotipo e o uso de fontes corporativas, e os dados devem indicar o nome da organização e sua abreviatura, endereço legal e postal, números de telefone, e-mail e site. Layout da página. A carta é escrita em folha com margens (20 mm à esquerda, 10 mm à direita, 20 mm na parte superior e inferior); a página. Estilo. A carta foi escrita apenas estilo formal de negócios- Com resumo a essência do problema, redação precisa, frases padrão. Condição necessária: a carta cobre apenas um assunto ou vários assuntos inter-relacionados. Caso contrário, é melhor escrever várias cartas. Estrutura do texto. Normalmente, uma carta comercial consiste em três partes: 1. Endereço ao destinatário (“Prezado,...!”). 2. Introdução (exposição das razões e fundamentos da carta). 3. Parte principal (oferta de soluções, solicitações, recomendações para solução do problema). 4. Conclusão (resumo com resumo). Linguagem. As frases devem ser simples, concisas, claras e inequívocas. Excluem-se emotividade, jargões, palavras coloquiais, dialetismos e detalhes desnecessários (erros gramaticais, ortográficos e de pontuação também)!