Функції керівника відділу закупівлі. Посадова інструкція начальника відділу закупівель

Заступник керівника із закупівель у своїй діяльності керується: 1) Федеральним закономвід 05.04.2013 N 44-ФЗ «Про контрактної системиу сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб», Федеральним законом від 18.07.2011 N 223-ФЗ «Про закупівлю товарів, робіт, послуг окремими видами юридичних осіб», Федеральним законом від 02.12.1994 N 53-ФЗ «Про закупівлю та постачання сільськогосподарської продукції, сировини та продовольства для державних потреб»; 2) ……… (найменування установчого документа) 3) Положенням про ……… (найменування структурного підрозділу) 4) справжньою посадовою інструкцією; 5) ……… (найменування локальних нормативних актів, що регламентують трудові функції за посадою) 1.6.

Посадова інструкція керівника відділу закупівлі

Призначення на посаду начальника відділу закупівель та звільнення від неї здійснюється на підставі наказу генерального директорапідприємства за поданням комерційного директора. 1.5. Підпорядковується начальник відділу закупівель безпосередньо комерційному директору або особі, яка його заміщає та виконує доручення генерального директора. 1.6. Якщо начальник відділу закупівель відсутній, то тимчасово його обов'язки виконує менеджер із закупівель, який несе відповідальність за належне виконання покладених на нього посадових обов'язків, призначається він комерційним директором.

1.7. Начальник відділу закупівель є членом розширеного складу ради директорів компанії, за дорученням ради директорів готує матеріали для обговорення питань порядку денного ради. 1.8.

Посадові інструкції

Увага

Ця посадова інструкція розроблена на основі Професійного стандарту«Фахівець у сфері закупівель», затвердженого Наказом Міністерства праці та соціального захисту Російської Федераціївід 10.09.2015 N 625н, з урахуванням ……… (реквізити локальних нормативних актів організації) 6.2. Ознайомлення працівника із цією посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору). Факт ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією підтверджується ……… (підписом у листі ознайомлення, що є невід'ємною частиною цієї інструкції (у журналі ознайомлення з посадовими інструкціями); в примірнику посадової інструкції, що зберігається у роботодавця; іншим способом) 6.

Посадова інструкція начальника відділу закупівель

ФЗ). 5. Контрактний керуючий по 44-ФЗ: посадова інструкція У Замовника існують 3-и можливі варіантипризначення контрактного управляючого: Варіант №1 - Прийняти посаду контрактного управляючого нового співробітника з укладанням трудового договора. Або можна прийняти співробітника на іншу посаду, але з аналогічними обов'язками та повноваженнями; Варіант №2 - Перевести штатного співробітника на посаду контрактного управителя (або аналогічну посаду) із укладанням угоди про зміну умов трудового договору; Варіант №3 - Узгодити зі штатним співробітником можливість суміщення посад за правилами ст.60.2 ТК РФ (при цьому відповідно до ст.151 ТК РФ співробітнику провадиться доплата, а до його посадової інструкції вносяться відповідні зміни).

Посадова інструкція начальника відділу закупівлі зразок бланк

Взаємодіючи з фінансовою службою, організує взаєморозрахунки з постачальниками, контролює стан кредиторську заборгованість підприємства, що виникла у зв'язку із закупівлями товару. 3.15. Готує форми звітності та кошторису, які встановлені для відділу. 3.16. Контролює правильність відомостей у звітностях та кошторисах, підтверджує (візує) їх достовірність, стежить за виконанням кошторисів.
3.17. Контролює та забезпечує підготовку укладення договорів з виробниками та постачальниками, погодження умов та термінів поставок, вивчає можливість та доцільність кооперації компанії з іншими підприємствами та організаціями для отримання більш вигідних умовзакупівлі. 3.18. Здійснює контроль за наданням компанії найбільш вигідних та сприятливих умов оплати. 3.19.

Knoll & walters llp

Великому підприємству щодня потрібна велика кількість різних товарів та предметів, необхідних для нормального трудового процесу. Промисловим підприємствамнеобхідно мати достатній запас сировини на складах, періодично поповнюючи його. Начальник відділу закупівель, посадову інструкцію якого ми розглянемо у цій статті, відповідає за закупівлю підприємством всього необхідного для повсякденних потреб.
Організація закупівель У типової посадової інструкції начальника відділу закупівлі однією з основних обов'язків керівника відділу вказується організація закупівель потреб підприємств у сторонніх постачальників і продавців. Організація закупівель - досить широке поняття, що включає безліч окремих дій, що призводять до єдиного результату - отримання підприємством всього необхідного в будь-який час.

Посадова інструкція

Відповідальність 4.1. Керівник відділу закупівель відповідає за: — невиконання ( неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, у межах, визначених трудовим законодавствомРосійської Федерації; - Вчинені в процесі здійснення своєї діяльності правопорушення - в межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації; - Заподіяння матеріальних збитків - в межах, визначених трудовим, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації. Посадова інструкціярозроблено відповідно до [найменування, номер та дата документа].

Посадові інструкції для начальника готелів закупівель

Що стосується скоєння процесі здійснення своєї діяльності правопорушення, не більше, визначені кримінальним, цивільним, адміністративним законодавством РФ. 5.3. Що стосується невиконання чи неналежного виконання своїх посадових обов'язків, передбачені справжньою посадовою інструкцією, не більше, визначених трудовим законодавством РФ. 5.4. У разі припущення помилок у процесі організації закупівель, що призвели до низьких показників реалізації товару, у межах змінної частини заробітної плати.

Керівник структурного підрозділу: (підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.201_р.

Посадова інструкція начальника відділу закупівель 44-фз

Робота у сфері закупівель немислима без знання правил та норм законодавства у тих галузях господарювання, з якими щодня доводиться стикатися керівнику відділу закупівель. Зокрема, правила укладання договорів про купівлю-продаж та договори поставки. Способи врегулювання розбіжностей щодо таких угод, норми трудового права, оскільки діяльність керівника пов'язана із взаємодією з підлеглими співробітниками, загальний порядоквнутрішнього документообігу - ось той мінімум юридичних знань, яким повинен володіти фахівець, що розглядається нами.
Зрештою, від того, як вишиковується цінова політиката умови з партнерами під час закупівлі, безпосередньо залежать і витрати, які виробляє підприємство в цілому.

Посадова інструкція начальника відділу із закупівель 44-фз

Контрактний керуючий вимоги до посади5. Контрактний керуючий з 44-ФЗ: посадова інструкція6. Відповідальність контрактного керівника з 44-ФЗ: штрафи7. Контрактний керуючий: навчання та профстандарт8. Пошук вакансії контрактного управителя 1.

Хто такий контрактний управитель? Контрактний керівник - посадова особа, відповідальна за здійснення закупівлі або кількох закупівель, включаючи виконання кожного контракту. Контрактний управляючий призначається у разі, коли сукупний річний обсяг закупівель (скорочено СДОЗ) Замовника вбирається у 100 млн. рублів і в Замовника відсутня контрактна служба (ч.2 ст.38 44-ФЗ). В одного Замовника може одночасно бути кілька контрактних керуючих, які відповідають за окремі сектори закупівельної діяльності.

Посадова інструкція начальник відділу закупівель 44 ap

Забезпечує режим збереження комерційної таємниці співробітниками Відділу. 26. Виконує службові доручення свого безпосереднього Керівника та прямих начальників. IV. Права Начальник Відділу закупівельвправі: 1. Діяти від імені Підприємства, представляти інтереси Підприємства у відносинах з іншими організаціями, органами державної владиз питань організації закупівель.

Інфо

Знайомитись з проектами рішень Керівництва Підприємства щодо закупівель та збуту продукції. 3. Вносити на розгляд Керівництва Підприємства пропозиції щодо покращення діяльності Відділу закупівель. 4. Здійснювати взаємодію з Керівниками всіх структурних підрозділівПідприємства.

5. Запитувати особисто або за дорученням Керівництва Підприємства від Керівників підрозділів та спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків. 6.

Посадова інструкція начальник відділу закупівель 44 фз

Важливий момент! Відповідно до ч.3 ст.38 44-ФЗ контрактна служба діє відповідно до положення (регламенту), розробленого та затвердженого на підставі типового положення (регламенту), затвердженого федеральним органом виконавчої влади з регулювання контрактної системи у сфері закупівель. Стаття 38 44-ФЗ не передбачає обов'язки Замовника з розробки та затвердження положення для контрактного управителя. 4. Контрактний керуючий вимоги до посади Відповідно до ч.6 ст.38 44-ФЗ контрактний керуючий повинен мати вища освітаабо додаткове професійну освітуу сфері закупівель.

Зразок посадової інструкції керівника із закупівель

Зразок посадової інструкції складено з урахуванням профстандарту

1. Загальні положення

1.1. Керівник із закупівель належить до категорії керівників.

1.2. На посаду керівника із закупівель приймається особа, яка має:

1) вищу освіту (спеціаліст, магістратура), додаткову професійну освіту за програмами підвищення кваліфікації чи програмами професійної перепідготовкиу сфері закупівель;

2) стаж роботи у сфері закупівель не менше 5 років, у тому числі на керівних посадахщонайменше 2 років.

1.3. Керівник із закупівель повинен знати:

1) вимоги законодавства Російської Федерації та нормативних правових актів, що регулюють діяльність у сфері закупівель;

2) основи цивільного, бюджетного, земельного, трудового та адміністративного законодавства щодо застосування до закупівель;

3) основи антимонопольного законодавства;

4) нормативні правові акти, що регламентують виробничо-господарську та фінансово-економічну діяльність організації;

5) законодавчі та нормативні правові акти з оподаткування;

6) економічні засадита особливості ціноутворення на ринку за напрямками;

7) аналіз та методики оцінки ступеня досягнення цілей закупівель та їх обґрунтованості;

8) порядок та методики оцінки ефективності забезпечення державних, муніципальних та корпоративних потреб;

9) основи менеджменту та управління персоналом;

10) основи бухгалтерського облікущодо застосування до закупівель;

11) основи статистики щодо застосування до закупівель;

12) особливості складання закупівельної документації;

13) порядок встановлення ціноутворюючих факторів та виявлення якісних характеристик, що впливають на вартість товарів, робіт, послуг (за напрямками);

14) порядок підготовки та оформлення звітів, нормативних документів, Внесення змін;

15) правозастосовну практику у сфері закупівельної діяльності;

16) правила адміністративного документообігу;

17) кваліфікаційні вимоги, що пред'являються спеціалістам, рівні (підрівні) кваліфікацій;

18) нормативні актита порядок проведення атестації (сертифікації) чи оцінки кваліфікації працівників;

19) методологію проведення експертизи закупівельної процедури та документації;

20) порядок складання документа у вигляді висновку за результатами експертизи закупівельної процедури та документації;

21) методологію проведення експертизи відповідності результатів, передбачених контрактом, умовам контракту;

22) етику ділового спілкуваннята правила ведення переговорів;

23) дисципліну праці;

24) правила внутрішнього трудового розпорядку;

25) вимоги охорони праці та правила пожежної безпеки;

26) ……… (інші документи, матеріали тощо.)

1.4. Керівник із закупівель повинен уміти:

1) використовувати обчислювальну та іншу допоміжну техніку, засоби зв'язку та комунікацій;

2) формувати пропозиції щодо вдосконалення законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель;

3) здійснювати аналіз та оцінку результатів закупівель, досягнення цілей закупівель;

4) здійснювати перевірку, аналіз та оцінку інформації про законність, доцільність, про обґрунтованість, про своєчасність, про ефективність та про результативність витрат на закупівлі за планованими укладаннями, укладеними та виконаними контрактами;

5) узагальнювати результати здійснення експертно-аналітичної та інформаційної діяльності;

6) проводити планові та позапланові перевірки щодо суб'єктів контролю при здійсненні закупівель;

7) використовувати єдину інформаційну систему та інформацію, що міститься в ній;

8) ……… (інші навички та вміння)

1.5. Керівник із закупівель у своїй діяльності керується:

1) Федеральним законом від 05.04.2013 N 44-ФЗ "Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб", Федеральним законом від 18.07.2011 N 223-ФЗ "Про закупівлю товарів, робіт, послуг окремими видами юридичних осіб", Федеральним законом від 02.12.1994 N 53-ФЗ "Про закупівлю та постачання сільськогосподарської продукції, сировини та продовольства для державних потреб";

2) ……… (найменування установчого документа)

3) Положенням про ……… (найменування структурного підрозділу)

4) справжньою посадовою інструкцією;

5) ……… (найменування локальних нормативних актів, що регламентують трудові функції за посадою)

1.6. У період відсутності керівника із закупівель (відпустки, тимчасової

непрацездатності, ін.) його обов'язки виконує заступник чи інший

працівник, призначений у установленому порядку, який набуває

відповідні права та несе відповідальність за невиконання або

неналежне виконання обов'язків, покладених на нього у зв'язку з

заміщенням.

1.7. Керівник із закупівель підпорядковується безпосередньо ……… (найменування посади керівника)

1.8. Керівник із закупівель здійснює керівництво ……… (найменування структурного підрозділу)

1.9. ……… (інші загальні положення)

2. Трудові функції

2.1. Контроль у сфері закупівель:

1) моніторинг у сфері закупівель;

2) аудит та контроль у сфері закупівель.

2.2. Керівництво підлеглими працівниками.

2.3. ……… (інші функції)

3. Посадові обов'язки

3.1. Керівник із закупівель виконує такі обов'язки:

3.1.1. У рамках трудової функції моніторинг у сфері закупівель:

1) здійснює оцінку:

ступеня досягнення цілей закупівель;

Обґрунтованість закупівель;

2) формує пропозиції щодо вдосконалення законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель;

3) використовує єдину інформаційну систему та інформацію, що міститься в ній;

4) здійснює оцінку ефективності забезпечення державних, муніципальних та корпоративних потреб;

5) оформляє зведений аналітичний звіт.

3.1.2. В рамках трудової функції аудит та контроль у сфері закупівель:

1) здійснює аналіз та оцінку результатів закупівель, досягнення цілей закупівель;

2) здійснює перевірку, аналіз та оцінку інформації про законність, доцільність, про обґрунтованість, про своєчасність, про ефективність та про результативність витрат на закупівлі за планованими укладаннями, укладеними та виконаними контрактами;

3) узагальнює результати провадження експертно-аналітичної та інформаційної діяльності;

4) розробляє нормативні чи локальні акти у сфері закупівель, здійснює їх адаптацію та зміну відповідно до змін законодавства Російської Федерації у сфері закупівель;

5) проводить планові перевірки щодо суб'єктів контролю під час здійснення закупівель;

6) проводить позапланові перевірки щодо суб'єктів контролю під час здійснення закупівель;

7) складає та оформлює звіти за результатами перевірок документів.

3.1.3. У рамках трудової функції керівництво підлеглими працівниками:

1) організує розробку та затвердження планів очолюваного структурного підрозділу;

2) розподіляє трудові функції, службові завдання між підлеглими працівниками та здійснює контроль за їх виконанням;

3) забезпечує щодо підлеглих працівників дотримання трудового законодавства та законодавства про охорону праці, створення умов праці, що відповідають встановленим вимогам;

4) організує навчання підлеглих працівників, підвищення їхньої кваліфікації;

5) вирішує конфліктні ситуації між підлеглими працівниками;

6) вносить на розгляд керівництва організації:

Уявлення про призначення, переміщення та звільнення з посад підлеглих працівників;

Пропозиції щодо заохочення підлеглих працівників;

Пропозиції щодо притягнення та дисциплінарної відповідальності підлеглих працівників, які вчинили дисциплінарні провини;

7) ……… (інші обов'язки)

3.1.4. У рамках виконання своїх трудових функційвиконує доручення свого безпосереднього керівника.

3.1.5. ……… (інші обов'язки)

3.2. При виконанні своїх посадових обов'язків радник із закупівель повинен дотримуватися таких етичних норм:

1) дотримуватися конфіденційності інформації;

2) дотримуватись етики ділового спілкування;

3) займати активну позицію у боротьбі з професійною несумлінністю;

4) не розголошувати матеріали робітничих досліджень;

5) не створювати конфліктних ситуацій на робочому місці;

6) не вчиняти дій, які дискредитують професію та репутацію колег;

7) не допускати наклеп та розповсюдження відомостей, що ганьблять інші організації та колег.

3.3. ……… (інші положення про посадові обов'язки)

4. Права

Керівник із закупівель має право:

4.1. Брати участь в обговоренні проектів рішень керівництва організації, у нарадах щодо їх підготовки та виконання.

4.2. Підписувати та візувати ……… (види документів)

4.3. Ініціювати та проводити наради з питань організації та контролю закупівель.

4.4. Запитувати та отримувати від структурних підрозділів, спеціалістів необхідну інформацію, документи.

4.5. Проводити перевірки якості та своєчасності виконання доручень.

4.6. Вимагати припинення (зупинення) робіт (у разі порушень, недотримання встановлених вимог тощо), дотримання встановлених норм; давати вказівки щодо виправлення недоліків та усунення порушень.

4.7. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконуваних посадових обов'язків.

4.8. Вимагати від керівництва організації сприяння у виконанні його посадових обов'язків та прав.

4.9. ……… (інші права)

5. Відповідальність

5.1. Керівник із закупівель притягується до відповідальності:

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України, законодавством у сфері закупівель;

За правопорушення та злочини, скоєні в процесі своєї трудової діяльності, - У порядку, встановленому чинним адміністративним та кримінальним законодавством Російської Федерації;

За заподіяння шкоди організації - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України.

5.2. ……… (інші положення про відповідальність)

6. Заключні положення

6.1. Дана посадова інструкція розроблена на основі Професійного стандарту, затвердженого Наказом Міністерства праці та соціального захисту Російської Федерації від 10.09.2015 N 625н, з урахуванням ……… (реквізити локальних нормативних актів організації)

6.2. Ознайомлення працівника із справжньою посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору).

Факт ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією підтверджується ……… (підписом у листі ознайомлення, що є невід'ємною частиною цієї інструкції (у журналі ознайомлення з посадовими інструкціями); в примірнику посадової інструкції, що зберігається у роботодавця; іншим способом)

6.3. ……… (інші заключні положення).

Посадова інструкція начальника відділу закупівель

I. загальні положення
1. Начальник відділу закупівель належить до категорії керівників.

2. На посаду Начальника Відділу закупівель призначається особа, яка має вищу освіту та стаж роботи за спеціальністю у галузі закупівель не менше 3 років.

3. Призначення на посаду Начальника Відділу закупівель та звільнення від неї провадиться наказом Генерального директора Підприємства за поданням Комерційний директор.

4. Начальник Відділу закупівель повинен знати:

4.1. Основні законодавчі та нормативно-правові акти, що регламентують діяльність Компаній з оптової та роздрібній торгівліпродукти харчування.

4.2. Сформовану фінансову та господарську практику у цій сфері.

4.3. Вимоги компанії до якості товарів.

4.4. Оптові та роздрібні ціни на товарні групи з асортименту Компанії, в тому числі, ціни основних виробників, Постачальників, а також Компаній-конкурентів.

4.5. Методи та порядок закупівель продуктів харчування.

4.6. Порядок укладання договорів з Постачальниками та контролю за їх виконанням.

4.7. порядок розрахунків за договорами.

4.8. Організацію роботи складського господарства Підприємства, методи планування, контролю та управління складським запасом.

4.9. Базу даних "ХХХ", а також інші програмні засоби, що використовуються Компанією для забезпечення торгового процесу.

5. Начальник Відділу закупівель підпорядковується Комерційному директору або особі, яка його заміщає, виконує доручення Генерального директора.

6. Начальник Відділу закупівель є членом розширеного складу Ради Директорів Компанії, за дорученням Ради Директорів готує матеріали для обговорення питань порядку денного Ради.

7. На час відсутності Начальника Відділу закупівель (відрядження, відпустка, хвороба тощо) його обов'язки виконує призначений Комерційним директором Менеджер із закупівель, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

ІІ. Завдання посади
1. Організує та особисто керує закупівлями товару по всьому торговому асортименту Підприємства.

2. Формує асортимент, визначає обсяги закупівлі та бере участь у ціноутворенні.

3. Забезпечує максимальну конкурентоспроможність цін та умов на продукцію, що закуповується.

4. Забезпечує виконання цільових показників за маржею, за збереження конкурентоспроможності вихідних цін Підприємства.

ІІІ. Посадові обов'язки
Начальник відділу закупок:

1. Керує роботою Відділу закупівель, розподіляє серед менеджерів Відділу відповідальність за певні товарні групи та за додаткові напрямки роботи.

2. Визначає порядок та процедуру закупівлі продуктів харчування, критерії та норми проведення операцій із закупівлі, визначає та погоджує порядок розрахунків із Постачальниками.

3. Контролює стан складських запасівза всіма асортиментними групами.

4. Здійснює оптимізацію закупівельної політики (частота замовлень, розмір замовлення, момент замовлення, незнижуваний залишок на складі) з урахуванням змін купівельного попиту, сезонних коливань, граничних термінів реалізації, ситуації у виробництві конкретних продуктів харчування, а також інших необхідних факторів.

5. Проводить регулярний аналіз статистики за товарними групами та окремими товарними позиціями, визначає прибуткові, малоприбуткові та збиткові групи товарів, забезпечує коригування закупівельної політики за результатами такого аналізу.

6. Приймає рішення про необхідних Компаніїзміни умов роботи з конкретними Постачальниками (про необхідні знижки, зміни вхідних цін, умови оплати, доставки, фасування тощо), а також рішення про розміри подальших закупівель або про їхнє можливе припинення, у разі потреби узгодить свої рішення з Комерційним директором.

7. Вивчає маркетингову інформацію, комерційна пропозиціяі рекламні матеріализ метою виявлення сталого попиту на нові групи продуктів та/або зміни попиту на продукти з існуючого асортименту компанії «ХХХ».

8. Розглядає та виходячи з економічних інтересів Підприємства затверджує пропозиції менеджерів Відділу із закупівлі закріплених за ними товарних позицій.

9. Контролює та забезпечує підготовку укладення договорів з виробниками та Постачальниками, погодження умов та строків поставок, вивчає можливість та доцільність кооперації Компанії «ХХХ» з іншими Підприємствами та організаціями для отримання більш вигідних умов закупівлі.

10. Слідкує за наданням Підприємству найбільш вигідних та сприятливих умов оплати.

11. Спільно з Фінансовою службою організує взаєморозрахунки з Постачальниками, стежить за станом кредиторської заборгованості Підприємства, що виникла у зв'язку із закупівлею товару.

12. Розробляє разом із Фінансовою службою щотижневий графік виплат Постачальникам Підприємства.

13. Організує претензійну роботуз Виробниками та Постачальниками у разі порушення ними договірних зобов'язань, контролює проведення розрахунків за цими претензіями, погоджує з ними зміни умов укладених договорів.

14. Постійно готує альтернативні варіантименш витратних та більш прибуткових закупівель.

15. Спільно із Фінансовою службою веде облік витрат Компанії «ХХХ» на закупівлю продуктів харчування, регулює витрати у межах виділеного ліміту (бюджету закупівлі).

16. Ставить бонусні цілі та здійснює розрахунок бонусної частини винагороди працівникам Відділу відповідно до встановленого на Підприємстві порядку.

17. Організує поточну взаємодію свого Відділу з іншими відділами, що входять до Комерційної служби, а також з відділами, що входять до Служб Генерального, Фінансового та Виконавчого директорів.

18. Формує кошториси витрат Відділу, гарантує правильність даних, що містяться в них, а також контроль за їх виконанням.

19. Здійснює підготовку всіх встановлених для Відділу форм звітності, контролює правильність відомостей, що містяться в них, підтверджує (візує) їх достовірність.

20. Забезпечує належний облік, ведення та зберігання документації у своєму Відділі (бази даних, договору, довіреності тощо).

21. Забезпечує своєчасне виконання всіма без винятку співробітниками Відділу розпоряджень, наказів, інструкцій, що видаються на Підприємстві тощо.

22. Підтримує добрі робочі взаємини усередині трудового колективу.

23. Розробляє пропозиції щодо вдосконалення організаційної та кадрової структури Відділу, заходи щодо професійного розвитку співробітників, підвищення їх мотивації.

24. Проводить роботу щодо запобігання розкраданням співробітниками Відділу.

25. Забезпечує режим збереження комерційної таємниці співробітниками Відділу.

26. Виконує службові доручення свого безпосереднього Керівника та прямих начальників.

IV. Права
Начальник Відділу закупівель має право:

1. Діяти від імені Підприємства, представляти інтереси Підприємства у відносинах з іншими організаціями, органами державної влади з питань організації закупівель.

2. Ознайомитися з проектами рішень Керівництва Підприємства щодо закупівель та збуту продукції.

3. Вносити на розгляд Керівництва Підприємства пропозиції щодо покращення діяльності Відділу закупівель.

4. Здійснювати взаємодію Космосу з Керівниками всіх структурних підрозділів Підприємства.

6. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7. Вносити на розгляд Комерційного директора подання про призначення, переміщення та звільнення працівників Відділу закупівель, пропозиції щодо їх заохочення або про накладення на них стягнень.

V. Відповідальність
Начальник Відділу закупівель відповідає:

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією - у межах, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

2. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.

3. За помилки, допущені у процесі організації закупівель, які призвели до низької проданості товару - межах змінної частини зарплати.

VI. Критерії оцінки діяльності Начальника Відділу закупівель
Критеріями оцінки діяльності Начальника Відділу закупівель є:

· Дотримання бюджету закупівель.

· Виконання планів Підприємства з маржі.

· Виконання плану з економії витрат на закупівлю та зберігання товару.

· Оптимізація асортименту (співвідношення ходових та неходових позицій).

· Постановка ефективної закупівельної політики Підприємства.

· Організація безперебійної роботи Відділу закупівель.

· Економія внутрішньоокремих витрат.

· Відсутність негативних оцінок з боку Керівництва Компанії та Керівництва Комерційної Служби.

· Відсутність обґрунтованих претензій до Відділу закупівель з боку інших структурних підрозділів Підприємства.

VII. Заключні положення
1. Ця Посадова інструкція складена у двох примірниках, один з яких зберігається у Підприємства, інший – у працівника.

2. Завдання, Обов'язки, Права та Відповідальність Начальника Відділу закупівель можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Завдань та Функцій Комерційної Служби.

3. Зміни та доповнення до цієї Посадової інструкції вносяться наказом Генерального директора Підприємства.

Довіривши фахівцям управління торговим асортиментомта товарними потоками, керівництво визначає необхідні повноваження та зони їхньої відповідальності, що має бути зафіксовано у посадових інструкціях та у системі мотивації закупівельників.

Робота відділу закупівель впливає на всю діяльність компанії: на продаж, ефективне використання оборотних коштів, задоволеність споживачів цінами та асортиментом, наповненість складів та ефективність внутрішнього ланцюга поставок. Вона пов'язана з роботою працівників практично всіх відділів – від бухгалтерії до транспортної служби. У зв'язку з цим необхідно ретельно продумати організаційні аспекти закупівельної логістики.

Найбільш складні моделі організації закупівельної діяльності характерні для великих мереж магазинів. Аналіз вітчизняного та зарубіжного досвідудає можливість виділити такі моделі закупівельної логістики торгових мереж.

Модель 1. Безпосередньо від постачальника

Постачальники безпосередньо постачають усі магазини мережі товарами. Очевидно, що це найнеефективніша схема з погляду транспортної логістики, яка до того ж характеризується високим рівнемвитрат.

Модель 2. Через розподільний центр

Роздрібна мережа створює власний розподільчий (дистрибуторський) центр. Зазначимо позитивні сторониданого варіанту: зменшення товарних запасівна складах магазинів, підвищення оборотності та керованості товарних запасів, забезпечення наявності товару у піках продажів, забезпечення якості товарів за рахунок організації централізованої служби якості, спрощення взаємодії з постачальниками.

Незважаючи на явні переваги другої моделі, фахівці рекомендують насамперед невеликим торговим мережам проводити ретельний аналіз рентабельності створення розподільчого центру.

При використанні розподільчого центру в невеликій роздрібної мережіможуть виникнути такі складності:

Компанія має вкладати великі кошти у будівництво розподільчого центру (при цьому з урахуванням розвитку мережі), що далеко не завжди вигідно.
Великий термін окупності розподільчого центру.
Розподільний центр може бути не повністю завантажений, а витрати на його утримання потрібно нести в повному обсязі.
Зміст та модифікація сучасної та досить складної складської інформаційної системи.
При оренді розподільчого складу він може виявитися не пристосованим до профілю діяльності торговельної мережі (наприклад, не відповідати вимогам температурного режиму, вологості, пожежної безпеки).
Необхідність купівлі та використання власного транспорту, що завжди економічно виправдано.

Якщо торговельна мережа невелика і передбачено збільшення кількості магазинів, можна розглядати питання роботи з хорошим оптовим торговим підприємством (дистриб'ютором). Спираючись на ефективну логістику дистриб'юторів, мережа може значно знизити витрати на придбання та утримання власних логістичних ресурсів.

Отже, рішення у тому, яку модель організації закупівельної логістики вибрати, приймається торгової компанією насамперед з стратегії свого розвитку та економічної доцільності.

Сучасні торгові мережі розвиваються у двох напрямках: підвищення ефективності управління торговельною мережею та збільшення кількості магазинів мережі (використання переваг ефекту масштабу).

Моделі керування роздрібною торговою мережею

Фахівці виділяють такі моделі управління роздрібною торговою мережею та її закупівельною логістикою:

Інвестиційна модель

Передбачає наявність інвестуючого та консолідуючого центру із самостійними торговими об'єктами. Таку модель частіше використовують торгові компанії, що не є в повному розумінні мережевими словами. Вони об'єднані або загальними інвесторами, або загальною торговою маркою.

Переваги даної моделі: завдання управління в центральному офісі спрощені, можливий прояв ініціативи на місцях.

Недоліки: неможливість використання переваг мережної структури, залежність від кваліфікації керівників магазинів, відсутність консолідації закупівель.

Холдингова модель

Центр визначає закупівельну політику (постачальників, номенклатуру та закупівельні ціни), але магазини самостійні оперативне управління. Для центру не надто важлива висока оперативність інформації про стан торгових об'єктів. Така модель використовується значною частиною російських роздрібних компаній, і в ній успішно реалізується одне з основних завдань мережного рітейлу – консолідація закупівельної політики. Найчастіше цю модель управління обирають роздрібні оператори, що делегують функції оперативної взаємодії з постачальниками менеджерів магазинів.

Переваги даної моделі: гнучкість у керуванні конкретним магазином менеджерами на місцях.

Недоліки: надмірне зростання апарату управління і, як наслідок, високі витрати.

Централізована модель

Це найефективніша організація мережевої торгової компанії. Єдиний центр управління делегує магазинам функції, мінімально необхідні участі у логістичних операціях (замовлення товарів, інвентаризація, переоцінка). При цьому до мережі можуть входити магазини як одного формату, так і різних.

Переваги даної моделі: зниження витрат, ефективне використання апарату управління при його концентрації єдиному центрі. Фактично це дистанційне керуванняторговими об'єктами, що дозволяє інтенсифікувати всі бізнес-процеси торгової компанії, а отже, отримати значну конкурентну перевагу.

Недоліки: залежність від безперебійної та ефективної роботиінформаційно-комп'ютерна система.

Лоткова модель

Дана модель передбачає повну концентрацію управління в центрі та зведення до мінімуму функцій управління в магазині (крім продажу товарів покупцям). У центральному офісі знаходиться інформаційна система та ведеться облік руху товарів, там же зосереджено весь апарат управління мережею.

Переваги цієї моделі: велика економія технічних та трудових ресурсів.

Недоліки: виключається пряме постачання товарів у магазин, слабкий облік місцевих особливостей діяльності магазинів.

Гібридна модель

Частина торгових об'єктів мережі управляються централізовано, частина магазинів може працювати за холдинговим або, наприклад, лоточним принципом. Подібний метод управління зустрічається в роздрібних компаніяхбудівництво великих національних мереж. При цьому регіональні кущі можуть виступати як підрозділи, що працюють за централізованою моделлю управління. Усередині цих структур застосовується або централізована або гібридна модель управління.

Переваги цієї моделі: майже єдино можливий спосіб управління національних і міжнародних мережевих ритейлерів, який би єдину товарну политику.

Недоліки схожі з недоліками холдингової моделі управління, однак вони можуть бути суттєво зменшені, якщо територіальні кущі керуються централізованим або лотковим методом.

Функції відділу закупівель

Відділ закупівель є підрозділом, де приймаються рішення про придбання товарів, укладаються контракти на поставку продукції, вирішуються питання вибору постачальників, встановлюються вимоги до якості продукції тощо. буд.

Важливість цього підрозділу у структурі торгової компанії важко переоцінити, як важко переоцінити та важливість правильно організованої закупівельної логістики для роботи всього підприємства.

У принципі, закупівля ресурсів у компанії може бути побудована централізовано або децентралізовано. Якщо компанія підходить до процесу з позиції децентралізації, службовці різних структурних підрозділів самостійно здійснюватимуть закупівлі для кожного відділу. Перевагою такого підходу є той факт, що користувач краще знає свої потреби, ніж будь-хто інший. Процес закупівлі у своїй підході може здійснюватися швидше.

Проте у централізованих закупівель набагато більше переваг, тому майже всі компанії, за винятком найменших, використовують цей підхід до закупівель. При здійсненні закупівель централізованим шляхом призначається конкретна особа або створюється відділ закупівель із повноваженнями придбання ресурсів на користь усіх підрозділів торговельного підприємства.

Фахівці відділу закупівель підприємства відповідають за закупівлю продукції відповідно до заявок, отриманих від внутрішніх споживачів, або самостійно відстежують виникнення потреби в ресурсах. Усередині самого відділу закупівель операції, що становлять бізнес-процес «Закупівля», часто зазнають подальшої спеціалізації з метою розвитку професіоналізму менеджерів із закупівель.

Закупівельні центри великих роздрібних торгових мереж зазвичай складаються з підрозділів, відповідальних за закупівлю будь-якої частини товарного асортименту. Розподіл асортименту між підрозділами часто відбувається за принципом схожості характеристик товарів. Такий розподіл праці дозволяє закупівельникам накопичити максимум знань про свій товар. Чим більша компанія-рітейлер, тим уже спеціалізація працівників у її закупівельному центрі.

У невеликої компанії, Де відділ закупівель представлений однією людиною, природно, ніякого поділу функцій не буде.

Цілі діяльності відділу закупівель

Цілі відділу (служби) закупівель будь-якої виробничої чи торгової компанії:

Придбати товари та послуги за найвигіднішою ціною.
Підтримувати високу оборотність товарних запасів.
Забезпечувати доставку товарів вчасно.
Купувати товари з гарантовано високою якістю.
Підтримувати доброзичливі партнерські стосунки із надійними постачальниками.
Отримувати максимальну вигоду для підприємства.
Співпрацювати та ефективно взаємодіяти з іншими підрозділами компанії.
Вносити свій внесок у досягнення стратегічних цілей компанії, у тому числі у реалізацію її логістичної стратегії.
Знижувати частку витрат на закупівлі у загальних логістичних витратах.
Вести ефективний автоматизований облік товарів і підтримувати інші інформаційні потоки, що виникають у ході закупівельної діяльності.
Розвивати та стимулювати діяльність, підвищувати кваліфікацію менеджерів із закупівель товарів.

Пріоритети досягнення кожної мети визначаються конкретною компанієюзалежно від ухваленої стратегії діяльності. Наприклад, для компанії, що проводить стратегію зниження витрат, пріоритетним буде досягнення першої мети із наведеного вище списку. В умовах дефіциту якогось виду ресурсів пріоритетним буде забезпечення їхнього безперебійного надходження, щоб не порушувався нормальний перебіг виробничого чи торговельного процесу, а в періоди насичення товарного ринкуособливо важливим
стає підтримка товарообігу торгової компанії на необхідному рівніпри мінімізації вкладень у товарні запаси.

Розглянемо докладніше основні цілі діяльності у сфері організації та управління закупівлями.

Термін постачання

Запізнення в закупівлях може зірвати виробничий графік, що спричинить великі накладні витрати, а закуплені раніше наміченого терміну товари лягають додатковим тягарем на оборотні кошти та складські приміщення підприємства.

Розмір партії

Оптимальний розмір партії поставки, тобто дотримання точної відповідності між обсягом поставок та потребами в них. Надлишок або недостатній обсяг ресурсів, що поставляються негативно впливає на баланс оборотних коштів, на стійкість випуску продукції або стабільність продажів торгового підприємства.

Якість продукції

Підтримка та підвищення якості продукції, що закуповується. Закуповуються ресурси повинні поставлятися необхідної якості, інакше кінцевий продукт, який виробляється підприємством, не відповідатиме прийнятим стандартам. Необхідно постійно підвищувати якість закупівель, щоб забезпечувати конкурентоспроможність товарів і послуг, що купуються.

Пошук мінімальних цін

Пошук та закупівля товарів та послуг за мінімальними цінами. Це завдання особливо актуальне для торгових підприємств, оскільки закупівельна діяльність потребує великого обсягу оборотних коштів, а брак саме оборотних коштів, як показує досвід, є однією з головних проблем російського бізнесу. Прибуток, отриманий завдяки закупівлям за нижчими цінами і особливо за рахунок зниження загальних логістичних витрат, може бути дуже вагомим.

Дослідження ринку

Дослідження ринку закупівель. Відділ закупівель повинен проводити регулярний збір та оцінку інформації з метою визначення найкращих джерел закупівель та оптимізації асортименту товарів, що закуповуються.

При організації роботи відділу закупівель слід враховувати рівень розвитку закупівельної логістики у компанії. Фахівці виділяють чотири основні стадії еволюції закупівельної логістики, характеристику яких наведено в таблиці нижче:

Відділ (служба) закупівель є функціонально відокремленим підрозділомкомпанії, яка має тісні контакти з іншими структурами. Так, співробітники відділу закупівель здійснюють закупівлі, замовляючи товар у постачальників та передаючи інформацію про замовлення до транспортного відділу. Транспортний відділбере на себе функцію фізичного переміщення вантажу від постачальника до складів компанії, де після прибуття передає вантаж у розпорядження працівників складу. Склад здійснює зберігання товару. Відділ оперативного
обліку займається інформаційною логістикою. У зв'язку з такими тісними зв'язкамидля раціональної організаціїзакупівельної логістики необхідно приділяти постійну увагу підтримці ефективних робітничих взаємин відділу закупівель з іншими структурними підрозділами підприємства.

Виходячи з важливості ефективної організаціїзакупівель для будь-якого підприємства, необхідно систематично проводити контроль та аналіз закупівельної логістики.

Показники ефективності відділу закупівель

Керуючись функціями відділу закупівель, ефективність його роботи зазвичай оцінюється такими показниками:

скорочення витрат на закупівлі у структурі загальних логістичних витрат;
рівень шлюбу продукції, що закуповується;
частка закупівель, здійснених вчасно;
кількість ситуацій, коли потрібних ресурсівне виявилося на складі, що спричинило збої у графіку виробництва або виконання замовлення клієнта;
кількість та причини змін, внесених до замовлень з вини служби закупівель;
кількість отриманих та виконаних заявок;
частка транспортних витрат у структурі загальних витрат за закупівлі тощо.

Функції менеджера із закупівель

Кожен етап закупівельного процесу - це можливість отримання більшого прибутку для підприємства. Це і вибір кращого постачальникаотримання оптимальних цін, замовлення правильної кількості товару, ефективний спосібтранспортування, мінімізація втрат від бракованого товару - словом, все, де компанія може знизити витрати на закупівельну логістику та за рахунок цього досягти більшого прибутку. І всі інструменти, які менеджер із закупівель використовує у своїй роботі, існують саме для того, щоб допомагати йому приймати правильні рішення та контролювати процес руху товару.

Функції та обов'язки менеджера із закупівлі в різних компаніях можуть змінюватись. Дослідники виділяють такі моделі закупників (Клименко А. Мотивація чи імітація? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Модель «виконавець»

Коли обсяг виробництва або обсяг майбутніх продажів за кожним найменуванням товарів відомий з високим ступенемДостовірності, ключове завдання менеджера із закупівель зводиться виключно до суворого виконання плану закупівель.

Модель «експерт»

Завдання експерта – знайти товари, які будуть реалізовані протягом короткого періоду часу.

Модель "геній"

Завдання «генія» – знайти продавця, готового надати товар самого високої якостіза найнижчими цінами і запропонувати величезні відстрочки оплати, а найкраще - оплату за
факту реалізації та з правом повернення непроданих екземплярів.

Модель «логіст»

Іноді через особливості деяких ринків, а також масштабу та віку компанії завдання знаходження постачальників, пошуку найбільш низьких цінне є основними для відділу
закупівель. Усі постачальники відомі, умови обумовлені та не підлягають серйозним змінам. У такій ситуації основним завданням менеджера із закупівель стає оптимізація, тобто забезпечення надходження ресурсів відповідно до логістичного правила «Сім Н».

Перш ніж запроваджувати систему мотивації менеджерів із закупівель, компанія має виробити чітку закупівельну політику. Залежно від кращої реалізації цієї політики моделі закупників («експерт», «виконавець» і т. д.) необхідно підбирати персонал, створювати систему його контролю та використовувати показники системи мотивації.

Основна мета менеджера із закупівельполягає у забезпеченні виробничого чи торговельного процесу компанії ресурсами (товарами та послугами).

Для досягнення цієї мети менеджер із закупівель виконує такі функції:

Забезпечує наявність товару в оптимальній кількості та асортименті.
Забезпечує планові показники щодо оборотності товарних груп.
Складає замовлення постачальникам.
Відстежує виконання замовлення.
Регулярно проводить моніторинг наявності та продажу по товарах підвищеного попитуз метою запобігання їхньому дефіциту.
Вивчає нові пропозиції постачальників, кон'юнктуру ринку.
Узагальнює та доводить отриману інформацію до керівництва.

Своєчасно інформує підрозділи компанії про нові пропозиції та надходження товарів, забезпечує наявність необхідної інформації про товари в інформаційно-обліковій системі компанії.

Залежно від виконуваних завдань визначаються області професійних знаньта умінь.

Менеджер із закупівель повинен знати:

методи управління фінансовими потокамиу логістиці;
усі складові договору на постачання;
фактори, що враховуються при виборі постачальника та перевізника;
способи підвищення ефективності управління закупівлею за допомогою інформаційних технологій;
застосування електронного обмінуданими при взаємодії із постачальниками;
методи закупівель;
операції, що становлять бізнес-процес «Закупівля»;
функції, що здійснюються різними посередниками у процесі виконання замовлень;
порядок укладання договору;
санкції, які застосовуються у разі невиконання умов договору;
етику ділового спілкування.

Менеджер із закупівель повинен вміти:

обґрунтовано вибирати найкращі умовипостачання;
правильно оформляти необхідні документи;
налагоджувати взаємодію відділу закупівель з іншими відділами;
оцінювати та обирати постачальника;
отримувати та аналізувати інформацію про асортимент товарів, що пропонуються постачальниками;
робити огляд ринку постачальників;
аналізувати надійність постачальника;
аналізувати умови постачання, пропоновані постачальниками;
вести переговори з постачальниками (у частині визначення цін, умов постачання тощо);
порівнювати пропозиції, одержані від різних постачальників;
аналізувати та складати договори;
вибудовувати міцні ділові відносиниз постачальниками, які зміцнюють імідж та репутацію своєї компанії;
своєчасно виконувати всі домовленості з постачальниками, не залишати без вирішення жодне питання;
вживати заходів щодо погашення заборгованості у розрахунках з постачальниками.

Для успішного виконання професійних обов'язківзакупнику важливо мати аналітичний склад розуму, системне мислення, бути уважним, здатним ефективно діяти в стресових ситуаціях, контролювати свою діяльність, вміти планувати та розставляти пріоритети, мати великий активний словниковий запасі вміти зрозуміло донести свою думку до людей з різним рівнем освіти.

Особливе місце займають комунікативні вміння та навички, такі як переконання, ведення переговорів, володіння основними техніками спілкування, здатність піти на компроміс (з постачальниками та іншими відділами компанії), активність, наполегливість, вміння досягати своєї мети, відповідальність та порядність, стресостійкість, витримка терпіння у конфліктних ситуаціях.

Менеджер із закупівель працює з великими обсягами інформації. Це інформація про постачальників, порядок постачання, транспортування та оплати. Аналітична діяльність менеджера із закупівель полягає у зіставленні ціни, якості, термінів поставки та виборі. оптимального варіанта; у аналізі ринку продукції. При цьому особливе місце займає процес прийняття рішень у стислий термін.

Менеджер із закупівель працює в офісі. В основному його діяльність здійснюється за допомогою таких засобів, як телефон, факс, інтернет, комп'ютер (робота з професійними програмами, з базами даних, з інтернетом; написання звітів тощо).

Складними більшість професіоналів у сфері закупівельної логістики є конфлікти з відділом продажів (виробничим відділом), проблеми взаємодії з важкими постачальниками (наприклад, з монополістами над ринком).

Напрямками підвищення кваліфікації менеджера із закупівель є: удосконалення методів професійного спілкування; навчання навичок ведення переговорів; оволодіння навичками планування робочого дня та організації закупівельного процесу; розвиток командної роботи; вдосконалення знань у галузі виробництва продукції, вивчення типів та видів продукції, попиту покупців та технологій продажів, юридичних аспектівзакупівельної діяльності.

Оцінка та мотивація менеджера із закупівель

Важливим аспектом організації роботи менеджера із закупівель є розробка та реалізація системи мотивації його праці. У ході розробки компанія визначає, які показники впливатимуть на зарплату менеджерів із закупівель, встановлює кількісні показники та механізми розрахунку заробітної плати на основі прийнятих показників. Після цього компанія має довести свою політику в галузі оплати праці до закупників та ввести в дію систему мотивації.

Мотивація закупника має випливати з його функціональних обов'язківта повноважень. Система мотивації менеджера із закупівель, як правило, базується на наступних показниках:

виконання плану закупівель;
динаміка рівня ціни закуплені товари;
оборотність закуплених товарів;
відсоток виконання заявок на закупівлю товарів.

Залежно від специфіки бізнесу до перерахованих вище можна додати такі показники: відсоток шлюбу в продукції, що поставляється, відсоток не повністю виконаних заявок на ресурси, відсоток рекламацій тощо.

Усі показники системи мотивації закупівельника мають бути пов'язані з тими результатами закупівельної діяльності, на які він реально може впливати (тобто залежать саме від його роботи).

Крім того, ці показники мають бути важливими для конкретного підприємства (наприклад, зниження надходження шлюбу, зростання оборотності запасів). Як показує практика, оклад менеджера із закупівель становить не менше 50% від загальної винагороди. Преміальна частина розраховується за встановленими наперед показниками оцінки роботи.
У таблиці нижче наведено показники оцінки менеджера із закупівель роздрібної торгової компанії (44 - Бузукова Є. Закупівлі та постачальники. Курс управління асортиментом у роздробі. С. 218–219).

Важливим показником оцінки менеджера із закупівель є дотримання ним професійних етичних норм.

Професійна етика закупівель включає такі аспекти взаємовідносин з постачальниками, як:

дотримання інтересів своєї компанії;
конфіденційність інформації;
чесна конкуренція;
ставлення до ділових подарунків від постачальників

Існують такі думки щодо допустимості подарунків від постачальників:

Закупники не мають права приймати подарунки, отримані подарунки мають бути повернені.
Закупники можуть залишати у себе подарунки рекламного характеру, наприклад, ручки, календарі, блокноти та ін.
Закупники повинні самі вирішувати, чи є подарунок знаком уваги, доброзичливості, чи має місце спроба комерційного підкупу.

За будь-якого з обраних варіантів у компанії доцільно проводити бесіди із закупівельниками, у ході яких нагадувати їм про існування у компанії етичних норм, пояснювати необхідність їх дотримання.

Як ілюстрацію важливості етичної сторони закупівельної логістики наведемо стандарти закупівельної діяльності, сформульовані Інститутом управління поставками (США) (Лайсонс К., Джиллінгем М. Управління закупівельною діяльністю та ланцюгом поставок. С. 797.) :

Насамперед дотримуватись інтересів своєї компанії.
Бути відкритим для порад та консультацій колег.
Здійснювати закупівлі, враховуючи лише інтереси своєї компанії та розумно витрачаючи кожен долар.
Активно опановувати знання про закуповувані матеріали та виробничі процеси.
Працювати чесно та відкрито, відкидаючи будь-які форми хабарництва.
Демонструвати доброзичливе ставлення до всіх, хто на те заслуговує.
Поважати та вимагати поваги від інших до своїх обов'язків.
Уникати конфліктів.
У міру виникнення потреби допомагати та консультувати колег.
Співпрацювати з усіма організаціями та конкретними людьми, які мають підвищувати статус даної професії.

Інформаційне забезпечення відділу закупівель

Для управління закупівельною логістикою підприємство повинне мати інформаційні системи управління показниками її функціонування. Вони повинні забезпечувати можливість ретельного аналізу та контролю за виконанням бізнес-процесу «Закупівля».

Істотну допомогу у проведенні аналізу процесу постачання компанії ресурсами, формуванні замовлень постачальникам можна отримати, використовуючи правильно обране програмне забезпечення. При цьому необхідно звернути увагу на можливість програми формувати аналітичні звіти. Кожне підприємство за допомогою комп'ютерної інформаційної системи формує свій комплекс звітності із закупівель виходячи з цілей та завдань, сформульованих вищим менеджментом.

Як показує практика, поширені звіти та показники, що відображають такі аспекти закупівельної діяльності:

Ринкові умови закупівель:
- зміна цін на товари, що закуповуються;
- зміни у співвідношенні попиту-пропозиції над ринком;
- прогнози динаміки ринку товарів, що закуповуються.
Аналіз витрат на товарні запаси:
- інвестиції у товарні запаси;
- денні (декадні, щомісячні) поставки та замовлений обсяг поставок за основними товарними групами;
- оборотність за групами товарів, що закуповуються;
- аналіз отриманих знижок;
- аналіз наднормативних запасів
Ефективність закупівельних операцій:
- аналіз якості товарів, що закуповуються;
- частка постачання, виконаних вчасно;
- аналіз випадків відсутності потрібних товарівна складі;
- кількість змін, внесених до замовлень;
- час доставки закуплених товарів;
- продуктивність праці працівників відділу закупівель;
- зміни цін, що відбулися в результаті переговорів, проведеної аналітичної роботи, покращення упаковки, раціоналізації перевезення тощо;
- транспортні витрати.
Надійність постачальників:
- частка прострочених поставок та відмов від поставки;
- втрати від втраченого продажу;
- частка в повному обсязі виконаних поставок;
- якість транспортних послуг, наданих постачальниками та перевізниками.

Наведені вище показники контролю та оцінки закупівельної логістики є необхідною частиною інформаційної підтримки управління ланцюгами постачання.

Аналітичні можливості інформаційно-комп'ютерних систем повинні давати менеджерам із закупівель повну та чітку картину всіх показників, пов'язаних із закупівельною діяльністю. Так, нормативи мінімальних запасів використовуються контролю рівня запасів і є основою формування автоматичних замовлень постачальникам. При використанні автоматичних замовлень менеджер із закупівель витрачає час лише на коригування сформованих замовлень, що суттєво скорочує витрати часу, оскільки йому не потрібно переглядати залишки товарів.

За допомогою програмного забезпеченняпроцесів закупівельної логістики проводиться систематичний аналіз кон'юнктури ринку та роботи постачальників товарів. Це забезпечує компанію-покупця повною інформацією про умови закупівлі необхідних товарів та дає можливість приймати оптимальні закупівельні рішення.

Комп'ютерні системи повинні забезпечувати можливість прогнозування ймовірного дефіциту товарів, який може призвести до збоїв у торговому процесі, до втрачених продажів, а отже, до зростання витрат та зниження прибутку. Заздалегідь отримана від постачальників інформація про можливі перебої у постачаннях дозволяє підготуватися до них заздалегідь та мінімізувати можливі втрати.

Сучасні комп'ютерні системи повинні посилювати інформаційну інтеграцію компанії зі своїми постачальниками, підвищувати рівень співробітництва між сторонами, які входять у ланцюжок поставок продукції, знижувати транзакційні витрати.

Більшість програмних продуктів, що автоматизують управління закупівлями та входять, як правило, до комп'ютерної інформаційної системи, містять модуль «Закупівлі», який виконує такі основні функції:

Моніторинг договірних відносин з постачальниками та перевізниками. Контроль виконання зобов'язань щодо оплати поставок.
Відстеження виконання графіка доставки із прогнозуванням часу надходження товарів на склад.
Генерація документів, необхідні приймання товарів складу, з автоматичним розподілом по матеріально відповідальним особам.
Виставляє претензій постачальнику (перевізнику, експедитору) по номенклатурі, кількості та якості продукції, що поставляється.
Автоматизація всіх операцій з приходу, витрати та внутрішнього переміщення матеріальних цінностей на складах.
Облік усіх операцій за допомогою карток складського обліку, що заповнюються автоматично на підставі первинних документів.
Облік матеріальних цінностей у різних одиницяхвимірювання.
Ведення складських операцій згідно з чинними правилами бухгалтерського обліку.
Ведення списку матеріально відповідальних осіб із закріпленням за складами та групами матеріальних цінностей.
Облік актів інвентаризації та генерація інвентаризаційного опису.
Повна оперативна інформація про кількість, якість, термін придатності, адресу зберігання, постачальника та перевізника (експедитора) кожного найменування закупленого товару в будь-який момент часу.
Надання інформації про наднормативні та дефіцитні запаси.

Комп'ютерні інформаційні системи забезпечують зберігання та використання інформації про чинних договорахз постачальниками, відповідно до яких розміщуються замовлення, товарної класифікації брендів, що купуються, реєстрі постачальників.

Для формування бази постачальників товарів необхідною умовоює постійний моніторинг показників їхнього функціонування. Інформаційна система компанії повинна дозволяти вести історію кожного постачальника та дані, що відображають динаміку показників ефективності. У цій базі даних накопичується інформація про потенційних постачальників для реалізації процедури вибору та переходу на роботу з іншим постачальником.

У базі даних постачальників, крім назви кожного постачальника, слід зберігати:

контактні дані конкретних працівників компанії постачальника;
банківські реквізити;
умови роботи, знижки, бонуси та інші домовленості, причому з історією їхнього розвитку;
прайс-листи, якими здійснювалися закупівлі;
історія всіх замовлень у постачальника з наявними по них поверненнями, шлюбом, простроченнями та недопоставками;
поточний та максимальний товарні кредити, строки оплати;
найменування товарів, що поставляються;
ціна чи діапазон цін залежно від знижок, що надаються за обсяг закупівель, умови оплати тощо;
упаковка чи інші дані, важливі транспортування товарів.

Після того, як замовлення на закупівлю надіслано постачальнику, за допомогою інформаційної системи менеджер із закупівель повинен мати можливість контролювати хід його виконання. При цьому реєструються всі відхилення у виконанні зобов'язань постачальниками, щоб менеджер міг оцінити якість їхньої роботи. Після отримання підприємством замовлених товарів до інформаційної системи відділу закупівель запроваджуються нові відомості. Ця операція включає ведення бази документів:

журналу замовлень, у якому ведеться облік усіх замовлень за номерами та відображається статус кожного замовлення (виконаний, виконаний не повністю, не виконаний);
реєстр замовлень на закупівлю, що містить копії всіх замовлень на закупівлю;
товарного реєстру, що показує всі закупівлі кожного товару (дату, постачальника, кількість, ціну, номер замовлення закупівлю);
реєстру постачальника, що відображає всі вироблені у нього закупівлі.

Не менш важливим аспектом інформаційного забезпеченнязакупівельною логістикою є управління внутрішніми потоками інформації, що циркулюють між підрозділами підприємства.

Як приклад у таблиці нижче наведені інформаційні потоки, що існують між відділом закупівель та складом (відділом прийому) (Бузукова Є. Закупівлі та постачальники. Курс управління асортиментом у роздробі. С. 386.)

Зазначимо, що в торгових підприємствахінформаційний обмін ускладнюється у зв'язку з широким асортиментом товарів, їх швидким оновленням та складною структурою опису кожного найменування товару. У зв'язку з цим основними особливостями приймання товарів у торгових компаніяхє:

наявність великої кількості постачальників;
різні умови упаковок;
завантаження транспортних засобіву навал (у коробах, без застосування механізованих засобів розвантаження) та на палетах;
прийом продукції з перерахуванням як кількості місць, а й у одиницях продукції упаковках;
різноманітність транспортних засобів, що доставляють товари;
недотримання термінів доставки;
різні вимоги постачальників до порядку прийому продукції, визначення бракованої продукції та порядку пред'явлення рекламацій;
різний склад пакету документів, які супроводжують товари.

Зазначені особливості досі не дозволяють створити єдину технологію роботи з усіма постачальниками, сформувати єдиний інформаційний простір і досягти єдиного документообігу, що знижує якість закупівельної логістики.

Таким чином, важливим напрямком є покращення інформаційного забезпечення закупівельної логістики, що дозволить компаніям створити інтегровані ланцюги поставок, що забезпечують мінімізацію витрат, сформувати єдиний інформаційний простір та єдиний порядокдокументообігу.

затверджую

[Посада, підпис, П. І. О.

Керівника чи іншого

Посадовця, уповноваженого

Стверджувати

[Організаційно-правова форма, посадову інструкцію]

найменування організації, [число, місяць, рік]

підприємства] М. П.

Посадова інструкція

керівника відділу закупівель [найменування організації]

Ця посадова інструкція розроблена та затверджена відповідно до положень Трудового кодексуРосійської Федерації та інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові правовідносини.

1. Загальні положення

1.1. Керівник відділу закупівель [найменування організації] належить до категорії керівників і підпорядковується безпосередньо [вписати потрібне] або особі, яка його заміщає, виконує доручення генерального директора [найменування організації].

1.2. На посаду керівника відділу закупівель призначається особа, яка має вищу професійну освіту та стаж роботи в галузі закупівель не менше [значення] років.

1.3. Призначення на посаду керівника відділу закупівель та звільнення від неї провадиться наказом генерального директора [найменування організації] за поданням [вписати необхідне].

1.4. Керівник відділу закупівель повинен знати:

Основні законодавчі та нормативно-правові акти, що регламентують діяльність [найменування організації];

Сформовану фінансову та господарську практику у цій сфері;

Вимоги щодо якості товарів;

Оптові та роздрібні ціни на товарні групи з асортименту [найменування організації], в тому числі ціни основних виробників, постачальників, а також організацій-конкурентів;

Методи та порядок закупівель;

Порядок укладання договорів із постачальниками та контроль за їх виконанням;

порядок розрахунків за договорами;

Організацію роботи складського господарства [найменування організації], методи планування, контролю та управління складським запасом;

базу даних, а також інші програмні засоби, які використовуються організацією для забезпечення торговельного процесу;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

Правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

1.5. На керівника відділу закупівель покладаються такі завдання:

Організація та особисте керівництво закупівлями товару по всьому товарному асортименту [зазначити найменування організації];

Формування асортименту, визначення обсягів закупівель та участь у ціноутворенні;

Забезпечення максимальної конкурентоспроможності цін та умов на продукцію, що закуповується.

2. Посадові обов'язки

2.1. На керівника відділу закупівель покладаються такі посадові обов'язки:

Керівництво роботою відділу закупівель, розподіл серед менеджерів відділу відповідальності за певні товарні групи та за додаткові напрямки роботи;

Визначення порядку та процедури закупівлі продуктів харчування, критерій та норм проведення операцій із закупівлі, визначення та узгодження порядку розрахунків з постачальниками;

Контроль стану складських запасів за всіма асортиментними групами;

проведення оптимізації закупівельної політики (частота замовлень, розмір замовлення, момент замовлення, незнижуваний залишок на складі) з урахуванням змін купівельного попиту, сезонних коливань, граничних термінів реалізації, ситуації у виробництві конкретних продуктів харчування, а також інших необхідних факторів;

Проведення регулярного аналізу статистики за товарними групами та окремими товарними позиціями, визначення прибуткових, малоприбуткових та збиткових груп товарів, забезпечення коригування закупівельної політики за результатами такого аналізу;

Перевірка кількості та якості внутрішніх поставок;

здійснення своєчасного відбору постачальників;

Організація та проведення тендерів, аналіз тендерної документації;

Участь у переговорах з функціональними підрозділами з метою досягнення найкращих цін та зниження вартості під час закупівель та поставок;

Оцінка якості та ефективності існуючих постачальників та провайдерів;

управління ефективністю вартості шляхом вибору найбільш підходящих постачальників;

Моніторинг ринку товарів та послуг, що закуповуються компанією;

Статистика за товарними групами та окремими товарними позиціями;

Аналіз складу, планування темпів закупівель;

Ведення переговорів, підготовка та укладання договорів з постачальниками та клієнтами;

Прийняття рішень про необхідні зміниумов роботи з постачальниками; досягнення оптимальних умов поставок;

контроль процесу бюджетування закупівель, ціноутворення, зовнішньої логістики;

Організація взаємодії відділу закупівлі з іншими відділами [зазначити найменування організації];

Контроль менеджерів із закупівель (відповідність цін закупівель ринкової ситуації);

Розподіл обов'язків за певні групитоварів серед менеджерів відділу;

Здійснення керівництва підлеглими співробітниками

3. Права

3.1. Керівник відділу закупівель має право:

діяти від імені [вказати найменування організації], представляти інтереси організації у відносинах з іншими організаціями, органами державної влади з питань організації закупівель;

Знайомитись з проектами рішень керівництва [вказати найменування організації], що стосуються закупівель та збуту продукції;

Вносити пропозиції керівництву [вказати найменування організації] щодо покращення діяльності відділу закупівель;

Здійснювати взаємодію з керівниками всіх структурних підрозділів [зазначити найменування організації];

Запитувати особисто або за дорученням керівництва організації у керівників підрозділів та спеціалістів необхідну інформацію та документи для виконання поставлених завдань;

Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції;

Брати участь у переговорах з представниками підприємств та організацій з питань, пов'язаних із виконанням функціональних обов'язків;

встановлювати посадові обов'язки для підлеглих йому працівників;