Jurnalul comenzilor (descărcare). Cum să păstrezi un jurnal al comenzilor pentru activitățile principale Cum să ții un jurnal al comenzilor

Ordinele de personal sunt necesare pentru oficializarea activității de muncă a fiecărui angajat într-o organizație cu orice statut juridic. În conformitate cu conținutul acestora, departamentul de contabilitate calculează salariile, bonusurile, compensațiile și angajamentele de concediu. În cazul în care un angajat dorește să contracteze un împrumut de la o bancă, împreună cu alte documente, este obligat să furnizeze documente privind activitățile sale de muncă, inclusiv o copie a ordinului de angajare.

Astfel, comenzile de personal reflectă în mod oficial traseul de carieră al angajaților organizației. În procedurile judiciare privind conflictele de muncă, acestea au forță juridică care confirmă una sau alta versiune a litigiului.

Tipuri de comenzi pentru deplasarea personalului

Comenzile pentru personalul care are o perioadă de valabilitate permanentă includ următoarele:

Despre angajarea la locul principal, part-time, part-time, pe bază de rotație etc.
Despre mișcarea angajaților, adică promovarea acestora, transferul în alt departament sau pentru a lucra în altă zonă, modificări ale salariilor etc.
La bonusuri acordate angajaților pentru performanță ridicată la locul de muncă sau buna îndeplinire a sarcinilor de serviciu cu ocazia unei sărbători profesionale.
La concedierea sau incetarea unui contract de munca prin acordul partilor sau la cererea propriului salariat sau din alte motive.
Despre plecarea într-o călătorie lungă de afaceri în străinătate.
La acordarea concediului pentru creșterea copilului.
Despre călătorii de afaceri sau vacanțe asociate cu condiții de muncă dăunătoare și periculoase.

Un grup separat include comenzile de personal care au o perioadă de valabilitate de până la cinci ani:

în concediu anual plătit;
despre călătorii de afaceri pe termen scurt;
despre sancțiuni disciplinare;
despre sarbatori etc.

Astfel, organizația acumulează o gamă largă de documente pentru uz zilnic. De asemenea, aceștia sunt contactați în cazul unui audit, inspecție sau furnizare unui anumit certificat unui angajat. Pentru a sistematiza și optimiza munca cu documente, pentru a le căuta rapid și a confirma disponibilitatea lor, organizația creează jurnalele de documente, inclusiv cele pentru personal.

Pentru ce este aceasta revista?

Dacă un document este înregistrat într-o organizație, atunci legalitatea acestuia și puterea de producție sunt recunoscute. Înregistrarea se realizează prin atribuirea unui număr unic documentului. Un jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal vă permite să organizați acest tip de documentație într-o organizație, să protejați activitățile companiei de falsificarea comenzilor sau aprobarea comenzilor intempestive sau emiterea de comenzi retroactiv.

Pentru ca revista sa-si indeplineasca functia, aceasta trebuie sa fie numerotata si dantelata. Documentele aprobate de șeful organizației trebuie consemnate în ordine în jurnal.

Paginile sale nu pot fi eliminate, adăugate, înlocuite sau distruse în niciun fel. În acest scop, revista trebuie să fie dantelă înainte de a o umple, având mai întâi numerotată fiecare pagină.

Șiretul este asigurat cu un formular special, care indică numărul de pagini în denumiri numerice și alfabetice, este aplicată semnătura persoanei responsabile - cel mai adesea, șeful companiei și un sigiliu de nivelul corespunzător. Adică, semnătura persoanei responsabile este asigurată cu un sigiliu pentru documente, semnătura directorului general sau a șefului organizației - cu un sigiliu oficial.

Când este compilat jurnalul și eliberat în procesul de producție?

Deoarece ordinele de contabilitate a personalului se formează din prima zi de funcționare a companiei, acestea trebuie înregistrate într-un anumit mod. Până în prezent nu există cerințe uniforme pentru executarea acestui document aprobat la nivel de stat, prin urmare, acest format poate fi aprobat printr-un act de reglementare local al organizației, de exemplu, în „Regulamentul privind munca de birou a companiei”.

Există cerințe pentru menținerea ordinelor de personal în sine, dar formatul jurnalului de înregistrare a acestora poate fi dezvoltat de specialiștii întreprinderii în mod independent.

Pe de altă parte, puteți cumpăra un jurnal gata de utilizat din online sau din librării. Consultanții de resurse umane, pe baza propriei experiențe, au dezvoltat un format convenabil pentru acest document de management și îl distribuie în diverse moduri. Totul depinde de nevoile și capacitățile companiei.

Puteți cumpăra o revistă gata făcută:

dantelat;
numerotate;
sigilat;

Vă puteți familiariza cu exemplele recomandate de creare a unei reviste pe paginile de internet ale site-urilor web despre managementul evidenței personalului și, pe baza acestora, să vă dezvoltați propriul format. Cerința principală este faptul că trebuie începută la începutul activităților organizației.

Cine ar trebui să țină acest jurnal?

Întrucât jurnalul de înregistrare a comenzilor de personal este unul dintre principalele documente de arhivă, organizația trebuie să aibă un angajat care este responsabil pentru completarea acestuia. Angajatul responsabil poate fi numit printr-un ordin separat pentru activitatea principală, atribuindu-i responsabilitatea ținerii acestui jurnal. Dar cel mai adesea, această responsabilitate funcțională este prezentată în fișa postului specialist HR, cu care trebuie să se familiarizeze la semnare atunci când aplică pentru un loc de muncă.

În cazul în care un ofițer de personal care ține un jurnal al documentelor de personal în conformitate cu responsabilitățile funcționale intră în concediu lung din orice motiv, este necesar să se atribuie îndeplinirea acestei funcții de muncă unui alt angajat folosind o comandă adecvată.

Cerințe de înregistrare

După cum sa menționat mai sus, nu există cerințe legislative uniforme pentru proiectarea unui jurnal pentru înregistrarea documentelor de personal, dar este necesar să ne bazăm pe regulile generale de proiectare a jurnalelor pentru înregistrarea diferitelor documente.

Pagina de titlu conține detaliile organizației, datele de început și de încheiere ale menținerii jurnalului, numărul documentului în conformitate cu nomenclatorul afacerilor din companie, informații despre angajatul responsabil cu menținerea jurnalului și perioada de păstrare (75 sau 5 ani). De asemenea, este necesar să se indice literele care sunt atribuite ordinelor care urmează să fie înregistrate în acest jurnal:

acesta este un medicament pentru documente care sunt păstrate timp de 75 de ani;
K - pentru alte acte de personal, dacă sunt înscrise în aceeași carte.

Jurnalul în sine este formatat cu următoarele coloane:

Număr în ordine. Fiecărei intrări individuale i se atribuie propriul număr.
Data emiterii ordinului.
Numărul de ordine al personalului.
Tipul de comandă (angajare, concediere, relocare etc.). Conținutul succint al comenzii (data expedierii într-o călătorie de afaceri, destinație etc.).
Numele complet al angajatului sau angajaților cărora le-a fost emis ordinul.
Motive (nr. contractului de muncă sau scrisorii, sau acordului adițional etc.).

Fiecare pagină poate purta și semnătura persoanei responsabile care a completat-o. Este imposibil să scoți foi din jurnal dacă trebuie făcută o corectare, se face sub următorul număr secvenţial și se indică motivul pentru care a fost făcută.

Formularul jurnal electronic

Cu un flux mare de documente în companie și cu o rotație mare a personalului, este foarte dificil să urmăriți mișcarea acestora folosind un astfel de jurnal de hârtie.

Prin urmare, este recomandabil să aveți o formă electronică a acestui document, care grăbește procesul de căutare a informațiilor necesare pentru fiecare angajat în parte: câte zile de vacanță a luat, ce zile a fost într-o călătorie de afaceri, când a luat concediu fără plată etc.

Folosind un formular de document electronic, colectarea acestor informații va fi destul de simplă. Versiunea pe hârtie va trebui revizuită mult timp și foarte atent, iar dacă activitățile angajatului sunt studiate, de exemplu, timp de trei ani, acest proces va dura foarte mult.

Dacă într-o organizație, fluxul de documente de management se realizează folosind programe 1C, atunci toate comenzile sunt înregistrate automat în acesta. De asemenea, puteți crea o versiune electronică în Excela pentru uz intern. Dacă într-o organizație jurnalul este păstrat inițial în formă electronică, care apoi este tipărită, atunci toate foile tipărite sunt numerotate, cusate și sigilate pentru a fi depuse în arhivă.

Jurnal de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal- acesta este un jurnal în care sunt înregistrate toate comenzile emise pentru personalul organizației.

Jurnalul de comenzi pentru personal trebuie să fie dantelat, numerotat și prins și.

Angajatul serviciului de personal care ține un jurnal al comenzilor pentru personal trebuie să completeze coloanele în conformitate cu textele comenzilor pentru personal.

În prezent, nu există un formular unificat aprobat legal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal, astfel încât organizația are dreptul să-l dezvolte independent sub orice formă.

Perioada de valabilitate Registrul documentelor administrative pentru personal stabilit art. 258 b din Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de depozitare (aprobată de Ministerul Culturii al Federației Ruse la 25 august 2010) și constituie 75 de ani și 5 ani.

Pe baza diferitelor perioade de păstrare a jurnalelor, se poate recomanda să existe două jurnale pentru înregistrarea comenzilor pentru personalul din organizație.

Într-o singură revistă cu termen de valabilitate de 75 de ani

despre mutare;
despre combinație;
, pregătire avansată, atribuire de titluri (grade);
despre schimbarea numelui de familie;
despre încurajare, recompensă;
, bonusuri, diverse plăți;
toate tipurile de concedii pentru angajații cu condiții de muncă grele, vătămătoare și periculoase;
despre concediul parental;
în concedii fără plată (salarii);
de gardă după profilul activității principale;
în călătoriile de afaceri pentru lucrătorii cu condiții de muncă dificile, dăunătoare și periculoase.

Într-o altă revistă cu termen de valabilitate de 5 ani comenzi pentru personal precum:

despre sancțiuni disciplinare;
despre concedii în legătură cu pregătirea;
despre datorie;
despre călătoriile de afaceri interne și externe pe termen scurt.

Este posibilă o împărțire mai detaliată a înregistrării grupurilor de ordine și instrucțiuni de personal. În acest caz, sunt identificate grupuri independente și sunt menținute fișiere de înregistrare separate (reviste diferite).

Cerințe pentru crearea și completarea unui jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Să notăm câteva cerințe pe care trebuie să le cunoașteți atunci când țineți un jurnal al comenzilor pentru personal. Partea din față a jurnalului indică datele de început și de sfârșit ale menținerii acestuia, indexul acestui jurnal conform nomenclatorului cazurilor (dacă există).

Partea din față a jurnalului de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Informații despre angajatul responsabil cu menținerea jurnalului pot fi furnizate pe coperta jurnalului (față sau spate), pe fiecare sau ultima pagină:

Persoana responsabilă cu menținerea jurnalului:

__________________________ __________________________
poziția nume, prenume, patronimic

Paginile jurnalului trebuie să fie protejate împotriva confiscării și atașării, pentru aceasta:

foile revistei sunt numerotate, dantelate, sigilate cu sigiliu (ceara de ceară, mastic) iar revista este certificată de șeful departamentului de personal sau de șeful adjunct al organizației pentru managementul personalului sau șeful organizației însuși;

Foile revistei sunt numerotate în ordine și dantelate un autocolant cu ștampila departamentului sau organizației de resurse umane este plasat pe nodul de șiret al foilor de pe ultima pagină. În acest caz, se face o inscripție de certificare pe ultima pagină:

În această revistă este numerotat, dantelat

și sigilat cu ________ foi

Șef departament HR

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Numele, prenumele, patronimul în reviste trebuie să fie indicate în întregime, iar numele postului, specialității, profesiei - în conformitate cu tabelul de personal.

Ștergerea, corectarea sau ștergerea înregistrărilor făcute anterior folosind mijloace corective nu sunt permise.

Dacă totuși este necesar să se facă corecții, atunci intrările greșite sau greșite sunt tăiate cu un rând, astfel încât textul scris anterior să fie lizibil. Se face o nouă intrare în aceeași coloană. Dacă jurnalul are o coloană „Notă”, se face următoarea înregistrare în el:

Corectat în coloana ____

__________________ ______________________
(semnătură) (decriptare semnătură)

"___" ______________20___

Dacă coloana „Notă” lipsește din jurnal, atunci informațiile introduse greșit nu sunt tăiate, dar sub ea se face același marcaj ca în cartea de lucru („înscrierea nr. ___ din coloana nr. ___ este invalidă”) și sunt indicate informații noi.

Jurnalul este un document intern și nu poate fi transferat angajaților din alte departamente decât departamentul HR fără un ordin corespunzător din partea șefului departamentului HR.

Șefii de departamente sau alți funcționari ai organizației trebuie să fie familiarizați cu jurnalul în prezența persoanei responsabile cu întreținerea acestuia.

Jurnalele cu o anumită regularitate, stabilite în departamentul de personal, sunt prezentate șefului de departament pentru a verifica oportunitatea și corectitudinea deciziilor luate, pentru întocmirea rapoartelor, rapoartelor și analizei muncii personalului.

În timpul procesului de întreținere, jurnalul este păstrat de persoana responsabilă cu întreținerea acestuia. Când revista se termină, se face o înregistrare corespunzătoare pe coperta frontală.

Deoarece în prezent nu există un formular unificat aprobat legal pentru jurnalul de comenzi pentru personal, vom oferi o formă aproximativă a jurnalului. Dacă este necesar, puteți adăuga coloane suplimentare sau le puteți elimina pe cele inutile.

Număr de ordine– o denumire digitală și/sau scrisă (indexare) atribuită unui document în timpul înregistrării acestuia.

Regulile de indexare a comenzilor de personal sunt elaborate chiar de organizație. În practica serviciilor de personal, indexarea alfanumerice a devenit cea mai răspândită.

Dacă există volume mari de documente, este recomandabil să grupați separat comenzile de personal legate de diverse probleme de lucru cu personalul, folosind diferite indexări. De exemplu: litera „k” (personal) sau l/s (pentru personal) se adaugă la numerele de ordine ale comenzilor privind circulația personalului (angajare, transfer la un alt loc de muncă, concediere), pentru comenzile de detașare a lucrătorilor - „km” , privind acordarea concediilor - „o”, pe stimulente - „p”, pe sancțiuni disciplinare - „v”, etc.

Data emiterii ordinului este numărul când a fost semnat de manager sau de persoana împuternicită. Data se înscrie în coloana 3 (vezi Anexa).

În coloana 4 Tipul comenzii Se face o înregistrare cu privire la problema muncii cu personalul a fost emis ordinul (angajare, concediere, transfer, despre următoarea vacanță etc.).

Coloanele 5, 6, 7, 8 conțin informații despre angajatul în privința căruia a fost emis ordinul.

Conținutul pe scurt al comenzii sau titlul acestuia, care este scris la începutul textului ordinului, se înscrie în jurnal în coloana 10 (vezi Anexa).

În coloana 10 Baza se indică documentul de iniţiativă care a stat la baza emiterii ordinului.

Folosit pentru a înregistra comenzi pentru admiterea, transferul și concedierea angajaților, precum și alte comenzi cu termen de valabilitate 75 de ani.

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Comenzi pentru personal- acestea sunt principalele documente care determină poziția oficială a angajaților și servesc drept bază pentru efectuarea înregistrărilor în documentele contabile (de exemplu, carnete de muncă, carduri personale, documente financiare). Perioada de valabilitate - 75 de ani.

La comenzile pentru personal cutermen de valabilitate 75 de aniSe aplică următoarele ordine:

La angajarea unui angajat (lucrători)
La încetarea unui contract de muncă cu un angajat (angajați)
La transferul unui angajat (lucrători) la un alt loc de muncă
Despre combinarea posturilor/profesiilor
privind stabilirea salariilor (modificări ale mărimii salariilor ca modificare a condițiilor esențiale ale contractului de muncă);
La trimiterea unui angajat (lucrători) într-o călătorie de afaceri (pe termen lung, străină)
La acordarea concediului pentru creșterea copilului de până la 1,5, 3 ani
La ieșirea anticipată din concediul pentru creșterea copilului până la 1,5, 3 ani
La acordarea angajaților (angajaților) concediu fără plată
La schimbarea numelui, numelui, patronimului unui angajat
Pe stimulentele angajaților (bonusuri, anunțuri de recunoștință, recompensare cu un cadou valoros, certificat de onoare etc.).
etc.

Trebuie menționat doar că ordinele de numire a funcționarilor de vârf ai întreprinderii, acei funcționari care sunt menționați în statut (de exemplu, director general, contabil șef, șef serviciu de control intern), sunt comenzi pentru activitățile de bază, și nu de personal.

Înregistrarea anumitor tipuri de comenzi pentru personal se realizează în conformitate cu Formularele unificate ale documentației contabile primare pentru evidența personalului. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a unificat formele următoarelor ordine:

La angajarea unui angajat (Formular T-1, T-1a)
La transferul unui angajat la un alt loc de muncă (Formular T-5, T-5a)
La încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (Formular T-8, T-8 a)
La trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (Formularul T-9, T-9a)
Cu privire la stimulentele angajaților (formularul T-11, T-11a)

Adăugarea literei „a” la numărul formularului unificat înseamnă că acesta este destinat documentării unei comenzi pentru personal, în care o acțiune administrativă (de exemplu, angajare) se aplică mai multor angajați. Formularele de comandă unificate fără litera „a” sunt folosite pentru a emite o comandă individuală (o acțiune administrativă per angajat).

Înregistrare este o înregistrare a datelor contabile despre un document într-o formă prescrisă, înregistrând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.

(GOST R 51141-98)

Înregistrare– confirmarea faptului creării sau primirii unui document la o anumită oră (zi) prin introducerea acestuia în formularul de înregistrare, atribuirea unui număr și înregistrarea datelor de bază despre document. După cum rezultă din definiție, înregistrareîn primul rând dă forță juridică unui document, pentru că consemnează faptul creării sau primirii acestuia. Până când documentul nu este înregistrat, nu și-a primit numărul, nu este formalizat și nu pare să existe încă.

Ordinea de numerotare a comenzilor pentru personal nu este reglementată. În Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate. prin ordinul lui Rosarkhiv din 27 noiembrie 2000 nr. 68, se remarcă doar că ordinele sunt numerotate secvenţial în cadrul anului calendaristic; comenzile pentru activitățile de bază, personalul și instrucțiunile sunt numerotate separat (clauza 4.1.3).

Vă rugăm să rețineți că în conformitate cu paragraful „e” al art. 358 Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată. Rosarkhiv 25.08.2010, pt Jurnale de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal perioada de stocare este stabilită 75 de ani.

Registrul de comenzi vă permite să sistematizați fluxul de documente în organizație, ceea ce facilitează trecerea inspecțiilor GIT. Aflați cum să-l proiectați, descărcați exemple de reviste

Citiți în acest articol:

Reguli pentru menținerea unui jurnal de comenzi

Activitățile oricărei organizații presupun generarea unui număr mare de documente, inclusiv comenzi, care trebuie păstrate timp de 5 sau 75 de ani. Din acest motiv, trebuie să existe două jurnale de ordine, care pot fi ținute și electronic. În al doilea caz, este necesar să se asigure o copie de rezervă a datelor, astfel încât documentele să nu se piardă ca urmare a unei defecțiuni.

Indiferent de modul în care sunt înregistrate comenzile în organizație (electronic sau pe hârtie), este necesar să se respecte regulile generale de înregistrare a revistelor. În viitor, acest lucru va ajuta la evitarea întrebărilor inutile în timpul verificărilor și la găsirea rapidă a înregistrărilor sau documentelor necesare.

Caiet de comenzi: model de model

pagina de titlu reflectă numele complet al documentului, precum și data executării acestuia;
mai jos indicați numele companiei sau unității structurale a organizației;
revista se numerotează, se cusează, se sigilează cu semnăturile personale ale conducătorilor întreprinderii și se aplică sigiliu, dacă este folosit;
Pentru a proteja împotriva falsificării, jurnalul de înregistrare este sigilat.

Există cinci jurnale obligatorii, restul sunt voluntare. Dar chiar dacă nu doriți să „faceți documente suplimentare”, nu vă grăbiți să le abandonați - citiți articolul din revista HR Directory. În ea, experții au examinat cinci situații în care astfel de reviste ajută un ofițer de personal să-și demonstreze cazul în instanță și să se salveze de o amendă mare.

Jurnalul de comenzi conține mai multe coloane:

a doua coloană este utilizată pentru înregistrarea datelor cu caracter personal (funcția persoanei responsabile, numele complet);
al treilea este pentru numerele de comandă. Există, de asemenea, indicarea codurilor de litere: „LS” (personal), „OD” (activitate principală), „O” (vacanță);
în coloana a patra a carnetului de comenzi sunt reflectate datele documentelor;
în al cincilea, indicați detaliile salariatului pentru care a fost emis ordinul, precum și funcția acestuia;
în al șaselea există un rezumat;
în al șaptelea - semnătura persoanei responsabile.

Jurnalul pentru înregistrarea comenzilor de personal poate fi completat într-o ordine diferită, deoarece aceasta depinde numai de forma cărții utilizate.

Documentul poate fi dezvoltat independent, iar organizația are, de asemenea, dreptul de a utiliza un șablon standard. Principalul lucru este că conține coloane obligatorii și auxiliare.

În unele cazuri, nu există o linie separată „Note” în document. Dacă înscrierea este făcută greșit, se face o notă, ca în carnetele de muncă ale lucrătorilor. De exemplu: „Nr. înregistrare este invalid”. În acest caz, indicați mai jos intrarea corectă și semnați-o. Dacă organizația folosește sigilii, atunci corecțiile sunt certificate de către aceștia.

Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru personal trebuie completat clar și fără ștersături. Este strict interzisă tăierea intrărilor, literele sau încercarea de a elimina informații folosind mijloace corective. Este inacceptabil să ai pagini care nu sunt numerotate. Caietul de comenzi pentru personal este completat numai cu text continuu.

Cum se creează un jurnal de comenzi

Organizațiile, și în special firmele comerciale, pot folosi orice formular de jurnal de comandă, dar procedura de menținere a cărții trebuie să fie consacrată în reglementări locale separate. Se stabileste direct de directorul general al societatii sau de alta persoana autorizata.

Actul trebuie să includă:

Numele complet , posturile de angajati responsabili cu intocmirea si pastrarea documentului;
angajații cărora le este transferată responsabilitatea ținerii unui jurnal în cazul în care persoanele principale responsabile pentru acesta lipsesc temporar;
perioadele de stocare stabilite pentru carnetul de comenzi;
locație de depozitare a documentelor complet completate.

De obicei, secretarul este responsabil de ținerea registrului de ordine dacă organizația este mică. În firmele mari, această responsabilitate poate fi atribuită unui angajat individual. În acest caz, responsabilitatea pentru siguranța documentului trebuie reflectată într-un act local, contract de muncă sau fișă a postului, deoarece este posibilă deteriorarea cărții sau pierderea acesteia. Unele companii mențin mai multe jurnale simultan - în formă obișnuită și electronică.

În ciuda faptului că registrul de ordine de personal este un document opțional, experții recomandă păstrarea unuia pentru fiecare organizație. Acest lucru se datorează faptului că în timpul controalelor, societatea are la dispoziție doar trei zile pentru a pregăti pachetul de documente necesar, care va fi verificat de inspectoratul de muncă sau de fisc. În acest caz, jurnalul de comenzi vă va permite să găsiți rapid documentele necesare. În plus, facilitează munca multor specialiști ai companiei, deoarece vă permite să sistematizați fluxul de documente.

Dacă o organizație nu dorește să dezvolte independent un jurnal de comenzi, un exemplu de document poate fi descărcat sau achiziționat de la un magazin specializat. În primul caz, cartea nu trebuie doar tipărită, ci și numerotată și sigilată, iar apoi puteți începe să o proiectați și să o întrețineți. Totodată, specialistul responsabil cu menținerea unui jurnal al comenzilor HR, al cărui eșantion nu este stabilit la nivel legislativ, este obligat să respecte regulile generale de completare a documentului.

Fișiere atașate

Model pentru Registrul comenzilor pentru personal.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de încetare a unui contract de muncă cu un salariat prin acordul părților.doc
Un exemplu de înregistrare a ordinului unui angajator de a transfera un salariat la un alt loc de muncă permanent, care necesită o trimitere pentru un examen medical obligatoriu, la cererea sa scrisă.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer al unui angajat la un alt loc de muncă permanent care nu necesită trimitere pentru un examen medical obligatoriu, la cererea sa scrisă.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer al unui angajat la un alt loc de muncă permanent, care necesită trimitere pentru un examen medical preliminar obligatoriu, la cererea sa verbală.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer al unui angajat la un alt loc de muncă permanent care nu necesită trimitere pentru un examen medical obligatoriu, la cererea sa verbală.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer temporar al unui angajat la un alt loc de muncă, care necesită o trimitere pentru un examen medical obligatoriu, la cererea sa scrisă.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer temporar al unui angajat la un alt loc de muncă care nu necesită trimitere pentru un examen medical obligatoriu, la cererea sa scrisă.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer temporar a unui angajat la un alt loc de muncă, care necesită trimitere pentru un examen medical preliminar obligatoriu, la cererea sa orală.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de transfer temporar al unui angajat la un alt loc de muncă care nu necesită trimitere pentru un examen medical obligatoriu, la cererea sa orală.doc
Un exemplu de înregistrare a unei comenzi de recompensare a unui angajat sub formă necorporală.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de recompensare în numerar a unui angajat dacă bonusul nu este prevăzut de sistemul de remunerare.doc
Un exemplu de înregistrare a unei comenzi de stimulente materiale pentru un angajat în formă nemoneară.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de recompensare a unui angajat în forme nemateriale și bănești dacă bonusul nu este prevăzut de sistemul de remunerare.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de recompensare a unui angajat în forme nemonetare intangibile și tangibile.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de încetare anticipată a unui contract de muncă cu șeful unei organizații (concediere) înainte de expirarea perioadei legale de preaviz pentru concediere din cauza imposibilității de a continua munca.doc
Un exemplu de înregistrare a unui ordin de încetare anticipată la inițiativa unui angajat cu un contract de muncă pe durată determinată (clauza 3, partea 1, articolul 77 din Codul Muncii al Federației Ruse) (opțiunea 1).doc.
Un exemplu de înregistrare a unei comenzi de încetare anticipată a unui contract de muncă cu șeful unei organizații (concediere).doc
Jurnalul comenzilor de detașare a lucrătorilor.docx
Revista personalului.docx

În acest articol vă vom spune cum să creați și să mențineți un jurnal de comenzi pentru personal. Vom împărtăși mostre și nuanțe importante care sunt importante pentru ca cei responsabili cu menținerea documentului să țină cont.

Descărcați eșantionul

De ce aveți nevoie de un jurnal de comenzi de personal?

Ordinele de personal sunt documente care oficializează relațiile de muncă: angajare, transfer, mutare, concediere, concedii, călătorii de afaceri. Contabilitatea documentației de personal, care include ordinele de personal, este reglementată de art. 358 Rezoluția Arhivei Federale din 6 septembrie 2000. În special, această rezoluție conține o clauză care impune păstrarea evidenței documentației de personal separat de toate celelalte documente ale companiei. În practică, aceasta înseamnă că fiecare companie trebuie să aibă un jurnal special pentru înregistrarea comenzilor pentru personal. Nu există o formă unificată de ordine. Aceasta înseamnă că puteți dezvolta și implementa propria versiune a documentului în munca de birou.

Dacă formularul jurnalului rămâne liber, atunci perioada de stocare a documentelor este strict reglementată. Perioada de depozitare este determinată de tipul comenzii și poate varia de la 5 la 75 de ani.

În acest caz, este indicat să păstrați mai multe jurnale pentru comenzile cu perioade de stocare diferite.

În primul jurnal, înregistrați comenzile care trebuie păstrate timp de 75 de ani. Acestea sunt comenzi despre:

angajare;
mutarea;
combinaţie;
traducere;
concediere;
certificare, pregătire avansată;
schimbarea prenumelui;
încurajare, recompensă;
salarii, bonusuri, diverse plăți;
toate tipurile de concedii pentru angajații cu condiții de muncă grele, vătămătoare și periculoase;
concediu de maternitate;
pleacă fără plată;
sarcina in functie de profilul activitatii principale;
călătorii lungi de afaceri interne și străine;
călătorii de afaceri pentru lucrătorii cu condiții de muncă dificile, dăunătoare și periculoase.

Al doilea jurnal înregistrează comenzile cu termen de valabilitate de 5 ani. Acestea sunt ordine cu privire la sancțiuni disciplinare, concediu anual plătit, concediu de studii, serviciu și călătorii de afaceri pe termen scurt.

Dacă compania are un volum mare de flux de documente, este mai bine să păstrați mai multe jurnale de comenzi, fiecare dintre acestea corespunzând unei anumite perioade de stocare.

Cum să întocmești și să menții corect un registru de comenzi

Forma liberă de ținere a unui jurnal de comenzi pentru personal nu va elimina necesitatea respectării cu strictețe a regulilor de bază pentru întocmirea documentației de acest fel. În special, coperta documentului ar trebui să conțină datele la care a început și s-a încheiat. Indexul jurnalului trebuie să corespundă nomenclatorului cazurilor acceptate în organizație. Desigur, aceste informații ar trebui să fie pe coperta revistei.

Coperta jurnalului de comenzi de personal: eșantion

Descărcați eșantionul

Există trei moduri general acceptate de a indica informații despre angajatul care este responsabil pentru menținerea și stocarea registrului. Prima opțiune este să plasați informații despre aceasta pe pagina de titlu a revistei sau pe spatele acesteia. A doua opțiune este de a indica informații despre persoana responsabilă chiar la sfârșitul jurnalului, pe ultima pagină. A treia opțiune este să plasați datele în partea de jos a fiecărei pagini a documentului. Dacă creați un jurnal electronic, puteți introduce aceste informații în subsolul paginii

Exemplu de informații despre persoana responsabilă cu menținerea jurnalului

Descărcați exemplu de revistă

Jurnalul de comenzi aparține categoriei de documentație de raportare strictă. Prin urmare, există reguli speciale de proiectare care împiedică posibilitatea de a extrage, muta sau insera pagini noi.

Documentele se înregistrează în aceeași zi în care sunt semnate și aprobate (clauza 3.2.1.2 a Instituției de Învățământ Bugetar de Stat, aprobată prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 nr. 33, clauza 5.10 GOST R 7.0. 97-2016).
Data documentului trebuie să corespundă cu data semnării acestuia sau cu data evenimentului consemnat în document.
Înregistrările care au fost introduse incorect sunt interzise să fie șterse, curățate sau acoperite cu mijloace speciale. Textul incorect poate fi tăiat cu grijă. Introduceți datele corecte în aceeași coloană. În coloana „Note”, rețineți imediat că au fost făcute corecții la text
Este necesar să se indice complet numele de familie, prenumele și patronimele tuturor persoanelor menționate în conținutul documentului. Tabelul de personal al firmei este un standard conform căruia este necesar să se indice funcția, specialitatea sau profesia angajaților menționate în revistă.

Jurnal electronic de comenzi pentru personal: eșantion

Cum să îl utilizați pentru a introduce informații retroactiv

Jurnalul comenzilor de personal este clasificat ca documentație pentru uz intern. Aceasta înseamnă că numai angajații departamentului de resurse umane sau angajații responsabili cu menținerea acestui jurnal au acces la el. Cartea poate fi transferată angajaților altor departamente din cadrul întreprinderii numai după o comandă specială din partea șefului departamentului HR. Angajații altor departamente se pot familiariza cu conținutul jurnalului numai în prezența persoanei responsabile cu menținerea documentului.

Persoana responsabilă cu menținerea jurnalului este, de asemenea, responsabilă pentru păstrarea acestuia. Pe fața paginii de titlu se află nota lui, care certifică că a fost închisă.

Cum să păstrați un jurnal al comenzilor pentru personal

Am observat deja mai sus că nu există o procedură standard unică pentru efectuarea înregistrărilor în jurnal. Dar, în practică, există o secvență standard de acțiuni, în urma căreia poți fi sigur că formatezi cartea corect.

Pasul 1. Introduceți numărul comenzii în jurnal. De regulă, este atribuit unui document în momentul înregistrării. Numărul este format din cifre și litere. Ordinea în care sunt atribuite numerele într-o organizație poate fi oricare, dar cel mai comun este sistemul de indexare alfanumeric. Când volumul documentelor de personal este mare, dezvoltați imediat un sistem de indexare a comenzilor de către personal și adăugați litera corespunzătoare la indexul comenzilor. De exemplu, dacă ordinul se referă la deplasarea personalului - angajare, concediere, reducere, transfer pe o altă poziție - adăugați litera „k” (personal) sau „ls” (personal) la index. Dacă comanda este legată de vacanțe, atunci adăugați marca „o”, cu călătorii de afaceri - „km”, stimulente - „p”, penalități - „v”.

Pasul 2. Introduceți data. Data publicării documentului este data la care a fost semnat de directorul general al societății.

Pasul 3. Specificați tipul documentului. Tipul ordinului este determinat de problema pentru care a fost emis - angajare, concediere, concediu, transfer pe un alt post.

Pasul 4. Introduceți detaliile angajatului care este afectat de comandă: indicați numele complet, funcția și departamentul în care lucrează.

Pasul 5. Faceți un scurt rezumat al lucrării. De regulă, titlul ordinului reflectă conținutul său succint. De exemplu, „Despre angajarea pe 18.05.2018”

Pasul 6. Indicați baza documentului. La baza ordinului se află documentul de inițiativă care a servit drept motiv pentru publicarea acestuia. De exemplu, o declarație de la un angajat sau un ordin de la conducere.

Exemplu de jurnal de bord pentru personal