Si shpërndahen paratë?

Fondet e përgjegjshme i lëshohen një punonjësi për shpenzimet që lidhen drejtpërdrejt me punën e organizatës ku ai është në staf. Për shembull, këto mund të jenë para udhëtimi ose fonde të ndara çdo muaj për blerjen e artikujve shkrimi, ose pagesa për materialet e printimit.

Lëshimi i parave për raportim kryhet në një mënyrë të caktuar, duke kërkuar respektimin e të gjitha rregullave. Para së gjithash, duhet të shkruhet një deklaratë nga personi përgjegjës për nevojën e ndarjes së fondeve për shpenzimet e prodhimit. Aplikimi hartohet gjithashtu kur menaxheri i ndërmarrjes ka nevojë për fonde, pasi këto shpenzime janë domosdoshmërisht subjekt i regjistrimeve kontabël.

Ju mund të merrni fonde të përgjegjshme ose në para të gatshme në arkën e kompanisë ose në një kartë bankare. Për sa i përket periudhës për të cilën janë lëshuar paratë, ajo përcaktohet nga drejtuesi i kompanisë.

Si zhvillohet procesi i emetimit të fondeve? Cilat nuanca duhet të dinë punonjësit e kompanisë? Si kontrollohen kostot?

Detaje qendrore

Të gjithë personat përgjegjës që kanë marrë para për shpenzimet e prodhimit janë të detyruar të paraqesin një raport të plotë se si janë shpenzuar fondet e kompanisë brenda afatit të caktuar. Në departamentin e kontabilitetit të ndërmarrjes dorëzohet pasqyra e kostove, së cilës duhet t'i bashkëngjiten faturat dhe faturat për blerjet, tarifat e hotelit, shpenzimet e udhëtimit etj.

Rregullat për përpunimin e emetimit të parave të përgjegjshme, si dhe raportimin e mëtejshëm të shpenzimeve, të përcaktuara nga Procedura për kryerjen e transaksioneve në para në Federatën Ruse. Kështu, sipas tyre, sipërmarrjet kanë të drejtë të lëshojnë fonde të përgjegjshme jo vetëm për punonjësit e zyrës qendrore, por edhe për degët që nuk janë të pavarura.

Për më tepër, legjislacioni në lidhje me fondet e përgjegjshme përcakton si vijon:

• paratë mund t'u lëshohen punonjësve vetëm me qëllim të pagimit të shpenzimeve që lidhen me aktivitetet e kompanisë (për shembull, pagesa për një udhëtim pune);
• personi i cili ka marrë fondet e përgjegjshme është i detyruar që brenda tri ditëve të punës, pas përfundimit të afatit të përcaktuar në aplikacion për lëshimin e parave, ose nga dita e mbërritjes nga një udhëtim pune, t'i raportojë shumat e shpenzuara te kontabilisti i kompanisë;
• punonjësit e organizatës që nuk kanë raportuar më parë për paratë e mëparshme të përgjegjshme të lëshuara për ta, nuk mund të marrin fonde të reja.

Përsa i përket transferimit të parave të emetuara te një palë e tretë, personi përgjegjës nuk ka të drejtë të kryejë transaksione të tilla.

Baza kryesore për lëshimin e fondeve të përgjegjshme është urdhri i drejtorit të ndërmarrjes. Sidoqoftë, pa pëlqimin e punonjësit për të marrë para, departamenti i kontabilitetit nuk ka të drejtë t'ia lëshojë ato punonjësit.

Për të marrë para në dorë udhëtimi ose argëtimi, personi përgjegjës duhet të shkruajë një kërkesë përkatëse, duke treguar shumën, periudhën e përdorimit të parave dhe informacionin në lidhje me qëllimin e lëshimit të tyre.

Aplikacioni hartohet në formë falas, pasi nuk ka formularë të veçantë për marrjen e fondeve të përgjegjshme. Ju mund të kërkoni një punonjës të kontabilitetit për një aplikim të përafërt të mostrës.

Pikat e përgjithshme

Procedura për kryerjen e transaksioneve me para në dorë nuk ka një shumë specifike të përcaktuar që lejohet të raportohet. Organizata përcakton shumën e shpenzimeve të biznesit dhe operative në mënyrë të pavarur në varësi të llojit të qëllimit të tyre.

E njëjta gjë vlen edhe për kushtet e përdorimit të fondeve: departamenti i kontabilitetit i vendos ato në përputhje me urdhrin e drejtuesit të organizatës. Për më tepër, nëse urdhri thotë se fondet lëshohen, për shembull, për gjashtë muaj, atëherë punonjësi nuk është i detyruar t'i kthejë ato para kohe ose të paraqesë një raport mujor për shpenzimet.

Përjashtim bën iniciativa personale në raste të tjera, askush nuk ka të drejtë të detyrojë personin përgjegjës të hartojë një raport paraprak para skadimit të afatit për përdorimin e parave.

Fondet e përgjegjshme në para të lëshuara për punonjësit për të paguar për nevojat e biznesit, rimbursimin e shpenzimeve për blerjen e benzinës ose pagesën e udhëtimit në transportin publik i lëshohen një rrethi të caktuar personash. Lista e këtyre punonjësve përcaktohet nga drejtuesi i organizatës dhe miratohet prej tij.

Paratë e raportueshme për qëllime udhëtimi lëshohen brenda shumës së vendosur në një ndërmarrje të caktuar. Shuma përcaktohet nga menaxhmenti i organizatës. Nëse është e nevojshme, mund të rritet.

Baza për lëshimin e shtesave të udhëtimit është një urdhër nga menaxheri për të dërguar një punonjës në një udhëtim pune.

Nëse në kërkesën për lëshim një punonjës i organizatës nuk tregon periudhën për të cilën ai merr paratë, atëherë një raport mbi shpenzimet do të duhet të sigurohet brenda tre ditëve të punës pas marrjes së tij.

Porosia dhe dokumentet

Baza e procedurës për lëshimin e fondeve të përgjegjshme është hartimi i një urdhri nga menaxhmenti i lartë. Vetëm në bazë të saj, departamenti i kontabilitetit të organizatës ka të drejtë të shlyejë shumën e rënë dakord për shpenzimet e prodhimit nga llogaria kryesore e ndërmarrjes. Formulari i porosisë mund të shkarkohet në internet ose të përpilohet në formë falas, një shembull i të cilit gjithashtu mund të gjendet lehtësisht në internet.

Porosia duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm:

• një listë e personave që kanë të drejtë të lëshojnë fonde të përgjegjshme;
• pozicionet e punonjësve;
• shumat e detyrimeve për raportim;
• periudha e përdorimit të fondeve;
• data e paraqitjes së raporteve paraprake.

Të gjithë punonjësit që kanë të drejtë të lëshojnë para për raportim të mëtejshëm duhet domosdoshmërisht të lexojnë urdhrin dhe të nënshkruajnë, duke konfirmuar kështu faktin se ata e kanë lexuar urdhrin dhe pranojnë të marrin fondet.

Gjithashtu, me këta persona duhet të lidhet një marrëveshje për detyrimin financiar dhe vetëm pas kësaj ata mund të shkojnë në arkë për të marrë para.

Cilat dokumente nevojiten për të dokumentuar shpenzimet e përgjegjshme?

Legjislacioni i Federatës Ruse për menaxhimin e çështjeve të parave të gatshme përcakton një listë të dokumenteve që kërkohen të sigurohen kur lëshoni para për raportim:

• , që përmban arsyen e lëshimit të fondeve, si dhe informacione për iniciuesin e emetimit dhe marrësin (shënimi nuk është i nevojshëm nëse iniciatori është drejtori i ndërmarrjes);
• , e cila përpilohet dhe vërtetohet nga drejtuesi;

Nëse fondet debitohen nga llogaria e organizatës për shpenzimet e prodhimit të lidhura me detyrat e punës, atëherë për të marrë para, mund t'ju duhet gjithashtu një nga dokumentet e mëposhtme:

• certifikatë udhëtimi;
• libri i regjistrimit të punonjësve të udhëtimit;
• detyrë pune;
• prokurë për të paguar shpenzimet në emër të shoqërisë;
• libri i të dhënave të prokurave ekzistuese.

Pse dhe qëllimet kryesore

Pagesat e përgjegjshme bëhen për të paguar shpenzimet e nevojshme për funksionimin normal të ndërmarrjes. Këto fonde lëshohen si për punonjësit e kompanisë ashtu edhe për kontraktorët që ofrojnë shërbimet e tyre për organizatën.

Legjislacioni përcakton një listë të kostove bazë që një ndërmarrje ka të drejtë të kompensojë me para të përgjegjshme.

Pra, qëllimi i pagesës mund të jetë si më poshtë:

• pagesa për udhëtime pune (udhëtime pune);
• marrja me qira e banesave për një punonjës në kurriz të kompanisë;
• për blerjen e artikujve të inventarit;
• shpenzimet e argëtimit;
• pagesa për punën dhe shërbimet e kryera për organizatën;
• blerja e kancelave dhe materialeve shtëpiake për zyrat e kompanisë etj.

Ndalohet përfshirja e fondeve të përgjegjshme në procesin e qarkullimit kryesor monetar të organizatës: kryeni pagesa të mëdha midis ndërmarrjeve dhe sipërmarrësve privatë. Kufiri maksimal që drejtori ka të drejtë të shkruajë në një raport për operacionet në lidhje me rritjen e aktiveve fikse nuk kalon 100 mijë rubla.

Afatet e përcaktuara

Një kusht i detyrueshëm për pagesat e përgjegjshme është paraqitja e një raporti të plotë të kostos në departamentin e kontabilitetit. duhet të dorëzohet pas datës së skadimit të mjeteve, përkatësisht tri ditë pas skadimit të tij.

Lëshimi i parave për raportim kryhet për periudhën e përcaktuar nga menaxhmenti i kompanisë. Çdo ndërmarrje përcakton në mënyrë të pavarur jo vetëm shumën, por edhe kohëzgjatjen e përdorimit të parave sipas raportit.

Fakti është se ligji nuk parashikon afate specifike për kthimin e këtyre fondeve. Organizatat mund t'i lëshojnë ato, për shembull, për tre ditë ose gjashtë muaj. Për çdo punonjës, vetë drejtori përcakton kohën e raportimit.

Një ndërmarrje ka të drejtë të lëshojë para në llogari si për punonjësit e stafit të saj ashtu edhe për kontraktorët. Megjithatë, me këtë të fundit mund të lindin probleme lidhur me paraqitjen e raportit të shpenzimeve.

Fakti është se shpesh ka raste të punësimit të kontraktorëve të paskrupullt, të cilët duke e ditur se nuk janë të regjistruar në kompani dhe nuk mund t'u mbajnë asnjë fond prej tyre, thjesht nuk përmbushin detyrimin për të paraqitur një raport të kostos, prandaj lindin probleme në departamenti i kontabilitetit të kompanisë.

Çfarë duhet bërë në këtë rast? Fondet duhet të lëshohen kur operon një ndërmarrje që nuk është në staf vetëm pasi kontraktori të nënshkruajë dokumentet që konfirmojnë përgjegjësinë financiare ndaj kompanisë. Gjithashtu, menaxhmenti i organizatës, për qëllime risigurimi, ka të drejtë të bëjë disa ndryshime në kontratë, për shembull, të tregojë se nëse raporti nuk dorëzohet në kohë, do të ngarkohet një gjobë prej 1% mbi shumën. i lëshohet kontraktorit për çdo ditë të vonuar.

Për më tepër, kur lëshoni fonde në llogari, duhet t'i përmbaheni rregullave të mëposhtme:

• kur transferoni para në një kartë bankare, llogaritari duhet të tregojë qëllimin e pagesës si të përgjegjshëm;
• aplikimi për marrjen e fondeve duhet të përmbajë informacion në lidhje me formën e lëshimit: para ose jo para;
• udhëzojë punonjësin që fondet e marra prej tij nuk mund të transferohen te punonjësit e tjerë, përndryshe vështirësitë nuk do të shmangen gjatë verifikimit;
• mos lëshoni para pa një deklaratë të hartuar më parë nga personi përgjegjës, përndryshe kompania do të përballet me një gjobë prej 50 mijë rubla;
• paratë e shpenzuara në valutë të huaj duhet të konvertohen në rubla gjatë raportimit.

Në rastin e fundit, për të llogaritur më saktë shpenzimet, punonjësi duhet të ketë një dokument që konfirmon kursin e këmbimit me të cilin ka bërë këmbimin. Nëse nuk ka një dokument të tillë, atëherë departamenti i kontabilitetit do të konvertojë monedhën në rubla me kursin aktual të këmbimit të Bankës Qendrore të Federatës Ruse.

Nuancat e procedurës

Paratë e reja të përgjegjshme mund të lëshohen vetëm pasi punonjësi të ketë paraqitur një raport paraprak për fondet e marra më parë për shpenzimet. Nëse një punonjës ka borxhe të papaguara për këtë fakt, atëherë duke i lëshuar para atij, kompania do të shkelë disiplinën e parave, e cila dënohet me gjobë.

Sa i përket paraqitjes së raportit, ai bëhet me shkrim. Legjislacioni parashikon plotësimin e një formulari të veçantë, si dhe një listë të dokumenteve të detyrueshme që duhen paraqitur për të vërtetuar faktin e shpenzimeve të kryera.

Raporti paraprak dorëzohet nga punonjësi brenda tre ditëve nga përfundimi i udhëtimit të punës ose nga periudha e përcaktuar në kërkesën për lëshim.

Gjërat për të mbajtur mend

Është e nevojshme të kërkohet nga një punonjës një raport mbi shpenzimet për fondet e marra vetëm nëse ai ka marrë para për shpenzime paraprakisht. Nëse ai ka shpenzuar para personale, të cilat kompania i ka rimbursuar më vonë duke lëshuar para të përgjegjshme, atëherë ai nuk duhet të paraqesë një raport paraprak. Në këtë rast, para lëshimit të parave, mjafton të marrësh nga punonjësi një kërkesë për kompensimin e shpenzimeve në interes të ndërmarrjes dhe dokumente që i vërtetojnë ato: fatura, çeqe, fatura, etj.

Nëse punonjësi nuk paraqet dokumentet përkatëse, atëherë gjatë kontrollit fondet e përgjegjshme do të perceptohen nga organet tatimore si mbi të ardhurat dhe tatim mbi të ardhurat personale.

Sa i përket kthimit të fondeve të mbetura, punonjësi ka të drejtë t'i kthejë ato në çdo mënyrë të përshtatshme për të:

• para në arkë;
• në llogarinë bankare të kompanisë.

Megjithatë, në këtë rast, një problem mund të lindë me vetë bankën. Kështu, disa institucione financiare refuzojnë të pranojnë para të gatshme nëse kompania e ka lëshuar atë në mënyrë elektronike.

Për të shmangur këtë problem, kur transferoni fonde përmes një banke, nuk keni nevojë të përmendni se ky është një kthim i përgjegjshëm. Është mirë që paratë t'i tregoni si të ardhura të tjera, ose duke anuluar urdhrin e marrjes, t'i ktheni fondet e mbetura punonjësit dhe të kryeni kthimin si zbritje të borxhit nga paga.

Çështje të diskutueshme dhe verifikim

Shpesh, gjatë marrjes dhe lëshimit të fondeve të përgjegjshme, lindin çështje problematike që duhet të zgjidhen menjëherë dhe në vend. Shpesh, kontabilistët e papërvojë e shtyjnë vendimin e tyre për më vonë dhe i shkruajnë punonjësit shumën e kërkuar, e cila më pas përfundon me gjobë ose largim nga puna.

Tabela më poshtë tregon shembuj të çështjeve të diskutueshme që lindin mjaft shpesh:

Para të gatshme nga targa

Në mënyrë që një ndërmarrje të lëshojë para në llogari, duhet të ketë një arkë. Për këtë arsye, paratë e përgjegjshme mund të merren ekskluzivisht përmes arkës së një organizate tregtare, e cila mban një të veçantë për qëllime të tilla.

Çdo shumë e lëshuar nga arka, qofshin ato paga apo fonde për shpenzimet e kompanisë, u shpërndahet punonjësve në bazë të një urdhri shpenzimi, i cili regjistron informacionin e mëposhtëm:

• detajet e punonjësit që ka marrë paratë;
• shuma;
• qëllimi i synuar;
• numri i porosisë;
• periudha e përdorimit;
• datën e lëshimit.

Madhësia e llogaridhënësve përcaktohet nga drejtori i kompanisë dhe ai gjithashtu tërheq shumën e kërkuar nga llogaria rrjedhëse e kompanisë. Nëse nuk keni nevojë për shumë para, mund t'i merrni nga paratë e mbetura në arkë në momentin që punonjësi aplikon.

Skema për drejtorin

Lëshimi i fondeve të përgjegjshme për drejtuesin e shoqërisë kryhet në të njëjtën mënyrë si në rastin e punonjësve të tjerë. Ligji nuk parashikon veçori apo privilegje të veçanta në marrjen e shpenzimeve të përgjegjshme për drejtorët, sepse ata janë të njëjtët punonjës të shoqërisë si gjithë të tjerët.

Procedura e regjistrimit, si në rastet e përgjithshme, fillon me hartimin e një urdhri dhe shkrimin e një kërkese. Dallimi i vetëm është se në aplikacion nuk keni nevojë të shkruani "Për Drejtorin e LLC...", mjafton të tregoni emrin e kompanisë dhe të vërtetoni dokumentin me nënshkrim dhe vulë.

Nëse një kontroll tatimor zbulon faktin se drejtorit i janë dhënë fonde të përgjegjshme, por nuk gjendet asnjë deklaratë, atëherë kompania gjobitet me 50 mijë lekë për shkelje të ligjit në lidhje me kryerjen e transaksioneve cash.

Algoritmi

Për të grumbulluar fonde të përgjegjshme, legjislacioni përcakton një procedurë të caktuar, e cila përbëhet nga disa faza:

• kontrollimi i borxheve për shumat e lëshuara më parë;
• hartimi i një aplikacioni;
• ekzekutimi i urdhrit të shpenzimeve;
• postimi i një porosie në arkë;
• duke kontrolluar librin e parave të gatshme.

Një aplikim shkruhet në formë falas, drejtuar drejtuesit të ndërmarrjes dhe personalisht nga punonjësi për të cilin do të ndahen paratë. Duhet të tregojë sasinë e parave të gatshme dhe periudhën e përdorimit.

Urdhri i shpenzimeve hartohet nga llogaritari kryesor, arkëtari ose menaxheri i kompanisë. Ai gjithashtu nënshkruhet nga një kontabilist ose drejtor, varësisht se cili prej tyre është në vendin e punës.

Para lëshimit të fondeve, arkëtari duhet të kontrollojë materialet konsumuese të marra, si dhe të verifikojë identitetin e personit përgjegjës duke kërkuar pasaportë ose dokument tjetër.

Më pas bëhet një shënim në librin e arkës për porosinë e pranuar dhe fondet e lëshuara për raportim. Përgjegjësi për këtë proces është llogaritari ose shefi i kontabilitetit, nëse mungojnë në vendin e punës, regjistrimin e bën drejtori.

Reflektimi në kontabilitet

Të gjitha shpenzimet në para të kompanisë janë pasqyruar në pasqyrat financiare. Për më tepër, çdo transaksion financiar ka kodimin e vet të përcaktuar nga Kodi Tatimor i Federatës Ruse.

Pra, nëse raportet janë lëshuar për shpenzime zyre ose shtëpiake, ose për të paguar punë riparimi për një ndërmarrje, atëherë në raportin e kontabilitetit tatimor ky operacion kryhet sipas 44-FZ - Ligji Federal në lidhje me sferën e shitjeve, shërbimeve dhe punojnë për të siguruar nevojat komunale dhe shtetërore.

Regjistrimi kontabël për emetimin e parave për raportim bëhet në ditën kur fondet hiqen nga llogaria e përgjithshme e kompanisë. Nëse nuk i tregoni këto fonde si të përgjegjshme në raportin tatimor, Shërbimi Federal i Taksave do ta marrë këtë si shkelje. Gjithashtu, për marrjen e këtyre parave do të tërhiqet një tarifë tatimore nga personi përgjegjës.

Të gjitha raportet e kontabilitetit të ndërmarrjes mbahen në programin 1C, fondet e përgjegjshme nuk bëjnë përjashtim. Në rast të dështimit të kthimit të bilancit të parave ose raportimit të shpenzimeve brenda kornizës kohore të përcaktuar, shuma e munguar reflektohet si në anën e kredisë - shlyerjet me personat përgjegjës, ashtu edhe në anën e debitit - mungesat dhe humbjet.

Në të ardhmen, shumat që mungojnë fshihen dhe futen në program si paga për personelin ose pagesa për transaksione të tjera shpenzimesh. Vetë parapagimi i pashpenzuar mbahet nga paga e personit raportues, i cili gjithashtu i nënshtrohet regjistrimit kontabël.