Етапи планування проекту. Планування проекту

При плануванні виконання будь-якого завдання традиційними питаннями є: «Що зробити?», «Коли?», «Хто?», «Які результати?». І оскільки проектний захід включає до свого складу цілу сукупність дій, у групі документів зведеного плану обов'язково має бути план-графік проекту, який також називається проектним розкладом чи календарним планом. У цій статті ми розглянемо дії щодо підготовки та варіанти візуального подання цього документа.

Відображення змісту проекту у план-графіці

Етапи розробки календарного плану ми розглядали у матеріалі, присвяченому . Якість створення план-графіка залежить від виконання менеджером низки обов'язкових процедур, серед яких облік основних обмежень (за змістом, часом та ресурсами) займає центральне місце. Першим кроком цьому шляху виступає планування змісту проекту як сукупність послуг і товарів з предмета поставленого завдання. Зміст проекту – це досить ємне поняття, яке включає:

описову частину з обґрунтуванням причин запуску заходу, а також можливостей, які він у собі несе;
цілі та результати завдань на різних рівнях декомпозиції головного результату-продукту;
виявлені зв'язки проекту із стратегією розвитку компанії;
різноманітність підходів до вирішення унікального проектного завдання;
межі проекту, у межах яких виникає продукт, повноваження та відповідальність PM;
продукт заходу;
основні вимоги до продукту та його параметрів;
всілякі припущення та припущення щодо умов виконання проекту;
виявлені обмеження;
критерії результативності

У цьому списку нас цікавитиме насамперед планування складу робіт, для кожної з яких встановлені результати, відповідальні ресурси за відповідні завдання та терміни. Іншими словами, вся послідовність завдань, переведених у формат робіт, що призводять до результату проекту, повинна бути зведена до таблиці або графіка певної форми, що включає названі параметри задачної природи.

Ми з вами знаємо зі статей нашого сайту, що завдання є суть результатів як певні точки в майбутньому в інтерпретації: досягнуто або не досягнуто. Для завдань момент початку дій не важливий, а важливий термін їхнього остаточного вирішення. Завдання – категорія статична, ми їх переводимо у динамічний стан робіт, тобто. дій, що мають початок, кінець, відповідальних осіб та результати. Згадаймо візуальний образ процесуальної моделі виконання планування та визначимо місце у ній розробки календарного плану.

Умови реалізації проекту диктуються змістом, певним складом робіт, виявленими взаємозв'язками з-поміж них, встановленої тривалістю операцій. Але це далеко ще не все. Управління на момент виконання календарного плану здійснюється з урахуванням ідентифікованого, оціненого ризику та розробленого бюджету проекту. Серед групи змістовних процесів розробки календарного графіка, крім складу робіт, значення має й інших параметрів.

Прояснення параметрів робіт

Визначення складу робіт виконується з метою отримання інформації про весь комплекс робіт із проекту. Проводиться набір повноцінних даних про склад запланованих операцій. Планування структури та складу робіт проекту пов'язане з його цілями. Саме спираючись на цілі та завдання, що випливають з них, керівник команди визначається з необхідним складом робіт і послідовністю дій.

У цьому йому допомагає метод декомпозиції, який неможливо назвати простим. Менеджеру доводиться особливим чином настроїтись, бути дисциплінованим, сфокусованим на правила та критерії розбиття. Через війну з'являється проміжний документ – ИСР (приклад ієрархічної структури робіт наведено нижче).

Приклад ІСР функціонального типу розбиття

Наступним параметром робіт рівень їх взаємозв'язків. Його також необхідно визначити перед тим, як графік реалізації проекту буде сформовано. Планування взаємозв'язків робіт має на меті встановлення, погодження та документування послідовності операцій. Для виконання цього завдання застосовуються логічні та математичні алгоритми побудови мережевої моделі проекту. При цьому враховуються взаємні зв'язки між роботами, а й між віхами. У розрахунок приймаються також інші обмеження. У мережній діаграмі застосовуються:

спеціальні види взаємозв'язків між операціями;
метод критичного шляху;
методи розрахунку тривалості операцій;
керування оптимізацією мережевого графіка.

Ще один параметр, що передує календарному плануванню, – це тривалість робіт. Вирішення завдання тривалості операцій служить чіткому розумінню менеджером, із чого складатиметься загальна тривалість інвестиційного заходу. Управління цим тимчасовим ресурсом надалі ґрунтується на первинно проведеній інвентаризації проектованих подій та дій. Причому моделей вирішення будь-якого унікального завдання, як ми знаємо, може бути безліч. Все залежить від творчого посилу та минулого досвіду відповідального ресурсу, його здатності критично оцінювати альтернативи досягнення результату та супутні ризики. Ключовими критеріями, окрім складу, послідовності та взаємозв'язків, тут виступають:

тривалість робіт;
трудовитрати виконання операцій.

Оцінка тривалості та трудовитрат також належать до зони відповідальності PM. Але в умовах декомпозиції завдань у керівника проекту як постановника також виникають відповідальні ресурси від імені членів команди та зовнішніх підрядників. До локальних рішень залучаються і консультанти-експерти, які несуть дещо іншу відповідальність за викладеними ними пропозиціями та рекомендаціями. Усі разом ці учасники мають забезпечити оцінку тривалості робіт та потрібний склад трудових ресурсів. У рамках цієї статті ми не беремо до уваги низку додаткових аспектів планування. Мається на увазі планування та оцінка вартості робіт, ризику, планування якості. Вони впливають на план-графік проекту опосередковано, хоча для зведеного плану не менш важливі, ніж решта.

Власне календарний план

Календарний план реалізації проекту розробляється з метою остаточного визначення розрахункових термінів операцій, що входять до його складу загальної тривалості. При цьому має бути забезпечене заключне узгодження з учасниками та затвердження документа план-графіка. Саме робочий режим застосування цього документа визначає значущість його затвердження. Рівень деталізації графіка може бути достатнім, але з надлишковим. Що це означає?

Універсальним критерієм глибини опрацювання розкладу є відповідальний ресурс за результатом виділеної в самостійну роботу завдання. Якщо з суміжним операціям відповідальний залишається той самий, сенсу подальшого поділу вищої роботи немає. Але якщо результати дій від однієї відповідальної особи передаються іншій, то процес розподілу робіт ще завершено.

Якщо всі попередні документи (плани по віхам, ІСР, мережеві моделі тощо) мали підготовчий характер, то календарний план є безпосереднім документом виконання та контролю. Не дарма план-фактний аналіз, моніторинг та контроль ходу виконання робіт відбуваються в регулярному режимі саме на підставі план-графіка. Розклад виконує ряд функцій:

розпорядчого документа, що наказує виконання конкретних дій;
моніторингового ресурсу;
документ для контрольних заходів;
документа-підстави прийняття рішення про зміну планів проекту.

Вище до вашої уваги представлений приклад розкладу проекту, виконаного в стандартному додатку Microsoft Project, що має подвійний вигляд: таблиці та діаграми Ганта. Управління ходом робіт може здійснюватися виходячи з розкладів різного візуального представлення. Серед таких видів виділяються такі.

Таблична форма.
Стрічкова діаграма.
Діаграма Ганта (чи Гантта).
Діаграма контрольних подій (графік з віх).
Мережевий діаграм з урахуванням тимчасового масштабу.

На закінчення ми розглянемо ще один приклад план-графіка як таблиці. Це найпоширеніший і працюючий вид оформлення розкладу. До складу табличної форми включаються основні параметри робіт: зміст операцій, терміни початку та закінчення, відповідальні особи, очікувані результати, відмітка про виконання. Управління плануванням проекту на розкладі не закінчується. Проходить кілька ітерацій коригування бюджету та залежного від нього плану-графіка. Розробляється оргструктура, оцінюються ризики, плануються постачання та якість. І лише після цього план збирається у зведений документ.

Приклад табличної форми план-графіка проекту

У цій статті ми розглянули питання підготовки розкладу проекту та його місце у загальній системі процесів планування. У невеликих проектах буває, що весь комплекс планування обмежується лише план-графіком та бюджетом, але якщо захід масштабний і значущий, алгоритм стає розгорнутим на низку послідовних етапів. Менеджер проектів, який володіє навичкою цієї роботи та не боїться експериментувати зі способами вирішення завдань, практично завжди знаходить варіанти, коли обмеження нівелюються, а очікуваний результат дій команди виникає вчасно.

Планування – невід'ємна складова реалізації проекту. Ключовим моментом планування стає створення календарного плану чи, як іноді говорять, календарного графіка. Календарний план допомагає дотриматися вимог проектної роботи і чітко уявити, які дії виконуватимуться і за який термін.

У статті представлені параметри календарного плану, технології та методи створення, програми та виконавцям проектів. Наведено список документів, які забезпечують планування.

Спочатку варто дати визначення календарному плануванню проекту. Календарне планування є об'єднання документованих рішень, які відповідають питання: навіщо, як, коли і ким буде реалізовано проект. Календарний план – це результат планування, його матеріальне підтвердження, подане як комплексної схеми. Схема перевіряється та затверджується з керівництвом компанії.

Коли створюється календарний план, вирішуються обов'язкові та прикладні завдання. У ході планування необхідно:

Уточнити призначення та цільову аудиторію проекту. Розібратися у деталях.
Роз'яснити деталі замовнику.
з тими, хто бере участь у проекті та із замовником.
Встановити кількість роботи та її склад.
Залучити та раціонально розподілити ресурси, як людські, так і матеріально-технічні.
Скласти бюджет, .
Призначити відповідальних виконання плану, розділити обов'язки.
Встановити терміни виконання проекту та окремих пунктів плану.

Календарний план представлений у вигляді складної схеми, або у вигляді простого списку робіт і термінів виконання.

За те, як просувається проект, менеджер проекту. Він призначається керівником за календарним планом. Менеджеру підпорядковуються виконавці, які відповідають за окремі пункти плану та надають звіти щодо роботи. Якщо виникають нестиковки під час роботи, керівник зобов'язаний з'ясувати причини і скоригувати план. Для вирішення глобальних завдань планування проводяться наради, на яких вирішується доля окремих етапів та цілого проекту.

Усі учасники мають бути обізнані про роль, яку виконують. Їх необхідно забезпечити необхідними документами, робочим місцем, якісними інструментами та матеріалами для здійснення діяльності.

Календарне планування використовується для впорядкування дій та підвищення продуктивності. План допомагає побачити розширений та точний розклад проекту.

Параметри календарного плану

Головні параметри календарного графіка:

старт та фініш роботи
тривалість роботи
ресурсна база

Старт та фініш роботи. Ранній старт – офіційний початок роботи. Пізній фініш – дата, на яку призначено завершення роботи. Крім цього, існує ще пізнє початок та раннє завершення. Проміжок між початковими датами і датами, що закривають, називається резервом часу. Як правило, залишається незмінною, тому резерв часу між раннім та пізнім стартом та раннім та пізнім фінішом буде однаковим.

Тривалість роботи. Залежить від кількості виконавців та їх трудовитрат, від обсягу роботи, вимог замовників та інших факторів. Критична тривалість – мінімум, за який необхідно виконати основну частину роботи чи навіть весь проект.

Якщо скласти ранній старт/пізній старт та тривалість роботи, то на виході отримаємо ранній фініш/пізній фініш.

Ресурси. Обмеження ресурсів враховуються тоді, коли встановлено дати розробки проектів. Після виявлення потреб всім видів робіт проекту обчислюється необхідну кількість ресурсів кожного їх. На основі цього будується графік рівнів ресурсів, дані якого порівнюються з наявним обсягом ресурсів. Якщо потреби перевищують ресурсну базу, то можлива зміна часу в календарному плані для того, щоб їх покрити.

Основи створення календарного плану

Для того, щоб реалізувати календарний план, потрібно розібратися в методиках та технологіях його створення, а також вивчити інструменти для зручного планування.

Технологія

Проект – це єдине ціле. Для зручності розбивають на взаємопов'язані великі блоки. Потім ці блоки дробляться на дрібніші одиниці та етапи для спрощення роботи над проектом. Даний підхід допомагає діяльності та уникнути помилок, які можна переглянути, якщо не приступати до роботи комплексно та детально.

Етапи реалізації проекту пов'язані з параметрами роботи і включають:

Складання списку робіт, які потрібно виконати для реалізації проекту.
Розрахунок тривалості, послідовності робіт та ступінь реалізації проекту.
Виявлення доступності людських, матеріальних, інформаційних та інших ресурсів.
Виявлення зовнішніх обмежень. Вони можуть бути сезонними, ресурсними, пов'язаними з часом виконання тощо. Головне обмеження – це термін завершення проекту.
Пошук ризиків. Для цього існує спеціальна формула: може статися ризик (який можливий), тому що це призведе до наслідків.
Розробка плану реагування на ризики та загрози. Робиться це з допомогою стратегій реагування. Їх дві: пасивна та активна. Перша передбачає створення грошового резерву під виявлені ризики, а друга спрямовано мінімізацію ризиків шляхом включення до плану нових робіт.

Важливо пам'ятати, що календарний план – це модель реалізації проекту, яку втілюють у життя поступово. Робота над новим етапом починається лише тоді, коли закінчено реалізацію попереднього. Ця модель не є повністю статичною, тому що планування може бути скориговано та переглянуто.

Методи

p align="justify"> Для створення планів різного типу або для розробки окремих частин плану використовуються різні методи. Ось найбільш популярні:

Діаграма Ганта – стовпчаста гістограма, призначена для ілюстрації графіка робіт.
Мережевий графік – комплексна модель відображення послідовності робіт проекту.
Об'ємно-календарний графік – метод, який дозволяє представити обсяг та кількість робіт, що очікують на виконання.
Цикловий графік – метод, допомогою якого вимірюють тривалість окремих етапів та всього проекту цілком.

Метод вибирається керівником залежно від економічних складових. Впливає етап роботи, ресурси, наявні тощо. Ці методи можна застосовувати і комплексно, що дозволяє досягти більшої наочності та точності календарного плану.

Всі методи, представлені вище, легко створюються в інструментах Microsoft Office, Excel або інших сучасних програмах-планувальниках і органайзерах.

Програми-планувальники

Значно спростити складання плану та розрахунок його параметрів допоможуть програми-планувальники. Вони ефективні та відносно прості у використанні. На ринку електронної продукції їх безліч. Ось лише деякі:

Представлені інструменти використовуються в менеджменті для створення та реалізації проектів. Вони багатозадачні, функціональні, мобільні та працюють на різних платформах.

Нормативна база календарного графіка

Головний документ при плануванні – календарний графік З його допомогою контролюються всі процеси проектування. Календарний графік стає основою для зведеного плану. Зведений план включає:

Графіки окремих частин робіт. Кожен виконавець повинен мати їх на руках.
Графіки з пакетів робіт.
Звіти про фінанси, виділені на здійснення проекту.
Дані про потреби у ресурсах.
План організаційних заходів із втілення проекту.
Акти про охорону праці.
Звіти про витрати ресурсів та матеріалів.
Звіти про хід роботи, надані кожним працівником.
Нормативи використання устаткування.
При створенні деяких видів проектів, наприклад, обов'язково потрібні документи щодо техніки безпеки.

Календарний план – чудовий інструмент у сфері планування. Використовуючи при його складанні графічні методи та сучасні програми, можна досягти високої ефективності. Це важливо у роботі над проектом. Щоб діяльність була регламентованою і не викликала нарікань, необхідно все. Знання тонкощів у управлінні плануванням є ознакою якісного менеджменту.

Напишіть своє питання у форму нижче

Планування проектних робіт – це чіткий план дій усієї компанії та кожного окремого співробітника на певний період, який за мету ставить розвиток та розширення бізнесу. Проектування являє собою низку заходів та супровідної документації, яка дає чіткі визначення кожного сегмента галузі, що розглядається: тимчасових резервів, матеріальних витрат, ефективності та ліквідності всього підприємницького спрямування.

Цілі, сутність та визначення

Здійснення проекту буквально на всіх стадіях вимагатиме чітких дій, скоординованого та послідовного плану. Система планування управління проектами перших етапах розробляється (в концептуальному сенсі) керівником, власником компанії/бізнесу. На етапі розробки концепції розвитку проект-менеджером (або відділом з планів розвитку) до уваги беруться основні поняття та цілі напряму:

тривалість всього плану реалізації проекту;
довжина кожного елемента;
обсяг необхідних ресурсів задля досягнення цілей: фінансові можливості, трудові резерви, запас часу;
обсяги будівельних або проектних організацій, що залучаються;
терміни постачання матеріалів, комплектуючих, устаткування;
ліквідність заходів, що проводяться.

Головне завдання та основоположна мета планування проектування процесів в управлінні – це складання моделі для реалізації бізнес-ідеї в бажаній концепції.

Кожна процедура в діяльності має свою відповідальну особу, яка відповідає за виконання поставлених завдань у потрібні терміни. Найчастіше, саме тимчасові нормативи та його дотримання надають фундаментальну роль у впровадженні всіх найвигідніших ідей цьому проміжку часу. Тому основна роль приділяється вивченню тимчасових термінів для реалізації та прогноз ліквідності галузі в майбутньому.

Основні стадії реалізації планування проектної діяльності

Будь-яка проектна діяльність розрахована на реалізацію у певному часовому проміжку. Так, найважливішим чинником запровадження плану є облік ліквідності напрями у майбутньому, його прибутковість і навіть збитковість.

Цілі та завдання планування в обов'язковому порядку мають бути чіткими, оскільки лише в цьому випадку можна приступати до реалізації наступного етапу – формування характеристик проекту.

Однак весь процес здійснення плану можна для зручності розділити на кілька стадій:

побудова концепції, її цілей;
визначається послідовність робіт;
визначаються ресурси, які потрібно буде задіяти;
опис проекту, його складу;
визначення послідовності робіт;
складається основа проектного бюджету (кошторис);
компонування всіх результатів в один документ (бізнес/план);
реалізація, здійснення плану;
прорахунок прибутковості за підсумками реалізованого плану.

Результати планування представляють як графіків, порівняльних аналізів, які несуть пірамідальну структуру з чіткими діями кожному етапі його реалізації.

7 принципів планування проектної діяльності

Щоб результат був результативним, важливо при розробці та складанні планування проектної діяльності враховувати 7 основних засад.

Принцип №1: Цілеспрямованість

У основі планування конкретного плану має лежати головна мета: навіщо необхідно впроваджувати кожен із етапів планування, яке завдання, суть і потреба.

Принцип №2: Системність

Системна співзалежність кожного з сегмента етапу, що впроваджується. Оскільки планування – це сукупність окремих етапів, важливо визначити як завдання кожному за них, а й забезпечити системність ефективної взаємодії кожного елемента. Важливо розуміти, що невиконання в одному елементі тягне за собою «неполадки» у всій організації планування.

Принцип №3: Комплексність

Застосування різних методів у проектуванні має впливати на зв'язку кожного з елементів. Розглядаючи такий принцип, важливо враховувати індивідуальні особливості кожного напряму, впроваджуючи його у необхідному проміжку часу.

Принцип №4: Забезпеченість

Звичайно ж, основний принцип для втілення будь-яких ідей – наявність необхідних ресурсів матеріального плану. Без фінансування реалізувати будь-який, навіть найскромніший проект не вийде. Тому перш ніж ухвалити рішення щодо впровадження тих чи інших планів, варто спочатку розрахувати матеріальне забезпечення, за необхідності – залучити інвестора.

Принцип №5: Пріоритетність

Як правило, такий принцип розглядається у тому випадку, коли є можливість втілення кількох різних за специфікою напрямків. Так, пріоритетні цілі визначають найважливіші пункти, що відповідають принципам концепції розвитку галузі чи всього бізнесу.

Принцип №6: Безпека

Насамперед цей принцип грунтується на матеріальній безпеці, тобто на прорахунку ризиків, які не дадуть можливості втілити всі ідеї в життя. До уваги беруться як фінансові аналітичні дослідження, а й прогноз ринку, аналіз ефективності експертного відділу.

Принцип №7: Час

Реалізація конкретних ідей найвигідніша у разі, якщо є попит пропозицію. Для реалізації плану варто враховувати приблизний час, який може знадобитися для впровадження принципів планування.

Планування процесів управління: структура

Структура реалізації ідей планування є ієрархічним ланцюжком взаємозамінних дисциплін, які дозволяють вирішувати різноманітні організаційні питання. Мета структуризації процесів планування проектами:

формування поетапності реалізованих робіт (графік);
показувати результати етапів, що впроваджуються (ефективно, неефективно);
встановлення контрольних точок розвитку та реалізації проекту;
забезпечення всім співробітникам та керівництву проекту об'єктивного розуміння того, що потрібно робити саме зараз;
розподіл зон відповідальності;
складання розуміння всіх ресурсів: трудових, матеріальних, фінансових.

Структура проектування великою мірою визначається метою. Наприклад, при цілях можуть існувати різні вимоги: одне підприємство ставить за мету побудувати 10 будинків по 15 поверхів, а інша компанія ставить за мету побудувати 10 будинків по 10 поверхів за 5 років. Цілі в обох компаній різні, а тому і структура відрізнятиметься і значно відрізнятиметься одна від одної.

Ще одна схема

Короткий словник понять, що характеризують процес планування проекту:
СЗГ - структурна схема організації;
СРР - структура розбиття (розподілу) робіт;
СДР - структурна декомпозиція робіт.

Структура у стандартному форматі проекту запланованих робіт:

цілепокладання;
планування;
створення;
контроль та можлива корекція дії на різних етапах;
презентація;
рефлексія.

Запланований результат проектної діяльності може мати особистісний, регулятивний, пізнавальний, комунікативний, матеріальний характер.

Види планування проектної діяльності

Проектна діяльність, технологія планування та його структуризація також визначається видом такого роду діяльності. Так, за масштабами виділяють:

мікропроекти (вузька форма реалізації проекту індивідуальної ініціативи, обсяги якого можуть змінюватись);
малі проекти (інструменти реалізації з малим трудовим та фінансовим ресурсом, не потребують великого фінансування);
мегапроекти (цільові програми, які в основі несуть взаємозв'язок із кількома малими або середніми проектами).

Види проектної діяльності щодо термінів реалізації:

короткострокові;
середньострокові;
довгострокові.

Тривалість часу короткострокового проекту може бути від півроку до двох років, тоді як довгострокові плани реалізуються до 15 років. Реалізованим вважається той проект, який досяг своєї мети, до цього моменту проектний план може коригуватися, переглядатися концепція реалізації.

Види проектного планування на кшталт фінансування (бюджетованої основи):

спонсорські;
кредитні чи інвестовані;
бюджетні;
благодійні.

Висновки

Планування та контроль управління проектами у будь-якому із зазначених видів здійснюється відповідальними посадовими особами. У загальному своєму розумінні, планування проектної діяльності - це обов'язкова складова як компанії, що розвивається, так і бізнесу з нуля. Без цього пакета документації здійснити реалізацію бізнесу на належному рівні неможливо.

Принципи планування проекту.

Структура розбиття робіт.

Планування проекту за часовими параметрами.

Методи планування проекту.

Організація робіт із планування проекту.

Управління проектами: навчальний посібник/А.Г. Івасенка, Я.І. Ніконова, М.В. Каркавін. - Ростов н / д: Фенікс, 2009. - С.177-212.

Мазур І.І. Управління проектами: навч. посібник для студентів, які навчаються за спеціальністю "Менеджмент організації" / І.І. Мазур [та ін]. ; під общ.ред.І.І. Мазура та В.Д. Шапіро.- 6-те вид., Стер. – М.: Видавництво «Омега-Л», 2010. -960 с.

Сутність планування полягає у завданні цілей та способів їх досягнення на основі формування комплексу робіт (заходів, дій), які мають бути виконані, застосування методів та засобів реалізації цих робіт, ув'язування ресурсів, необхідних для їх виконання, узгодження дій організацій-учасників проекту.

Діяльність з розробки планів охоплює всі етапи створення та виконання проекту. Вона починається з участі керівника проекту (проект-менеджера) у процесі розробки концепції проекту, продовжується при виборі стратегічних рішень щодо проекту, а також при розробці його деталей, включаючи складання контрактних пропозицій, укладання контрактів, виконання робіт та закінчується при завершенні проекту.

На етапі планування визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту:

тривалість кожного з контрольованих елементів проекту,

потреба у трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах,

терміни постачання сировини, матеріалів, комплектуючих та технологічного обладнання,

терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій.

Процеси та процедури планування проекту повинні забезпечувати реалізованість проекту у визначені терміни з мінімальною вартістю, в рамках нормативних витрат ресурсів та з належною якістю.

У добре організованому проекті за виконання кожної мети повинен нести відповідальність конкретний орган управління: керівник проекту за всі цілі (місію проекту), відповідальні виконавці за приватні цілі тощо. проекту. Для цього розробляється так звана матриця відповідальності, яка визначає функціональні обов'язки виконавців за проектом, конкретизує набір робіт, за реалізацію яких вони відповідають персонально.

Що рівень органу управління, тим більше узагальнених, агрегованих показниках у ньому приймаються рішення з управлінню підлеглими підрозділами. З підвищенням рівня ієрархії збільшується часовий інтервал між видачею планових завдань, контролем їх виконання тощо. При цьому в проміжках між моментами втручання (видачі планових завдань, визначенням контрольних показників тощо) підрозділи нижнього рівня працюють самостійно, незалежно від підрозділів того ж чи сусіднього рівня. Самостійне функціонування підрозділів має бути забезпечене певними запасами ресурсів, які також необхідно планувати.

Основна мета планування полягає у побудові моделі реалізації проекту. Вона необхідна для координації діяльності учасників проекту, за її допомогою визначається порядок, у якому мають виконуватись роботи тощо.

Планування є сукупність пов'язаних між собою взаємними відносинами процедур. Першим етапом планування проекту є розробка початкових планів, що є основою для розробки бюджету проекту, визначення потреб у ресурсах, організації забезпечення проекту, укладання контрактів та ін. Планування проекту передує контролю за проектом та є основою для його застосування, оскільки проводиться порівняння між плановими та фактичними показниками.

Планування відноситься до найважливіших процесів для проекту, тому що результатом його реалізації зазвичай є унікальний об'єкт, товар або послуга. Обсяг та детальність планування визначається корисністю інформації, яку можна отримати в результаті виконання процесу та залежить від змісту (задуму) проекту.

Сам процес планування може бути повністю алгоритмізований і автоматизований, оскільки містить багато невизначених параметрів часто залежить від випадкових чинників. Тому варіанти плану, що пропонуються в результаті планування, можуть відрізнятися, якщо вони розробляються різними командами, фахівці в яких по-різному оцінюють вплив на проект зовнішніх факторів.

До основним процесам планування відносять:

планування змісту проекту та його документування;

складання кошторису, оцінку вартості ресурсів, необхідні виконання робіт проекту;

визначення робіт, формування списку конкретних робіт, що забезпечують досягнення цілей проекту;

розстановку (послідовність) робіт, визначення та документування технологічних залежностей та обмежень на роботи;

оцінку тривалості робіт, трудовитрат та інших ресурсів, необхідні виконання окремих робіт;

розрахунок розкладу, аналіз технологічних залежностей виконання робіт, тривалостей робіт та вимог до ресурсів;

планування ресурсів, визначення того, які ресурси (люди, обладнання, матеріали) та в яких кількостях знадобляться для виконання робіт проекту. Визначення, у які терміни роботи може бути виконано з урахуванням обмеженості ресурсів;

складання бюджету, прив'язка кошторисних витрат до конкретних видів діяльності;

створення (розробку) плану проекту, збір результатів інших процесів планування та його об'єднання у загальний документ.

Допоміжні процеси виконуються за необхідності. До них відносять:

планування якості, визначення стандартів якості, що відповідають даному проекту, та пошук шляхів їх досягнення;

організаційне планування (проектування), визначення, обстеження, документування та розподіл проектних ролей, відповідальності та відносин підпорядкованості;

підбір кадрів, формування команди проекту всіх стадіях життєвого циклу проекту, набір необхідних людських ресурсів, включених у проект і які у ньому;

планування комунікацій, визначення інформаційних та комунікаційних потреб учасників проекту: кому та яка інформація необхідна, коли та як вона їм має бути доставлена;

ідентифікацію та оцінку ризиків, визначення того, який фактор невизначеності та якою мірою може вплинути на хід реалізації проекту, визначення сприятливого та несприятливого сценарію реалізації проекту, документування ризиків;

планування поставок, визначення того, що, яким чином, коли і за допомогою кого закуповувати та постачати;

планування пропозицій, документування товарних вимог та визначення потенційних постачальників.

Визначення рівнів планування є також предметом планування і проводиться кожного конкретного проекту з урахуванням його специфіки, масштабів, географії, термінів тощо.

У ході цього процесу визначається вид та кількість рівнів планування, що відповідають виділеним пакетам робіт за проектом, їх змістовні та часові взаємозв'язки.

Плани (графіки, мережі) як вираження результатів планування повинні утворювати в сукупності деяку пірамідальну структуру, що має властивості агрегування інформації, диференційованої за рівнями управління інформованістю, ешелонуватися за термінами розробки (короткострокові, середньострокові та довгострокові). Рівні планування та система планів повинні будуватися з використанням принципів «зворотного зв'язку», що забезпечують постійне порівняння планових даних з фактичними та володіти великою гнучкістю, актуальністю та ефективністю.

Кроки

Частина 1

Вибір проекту

Починайте роботу завчасно.До виконання завдання завжди слід розпочинати відразу після його отримання. Адже недарма ваш учитель відвів на нього стільки часу; саме стільки вам знадобиться для успішної реалізації проекту. Відразу візьміться за складання плану, щоб ви вдалося встигнути все задумане. Так ви позбавите себе безсонних ночей перед здаванням проекту.

Ознайомтеся із завданням.У ньому міститься докладний опис завдання, що стоїть перед вами. Абстрагуйтеся від усього стороннього та уважно вчитайтесь у завдання. Якщо вчитель ще цього не зробив, то розділіть проект на складові, щоб ви точно розуміли, що від вас вимагається.

Наприклад, ви можете отримати таке завдання: «Виконати презентацію на тему Громадянської війни у США. Можна вибрати одну битву, ідею, мову, поворотний момент або зосередитися на війні загалом. Не забувайте про важливі дати та дійових осіб».
Такий проект можна розбити на кілька частин: 1) Наочне уявлення громадянської війни. 2) Центральна тема проекту. 3) Важливі дати. 4) Ключові дійові особи.

Опрацювання ідей.Мозковий штурм дозволяє викласти ваші ідеї на папері. Як правило, людина записує думки, що приходять в голову, і встановлює між ними зв'язок, щоб запустити творчий процес. Така практика допомагає зосередитися на бажаній ідеї, а також обміркувати те, що ще не спадало вам на думку. У процесі мозкового штурму можна задіяти низку ефективних методів.

Виберіть тему.Поборіть можливе прагнення взяти об'ємну тему (наприклад, висвітлити всю Громадянську війну) і постарайтеся звузити питання, що порушується. Так ви не втопитеся в морі фактів і деталей.

Виберіть спосіб представлення проекту.У нашій статті розглядається приклад із презентацією, тому важливо вирішити, яке наочне відображення отримають ваші ідеї. Якщо ви вибрали кілька важливих подій, можна використовувати тимчасову діаграму. Якщо основу вашої роботи закладено географічні аспекти (наприклад, битви), можна розробити детальну карту. Презентація має будуватися навколо центральної ідеї.
- Як щодо тривимірного уявлення? Можна спробувати виконати тривимірну карту боїв із демонстрацією пересування військ.
- Також можна спробувати зробити скульптури із пап'є-маше. Цілком можна зробити навіть Авраама Лінкольна та розповісти вашу історію за допомогою його цитат.

Частина 2

План робіт

Зробіть малюнок.Визначивши метод реалізації проекту, саме час зробити малюнок. Вам знадобиться план та візуальна презентація кожного пункту. Також визначтеся з інформаційним наповненням проекту, для чого потрібна дослідницька робота. Зробіть нотатки щодо потрібної інформації.
- Почніть із центральної теми, яку ви зібралися висвітлювати. Якщо це Геттисбергская мова, то винесіть це у верхній частині листа.
- Далі розділіть центральну тему на підрозділи. Можна назвати їх «Історичне підґрунтя», «Місце вимови» та «Вплив на хід війни».
- Під кожним підрозділом перерахуйте ключові моменти. Наприклад, під «Історичним підґрунтям» можна написати дату, що передувала бій і причини, що спонукали Лінкольна виступити зі своєю промовою.
Складіть список необхідних матеріалів.Перед початком роботи необхідно мати під рукою список необхідних матеріалів, починаючи від матеріалів дослідження та закінчуючи художнім приладдям. Згрупуйте їх за місцем знаходження – будинок, бібліотека та магазин.

Розподіліть час.Проект має складатися із підзавдань. Розділіть ваше завдання на зручні в роботі порції: «збір матеріалів», «інформація з мовлення», «написання тексту», «художні роботи» та «остаточне складання».

Зберіть все, що вам потрібно.Витратьте час на те, щоби зібрати всі необхідні матеріали в одному місці. Якщо вам потрібно з'їздити в магазин, попросіть батьків підвезти вас. Зберіть усі матеріали у місці роботи над проектом.

Частина 3

Збір інформації

Визначте необхідні джерела інформації.Які джерела вам краще використовувати? Так, для проекту з історії найкраще підійдуть книги та наукові статті. Ще можна ознайомитись із статтями в газетах, щоб відчути дух того часу, а також почитати особисте листування відомих діячів.

Визначте необхідну кількість джерел.Під час виконання всебічного проекту у старшій школі вам знадобиться більше джерел, ніж для учня середньої школи. У першому випадку слід використовувати не менше восьми-десяти джерел, тоді як у другому можна обійтися однією-двома книгами.

Завітайте до бібліотеки.Бібліотекар стане вашим гідом серед доступних матеріалів. Наприклад, для пошуку книг можна скористатися спільним каталогом. Для пошуку наукових статей вам знадобиться спеціалізована база даних, яка знаходиться в іншій вкладці.

Відсікаємо зайве.Зібравши солідну кількість матеріалів, їх слід розсортувати та залишити тільки справді важливі. Деякі статті або книги можуть лише побічно торкатися вашої теми, і без них ваша робота нічого не втратить.

Робіть нотатки та посилайтеся на джерела.Завжди робіть нотатки на тему. Не втрачайте важливі деталі, у своїй намагайтеся висловлювати думку власними словами. При складанні нотаток важливо вказувати бібліографічні дані використаного джерела.