Оформлення табеля робочого часу зразок. Правила та зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу- це документ, який містить інформацію про фактично відпрацьований час та кількість неявок за місяць по кожному співробітнику організації. На його підставі проводиться розрахунок та нарахування заробітної плати.

Якщо ведення табеля обліку робочого часу ведеться ручним методом, застосовують типову форму Т-12, якщо контроль явок-неявок здійснюється автоматично (турнікет) - використовують форму Т-13.

Заповнення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу ведеться кожен робочий день протягом місяця, в останній день місяця підводиться підсумкова кількість відпрацьованих годин та неявок кожним співробітником.

Складається даний документв одному примірнику та передається до бухгалтерії.

Надамо інструкцію з заповнення табеля обліку робочого часута розрахунку оплати праці на прикладі форми Т-12 ( форма Т-12і форма Т-13практично ідентичні за складом реквізитів).

• У верхній частині вказуємо найменування організації відповідно до установчими документамита найменування структурного підрозділу, якщо таке є у компанії.
• Заповнюємо осередки «Номер документа» та «Дата складання» (зазвичай це останній день звітного місяця).
• У осередку «Звітний період» вказуємо період з першого числа до останнього звітного місяця.
• У першому стовпці першого розділу табеля обліку робочого дня (1. Облік робочого дня) вказуємо порядковий номер працівника.
• 2-й та 3-й стовпці заповнюємо на підставі відомостей із особистих карток співробітників (форма № Т-2), які заводять на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу.
• У 4-ту та 6-ту графи заносимо код витрат робочого часу (беремо з умовних позначень табеля обліку робочого часу) та інформацію про кількість відпрацьованих годин за кожен день місяця.
• У 5-му та 7-му стовпці відзначаємо проміжні результати за I/II половину місяця: у верхній осередок заносимо кількість відпрацьованих днів, у нижню – кількість відпрацьованих годин за обліковий період.
• 8-17 стовпці бланка табеля обліку робочого часу заповнюємо наприкінці звітного місяця.
  У підсумкові відпрацьовані дні не включаються ті, коли співробітник був відсутній на робочому місці (вихідні, лікарняні, відрядження, прогули тощо). Значення в стовпці 8 утворюється при підсумовуванні значень верхніх осередків стовпців 5 і 7, значення 9-го стовпця - при підсумовуванні значень нижніх осередків 5-го і 7-го стовпців.
• У 14-й та 16-й стовпці заносимо кількість днів та годин.
• У 15-му стовпці вказуємо код причини неявки (беремо з умовних позначень табеля обліку робочого дня).
• У 17-й стовпець заносимо загальну кількість вихідних та святкових днів кожного працівника за звітний місяць.

Другий розділ табеля обліку робочого дня (2. Розрахунок із персоналом з праці, 18-55 стовпці) веде бухгалтерія.

Підписується цей документ особою, яка відповідає за заповнення табеля робочого часу, а також керівником структурного підрозділу, працівником кадрової службичи директором підприємства.

Табель обліку робочого часу має бути у кожній організації незалежно від її форми власності. За його відсутність передбачено адміністративне покарання як для самої організації, так і для її відповідальних працівників.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• Навіщо потрібен табель;
• За якою формою вести облік;
• Оформлення бланку
• Як заповнити
• За якими даними розрахувати виплати працівникам

Не допустити помилок під час заповнення кадрових документівВам допоможе журнал «Зарплата». При передплаті журналу ви отримуєте відразу кілька бонусів. Виберіть .

Кому і навіщо потрібний табель робочого часу

Він містить інформацію про фактично відпрацьований годинник і кількість неявок за місяць по кожному співробітнику організації (простий, хвороба, прогули тощо). Цей документ необхідний:

• бухгалтеру. На підставі відомостей табеля працівникам нараховується заробітна плата, відпускні, допомога, відрядження.
• податківцям. Якщо табель в організації не ведеться, то під час перевірок може бути переглянуто правильність нарахування чи утримання податків із заробітної плати. Для цього достатньо звірити дані щодо відпрацьованих днів, зазначених у табелі, з даними щодо виплати заробітної плати. І якщо, наприклад, працівникові нараховано зарплату за невідпрацьовані дні, компанію можуть звинуватити у завищенні витрат, отже, і заниженні податкової бази з податку прибуток. За таке порушення компанію можуть оштрафувати у сумі від 20 до 40% несплаченої суми податку (ст. 122 НК РФ). Крім того, зобов'яжуть доплатити до бюджету суму податку, а також пені.
• представникам ФСС Росії. Він може знадобитися під час перевірки правильності розрахунку допомоги, що виплачуються з допомогою фонду;
• трудової інспекції . На його підставі трудовики можуть оцінити, чи не порушені права працівників, наприклад, у частині дотримання норм про понаднормовий годинник. Якщо буде виявлено порушення, доведеться сплатити штраф. Його обсяг організації становить від 30 000 до 50 000 крб., керівників — від 1000 до 5000 крб. Якщо ж керівник повторно порушить трудове законодавство, його можуть дискваліфікувати терміном від одного року до трьох років;
• органам статистики. З його допомогою складається ряд звітів, наприклад, форма № П-4.

Ще Ваші колеги читають:

Що загрожує через відсутність табеля

Окремої статті за незнання кадрового обліку трудове законодавство не встановлює. Незважаючи на це, якщо компанія не вестиме табель обліку, вона може бути притягнута до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 КоАП РФ за порушення законодавства про працю. Для посадових осіб – попередження чи штраф від 1000 до 5000 руб. Для організації – штраф від 30 000 до 50 000 руб.

Хто заповнює

Керівник підприємства призначає працівників, відповідальних ведення табеля. Як правило, це керівники підрозділів. Призначення відповідальних оформляють наказом (зразок нижче) і знайомлять із відповідальних працівників під розпис. У компаніях з великою кількістю може бути окрема ставка табельника. Табельник передає цей документ до кадрової служби, звідти він потрапляє до бухгалтерії вже заповненим.

Якою може бути форма

Організації можуть використовувати одну із двох уніфікованих форм, затверджених постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1:

• форма Т-12
• форма Т-13

Форма Т-12 використовується як обліку періоду роботи, так нарахування оплати праці. Компанії, які тимчасовий облік та розрахунки з персоналом з оплати праці ведуть окремо, можуть заповнювати лише розділ 1 «Облік робочого дня». Вона може застосовуватись, якщо відображення робочого часу відбувається автоматично.

Також компанія може розробляти власний документ з урахуванням потреб. При цьому він має містити низку обов'язкових реквізитів. Програми кадрового обліку містять уніфіковані бланки.

Таблиця. Обов'язкові реквізити

Складається табель в одному екземплярі та передається до бухгалтерії. Майте на увазі: у компаніях, у яких аванс нараховується за фактично відпрацьований час, відомості повинні надходити до бухгалтерії не рідше ніж один раз на місяць.

У табель заносяться відомості про співробітників, які працюють на підставі трудових договорів, за принципом «одна посада – одна позиція». Виконання обов'язків з іншої посади на основне робочий часу порядку суміщення професій чи заміщення тимчасово відсутнього працівника в табелі не відображається. Також не включаються виконавці, які працюють на підставі цивільно-правових договорів. А от якщо працівник є внутрішнім сумісником, то відомості щодо нього мають відображатися двічі.

Починати заповнення потрібно з шапки документа. Тут зазначаються повне найменування компанії відповідно до установчих документів та її код за довідником ОКПО, на наступному рядку — для якого структурного підрозділу складається цей табель, якщо такий є.

Потім записуються порядковий номер документа, дата складання (як правило, це останній день звітного періоду), а також який період охоплює (зазвичай це календарний місяць).

Після шапки переходимо до заповнення основної частини документа.

У графі 1 проставляється порядковий номер працівника.

У графах 2 та 3 зазначаються повні ПІБ працівника, його посада, присвоєний табельний номер. Заповнювати ці графи треба на підставі відомостей із особистих карток співробітників (форма № Т-2), які заводять згідно з наказом (розпорядженням) про прийом на роботу.

Графа 4 служить для щоденної позначки про явку або неявку працівника. Для кожного дня виділено дві клітинки одна під одною — у верхній вказується кодове позначення, зазвичай у вигляді букви або цифри, в нижню вноситься кількість вироблених годинників, або ж вона може бути залишена порожньою.

Якщо умовними позначеннямине передбачено час, який необхідно відобразити в табелі, організація може ввести власне літерне (цифрове) позначення. Наприклад, якщо потрібно відобразити перерви для годування дитини, що надаються працюючим жінкам, які мають дітей віком до півтора року (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можна ввести літерний код КР та цифровий 37. Оскільки такі перерви включаються в робочий час і оплачуються в розмірі середнього заробітку на відміну від звичайного робочого часу, то в нижніх рядках необхідно вказати тривалість перерви (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Позначення в табелі обліку робочого часу

У графі 5 проставляється, скільки днів та годин вироблено за кожну половину місяця – дні зверху, годинник знизу.

У графі 6 зазначаються такі самі дані, але за цілий місяць.

Графи 7—9 призначені відображення відомостей, необхідні розрахунку зарплати. Якщо для всіх працівників, які внесені до документа, використовуються однакові коди оплати праці та кореспондуючий рахунок, то в шапці цієї таблиці потрібно заповнити відповідні однойменні графи. При цьому графи 7-8 безпосередньо у рядку співробітника залишаються порожніми, а потрібно вказати дані лише у графі 9.

Якщо протягом місяця коди та рахунки у співробітників розрізняються, то у графі 7 вказується цифровий код, що відповідає необхідного виглядуоплати праці Наприклад, для зарплати використовується код 2000, для відпустки та компенсації – 2012, для лікарняних листів –2300 тощо.

Слідом за ним до графи 8 потрібно внести номер рахунку згідно з Планом рахунків, який відповідає даному видуоплати. У графі 9 вказується кількість днів або годин, які були відпрацьовані за записаним видом оплати.

У графи 10—13 вноситься інформація про відсутність співробітника на робочому місці — тут слід зазначити відповідний причині код, а також скільки днів чи годин до нього належить.

Підписується документ особою, відповідальною його заповнення, і навіть керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, чи директором предприятия.

Нижче ви знайдете коректний зразок заповнення табеля обліку робочого часу.

До уваги: ​​до основного табеля може заводитися додатковий лист. Наприклад, він може знадобитися у разі звільнення працівника на початку чи середині місяця. Допустимо, співробітник звільняється 8 листопада. Тоді на окремому аркуші табеля відбиваються відпрацьовані ним дні, а 9 листопада робиться запис «Звільнений». Після закінчення місяця цей лист (на одного працівника) додається до основного табеля, в якому вже не потрібно дублювати інформацію про звільненого співробітника.

Ще один випадок, коли може бути потрібний додатковий аркуш, - співробітник був відсутній на роботі, але не зателефонував, не уточнив, з якої причини. У такій ситуації до здачі табеля до бухгалтерії графу «Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця» можна залишити незаповненою. Якщо на момент здачі табеля працівник не з'явився, не подав виправдувальних документів, у табелі слід проставити позначку про неявку з нез'ясованих причин — код ПН або 30.

Після того, як працівник представить виправдувальні документи, наприклад лікарняний лист, код ПН потрібно замінити кодом Б або 19. У цьому випадку до закритого табеля додають додатковий лист з точними відомостями щодо цього працівника.

Термін зберігання табеля обліку робочого часу

Відпрацьований табель підшивається до спеціальних папок і після закінчення року здається архів, де він повинен зберігатися не менше п'яти років. Якщо в компанії шкідливі та небезпечні умовипраці, його слід зберігати 75 років (наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Як рахувати виплати працівникам

Усі коди в табелі обліку робочого часу поділяються на дві групи: оплачувані та неоплачувані.

До неоплачуваних, наприклад, відноситься код «В» - вихідні та неробочі святкові дні. Для зручності список неоплачуваних кодів ми навели в таблиці нижче.

Таблиця. Коди, які не потрібно сплачувати

* Працівникам, які беруть участь у страйку, за цей період зарплата не належить. Але колективним договором, локальним нормативним актомможуть бути передбачені компенсаційні виплати.

За оплачуваними кодами з табеля обліку робочого дня бухгалтер визначить, яку виплату потрібно розрахувати. Для кожної виплати встановлено порядок розрахунків. Для зручності ми склали таблицю, в якій ви знайдете список найпоширеніших оплачуваних кодів та порядок розрахунку виплат за кожним кодом.

Таблиця. Порядок розрахунку виплат за оплачуваними кодами

Кожному роботодавцю необхідно фіксувати кількість годин, відпрацьованих працівниками. У цьому організаційно-правова форма підприємства немає значення. Необхідний для заповнення документ названий табелем обліку робочого дня.

Для цих цілей Федеральна служба державної статистикирозробила та затвердила кілька різних бланків:

1. Форма 0504421. Застосовується на бюджетних підприємствах. Інша назва паперу – табель обліку використання робочого дня (ТУРВ).
2. Форма № Т-12.
3. Форма № Т-13

Документи почали застосовувати на підставі відповідної Постанови № 1 від 5/01/2004. Завантажуйте бланки форми № Т-12 та форми № Т-13 у форматі Word та Excel у цій статті.

Наявність табеля дозволяє бухгалтерії та відділу кадрів організації:

• Враховувати годинник, який провів на робочому місці кожен із найманих трудящих.
• Тримати під контролем дотримання робочого розпорядку (явки/відсутність, запізнення).

Зазначені відомості допомагають у розрахунку заробітної плати щодо кожного працівника та складання статистики. Маючи в своєму розпорядженні табельну інформацію, співробітник кадрового відділу зможе обґрунтувати накладені на працівника санкції (наприклад, за запізнення). А бухгалтер – роз'яснити, наскільки правомірними є виплати компенсацій та інших посібників.

Відповідно до ст. 62 ТК РФ, трудящий має право запросити у роботодавця виписку зі своїми даними з табеля.

Зверніть увагу: з січня 2013 р. уніфіковані форми документа не є обов'язковими. Хоча їхній формат простий і зручний у використанні. При цьому з роботодавців не знімається обов'язок ведення цього обліку. Про це говорить Трудовий Кодекс(Частина 4 стаття 91). Керівники мають право контролювати час роботи співробітників будь-яким зручним способом.

Контролюючий орган

Встановлені форми первинних паперів обліку мають вказівки щодо використання:

• Формуванням та веденням документації слід займатися лише уповноваженій особі.
• На підпис папір надається керівництву підрозділу та співробітнику відділу кадрів.
• Потім табель обліку робочого часу в Excel передається працівнику відділу бухгалтерії.

Конкретної посади, представнику якої належить заповнення ТУРВ, правилами не передбачено. Керівником може бути призначено будь-якого співробітника.

Після вибору відповідальної особи готується наказ або зобов'язаний фіксується в трудовій угодіобраного працівника. Інакше працівник має право не займатися табелюванням.

Якщо організація має значний штат, відповідальну особу обирають у кожному відділі. Ведення ТУРВ відбувається так:

• Протягом розрахункового місяця призначений працівник фіксує інформацію щодо свого підрозділу.
• Далі керівник відділу звіряє всі дані та загальне оформлення. За відсутності помилок підписує табель та передає його кадровому працівникові.
• Працівники відділу кадрів проводять звірку даних, фіксують потрібні своєї діяльності параметри. Після цього папір засвідчується підписом і перенаправляється до бухгалтерії.

Маленькі організації дотримуються спрощеного ланцюжка. Вони вести табель належить кадровому відділу.

Відмінність між бланками

Форма Т-13 застосовна в організаціях, які мають спеціальний турнікет. Так називається система, яка автоматично фіксує час приходу співробітників працювати – з її допомогою можна відстежити чиюсь неявку.

Універсальним документом вважається форма №Т-12. Її структура відрізняється від форми № Т-13 наявністю додаткового Розділу 2. Ця колонка використовується для фіксації матеріальних розрахунків із трудящими за виконаною ними роботою. Якщо розрахунки із співробітниками вносяться до окремого бланку, то зазначений розділ не заповнюється. Завантажити табель можна тут:

Внесення даних

Щоб уникнути помилок, необхідно ретельно розібратися, як заповнити табель обліку робочого часу. Уповноважена особаможе скористатися одним із двох варіантів:

• Суцільне наповнення. Для цього способу характерне щоденне внесення інформації щодо кожного працівника (прийшов/не прийшов).
• Заповнення за відхиленнями. У цьому варіанті фіксуються тільки співробітники, що запізнилися або не з'явилися на роботу.

Як приклад, можна розглянути форму Т-13 з використанням суцільного методу внесення. Правила заповнення табеля обліку робочого часу виглядають так:

1. У правому верхньому кутку слід зазначити найменування фірми та конкретизувати підрозділ.
2. Уточнити в базах Росстату код за загальної класифікації(ОКПО), та внести його у відповідне поле.
3. Позначити порядковий номер документа та дату його підготовки. Використовується останній день звітного періоду (місяця).
4. Конкретизувати дату звітного періоду. Папір здається за місяць.
5. Вказати ПІБ трудящих та посади, які вони займають. Для кожного працівника виділяється окремий рядок із присвоєнням порядкового номера.
6. Відзначити присутність співробітника на робочому місці або причину його невиходу (поїздка на відрядження, відпустка, вихідний та ін.) Для внесення даних використовуються певні скорочення. Тут же проставляється кількість відпрацьованих годинників.
7. Підбити підсумки щогодини та робочі дні за розрахунковий період. У стовпець 5 відомості вносять кожні 15 днів, в стовпець 6 – протягом місяця.
8. Внести дані нарахування доходу. Позначений код виду оплати праці в табелі дозволяє конкретизувати характер коштів, що належать працівникові. Наприклад, коди відпускних – 2012, а основного щомісячного доходу – 2000. Тут же слід зазначити бухгалтерський рахунок, з якого відбувається списання. Графа 9 призначена для фіксації годин (днів), витрачених на кожен із видів оплати робочої діяльності.
9. У колонки з 10 по 12 вносять інформацію про причини неявки та часу відсутності.
10. Засвідчення паперу здійснюється кількома особами. Необхідні підписи не лише відповідального працівника, але керівника підрозділу та кадровика.

Приклад заповнення форми № Т-12:

Привласнений співробітнику табельний номер обов'язково фіксується у всіх локальних документах компанії. Після звільнення працівника його номер залишається вільним ще кілька днів (зазвичай кілька років).

Табель обліку робочого дня - це основний документ контролю трудового процесу.

Він використовується бухгалтерами для розрахунку заробітної плати, премій, штрафів;

співробітниками відділу кадрів для складання грамотної внутрішньої політики організації; керівниками підприємства.

Документ також служить для надання податкової звітності, систематизації та впорядкування відомостей про робочий процес.

Форма заповнення табеля є офіційно встановленою та має дві модифікації – T12 та Т13.

Керівництво організації самостійно приймає рішення у тому, яку їх вибрати.

Відмінність полягає у способі обліку даних, бланк Т-12 є найпоширенішою формою і передбачає ручне заповнення табеля, модифікація Т-13 служить для автоматичного заповнення. Завантажити їх зразки можна з Інтернету. Для заповнення форми Т-13 можете скористатися будь-якою зручною програмоюдля бухгалтерів.

З 01.01.2013 за постановою Держкомстату РФ організація має право вводити до документа додаткові графи та сторінки, модифікувати табель у межах чинного законодавствана власний розсуд.

У табель вносяться позначки встановленого зразка, що супроводжуються документами, які їх пояснюють.

До подібних позначок відносяться:

1. Запізнення. Повинні супроводжуватись пояснювальною запискою. 2. Прогули. Супроводжуються пояснювальною запискою та наказом про вид стягнення.
2. Пропуски через хворобу, відпустки по догляду за дитиною, дні донорства, перепустки, пов'язані з проходженням медичного оглядуу напрямку військкомату. Оформляються за наявності своєчасно поданого та заповненого лікарняного листка чи іншого документа.
3. Відпустки. Позначка ставиться за наявності заяви від співробітника або довідки з навчального закладута наказу за підписом директора або особи, яка його замінює.
4. Переробки. Супроводжуються документом за підписом начальника відділу, ланки, відділення чи бригадира.
5. Вихід на роботу у вихідні та святкові дні. Супроводжуються письмовою заявою працівника про його згоду за підписом безпосереднього начальника.
6. Відрядження. У бухгалтерію в цьому випадку надається посвідчення про відрядження з печаткою організації, датою прибуття та вибуття співробітника.

У разі звільнення працівника осередку відпрацьованого часу у табелі залишають незаповненими

Наказ про звільнення з підписом керівника організації додається до табеля.

Правила заповнення табеля

Обов'язок заповнення бланка табеля накладається на співробітника бухгалтерії чи відділу кадрів у наказному порядку та вписується до його посадової інструкції.

У першому титульному листібланка табеля повинна бути відображена повна назва організації та структурного підрозділу, якщо така є, дата початку ведення документа та закінчення при його закритті.

Другий лист містить таблицю обліку робочого дня та відомості про співробітників.

У таблиці вказується порядковий номер рядка, прізвище та ініціали працівника, номер його особової справи. Кількість стовпців відповідає кількості днів на місяці.

У кожному осередку проставляється кількість відпрацьованих годин або за стандартної зміни враховується загальна кількість днів. Вихідні та неробочі дні також відзначаються.

Позаштатні ситуації: прогули, запізнення та інші відзначаються літерними чи числовими кодами. Усі відмітки мають відбуватися за фактом присутності чи відсутності співробітника робочому місці.

Особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, має особисто все проконтролювати

У табелі форми Т-12 окремо ведуться 2 розділи: "облік робочого часу" та "розрахунок з персоналом". У другому розділі фіксуються всі виплати та штрафи, належні працівнику, реквізити та кореспондуючі рахунки для їх нарахування.

Табель обліку використання робочого дня складається в одному примірнику. Н

а в документі повинні бути присутні підписи керівника організації або її підрозділу та бухгалтера.

Якщо заповненням табеля обліку робочого часу займався третій співробітник, він також повинен завірити своїм підписом вірність та справжність даних, що надаються.

Відповідно до закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 заповнення табеля можливе як в електронній, так і рукописній формі.

Можливі санкції при неправильно заповненому табелі

У ході фінансових та податкових перевірок ревізори можуть виявити такі види порушень:

1. Невідповідність даних із заробітної плати, зазначених у табелі та документах первинної звітності.
2. Невідповідність даних із заробітної плати, зазначених у табелі та платіжно-розрахункових документах.
3. Неправильне використання позначень кодів і не враховані переробки та понаднормові.
4. Неправильний розрахунок сум допомоги по листку тимчасової непрацездатності.

Дані порушення можуть спричинити накладення на роботодавця чи бухгалтера штрафу до 5000 рублів.

Відсутність в організації табеля обліку робочого часу відповідно до статті
5.27 Адміністративного кодексу може призвести до накладення штрафу до 50.000 рублів на керівника підрозділу.

Запорукою правильного заповненнятабеля та нарахування заробітної плати є:

1. Своєчасне надання співробітниками всіх необхідних документів, що обґрунтовують будь-яку невідповідність робочому регламенту.
2. При веденні рукописного табеля використання копій та чернеток.
3. При нез'ясованій причині запізнення чи відсутності співробітника робочому місці використання відповідних кодів.
4. Постановка позначок тільки при наданні документів, що їх підтверджують.

Коди, що використовуються в табелі обліку робочого часу:

Зразок табеля обліку робочого часу Т-12

Облік робочого дня – дуже важливе завдання. Співробітник не хоче втратити свої кровно зароблені гроші, а організація, у свою чергу, не прагне оплачувати прогули.

Уникнути таких непорозумінь допоможе своєчасне та правильне ведення звітної документації з обліку робочого часу.

Навіщо він потрібний

Табель обліку робочого часу - це встановлений документ, що містить інформацію про дотримання режиму робочого дня кожним із співробітників. Іншими словами, це таблиця куди вносяться дані про явку або неявку кожного із співробітників організації.

На підставі цього документа відбувається нарахування заробітної плати та премій або накладення штрафних санкцій за запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.

Такий табель повинен існувати в єдиному екземплярі та перебувати у того співробітника, який був призначений відповідальним за його оформлення. Найчастіше цю роботу доручають відділу кадрів та бухгалтерії, іноді керівнику підрозділу чи старшому менеджеру. Призначення посаду «табельщика», а точніше зобов'язання відповідних обов'язків, має бути відбито у трудовому договорі.

Варіанти форм

Враховувати скільки днів і годин відпрацював співробітник можна різними методами, але Роскомстат підготував спеціальні форми. Вони прості і зрозумілі у використанні, з їх допомогою можна наочно відстежити робочу відвідуваність і згодом ефективно використовувати отримані дані.

Для бюджетних організаційбуло запроваджено особливу форму табеля обліку робочого дня № 0504421.

Для всіх інших організацій та підприємств затвердили форми Т-12 та Т-13. Останні відрізняються між собою тим, що Т-13 використовується там, де явки та неявки контролюються не людьми, а за допомогою автоматизованих систем(Турнікетів). Прийшов на роботу, відзначився на прохідній за допомогою перепустки, і пішов далі. Таким шляхом легко контролювати запізнення, прогули та інші відхилення від робочого графіка.

Бланки за формою Т-13 найчастіше заповнюються в автоматичному режимі, або з частковим використанням технічних засобів.

Табелі обліку робочого часу за формою Т-12 заповнюються також з розрахунку заробітної плати, тому зручно доручити ведення такого графіка бухгалтеру.

Як правильно заповнити

Найважливіші аспекти ведення табеля обліку робочого часу:

• таблиця існує в єдиному екземплярі;
• заповнюється щодня на підставі офіційних документів(лікарняні листи, накази, розпорядження тощо);
• забороняється видаляти із загальноприйнятої таблиці будь-які графи та поля.

При цьому змінювати таблицю все ж таки можна. Іноді виникають ситуації, коли потрібно внести до існуючого бланку додаткові поля. Наприклад, щоб враховувати певний робочий годинник при нестандартних змінах. У такому разі внесення змін можливе, але після підписання відповідного розпорядження керівника.

Перед початком звітного місяця (за 2-3 дні) відповідальний співробітник відкриває табель. Тут саме час визначитися, який спосіб ведення буде обраний. Це може бути суцільна реєстрація - щоденні позначки Явка/неявка або внесення виключно відхилень від режиму - запізнення, нічні зміни, понаднормові і т.д.

Зразок заповнення табеля обліку робочого дня на прикладі форми Т-12

Насамперед заповнюється шапка та перші три графи. Ця інформація, як правило, залишається постійною – структурний підрозділ, ПІБ співробітників, табельні номери.

У графах з 4 по 7 на щоденній основі проставляються позначки про явки, неявки, вихідні дні та лікарняні. І тому використовуються спеціальні позначення кожної з причин. Так, лікарняний позначається кодом Б, робочий вихідний – РВ, а щорічна відпустка- ВІД. З повним переліком позначень можна ознайомитись у найуніфікованішій формі на першому аркуші.

Важливо пам'ятати, що будь-які позначки проставляють у табель обліку робочого часу виключно на підставі будь-якого документа. Це може бути лікарняний лист, внутрішній наказабо розпорядження про понаднормові роботи за підписом ознайомленого співробітника.

Нерідко виникають ситуації, коли зовсім не зрозуміло, який код ставити. Наприклад, співробітник перебуває в оплачуваній відпустці, йому проставляється код від. Але в цей час він мав необережність захворіти і не вийшов на роботу у призначену дату.

Якщо співробітник нас не попередив, то доцільно проставити коди ПН (неявка з нез'ясованих причин) і вже після отримання на руки лікарняного листавиправити ці позначення на код "Б". Якщо співробітник знайшов спосіб повідомити про свою хворобу, можна відразу відзначати код «Б».

Можливо, у такій ситуації коди «ПН» і «Б» краще спочатку проставляти олівцем, щоб не псувати вигляд документа, що існує в єдиному екземплярі. Якщо бланк ведеться у електронному вигляді, таких проблем не виникне.

Частину неявок прийнято вважати у «днях», адже співробітник не може лише половину дня перебувати у відпустці, або піти на лікарняний на три години. У такому разі під буквеним позначенням залишають порожню графу. Якщо ж співробітник запізнився на 30 хвилин або відпрацював 4 години понаднормово, то час відхилення від робочого режиму вказують під буквеним позначенням.

У графах 5 і 7 підбивається проміжний і кінцевий підсумок відпрацьованих днів, а у графах з 8 по 17 наводиться повний звіт щодо кожного працівника - скільки працював, скільки відпочивав, скільки пропустив і чому. З назви шапки над кожною графою стає зрозуміло, які дані сумувати.

Особливості ведення табелю у бюджетних організаціях

Форма № 0504421 також використовується для контролю за дотриманням робочого режиму, але має трохи іншу назву «Облік використання робочого часу», в якій і відображається специфіка роботи бюджетних організацій. У цьому табелі можна зустріти такі позначення, як «вихідні навчання», «заміщення у групі продовженого дня», «навчальна відпустка».

Порядок ведення такого табеля використання робочого часу нічим не відрізняється від уніфікованих форм обліку Т-12 та Т-13:

• ведеться в єдиному екземплярі;
• відкривається за 2-3 дні на початок розрахункового періоду;
• використовується без змін типової форми.

Прийнято також два порядки реєстрації - суцільний (відзначаються всі явки-неявки) та із зазначенням відхилень.

У самій таблиці є кілька відмінностей. У шапці табеля, крім назви організації, структурного підрозділу та періоду ведення, слід зазначити цифрою його вигляд. Якщо табель подається «як є» без внесення змін, він називається первинним і відзначається у цій графі як «0». З кожним подальшим коригуванням потрібно вказувати номер зміни по порядку.

Перші чотири графи заповнюються відразу - це ПІБ співробітників, табельні номери та посади. Наступні графи заповнюються у міру перебігу періоду. У верхній частині графи вказують відхилення від робочого режиму в годинах (якщо є), в нижній частині буквене позначення причини відхилення. У графах 20 та 37 підбиваються проміжний та місячний підсумки, відповідно.

Жодних додаткових розрахунків у цій формі не передбачено. Після закінчення розрахункового періоду цей документ передається до бухгалтерії, де вже на його підставі буде розрахована заробітна плата для працівників бюджетної організації.

Зі списком використовуваних у цьому табелі використання робочого часу (форма № 0504421) позначень можна ознайомитись у таблиці:

Як позначається відпустка

Слово відпустка у кадровій справі поєднує дуже багато понять. Починаючи з і закінчуючи декретом. Багато молодих мам не погодяться, але це теж відпустка, хоч і надається вона для догляду за маленькою дитиною.

Кожна з цих відпусток по своєму відзначається в табелі обліку робочого часу і варто приділити окрему увагу найбільш поширеним видам відпустки та їх реєстрації.

За графіком

На підставі наказу про відпустку, в якому обов'язково є і підпис самого відпускника, у табелі проставляють код «ВІД», якщо це основна відпустка, або код «ОД», якщо додатковий.

Власним коштом

Трапляються випадки, коли співробітнику потрібно отримати кілька відпускних днів поза своїм основним графіком. Причини можуть бути різними, але рішення одне – відпустка без збереження заробітної плати.

Законодавство передбачає кілька приводів до такої відпустки - весілля, народження малюка, або сумніші події, такі як смерть близького родича. У цьому випадку слід проставити код «ОЗ».

Якщо у співробітника інша причина, і він отримує подібну відпустку за погодженням з керівником, то використовується код «ДО». В обох випадках відмітка робиться на підставі відповідного наказу за підписом співробітника.

Навчальний

Поєднання роботи та навчання у наш час скоріше норма, ніж виняток та законодавство у цьому питанні підтримує таких працівників, даючи гарантію на отримання відпустки з навчання. Після ухвалення відповідної заяви від співробітника та отримання наказу з підписом учня, можна сміливо відзначати в табелі код «У» на весь період навчальної відпустки.

Варто зазначити, що якщо співробітник захворіє в процесі здачі чергової сесії, то така відпустка не продовжується на період лікарняного і код «Б» може бути проставлений лише в дні після закінчення навчальної відпустки, у тому випадку, якщо працівник не встиг одужати до закінчення відпустки та надав лікарняний лист, який підтверджує його неявку після закінчення сесії.

У зв'язку з вагітністю та пологами

Такий благостний період для співробітниць жіночої статі, звичайно, не повинен затьмарюватися тяганини з документами, тому відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі лікарняного листа, код у табелі — «Р». Такий самий код використовується у разі усиновлення новонародженого малюка.

По догляду за дитиною

А вже після цього оформляється наказ про відпустку для догляду за дитиною до настання трирічного віку. Така відпустка відзначена кодом «ОЖ».

Робота з документами - це завжди відповідальне заняття, але знання основ заповнення табеля обліку робочого часу убереже вас від суперечок при нарахуванні заробітної плати та інших неприємностей такого роду.

Відео - складання табеля робочого часу та нарахування заробітної плати в 1С: