Правила заповнення табеля обліку використання робочого дня. Вимоги та порядок заповнення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого дня - це основний документ контролю трудового процесу.

Він використовується бухгалтерами для розрахунку заробітної плати, премій, штрафів;

співробітниками відділу кадрів для складання грамотної внутрішньої політики організації; керівниками підприємства.

Документ також служить для надання податкової звітності, систематизації та впорядкування відомостей про робочий процес.

Форма заповнення табеля є офіційно встановленою та має дві модифікації – T12 та Т13.

Керівництво організації самостійно приймає рішення у тому, яку їх вибрати.

Відмінність полягає у способі обліку даних, бланк Т-12 є найпоширенішою формою і передбачає ручне заповнення табеля, модифікація Т-13 служить для автоматичного заповнення. Завантажити їх зразки можна з Інтернету. Для заповнення форми Т-13 можете скористатися будь-якою зручною програмою для бухгалтерів.

З 01.01.2013 за постановою Держкомстату РФ організація має право вводити в документ додаткові графи та сторінки, модифікувати табель у межах чинного законодавства на власний розсуд.

У табель вносяться позначки встановленого зразка, які супроводжуються документами, які їх пояснюють.

До подібних позначок відносяться:

1. Запізнення. Повинні супроводжуватися пояснювальною запискою. 2. Прогули. Супроводжуються пояснювальною запискою та наказом про вид стягнення.
2. Перепустки через хворобу, відпустки для догляду за дитиною, дні донорства, перепустки, пов'язані з проходженням медичного огляду за направленням військкомату. Оформляються за наявності своєчасно поданого та заповненого лікарняного листка чи іншого документа.
3. Відпустки. Відмітка ставиться за наявності заяви від співробітника або довідки з навчального закладу та наказу за підписом директора або особи, яка його замінює.
4. Переробки. Супроводжуються документом за підписом начальника відділу, ланки, відділення чи бригадира.
5. Вихід на роботу у вихідні та святкові дні. Супроводжуються письмовою заявою працівника про його згоду за підписом безпосереднього начальника.
6. Відрядження. У бухгалтерію в цьому випадку надається посвідчення про відрядження з печаткою організації, датою прибуття та вибуття співробітника.

У разі звільнення працівника осередку відпрацьованого часу у табелі залишають незаповненими

Наказ про звільнення за підписом керівника організації прикладається до табеля.

Табель обліку робочого часу– є підставою для розрахунку зарплати працівникам. Цей документ містить відомості про наявність співробітників на своїх робочих місцях або про їх відсутність із зазначенням причини. Для заповнення можна скористатися уніфікованою формою Т-13 або формою Т-12. У рамках цієї статті ми докладно розглянемо особливості заповнення табеля форми Т-13, наведемо зразок заповнення табеля обліку робочого часу з прикладу форми Т-13. Крім того, ви можете завантажити бланки обох форм нижче.

Табель обліку робочого часу є таблицею, у якій кожному за співробітника підприємства враховується явки і неявки працювати. Виводиться загальна кількість відпрацьованих днів та годин за місяць. Крім цього, зазначаються кодові позначення причин неявок на роботу.

Табель обліку робочого часу форма Т-13 – зразок заповнення

Насамперед, слід зазначити, що заповнення бланка може виконуватися двома способами:

• зазначаються всі явки, неявки працювати щодня;
• відзначаються лише невиходи працювати, запізнення та інші відхилення від нормального робочого дня.

У нашому зразку табеля використано перший метод обліку робочого часу.

Насамперед, потрібно внести дані про виходи співробітників працювати протягом місяця в табель обліку робочого дня. Бланк Т-13 при цьому має таблицю, у якій кожному співробітника заповнюється окремий рядок.

У графі 2 та 3 ставиться ПІБ, посада працівника, його табельний номер.

У графі 4 зазначаються явки та неявки на роботу. Для кожного календарного дня місяця – окрема клітка, зверху вказується кодове позначення, нижче за кількість годин відпрацьованих за цей день. Можливий варіант, коли нижня клітина не заповнюється, у своїй облік робочого дня ведеться днями.

Кодові позначення можна знайти на листі титульного табеля форма Т-12.

У наведеному нижче зразку заповнення форми Т-13 для обліку робочого часу були використані такі літерні коди:

• Я – день відпрацьований повністю;
• В – вихідний день;
• К – знаходження працівника у відрядженні;
• Б – на лікарняному;
• ВІД – у відпустці.

Після закінчення місяця слід порахувати кількість відпрацьованих днів та годин у першій та другій половині місяця, для цього табель має графи 5, 6. У п'ятій – у верхній клітці відображається кількість відпрацьованих днів за першу та другу половину місяця, у нижній клітці – кількість відпрацьованих годин за кожну половину місяця. У шостій – вказується кількість відпрацьованих днів (верхня клітина) та годинника (нижня клітина) за весь місяць. На малюнку нижче показано приклад заповнення 1-6 колонку табеля обліку робочого дня.

Приклад заповнення 1-6 стовпчика табеля обліку робочого часу (форма Т-13)

Графи 7-9 бланка Т-13 містять відомості, які стануть у нагоді для .

Для кожного виду оплати праці існує окреме кодове позначення, наприклад:

• 2000 – це кодове позначення оплати праці та відрядження;
• 2012 – код табеля обліку робочого часу для оплати відпускних;
• 2300 - код при оплаті лікарняного листа та ін.

Наш приклад заповнення табеля обліку використання робочого часу містить вказані вище три коди.

Якщо всім працівників використано лише одне вид оплати праці, слід заповнити такі данные:

• код виду оплати – вгорі граф 7-9, єдиний всім працівників;
• кореспондуючий рахунок - рахунок, на який відносяться витрати по даному виду оплати праці;
• 7, 8 графи залишаються порожніми;
• 9 – кількість відпрацьованих протягом місяця днів (годин) кожному за працівника.

Якщо використовуються кілька видів оплати праці, то заповнювати потрібно всі три графи: 7, 8, 9.

У сьомий ставиться код оплати праці, у восьмий - рахунок для віднесення витрат за даним видом оплати, у дев'ятій - кількість днів або годин, що відповідають даному виду оплати. Ці дані заповнюються кожному за працівника, зазначеного в табелі робочого дня.

Інші графи таблиці містять інформацію про причини неявок, запізнень працівників.

Тут також є свої кодові позначення причин неявок, наприклад:

• К - відрядження;
• Б – лікарняний;
• ВІД - відпустка та ін.

Поруч із зазначенням коду причини ставиться кількість годин чи днів відсутності працівника з цієї причини. Заповнення табеля обліку робочого дня зазвичай доручається керівників відділів чи підрозділів або ж працівників кадрової служби.

Заповнення табеля обліку робочого дня за формою Т-13 (колонки 7-13)

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

Завантажити табель обліку робочого дня (форма Т-13). Зразок та бланк в Excel

Нижче можна завантажити бланк табеля обліку робочого часу на одному аркуші, а також як приклад нижче можна переглянути заповнений зразок документа.

Відео-урок “Табель обліку робочого часу. Форма Т-13”

У цьому відео-уроці показано докладний приклад заповнення табеля обліку робочого часу за формою Т-13.

Табель обліку робочого часу- це документ, який містить інформацію про фактично відпрацьований час та кількість неявок за місяць по кожному співробітнику організації. На його підставі проводиться розрахунок та нарахування заробітної плати.

Якщо ведення табеля обліку робочого часу ведеться ручним методом, застосовують типову форму Т-12, якщо контроль явок-неявок здійснюється автоматично (турнікет) - використовують форму Т-13.

Заповнення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу ведеться кожен робочий день протягом місяця, в останній день місяця підводиться підсумкова кількість відпрацьованих годин та неявок кожним співробітником.

Складається цей документ в одному примірнику та передається до бухгалтерії.

Надамо інструкцію з заповнення табеля обліку робочого часута розрахунку оплати праці на прикладі форми Т-12 ( форма Т-12і форма Т-13практично ідентичні за складом реквізитів).

• У верхній частині вказуємо найменування організації відповідно до установчих документів та найменування структурного підрозділу, якщо таке є в компанії.
• Заповнюємо осередки «Номер документа» та «Дата складання» (зазвичай це останній день звітного місяця).
• У осередку «Звітний період» вказуємо період з першого числа до останнього звітного місяця.
• У першому стовпці першого розділу табеля обліку робочого дня (1. Облік робочого дня) вказуємо порядковий номер працівника.
• 2-й та 3-й стовпці заповнюємо на підставі відомостей із особистих карток співробітників (форма № Т-2), які заводять на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу.
• У 4-ту та 6-ту графи заносимо код витрат робочого часу (беремо з умовних позначень табеля обліку робочого часу) та інформацію про кількість відпрацьованих годин за кожен день місяця.
• У 5-му та 7-му стовпці відзначаємо проміжні результати за I/II половину місяця: у верхній осередок заносимо кількість відпрацьованих днів, у нижню – кількість відпрацьованих годин за обліковий період.
• 8-17 стовпці бланка табеля обліку робочого часу заповнюємо наприкінці звітного місяця.
  У підсумкові відпрацьовані дні не включаються ті, коли співробітник був відсутній на робочому місці (вихідні, лікарняні, відрядження, прогули тощо). Значення в стовпці 8 утворюється при підсумовуванні значень верхніх осередків стовпців 5 і 7, значення 9-го стовпця - при підсумовуванні значень нижніх осередків 5-го і 7-го стовпців.
• У 14-й та 16-й стовпці заносимо кількість днів та годин.
• У 15-му стовпці вказуємо код причини неявки (беремо з умовних позначень табеля обліку робочого дня).
• У 17-й стовпець заносимо загальну кількість вихідних та святкових днів кожного працівника за звітний місяць.

Другий розділ табеля обліку робочого дня (2. Розрахунок із персоналом з праці, 18-55 стовпці) веде бухгалтерія.

Підписується цей документ особою, яка відповідає за заповнення табеля робочого часу, і навіть керівником структурного підрозділи, працівником кадрової служби чи директором предприятия.

Табель обліку робочого часу не тільки відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником, а й дозволяє щодня фіксувати інформацію про явки та неявки на роботу. Хтось із працівників захворів, хтось відсутній з нез'ясованих причин, а хтось пішов у відпустку. Давайте подивимося, як правильно відзначати всі ці випадки у табелі.

Табель обліку робочого дня повинні вести всі організації. Цей документ необхідний для того, щоб:

• щодня враховувати, як співробітники використовують свій робочий час, дотримуються вони встановленого режиму праці;
• отримувати дані про відпрацьований час;
• розраховувати зарплату;
• складати статистичну звітність з праці органів статистики.

Держкомстат Росії затвердив для табеля обліку робочого часу дві уніфіковані форми - Т-12 та Т-13*. Відрізняються форми тим, що Т-12 є універсальним варіантом, а Т-13 ведеться, якщо в організації встановлено автоматичну систему контролю явок-неявок на роботу (турнікет). При цьому дані заносяться у форму через комп'ютер. Найчастіше, звичайно, використовують форму Т-12, оскільки пропускні системи встановлені далеко не у всіх організаціях.

Табель складається в одному екземплярі. Наприкінці місяця заповнений табель мають підписати керівники структурних підрозділів та працівник кадрової служби. Потім документ надходить до бухгалтерії для розрахунку зарплати.

Хто веде табель

Раніше у багатьох організаціях була спеціальна посада – табельник. Наразі керівники вважають нераціональним тримати окрему штатну одиницю лише для реєстрації виходів та невиходів на роботу. Найчастіше обов'язок вести табель обліку робочого часу покладається на фахівця з кадрів, бухгалтера або керівників структурних підрозділів, крім їх основних функцій. Пам'ятайте, що цей обов'язок має бути закріплений у трудовому договорі та посадовій інструкції співробітника або покладений на нього наказом директора організації.

Як відображати у табелі використання робочого часу

Форми Т-12 та Т-13 практично не відрізняються за складом реквізитів, тому ми розглядатимемо заповнення табеля на прикладі однієї форми - Т-12. А точніше її першого розділу, який називається "облік використання робочого часу". Зразок заповнення табеля наведено на стор.

Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Зазначаються і проміжні результати (за першу та другу половину місяця). Явки і неявки працювати фіксуються шляхом суцільної реєстрації. Це означає, що за кожне число місяця у відповідному осередку проставляється якесь позначення - явка або неявка з певних причин (або за нез'ясованими обставинами). Однак допускається і не відзначати явки, а реєструвати лише відхилення від графіка роботи (неявки, запізнення тощо). Якщо за місяць відхилень не було, то в табелі буде відображено лише підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половини місяця та загальний підсумок, а інші клітини залишаться порожніми.

Тепер давайте подивимося, як потрібно проставляти позначення в табелі.

У графах 4 та 6 форми Т-12 є два рядки. У верхньому рядку ставиться літерне позначення видів витрат робочого часу по кожному дню місяця (явка, відпустка, відрядження, лікарняний тощо). У нижній записується кількість годин за ними. Літерні позначення наведено на титульному листі форми Т-12. Наприклад, якщо працівник 13 червня прийшов на роботу і був присутній повний робочий день, то в табелі за червень у осередку з числом 13 навпроти прізвища співробітника ми поставимо "Я" та 8 робочих годин. Якщо у цей день він був у відрядженні, то потрібно поставити "К". А ось робочих годинників у вашій організації у нього в цей день не було, тому в нижньому рядку ставимо нуль. Для вихідних та свят теж є своє позначення. У верхньому рядку ставиться "в", а в нижньому - нулі.

Пам'ятайте: щоб проставити той чи інший код, у вас мають бути вагомі підстави. Скажімо, лікарняний ви можете відзначити в табелі, тільки якщо точно відомо, що співробітник має листок тимчасової непрацездатності. У таблиці на стор. ... наведено перелік документів з усіх випадків неявок та відхилень від встановленого режиму праці. Якщо ж у вас немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника, то ви можете відзначити в табелі лише неявку з нез'ясованих причин (ПН).

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу, представлені на титульному листі форми Т-12, використовуються і у формі Т-13

Як підбивати підсумки

Наприкінці місяця потрібно порахувати загальну кількість відпрацьованих днів та годин. При цьому з розрахунку відпрацьованих днів виключаються вихідні, прогули, неявки з нез'ясованих причин, дні лікарняних, відряджень - загалом усі дні, коли працівник був відсутній на роботі. Щоб порахувати кількість відпрацьованих годин, треба просто скласти цифри у другому рядку граф 4 та 6, а результати занести до графи 5 (за першу половину місяця), графи 7 (за другу половину місяця) та графи 8-13 (загалом за місяць) .

Окремо треба порахувати кількість днів неявок та занести інформацію про них до граф 14-16. У графі 15 ставляться цифрові коди причин неявок (ці коди наведені на титульному аркуші форми, разом із літерними позначеннями). Наприклад, код чергової відпустки – 09, а неявки з нез'ясованих причин – 30. І нарешті, необхідно визначити загальну кількість вихідних у кожного працівника за місяць та вписати його до графи 17.

Основним документом виходячи з якого фірма нараховує зарплату своїм працівникам є табель обліку робочого дня. Як правило, використовують уніфікований бланк (можна завантажити тут). Розглянемо зразок його заповнення.

Які форми можна використовувати

Як основний документ з обліку робочого часу та нарахування заробітної плати фірма може використовувати:

1. уніфіковані форми табелю, які затвердив Держкомстат;
2. самостійно розроблені форми, які містять усі реквізити, передбачені законом № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» та затверджені як елемент облікової політики.

Скористайтеся безкоштовним онлайн-сервісом формування табелю:

Уніфікована форма табеля обліку робочого часу

Уніфікований бланк табеля обліку робочого часу буває двох видів:

1. Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма № Т-12);
2. Табель обліку робочого дня (форма № Т-13).

Фірма має право вибрати будь-яку форму. Жодних обмежень закон не містить. Обидві форми затверджено постановою Держкомстату від 05.01.2004 №1.

Бланк табеля обліку робочого часу

Незаповнені бланки зазначених вище форм виглядають так:

1. Форма № Т-12. Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці

1. Форма № Т-13. Табель обліку робочого часу

Способи складання табеля обліку робочого часу

Трудовий кодекс покладає компанії обов'язок щодо ведення обліку робочого дня свого персоналу (ст. 91 ТК РФ). При цьому є два способи складання табелю:

1. Реєстрація всіх явок та неявок на роботу.
2. Реєстрація лише відхилень: відпусток, хвороб, неявок з інших причин, робота понад норму встановленого часу тощо.

Вибір будь-якого варіанта залишається на розсуд роботодавця. Він залежить від тривалості робочого дня, встановлений у компанії.

Як правило, вибирають той спосіб, який зручний фахівцям кадрової служби. Наприклад, перший доцільний при сумованому обліку робочого часу, коли недоробка в одні дні компенсується переробкою в інші.

Такий порядок реєстрації відпрацьованого часу дає змогу виявити всі переробки чи недоробки за обліковий період.

Другий спосіб (реєстрація відхилень) зручний при постійній та відомій тривалості робочого дня. У цьому випадку особа, яка заповнює документ, точно знає кількість робочих годин у кожному робочому дні. Тому зручніше реєструвати лише відхилення.

Табель обліку робочого дня заповнює або бухгалтер чи працівник кадрової служби (табельщик). Зазвичай особу, відповідальну за її оформлення, призначає директор компанії. І тому видають наказ, підписаний директором.

Як заповнити табель обліку робочого часу

При заповненні керуються Вказівками щодо застосування та заповнення форм документації з обліку праці, які Держкомстат затвердив постановою № 1 від 05.01.2004 року. Для обліку відпрацьованого часу форми мають кілька граф та рядків:

1. Т-12 (графи 4, 6) - два рядки;
2. Т-13 (графа 4) - чотири рядки (по 2 на половину одного місяця) та графи 15 та 16.

Верхній рядок будь-якої з цих двох форм потрібний для умовних позначень (кодів) робочого часу. У нижній наводять тривалість часу, який був відпрацьований або не відпрацьований (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами. Роботодавець має право збільшити кількість граф у табелі для фіксації додаткових даних щодо режиму роботи. Наприклад, проставити час початку та закінчення зміни. Це доцільно, якщо персонал працює в умовах, що відрізняються від звичайних.

У графах 5 та 7 форми Т-12 у верхніх рядках вказують кількість днів, які були відпрацьовані. Нижні рядки служать для відпрацьованого годинника.

При реєстрації в табелі неявок (відхилень), які враховують днями (наприклад, дні хвороби чи відпустки) у верхньому рядку ставлять літерний код умовного позначення неявки. Нижні графи залишають порожніми.

У формі Т-12 (розділ 2) зазначають суму оплати. Крім того, тут відображають кореспондуючий рахунок, на який нараховують заробітну плату за відпрацьований час. Найчастіше ця рахунки з обліку витрат (20, 26, 44, 91). Аналогічні дані зазначають у графі 8 бланка Т-13.

Підготувати табель онлайн безкоштовно

Зразки заповнення табеля

Розглянемо, як заповнюють табель обліку використання робочого дня за двома представленими вище формами.

Заповнення форми Т-12:

Заповнення форми Т-13:

Умовні позначення у табелі

Інформація у табелі відповідно до вимог Держкомстату має бути закодована. У таблиці нижче представлені коди та їх розшифровка.

Наприклад, кодування робочого часу при відрядній оплаті:

та проставлення кодів при наданні жінці перерв на годування дитини

Особливості заповнення табеля

Насправді зустрічаються ситуації, коли заповнення табеля має особливості. Так, передсвятковий день скорочується на годину. Наприклад, 7 березня згідно із законом 7-годинний робочий день. Якщо в табелі стоїть 8 годин, то співробітники в останню годину працювали понаднормово. Восьма година має бути оплачена не менш ніж у півторному розмірі (ст. 152 ТК РФ). Інакше компанію можуть оштрафувати на 50 000 руб. (Ст. 5.27 КпАП РФ).

Такий самий штраф загрожує фірмі, якщо в табелі в окремих працівників передсвятковий день коштує 8 годин. Наприклад, неповнолітніх та вагітних жінок. Їх не можна залучати до роботи понаднормово.

Правило про скорочений передсвятковий день стосується всіх працівників. Навіть тих із них, які працюють неповний час. Якщо працівник працює по 7 годин, то передсвяткового дня в табелі ставлять 6.

У табелі за сумісниками вказують час, який фактично відпрацьовано. Слід враховувати обмеження, встановлені сумісникам. Коли людина зайнята на основному місці, щоденна тривалість її праці за сумісництвом не може перевищувати 4 години. Понад 4 години він може працювати в ті дні, коли не зайнятий за основним місцем. Щомісячна тривалість робочого часу сумісників має бути більше половини місячної норми робочого дня.

Тривалість відпрацьованого часу сумісників (у годинах та хвилинах) відображають у нижньому рядку (графи 4 та 6) форми № Т-12 або у другому та четвертому рядках (графа 4) форми № Т-13. Вказувати дрібні числа не заборонено. Наприклад, якщо сумісник працює по 3 години 12 хвилин, то в табелі можна проставити дрібне число – 3,2 години (3 год + 12 хв: 60 хв/год).