Hur man häftar dokument korrekt

Det är nödvändigt att sy dokument för att organisera dem.

Företag och institutioner syr ihop dokument som behöver föras över till arkivet.

Det är bekvämt att lagra inbundna dokument och vid behov lämna in dem till inspektionsmyndigheter utan att oroa sig för deras säkerhet och möjligheten att ersätta dem.

Teoretiskt sett är en så enkel sak som bindande handlingar inte reglerad i förordningar. Det finns bara instruktioner om hur du gör detta:

1. Metodrekommendationer godkända av förbundsarkivets order den 23 december 2009;
2. GOST 51141 för kontorsarbete;
3. Också kontorsarbetsregler som innehåller krav på arkiveringsdokumentation utvecklade av industriavdelningar (Rysska federationens centralbank, skatte- och tullministeriet, etc.).

Vilka dokument kräver sådan registrering?

I institutioner och företag sys dokument av nästan alla strukturella divisioner.

Anställda personalservice Följande dokument är separat systematiserade och sammanfogade i slutet av kalenderåret:

• personalbeställningar,
• allmänna order,
• bemanningsbord.

Revisorer sy:

• utgiftsrapporter,
• omsättningsblad för materialtillgångar,
• fakturor,
• fakturor,
• intyg om utfört arbete,
• fraktsedlar,
• kassaböckerna,
• utlåtanden för mottagande av lön av anställda vid institutionen i händelse av att lön utfärdas till anställda i hand.

Tjänstemän: inkommande och utgående dokumentation.

Du kan flasha dokument med hjälp av följande verktyg:

• Häftapparat;
• Trådar;
• Specialutrustning.

Men dokument sydda med trådar kommer garanterat inte att ersättas, vilket är viktigt i modern verklighet.

Att fålla saker med tråd anses vara den mest pålitliga.

Allmänna designregler

Dokument som därefter kommer att behöva bindas sorteras först efter datum, fästs noggrant vid varandra, och varje ark numreras till höger med arabiska siffror. Numrering börjar med nummer 1. Inventariet är inte numrerat.

För omslaget, välj ett speciellt kartongomslag "Business". Den finns i olika storlekar och kvaliteter. För att häfta standarddokument används en vanlig pärm i A4-format.
Kuvert är också numrerade i dokument. I det här fallet numreras kuvertet först, följt av arken och fotografierna som fanns i det.

Om ett fel gjordes vid numrering av dokument, stryks det över med en rad och numreringen fortsätter. I det här fallet måste arket certifieras med inskriptionen "Believe Corrected", undertecknad av den ansvariga personen och förseglad.

Steg-för-steg-instruktioner för denna procedur

Innan du häftar dokument måste du ta bort alla gem och häftklamrar från häftapparaten. Ordna efter datum eller betydelse och numrera varje ark i dokumentet. Om den resulterande filen består av många ark, kan du sammanfoga dokumenten med speciella gem och börja sy.

Förbered följande verktyg och material:

• Trådar. Det är bättre att använda nylon.
• Nål. Välj storlek beroende på tjockleken på dokumenten som häftas.
• Papperslim.
• Ett ark tomt papper.
• Papper, kartongmapp.

Procedur:

Det ska sägas att om du behöver sy ett större antal ark samtidigt måste du göra minst 4 hål. Detta ger stabilitet och tillförlitlighet vid lagring av det inbundna dokumentet.

En förenklad metod för att flasha dokument ges i denna videoinstruktion:

Vem försäkrar och hur

Handlingarna intygas av företagets chef eller enskild företagare. Det är viktigt att en del av signaturen finns både på det inklistrade pappret och på dokumentet.

Det är värt att säga att genom att underteckna de bundna dokumenten åtar sig chefen skyldigheter för deras innehåll eller utser en auktoriserad person genom order om äktheten.

Funktioner för registrering av redovisningsdokumentation

Häftning av bokföringsdokumentation liknar att sy vanliga dokument. Men det finns en skillnad. För att sy bokföringshandlingar görs 5 hål eftersom filerna blir tjockare. Endast en auktoriserad anställd kan häfta dokument. Ofta är den ansvarige revisorn som sköter ärendena.

Numrering görs med en enkel penna. Vid häftning av dokument sammanställs en inventering av dokumenten i filen.

Lager består av följande avsnitt:

• Titeln på dokumentet,
• datumet då inventeringen sammanställdes,
• lista över dokument,
• den ansvariga personens underskrift.

Funktioner för att förbereda dokument för inlämning till arkivet

Handlingar för inlämning till arkivet utarbetas av anställda vid strukturavdelningar. Själva förberedelsen inkluderar:

1. Systematisering av dokument.
2. Numrering.
3. Arkivera dokument i en enda mapp beroende på deras syfte.
4. Fyller i inventeringen.
5. Dokumentomslagsdesign.

Ovanstående förfarande för arkivering av handlingar innebär långtidsförvaring av dem, d.v.s. minst 25 år.

Om dokumenten kommer att lagras i organisationens arkiv mindre än 10 år, vissa avlastningar är tillåtna, nämligen följande får inte utföras:

• Numrering av ark i filen.
• Systematisering av blad i ärendet.
• Sy med trådar och lämna för förvaring i pärm.

Syproceduren är densamma som för normal sömnad. Om i ett fodral som är föremål för sömmar mer än 250 ark, då måste du dela upp den i flera volymer. Varje volym är bunden.

Om dokument planeras att lagras mer än 25 år, sedan som förberedelse för sömnad, placeras ett extra kartongskydd på fodralet, vilket skyddar dokument och trådar från överdriven friktion och ger fodralet ett vackrare utseende.

När du arkiverar filer till arkivet måste du se till att texten förblir läsbar. Numrering utförs med en enkel penna i det övre högra hörnet. Det rekommenderas inte att använda kulspetspennor och gelpennor, färgpennor och tuschpennor för dessa ändamål.

A3-ark numrerad som ett ark och fållad till vänster kant och vikt. Om arket är fållat från mitten, kommer 2 ark att räknas.

Foton eller bilder, och diagram och kartor numrerad längst bak i det övre vänstra hörnet. Kuverten numreras först och separat från sina papperskåpor.

Om ärendet är sammanställt av flera volymer numreras de (volymerna) var för sig.

Omslag formaterad enligt följande:

• Ange namnet på organisationen eller institutionen.
• Indelning.
• Hållbarhetstid.
• Fallnamn.

Det är viktigt att uppfylla vissa krav. Namn på institution kan ändras. Därför, när du sammanställer omslaget till ett dokument, är det nödvändigt att ange 2 titlar. Institutionernas namn anges i nominativa fall. Det gamla namnet står inom parentes, det nya måste stå under det.

Dessutom anges det ärendets ämne. Det kan vara handlingar, fakturor, beställningar m.m. sedan den strukturella enheten och den period för vilken handlingarna finns i den eller kalenderåret. Detta är de första och sista datumen för dokumenten.

Om dokument är sammanfogade för ett kalenderår, bör du till exempel ange "Beställningar från 20015." Även angivet hållbarhetstid: permanent eller bestämd.

Inventeringen beaktas inte vid numrering av blad i filen. Fall kan listas i ordningsföljd. Till exempel charter, protokoll, planer.

En videohandledning om hur man designar en mapp för arkivering granskas här:

Förberedelse för inlämning till skatteverket

För att registrera sig som företagare eller juridisk person, samt för att göra ändringar i informationen på skattekontoret, sys de inlämnade dokumenten i närvaro av en notarie. Innovationerna gäller inte i det här fallet, eftersom notarien på detta sätt garanterar att inga korrigeringar kommer att följa efter att ha bekräftat sökandens underskrift.

Sedan juli 2013 kan du lämna en anmälan till skatteverket utan att sy ihop handlingen. Denna punkt är undantagen från metodrekommendationerna. Enligt företagarnas gottfinnande finns det nu möjlighet att skicka in dokument som helt enkelt är häftade eller sydda.

Ingen avbröt dock reglerna för kontorsarbete. Och därför är det lämpligt att sy de ingående dokumenten manuellt.