Штатний розклад інструкція із заповнення. Штатний розклад – порядок оформлення

Питання

У штатному розкладі, у рядку «на період», чи потрібно вказувати дату, з якої набуває чинності штатний розкладчи достатньо вказати лише місяць?

(У реквізиті уніфікованої форми ШР відображено, що штатний розпис затверджено певним числом місяця та вказано номер наказу. У наказі про затвердження ШР зазначена дата з якої набирає чинності ШР).

Відповідь

Для зручності складання штатного розкладу юридичною особоюабо фізичною особою, що є індивідуальним підприємцем, Передбачено уніфікована форма N Т-3 (утв. Постановою Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» від 05.01.2004 N 1). Ця форма не є обов'язковою для застосування, а носить лише рекомендаційний характер. На думку Роструда недержавні організації мають право використовувати форми первинних облікових документів, розроблені ними самостійно (листи від 09.01.2013 N 2-ТЗ, від 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, від 14.02.2013 N ПГ/1487-6 1). Незважаючи на це, рекомендується застосовувати уніфіковану форму N Т-3 у роботі, оскільки вона містить усі необхідні реквізити.

В уніфіковану форму N Т-3 відомості вносяться за такими правилами:

у рядку «На період» зазначається період дії штатного розкладу, а також дата його введення в дію.

Якщо ви не збираєтесь складати штатний розклад на певний період, потрібно вказати лише дату введення в дію.

Нерідко виникають питання про те, які дати слід зазначати у рядку «на період __________ з «__» __________ 200_» та у графі «Дата складання». У першому випадку слід відобразити період, на який затверджується штатний розклад (зазвичай один рік), і дату, з якої він починає діяти, а в другому — число, коли фактично складено штатний розклад.

Штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням) директора організації чи уповноваженої ним особи. Реквізити цього документа слід зазначити у рядку «Затверджено Наказом організації від «__» __________ 200_ N __».

Суміжні питання:

Який мінімальний пакет документів (інструкція, нормативні акти, положення тощо) має бути присутнім у компанії в частині кадрової документації та охорони праці? (Штат 14 осіб)
✒ В організації повинні оформлятися...
Прошу роз'яснити питання щодо посад. Співробітник (Юрист) йде у відпустку для догляду за дитиною до 3-х років. Керівництво планує на період відпустки замінити її посаду на іншу.
Порядок дій відділу кадрів під час перейменування посади без зміни трудовий функції.
✒ До обов'язковим умовам трудового договоруналежить найменування посади працівника (ст. 57 ТК РФ). При цьому посада повинна...
Як відобразити у звіті 6ПДФО оплату за оренду автомобіля у фіз. особи, яка не є співробітником організації.
✒ Розрахунок 6-ПДФО подається по всіх фізособах, яким ваша організація виплачувала доходи…

Хто відповідає за складання штатного розкладу на підприємстві

Штатний розклад (ШР) є одним із первинних документів, що застосовуються з метою оплати праці набраного персоналу та ведення бухобліку на підприємстві. Крім того, ШР незамінно в кадрове діловодство. Тому відповідь на запитання, хто складає штатний розклад на підприємстві, залежить від масштабів та організаційної структурипідприємства.

Заповнення та ведення ШР може бути покладено:

на інспектора відділу кадрів, якщо такий функціонує, або співробітника, на якого покладено ведення кадрового обліку (останнім може бути юрист, секретар, офіс-менеджер тощо);
головного бухгалтера чи співробітника бухгалтерії, коли такий підрозділ створено;
генерального директора підприємства, коли головний бухгалтеру штаті підприємства відсутня.

У першому випадку у прийнятті розкладу беруть участь усі 3 ланки (кадровик його складає, головний бухгалтер перевіряє та візує, керівник стверджує, видаючи відповідний наказ). У разі всі дії здійснюються безпосередньо керівником юрособи.

Як часто потрібно заповнювати штатний розпис

На питання, як часто потрібно складати штатний розпис, слід відповісти, що розклад оформляється один раз і надалі коригується за необхідності. Початкова ШР складається, коли підприємство створюється та керівництво визначається з кількістю працівників тих чи інших посад та спеціальностей, необхідних для його функціонування. Для зручності цей момент намагаються співвіднести з початком календарного року або першим числом місяця, щоб уникнути питань щодо нарахування заробітної плати.

При зміні даних ШР необхідно привести у відповідність з ними шляхом внесення змін. Про те, як це зробити грамотно, читайте у нашій статті Як правильно вносити зміни до штатного розкладу? .

Як правильно зробити штатний розклад: складаємо приклад на 2018 – 2019 рік

Нерідко керівники невеликих юрособ задаються питанням: як заповнити штатний розпис і де подивитися зразок його оформлення? У цьому розділі ми розповімо, як правильно зробити штатний розклад.

Існує уніфікована форма ШР (форма Т-3, затв. постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1), проте з 01.01.2013, дня набрання чинності законом «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, застосовувати таку форму необов'язково. Можна створити власний шаблон.

Проведемо аналіз зразка заповнення штатного розкладу з прикладу затвердженої форми. У ній рекомендується прописати:

Загальні дані:
- назва підприємства;
- номер та дату оформлення, період дії штатного розкладу;
- реквізити наказу, яким документ затверджено.
Сам розклад у табличній формі з наступними стовпцями:
- назва структурного підрозділу та його код (за наявності);
- назва необхідних спеціальностей та посад персоналу;
- кількість штатних одиниць, причому число може бути як цілим (1, 2), так і дробовим (0,5 або 0,25), коли присутність того чи іншого працівника цілий робочий день не потрібна;
- посадовий оклад;
- надбавки (за наявності);
- розмір платежів по кожній посаді та всьому підприємству (визначається шляхом складання окладу та надбавок з кожної посади та множення на кількість штатних одиниць).
Підписи:
- інспектора відділу кадрів (керівника відділу за наявності);
- головбуха чи особи, виконує його обов'язки для підприємства.

Приклад заповнення штатного розкладу можна завантажити за посиланням: Зразок заповнення штатного розкладу на 2018-2019 рік.

Ми розглянули, як скласти штатний розпис. Для оформлення цього документаможна використовувати затверджену форму або скласти їх у довільному вигляді. З ШР можна дізнатися про структуру підприємства, кількість працівників та щомісячний розмір грошових коштів, необхідних для оплати праці персоналу.

Штатний розклад- це документ, який містить інформацію про посади, кількість штатних одиниць та тарифні ставки з урахуванням різних надбавок структурних підрозділів організації.

Як скласти штатний розклад

Як бланк штатного розкладу застосовують уніфіковану форму № Т-3, затверджену Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1.

Штатний розклад складають за структурними підрозділами організації у порядку підпорядкованості працівників. Форма штатного розкладу заповнюється співробітником кадрової служби, економістом з праці чи бухгалтером. Затверджується штатний розпис наказом керівника організації.

Штатний розклад організації: інструкція із заповнення форми Т-3

Заповнюємо поле «найменування компанії» згідно з даними у установчих документіворганізації.

Проставляємо код ОКПО організації.

Ставимо номер, дату складання штатного розкладу (у форматі число, місяць, рік) та період його дії.

У графі «Затверджено» зазначаємо дату та номер наказу керівника організації про затвердження штатного розкладу, загальну кількість штатних одиниць.

Переходимо до заповнення таблиці.

У першій та другій графі вказуємо відповідно найменування та код структурного підрозділу організації.

У третій графі вказуємо посаду відповідно до Класифікатора професій щодо кожного структурного підрозділу в порядку підпорядкованості.

У четвертій графі вказуємо кількість штатних одиниць з кожної посади.

У п'ятій графі проставляємо тарифну ставку (оклад) у рублях за кожною посадою.

Шоста-восьма графи «Надбавки» заповнюються у разі наявності додаткових виплат (у рублях) працівникам певних посад за особливі умовипраці, режим роботи, спеціальні знання чи заохочувальні премії.

Значення дев'ятої колонки обчислюються шляхом підсумовування чисел у колонках 5-8 та множення на кількість штатних одиниць у четвертій колонці з кожної посади.

Підбиваємо підсумкову кількість штатних одиниць (сума значень у четвертому стовпці) та підсумковий місячний фонд заробітної плати (сума значень у дев'ятій графі).

Ставимо підписи керівника відділу кадрів, головного бухгалтера.

До штатного розкладу можуть вноситися зміни у зв'язку із запровадженням нової посади, її перейменуванням, переведенням до іншого відділу, зміною тарифної ставки тощо. виходячи з наказу керівника організації.

Перед тим, як визначати чисельність підприємства, необхідно відповісти на питання, як відбуватимуться виробничі процеси, в якій послідовності, скільки підрозділів необхідно для досягнення основної мети діяльності, хто вестиме адміністрування. З цією метою складається структура організації.

Структура - це склад та співвідношення його внутрішніх ланок: цехів, ділянок, відділів, бюро, лабораторій та інших підрозділів, що становлять єдиний господарський об'єкт. Структура затверджується спеціальним документом, у якому не вказується кількісне значення штатних одиниць та розмір зарплати, але на основі цих даних складається штатний розпис.

Штатний розклад нормативний документ, який визначає склад працівників організації із зазначенням їх посад та посадових окладів.

На що звернути увагу

Для оформлення штатного розкладу використовується уніфікована форма № Т-3, затверджена Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. Дана форма має рекомендаційний характер. Комерційні організаціїмають право самостійно розробляти нову формуабо змінювати наявну форму Т-3.

Уніфікована форма Т-3 містить:

перелік структурних підрозділів у порядку їх підпорядкованості;
найменування посад, з урахуванням підпорядкованості всередині відділу, цеху тощо (наприклад, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера, провідний бухгалтер, бухгалтер);
відомості про кваліфікацію (наприклад, інженер-метролог 2-ї категорії, фрезерувальник 5-го розряду тощо);
відомості про кількість ставок;
розмір місячного окладу, годинної тарифної ставки відповідно до чинної системи оплати праці;
види та розміри доплат та надбавок.

Штатний розклад, уніфікована форма

Даний нормативний актможе формуватися протягом усього структуру підприємства чи кожен підрозділ окремо. До нього не вносяться прізвища працівників, які обіймають певні посади, оскільки основною метою цього документа є визначення структури, чисельності та розміру зарплати. Щоб контролювати, які посади зайняті конкретними співробітниками (із зазначенням П.І.Б.), ведеться штатна розстановка.

Які документи потрібно вивчити

Штатний розпис заповнює уповноважена посадова особа організації (економіст з праці, бухгалтер, спеціаліст з кадрів).

Документи, на які необхідно спиратися:

статут організації;
структура підприємства (якщо вона складалася);
ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; ;
розрахунки місячних посадових окладів;
інші нормативно-правові та нормативні технічні документи.

При визначенні професій, які будуть запроваджені на підприємстві, слід дотримуватися наступного правила: якщо виконання робіт за певними посадами, спеціальностями, професіями пов'язане з наданням компенсацій та пільг або наявністю протипоказань, найменування цих професій, посад та вимоги до кваліфікації повинні суворо співпадати з найменуваннями та вимогами, що містяться в кваліфікаційних довідниках, або положеннями профстандартів ( ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Також необхідно пам'ятати, що однією з ключових умов, що визначає право на дострокове пенсійне забезпечення по старості, є повне , що містяться у штатному розкладі, і, відповідно, трудовій книжціпрацівника, Спискам 1 та 2 проваджень, робіт, професій, посад та показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення (див. Постанову Кабінету Міністрів СРСР від 26.01.1991 № 10 та Постанову Радміну СРСР від 22.08.1956 № 1173).

Недотримання вимог трудового законодавствау частині найменування посад тягне у себе як накладання адміністративного штрафу на роботодавця, а й несприятливі наслідки для працівника під час оформлення пенсії чи отриманні льгот.

Основні питання при складанні ШР

«Позаштатний працівник»

Трудове законодавство немає такого поняття, як «позаштатний працівник». Воно більше належить до відносин цивільно-правового характеру, тому не регулюється Трудовим кодексом, ні іншими актами, містять норми трудового права.

Як підписати та затвердити наказ про штатний розклад, зразок 2019

Штатний розклад візується начальником кадрової служби та головним бухгалтером лише на останньому аркуші документа. У разі їх відсутності відповідний рядок підписується особою, яка відповідає за її розробку. Штатний розклад та його зміни затверджуються наказом щодо основної діяльності, який підписує керівник підприємства або уповноважена особа. Зразок наказу про запровадження штатного розкладу ми наводимо нижче.

У формі Т-3 необхідно проставити реквізити наказу про затвердження нового штатного розкладу. Друк цього документа не ставиться. Цей нормативний документ зберігається у підрозділі, що відповідає за внесення змін до нього, постійно.

організації (форма Т-3) – це один із обов'язкових кадрових документів, який має бути присутнім на кожному підприємстві. Як бланк штатного розкладу можна використовувати форму Т-3, а можна і самостійно розробити зручну для вашої організації форму, яка враховуватиме індивідуальні особливостівашої діяльності. Завантажити штатний розклад Т-3 можна нижче. Як правильно заповнити цей бланк?

Штатний розклад зразок заповнення

Форма Т-3 містить інформацію про штатний склад організації. Сюди включаються відомості про підрозділи підприємства, найменування посадових одиниць, їх кількість. Також для кожної посади вказується тарифна ставка, різні премії та надбавки. Далі по всіх посадах вважається сумарні витрати на місяць. Таким чином, штатний розпис дає змогу оцінити рівень місячного бюджету на заробітну плату.

Стверджується цей кадровий документ, Складатися він може, наприклад, на початку року, або з початку діяльності організації. Термін дії організація обирає самостійно. Якщо організація динамічно розвивається, має сенс складати щороку новий штатний розклад і вказувати термін його дії – 1 рік. Якщо організація не велика, то, можливо, ваш розклад діятиме кілька років. У будь-якому випадку на бланку Т-3 слід зазначити дату початку дії документа та термін дії.

Якщо у процесі діяльності у штаті підприємства виникають якісь не значні зміни (змінюється кількість штатних одиниць, змінюється оклад у якоїсь посадової одиниці, змінюється найменування посади), то є сенс не затверджувати новий штатний розклад, а змінити чинний. Для цього керівником складається відповідний наказ, а до діючої форми Т-3 вносяться необхідні зміни. Якщо зміни мають масовий характер у зв'язку, наприклад, з , краще скласти новий штатний розклад.

Складання цього документа доручається співробітників кадрової служби, а за відсутності таких на співробітників бухгалтерії.

Сам бланк форми Т-3 заповнюється досить просто: потрібно оформити шапку та таблицю з посадами.

Таблиця штатного розпису за формою Т-3 містить інформацію про структурних підрозділахпідприємства із зазначенням їх кодів із внутрішньої класифікації організації; найменування посад за класифікатором ОКПДТР та їх кількість. Також відбивається система оплати праці даної посади (оклад, надбавки).

Сумарна зарплата для кожної посадової одиниці множиться на кількість цих одиниць, отримана величина відображатиме місячний бюджет для працівників цієї посади. Далі складаються місячні величини заробітних платвсіх посад і виходить місячний бюджет для всього штату організації.

Після того, як форму Т-3 заповнено, вона передається на затвердження керівнику, який ставить відмітку про своє затвердження вгорі бланка.

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓