Звіт за підсумками роботи за рік зразок. Щоденний звіт про виконану роботу

Сьогодні абсолютно непоодинокі ситуації, коли роботодавці вимагають від своїх підлеглих надати звіт про роботу співробітника. При цьому здебільшого не має значення, яка саме робота була виконана, яку посаду займає співробітник і як довго він працює на цьому місці роботи. Роботодавці навіть не закріплюють за собою це право у внутрішньому документообігу, але водночас працівники зобов'язані беззастережно виконувати це правило, складаючи місячні, квартальні та річні форми звітів залежно від побажань начальства, не маючи жодного права на заперечення. У цій статті ми пропонуємо поговорити, для чого, власне кажучи, потрібні такі звіти, хто і на яких підставах має право вимагати їх від своїх підлеглих, і що обов'язково має містити цю форму документа.

Навіщо потрібні звіти?

Жоден із видів звітів не може бути економічно необґрунтованим, адже для їх складання необхідно залучати персонал, а це досить суттєва статтявитрат для будь-якого підприємства. В обов'язки кожного керівника структурного підрозділувходить обґрунтування перед керівництвом наступних важливих моментів:

чисельність співробітників за штатом;
фонд оплати праці;
організаційну структуру;
функціональні обов'язки працівників;
вимоги до претендентів на ту чи іншу посаду.

Щоб взяти на роботу до структурного підрозділу нового співробітника, необхідні вагомі підстави та мотивована пропозиція керівника відділу, яка має бути узгоджена з боку керівництва. Тільки після угоди останньої може бути відкрита вакансія та розпочато пошук відповідного фахівця. Але навіть після того, як працівника офіційно оформлять на роботу, обґрунтування його необхідності має постійно триматися на контролі. Такому співробітнику необхідно постійно виконувати певний обсяг роботи, який передбачений тією чи іншою посадою.

Важливо. Для визначення завантаженості працівників та розподілу робіт на підприємствах повинні розраховуватися норми виробітку. Цей обов'язок має покладатися на фінансистів чи економістів підприємства. Але на практиці виходить так, що ці фахівці завжди зайняті важливішими справами, а тому чисто фізично не встигають контролювати розподіл обов'язків.

За фактом за завантаженістю фахівців стежать керівники підрозділів і керуються вони найчастіше лише своїми візуальними спостереженнями, тобто стежать, щоб усі фахівці були у справі. Крім цього, виходить так, що ці ж керівники повинні складати плани, як робота в наступному звітному періоді буде розподілена серед підлеглих, а працівник повинен не тільки працювати продуктивно, а й планувати своє власне робочий час.

Всі ці плани розглядаються спочатку керівником відділу, а потім передаються на узгодження вищого керівництва у встановленому для підприємства порядку. Якщо план буде затверджено, то надалі всі співробітники зобов'язані будуть дотримуватися його пунктів, а потім за фактом звітувати про виконану роботу. І ось на цьому етапі і виникає необхідність у складанні звіту відповідно до затвердженого раніше плану дій.

Отже, отримуємо, що звіт співробітника необхідний:

для обґрунтування витрат на виплату заробітної платиспівробітників;
як підтвердження про виконання робіт або надання послуг співробітниками підприємства для сторонніх організацій-контрагентів, наприклад, за договорами аутсорсингу;
з метою створення порядку та дотримання трудової дисциплінидля підприємства;
для встановлення, які роботи були виконані тим чи іншим співробітником (особливо це актуально у тому випадку, коли виникають спірні ситуації про неналежне або неповноцінне виконання тих чи інших посадових обов'язків).

У яких випадках звіт обов'язковий?

Законодавством в обов'язковому порядку регламентовано лише один вид звітів про виконану роботу. І він стосується випадків відправлення співробітників підприємства у відрядження.

В інших випадках співробітники зобов'язані надавати звіти про виконану роботу тільки в тому випадку, коли цей пункт прямо фігурує в посадової інструкціїспеціаліста, або прописаний у трудовому договорі.

Хто може виступати у ролі ініціатора звіту?

Наступне питання: перед ким саме співробітник має звітувати? Щоб відповісти на це питання, необхідно розуміти, у підпорядкуванні кого саме знаходиться співробітник. Така інформація також повинна значитися у посадовій інструкції та трудовому договорі. Відповідно до цього безпосередній начальник і може вимагати від співробітника складання звіту. При цьому він має право вимагати від свого підлеглого та будь-які інші види передбачених звітів, а не лише про виконану роботу.

З звіту про виконану роботу може здійснюватися розрахунок премій співробітників, тобто фінансових заохочень роботодавця за виконану работу. Якщо звіт складається саме з цієї причини, тоді він обов'язково має містити такі показники:

виконання планових показників;
виконання наднормованих робіт у межах посадових обов'язків співробітника;
виконання особливо важливих чи надстрокових робіт та завдань, індивідуальних завдань з боку начальника відповідно до посадових обов'язків співробітників.

Важливо. Водночас у звіті про виконані роботи також має бути зазначена інформація про невиконання тих чи інших завдань з боку керівництва співробітником, з обов'язковим зазначенням причин, чому роботу не було виконано.

Відмова співробітника від складання звіту

Іноді у керівників виникає запитання: що робити у такій ситуації, коли працівник відмовляється складати звіт? Чи можна покарати його за відмову? З цього приводу у Трудовому Кодексі є стаття, яка передбачає відповідальність працівників за невиконання ними своїх посадових обов'язків та залучення їх до дисциплінарного стягнення. Застосувати цю статтю, як ставати зрозумілим з опису, можна лише у тому випадку, коли подання звіту є частиною посадових обов'язків співробітника, тобто про це прописано у його посадовій інструкції чи трудовому договорі.

За порушення трудових обов'язківроботодавець має право застосувати такі види дисциплінарного покарання: зауваження чи догану. Міра стягнення застосовується залежно від тяжкості наслідків провини.

Але на практиці має дещо іншу картину. Зазвичай роботодавці не карають саме таким чином працівників, які не послухалися їхнього наказу і не склали звіт до зазначеного часу або зовсім відмовилися від його складання. Як правило, роботодавцям важливим є навіть не сам звіт, а слухняність співробітника у виконанні того чи іншого виду роботи. І тому у співробітників, які проігнорували звіт, спливають проблеми не зі звітом зокрема, а з виконанням завдань вищого керівництва в цілому. Тому роботодавцю набагато простіше застосувати дисциплінарне покарання за відмови від роботи зі звітом, а й за неналежне виконання трудових обов'язків співробітника.

Основні складові звіту

Звіт співробітника має містити такі обов'язкові пункти:

прізвище, ім'я, по батькові;
посада;
відділ чи підрозділ;
види виконаних робіт (можуть вказуватись як у кількісному, так і у відсотковому співвідношенні, з відміткою про час виконання);
вказівку робіт з плану або надпланових;
замовник роботи;
статус виконання завдання (виконано, частково виконано, не виконано);
результат (із зазначенням документа чи ні);
факт передачі результату;
інші працівники, які були задіяні у виконанні роботи;
відповідність фактичних показників плановим;
дата звіту та період, за який було виконано звіт.

Всі ці пункти можна назвати лише умовними, оскільки в кожному конкретному випадку вони можуть бути змінені (додані нові параметри або скориговані наявні).

На деяких підприємствах може бути розроблена та впроваджена система подання щоденних звітів співробітників про виконану ними роботу. У цьому випадку має сенс застосувати коротку формузвіту, в якому будуть вказані всі основні факти про роботу, і заповнення цього звіту не займе багато часу у співробітника.

Спрощений варіант звіту може містити такі пункти:

прізвище, ім'я, по батькові;
посада;
місце роботи;
виконані роботи за планом та наднормативно;
дата звіту та період, за який було складено документ.

Важливо. Усі звіти, які складаються співробітником, мають бути завірені ним самим, а також вищим керівником.

Чи має бути звіт встановленої форми?

Загальновстановленої форми звіту про виконану співробітником роботи немає. Причин цього кілька:

у законодавстві не передбачені зобов'язання працівників щодо складання таких форм звітів;
на кожному підприємстві є свої особливості та нюанси, які мають бути враховані під час складання звітів (у тому числі тут може враховуватися навіть стиль власників чи керівників компанії).

Тому виходить, що встановити єдину для всіх юридичних осібформу звіту неможливо. Але в той же час, якщо на підприємстві добре налагоджена система документообігу, і всі документи заповнюються і зберігаються в строгому порядку, тоді є сенс приділити увагу і цьому звіту, і затвердити його стандартну форму для даного підприємства.

Зробити це можна кількома способами:

у комплекті документів по підприємству загалом, якщо всі співробітники звітують про виконану роботу централізовано;
наказом за конкретним підрозділом або відділом, якщо звіти складаються лише певними категоріями працівників.

Як повинні зберігатися звіти

Якщо звіт про роботу співробітника було складено, то він повинен зберігатися на підприємстві, незалежно від того, чи використовувалася для його складання уніфікована форма, чи він був складений довільно. Інше питання: як довго він має зберігатися на підприємстві? Законодавство на цю тему мовчить, знову ж таки через те, що воно не передбачає обов'язкового заповнення звітів з боку співробітників.

Найчастіше керівництво підприємства у своїх діях щодо зберігання звітів орієнтується на перелік архівних документів, згідно з яким слід дотримуватись наступних термінів зберігання документів:

звіти працівників про виконану ними роботу, крім документів на відрядження, повинні зберігатися 1 рік;
зведені звіти відділів чи підрозділів про виконану роботу повинні зберігатися 5 років.

Кожен із нас багато разів у своєму житті стикається з написанням та оформленням різної документації. До цієї документації також відноситься звіт, який можуть вимагати як від студента з навчання, так і від працівника на його місці. професійної діяльності. Тому кожному важливо знати, як написати звіт правильно та оформити його. Написання звітів – тема досить широка, включає безліч нюансів, адже звіти бувають різними за формою та змістом. Ми обмежимося найбільш популярними випадками, розповімо про те, як скласти звіт з навчання та роботи, а також виділимо основні вимоги до будь-яких звітів.

Загальні правила написання звітів

Як скласти звіт правильно? Будь-який звіт повинен обов'язково відповідати наступним критеріям:

Короткість. У звіті необхідно чітко та лаконічно викласти всю необхідну інформацію, вдаючись до простої ділової мови.
Звіт повинен починатися з правильно оформленого титульного листа (обов'язковий для великих звітів).
Якщо все ж таки необхідно написати великий звіт, то потрібно також оформити зміст і на одному додатковому аркуші вказати головні думки та ідеї звіту.
Чітка структура. Звіт має бути логічно побудований. На початку необхідно ввести у курс справи, вказавши всі необхідні дані, у середині – основні думки звіту, наприкінці – висновки.
Пропозиції у звіті мають бути короткими та правильно побудованими, не повинно бути величезних абзаців. Вітається використання заголовків та підзаголовків. Звіт має бути читабельним.
Для розкриття теми, якщо це необхідно, оформлюйте додатки до звіту: діаграми, малюнки, схеми, таблиці.
Звіт найкраще подавати у спеціальній папці.

Звіт по роботі

Нерідко від працівників керівники та директори вимагають спеціальних звітів щодо виконаної роботи. Як писати звіт у цьому випадку? Керуйтеся формою написання та оформлення звітів, яка прийнята у вашій фірмі, також Вам підійдуть всі вищеописані поради. Крім того, для робочого звіту можна виділити такі рекомендації:

Звіт необов'язково оформляти на бланку, якщо він супроводжуватиметься листом або пояснювальною запискою.

Якщо звіт роботи за певний період передається начальнику, то супровідний листу разі не потрібно.

Відрядження про відрядження необхідно подавати разом з усім пакетом необхідних документів.

Звіт слід писати на стандартних аркушах (А4) та оформлювати відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.

Для великого звіту необхідно оформити титульний лист, для маленького заголовка звіту можна вказати у верхній частині першого листа. Спочатку треба зазначити слово «Звіт», потім – його тему та термін, за який подається звітність.

Робочий звіт починають із вступу, в якому описують проблему, завдання та цілі проведеної роботи. Якщо ж звіт є стандартним документом із встановленою періодичністю (наприклад, щоквартальна або щомісячна періодичність), то вступна частина не потрібна.

Як оформити звіт у його основній частині? Тут необхідно перерахувати і розкрити всі види робіт, які ви виконали, при цьому треба вказати терміни виконання кожного конкретного завдання. Якщо є, слід вказати труднощі під час виконання роботи чи причини, з яких робота була виконано належним чином, пояснити, чому так сталося.

Наприкінці звіту йде висновок, у якому треба вказати висновки та оцінити ефективність виконаної роботи відповідно до поставлених завдань.

Робочий звіт – це не просто папірець, це важливий документ, який може серйозно вплинути на Вашу кар'єру, тому поставтеся з усією серйозністю до його написання та оформлення.

Звіт з навчання

Ще один вид звітів – це студентські звіти, найпопулярніший серед них – це звіт із практики, тому поговоримо про те, як його правильно написати.

Звіт із практики – це важливий документ, що підтверджує успішне проходження студентом практики.

Від цього звіту залежатиме підсумкова оцінка за практику, яка піде в диплом, тому необхідно серйозно поставитися до його написання та оформлення.

Як писати звіт з практики, з чого його розпочати? У звіті з практики потрібно обов'язково правильно оформити титульний лист. Напевно у Вашому навчальному закладіє шаблони оформлення титульних аркушів, Ви можете скористатися найбільш підходящим із них та оформити свій титульний аркуш на його прикладі. На титульному аркуші мають бути вказані Ваші прізвище, ім'я та по батькові, підприємство, на якому Ви проходили практику, та період практики (з якого до якого числа).

Звіт з практики починається з опису підприємства, де Ви працювали. Вкажіть основні необхідні дані - як називається підприємство, чим воно займається, якими є його основні характеристики (як давно існує, наскільки велика фірма і т.д.).

Якщо практика була повністю ознайомча і Ви не приймали активної участіу роботі, достатньо буде вказати основну інформацію про підприємство. Інакше справа з виробничою практикою– більша частина звіту повинна містити відомості про Вашу практичної діяльностіта про її результати.

Далі варто вказати цілі та завдання (це піде Вам на користь). Мета - це те, чого Ви хочете досягти від практики, опишіть мету конкретно і точно, можна вказати різні цілі. Наприклад, отримати нові знання, пов'язані з професією, закріпити та навчитися застосовувати теоретичні знання на практиці тощо. Завдання - це шляхи досягнення цілей. Наприклад, систематичне відвідування підприємства, на якому студент проходить практику, та уважне вивчення його роботи; бесіди на професійні темиіз працівниками підприємства; виконання різних видівробіт із завдань начальника тощо.

Наступний важливий та основний момент, який слід описати розгорнуто, – це всі види діяльності, якими Ви займалися на практиці.

Багато викладачів радять своїм студентам вписувати у звіт всю свою діяльність, навіть якщо це був зовсім короткий дзвінок до клієнта або дуже легке доручення по роботі. Одна з найзручніших форм написання цієї частини звіту така: спочатку – повна дата (відзначайте по порядку всі дні практики), потім – чим займався студент у кожен день практики, та після – мікровисновок (чому навчився, який досвід студент набув). Можна не робити висновок з кожного запису, а оформити його наприкінці, вписавши туди всю потрібну інформацію. Ваша головна мета в цій частині роботи – повністю та грамотно розповісти про те, чим Ви займалися на практиці, яка у Вас була робота. Також можна відзначити труднощі, з якими Ви зіткнулися, та вказати можливі причиниїх поява або зробити акцент на тому, що найбільше сподобалося на практиці, пояснити чому.

Заключна частина звіту з студентської практики – це висновок, висновок. Саме з висновків у звіті викладачі судитимуть, наскільки добре Ви опанували професію, чому змогли навчитися, наскільки Ви змогли застосувати свої знання на практиці. Приділіть особливу увагу оформленню висновків. Чітко та по порядку (можна списком) викласти все те нове, що Ви дізналися та освоїли на практиці. У будь-якому випадку, пишіть чесно, не потрібно вигадувати того, чого ні, штучність досвідчений викладач помітить. Нехай це буде простий і чесна розповідь, але детальний та докладний.

Щодо оформлення звіту, то воно має відповідати нормам та стандартам. Яким саме Ви можете поцікавитися на своєму факультеті, Вам напевно розкажуть. Ну а загалом, шрифт має бути простим (Times New Roman), розмір – 12 пунктів, міжрядковий інтервал – 1,5. Вітається чіткий поділ на частини, розділи, параграфи та списки, якщо необхідно. Звіт має бути читабельним та змістовним.

Тепер Ви знаєте, як написати звіт по роботі або навчальній практиці. Ми виклали всі основні вимоги до таких звітів, сподіваємося, що наші поради допоможуть Вам.

Як правильно написати звіт

Щороку працівники фірм, підприємств та організацій пишуть тисячі звітів про роботу – щомісячні, щоквартальні, річні. І тисячі разів їх переписують знову та знову. Начебто й розповів про роботу, а тут неправильно оформив, тут не так написав, а третю сторінку начальник узагалі вирвав і викинув у урну. Звіт потрібно подати у вигідному світлі.

Інструкція

Будь-який звіт – це, перш за все, аналіз вашої роботи за минулий період, який показує, чи ви виконали поставлені завдання чи ні. Чи не полінуйтеся почати збирати потрібні вам показники заздалегідь. Інакше хтось із колег та підведе, забувши надати вам статистику. І тільки коли всі документи зібрані, починайте роботу над звітом. Перегляньте документи та продумайте чіткий план роботи над звітом. Визначте важливість кожної позиції, як ви її характеризуватимете, що нового та перспективного ви зробили для фірми за цей період, чи збільшився прибуток від ваших дій (або були зекономлені кошти підприємства). Якщо щось вийшло, продумайте, чому. Постарайтеся найбільш важливі показникивідобразити у вигляді таблиць та графіків у порівнянні з минулим роком. Це наочно покаже зростання показників у роботі, чи виконано план на цей період, що важливо при складанні звітності.

Мова викладу – офіційна, ділова. Не потрібно «розтікатися думкою по дереву», чітко опишіть усі досягнення за цей період, які новаторські ідеї ви внесли та який вийшов результат.

Звіт оформляється на аркушах формату А4, поля стандартні, шрифт Times New Roman, розмір 12 або 14. Інтервал краще використовувати полуторний відступ «червоний рядок», вирівнювання «по ширині». Це зробить ваш звіт більш читабельним. І не забудьте про нумерацію сторінок.

Корисна порада

Звіт про виконану роботу - це, перш за все, підбиття підсумків вашої праці, виконаних вами планів і завдань, тому не ставтеся до нього як до нудного офіційному документу, Виявите терпіння, а десь і фантазію, і тоді ваш звіт не раз будуть ставити приклад іншим.

як правильно писати звіти

Роздрукувати

Як правильно написати звіт

www.kakprosto.ru

Як правильно написати звіт

Зазвичай, звіт супроводжується запискою пояснення або листом, тому немає необхідності писати його на бланку. Якщо це звіт про відрядження, він прикладається до всього пакету документів, і якщо звіт про роботу за певний період, він передається безпосередньому начальнику й у разі супровідний лист також потрібно. Пишіть його на стандартному аркуші паперу та оформлюйте відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.

Якщо це серйозний, багатосторінковий звіт, наприклад, про проведені випробування, краще зробити титульний лист. Для невеликого звіту просто напишіть заголовок зверху на першому аркуші. Після слова «Звіт» у заголовку вкажіть тему звіту, термін, за який ви звітуєте.

У вступній частині опишіть проблему, цілі та завдання тієї роботи, яка була проведена вами. Якщо це стандартна звітність із встановленою періодичністю – щомісячний, щоквартальний звіт по роботі, то жодної вступної частини писати не треба – його суть уже викладена у заголовку.

В основному тексті звіту перерахуйте ті роботи, які ви були виконані в рамках поставленого завдання та вкажіть терміни виконання кожного пункту. Після цього дайте висновок про те, наскільки вам вдалося виконати завдання, які були перед вами поставлені.

Проаналізуйте, чому, якщо це було, вам не вдалося виконати все, що було намічено. Це могло статися через обмеження часу, брак матеріалів або відсутність необхідного обладнання. Перерахуйте всі причини, що вплинули на це. Насправді ця частина звіту є найважливішою, оскільки тут ви повинні перерахувати об'єктивні причини, які завадили вам сумлінно виконати роботу. Тим самим ви перекладаєте відповідальність за це на керівництво, яке не зуміло забезпечити вас усім необхідним.

На підставі вашого звіту начальство зобов'язане зробити висновки та вжити необхідних заходів для того, щоб забезпечити вас усіма потрібними для роботи матеріалами та обладнанням або продовжити термін виконання певних видівробіт.

Як написати звіт про виконану роботу

Вам знадобиться

комп'ютер, інтернет, папір А4, принтер, ручка, друк підприємства, відповідні документи

Введіть у бланку найменування вашої організації.

Вкажіть номер документа та дату складання.

Впишіть код підприємства відповідно до Загальноросійським класифікаторомпідприємств та організацій.

Напишіть прізвище, ім'я та по батькові співробітника, який направляється у відрядження.

Вкажіть табельний номер працівника вашої організації.

Впишіть у відповідному полі структурний підрозділ підприємства, де працює співробітник. Заповніть поле «Посада (професія, спеціальність)», вписавши посаду співробітника, який прямує у відрядження. Впишіть місце призначення відрядження, країну, місто, назву організації, куди направляється співробітник.

Впишіть дату початку відрядження та дату її закінчення.

Вкажіть загальну кількість календарних днів перебування співробітника у відрядженні та кількість днів, не рахуючи часу перебування в дорозі.

Впишіть найменування організації, яка оплачуватиме всі майбутні витрати співробітника, який перебуває у відрядженні, наприклад, проживання в готелі, проїзд тощо. Підставою для оплати витрат співробітника, що направляється у відрядження, будуть слугувати квитки, квитанції про оплату готелю тощо.

Свій підпис, розшифровку, посаду пишуть керівник структурного підрозділу, в якому працює співробітник, який направляється у відрядження, та директор підприємства.

Повернувшись із відрядження, співробітник робить короткий звіт про відрядження та вписує його у відповідне поле.

Працівник ставить свій підпис.

Керівник структурного підрозділу пише висновок про виконання завдання, ставить свій підпис із розшифровкою.

www.kakprosto.ru

Головне призначення звіту про виконану роботу - письмова фіксація результату конкретних дій. Зразок, шаблон, приклад можна завантажити безкоштовно.

Звіт про виконану роботу - абстрактне поняття. Цей документ, який супроводжує будь-яке діяння суб'єкта правовідносин, має вільну форму виконання. Головне призначення акта, що розглядається, — письмова фіксація конкретних дій. На сторінці є приклад, шаблон та зразок звіту про виконану роботу. За спеціальним прямим посиланням можна безкоштовно скачати потрібний текст.

Найпростіший формат дозволить змінити деякі тези паперу в текстовому редакторі Word, та застосувати бланк у власній практиці.

Звіт про виконану роботу буде необхідний різним професіям та спеціальностям: вихователю дитячого садка, голові ТСЖ, медсестрі та іншим професіям Оскільки пакт, що обговорюється, має на меті підведення будь-яких підсумків, його написання вимагає від автора особливої уваги. Складаючи звіт про виконану роботу, потрібно максимально виключити граматичні та пунктуаційні помилки у тексті. Зміст необхідно перевірити кілька разів і тільки після цього надавати публічності та розголосу.

Обов'язкові пункти звіту про виконану роботу

Твердження директором, зверху праворуч;
Назва підсумкового регламенту;
Період за який надаються відомості, ПІБ підзвітної особи;
Потім у вигляді таблиці чи пунктів вносяться показники функціонування;
Наприкінці підбиваються підсумки, ставиться підпис особи та розшифровка.

Підсумковий регламент про виконану роботу має унікальні властивості та значення. Інформація, отримана читачем у процесі вивчення матеріалів, має бути засвоєна та зрозуміла. Процес не отримає належної уваги та розвитку, якщо підсумки про виконану роботу складено не якісно та не компетентним фахівцем. Не варто вносити зайві факти у зміст. Проте, виклад усієї картини проведених процедур також важливий. Варто витримати стислість і одночасну достатність подачі матеріалу для зручності читача.

Дата: 2016-03-29

Звіт про виконану роботу зразок

ВІДПОВІДЬ:
(матеріал підготовлений Ведучий юрисконсультом ЗАТ «СПАР РИТЕЙЛ» І.Куролесовим)

Все частіше роботодавці вимагають у своїх співробітників звіти про виконану роботу, причому не важливо, яку саме вони виконують роботу, які займають посади, як довго працюють у компанії. І, як правило, таке право роботодавця не прописується в жодних внутрішніх документах компанії. Попри це працівники беззастережно складають звіти за місяць, за квартал, за рік — залежно від мети їхньої підготовки (адже заперечити роботодавцю вкрай складно). У статті ми поговоримо про те, для чого потрібен звіт про виконану роботу, хто і за яких умов може вимагати його уявити, що він має містити, чи потрібно затверджувати
його форму та зберігати за всіма правилами.

Навіщо потрібен звіт?

Відомо, що необхідність залучення персоналу має бути економічно обґрунтованою, адже оплата праці найманих працівників в організацію є статтею витрат, причому досить суттєвою. Практично кожен керівник структурного підрозділу організації, підбираючи через кадрову службупрацівників повинен обґрунтувати перед керівництвом такі важливі моменти:
- штатну чисельність підрозділу;
- Фонд оплати праці підрозділу;
— організаційну структурупідрозділи;
- функціонал працівників підрозділу;
- вимоги до кандидатів (освіта, кваліфікація, досвід роботи, професійні навички тощо).
Тільки після того, як мотивовану пропозицію керівника структурного підрозділу про найм працівників буде схвалено керівництвом, можна буде відкривати вакансії та шукати кандидатів. Однак обґрунтування необхідності «утримання» того чи іншого працівника не
закінчується після його прийому працювати. А навпаки, тільки починається. Так, йому потрібно буде виконувати певний безпосереднім керівником обсяг роботи. Треба сказати, що в рідкісній організації розраховуються норми виробітку (здійснюється це зазвичай силами економістів та фінансистів, у яких, якщо вони і працюють у компанії, завжди є робота важливіша). На практиці завдання розподілу обсягу роботи між співробітниками структурного підрозділу, як правило, лежить на плечах керівника підрозділу, який має діяти за принципом «кожен працівник має бути у справі». Водночас керівник підрозділу має планувати роботу своїх підопічних. У свою чергу працівник, щоб працювати більш ефективно, повинен і сам планувати свій робочий час. Після того як план буде складено та затверджено керівником структурного підрозділу в установленому в організації порядку, його необхідно дотримуватись і керівнику
структурного підрозділу, та підлеглим працівникам. Безумовно, для обліку виконаної роботи як підрозділи загалом, і окремих його працівників, при зіставленні її з затвердженим планом виникає потреба у звіті.
Таким чином, звіт працівника необхідний для:
- Обґрунтування витрат на оплату праці працівників структурного підрозділу;
— використання його як основи з метою подання звітів контрагентам щодо цивільно-правових договорівпро надання послуг/виконання робіт силами свого персоналу (у тому числі договорів аутсорсингу та аутстафінгу);
- Створення свого роду порядку та дотримання дисципліни в підрозділі;
- Швидкого встановлення зв'язку: хто з працівників, коли і яку роботу виконав (наприклад, у разі конфліктних ситуацій, пов'язаних з невиконанням або неналежним виконанням працівником своїх трудових обов'язків).

Коли звіт є обов'язковим?

Важливо, що питання подання працівниками звітів про виконану роботу законодавством регламентується лише разі відправлення працівника у відрядження.

Що ж до інших випадків, то очевидно, що слід подавати звіти про виконану роботу обов'язково лише тим співробітникам, у чиї трудові обов'язки це входить, тобто.

у кого це прописано у трудовому договорі та/або посадовій інструкції. Наведемо як приклад витримки із зазначених документів.

Хто може вимагати звіт?

Виникає питання: перед ким саме працівник має звітувати? Для відповіді нього важливо розуміти, кому безпосередньо працівник підпорядковується. Як правило, у трудовому договорі, а також посадовій інструкції (за її наявності) ця інформація вказується. Отже, цей безпосередній керівник працівника має право вимагати в нього звіт. Причому він має право вимагати звіт не лише про виконання запланованої роботи, а й про будь-яку іншу.
Зверніть увагу: звіт працівника про виконану роботу може бути покладено основою системи преміювання, тобто. заохочення працівників організації. Тоді його зміст може вказувати на такі показники для призначення та виплати премій:
- Виконання нормативу;
- Виконання додаткового обсягу робіт в рамках посадових обов'язків працівника;
- якісне та оперативне виконанняособливо важливих завдань та особливо термінових робіт, разових завдань керівництва в рамках посадових обов'язків працівника та ін. ви самі повинні продемонструвати їх у звіті).

Якщо звіт відсутній

«А що якщо працівник відмовиться подати звіт про виконану роботу, — запитують часом керівники, — чи можна його за це покарати?». Теоретично можна. Стаття 192 Трудового кодексуРФ передбачає дисциплінарну відповідальність за невиконання чи неналежне виконанняпрацівником покладених на нього трудових обов'язків. Відповідно, якщо подання звіту про виконану роботу є обов'язком працівника (тобто вона закріплена у трудовому договорі та/або посадовій інструкції), то за невиконання або неналежне виконання цього обов'язку роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення: зауваження чи догану (залежно від неї) від серйозності дисциплінарної провини).

Звичайно, навряд чи хтось із роботодавців на практиці каратиме таким чином працівника за те, що той не подав до потрібного часу звіт про роботу.

Тим більше, що роботодавцю, швидше, потрібен не сам звіт, а виконання роботи. І зазвичай у працівника, який не подав звіт на вимогу роботодавця, є проблеми не з самим звітом, а з
виконанням дорученої роботи. Тому роботодавцю коректніше застосувати дисциплінарне стягненнясаме за невиконання чи неналежне виконання працівником своїх прямих трудових обов'язків, аніж за неподання звіту.

Що входить до змісту звіту?

Звіт працівника може містити:

- Виконану роботу (може перераховуватися в кількісному або процентному вираженні із зазначенням часу виконання роботи і без такого і т.п.):
- Планову роботу;
- Позапланову роботу;
- П.І.Б. та посаду особи, яка є замовником роботи (або найменування організації-замовника);
- Статус роботи (виконана повністю або тільки якась частина);
— результат виконання роботи (підготовлено документ, проведено зустріч тощо);
— кому було передано результат роботи;
- З ким працівник взаємодіяв при виконанні роботи;
- Чи відповідає виконана робота затвердженому плану;
- дату складання звіту, а також період, за підсумками якого складено звіт.
Безперечно, це лише приблизні складові звіту. Він може бути настільки докладним.

Спрощений варіант звіту доречний у випадках, коли в організації чи конкретному структурному підрозділі встановлено систему подання працівниками щоденних звітів. У спрощеному варіанті звіт переважно містить такі елементи:
- П.І.Б. та посаду працівника;
- Структурний підрозділ, де працює працівник;
— виконана робота (планова та позапланова);
— дата складання звіту, а також період, за підсумками якого складено звіт.
Зверніть увагу: звіт має бути підписаний працівником та передано безпосередньому керівнику.

Чи потрібно затверджувати форму звіту?

Уніфікованої форми звіту працівника про виконану роботу, як відомо, немає.
По-перше, тому що законодавство не зобов'язує працівників робити такі звіти.
По-друге, кожна організація має свої специфіки діяльності та стиль керівництва. А значить, затвердити єдину для всіх форму звіту в принципі неможливо.

Однак якщо в організації налагоджено документообіг, належним чином враховуються та зберігаються документи, то цілком адекватним буде і затвердження форми звітів працівників про виконану роботу. Затвердити її можна одним із наступних способів:
- У складі локального нормативного актунаприклад, інструкції з діловодства або положення про персонал (якщо працівники централізовано звітують про виконану роботу);
- Наказом (якщо працівники тільки окремих структурних підрозділів займаються цим).

Чи потрібно зберігати звіт?

Незалежно від того, затверджено форму звіту співробітника про виконану роботу в організації чи ні, подібні звіти підлягають зберіганню. Постає питання, скільки часу їх потрібно зберігати? Нормативними правовими актамине передбачено правил зберігання звітів про
виконану роботу, складання яких є обов'язковим. Проте наведемо деякі витяги із Переліку типових управлінських архівних документів 2010 р.
Рекомендуємо, спираючись на наведені вище пункти Переліку, дотримуватись наступних термінів зберігання звітів:
- Звіту працівника про виконану ним роботу (крім «відрядження») - протягом 1 року;
- Зведеного звіту про роботу структурного підрозділу - протягом 5 років.

Цю та інші консультації щодо актуальним питаннямви знайдете в інформаційному банку «Бухгалтерська преса та книги» системи «КонсультантПлюс».

Трудовий процес складається з постановки завдань керівником та їх виконання співробітником компанії. Іноді кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правилпідприємства, як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва.

Чому потрібно вміти правильно звітувати про роботу

Робочий процес можна подати у вигляді складного механізму, в якому кожен співробітник компанії є шестернею. У цьому прикладі керівник організації виступає інженером, який повинен стежити, щоб усі механізми працювали злагоджено і якнайшвидше.

Корисно! У реального життяначальникам досить складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні для підприємства.

Неправильний приклад

Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому й зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою та перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу. Зразок такого документа наведемо нижче.

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 до 19.02.16 р.

Було виконано таке:

здійснено хронометраж робочого часу виробничого цеху;
внесені до робочу програмурезультати хронометражів;
розраховано нові норми часу;
складено відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також кількох клієнтів;
прийнято участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю. Р.”

Якщо працівник складе звіт про виконану роботу подібним чином, то керівництво вважатиме, що він недостатньо завантажений.

Які помилки бувають?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні таких документів.

Основними з них є:

відсутність конкретики;
немає жодного аналізу;
безініціативність співробітника підкреслюється відсутністю пропозицій у своїй галузі роботи.

Зазначені вище вимоги слід використовувати як із складанні тижневих форм, і тоді, коли формується звіт про виконану роботу протягом року.

Відповідний варіант

Імовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вдасться.

Для того, щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, зазначений у першому прикладі:

Трудовий процес складається з постановки завдань керівником та їх виконання співробітником компанії. Іноді кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва. Звіт про виконану роботу

У цій статті ми розглянемо те, як правильно оформити звіт про виконану роботу, зразок заповнення документа та деякі поради щодо його складання.

Основними з них є:

відсутність переліку завдань, що ставилися на виконання;
немає планів на наступний звітний період;
відсутність конкретики;
немає жодного аналізу;
безініціативність співробітника підкреслюється відсутністю пропозицій у своїй галузі роботи.
виконану роботу за рік

Корисно! Зазначені вище вимоги слід використовувати як із складанні тижневих форм, і тоді, коли формується звіт про виконану роботу протягом року.

Відповідний варіант

Ймовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вдасться. Для того, щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, зазначений у першому прикладі:

“Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю.Р.

Звіт про результати праці (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною було поставлено такі завдання:

Здійснити хронометраж робіт виробничого цеху, куди відсутні чи застаріли чинні нормичасу.
На підставі проведених вимірів підготувати до затвердження нові норми щодо робіт відповідного структурного підрозділу.
Взяти участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві, запланованій на 18.02.2016 р., підготувати питання та пропозиції.

Усі поставлені завдання були виконані, а саме:

проведено 5 хронометражів та складено таку ж кількість нових норм щодо робіт виробничо-цеху;
було взято участь у конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота із вхідною документацією, а саме:

Складено 2 відповіді запити ИОТ.

Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А., Жакова С. І., Мілєєва К. Б.

На період з 22.02.16 до 26.02.16 р. заплановано відрядження з метою перевірки роботи структурного підрозділу Печерської філії.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю.Р.

Погодьтеся, що цей варіант звіту і читається краще, і керівництву видно, наскільки добре працює один із співробітників.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Звичайно, період за один тиждень красиво розписати на папері не важко. Складніше скласти звіт про виконану роботу за півріччя чи навіть рік. Однак зробити це легше, ніж може здатися на перший погляд. Наприклад, якщо у вас за необхідний період є тижневі звіти, то їх можна благополучно використовувати.

Максимальний об'єм – 1 аркуш формату А4

При цьому варто постаратися укрупнити інформацію, щоб результат помістився на 1-2 сторінки. У тому випадку, якщо тижневі підсумки в організації не проводяться, але вас зобов'язали сформувати звіт про виконану роботу за рік, не варто панікувати і битися в істериці.

Підіб'ємо підсумки

Вище ми навели деякі приклади того, як написати звіт про виконану роботу. Головне – це викласти виконані операції із зазначенням кількісних характеристик (кілька разів чи така кількість штук тощо). Таким чином, ви повідомите про те, скільки саме роботи вам вдалося виконати.

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які довели до виконання.

Важливою частиною є завершення звіту. Обов'язково напишіть, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків та функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, вказаний вище

Для того, щоб було легше складати такі звіти, можете в блокнотиці або електронний документщодня записувати виконану роботу. На цю дрібницю ви витратите лише 3-5 хвилин на день. Це не так багато. Однак за рахунок таких записів ви надалі без проблем зможете створити звіт про свою роботу за будь-який період.

Немає такого керівника, який хоч раз на рік не вимагає від своїх підлеглих звіту про те, що було зроблено. І проблема в тому, що за рутинної зайнятості розробити такий документ здається досить складним завданням. А попросити приклади звітів про виконану роботу у начальства чомусь ми соромимося. А раптом вирішить, що ми не відповідаємо займаній посаді?

Кому це потрібно

Цим питанням задається виконавець, який отримав завдання звітувати. Найчастіше співробітники фірм почуваються майже ображеними від таких вимог. Але в усьому є сенс.

По-перше, звіт про виконану роботу потрібний самому виконавцю. Чи не формальне, а зацікавлене ставлення до цього процесу дозволить знайти вузькі та слабкі місця у своїй кваліфікації. Отже, визначено напрями, за якими можна (і потрібно) розвиватися. Адже ми всі вчимося на своїх помилках.

По-друге, цього потребує керівник. Звіт про виконану роботу дозволяє об'єктивно оцінити якість та швидкість вирішення поставлених завдань. Завдяки цьому документу відпаде безліч питань - від найпримітивнішого «чим ви весь час займаєтеся» до складного «чому я маю поміняти вам комп'ютер на більш сучасний». Оскільки у звіті буде зазначено, що для збереження змін у документі витрачається багато часу. І від виконавця це не залежить – застаріла офісна техніка не може працювати швидше. Власне, тому і створюється відчуття, що працівник постійно п'є чай - він просто чекає, поки виконається операція.

А питання: «Навіщо потрібно писати звіт про виконану роботу за місяць?» сам собою некоректний. Тому що накопичення та заповнення баз даних має сенс для стратегів, а не для них якраз простіше вирішити завдання, ніж розповідати про методи її вирішення.

Що писати

Приклади звітів про виконану роботу показують, що писати треба докладно. Все, що представляється дрібницею або незначним рухом тіла, може виявитися ключовим елементому виконанні конкретних функций. Але розуміння цього прийде лише після вивчення кількох написаних звітів.

Якщо ж робота носить рутинний характер, наприклад, звіряння документів та виявлення невідповідностей, то є сенс розробити табличну форму. При цьому, знову ж таки, спочатку таблиця має бути дуже докладною та містити безліч граф; згодом відпаде необхідність у деяких стовпцях, і форма звіту набуде нормального (читай - розумного) вигляду.

У ряді випадків, складаючи звіт про виконану роботу (вчителі, наприклад), не можна формально підходити до питання самоаналізу. Адже, крім запланованого навчально-методичного навантаження та вивчення необхідного матеріалу, школа займається та виховною діяльністю. Тут потрібно особливий підхід до складання документа: необхідно зрозуміти причини відставання низки учнів, знайти способи зацікавити дітей своїм предметом. І при цьому не можна забувати про встигаючих (а то й обдарованих) школярів.

Цілі звітів

Для правильного складаннята мінімальних тимчасових витрат необхідно з самого початку визначитися, з якою метою та для чого пишеться звіт про виконану роботу за рік. Назвемо найпопулярніші:

обґрунтування реальної користі від конкретної позиції в організації;

Підтвердження кваліфікації того чи іншого працівника;

Демонстрація ефективної роботикерівництву;

отримання фінансування на наступний звітний період;

отримання згоди на розвиток напряму (ідеї);

Обґрунтування витрачання виділених ресурсів та фінансів тощо.

Відоме формулювання - правильна постановка завдання забезпечує 50% рішення - працює і в цьому випадку. Чим краще ми розуміємо, навіщо потрібний звіт, тим легше нам його написати. Аж до того, що документ «для галочки» зовсім не вимагає від нас творчого підходу. І витрат часу.

Структура документа

Якщо на підприємстві немає розробленої, то розробляти її доводиться самостійно. Знаючи цілі документа, необхідно продумати його структуру. Приклади звітів про виконану роботу дозволяють зробити висновок, що необхідна чітка і проста схема.

На самому початку слід пояснити призначення та логіку подання інформації. Роз'яснити послідовність викладу і скласти зміст. Для таблиці необхідно дати короткі пояснення, чому обрано саме таку форму.

Усередині розділів та підрозділів також слід дотримуватись єдності викладу. Так документ буде зрозумілішим, у результаті він легше сприймається. У звіті за тривалий час цілком доречні ілюстрації та графіків, які полегшать сприйняття. Але тут потрібно дотримуватися правил «золотої середини»: суцільний текст, як і виключно візуальні матеріали, дуже швидко втомлюють.

Стилістика

Для рядового співробітника, мабуть, найскладнішим у написанні виявляється термінологія та формулювання. Пафосний звіт виглядатиме неприродно та спричинить негативну реакцію керівництва. Занадто прості формулювання (відксерено 25 документів, наприклад) також відштовхнуть читача.

Але при цьому слід уникати шаблонів. Винятком є лише той документ, який ніхто і ніколи не читатиме. З такими завданнями ми іноді стикаємося, але в цій статті нас цікавлять реальні звіти, що не для проформи створені.

У жодному разі не варто говорити лише про досягнення. Щоб їх наголосити, необхідно розповісти і про труднощі, з якими довелося зіткнутися під час роботи. Окрім іншого, аналіз складнощів – це з приводу оптимізації праці для керівних співробітників. Приклади звітів про виконану роботу говорять про те, що не варто користуватися обтічними фразами на кшталт «незадовільний стан», «утруднення, що виникли» тощо. Краще все називати своїми іменами: «зламаний ксерокс», «відсутність доступу до інтернету», «недолік невчасне надходження інформації зі сполученого відділу». Все це дозволяє адекватно і об'єктивно оцінювати обстановку, що склалася на фірмі.

Оцінка результатів

Кожен одержаний результат має бути підтверджений цифрами. Така конкретизація забезпечує розуміння динаміки розвитку.

Крім того, необхідно задати і критерії оцінки результатів. Чи буде це попередній (якщо це звіт за квартал, наприклад) або, навпаки, відсоткове значення виконання поставленої мети, вирішувати автору документа.

Взагалі непрямі показники можуть багато розповісти про процес вирішення поставлених завдань. Для подальшого аналізу тут також є багато інформації. Від визначення трудовитрат до розуміння правильності постановки цілей.

Від проблеми до вирішення

Більшість звітів складається за принципом опису перебігу робіт. Виграшніше виглядає документ, у якому чітко простежується взаємозв'язок проблема-рішення. Читач відразу розуміє, якими методиками та технікою (при необхідності) скористався виконавець для своєчасного та якісного виконання поставленого завдання.

Ще докладніше складений ланцюжок «конкретна проблема – причини її виникнення – постановка завдань – рішення» відразу ж наводить на думку про необхідність подати щоденний звіт у табличній формі. Причому назви граф вже відомі. Представлена таким чином інформація є легкою для прочитання та аналізу.

Подання кількісних показників

У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально втомлює читача вже за кілька хвилин. Інша справа - різнокольорові діаграми та графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочитані.

До кожної діаграми потрібно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.

Якщо під час роботи було витрачено матеріальні ресурси, не варто просто перераховувати їх усі. Натомість слід вказати придбані блага. Суха фраза: «Закуплена офісна техніка» зазвучить зовсім інакше, якщо написати: «Створено 2 робочі місця, що дозволило підвищити вироблення відділу».

Як оформити документ

Незважаючи на те, що немає єдиної форми складання, звіт про виконану роботу можна оформлювати згідно з ГОСТом, який визначає основні критерії. наукової роботи. У ньому прописані вимоги до форматування, типу та кеглю шрифту тощо.

Що ж до читабельності документа, то тут є кілька порад:

Намагайтеся, щоб в одному абзаці було не більше 5 речень;

Ключові показники можна виділяти шрифтом чи кольором;

Розбивайте текст так, щоб таблиця чи графік не займали всю сторінку; обов'язково залишайте місце для коментарів до них;

Складіть чітке та лаконічне резюме звіту.

Ці поради допоможуть полегшити сприйняття вашого звіту, а отже, спочатку налаштують читача на лояльне ставлення до автора документа. Уявіть собі, що ви – начальник. І зробіть звіт таким, яким вам було б корисно та цікаво прочитати.

Трудовий процес складається з постановки завдань керівником та їх виконання співробітником компанії. Іноді кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва.

Чому потрібно вміти правильно звітувати про роботу

Неправильний приклад

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 до 19.02.16 р.

Було виконано таке:

здійснено хронометраж робочого часу виробничого цеху;
внесені до робочої програми результати хронометражів;
розраховано нові норми часу;
складено відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також кількох клієнтів;
прийнято участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю. Р.”

Які помилки бувають?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні таких документів.

Основними з них є:

Відповідний варіант

“Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю.Р.

Звіт про результати праці (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною було поставлено такі завдання:

Усі поставлені завдання були виконані, а саме:

проведено 5 хронометражів та складено таку ж кількість нових норм щодо робіт виробничо-цеху;
було взято участь у конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота із вхідною документацією, а саме:

Складено 2 відповіді запити ИОТ.
Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А., Жакова С. І., Мілєєва К. Б.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю.Р.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Максимальний об'єм – 1 аркуш формату А4

Вся інформація є навколо вас: перегляньте історію повідомлень у журналах реєстрації документів або в електронною поштою, відкрийте папку з вашими звітами, вивчіть листи відрядження. Все це допоможе згадати ті подвиги, які були здійснені вами протягом робочого року.

Підіб'ємо підсумки

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які довели до виконання. Важливою частиною є завершення звіту. Обов'язково напишіть, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків та функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, вказаний вище.

Для того, щоб було легше складати такі звіти, можете в блокнотиці або електронному документі щодня записувати виконану роботу. На цю дрібницю ви витратите лише 3-5 хвилин на день. Це не так багато. Однак за рахунок таких записів ви надалі без проблем зможете створити звіт про свою роботу за будь-який період.

Як написати публічний звіт Єдиної суворої форми для написання звіту не існує. Кожна організація у міру накопичення досвіду виробляє внутрішні правила та вимоги щодо нього. Якщо ж ви вперше маєте написати звіт, постарайтеся, щоб він був змістовним і логічним. Інструкція 1 Визначте форму звітності. Звіт може бути текстовим та статистичним. У першому інформація подається як зв'язного розповіді, яке за необхідності доповнюється таблицями, графіками та інші ілюстраціями. У статистичному звіті все навпаки: цифрові показники та схеми супроводжуються короткими текстовими поясненнями. 2 Позначте часові рамки. Звіт можна написати про роботу протягом тижня, місяця, кварталу, року. Але часом необхідно прозвітувати про конкретний захід, на організацію та проведення якого витрачено кілька днів.

Звіт про виконану роботу: зразок

Ви просто ризикуєте залишитися недооціненим, оскільки у начальника не вистачить сил дочитати про всі ваші трудові подвиги, які ви ледве встигли зробити за робочий тижденьчи місяць. 4 Структура подання інформації має бути однорідною для всього документа. Продумайте, можливо оформляти таку звітність буде зручніше в табличній формі.

Жарт про те, що часом важче звітувати про виконану роботу, ніж виконати її, має під собою вагомі підстави. По тому, як написано такий звіт, людина, яка його читатиме, може скласти собі ясніше уявлення не лише про результати вашої праці, а й про ваші ділові якості.

Для того, щоб він у них не розчарувався, треба грамотно та правильно написати звіт про виконану роботу, знаючи основні вимоги, які до нього пред'являються.

Приклади звітів про виконану роботу. як скласти звіт

Смирнова П.П.;

підготувати інформаційне забезпеченнянаради з ТОВ «HR-консалтинг», надіслати запрошення учасникам, підготувати проект програми наради;
взяти участь у конференції з проблем оптимізації використання робочого часу, підготувати питання та пропозиції.

Усі поставлені завдання були виконані, а саме:

листи до податкової та трудову інспекціюпідготовлені та відправлені;
інформаційні матеріали до наради з ТОВ «HR-консалтинг» підготовлено, запрошення розіслано, проект програми наради складено.
було взято участь у конференції, службова записка із пропозиціями додається до звіту.

Крім того, було проведено роботу з вхідною документацією, а саме:

підготовлено та надіслано дві відповіді на запити трудової інспекції;
дано відповіді на письмові звернення гр.

Як скласти звіт про виконану роботу вперше

Кадрове діловодство
Внутрішні документи

Звіт про виконану роботу дозволяє керівнику оцінити якість та швидкість виконання завдань. У статті наводяться зразки звітів про виконану роботу, і надається покрокова інструкціяскладання звіту про виконану роботу.

Інфо

Зі статті ви дізнаєтесь:

навіщо потрібний звіт про виконану роботу;
що писати у звіті про виконану роботу;
як скласти звіт: покрокова інструкція

Навіщо потрібен звіт про виконану роботу Керівник ставить завдання, співробітник його виконує – у цьому суть трудового процесу. Факт виконання завдання фіксується у формі звіту про виконану роботу.

Кожен співробітник періодично складає такий документ. Частота подання звітів та його форма залежить від внутрішніх правил підприємства.
Кому і навіщо потрібний звіт про виконану роботу? Він потрібний керівнику.

Звіт про виконану роботу: зразок та покрокова інструкція складання

Увага

Інструкція 1 Робоча звітність має різну періодичність і, відповідно, повинна мати різний зміст. Якщо ви пишете щотижневий чи щомісячний звіт, то в них ваша діяльність має бути відображена дуже докладно, оскільки вони призначені для оперативного контролю.

У звіті за квартал відображаються основні показники та проводиться аналіз діяльності із зазначенням причин, що заважають роботі, якщо вони є. У річному звіті – основні результати, оцінка їхньої динаміки з попереднім річним періодом та дається прогноз на наступний рік.
2 Форма звіту то, можливо довільною, та його інформаційна структура – однорідної. Для наочності використовуйте табличну форму викладу, оформлену, за потреби, діаграмами та графіками.
Мова звіту має бути діловою, виклад – коротким та ясним.

Як правильно написати звіт про виконану роботу?

Обсяг щомісячних звітів про виконану роботу більше, але також, переважно, виражений у цифрах. А квартальні, піврічні та річні, найчастіше, передбачають текстові варіанти звітів про виконану роботу.

Текстовий звіт про виконану роботу – процес творчий Скласти звіт у цифрах, завдання відповідальне, але легше, ніж скласти грамотний, кваліфікований текстовий звіт про виконану роботу. Скласти звіт у текстовому варіанті, це свого роду творчість.

У ньому має бути відбито діяльність якогось відділу чи всієї організації загалом, він має бути написаний мовою документа, але легко читатися, у ньому має бути зайвої «води», текст має підтверджуватись цифрами, у ньому має відбиватися порівняння з показниками попереднього звітного періоду або показниками такого ж періоду минулого року, і він має завершуватись якимись висновками.

Головбух повинен щодня звітувати про виконану роботу

В «Основній частині» докладніше опишіть послідовність вашої роботи:

підготовку до здійснення проекту;
етапи його реалізації (вкажіть усі використані ресурси: маркетингові дослідження, аналітичну роботу, досліди, відрядження, залучення інших працівників);
проблеми та труднощі, якщо вони виникали;
пропозиції щодо усунення складнощів;
досягнутий результат.

Звіт у вигляді таблиці виглядатиме більш наочно, структуровано та лаконічно. Якщо вам доводиться часто складати поточні звіти про виконану роботу, зручно буде заготовити шаблон, який регулярно потрібно вносити необхідні дані. А щоб не забути нічого важливого за минулий робочий день, виділіть зі свого графіка кілька хвилин, записавши все, чим займалися. Інакше потім обов'язково щось проґавте.

Як скласти звіт про виконану роботу бухгалтера

Ще більш докладно складений ланцюжок «конкретна проблема — причини її виникнення — постановка завдань — розв'язання» одразу наводить на думку про необхідність подати щоденний звіт у табличній формі. Причому назви граф вже відомі. Представлена таким чином інформація є легкою для прочитання та аналізу.

Подання кількісних показників У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально втомлює читача вже за кілька хвилин.

Інша річ — різнокольорові діаграми та графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочитані. До кожної діаграми потрібно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.

Як написати звіт про виконану роботу бухгалтера

Не варто брати на роботу людей, дані яких можуть перешкодити виконанню обов'язків. Наприклад, оператор ПК не може бути з довгими нігтями. Це погіршуватиме його показники. 5 Вивчіть основи невербального спілкування та застосовуйте їх на співбесідах. Якщо претендент на відповіді питання постійно стосується голови, це вірний ознака те, що він бреше. Інформації, яку він розповідає про себе, не варто вірити. 6 Перевірте навички, якщо є така можливість. У резюме можна вказати багато інформації, але не факт, що вона відповідатиме реальним навичкам кандидата. Варто довіряти лише тому, що ви самі побачите насправді. 7 Створіть ситуацію, яка буде схожа на робочу, щоб протестувати навички кандидата. Звичайно, претендент не повинен знати про майбутню перевірку.

Як правильно скласти звіт про виконану роботу бухгалтера

У реальному житті начальникам досить складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні для підприємства. Неправильний прикладСкладається документ у вільній формі. Можливо, саме тому й зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою та перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу.

Як правильно скласти звіт про виконану роботу бухгалтера зразок

Упорядкування звіту про діяльність всієї організації загалом, роботу всіх її відділів і підрозділів зазвичай доручається керівника організації. Загальна практиканадання звітів передбачає, що орган, що стоїть надсилає в організацію, яка повинна надати звіт про виконану роботу, структуру майбутнього звіту, де вказується, що конкретно потрібно висвітлити у звіті про виконану роботу які цифри, показники та напрямки діяльності повинні бути відображені в майбутньому звіті.

Керівник організації знайомить відділи зі структурою звіту кожного відділу, і кожен відділ складає свій звіт про виконану роботу. Керівник перевіряє всі звіти, якщо це необхідно, коригує їх і формує загальний звіт про діяльність організації.