Содержание автопарка. Общая характеристика автопарка
Чтобы ужесточить контроль расходов на ГСМ и оплату труда водителей, обеспечить получение объективных отчетных данных по этим затратам, исключить возможность любых махинаций, можно внедрить систему мониторинга транспорта. Это гарантирует снижение затрат, а новое оборудование вскоре окупится.
Оксана Шевелина, финансовый директор ООО «Юганскнефтегазгеофизика»
Компания «Юганскнефтегазгео-фи-зика», реализовавшая проект по снижению затрат на содержание своего автопарка, занимается исследованием нефтяных скважин. Расстояние от ее автобазы до удаленных месторождений достигает 150-400 км. За год затраты на ГСМ могут достигать 40 млн рублей.
Поскольку в геофизических исследованиях используются радиоактивные и взрывчатые вещества, по закону (от 14.02.2009 № 22‑ФЗ) компания обязана была оборудовать перевозящий их транспорт системой ГЛОНАСС. Позднее идея снижения затрат на ГСМ и контроля водителей и автопарка воплотилась в решение установить спутниковую систему на всю технику.
Реализация проекта по снижению затрат
Организаций, предлагающих услуги по закупке и установке мониторингового оборудования, достаточно много. Сложность для заказчика в том, что при всем многообразии они ориентированы на запросы разных потребителей. Например, «Юганскнефтегазгеофизика» отказалась от предложения крупного оператора сотовой связи, так как функционал предлагаемых им устройств ограничивался лишь обозначением на карте движущегося транспорта и определением его скорости. По своей простоте это оборудование скорее годилось городским автобусам и троллейбусам, но не промышленному предприятию с большим автопарком и широким регионом присутствия. Пожелания компании к системам мониторинга были такими:
- фиксация времени выезда машины с территории базы и ее возвращения;
- мониторинг нахождения в пути и работы в стационарном режиме на объ-екте;
- контроль времени, места и объема заправки.
Кроме того, обязательным условием была возможность формирования отчета, где бы указывалось фактически пройденное расстояние и расход горючего ГСМ. Еще одно требование - контроль резких перепадов топлива в баке (для выявления фактов его слива).
По итогам предварительного тендера компания выбрала четыре организации, представившие приемлемые коммерческие предложения. Для опытной эксплуатации выделили четыре машины (по одной на поставщика), установили на них оборудование, выделили компьютер в офисе под специальное программное обеспечение. Контролировать пилотный проект, сопоставлять списание топлива по путевым листам и по данным показаний системы мониторинга поручили сотруднику, специально нанятому для этих целей. Также в его обязанности входило составление еженедельных отчетов с фиксацией выявленных отклонений и фактов слива топлива.
- Снижение затрат: новый план мероприятий по повышению эффективности работы
Стоит отметить, что большинство организаций, контролирующих подобным образом свой автопарк, возлагают эти функции на штатного диспетчера. Однако системы мониторинга транспорта предоставляют намного больше возможностей, нежели простое пресечение воровства топлива. В частности, позволяют повысить ответственность водителей, минимизировать разногласия с контрагентами. Например, программное обеспечение одного из победивших на первом этапе поставщиков позволяло формировать отчет о скорости движения транспортного средства, в том числе о фактах превышения заданного значения за месяц. И этот отчет мог бы пригодиться на практике. Заказчики «Юганскнефтегазгеофизики» - крупные нефтяные компании, в контрактах с которыми отдельно прописаны условия техники безопасности, в том числе ограничение скоростного режима при передвижении как по трассе до нефтяных месторождений, так и по территории объекта. Нарушение этого режима может грозить крупными штрафами и даже растор-жением контракта. А при возникновении спора о фактической скорости движения исполнитель может оперативно проверить данные, полученные при помощи навигационного оборудования.
Еще одно преимущество от использования спутниковых систем - экономия на оплате труда. Большинство водителей получают зарплату по сдельной схеме, время в пути или на объекте в ожидании работы оплачивается по установленному тарифу. Риск того, что сотрудники могут приписать себе в актах-нарядах фактически не отработанные часы, велик. А приборы беспристрастно показывают точное время выезда и возвращения машины, а также период работы на объекте.
Тестирование приборов длилось в течение двух месяцев. В первый месяц отсеяли двух из четырех претендентов. Первый подрядчик не сумел устранить критический сбой в собственном программном обеспечении, а второй - увеличить крайне низкую скорость работы выделенного канала связи. А на окончательный выбор повлияло большое количество положительных отзывов и рекомендаций, а также оперативность технической поддержки одного из поставщиков.
Что касается стоимости обслуживания системы спутникового слежения, компания при проведении тендера получила предложения в диапазоне 250-600 рублей за сопровождение одного прибора в месяц. Ежемесячная абонентская плата начисляется за каждую единицу техники, поэтому некоторые обслуживающие организации устанавливают привлекательно низкие цены на сам прибор ГЛОНАСС и его установку. Но услуги по дальнейшему сопровождению, то есть абонентская плата может оказаться в разы выше, чем у конкурентов. При этом невозможно приобрести систему у одного поставщика, а обслуживаться у другого - предустановленное программное обеспечение не позволит сменить исполнителя. Кроме того, предлагается множество услуг за дополнительную плату, которыми можно воспользоваться по желанию: активация sim-карт мобильного оператора, контроль скорости передвижения транспорта, составления отчетов силами специалистов подрядчика и т.п. В случае с «Юганскнефтегазгеофизикой» кроме самого блока ГЛОНАСС и модуля GPRS с sim-картой мобильного оператора приобрели и датчики уровня топлива, чтобы можно было контролировать перепады в его расходе. В зависимости от модели прибора (количества топливных датчиков) стоимость варьировалась в диапазоне от 24 до 36 тыс. руб-лей за единицу.
По предварительным оценкам, экономия на ГСМ должна была составить около 10 процентов, то есть 4 миллиона рублей в год, а срок окупаемости приборов - 1 год.
Первые итоги проекта по снижению затрат
После заключения договора и установки оборудования на все машины автопарка компания приступила к наиболее проблемному этапу внедрения системы ГЛОНАСС - первичному мониторингу отклонений списания по путевым листам от показаний приборов. Уже в первый месяц действия программы были выявлены серьезные расхождения «бумажных» и реальных данных: водители приписали время работы машины в путевых листах, списан больший объем горючего, выявлено несколько фактов слива топлива из баков. В итоге, как оказалось, абсолютное большинство (95%) работников пытались ввести руководство в заблуждение.
В случае с приписками километража и т.п. проблема решалась достаточно просто - путевые листы не принимались к учету и возвращались водителям для исправления, то же самое происходило, когда обнаруживалось несоответствие времени выезда и возврата транспорта на базу.
Пресечь слив топлива сложнее. Выявив факт воровства, компания может обратиться в полицию и лишь по результатам расследования и решения суда взыскать с водителя ущерб. Добровольно, конечно, никто хищение за собой не признает. Но когда в парке работает более 200 водителей, трудно завести уголовное дело почти на всех. Да и доказать кражу сложно, ведь топливо сливается на расстоянии 50-350 км от города, без свидетелей. Как вариант, можно проводить профилактику противоправных действий. Показывать, что компания, несмотря на ухищрения своих сотрудников, выявляет каждый случай мошенничества. Кстати, некоторые водители увольняются сами, понимая, что сливать топливо с рабочей машины станет невозможно.
Снижение затрат и сопротивление персонала
В первый месяц работы системы ГЛОНАСС водители, не понимая принципов ее действия, продолжали воровать ГСМ. Во второй - пойманные на кражах стали искать другие способы для своих махинаций. Например, недоливать горючее в бак (остатки сразу сливать в канистры) или вообще заправлять чужой транспорт, а в путевом листе приводить факт заправки и подтверждать его чеком. В третий месяц многие водители пытались вывести приборы, в первую очередь датчики топлива, из строя.
Будьте готовы к тому, что после установки системы пресечения воровства топлива водители машин будут стараться вывести приборы из строя. Поэтому заранее подготовьтесь к нескольким «показательным» взысканиям ущерба. В качестве напоминания и предупреждения преступлений желательно подготовить краткое описание принципов работы системы, а также перечислить возможные санкции за неправомерные действия работников, и вручить такую памятку каждому сотруднику автопарка.
С вандализмом боролись с помощью статей 232 и 233 ТК РФ (возмещение ущерба), позволяющих удерживать из зарплаты сотрудников сумму причиненного вреда работодателю в размере, не превышающем среднемесячный заработок. Для этого каждый факт выхода прибора спутникового слежения из строя проверяла комиссия с участием штатных специалистов и представителей обслуживающей приборы организации. За работником оставалось право ознакомиться со всеми материалами служебной проверки и обжаловать решение в порядке, установленном ТК РФ.
- Как добиться снижения затрат на проведение ремонтных работ и повысить их эффективность
В условиях длительных работ на объектах, когда специалисты присутствуют там по несколько недель, сменяя друг друга, не получается закрепить за всеми машинами одного или нескольких конкретных водителей. Поэтому в качестве антивандальных мер компания заключает договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба (ст. 245 ТК РФ). Хотя, как правило, непосредственный виновник, который по закону обязан возместить потери компании, определяется самой бригадой.
В «Юганскнефтегазгеофизике» не только преследуют водителей за противоправные действия, но и работают над предупреж-дением преступлений. После установки системы мониторинга каждому работнику автопарка выдали памятку. В ней кратко описываются принципы ее действия, перечисляются контролируемые с ее помощью параметры работы транспорта, а также напоминается об административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности за умышленное причинение вреда имуществу предприятия. Такие памятки выдаются и сотрудникам, принимаемым на работу.
По истечении нескольких месяцев работы системы мониторинга транспорта результаты заметно превзошли первоначальные ожидания менедж-мента: при абонентской плате 350 рублей за одну машину экономия расхода топлива составляет в среднем 12-15 процентов (5,2 млн рублей в год) вместо предполагавшихся 10 процентов, а сам проект окупился всего за шесть месяцев, а не за год.
1. Введение
После того как организация приобрела автомобиль, первым делом встает вопрос о принятии данного имущества на баланс и о начислении амортизации. Примечательно, что уже с 1 января 2008 года фирмы смогут списывать недорогие автомобили значительно быстрее. Дело в том, что Законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ в пункт 9 статьи 259 Налогового кодекса внесена поправка, расширившая стоимостные границы. Так, применять понижающий коэффициент 0,5 к норме амортизации нужно будет в отношении легковых автомобилей стоимостью более 600 000 рублей, а пассажирских микроавтобусов – стоимостью более 800 000 рублей. По автотранспорту с меньшей первоначальной стоимостью амортизация будет начисляться в общем порядке.
Согласно новым правилам, даже те организации, которые рассчитывали амортизацию «по старинке», будут вправе прекратить применение понижающего коэффициента в отношении того же объекта. То есть по уже амортизируемым легковым автомобилям с первоначальной стоимостью от 300 000 и до 600 000 рублей и пассажирским микроавтобусам с первоначальной стоимостью от 400 000 и до 800 000 рублей.
2. Эксплуатационные затраты
Фирмы, имеющие на своем балансе автомобили, вынуждены осуществлять множество трат на их содержание и использование. Естественно, все эти расходы требуют своего отражения и в налоговом, и в бухгалтерском учете.
В качестве расходов по обычным видам деятельности в бухгалтерском учете принимаются следующие затраты (п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организаций», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н):
– приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), то есть топлива, автомасел, технических жидкостей;
– техническое обслуживание и ремонт;
– мойка, парковка, стоянка;
– проведение технического осмотра.
Примечательно, что в налоговом учете перечисленные траты учитываются по-разному. Так, например, затраты на техническое обслуживание и ремонт включаются либо в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 1 ст. 253), либо в состав прочих как расходы на ремонт основных средств (ст. 260 НК).
Приобретение ГСМ в зависимости от назначения автомобиля следует относить либо к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК), либо к прочим, как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, письмо УФНС по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@). К последним с уверенностью можно причислить также затраты на мойку, парковку и стоянку автомобилей, что, в свою очередь, и рекомендуют делать специалисты Минфина в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530.
Затраты на проведение технического осмотра снижают налог на прибыль только тогда, когда подразумевается обязательный периодический осмотр. В таком случае их можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Если же плата за техосмотр производится при покупке автомобиля, то израсходованные на данную процедуру средства включаются в первоначальную стоимость машины (письмо Минфина от 5 июля 2006 г. № 03-06-01-04/138).
При исчислении налога на прибыль можно также учитывать взносы на ОСАГО (обязательное страхование автогражданской ответственности) и АвтоКАСКО (добровольное страхование от угона и ущерба). Причем в первом случае выплаты рассматриваются как прочие и включаются в расходы либо в размере страховых тарифов (если таковые утверждены), либо – фактических затрат (п. 2 ст. 263 НК). АвтоКАСКО подобной альтернативы не имеет, и в качестве расходов на него следует учитывать в составе прочих всю потраченную сумму (п. 3 ст. 263 НК, письмо УФНС по г. Москве от 2 марта 2006 г. № 20-12/16322). Стоит отметить, что взносы на ДСАГО (добровольное страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств) лишены привилегии снижать налогооблагаемую прибыль. На это указывали как финансисты (письмо Минфина от 7 сентября 2005 г. № 03-03-02/74), так и налоговики (письмо УФНС по г. Москве от 18 сентября 2003 г. № 26-12/51429).
Бухучет затрат на все виды страхования происходит одинаково: они списываются на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Причем сначала сумму взноса отражают как расходы будущих периодов, а затем списывают равномерно в течение времени действия договора.
3. «Путевка» для налога на прибыль
Основное требование для признания расходов в целях налогообложения прибыли – это их экономическая обоснованность и наличие документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК). Не является исключением и такая весомая статья автомобильных затрат, как расходы на приобретение ГСМ (топлива, автомобильных масел, специальных жидкостей).
По мнению Минфина, высказанному в письме от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223, для определения обоснованности затрат на покупку ГСМ для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Руководящем документе Р 3112194-0366-03, утвержденном Минтрансом 29 апреля 2003 года (документ действует до 1 января 2008 г.). В разделе 1.1 данного документа приведена формула расчета нормируемых расходов ГСМ для легковых автомобилей:
Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х D), где
Qн – нормативный расход топлива (в литрах);
Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км (приведены в разделах 1.1.1 и 1.1.2 Руководящего документа);
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.
Как отметили эксперты журнала «Московский бухгалтер», на практике довольно часто бывает так, что фирме принадлежит автомобиль, по которому в данном документе нет утвержденных норм. Чаще всего это происходит с иномарками. В таком случае при расчете норм расхода топлива нужно руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставленной производителем машины. Рассчитанная на основе этих данных норма расхода топлива для соответствующей модели автомобиля должна быть утверждена приказом руководителя организации.
Что касается документального подтверждения затрат на ГСМ, то в качестве такового в первую очередь выступает путевой лист. Он должен содержать информацию о маршруте следования автомобиля, что позволяет судить об использовании машины в служебных целях.
Шаблон путевого листа утвержден постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Причем применение альбомной формы «путевки», утвержденной вышеназванным постановлением, обязательно лишь для автотранспортных организаций. В отличие от них все остальные фирмы могут разработать свою форму путевого листа, а то и вовсе создать иной документ, подтверждающий расходы на покупку ГСМ (письмо Минфина от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).
Однако в целях налогообложения прибыли дозволительно применять только такие самостоятельно разработанные документы, которые соответствуют следующим требованиям:
– в них должны быть указаны должности лиц, ответственных за данную операцию, и должны иметься их личные подписи (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ);
– разработанная форма должна быть упомянута в учетной политике (письмо УФНС по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253).
Составлять подобный первичный документ нужно с такой периодичностью, чтобы на его основании можно было судить об обоснованности затрат. Данное требование выдвинули специалисты Минфина в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23. Получается, что если «путевка» отвечает этим условиям, то ее можно оформлять не чаще одного раза в месяц (письма Минфина от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77).
Занимаясь оптимизацией затрат на содержание автопарка, нужно в первую очередь обратить внимание на расход топлива. Основных проблем три:
- Воровство. К сожалению, во многих компаниях руководство сталкивается с мошенничеством: водители предоставляют поддельные или купленные чеки, заправляются более дешевым топливом, сливают бензин для своих нужд и пр.
- Использование автомобилей в личных целях. Водитель может ездить по своим делам, подвозить знакомых или даже в рабочее время заниматься доставкой грузов за спиной у начальства.
- Чрезмерный расход топлива. Проблема может заключаться в неправильном выборе автомобилей или комплектующих, а также в неисправностях.
Оптимизацию затрат на содержание автопарка стоит начать с поиска утечек бюджета и решения найденных проблем.
Если есть подозрение на воровство денег или топлива, рекомендуем принять следующие меры:
- Установить специальный счетчик в бензобак или топливную магистраль. Система позволит определить время заправки, объем залитого топлива и другие данные. Благодаря этим данным можно не только проверить на честность персонал компании, но и узнать, кто именно из водителей занимается мошенничеством. Этот способ помогает с легкостью установить факт воровства, если сотрудник заправляет на деньги компании чужой транспорт или при заправке сливает часть топлива в канистру. Полученные доказательства можно использовать, если компания решит обратиться в суд для возмещения ущерба.
- Перейти от оплаты наличными к использованию топливных карт. Согласно статистике, такой шаг позволяет снизить затраты на содержание автопарка в среднем на 10-15%. Топливные карты позволяют отслеживать суммы, которые водитель тратит на заправку, частоту наполнения бака. Кроме того, они упрощают работу бухгалтерии. Наконец, благодаря топливным картам водителю не приходится возить с собой крупные суммы наличными, и это снижает риск похищения денег.
Многие руководители отказываются от подобных мер, полагая, что в их компании подобного мошенничества быть не может. К сожалению, в большинстве случаев они заблуждаются. Нередко в первый же месяц после начала оптимизации расходов на содержание автопарка с поиском утечек бюджета обнаруживаются факты слива или неправильного списания топлива. Иногда речь идет о мошенничестве в крупных масштабах. При этом, чем больше у организации машин и персонала, тем выше риск, что немалая часть средств, выделенных для содержания автопарка, уходит в карманы сотрудников.
Использование служебных машин в личных целях тоже можно исключить. Для этого в автомобиль монтируют датчики, которые позволяют определить, ездит водитель один или берет пассажиров, а также когда и сколько грузов он перевозит. Также для оптимизации затрат на содержание автопарка можно установить в машинах системы слежения ГЛОНАСС или GPS. Благодаря этому руководитель сможет отслеживать перемещение автомобилей в режиме реального времени и легко определять, ездят ли водители только по установленным маршрутам или используют служебный транспорт в личных целях.
Установка системы слежения открывает еще один способ оптимизации затрат на содержание автопарка. Речь идет об уменьшении зарплаты сотрудников. Если у водителей сдельная оплата труда, они могут приписывать себе дополнительные часы, помимо фактически отработанных. В результате к проблеме плохо организованного содержания автопарка нередко прибавляются слишком высокие затраты на оплату труда сотрудников. Отслеживая перемещение автомобилей, легко определить время в пути и выяснить, сколько работал каждый водитель в течение дня, недели, месяца. Если водитель в течение дня надолго оставляет машину и уходит отдыхать, чтобы вернуться в автопарк как можно позже и приписать себе сверхурочные, это тоже станет известно. При необходимости процесс можно автоматизировать – больше не придется проверять все данные, которые предоставляют сотрудники, достаточно будет положиться на сведения, выданные системой.
Наконец, особое внимание нужно уделить самим автомобилям. Нередко в рамках оптимизации расходов на содержание автопарка приходится определять, насколько удачно выбраны машины и не стоит ли заменить их более экономичными транспортными средствами с аналогичными характеристиками. Кроме того, повышенный расход топлива может быть связан с неисправностями. В числе сотрудников, которые участвуют в обслуживании и содержании автопарка, должны быть опытные механики. Их задача, помимо прочего, – определять изменения в расходе топлива, следить за состоянием машин, устранять имеющиеся неисправности и предотвращать возможные проблемы.
Затраты на техническое обслуживание
Техобслуживание нужно проводить регулярно. Оптимизация расходов на содержание автопарка вовсе не означает сокращение затрат по этому пункту. Напротив, важно позаботиться о том, чтобы замена жидкостей и расходных материалов проводилась своевременно, чтобы сотрудники компании покупали качественные запчасти и устраняли неисправности сразу после их появления, а также, чтобы неисправные автомобили не отправлялись в рейс.
Может показаться, что такие меры увеличивают расходы. В первые недели или месяцы так и бывает, ведь речь идет о работе на перспективу. Но люди, которые решают вопрос содержания автопарков профессионально, знают о плюсах этих мер:
- Регулярное техническое обслуживание и осмотр значительно снижают риск ДТП из-за неисправности автомобиля. Кроме того, машины практически не ломаются в пути, а значит, водители выполняют свою работу вовремя. Соблюдение сроков – преимущество, которое высоко ценят клиенты и партнеры по бизнесу. Именно поэтому хорошее обслуживание машин косвенно помогает укрепить репутацию фирмы и увеличить прибыль.
- Чем дольше механик тянет с заменой жидкости или неисправной детали, тем выше риск, что ремонт в итоге потребует намного больших затрат денег и времени, чем при своевременном техобслуживании. Нередко в итоге вместо одной запчасти приходится менять сразу несколько.
Нельзя забывать о человеческом факторе. Иногда запчасти машин изнашиваются намного быстрее, чем предполагалось, из-за неаккуратности и непрофессионализма водителей. Занимаясь оптимизацией расходов на содержание автопарка, нужно уделить особое внимание проверке персонала. В некоторых случаях увольнение некомпетентных, безответственных и недостаточно опытных механиков и водителей и подбор новых сотрудников позволяют значительно сократить затраты. Важно, чтобы проверкой персонала занимались не только работники из отдела кадров, но и специалисты, которые хорошо разбираются в области механики и вождения машин.
Особое внимание нужно уделить стоимости и качеству запчастей, масла, топлива, тормозной жидкости и пр. Проводя оптимизацию затрат на содержание автопарка, важно проследить за работой отдела закупок и понять:
- Есть ли способ сократить расходы? Не слишком ли дорогие материалы и запчасти заказывают сотрудники?
- Действительно ли речь идет о качественной продукции? Если некоторые запчасти выходят из строя слишком быстро, стоит найти аналоги более высокого качества, а не продолжать тратить деньги на слишком частый ремонт автомобилей.
- Насколько выгодные условия предлагают поставщики? В некоторых случаях для оптимизации затрат на содержание автопарка приходится пересматривать прежние контракты и соглашения или даже искать новых партнеров.
Такой анализ требует хорошего знания не только тонкостей технического обслуживания машин, но также актуальной ситуации на рынке. Если в вашем штате нет специалистов, способных справиться с такой работой, закажите оптимизацию расходов на содержание автопарка у нас.
Мы проведем полный комплекс работ, выясним, как можно снизить затраты, определим, куда уходят деньги компании, поможем остановить или предотвратить мошенничество персонала. Также специалисты дадут рекомендации по содержанию автопарка, актуальные именно для вас
Сегодня многие предприятия располагают собственным автопарком автомобильной техники, которая используется для транспортировки промышленных и иных грузов. При этом содержание и эксплуатация автопарка требует постоянных расходов. В том случае, если автопарк включает большое количество единиц техники, то совокупные эксплуатационные расходы могут составить достаточно круглую сумму, что ведет к взысканию резервов и экономии затрат.
Несмотря на то количество преимуществ, которые обеспечивают автомобили всегда находящиеся под рукой, возникает и не малое количество сложностей, связанных с их содержанием.
Для поддержания бесперебойной работы автопарка возникает необходимость нанимать на работу большое количество персонала: водителей, механиков, автослесарей для регулярного техобслуживания, медработников для проведения дорейсового и послерейсового медицинского осмотра водителей. В штате предприятия водители, обычно, занимают незначительное место, если только это не специализированная транспортная компания. Так, например, в компаниях оказывающих услуги такси-сервиса, количество водителей может доходить до полутора тысяч. С учетом специфики выполняемой работы, зачастую водители требуют к себе повышенного внимания со стороны руководства организации, мотивируя это тем, что их деятельность связана с источником повышенной опасности.
Для того, чтобы обеспечить бесперебойную работу всего автотранспорта и его содержание в технически справном состоянии, требуется их постоянное обслуживание и регулярная и своевременная замена износившихся частей. С целью сокращения издержек, закупку деталей выгоднее осуществлять на оптовом складе или у крупных поставщиков. Хорошим и крайне удобным вариантом является наличие собственной ремонтной базы, однако это так же ведет к необходимости создания отдельного подразделения. Если автопарк вашего предприятия не превышает 50 автомобилей, то целесообразнее прибегать к услугам сторонних станций технического обслуживания. Для контроля качества работы на этих станциях вам достаточно будет иметь в штате лишь собственных механиков, которые будут принимать уже обслуженные автомобили и направлять на ремонт неисправные. Как уже говорилось ранее, собственный корпоративный автопарк является очень удобной, но и достаточно хлопотной ячейкой организации. Для того чтобы грамотно организовать работу автопарка лучшим способом станет использование автоматизированной системы, способной решать все основные задачи - организация, планирование работ, контроль и анализ деятельности.
Перед Александром Ильиным, директором по административно-хозяйственной части средней по размерам российской компании (продажа и монтаж вентиляционного оборудования), прошлой осенью поставили задачу: создать «разгонную» (для сейлз-менеджеров и сервисменов) и «средненачальническую» часть корпоративного автопарка. Всего требовалось 15 машин. После дотошного изучения предложения на рынке для первых был выбран Renault Megane (категория B; Господин Ильин говорит, что если бы выбор делался сейчас, бесспорным фаворитом стал бы Ford Focus), а в категории С в борьбе с Peugeot 406 и VW Passat победил Nissan Primera.Следующим этапом стал выбор способа финансирования. Первым вариантом была покупка в кредит, вторым -– оперативный лизинг. Он отличается от финансового равномерностью платежей, отсутствием обязанности выкупать автомобиль в конце срока аренды (два-три года) и неким набором дополнительных услуг от лизингодателя (чаще всего сюда входит техническое обслуживание, общение с ГИБДД и страховщиками, техпомощь на дороге, получение «подменных» машин взамен ремонтируемых, иногда -– услуги водителя). Предоставляют услуги оперативного лизинга крупные прокатные фирмы и некоторые лизинговые компании.
Александр Ильин: «Скрупулезные расчеты показали, что за Nissan мы ежемесячно платили бы по лизингу на $430 больше, а за Renault –- около $300. Поверьте, я ни на чем не экономил, все планировал делать солидно, на уровне. И ничего не забыл: ни полную страховку, ни ТО с ремонтом, включая и послегарантийный, ни стоянку с мойкой. Учли налоги, амортизацию и проценты по кредиту. В случае лизинга за один Nissan, например, мы переплатили бы $5160 в год. А в общей сложности за все автомобили – $61 800»
Такую разницу господин Ильин счел более чем достаточной, чтобы не раздумывать над выбором. Конечно, лучше купить свои машины. Отношение к обещаниям арендодателей освободить от забот по техобслуживанию, страхованию и тому подобному он выразил так: «Забывают, гуляют и хамят везде. Это русский персонал русской компании, чудес не бывает». Выяснилось, правда, что при расчетах он все же и сам кое-что забыл –- о затратах своего собственного времени на контроль за работой автопарка. Но он считает, что они невелики –- несколько дней в месяц.
Кто виноват
Итак, свой автопарк обходится компании дешевле. Однако проблемы, возникающие при управлении корпоративным транспортом, могут с лихвой перекрыть эту экономию.
Проблемы по большому счету однотипные. Редкий «начальник транспортного цеха» – а в этой роли зачастую по совместительству выступает кто-то из замов главного или офис-менеджер – не пожалуется на водителей. Например, будучи «посажены» на ставку, они начинают активно работать налево или бесконечно ремонтируют машину. Попытки отстроить систему мотивации, направленную на конечный результат, мало что приносят -– водители нередко приписывают отработанное время и километраж.
Самый популярный ныне среди небольших фирм способ добиться эффективной работы автопарка – нанять водителей на своих автомобилях. Число поломок начинает стремиться к нулю, к тому же это, пожалуй, самый дешевый вариант формирования собственного гаража (он позволяет сэкономить до трети расходов). Но чем больше вы экономите, тем менее привлекательно выглядит ваша «автоколонна». С неотвратимой неизбежностью автопарк принимает внешний вид, который способен вызвать у клиентов только жалость. «Водители со своими машинами пытаются сэкономить, покупая вконец „убитые” и почти ничего не стоящие автомобили, и эксплуатируя их до последней возможности»,– говорит менеджер небольшой компании, занимающейся доставкой питьевой воды.
Другой серьезный блок проблем обнаруживается, когда парк разрастается и появляется должность транспортного менеджера. Специалисты рисуют портрет типичного представителя этой профессии так: бывший водитель, который благодаря личным качествам выдвинулся из общей массы и стал «начальником транспортного цеха». Профессионализм таких менеджеров совершенно особого рода. Они хорошо знакомы с тем, что Сергей Зайцев, управляющий по обслуживанию автопарков компании «Реканз», называет «родимыми пятнами старой системы». Искусством давать взятки и получать «откаты» за «правильный» выбор автосалона, страховщика и автосервиса они владеют в совершенстве. Причем их клан очень силен, даже в крупных мультинациональных компаниях с мировыми именами автопарки часто возглавляют эти ребята. Поэтому-то расходы на транспорт и у грандов мирового бизнеса часто превышают все разумные пределы.
Что делать
 |
Введение системы учета поработает и на укрепление дисциплины. Стоит уделить время и разработке системы мотивации. Методики на все случаи жизни просто не существует, каждый раз ее придется разрабатывать индивидуально.
Борьба с «откатами» при выборе поставщиков услуг тоже возможна. Есть два основных принципа: открытость информации по оценке того или иного предложения (тут поможет хорошо отлаженная система учета) и регулярное проведение тендеров. Тендерный принцип не означает, что выбор нужно делать из десятка поставщиков –- идет ли речь о конкретной модели автомобиля, страхового полиса, вида ГСМ или автосервиса. Оптимальным будет выбор между двумя конкурирующими организациями. Правда, такой тендер, по словам Сергея Зайцева, трудно организовать, если в компании меньше десяти машин -– интерес поставщиков к вам будет минимальным.
Хорошее решение
А теперь рассмотрим вариант с оптимизацией транспортных расходов с помощью аутсорсинга. Хотя описанная нами компания его отвергла, возможно вполне справедливо, заложенная здесь идея проста и очевидна. Как говорит менеджер компании «Рольф» Мэтью Донелли,
«делай то, что лучше всего умеешь, и тогда сделаешь меньше всего ошибок».
В России такие услуги –- пока в значительной степени эксперимент. Илья Крюков, генеральный директор Delta rent-a-car, считает, что пока во всей России по подобным контрактам (специалисты называют их full service contract) используются около 200 машин. По словам Оксаны Евтушевской, начальника кредитного отдела лизинговой компании Delta Leasing (к Delta rent-a-car отношенияне имеет), активные разговоры среди профи о возможности предоставления такой услуги возникли приблизительно год назад. Причина –- серьезный спрос со стороны крупных западных компаний. Тенденцию заметили даже автогиганты. Например, Volkswagen уделяет флит-программе (специальная поддержка контрактов с корпоративными клиентами) серьезное внимание.
Когда аутсорсингом транспортных функций в России занялись вплотную, выяснилось, что адекватной информации о возможной стоимости таких услуг слишком мало. Ясно, что стоимость эксплуатации автомобилей в Европе и США меньше, чем в России, но точной статистики не было. Нехватка информации не восполнена до сих пор. Например, профессионалам известно, что аварийность арендованного корпоративного парка где-то в три-четыре раза превышает аварийность автомобилей, находящихся в личной собственности. Не изучив серьезно эту проблему, очень трудно подсчитать цену на услуги оперативного лизинга.
Мешает и неразвитость инфраструктуры. По словам Виктории Кручининой, возглавляющей компанию «Рольф-прокат», проведенное ее сотрудниками серьезное исследование все-таки не дало полностью корректных цифр. Например, «Рольф-прокат» полностью контролирует стоимость запчастей, качество ремонта и его сроки для автомобилей Mitsubishi. По другим маркам, с которыми работает эта компания, гарантировать тот же результат по разным причинам невозможно.
Кстати, по словам Оксаны Евтушевской, одна из западных компаний, имеющая опыт работы с транспортным аутсорсингом за рубежом, попросила Delta Leasing помочь с поиском поставщика таких услуг в России. Перечень требований к нему был изложен на трех страницах убористым шрифтом. Специалисты Delta Leasing пока не нашли специализированную управляющую компанию, которая бы предоставляла услуги необходимого объема и качества. Однако поиски свои бросать не собираются, так как подобные просьбы встречаются все чаще.
Согласно прогнозу госпожи Евтушевской, под давлением растущего спроса, правда пока только со стороны иностранных компаний, о введении подобного рода услуг многие компании объявят в течение следующего полугода. А через год можно будет заняться подведением первых итогов.
 |
Особняком стоит предложение компании «Реканз». Не имея отношения ни к прокатному, ни к лизинговому бизнесу, она предлагает за оговоренную заранее абонентскую плату взять на аутсорсинг управление автопарком заказчика. Предложение «Реканз» в первую очередь касается оптимизации расходов на автосервис (специалисты компании проверят обоснованность счетов на ремонт, проследят за своевременностью обслуживания, проанализируют нормы расхода топлива и расходных материалов).
На сегодняшний день годовая плата за услуги аутсорсинговых компаний составляет примерно 100–120% от стоимости автомобиля. Можно предположить, что уже в ближайшее время усиление конкуренции приведет к снижению стоимости контрактов. А ведь именно высокую цену считают недостатком таких услуг российские менеджеры. Илья Крюков считает, что ценам есть куда падать. По его мнению, услуги транспортного аутсорсинга могут быть выгодны компаниям, автопарк которых больше десяти, но меньше 70 машин. Ясно, что рынок этот весьма велик. Специалисты оптимистично оценивают рост спроса на оперативный автолизинг со стороны российских компаний. Руководитель «Реканз» Крейг Керфи, верящий в успех своего бизнеса, приводит такой пример: «Кто в начале 90-х мог подумать, что доставка питьевой воды, воспринимавшаяся поначалу как блажь, может стать доходным делом, услугой, которой будут пользоваться тысячи компаний?»
Сергей Кашин
Загрузка...