De ce avem nevoie de o clauză de subdiviziune? Elaborarea reglementărilor privind diviziunile structurale

Cel mai divers și cel mai puțin reglementat grup de documente de natură organizatorică și juridică reprezintă reglementări pe departamente, dintre care mostre se găsesc în orice organizație, regulamente, instrucțiuni, reguli. Ele sunt dezvoltate de departamentele relevante ale întreprinderilor în toate domeniile de activitate ale companiei.

Substanța documentului

Reglementări privind departamentele, ale căror mostre sunt adesea localizate la muncitori de personal organizaţiile este acte juridice, care stabilesc regulile de bază de funcționare a companiilor, diviziilor lor structurale, instituțiilor subordonate, întreprinderilor și organizațiilor.

O altă interpretare a regulamentului este o colecție de reguli care reglementează anumite domenii de activitate (politice, culturale, economice etc.).

Un grup separat de documente este în curs de dezvoltare pentru a reglementa un set de relații de muncă, organizaționale și de altă natură pe diverse probleme specifice. De exemplu, un eșantion de regulament standard privind departamentul de personal, un regulament privind fluxul de documente etc.

Pe lângă actele standard, se elaborează documente cu caracter individual. Scopul elaborării acestor prevederi de către organizațiile de nivel superior este de a reglementa activitățile structurilor, diviziilor, organelor subordonate specifice etc.

Reglementările privind departamentele, ale căror mostre sunt elaborate la fiecare întreprindere, se referă la actele de reglementare locale. Scopul lor este de a reglementa toate domeniile de lucru ale diviziilor specifice ale companiei.

Pe formulare se întocmesc reglementări pe departamente în funcție de eșantion tip generalși includeți următoarele detalii:

• Numele întreprinderii.
• Denumirea tipului de act desfășurat.
• Data creării documentului.
• Numărul de ordine de înregistrare al actului.
• Locul în care a fost întocmit documentul.
• Ștampila „Aprobat”.
• Textul documentului.
• Semnătura șefului organizației.

Un ordin de aprobare a regulamentului departamentului (exemplul de mai jos) este întocmit de către angajații departamentului HR și semnat de șeful întreprinderii.

Reglementările privind diviziunile structurale constau în majoritatea cazurilor din șase secțiuni:

1. Informații generale.
2. Sarcinile și obiectivele unității.
3. Funcțiile departamentului.
4. Drepturile și responsabilitățile unei unități structurale.
5. Responsabilitatea departamentului.
6. Relația unității cu alte unități structurale.

Informații generale

ÎN Informații generale Reglementările departamentului (secțiunea eșantion de mai jos) indică următoarele informații.

• Numele complet al departamentului structural (și denumirea prescurtată dacă este consemnată în documentele statutare).
• O indicație a locului pe care unitatea îl ocupă în structura întreprinderii (organizației).
• Determinarea gradului de independență economică și de afaceri.
• Informații despre cine raportează direct la unitatea specificată.
• Informații despre funcția persoanei care conduce departamentul structural, procedura de numire (destituire) din funcție.

Un exemplu de regulament privind departamentul de resurse umane al unei întreprinderi este unul dintre primele care au fost elaborate, deoarece aceste entități sunt angajate în angajarea de noi angajați.

Un paragraf separat al primei secțiuni a actului este o listă de documente de bază legale, de reglementare, de instrucție, de politică care sunt luate ca bază pentru activitățile unității.

În cazul în care compartimentul este împărțit în subdiviziuni sau sectoare, prevederile generale pot include o subclauză privind structura internă. Această subsecțiune conține informații despre diviziunea internă a departamentului, indicând numele (complet, prescurtat), pozițiile șefilor fiecăreia dintre diviziile lor, indicând persoanele și organele subordonate direct.

Ultimul paragraf conține informații despre dacă departamentul are un sigiliu separat. Dacă este prezent, sunt indicate o descriere a articolului, scopul și condițiile de depozitare.

Sarcinile și obiectivele unității

Reglementările privind departamentul de personal, un eșantion din care a fost prezentat mai sus, și alte unități structurale organizaționale din a doua secțiune conțin obiective și sarcini dezvoltate pe baza acestora. Acest punct ar trebui să justifice existența departamentului corespunzător în structura organizației.

Obiectivele pe care managementul le stabilește pentru divizie trebuie să îndeplinească cerințele de realitate, pe termen lung și de legătură între ele și alte planuri și obiective ale întreprinderii în ansamblu.

Funcțiile departamentului

Un exemplu de regulament privind departamentul de personal și alte divizii structurale trebuie să conțină o listă completă a funcțiilor unui anumit departament, a căror repartizare a competențelor sunt atribuite numai entității specificate și care competențe sunt învestite unității împreună cu alte departamente.

Dacă unele funcții sunt de natură generală, secțiunea indică sub ce formă este implicat acest sau acel departament în procesul de exercitare a competențelor. Dacă există o structură internă, se notează numele fiecărui subdepartament și responsabilitățile sale funcționale.

Drepturile și responsabilitățile unei unități structurale

În a patra secțiune a documentului (exemplu de dispoziție privind departament juridic organizație de mai jos) conține informații despre drepturile și responsabilitățile unității structurale.

Acest paragraf conține o listă a atribuțiilor acestei unități și a responsabilităților pe care aceasta le poartă în procesul de desfășurare a activităților sale. Secţiunea consemnează, de asemenea, caracteristicile drepturilor de natură specifică care nu au compartimente de structură similară.

Dacă o divizie este înzestrată cu orice competențe în raport cu alte unități structurale, o coloană separată indică în ce măsură subiectul poate exercita capacitatea legalizată de a oferi (cere, interzice, folosi) ceva de la un departament din subordine.

Sfera drepturilor este stabilită în funcție de măsura în care implementarea lor va ajuta la îndeplinirea eficientă a sarcinilor atribuite și la îndeplinirea funcțiilor.

Responsabilitatea departamentului

Secțiunea privind responsabilitatea este considerată una dintre cele mai importante din act (de exemplu, în reglementările privind departamentul juridic al organizației, un eșantion din care a fost prezentat mai sus). Acesta stabilește tipurile de răspundere administrativă, disciplinară și, în cazuri excepționale, penală.

O mare responsabilitate revine angajaților departamentului de achiziții (exemplu de poziție de mai jos), care este menționat direct în legile federale relevante.

Adesea, măsurile de sancționare sunt aplicate numai șefului departamentului relevant dacă acesta nepotrivitîndeplinește atribuțiile care îi sunt atribuite. Secţiunea trebuie să conţină şi formulări precise de responsabilitate economică în raport cu gestiunea contabilităţii economice interne.

Relațiile unității cu alte unități și organizații structurale

Un aspect important al activității departamentelor este interacțiunea departamentelor din cadrul organizației și cu entitățile externe. Un rol important îl joacă aici prevederea cu privire la departamentul juridic (un eșantion este prezentat în articol), care ar trebui să reflecte modalitățile de exercitare a atribuțiilor în afara întreprinderii, întrucât specialiștii sfera juridică datorită specificului muncii, ei interacționează adesea cu terți și organizații.

A șasea parte ar trebui să înregistreze procesul de flux de documente în cadrul departamentului și în interacțiune cu alte departamente. Aici este de asemenea indicată o listă a documentelor de bază care ar trebui elaborate de unitățile structurale relevante personal și împreună cu alte departamente.

Un aspect important al celei de-a șasea secțiuni este determinarea frecvenței și calendarului depunerii actelor elaborate.

La finalul documentului de afaceri, care completează actul întocmit, se pun semnătura șefului unității structurale și o marcă care confirmă aprobarea documentului de către conducătorul întregii întreprinderi.

Reglementări privind organele colegiale și consultative

Un punct separat este prevederea privind organele colegiale și consultative. Este un document tip organizatoric, care este de natură reglementară.

Dispoziția luată în considerare include următoarele paragrafe:

• compus;
• caracteristici ale ordinii de formare;
• competenţă;
• procedura de operare;
• drepturi și responsabilități.

Organismele de tip consultativ sau colegial pot fi de conducere (de exemplu, un consiliu de administrație, un consiliu de administrație) și specializate (consiliu academic, științific, tehnic sau pedagogic).

Reglementările privind un organism consultativ sau colegial înregistrează următoarele informații:

1. Starea subiectului.
2. Procedura de intocmire a planurilor de lucru.
3. Caracteristici ale pregătirii materialelor luate în considerare la întâlnire.
4. Trimiterea materialelor aprobate și a altor documente spre examinare.
5. Procedura de examinare a documentelor și de luare a deciziei finale luate în ședință.
6. Mentinerea proceselor verbale scrise.
7. Formalizarea deciziei finale.
8. Procedura de anunțare a deciziei tuturor interpreților.
9. Asigurarea intalnirilor cu material si echipament tehnic.

Caracteristici ale întocmirii unor prevederi

Regulamentul de personal poate fi întocmit în raport cu toți angajații sau salariații unei unități separate. De exemplu, un regulament privind un departament comercial (exemplul de mai jos) poate fi elaborat separat, iar asupra membrilor unui departament structural - separat.

Documentul de personal trebuie să reflecte următoarele aspecte:

• probleme de dezvoltare socială și profesională a membrilor echipei de lucru;
• stabilirea principiilor de bază ale relaţiilor de muncă dintre personal şi angajator;
• determinarea modalităților de organizare a muncii;
• dezvăluirea conceptului de personal al întreprinderii - principiile și sistemul de recrutare, elaborarea planurilor, stimularea performanței, politica în sfera socială firme etc.;
• formularea responsabilităţii reciproce a personalului şi angajatorului.

Reglementări privind departamentul de personal, un eșantion din care este prelevat din practica muncii de birou ţări străine, este un document menit să reglementeze relaţiile sociale şi de muncăîn procesul de formare a organizaţiilor comerciale şi a întreprinderilor din ţară în timpul formării instituţiei raporturilor de proprietate privată.

Datorită faptului că apariția unui nou tip de acte este asociată cu apariția relațiilor financiare și comerciale, rolul documentelor relevante a crescut. Reglementările privind compartimentul comercial, în baza cărora se întocmește adesea un act de reglementare a specificului muncii personalului, împreună cu documentul în cauză, este elaborat de specialiști de specialitate: angajați ai departamentului de plăți și organizare a muncii, Departamentele HR, serviciul juridic etc.

În cele mai multe cazuri, un grup de angajați este condus de directorul de resurse umane, șef adjunct al departamentului de dezvoltare a întreprinderii sau șeful companiei însuși. Codul Muncii nu conține cerințe pentru redactarea dispozițiilor de acest tip. În acest sens, paragrafele sale nu sunt relevante pentru cetățenii care prestează servicii organizațiilor în baza unor contracte de drept civil.

Regulamentul de Personal conține principii pentru construirea relațiilor dintre administrație și angajați, a căror listă cuprinde următoarele aspecte:

• respectarea reglementărilor legale;
• egalitatea subiecților;
• caracterul voluntar al asumării obligațiilor;
• autoritatea reprezentanților legali ai subiecților;
• prevenirea muncii obligatorii sau forțate, a discriminării în procesul de muncă;
• realitatea îndeplinirii obligaţiilor asumate.

În procesul de elaborare a regulamentului, angajatorul trebuie să țină cont de principiile specificate de interacțiune între părți, precum și de alte reguli de construire a relațiilor dintre angajator și angajați. Nerespectarea cerințelor înregistrate poate duce la răspundere socială și legală.

Adesea, proprietarii de afaceri cer includerea unor clauze care interzic critica la adresa politicilor companiei atunci când vorbesc cu concurenții și clienții. În plus, nu este permisă dezvăluirea informațiilor despre dificultățile pe care le întâmpină întreprinderea către persoane din afară. De asemenea, este strict interzisă efectuarea de acțiuni care subminează reputația organizației.

Nu există modele și forme uniforme pentru poziția în cauză. Prin urmare, fiecare întreprindere trebuie să dezvolte un act în mod independent.

Următorul tip special de prevedere este un act de încurajare morală și materială. Este considerat un document de tip local, prin urmare autoritățile de asigurări și pensii, atunci când apar probleme controversate cu privire la plăți, adesea nu acceptă acte dezvoltate la întreprindere.

Scopul elaborării reglementărilor este de a motiva angajații să îmbunătățească calitatea productivității în îndeplinirea sarcinilor atribuite angajaților, îndeplinirea conștiincioasă și la timp a atribuțiilor de serviciu, precum și creșterea gradului de responsabilitate.

Documentul trebuie să conțină următoarele secțiuni:

• principiile de aplicare a măsurilor de stimulare;
• indicatori de bază de evaluare a performanței;
• tipuri, măsuri, forme de încurajare;
• procedura de selectie a angajatilor;
• competența managerului cu privire la aplicarea măsurilor;
• motive pentru recompensarea angajaților (directivă, comandă);
• procedura de desfasurare a activitatilor relevante.

Adesea, actele privind aplicarea măsurilor de stimulare sunt întocmite în cadrul reglementărilor privind departamentul financiar al întreprinderii, un eșantion din care este elaborat împreună cu alte documente similare.

Semnarea documentelor relevante este efectuată de șefii adjuncți ai întreprinderii, care reglementează activitatea acestor domenii (adesea majoritatea reglementărilor sunt formate din angajați ai personalului și specialiști din departamentul juridic).

Organizația prevede cel mai adesea necesitatea aprobării tuturor documentelor compilate de șeful serviciului juridic sau alt funcționar care este responsabil pentru aspect legal activitatile intreprinderii.

Unele companii cer ca documentele întocmite să fie, de asemenea, verificate de contabil șef, mai ales dacă situația implică costuri financiare mari. Aprobarea finală se efectuează de către conducătorul întreprinderii.

Aspectul structurii documentului

Paragrafele documentului în cauză sunt similare cu secțiunile reglementărilor privind departamentul de contabilitate (exemplul de mai jos) și alte divizii ale întreprinderilor. Actul trebuie să dezvăluie următoarele aspecte ale activității companiei:

1. Prevederi generale.
2. Principii de bază pentru construirea muncii unei întreprinderi și relația dintre conducerea organizației și personal.
3. Procedura de înregistrare a raporturilor de muncă.
4. Puterile si responsabilitatile de baza ale angajatorului.
5. Drepturile și obligațiile angajaților companiei.
6. Timp de muncă și odihnă.
7. Procedura de plata.
8. Garantii sociale.
9. Metode de evaluare a calificărilor angajaților.
10. Asigurarea angajării lucrătorilor.
11. Măsuri disciplinare (penalități și recompense).
12. Puncte finale.

Dacă firma a elaborat un document privind personalul, atunci noii angajați sunt introduși în situație înainte de semnarea unui contract de muncă.

Reglementările privind departamentele și diviziile structurale, dintre care mostre sunt disponibile la fiecare întreprindere, sunt elaborate cu scopul de a reglementa activitatea tuturor departamentelor organizației, de a repartiza responsabilitățile între acestea, de a stabili puterile fiecărei entități a companiei și de a determina limitele. de responsabilitate a fiecărei unități incluse în sistem structural companiilor.

Pe multe guverne și întreprinderi comerciale Reglementările privind diviziunile structurale sunt în curs de elaborare ca unul dintre documentele locale. Acest act, pe lângă aspectele legate de dezvoltarea echipei, poate acoperi regulile de comunicare cu personalul, procedura de participare a angajaților la distribuirea profiturilor, caracteristicile de formare avansată a angajaților și așa mai departe. Să analizăm mai detaliat modul în care Regulamentul privind unitate structurală. Un exemplu de document va fi, de asemenea, prezentat în articol.

Particularități

Documentul luat în considerare acționează ca un act organizatoric și tehnologic. Acesta definește:

1. Locul departamentului în sistemul întreprinderii.
2. Sarcina funcțională, responsabilitate tehnologică.
3. Documente de reglementare care reglementează activitățile diviziei unei organizații.

Actul se intocmeste direct in compartimentul intreprinderii. Șeful lui este responsabil pentru asta. Șeful organizației trebuie să revizuiască și să semneze documentul. O întreprindere poate avea un departament sau mai multe. Crearea diviziilor ar trebui să fie efectuată pe principiul oportunității. Activitățile lor trebuie să fie justificate și eficiente.

Secțiuni

Unitate structurală (exemple: departament personal, contabilitate, departamentul financiar etc.) îndeplinește anumite funcții. La întocmirea documentației, specificul activității, program, prezență/absență răspundere financiară angajati. Actul în cauză conține următoarele secțiuni:

1. Prevederi generale.
2. Sarcini.
3. Structura.
4. Funcții.
5. Interacțiunea cu alte departamente.
6. Responsabilități, drepturi și puteri.
7. Responsabilitate.

Secțiunea „Dispoziții generale” stabilește subordonarea departamentului față de o anumită persoană. De asemenea, poate defini domeniul de distribuție a documentului. În special, vorbim de cerințe pentru conținut, reguli de întocmire, acceptare, înregistrare și efectuare de completări/modificări la act. Aici este instalat statut juridic diviziuni. Secțiunea „Sarcini” formulează domeniile cheie ale activităților departamentului. Pentru orice împărțire separată li se atribuie responsabilitatea de a rezolva problemele ținând cont de cerințele timpurilor moderne. Astfel, sarcinile departamentului de HR pot implica mai mult decât doar angajarea și concedierea angajaților. Responsabilitățile sale pot include soluție cuprinzătoare probleme legate de formarea unei echipe eficiente.

Sistem și funcții

Această secțiune acoperă organizarea activității departamentului. În special, se stabilește componența numerică și responsabilitățile specifice ale angajaților. În procesul de compilare a acestei secțiuni, poate fi utilizată o matrice de distribuție a funcțiilor de management. Dacă lipsește, atunci informații de la Director de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați. Atunci când stabiliți funcțiile angajaților, puteți utiliza și standardele GOST.

Legături de servicii cu alte departamente

Organizarea muncii trebuie realizată în așa fel încât relațiile dintre diferitele părți ale întreprinderii să fie cât mai eficiente posibil. La alcătuirea acestei secțiuni, este necesar să se țină cont de faptul că nu trebuie descrisă interacțiunea angajaților individuali, ci a departamentelor întregi. Prin urmare, este necesar să ne concentrăm, în primul rând, pe legăturile oficiale dintre superiori. În această secțiune, puteți sublinia necesitatea de a coordona interacțiunile dintre angajații obișnuiți din diferite departamente. Adică, Regulamentul privind unitățile structurale stabilește dacă un angajat trebuie să obțină permisiunea de a interacționa cu alți specialiști. Se specifică separat cu cine trebuie coordonate exact anumite activități: cu șeful tău sau cu un funcționar al altui departament.

Competenta si responsabilitate

Secțiunile „Responsabilitate” și „Drepturi și obligații” sunt întocmite în conformitate cu funcțiile atribuite departamentului. Conținutul acestor secțiuni poate fi preluat din fișele postului. Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că Regulamentul privind diviziunile structurale oferă oportunități, stabilește responsabilități și îndatoriri nu pentru un anumit angajat, ci pentru întregul departament în ansamblu. Dacă doriți, le puteți nota pentru fiecare angajat. Cu toate acestea, este mai oportun să se stabilească puteri și responsabilități pentru toți angajații, evidențiindu-le separat pentru șeful departamentului. Responsabilitatea poate fi stabilită individual sau colectiv. Primul, în consecință, se va aplica șefului, iar ultimul angajaților. Aprobarea Regulamentului privind unitatea structurală se realizează după acordul acestuia cu avocatul companiei.

Cerințe de conținut

Reglementările privind compartimentările structurale nu sunt considerate un document obligatoriu prevăzut legislatia muncii. Dar tocmai acest act stabilește repartizarea sarcinilor, responsabilităților și funcțiilor între departamente și angajați din cadrul unei singure întreprinderi. Cerințele de conținut pot fi stabilite prin documente locale (standarde). Dacă acestea nu sunt disponibile la întreprindere, atunci puteți utiliza un „șablon” Regulament pe o unitate structurală - un eșantion. În orice caz, în procesul de întocmire a unui document, este necesar să se pornească de la faptul că acesta trebuie să conțină următoarele informații:

1. Locul în sistemul întreprinderii (o divizie separată sau parte a unui management, departament etc.).
2. Cadrul de reglementare. Documentele care reglementează activitățile (Lege federală, Carta etc.) sunt indicate aici.
3. Structura departamentului.
4. Șeful imediat.
5. Sarcini cheie.
6. Responsabilitate, îndatoriri, drepturi.

Pentru a evita disputele pe probleme de competență, este necesar să luați în considerare cu atenție conținutul documentului și să încercați să îl faceți succint și detaliat.

Reglementări privind împărțirea structurală a organizației: scop

Documentul acționează ca un act intern (local). Este întocmit pentru atribuirea organizatorică și legală a funcțiilor de conducere către departament și împărțirea rațională a competențelor între angajați. Actul definește responsabilitățile și îndatoririle șefului. Poziția apare ca element compus documentatia intreprinderii. Acesta stă la baza dezvoltării fișelor de post standard, personale (dacă este necesar) pentru angajați. Documentul este elaborat în conformitate cu actele de organizare și management în vigoare.

Elemente

Prevederea include:

1. Prima pagină.
2. Nume.
3. Scopul principal.
4. Baza de reglementare a activităților departamentului.
5. Descrierea structurii.
6. Funcțiile departamentului și repartizarea responsabilităților.
7. Informații și suport material.
8. Interacţiune.
9. Confidențialitate și managementul înregistrărilor.
10. Asigurarea securitatii si conditiilor de lucru corespunzatoare.

Compoziția și ordinea secțiunilor, denumirile blocurilor individuale se pot modifica în funcție de specificul unității.

Caracteristicile departamentului

Secțiunea „Scopul principal” descrie:

1. Locul unității în sistemul întreprinderii.
2. Subordonare.
3. Scop.
4. Reguli pentru formarea și lichidarea unui departament.

Blocul „Bazele de reglementare pentru activități” conține o listă de documente în conformitate cu care se elaborează Reglementările și va funcționa unitatea. Următoarea secțiune oferă informații specifice departamentului. Acesta descrie, în special:

1. Structura unității, ordinea în conformitate cu care este formată și aprobată.
2. Reguli de numire în funcția de șef, demitere și înlocuire. Dacă este necesar, descrieți cerințe de calificare(experienta, categorie, educatie).
3. Sarcinile șefului de departament.
4. Prezența și numărul substituenților, ordinea în care sunt repartizați între ei responsabilități de serviciu.
5. Reguli de aprobare a Regulamentului de reglementare a activității unităților structurale ale diviziei, instrucțiuni de service pentru angajati.
6. Procedura în conformitate cu care se formează personalul departamentului.

Modalități de afișare a informațiilor

Structura unității poate fi descrisă:

1. Metoda grafică. Este o reflectare schematică a unităților structurale. Relațiile administrative sunt evidențiate cu linii continue, relațiile funcționale cu linii punctate.
2. Prin metoda textului. În acest caz, se folosește o listă a unităților structurale (grupuri de angajați care îndeplinesc sarcini în anumite domenii sau angajați individuali) și se oferă o descriere a interacțiunilor.

Funcții și repartizarea responsabilităților

Această secțiune descrie:

1. Principalele tipuri de activități sau lucrări pe care departamentul trebuie să le efectueze pentru a implementa sarcinile care îi sunt atribuite.
2. Procedura de repartizare a responsabilitatilor si functiilor intre angajati.
3. Responsabilitatile postului, drepturile individuale ale sefului in conformitate cu reglementarile in vigoare. Responsabilitățile sale sunt, de asemenea, descrise aici.

Funcțiile sunt prezentate în ordinea priorității de execuție sau a importanței acestora. Regulamentele, de regulă, prevăd că responsabilitatea angajaților este determinată de fișele postului acestora.

Interacţiune

Această secțiune definește:

1. Relația unității cu alte departamente și funcționari la nivel de informare și fluxurile de materiale. Acestea din urmă includ conexiuni legate de activități și mișcarea valorilor. Interacțiunea informațională efectuat prin transferul documentaţiei.
2. Momentul și frecvența lucrărilor, furnizarea de informații, bunuri materiale etc.
3. Procedura în conformitate cu care se soluționează situațiile conflictuale apărute între departamente.

Informații și suport material

Această secțiune conține informații despre:

1. Surse interne și externe, procedura de dotare a departamentului cu mobilier, echipamente, mijloace organizatorice și tehnice etc.
2. Mentinerea inregistrarilor si asigurarea securitatii obiectelor de valoare.
3. Procedura de furnizare a documentelor de reglementare, literatură și alte resurse de informații.

Confidențialitate și managementul înregistrărilor

Acest bloc include informații despre gama de cazuri tratate de departament. Această secțiune indică și persoana care este responsabilă pentru producția lor. În cazul unui volum mare, lista cazurilor este dată într-un document separat (anexă). Dacă este necesar, secțiunea include tipuri de informații confidențiale, reguli de manipulare și responsabilitate pentru dezvăluire.

Asigurarea conditiilor de munca sigure

Această secțiune oferă reguli pentru menținerea unei stări sanitare și igienice adecvate a spațiilor alocate unității. De asemenea, descrie modul de a asigura operațiuni în siguranță. Această secțiune poate conține link-uri către documente de reglementare stabilirea unor astfel de reguli. Trebuie indicate persoanele responsabile.

Intocmirea si aprobarea documentului

Elaborarea Regulamentelor se realizează de către divizie în mod independent. De regulă, această sarcină este atribuită șefului departamentului. În primul rând, se întocmește un proiect de document. Este coordonat cu administrația superioară și cu angajații interesați. Acestea din urmă, în special, pot include:

1. Șefii de departamente cu care departamentul interacționează.
2. Șeful serviciul de personal.
3. Șef Departament Juridic.

O listă specifică a unităților coordonatoare și a angajaților este stabilită de către șef. De asemenea, organizează familiarizarea angajaților cu Regulamentul.

Modificări, anulare și revizuire a documentului

Ajustările la Regulament se fac de către șefii de departament în următoarele cazuri:

1. În timpul unei revizuiri planificate a documentului.
2. La redenumirea, reorganizarea unui departament, schimbarea subordonării acestuia, efectuarea de ajustări masa de personal.
3. La inițiativa angajaților și a șefului de departament pentru îmbunătățirea eficienței operaționale.
4. Când cadrul de reglementare se schimbă.

Procedura în conformitate cu care se convin modificările este similară cu cea stabilită pentru adoptarea regulamentului însuși. Perioada de efectuare a ajustărilor este de 1 lună. Dacă este necesar să se facă un număr mare de modificări, se întocmește o nouă versiune a Regulamentului. O revizuire planificată a documentului este efectuată cel puțin o dată la 5 ani. Anularea Regulamentului se face la acceptare noua editie sau în cazul lichidării departamentului. Dacă este necesar, se fac modificări la charter sau acte constitutiveîntreprinderilor.

Observare

Șeful întreprinderii stabilește lista angajaților care trebuie să pună mărci de aprobare în Regulament în conformitate cu ordinul privind repartizarea responsabilităților. Pentru a evita inexactitățile, precum și duplicarea anumitor interacțiuni cu servicii, funcții și, în consecință, pentru a preveni eventualele neînțelegeri între șefii de departamente în viitor, se practică avizarea documentelor pentru anumite servicii de către administrația acelor secții ale întreprinderii. cu care sunt în permanentă comunicare oficială. Dacă există mai mult de trei ștampile, atunci acestea sunt întocmite pe o pagină separată sau se creează o „Foaie de aprobare”. Unele întreprinderi prevăd aprobarea Regulamentelor de către șeful serviciului juridic sau consilierul juridic. Semnarea documentului se efectuează, după cum sa menționat mai sus, de către directorul general. Acest drept poate fi însă acordat și altor angajați din conducere. Aceștia pot fi directori adjuncți care asigură funcționarea grupurilor de departamente.

În plus

Toți angajații întreprinderii trebuie să se familiarizeze cu Regulamentele aprobate privind diviziile. Angajații sunt obligați să semneze documentul. În acest scop, este prevăzută o rubrică specială pentru informarea sau familiarizarea angajaților cu Regulamentul. Semnăturile sunt plasate în ordinea vechimii - semnează mai întâi șeful de departament, apoi toți angajații. Pentru a înregistra familiarizarea cu documentul, se poate folosi metoda prevăzută pentru fișele postului. Constă în întocmirea unei fișe separate de comunicare a Regulamentelor în atenția angajaților. Baza pentru efectuarea modificărilor documentului este un ordin de la directorul întreprinderii.

Metodele și procedura de executare a acestuia sunt similare cu cele stabilite pentru ajustări la fișele postului. În același timp, trebuie luat în considerare un punct important. Efectuarea de ajustări la Reglementările privind departamentele poate, și în unele cazuri trebuie în mod necesar, să implice modificări în fișele posturilor ale angajaților. În caz contrar, va exista inconsecvență în activitățile întregii întreprinderi. Reglementările privind diviziile nu sunt necesare, dar este foarte de dorit să le dezvolte, deoarece optimizează semnificativ activitățile departamentelor. Cu ajutorul acestui document, interacțiunea dintre angajații, șefii și adjuncții companiei devine mai clară și mai armonioasă. Acest document simplifică foarte mult controlul și managementul întreprinderii.

Fiecare departament își rezolvă propriile probleme. Pentru ca toate diviziile companiei să funcționeze armonios, aprobați reglementările departamentului - reglementări convenabile care stabilesc funcțiile unei unități structurale și procedura de interacțiune cu alte servicii.

Din articol vei afla:

Reglementările departamentului sunt un document organizațional și administrativ local, adesea folosit în companii mari cu diviziuni structurale independente. Elaborarea reglementărilor pentru fiecare departament vă permite să-i reglementați activitățile zilnice, să determinați principalele sarcini, să conturați structura internă și să distribuiți domeniile de responsabilitate. Un astfel de document poate fi întocmit pentru fiecare serviciu sau laborator, pentru ateliere, secții și birouri individuale.

În același timp, întreprinderile mici cu simplu structura organizatorica iar un număr limitat de angajați de obicei nu au nevoie de reglementări de acest fel. Dacă nu există divizarea în unități structurale independente (departamente, servicii), atunci prevederile care le reglementează statut juridic iar stabilirea procedurii de interacţiune cu alte departamente nu este necesară. Citiți mai multe despre standardele legislației muncii dezvoltate special pentru organizatii mici, citește articolele „ . Ce reguli pentru microîntreprinderi vor fi utile altor companii” și „Cecuri: can la plângerea unui angajat?

Descărcați documente pe această temă

Reglementări ale departamentului: structură și conținut

Pentru a elabora în mod competent reglementări pentru departamentul de resurse umane, departamentul de contabilitate sau orice altă divizie structurală a întreprinderii în 2018, vă recomandăm să utilizați un șablon convenabil.

Reglementările standard ale departamentului conțin următoarele secțiuni:

1. prevederi generale;
2. structura;
3. sarcini principale (misiuni);
4. funcții;
5. drepturi și responsabilități;
6. responsabilitate;
7. relațiile cu alte departamente.

În secțiunea „Dispoziții generale”, sunt indicate numele complet al departamentului și detaliile documentului pe baza căruia a fost creat, precum și ordinea de subordonare. Angajații obișnuiți raportează șefului departamentului, care, la rândul său, raportează directorului întreprinderii. Structura unității este explicată mai detaliat în a doua secțiune a documentului: se identifică categoriile de personal și se determină numărul acesteia.

Secțiunea „Sarcini” este foarte importantă, stabilind vectorul activităților departamentului. Angajatorul decide cât de detaliată ar trebui să fie formularea. De obicei vorbim doar despre domenii cheie de activitate. De exemplu, dacă luăm în considerare un exemplu de regulament privind departamentul de personal (serviciul personal), lista sarcinilor ar trebui să includă selecția și pregătirea personalului, acordarea angajaților cu drepturi și garanții în conformitate cu legislația muncii în vigoare și standardele locale, menținerea evidenței personalului , etc.

Ordin de aprobare a regulamentului departamentului

Ultima etapă este aprobarea „Regulamentului” de către șeful organizației (desigur, în absența obiecțiilor la proiectul propus). Dacă conținutul sau designul documentului nu se potrivește conducerii companiei, acesta este trimis spre revizuire.

Există două modalități de a aproba un act de reglementare local: prin emiterea unui ordin separat sau prin ștampila „Sunt de acord” pe documentul în sine. Angajatorul care a ales prima metodă întocmește un ordin de aprobare a regulamentului de compartiment în formă liberă. Ca șablon, puteți utiliza un exemplu de comandă care aprobă regulile interne reglementările muncii sau orice alt act de reglementare:

Descărcați în.doc

Descărcați în.doc

Modificări și modificări la nivel local reglementărilor sunt adăugate după cum este necesar. Dacă în viitor este nevoie de revizuire a regulamentului, utilizați recomandările experților (a se vedea articolele „Cum să dezvoltați și să aprobați în organizație”, „Cu cât timp în avans trebuie să notificați și alte probleme de personal").

În organizațiile mari și mijlocii, funcțiile de conducere sunt îndeplinite de unități independente, uneori separate geografic și având independență economică și administrativă. În scopul unei coordonări eficiente, activitățile lor ar trebui reglementate prin reglementările unității, aprobate de șeful organizației. Pentru întreprinderile mici în care funcționarii implementează funcții și sarcini de management, este suficient să se elaboreze fișe de post.

Regulamentul privind o unitate structurală este principalul document de reglementare care reglementează scopul și locul unității în întreprindere, structura acesteia, principalele funcții și sarcini ale conducerii, drepturile, responsabilitățile și formele de stimulente pentru angajații unității. Regulamentul unității se elaborează și se semnează de către șeful unității, convenit cu funcționarii competenți, comunicat salariaților contra chitanță cu indicarea datei revizuirii și aprobat de șeful organizației, indicând data și sigilat.

Datele inițiale pentru elaborarea Regulamentului de diviziune sunt: ​​structura organizatorică, structura funcțională, tabloul de personal al organizației, clasificatorul funcțiilor de conducere, standardele. munca manageriala, reglementări standard pe departamente, diagrame de flux de documente.

Regulamentul privind unitatea structurală constă din cinci secțiuni:

1. Partea generală.

2. Funcții și sarcini.

3. Drepturile de unitate.

4. Responsabilitatea departamentelor.

5. Stimulente pentru departamente.

AM APROBAT

Director general

V.V. Maruntire

Reglementări privind direcția de personal a întreprinderii1

Prevederi generale

1.1. Această prevedere este un document intern al Zavolzhsky Motor Plant OJSC (denumită în continuare Întreprinderea), care definește funcțiile managementului personalului. Direcția HR este o unitate structurală independentă a întreprinderii.

1.2. Scopul Direcției HR este: „Asigurarea nevoii întreprinderii de personal calificat capabil să rezolve eficient și eficient sarcinile atribuite; crearea condiţiilor necesare pentru o muncă motivată şi productivă.

1.3. Principalele sarcini ale Direcției HR sunt:

1.3.1. Dezvoltarea și implementarea strategiei de management al personalului și a politicii de personal.

1.3.2. Satisfacerea nevoii intreprinderii de personal calificat (selectare, evaluare, plasare).

1.3.3. Dezvoltarea resurselor umane, personalului (adaptare, instruire).

1.3.4. Asigurarea unei organizări eficiente a muncii.

1.3.5. Asigurarea motivației și nevoilor personalului.

1.3.6. Managementul dezvoltării sociale a echipei întreprinderii.

1.3.7. Protecția socială a angajaților.

1.4. Direcția este condusă de directorul HR, care este numit în funcție prin ordin al directorului general al întreprinderii în baza deciziei Consiliului de administrație pe bază de contract. Directorul de resurse umane este membru al direcției executive și aparține conducerii superioare.

1.5. În funcția de Director HR este numită o persoană cu studii profesionale superioare (inginerie, economică sau juridică) și cel puțin 5 ani de experiență în funcții de conducere. Directorul HR raportează direct Directorului General și îl înlocuiește în perioadele de absență prin ordin în conformitate cu gradul de senior manager.

1.6. Direcția HR include:

departamentul de resurse umane,

managementul organizarii si al remuneratiei,

Departamentul de relații sociale și de muncă,

centru de dezvoltare si instruire a personalului.

Structura organizatorică a direcției este prezentată în Fig. 2.3.2.

Nota: Numar total - 175 unitati de personal, inclusiv: manageri - 42 unitati, specialisti - 107 unitati, salariati - 3 unitati, muncitori - 23 unitati.

Orez. 2.3.2. Schema structurii organizatorice a direcției de personal a Uzinei de autovehicule JSC Zavolzhsky (2003)

1.7. Direcția HR este ghidată în activitatea sa de:

Legislația actuală a Federației Ruse (Codul civil al Federației Ruse, Codul Muncii al Federației Ruse, Codul Fiscal al Federației Ruse etc.).

Statutul Societății, ordinele, instrucțiunile și instrucțiunile Directorului General și ale întreprinderii.

1.7.3. Standarde de securitate mediuși securitatea muncii.

1.7.4. Filosofia întreprinderii, contractul colectiv, reglementările interne ale muncii și alte reglementări locale ale întreprinderii.

Materiale metodologice, de reglementare și alte materiale de orientare care reglementează activitățile Direcției HR.

Cerințe standarde internaționale ISO 9000-9002, ISO 14001 și standarde interne de calitate.

Această prevedere.

1.8. Reorganizarea direcției de personal se realizează prin ordin al directorului general al întreprinderii pe baza:

deciziile consiliului de administrație;

document administrativ al direcției executive;

modificări ale naturii și volumului producției și activităților economice;

Luarea deciziilor cu privire la necesitatea optimizării numărului de personal sau îmbunătățirii structurii de management organizațional.

* regulamentul intern al muncii
*contract colectiv
* reglementări salariale
* documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal
* fișe de post, care își dezvoltă forma și conținutul
* procedura de schimbare a fiselor postului
* opțiuni pentru descrierea postului
etapele de elaborare a reglementărilor privind diviziunile structurale, coordonarea și semnarea
* Planurile de lucru ale departamentului de HR, mișcarea și analiza personalului

Reglementări privind diviziunile structurale

Multe întreprinderi și organizații moderne de stat și nestatale elaborează regulamente de personal ca document organizațional, în care, pe lângă probleme generale dezvoltarea forței de muncă, pot fi luate în considerare și alte aspecte importante: dezvoltarea personalului; participarea personalului la profit; reguli comunicare de afaceri personal, etc.
Reglementări privind împărțirea este un document organizatoric si tehnologic, concepte:
1. Locul unității în structura organizatorică.
2. Sarcina funcțională a departamentului. Responsabilitatea tehnologică în întreaga organizație.
3. Interacțiunea cu alte departamente ale organizației.
4. Documente de reglementare care reglementează activitățile acestei divizii.
Elaborarea Regulamentelor despre unitate se realizează direct în unitate. Șeful unității este responsabil de elaborarea Regulamentului.
Organizațiile formate din mai multe unități structurale sunt obligate să elaboreze Regulamente privind unitatea structurală, care definește sarcinile, funcțiile, drepturile și responsabilitățile fiecărei unități.
De exemplu, textul Regulamentului privind serviciile de personal ar trebui să conțină următoarele secțiuni principale.

1. Prevederi generale.
2. Sarcinile principale.
3. Structură și funcții.
4. Relațiile cu alte departamente ale organizației.
5. Drepturi și responsabilități.
6. Responsabilitate.

Secțiunea „Dispoziții generale” determină statutul juridic al unei unități structurale și stabilește subordonarea departamentului HR unui anumit funcționar.
Secțiunea „Obiective principale” conține principalele activități ale departamentului de resurse umane, care conditii moderne nu se mai limitează la problemele de angajare și concediere a angajaților și întocmirea documentației de personal, ci rezolvă cuprinzător problemele formării unei echipe de lucru eficient.
Secțiunea „Structură și funcții” determină structura serviciului de personal, componența sa numerică și activitatea specifică fiecărei divizii a serviciului.
La secțiunea „Relații” cu alte divizii ale organizației”, se stabilesc relații de serviciu cu alte servicii și departamente pe probleme organizatorice și de producție.
Secțiunile „Drepturi și responsabilități”, „Responsabilitate” stabilește drepturile și responsabilitățile personalului în legătură cu funcțiile care îi sunt atribuite, stabilește responsabilitatea șefului unei unități structurale pentru activitatea departamentului de personal și responsabilitatea angajaților unității în conformitate cu fișele postului acestora.
Reglementări privind unitatea structurală după acord cu un avocat și alți funcționari aprobat de şeful organizaţiei.

Reglementări privind diviziunile structurale

Reglementări privind diviziunile structurale nu sunt un document obligatoriuîn conformitate cu legislația muncii, însă, în ele se stabilește distribuția „rolurilor” între departamente și angajați din cadrul unei singure organizații.
Cerințe pentru conținutul Regulamentelor poate fi determinată de documentele interne ale organizației (de exemplu, un standard al întreprinderii). Dacă nu aveți astfel de documente, atunci când elaborați Regulamentele, puteți utiliza șablonul standard al Regulamentelor privind unitatea structurală. În orice caz, la elaborarea Regulamentului, se pornește de la faptul că acesta trebuie să indice: locul în structura organizației (o unitate independentă sau parte a unui departament, conducere etc.); ce documente urmează în activitățile sale ( legi federale.
, Statut, alte documente ale întreprinderii);

structura de diviziune;

șeful direct al departamentului;

sarcinile principale ale unității;
funcțiile, drepturile, responsabilitățile unității. Pentru a evita disputele cu privire la competența și responsabilitatea pentru îndeplinirea anumitor funcții, luați în considerare cu atenție conținutul Regulamentului privind diviziunile structurale și faceți-l cât mai detaliat posibil. Regulamentul este avizat de șeful unității și aprobat de șeful organizației
STANDARD
„Regulamente privind diviziunile structurale”

1. 1. Domeniul de aplicare
2. Acest standard specifică cerințe generale pentru conținut, precum și
3. reguli generale
4. Reglementările privind diviziile sunt elaborate în conformitate cu documentele actuale de organizare și management și cu prezentul standard.

Pentru departamentele care raportează direct director general, Prevederile se aprobă prin ordin al directorului general. Pentru celelalte direcții, Regulamentul se aprobă de către director, a cărui competență, în conformitate cu structura organizatorică și repartizarea competențelor aprobate, include aceste direcții.
3. Cerințe generale la construirea, continutul si executarea Regulamentelor de impartire.
3.1. Prevederile de subdiviziune includ, în general, următoarele: elemente structurale si sectiuni:

1. prima pagina;
2. Nume;
3. scopul principal;
4. temeiuri de reglementare pentru activitate;
5. structura de diviziune;
6. funcțiile unității și repartizarea responsabilităților;
7. interacțiuni;
8. material şi suport informativ;
9. asigurarea conditiilor de munca si siguranta personalului;
10. managementul înregistrărilor și confidențialitatea.

3.2. Compoziția și aranjarea secțiunilor din Regulament, denumirile secțiilor individuale pot fi modificate ținând cont de specificul unității.
3.3. In sectiunea „Scopul principal” indica:

1. locația diviziei în structura întreprinderii (diviziunea poate fi fie independentă, fie parte a unei divizii mai mari);
2. subordonarea diviziei (căruia îi revine divizia - direct directorului general sau directorului de zonă, șef de departament, serviciu, compartiment etc.);
3. scopul (sarcinile principale) al unității;
4. procedura de creare si lichidare a unei divizii (daca este cazul).

3.4. În secțiunea „Temeiuri de reglementare pentru activitate” este furnizată o listă a documentelor de reglementare externe și interne în conformitate cu care a fost elaborat prezentul Regulament, 3.5. În secțiunea „Structura diviziei”, în conformitate cu specificul diviziunii, indicați:

1. structura unitatii, procedura de constituire si aprobare a acesteia;
2. procedura de numire, revocare și înlocuire a șefului unui departament (dacă este necesar, indicați cerințele de calificare pentru șef - studii, vechime, categoria de calificare);
3. sarcinile principale ale șefului de departament;
4. prezența deputaților, numărul acestora, procedura de repartizare a sarcinilor principale ale unității (responsabilitățile postului) între aceștia;
5. procedura de aprobare a Regulamentului cu privire la unitățile structurale ale diviziei, de aprobare a fișelor de post ale salariaților;
6. procedura de formare a personalului unitatii.

Structura diviziunii reflecta:
într-un mod textual - prin enumerarea unităților structurale (diviziuni sau grupuri de muncitori care desfășoară activități în anumite domenii, sau lucrători individuali) și descrierea relațiilor dintre acestea;
grafic - sub forma unei diagrame care prezintă unitățile structurale ale departamentului, relațiile administrative (linii continue) și, dacă este posibil, funcționale (linii întrerupte) între ele.
3.6. In sectiunea „Funcțiile unitățiiși distribuția responsabilității” reflectă:
principalele acțiuni sau tipuri de muncă pe care unitatea le realizează pentru rezolvarea principalelor sarcini care îi sunt atribuite;
repartizarea funcțiilor (responsabilităților) și a responsabilităților între angajații unității;
responsabilitățile de serviciu, drepturile personale și responsabilitățile șefului unității în conformitate cu legislatia actuala(dacă este necesar).
Funcțiile sunt prezentate în ordinea importanței sau în ordinea execuției.
Reglementările privind diviziile, de regulă, indică faptul că responsabilitatea angajaților diviziei este stabilită prin fișele postului.
3.7. Secțiunea „Interacțiuni” descrie:
interacțiunea unității cu alte unități și funcționari la nivel de fluxuri materiale (muncă, bunuri materiale) și informații (documente);
frecvența și calendarul lucrărilor, furnizarea de informații, documente, bunuri materiale;
procedura de rezolvare a neînțelegerilor care apar între departamente.
3.8. Secțiunea „Suport material și informațional” descrie:
intern şi surse externeși procedura de dotare a unității cu echipamente, mobilier, echipamente de birou etc.;
organizarea contabilității și siguranța bunurilor materiale;
procedura de furnizare a documentelor de reglementare, literatură și alte resurse de informații.
3.9. În secțiunea „Munca de birou și confidențialitate”, este prezentată o listă a cazurilor desfășurate în departament și este indicat funcționarul responsabil cu munca de birou. Dacă volumul este mare, lista cazurilor este dată în anexă. Dacă este necesar, această secțiune stabilește tipurile de informații (documente) cu caracter confidențial, precum și regulile de manipulare a acestor informații.
3.10 În secțiunea „Asigurarea condițiilor de muncă și a securității personalului” sunt date regulile de menținere a stării sanitare și igienice a spațiilor alocate departamentului și de asigurare a securității muncii sau trimiteri la documentele de reglementare care stabilesc aceste reguli și indică, de asemenea, oficialii responsabili.
4. Elaborarea, aprobarea, implementarea și înregistrarea Regulamentului privind diviziunile
4.1. Diviziile structurale desfășoară în mod independent elaborarea și aprobarea Regulamentelor privind diviziunile. Elaborarea Regulamentelor este realizată de regulă de șeful de departament.
4.2. Antreprenorul elaborează un proiect de Regulament privind divizarea.
4.3. Proiectul de Regulament al unității se stabilește de comun acord cu managerul superior și funcționarii interesați. Coordonarea poate fi realizată, de exemplu, cu:
șefii de departamente cu care acest departament interacționează;
șeful departamentului de personal;
șef serviciu juridic.
Componența specifică a unităților coordonatoare și a funcționarilor este determinată de șeful unității,
4.4. Șeful unității organizează familiarizarea angajaților compartimentului cu Regulamentul aprobat.
5. Modificarea, revizuirea și anularea Regulamentului cu privire la divizii
5.1. Modificările Regulamentului privind secțiile se fac de către șefii de secții în următoarele cazuri:
în timpul unei revizuiri planificate a Regulamentelor;
la reorganizarea, redenumirea unei unități și schimbarea subordonării acesteia, precum și schimbarea tabloului de personal;
când se modifică cadrul de reglementare pentru activități;
la iniţiativa conducerii şi angajaţilor unităţii în vederea îmbunătăţirii performanţelor.
5.2. Procedura de aprobare a modificărilor la Regulamente este similară cu procedura de aprobare a Regulamentelor. Perioada pentru efectuarea modificărilor este de o lună.
5.3. Dacă este necesar să se facă un număr mare de modificări, se elaborează o nouă ediție a Regulamentului.
5.4. O revizuire planificată a regulamentelor este efectuată de șefii de departament cel puțin o dată la cinci ani.
5.5. Anularea actualului Regulament privind o divizie se efectuează la aprobarea unei noi ediții sau la lichidarea acestei diviziuni. Dacă este necesar, faceți modificările și completările corespunzătoare documentelor organizatorice și de management curente ale Societății.