Reguli pentru completarea unei foi de lucru. Cerințe și procedura pentru completarea unei foi de pontaj

O fișă de pontaj este principalul document de monitorizare a procesului de muncă.

Este folosit de contabili la calculul salariilor, sporurilor, amenzilor;

Angajații departamentului HR să elaboreze politici interne competente ale organizației; liderii companiilor.

Documentul servește și la furnizarea de raportare fiscală, sistematizarea și organizarea informațiilor despre procesul de lucru.

Formularul de completare a pontajului este stabilit oficial și are două modificări - T12 și T13.

Conducerea organizației decide independent pe care să aleagă.

Diferența constă în metoda de înregistrare a datelor, formularul T-12 este cel mai comun formular și implică completarea manuală a foii de pontaj, modificarea T-13 este utilizată pentru completarea automată. Puteți descărca mostrele lor de pe Internet. Pentru a completa formularul T-13, puteți utiliza orice program convenabil pentru contabili.

Din 01/01/2013, prin decretul Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse, organizația are dreptul de a introduce coloane și pagini suplimentare în document, de a modifica foaia de pontaj în limitele legislației în vigoare, la discreția sa.

În buletinul de evaluare se înscriu semnele din formularul stabilit, care sunt însoțite de documente care le explică.

Astfel de mărci includ:

1. Întârzierea. Trebuie să fie însoțit de o notă explicativă. 2. Absenteismul. Însoțit de o notă explicativă și un ordin privind tipul de sancțiune.
2. Absențe de boală, concediu de maternitate, zile de donație, absențe legate de efectuarea unui control medical conform indicațiilor biroului militar de înregistrare și înrolare. Eliberat în funcție de disponibilitatea unui certificat de concediu medical sau a unui alt document depus și completat în timp util.
3. Vacanțe. Marca se pune dacă există o cerere a unui angajat sau un certificat de la instituția de învățământ și un ordin semnat de director sau de persoana care îl înlocuiește.
4. Prelucrare. Însoțit de un document semnat de șeful de departament, unitate, departament sau maistru.
5. Merg la muncă în weekend și sărbători. Însoțit de o declarație scrisă a angajatului privind consimțământul său semnată de șeful său imediat.
6. Călătorii de afaceri. În acest caz, un certificat de călătorie cu sigiliul organizației și data sosirii și plecării angajatului este furnizat departamentului de contabilitate.

Dacă un angajat este concediat, celulele timpului lucrat din foaia de pontaj sunt lăsate necompletate

Ordinul de concediere semnat de șeful organizației este atașat buletinului de calificare.

Foaia de pontaj– servește drept bază pentru calcularea salariilor angajaților. Acest document conține informații despre prezența angajaților la locurile de muncă sau absența acestora, indicând motivul. Pentru a completa, puteți utiliza formularul unificat T-13 sau formularul T-12. În cadrul acestui articol, vom analiza în detaliu caracteristicile de completare a fișei de pontaj T-13 și vom oferi un exemplu de completare a unei foi de pontaj folosind formularul T-13 ca exemplu. De asemenea, puteți descărca ambele formulare de mai jos.

O fișă de pontaj este un tabel în care se iau în considerare prezența și absența de la serviciu pentru fiecare angajat al întreprinderii. Este afișat numărul total de zile și ore lucrate pentru luna. În plus, sunt indicate coduri pentru motivele absenței de la serviciu.

Fișa de pontaj formular T-13 - umplere eșantion

În primul rând, este de remarcat faptul că completarea formularului se poate face în două moduri:

• Toate prezența și absențele de la serviciu sunt înregistrate zilnic;
• Se notează doar absenteismul, întârzierea și alte abateri de la ziua normală de lucru.

Eșantionul nostru de foaie de pontaj folosește metoda de urmărire pentru prima dată.

În primul rând, trebuie să introduceți în foaia de pontaj date despre angajații care merg la muncă în timpul lunii. Formularul T-13 în acest scop are un tabel în care se completează un rând separat pentru fiecare angajat.

Coloanele 2 și 3 includ numele complet, funcția angajatului și numărul de personal al acestuia.

Coloana 4 înregistrează prezența și absența de la serviciu. Pentru fiecare zi calendaristică a lunii există o celulă separată, denumirea codului este indicată în partea de sus, iar numărul de ore lucrate pentru ziua respectivă este indicat mai jos. Este posibil ca celula de jos să nu fie completată, dar orele de lucru sunt înregistrate în zile.

Denumirile codurilor pot fi găsite pe pagina de titlu a buletinului de calificare, formularul T-12.

În exemplul de mai jos pentru completarea formularului T-13, au fost utilizate următoarele coduri de litere pentru a înregistra timpul de lucru:

• I – ziua a fost lucrată integral;
• B – zi liberă;
• K – angajatul se află într-o călătorie de afaceri;
• B – în concediu medical;
• OT - în vacanță.

La sfârșitul lunii, ar trebui să calculați numărul de zile și ore lucrate în prima și a doua jumătate a lunii, pentru aceasta foaia de pontaj are coloanele 5, 6. În a cincea - celula de sus reflectă numărul de zile lucrate pentru prima și a doua jumătate a lunii, în celula inferioară - numărul de ore lucrate pentru fiecare jumătate a lunii. În a șasea, este indicat numărul de zile lucrate (celula superioară) și ore (celula inferioară) pentru întreaga lună. Figura de mai jos prezintă un exemplu de completare a coloanelor 1-6 dintr-o foaie de pontaj.

Un exemplu de completare a coloanelor 1-6 dintr-o foaie de pontaj (formularul T-13)

Coloanele 7-9 ale formularului T-13 conțin informații care vor fi utile pentru.

Pentru fiecare tip de remunerație există o denumire de cod separată, de exemplu:

• 2000 este un cod pentru salarii și indemnizații de călătorie;
• 2012 – codul pontajului pentru plata indemnizației de concediu de odihnă;
• 2300 – cod la plata concediului medical etc.

Exemplul nostru de completare a unei foi de pontaj conține cele trei coduri indicate mai sus.

Dacă pentru toți angajații este utilizat un singur tip de remunerare, atunci trebuie completate următoarele date:

• codul tipului de salariu - coloana 7-9 în partea de sus, același pentru toți angajații;
• cont corespondent – ​​cont căruia i se atribuie costuri pentru un anumit tip de remunerație;
• Coloanele 7 și 8 rămân goale;
• 9 – numărul de zile (ore) lucrate pe lună pentru fiecare angajat.

Dacă se utilizează mai multe tipuri de remunerare, atunci trebuie completate toate cele trei coloane: 7, 8, 9.

Al șaptelea conține codul de remunerare a muncii, al optulea contul de alocare a costurilor pentru acest tip de plată, al nouălea numărul de zile sau ore corespunzător acestui tip de plată. Aceste date se completează pentru fiecare angajat indicat în foaia de pontaj.

Coloanele rămase ale tabelului conțin informații despre motivele absențelor și întârzierilor angajaților.

De asemenea, are propriile coduri pentru motivele absențelor, de exemplu:

• K – călătorie de afaceri;
• B – concediu medical;
• OT – vacanță etc.

In dreptul codului motiv este indicat numarul de ore sau zile de absenta a angajatului din acest motiv. Completarea foilor de pontaj este de obicei responsabilitatea șefilor de departamente sau divizii sau a angajaților de resurse umane.

Completarea unei foi de pontaj conform formularului T-13 (coloanele 7-13)

Pentru a organiza evidența personalului într-o companie, ofițerii de resurse umane și contabilii începători se potrivesc perfect cu cursul de autor al Olga Likina (contabil M.Management video) ⇓

Descărcați fișa de pontaj (formular T-13). Eșantion și formular în Excel

Mai jos puteți descărca un formular de foaie de pontaj pe o singură foaie, iar ca exemplu mai jos puteți vedea un exemplu de document completat.

Lecția video „Foile de pontaj. Formularul T-13”

Acest tutorial video prezintă un exemplu detaliat de completare a unei foi de pontaj folosind formularul T-13.

Foaia de pontaj- acesta este un document care conține informații despre timpul efectiv lucrat și numărul de absențe pe lună pentru fiecare angajat al organizației. Pe baza ei, salariile sunt calculate și calculate.

Dacă foaia de pontaj este păstrată manual, se folosește formularul standard T-12, dacă controlul prezenței și neprezentării se efectuează automat (tornichet), se folosește formularul T-13.

Completarea unei foi de pontaj

O fișă de pontaj se păstrează în fiecare zi lucrătoare timp de o lună în ultima zi a lunii, se însumează numărul total de ore lucrate și absențe de către fiecare angajat;

Acest document se intocmeste intr-un singur exemplar si se trimite la departamentul de contabilitate.

Vom oferi instrucțiuni pentru completarea unei foi de pontajși calculul salariilor folosind exemplul formularului T-12 ( uniforma T-12Şi uniforma T-13 aproape identice în compoziţia detaliilor).

• În partea de sus indicăm denumirea organizației în conformitate cu actele constitutive și denumirea unității structurale, dacă există una în companie.
• Completam celulele „Numărul documentului” și „Data compilației” (de obicei, ultima zi a lunii de raportare).
• În celula „Perioada de raportare”, indicați perioada de la prima zi până la ultima a lunii de raportare.
• În prima coloană a primei secțiuni a fișei de timp de lucru (1. Înregistrarea timpului de lucru), indicăm numărul de ordine al salariatului.
• Completam coloanele a 2-a și a 3-a pe baza informațiilor din fișele personale ale angajaților (formular nr. T-2), care sunt create pe baza unei comenzi (instrucțiuni) privind angajarea.
• În coloanele a 4-a și a 6-a introducem codul orelor de lucru (preluat din simbolurile foii de timp de lucru) și informații despre numărul de ore lucrate pentru fiecare zi a lunii.
• În coloanele a 5-a și a 7-a notăm rezultatele intermediare pentru a 1/2-a jumătate a lunii: în celula superioară introducem numărul de zile lucrate, în celula inferioară - numărul de ore lucrate în perioada contabilă.
• Coloanele 8-17 din formularul de fișă a timpului de lucru se completează la sfârșitul lunii de raportare.
  Numărul total de zile lucrate nu le include pe cele în care salariatul a lipsit de la locul de muncă (weekend, concedii medicale, călătorii de afaceri, absenteism etc.). Valoarea din coloana 8 se formează prin însumarea valorilor din celulele superioare ale coloanelor 5 și 7, valoarea coloanei a 9-a se formează prin însumarea valorilor din celulele inferioare ale coloanelor 5 și 7.
• În coloanele a 14-a și a 16-a introducem numărul de zile și ore.
• În coloana a 15-a indicăm codul pentru motivul absenței (il luăm din simbolurile foii de pontaj).
• În coloana a 17-a introducem numărul total de zile libere și concedii pentru fiecare angajat pentru luna de raportare.

A doua secțiune a fișei de pontaj (2. Plata salariilor către personal, coloanele 18-55) este întreținută de departamentul de contabilitate.

Acest document este semnat de persoana responsabilă cu completarea acestuia foaia de pontaj, precum și șef al unei unități structurale, angajat HR sau director al companiei.

Foaia de pontaj nu reflectă doar numărul de ore lucrate de fiecare angajat, dar vă permite și să înregistrați zilnic informații despre prezența și absența de la serviciu. Unii dintre angajați s-au îmbolnăvit, unii au lipsit din motive necunoscute, iar unii au plecat în vacanță. Să vedem cum să marchezi corect toate aceste cazuri pe buletinul.

Toate organizațiile sunt obligate să păstreze foile de pontaj. Acest document este necesar pentru a:

• ia în calcul zilnic modul în care angajații își folosesc timpul de lucru, dacă respectă programul de lucru stabilit;
• să primească date despre orele lucrate;
• calculează salariul;
• întocmește rapoarte statistice privind munca pentru autoritățile de statistică.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a aprobat două formulare unificate pentru foile de pontaj - T-12 și T-13*. Formularele diferă prin faptul că T-12 este o opțiune universală, iar T-13 se realizează dacă organizația are un sistem automat de monitorizare a prezenței și neprezentărilor la locul de muncă (turnichet). În acest caz, datele sunt introduse în formular prin intermediul unui computer. Cel mai adesea, desigur, folosesc formularul T-12, deoarece sistemele de acces nu sunt instalate în toate organizațiile.

Raportul este întocmit într-un singur exemplar. La sfârșitul lunii, buletinul completat trebuie să fie semnat de șefii diviziilor structurale și de angajatul HR. Documentul este apoi trimis la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.

Cine păstrează foaia de pontaj

Anterior, multe organizații aveau o poziție specială - cronometraj. Acum, managerii consideră că este irațional să mențină o unitate separată de personal doar pentru înregistrarea ieșirilor și absențelor de la serviciu. Cel mai adesea, responsabilitatea ținerii foilor de pontaj este atribuită unui specialist în resurse umane, contabil sau șefilor diviziilor structurale pe lângă funcțiile lor principale. Amintiți-vă că această responsabilitate trebuie să fie consacrată în contractul de muncă și fișa postului angajatului sau atribuită acestuia prin ordin al directorului organizației.

Cum să reflectați utilizarea timpului de lucru într-o foaie de pontaj

Formularele T-12 și T-13 practic nu diferă în compoziția detaliilor, așa că vom lua în considerare completarea foii de pontaj folosind exemplul unui formular - T-12. Sau, mai degrabă, prima sa secțiune, care se numește „contabilitatea utilizării timpului de lucru”. Un exemplu de completare a foii de pontaj este dat pe pagina ....

Fișa de pontaj se păstrează timp de o lună, iar la sfârșitul acestei perioade rezumă numărul de ore lucrate de fiecare angajat. Se notează și rezultatele intermediare (pentru prima și a doua jumătate a lunii). Prezențele și absențele de la serviciu se înregistrează prin metoda înregistrării continue. Aceasta înseamnă că pentru fiecare zi a lunii, în celula corespunzătoare este introdusă o anumită desemnare - prezență sau neprezentare din anumite motive (sau din cauza unor circumstanțe neclare). Totuși, este posibil și să nu se marcheze prezența, ci să se înregistreze doar abateri de la programul de lucru (neprezentări, întârzieri etc.). Dacă nu au existat abateri în timpul lunii, atunci buletinul va reflecta doar datele finale privind rezultatele muncii pentru prima și a doua jumătate a lunii și rezultatul general, iar celelalte celule vor rămâne goale.

Acum să vedem exact cum să introduceți desemnările în buletinul de calificare.

În coloanele 4 și 6 din formularul T-12 există două linii. Linia de sus conține o literă de desemnare a tipurilor de timp de lucru petrecut în fiecare zi a lunii (aspect, vacanță, călătorie de afaceri, concediu medical etc.). Numărul de ore pentru ei este înregistrat în partea de jos. Desemnările literelor sunt date pe pagina de titlu a formularului T-12. De exemplu, dacă un angajat a venit la muncă pe 13 iunie și a fost prezent cu normă întreagă, atunci în buletinul pentru iunie în celula cu numărul 13 vizavi de numele de familie al angajatului vom pune „I” și 8 ore de lucru. Dacă a fost într-o călătorie de afaceri în acea zi, atunci este necesar să puneți un „K”. Dar nu a avut ore de lucru în organizația ta în acea zi, așa că am pus zero în linia de jos. Weekend-urile și sărbătorile au, de asemenea, propria lor denumire. Linia de sus este marcată cu „în”, iar linia de jos cu zerouri.

Amintiți-vă: pentru a introduce acest sau acel cod, trebuie să aveți motive întemeiate. De exemplu, puteți marca concediul medical pe buletinul de calificare numai dacă știți sigur că angajatul are un certificat de incapacitate temporară de muncă. Tabelul de la pagina ... oferă o listă de documente pentru toate cazurile de absențe și abateri de la programul de lucru stabilit. Dacă nu aveți documente care să confirme motivul absenței angajatului, atunci puteți nota numai în buletinul de evaluare absența din motive necunoscute („NN”).

Simbolurile timpului lucrat și nelucrat, care sunt prezentate pe pagina de titlu a formularului T-12, sunt folosite și în formularul T-13

Cum să rezumă

La sfârșitul lunii, trebuie să calculați numărul total de zile și ore lucrate. Totodată, din calculul zilelor lucrate sunt excluse weekend-urile, absenteismul, absențele din motive necunoscute, zilele de boală, călătoriile de afaceri - în general, toate acele zile în care angajatul a lipsit de la serviciu. Pentru a calcula numărul de ore lucrate, trebuie pur și simplu să însumați numerele din a doua linie a coloanelor 4 și 6 și să introduceți rezultatele în coloana 5 (pentru prima jumătate a lunii), coloana 7 (pentru a doua jumătate a lunii). a lunii) și coloanele 8-13 (pentru întreaga lună) .

Separat, trebuie să calculați numărul de zile de neprezentare și să introduceți informații despre acestea în coloanele 14-16. Coloana 15 conține coduri numerice pentru motivele neprezentării (aceste coduri sunt date pe pagina de titlu a formularului, împreună cu denumirea literelor). De exemplu, codul pentru următoarea vacanță este 09, iar absențele din motive necunoscute sunt 30. Și, în sfârșit, este necesar să se determine numărul total de zile libere pentru fiecare angajat pe lună și să îl introducă în coloana 17.

Documentul principal pe baza căruia o companie calculează salariile angajaților săi este o foaie de pontaj. De regulă, se utilizează un formular unificat (poate fi descărcat aici). Să ne uităm la un eșantion despre cum să-l completăm.

Ce forme pot fi folosite

Ca document principal pentru înregistrarea orelor de lucru și a salariilor, o companie poate utiliza:

1. formulare de raport unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică;
2. formulare elaborate independent care conțin toate detaliile prevăzute de Legea nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” și aprobate ca element al politicii contabile.

Utilizați serviciul online gratuit de generare a foilor de pontaj:

Forma unificată a foii de pontaj

Există două tipuri de formulare unificate de foaie de pontaj:

1. Fișa de pontaj pentru înregistrarea timpului de lucru și calculul salariilor (formular nr. T-12);
2. Foaia de pontaj (formular nr. T-13).

Compania are dreptul de a alege orice formă. Legea nu conține nicio restricție. Ambele formulare au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr.1.

Formular de pontaj

Formularele goale ale formularelor de mai sus arată astfel:

1. Formular nr. T-12. Fișa de pontaj și calculul salariilor

1. Formular nr. T-13. Foaia de pontaj

Metode de compilare a unei foi de pontaj

Codul Muncii impune companiilor obligația de a ține evidența orelor de lucru ale personalului lor (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). Există două moduri de a compila o foaie de pontaj:

1. Înregistrarea tuturor prezențelor și absențelor de la serviciu.
2. Înregistrarea numai abaterilor: concedii, boli, absențe din alte motive, muncă peste termenul stabilit etc.

Alegerea oricărei opțiuni este la latitudinea angajatorului. Nu depinde de programul de lucru stabilit în companie.

De regulă, ei aleg metoda care este convenabilă pentru specialiștii în resurse umane. De exemplu, primul este adecvat pentru contabilizarea cumulativă a orelor de lucru, când lipsurile în unele zile sunt compensate prin ore suplimentare în altele.

Această procedură de înregistrare a timpului lucrat ne permite să identificăm toate orele suplimentare sau neajunsurile din perioada contabilă.

A doua metodă (înregistrarea abaterilor) este convenabilă atunci când ziua de lucru este constantă și cunoscută. În acest caz, persoana care completează documentul știe exact numărul de ore de lucru din fiecare zi lucrătoare. Prin urmare, este mai convenabil să înregistrați numai abaterile.

Fișa de pontaj este completată fie de un contabil, fie de un angajat al resurselor umane (cronometraj). De obicei, persoana responsabilă cu înregistrarea acesteia este numită de directorul companiei. Pentru aceasta, se emite un ordin, semnat de director.

Cum se completează o fișă de pontaj

La completare, acestea sunt ghidate de Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă a muncii, pe care Comitetul de Stat pentru Statistică le-a aprobat prin Hotărârea nr. 1 din 01.05.2004. Pentru a înregistra timpul lucrat, formularele au mai multe coloane și linii:

1. T-12 (coloanele 4, 6) - două rânduri;
2. T-13 (coloana 4) - patru rânduri (2 pentru jumătate de lună) și coloanele 15 și 16.

Linia superioară a oricăreia dintre aceste două forme este necesară pentru simbolurile (codurile) timpului de lucru. Partea de jos arată durata de timp care a fost lucrată sau nelucrată (în ore, minute) conform codurilor corespunzătoare. Angajatorul are dreptul de a mări numărul de coloane din foaia de pontaj pentru a înregistra date suplimentare asupra programului de lucru. De exemplu, introduceți ora de început și de sfârșit a unui schimb. Acest lucru este recomandabil dacă personalul lucrează în condiții care diferă de cele obișnuite.

În coloanele 5 și 7 din formularul T-12, rândurile de sus indică numărul de zile care au fost lucrate. Concluziile sunt pentru orele lucrate.

La înregistrarea absențelor (abaterilor) în buletinul de evaluare, care se numără în zile (de exemplu, zile de boală sau de vacanță), codul literei pentru simbolul absenței este plasat în linia de sus. Coloanele inferioare sunt lăsate goale.

În Formularul T-12 (Secțiunea 2) indicați suma plății. În plus, reflectă contul corespunzător în care sunt calculate salariile pentru timpul lucrat. În cele mai multe cazuri, acestea sunt conturi de cheltuieli (20, 26, 44, 91). Date similare sunt indicate în coloana 8 a formularului T-13.

Pregătiți gratuit foile de pontaj online

Exemple de completare a foilor de pontaj

Să vedem cum să completați o foaie de pontaj folosind cele două formulare prezentate mai sus.

Completarea formularului T-12:

Completarea formularului T-13:

Simboluri în buletinul de calificare

Informațiile din raportul trebuie să fie codificate conform cerințelor Comitetului de Stat pentru Statistică. Tabelul de mai jos prezintă codurile și interpretarea acestora.

De exemplu, codificarea timpului de lucru pentru salariile la bucată:

și să pună jos coduri atunci când îi dai unei femei pauze pentru a-și hrăni copilul

Caracteristici de completare a foii de pontaj

În practică, există situații în care completarea unei foi de pontaj are propriile sale particularități. Astfel, ziua de prevacanță este scurtată cu o oră. De exemplu, pe 7 martie, legea prevede o zi de lucru de 7 ore. Dacă pe foaia de pontaj sunt 8 ore, atunci angajații au lucrat ore suplimentare pentru ultima oră. A opta oră trebuie plătită de cel puțin o sumă și jumătate (articolul 152 din Codul Muncii al Federației Ruse). În caz contrar, compania poate fi amendată cu 50.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

O companie se confruntă cu aceeași amendă dacă angajații individuali au 8 ore pe foile de pontaj într-o zi înainte de vacanță. De exemplu, minorii și femeile însărcinate. Nu ar trebui să li se ceară să lucreze ore suplimentare.

Regula cu privire la o zi scurtată înainte de vacanță se aplică tuturor angajaților. Chiar și cei care lucrează cu jumătate de normă. Dacă un angajat lucrează 7 ore, atunci cu o zi înainte de sărbătoare a trecut 6 pe buletinul de calificare.

Fișa de pontaj pentru lucrătorii cu fracțiune de normă indică timpul efectiv lucrat. Ar trebui luate în considerare restricțiile stabilite pentru lucrătorii cu fracțiune de normă. Când o persoană este angajată în locul de muncă principal, durata zilnică a muncii sale cu fracțiune de normă nu poate depăși 4 ore. Poate lucra mai mult de 4 ore în zilele în care nu este ocupat la locul său principal. Programul de lucru lunar al lucrătorilor cu fracțiune de normă nu trebuie să depășească jumătate din timpul de lucru lunar.

Durata timpului lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă (în ore și minute) este reflectată în rândul de jos (coloanele 4 și 6) din formularul nr. T-12 sau în rândul doi și al patrulea (coloana 4) din formularul nr. T-13. Specificarea numerelor fracționale nu este interzisă. De exemplu, dacă un lucrător cu fracțiune de normă lucrează 3 ore și 12 minute, atunci puteți introduce un număr fracționar pe foaia de pontaj - 3,2 ore (3 ore + 12 minute: 60 min/oră).