Деякі працівники просять відпустку авансом, одержують гроші, після чого звільняються. Компанія має право на утримання за невідпрацьовані дні відпустки під час звільнення працівника.

Відпускні нараховують відповідно до кількості днів відпустки. Новий співробітник отримує право на відпустку за перший рік після шести місяців роботи у компанії. Відпустку можна надати до закінчення цього терміну, якщо співробітник подав заяву і компанія пішла йому назустріч (ст. 122).

Деякі співробітники просять надати відпустку авансом та отримують належну суму. Але іноді новий співробітник вирішує піти з компанії після закінчення періоду відпочинку. Тоді він має повернути гроші за час, який не відпрацював. Утримання за невідпрацьовані дні відпустки під час звільнення роблять при остаточному розрахунку зі співробітником.

Роботодавець має право на утримання за невідпрацьовану відпустку при звільненні працівника

Утримання за відпустку авансом при звільненні краще оформити до відходу працівника

Якщо співробітник звільняється і не повертає гроші за невідпрацьовані дні, компанії вважають, щоби виплатили працівникові більше належного. Проте суди рідко підтримують такі позовні вимоги. Можуть бути труднощі з утриманням за відпрацьовану відпустку при звільненні (). Для стягнення зайвих виплат у ст. 137 ТК РФ є лише три підстави:

• припустилися лічильної помилки;
• працівник зі своєї вини не виконав норми праці чи спровокував простий;
• суд виявив, що працівник вчинив неправомірні дії та отримав зарплату (див., наприклад, ).

Найчастіше за подібні обставини суди відмовляють у утриманні за невідпрацьовану відпустку при звільненні працівника ( , ).

Суди рідко задовольняють позови щодо утримання за невідпрацьовані дні відпустки

На практиці є приклади, коли суди допускали утримання за невідпрацьовані дні відпустки. Так, суд дійшов висновку, що організація має право отримати повернення. Працівник звільнився одразу після того, як повернувся з відпочинку. Організація не відняла суму заборгованості при розрахунку з працівником, але згодом подала позов. Суд підтримав позивача ().

Проте суди рідко дотримуються такої позиції. Вони вважають, що у законодавстві є норми про утримання за невідпрацьовані дні відпустки під час звільнення, а не після розірвання трудового договору. Тому перед тим, як звільнити працівника, потрібно зробити вирахування із зарплати.

Працівник, постійно пропрацювавши мінімум 6 повних місяців в організації, може розраховувати на чергову оплачувану відпустку в повному обсязі. Виходить, що підприємство дає своєму трудівникові відпустку авансом, припускаючи, що він далі також продовжуватиме свої трудові відносини з компанією. Однак співробітник не завжди доопрацьовує зазначений період у 6 місяців. Часто співробітник виявляє бажання розірвати трудового договору раніше 6 місяців.

У разі фірма має повне право утримати з працівника виплачені йому суми відпускних, використані авансом.

У яких випадках повернути гроші не вдасться?

Все ж таки трапляються випадки, коли у роботодавця немає законної підстави на стягування зайво нарахованих сум відпустки. Виконувати утримання заборонено, якщо звільнення було зроблено з таких причин:

Важливо!У решті випадків за роботодавцем залишається право утримати із зарплати працівника зайво нараховану суму за перевикористану відпустку.

Як оформити повернення відпускних працівника, котрий відгуляв авансом?

Якщо власник все ж таки вирішив, що співробітник повинен погасити борг за невідпрацьовану відпустку, то в день звільнення необхідно скласти наказ про утримання коштів із зазначенням статті, за якою розривається договір між трудівником та організацією.

Також у цьому наказі необхідно вказати за скільки днів необхідно зробити утримання із зарплати за надмірно використані дні відпочинку із зазначенням суми. При цьому, суму виплат у наказі необхідно зазначати з урахуванням прибуткового податку.

Якщо з працівника необхідно утримати інші суми (за спецодяг, заподіяння шкоди підприємству та інші утримання) – це також має бути обумовлено у наказі.

Методика розрахунку боргу

Для розрахунку заборгованості працівника за зайву відпустку необхідно знати 2 основні показники: кількість днів перевикористаної відпустки (КДПО) та середньоденна сума для розрахунку відпустки при звільненні (СДО). Алгоритм розрахунку сум утримання наступний:

Практика розрахунку

Для працюючого півроку

Бородін В.І. влаштувався на підприємство 01.02.2017р. За законом, він може претендувати на 28 днів відпочинку. Пропрацювавши півроку, він бере чергову оплачувану відпустку з 01.08.2017р на 28 календарних днів за період роботи з 01.02.2017 по 31.01.2018р. За 28 днів йому було нараховано 35872,20 грн. Перебуваючи на відпочинку, він знайшов собі вигідніше місце роботи і після відпустки звільняється.

1. Розрахуємо кількість зайво виплачених днів відпочинку:

   КДПО = 28 - 28 / 12 * 6 = 14.

2. Середній заробіток для утримання буде таким:

   СДН = 35872,20 / 28 = 1281,15 р.

3. Розрахуємо суму відпускних, яка була переплачена працівникові:

   ПЗ = 14 * 1281,15 = 17936,10 р.

Бородіну під час звільнення необхідно буде погасити заборгованість у розмірі 17936,10 грн.

Для співробітника зі стажем понад рік

Порохов В.С. працює на підприємстві вже кілька років. Він йде у відпустку за графіком з 01.06.2017р. по 28.06.2017р. на 28 днів за період роботи з 01.03.2017р. по 28.02.2018р. Відпускні йому сплачені у вигляді 27080,20р. Оклад працівника становив момент відпустки 30000 р., але з 25.06.17г на підприємство було підвищення тарифних ставок і оклад Порохова став 32500р. Незважаючи на це, він йде з підприємства 20.11.17р.

1. Дні зайво відгуляного відпочинку Порохова складають:

   КДПО = 28 - 28 / 12 * 9 = 7 (з 22.06.17г по 28.06.17г).

2. Середня зарплата, з якої проводився розрахунок відпускних, становила:

   СДН = 27080,20 / 28 = 967,15 р.

3. Оскільки було підвищення окладу, то необхідно порахувати середній дохід і дні до та після підвищення:
   • КДПО1 = 3 (з 22.06.17р по 24.06.17г).
   • КДПО2 = 4 (з 25.06.17р по 28.06.17г).
   • СДН1 = 967,15р.
   • СДО2 = 967,15 * (32500/30000) = 1047,75р.
4. Розрахуємо суму, яку має відшкодувати працівник:

   ПЗ = 3 * 967,15 + 4 * 1047,75 = 7092,45р.

Поверненню підприємству підлягають відпускні за 7 календарних днів на суму 7092,45р.

Як утримати ПДФО та внески?

Коли працівникові було нараховано відпускні, одночасно з ними було також утримано прибутковий податок та нараховано всі внески до позабюджетних організацій. Однозначно не слід коригувати суму ПДФО тим місяцем, коли було нараховано відпускні.Якщо заробітна плата за останній місяць роботи дозволяє зняти надмірно нараховану суму днів відпустки, то й прибутковий податок має братися з скоригованої суми, тобто. не тільки із заробітної плати, а із зарплати, зменшеної на суму перевикористаного відпочинку.

Ідентично виглядає ситуація зі страховими внесками. Наприклад, якщо розраховується співробітник 25.12.17р., зарплата за грудень становитиме 24850,00р., а утримати необхідно 2850,00р. за відпустку відгуляну раніше. ПДФО складе (24850,00 - 2850,00) * 13% = 2860,00 грн. Внесок у ПФР складе (24850,00 - 2850,00) * 22% = 4840,00 грн.

Що робити, якщо зарплати забракло, щоб покрити заборгованість?

Якщо ж заробітна плата за останній місяць роботи не дозволяє в повному обсязі утримати суму за надмірно виплачену відпустку, то працівник може добровільно внести до каси підприємства чи розрахунковий рахунок зайву суму.При цьому не обов'язково вносити до каси суму, яка пройде за нарахуваннями.

Оскільки буде здійснено повернення всіх податків та внесків, працівникові достатньо буде погасити до каси надмірно нараховану суму за мінусом 13% прибуткового податку.

Якщо зарплата не дозволяє утримати, а співробітник відмовляється погасити свою заборгованість, то у роботодавця два виходи. Два шляхи виходу із ситуації, коли для утримання суми не вистачає зарплати:

При цьому слід врахувати, що не завжди у подібних випадках суд буває на стороні підприємця, дуже часто у подібних спорах роботодавцю відмовляють у його проханні.

Висновок

Якщо при розрахунку необхідно утримати надмірно виплачену суму відпускних, необхідно врахувати деякі особливості. Особливості утримання надмірно виплачених сум відпускних:

1. середній заробіток береться не з дати звільнення, і з останніх оплачених відпускних;
2. утримання має перевищувати 20% від доходу працівника;
3. необхідно звернути увагу до причину звільнення.

Бувають ситуації, коли роботодавець має утримати за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні працівника. Це відбувається у тих випадках, коли працівник відгулює свою відпустку авансом..

Згідно з ТК РФ, працівник може піти у відпустку вже через півроку після влаштування на роботу. У цьому випадку йому надається 28 календарних днів, хоча працівник заробив лише 14 днів. Виходить, що 14 днів він відгуляв авансом.

Якщо працівник вирішив звільнитися до закінчення свого робочого року, за який він уже відгуляв відпустку, то роботодавець має право утримати за використану авансом відпустку при звільненні.

Виняток становлять випадки, коли працівник звільняється:

• у разі відмови перевестися на іншу посаду, оскільки цю він більше не може займати за висновком медичної комісії – п. 8 ст. 77 ТК РФ;
• при ліквідації підприємства – п. 1 ст. 81 ТК РФ;
• у разі припинення діяльності ІП - п. 1 ст. 81 ТК РФ;
• при скороченні – п. 2 ст. 81 ТК РФ;
• при зміні власника підприємства – п. 4 ст. 81 ТК РФ;
• при заклику працівника на строкову військову службу – п. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при поновленні на цій посаді працівника, який раніше її обіймав – п. 2 ст. 83 ТК РФ;
• якщо працівника визнано медичною комісією повністю непридатним до трудової діяльності - п. 5 ст. 83 ТК РФ;
• при смерті однієї із сторін трудового договору – п. 6 ст. 83 ТК РФ;
• при настанні надзвичайних ситуацій, а також техногенних та природних катастроф – п. 7 ст. 83 ТК РФ.

Утримання відпускних під час звільнення - це право роботодавця, а не його обов'язок. Він самостійно вирішує, чи робити з увільненого співробітника утримання чи ні. Якщо прийнято позитивне рішення, то згода працівника на це не потрібна.

Щоб не помилитися під час підрахунків, необхідно правильно визначити «відпускний» стаж. Для цього потрібно порахувати кількість цілих місяців та днів від дати прийняття цього співробітника на роботу до дати його звільнення.

За загальним правилом, якщо кількість днів буде більшою за 15, то потрібно зробити округлення у велику сторону до цілого місяця.

Якщо днів буде менше 15 – то у меншу сторону до цілого місяця.

Наприклад, працівник має 7 місяців та 16 днів «відпускного» стажу. При округленні виходить, що розраховувати потрібно як 8 місяців.

28/12*М, де М – кількість місяців відпускного стажу.

Наприклад, за 8 місяців невикористаної відпустки, працівнику належить 28/12*8 = 19 днів відпустки.

Працівнику було виплачено відпускні за 28 календарних днів відпустки у вигляді 38 300 / 29, 3 * 28 = 36 600 рублів.

Отже, роботодавець повинен утримати за відпустку при звільненні в розмірі 36 600 - 24 836 = 11 764 рубля.

При утриманні необхідно дотримуватись п. 1 ст. 138 ТК РФ. Тобто роботодавець не має права утримувати з працівника понад 20% його заробітної плати. Тому утримання відпускних буде обмежено цією межею. Навіть за письмовою заявою працівника, роботодавець не може утримувати більше цієї межі.

Якщо сума всіх виплат при звільненні менша від суми утримання, то працівник може добровільно внести суму в касу підприємства або перевести на розрахунковий рахунок..

Якщо працівник відмовляється це робити добровільно, то роботодавець має право звернутися до суду з позовом про стягнення з нього надміру сплачених сум на підставі ст. 382 та ст. 383 ТК РФ.

Чи завжди допускається утримання за невідпрацьовані дні відпустки

Трудове законодавство нашої країни дійсно дозволяє проводити утримання із заробітної плати співробітників, що звільняються. Тут необхідно дотримуватися лише одна важлива умова: утримання буде законним у тому випадку, якщо службовець, що йде з організації, дійсно отримав відпустку за той рік, який він ще не відпрацював повністю. Тільки в такій ситуації роботодавець справді матиме законне право на здійснення утримання в односторонньому порядку.

Однак у вищезгаданому правилі будуть і певні винятки. Зокрема, чинними нормами було встановлено перелік особливих обставин звільнення, за яких утримання коштів є неприпустимим. До таких ситуацій можна віднести такі:

1. Якщо службовець офіційно відмовився від переведення на іншу посаду, яка потрібна йому відповідно до отриманих медичних показань. У такому разі єдиним способом вирішення ситуації буде звільнення службовця за особливими обставинами. Однак тут роботодавець не матиме права на здійснення утримання.
2. Звільнення співробітника пов'язані з реорганізацією установи чи повної ліквідацією організації. У разі звільнення також відбувається за незалежним від службовця обставинам. Отже, роботодавець зможе навмисно утримати доплату за відпустку.
3. Якщо службовець звільняється виходячи з розпорядження про скорочення, яке було винесено керівником організації чи іншим уповноваженою особою. Такі правила діятимуть і щодо індивідуального підприємця.
4. Якщо під час безпосереднього звільнення працівника відбулася зміна власників майна організації. Ними можуть бути: генеральний директор компанії, головний директор установи та інші особи.
5. Якщо професійна діяльність співробітника була перервана через його направлення на військову службу. В даному випадку такий відхід співробітника буде прирівняний до звільнення за незалежними від нього обставинами.
6. Якщо відхід службовця з'явився наслідком повернення посаду колишнього співробітника, відповідно до наказом судової установи чи інший уповноваженої організації.
7. Якщо настали інші надзвичайні обставини, які не залежать від волі сторін, які є прямою перепоною для подальшого продовження професійних відносин. Сюди можна віднести, наприклад, запровадження країни військового становища, велике стихійне лихо, аварії, епідемії тощо.

У якому разі можуть з'явитися відпрацьовані дні?

Багато сучасних працівників просто не розуміють механізму нарахування невідпрацьованих відпускних днів. Саме тому у разі утримання із заробітної плати у них дуже часто з'являються не зовсім обґрунтовані претензії до свого роботодавця. Розглянемо приклад виникнення невідпрацьованих відпускних днів:
«Васін І.В. влаштувався у ТОВ «Клевер» на посаду менеджера 01.07.2018 року. Відповідно до чинних правил трудового законодавства повноцінне право на оформлення першого відпускного періоду, стандартна тривалість якого складає рівно 14 днів, виникло у нього у січні 2019 року. Однак на той період часу у співробітника з'явилася необхідність отримання повноцінної відпустки, тривалість якої дорівнює 28 календарним дням. Він попросив таку відпустку у роботодавця, на що отримав позитивну відповідь від начальника.

Під час перебування у відпустці Васін І.В. несподівано знайшов нове, привабливіше для нього місце роботи. Відразу після закінчення періоду відпочинку співробітником було складено заяву про звільнення за власним бажанням.

Таким чином, під час оформлення звільнення така ситуація виглядала так: співробітник, який відпрацював лише половину своєї законної відпустки, використав весь період відпочинку цілком. Можна сказати, що 14 днів відпочинку було взято у компанії авансом. Отже, на підставі існуючих правил у роботодавця з'явилася законна можливість здійснення утримання з нарахованої заробітної плати підлеглого.

Якщо ж говорити про основні засади встановлення точного розміру утримання за відпустку – тут застосовується стандартна схема, яка використовується під час розрахунку відпускних виплат. Головним показником у разі буде розмір середнього заробітку співробітника. Далі цю суму необхідно буде помножити на точну кількість відпускних днів, які були взяті авансом і ще не були відпрацьовані ним на момент безпосереднього звільнення.

Проведення при утриманні за невідпрацьовані дні відпустки

Безумовно, утримання заробітної плати є серйозною процедурою, при якій кожна дія роботодавця має бути зафіксована в документальній формі. Це потрібно для того, щоб у майбутньому у керівника організації були всі необхідні підтвердження того факту, що він справді все зробив правильно і не порушив законні права службовця. Цілком можливо, що співробітник захоче пред'явити відповідні претензії щодо дій власного начальника.

Під час здійснення утримання із заробітної плати основна інформація має бути закріплена уповноваженою особою у бухгалтерських документах. Для цього складаються проводки. Правила та особливості їх складання аналогічні тим, що застосовуються під час нарахування відпускних. Однак деякі відмінності тут все ж таки будуть. Насамперед усі суми, які утримуються з доходів підлеглих, мають бути зафіксовані у документах відповідним знаком «-».

Дебет рахунків виглядатиме так: 20 - основне виробництво, 26 - загальногосподарські витрати, 44 - витрати на продаж і т.д.

Особливу увагу під час здійснення утримання необхідно приділити та встановленню податкової бази. Зокрема, вона має бути зменшена на надмірно нараховану суму відпускних виплат.

Що ж до основних особливостей розрахунку - всі вони виглядатимуть стандартним чином. Після офіційного встановлення суми утримання роботодавець зможе розпочати підготовку інших необхідних документів. Головним з них у цьому випадку буде розпорядження керівника компанії щодо утримання певної суми коштів із заробітку службовця.

Чи можна уникнути безутримань за відпустку?

Для багатьох роботодавців процес утримання коштів за невідпрацьовану співробітником відпустку є не надто приємною процедурою. Це цілком зрозуміло, адже така новина може зіпсувати відносини між роботодавцем і підлеглим, що звільняється. Більше того, співробітник може вважати таке рішення начальника абсолютно несправедливим і спробувати звернутися до відповідних інстанцій.

Саме тому сучасні роботодавці нерідко запитують, чи можна якось уникнути утримання? Для цього можна використовувати такі способи:

1. Попереднє підписання сторонами трудових відносин спеціальної угоди про прощення боргів. Такий документ найчастіше зустрічається у тих ситуаціях, коли у ролі роботодавця виступає індивідуальний підприємець. В угоді прописуються всі нюанси вирішення ситуації, коли співробітником не будуть відпрацьовані всі дні відпустки на момент звільнення. Документ обов'язково має бути підписаний як керівником організації, так і самим співробітником.
2. У деяких випадках, навіть за відсутності попередньо укладеної угоди, роботодавець може просто «вибачити» співробітника та відпустити його з організації без будь-яких примусових утримань. Подібні ситуації також найчастіше можна зустріти в індивідуальних підприємців. У деяких випадках такі рішення справді будуть оптимальними, особливо якщо йдеться про зовсім невелику кількість невідпрацьованих відпускних днів. Тут роботодавець зможе просто позбавити себе додаткових турбот щодо складання необхідних документів, заповнення бухгалтерської звітності та інших дій.

Кожна працююча людина має право на відпустку. Він може відрізнятися за кількістю днів, взяти його можна як на початку року, так і в інший час. Фактично, дні відпочинку надаються після певного відпрацьованого часу.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Ми рідко замислюємося над тим, як співвідноситься період робочого часу та відпустки. Однак законодавчо передбачено утримання коштів при звільненні, якщо відпустка вже відгуляна.

У яких випадках з'являються

У трудовому законодавстві є поняття «відпустка авансом». Один із простих прикладів — отримання повноцінного часу на відпочинок через півроку роботи.

Якщо слідувати букві закону, перша відпустка через 6 місяців праці має становити лише 14 днів. Отримуючи 28 діб на вирішення особистих проблем, поїздку на дачу чи курорт, працівник користується чотирнадцятьма авансовими днями.

Роботодавець немає права надавати відпустку меншу кількість днів, це зазначено у статті 115 ТК РФ. Ці норми вводилися невипадково. Вони стосуються здоров'я громадян та потрібні для повноцінного відновлення сил.

У трудовому колективі ведеться графік відпусток для зручності керівників, бухгалтерів та самих працівників. Якщо співробітника відправляють відпочивати на початку року, створюється прецедент, коли рік ще не відпрацьовано, а відпустку вже відгуляно.

Відпрацьовуючи рік в повному обсязі, але отримавши відпустку авансом, громадянин повинен мати на увазі, що у бухгалтерії мають право утримати з нього частину коштів.

Чи обов'язково утримувати

При оформленні відпустки бухгалтер ретельно вивіряє дані, підраховує відпрацьовані дні. Додатково надаються відпускні.

У Трудовому кодексі передбачено право керівництва компанії на стягнення коштів під час звільнення співробітника. Оскільки обов'язком це є, то вирішувати, стягувати чи ні, повинні у кожному окремому випадку.

Ця процедура суворо не оформляється, передбачає випуску наказів і актів. Якщо прийнято рішення про стягнення, то співробітник інформується в усній формі, а повернення суми випускається розпорядження.

Також адміністрації підприємства слід враховувати, що можливі ситуації, у яких стягувати кошти не можна.

Коли забороняється

Не можна утримати за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні в таких випадках:

• якщо звільнення відбувається і натомість ліквідації організації;
• якщо працівник потрапив під скорочення;
• при зміні власників компанії, коли звільнення провадиться вимушене;
• за форс-мажорних обставин;
• якщо співробітник помер;
• якщо причиною звільнення стала хвороба співробітника чи його заклик на військову службу.

Отже, слід уважно вивчати причини звільнення.

Розмір суми

Важливе значення має розмір утримуваних коштів. Ця інформація буде корисною як роботодавцю, так і самому співробітнику.

Отже, якщо виникла ситуація, в якій адміністрація вирішує стягнути суму виданих відпускних понад норму, слід також врахувати правило. При звільненні кожен працівник отримує розрахунок як однієї чи кількох виплат. З кожної їх роботодавець зможе стягнути лише 20%. Нижче ми опишемо порядок дій у цій ситуації.

Сума відпускних до повернення розраховується бухгалтером ідентично до розрахунку відпускних. В основі формули стоїть показник середньої заробітної плати. Точно виводиться кількість днів, за які відпустка була отримана авансом.

Щоб отримати суму до утримання, знадобиться кількість днів помножити на середню денну заробітну плату.

Непоодинокі зворотні ситуації, коли відпустка не була використана. У разі звільнення працівникові доведеться виплатити компенсацію.

Порядок дій

При поводженні із заявою на звільнення бухгалтерія запускає процедуру остаточного розрахунку співробітника. Послідовність така:

• проводиться розрахунок суми, що утримується;
• на фірмовому бланку у довільній формі бухгалтер оформляє внутрішнє розпорядження про стягнення суми (важливо докладно розписати, скільки днів відпустки виробляється перерахунок);
• працівник повинен ознайомитися з розпорядженням та вписати до нього словами «з розпорядженням ознайомлений», а також висловити письмово свою згоду та поставити підпис.

Як скласти наказ та його зразок

Затвердженої форми документа немає. Сам текст оформляється на фірмовому бланку у довільній формі.

У ньому обов'язково повинні бути такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові працівника;
• посада;
• число надмірно наданих відпускних днів;
• підсумкова сума утримання;
• з яких коштів провадиться повернення суми.

Окремо слід відвести два рядки для того, щоб співробітник написав у ньому, що ознайомлений із ситуацією.

Цей документ може бути поданий у вигляді:

• внутрішнього наказу;
• розпорядження.

Фактично документ ідентичний наказам, які дозволяють утримувати суми з працівників за прогули, завдання матеріальних збитків та з інших причин. Нижче наведено зразок тексту.

Складання цього документа дозволить дотриматися формальності та порядок ведення обліку коштів підприємства.

Як виконати розрахунок

Розкажемо докладніше про те, як здійснюються розрахунки у зв'язку із звільненням співробітника, який взяв відпустку авансом за невідпрацьований рік. Процедура не складна.

Розрахунок провадиться на підставі оформленого наказу про звільнення. Спочатку розраховується кількість цілих місяців і днів, які людина відпрацювала у компанії. Початок відліку – дата прийняття на роботу, кінець – дата звільнення.

Кількість днів округляється до повного місяця за загальним правилом: якщо їх понад п'ятнадцять, то місяць додається. Якщо менше, то залишається у розрахунку повна кількість місяців.

Потім обчислюється кількість напрацьованих днів відпочинку. Робиться це просто за формулою:

ДО	дні відпустки (стандартно 28)
ОМ	відпрацьовані місяці на рік

Наприклад, співробітник Антонов відпрацював цього року 8 місяців та 17 днів. У розрахунок береться 9 місяців після заокруглення. При цьому він використав відпустку у повному обсязі. За наведеною вище формулою вважаємо: 28/12*9=21. Виходить, що громадянин Антонов відпрацював 21 день відпустки, а за решту 7 передбачено повернення.

Наступний розрахунок дозволяє дізнатися, який середній заробіток працівника на день. Ці цифри легко визначить бухгалтер, котрий постійно нараховує як заробітну плату, так і відпускні.

Вважаємо: 38500/29,3 = 1314 рубля. Помножимо цю суму на 28 (кількість днів використаної відпустки) і отримаємо 36792 рубля. Саме таку суму отримав Антонов після розрахунків відпускних.

Помножимо 1314 на число днів невідпрацьованої відпустки (7) та отримаємо суму для повернення. Разом 9198 рубля. Бухгалтери вираховують цю суму в програмі, але можуть перевіряти ще раз дані.

ПДФО та внески

Слід враховувати, що робити коригування з бухгалтерського обліку та податкового заздалегідь неправильно. Робиться це саме того місяця, коли було оформлено наказ про звільнення.

Перерахунку підлягають:

• податок з доходу фізичних осіб (ПДФО);
• податок з прибутку.

Страхові внески не перераховуються. Важливий нюанс: якщо компанія вирішила не стягувати з працівника кошти, то ПДФО не слід перераховувати, оскільки ці виплати здійснюються на користь працівника. У разі перерахунку підлягає податкова база обліку прибуток.

Розмір надмірно нарахованих відпускних впливає зменшення бази перерахованих страхових, тому цей момент слід врахувати.

Варто пам'ятати, що якщо з працівника утримано ПДФО вище за необхідне, йому потрібно повідомити про це і подати відповідну заяву на повернення.

Що робити, якщо зарплати не вистачає для покриття заборгованості

Не завжди суми розрахункових коштів при звільненні достатньо для того, щоб покрити борг перед компанією за використану відпустку. У цьому пояснимо ситуацію.

Отримати повернення від працівника можна лише за його згодою. Тобто він має поставити підпис під наказом чи розпорядженням. Крім того, діє обмеження на вилучення коштів лише у розмірі 20% однієї виплати.

Якщо коштів не вистачає, є два шляхи:

• працівник самостійно повертає залишок коштів з особистої ініціативи;
• повернення здійснюється через суд.

Оскільки суми вилучення невеликі, то організації дуже рідко звертаються до суду з позовом. Тим не менш, повернути ці кошти таким чином, вигравши процес, цілком реально.

Особливості для пенсіонера

Вихід на пенсію – особливий випадок у житті кожного працівника. Роботодавцю ж варто розуміти, що якщо в заяві про звільнення співробітник вказує причину «у зв'язку з досягненням пенсійного віку», здійснювати повернення коштів за використану відпустку неможливо.

Формулювання може звучати інакше, але суті це не змінює: перерахунок не провадиться, внутрішній наказ про утримання коштів не оформляється.

Вирушаючи за авансом відпускних днів, пам'ятайте, що вони надаються працівникові за рахунок невідпрацьованого повного року, тобто авансом. При звільненні доведеться повернути частину одержаних відпускних.

Є.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Як розрахувати та врахувати борг працівника за невідпрацьовані дні відпустки під час звільнення

Трапляється, що працівник звільняється до кінця робочого року, відпустку за яку він уже відгуляв авансом. У більшості випадків ви зможете утримати з працівника, що звільняється, суми відпускних за невідпрацьовані дні. і ст. 137 ТК РФ. Для цього достатньо розпорядження керівника про утримання цієї суми з грошей, що належать працівникові за остаточного розрахунку. Згоди працівника цього не потрібно.

Докладніше про можливість стягнення невідпрацьованих відпускних у судовому порядку читайте:

Але є обмеження - утримати можна не більше 20% від суми, що виплачується працівникові на руки. ы ст. 138 ТК РФ. Якщо борг працівника більший, він може погасити його добровільно.

Якщо ж він не згоден повернути переплачені відпускні, які не можна утримати під час звільнення, їх можна спробувати стягнути в судовому порядку е ст. 1102, ст. 1109 ЦК України. Або ж вибачити працівникові заборгованість і нічого з нього не утримувати.

Розраховуємо суму заборгованості

КРОК 1. Визначаємо кількість невідпрацьованих днів відпустки

* Якщо працівник відпрацював останній робочий місяць менш ніж наполовину, то такий місяць не потрібно враховувати, а якщо він відпрацював половину або більше половини місяця, то такий місяць округляємо до повного місяця а п. 35 Правил про чергові та додаткові відпустки, затв. НКТ СРСР 30.04.30 № 169; ст. 423 ТК РФ.

Майте на увазі, кількість невідпрацьованих днів відпустки, яка у вас в результаті вийде, можна округлити до цілого числа. Це не заборонено ТК Р Ф Лист Мінздоровсоцрозвитку Росії від 07.12.2005 № 4334-17. Але округляти можна тільки на користь працівника, а оскільки ви робите утримання, то, наприклад, 2,33 округляєте до 2 календарних днів й статті 8, 9 ТК РФ.

КРОК 2. Розраховуємо суму невідпрацьованих відпускних

При розрахунку вам знадобляться відомості про середній заробіток, виходячи з якого ви оплачували працівникові відпустку. Ця інформація у вас є.

Брати при розрахунку середній денний заробіток на момент звільнення не можна.

Якщо ж вийшло так, що у працівника кількість невідпрацьованих днів відпустки більша, ніж тривалість останньої відпустки (наприклад, таких днів 10, а остання відпустка тривала 7 днів), то вам потрібно підняти інформацію про середній заробіток ще й за попередню відпустку. І відповідно, частину заборгованості працівника (за 7 днів) порахувати виходячи з середнього заробітку в період останньої відпустки, а частина (за 3 дні) - виходячи із середнього заробітку в період попередньої відпустки.

Ситуація дещо ускладниться, якщо під час відпустки працівника загалом з організації (або структурного підрозділу) підвищувалися зарплати. У цьому випадку на підвищуючий коефіцієнт збільшується частина відпускних з моменту підвищення до закінчення відпустки а п. 16 Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати, утв. Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 № 922.

Тобто за календарем від останнього дня відпустки треба відрахувати кількість невідпрацьованих днів відпустки та визначити, скільки днів припадає на період після дня підвищення зарплати, а скільки – до цієї дати (якщо такі дні є). Наприклад, відпустка у працівника була з 18 липня по 7 серпня. Невідпрацьованих днів – 12. Підвищення зарплати було з 1 серпня. Тоді кількість невідпрацьованих днів відпустки після підвищення – 7.

Відбиваємо у податковому обліку та звітності

Із суми раніше виплачених працівникові відпускних було утримано ПДФО, на цю суму було нараховано страхові внески до позабюджетних фондів. Сама сума відпускних було включено до витрат з оподаткування прибутку. А тепер виявляється, що частину відпускних було виплачено працівникові зайво. Що ж робити з податками та внесками? Як їх скоригувати?

В окремих випадках, перерахованих у ТК РФ, утримання відпускних за невідпрацьовані дні відпустки заборонено.Наприклад, у разі припинення трудового договору у зв'язку з закликом працівника на військову службу у п. 1 ч. 1 ст. 83 ст. 137 ТК РФ.

Відразу скажемо, що борг перед роботодавцем за невідпрацьовані дні відпустки виникає не тому, що відпустка була надана працівникові з порушенням закону, а тому, що працівник звільняється до кінця робочого року, за який йому було надано відпустку до статті 122, 123 ТК РФ. Отже, на момент надання відпустки відпускні було виплачено правомірно – помилки не було. І жодних виправлень у періоді надання відпусткиу податковому обліку робити не треба.Усі коригування, які виникають у зв'язку з утриманням зараз із працівника боргу за невідпрацьованими відпускними або прощенням йому цих сум, враховуватимуться у періоді звільнення.

Закриваємо борг

Спочатку розглянемо ситуацію, коли ви утримуєте борг із зарплати працівника при остаточному розрахунку, або він сам вносить цю суму до каси організації.

Тоді і суму відпускних, яку повернув працівник, та суми страхових внесків, які були надмірно нараховані на неї, необхідно включити до позареалізаційних доходів у місяці звільнення працівника. Так радить враховувати ці суми Мінфін Росії і ст. 250 НК РФ; Лист Мінфіну Росії від 03.12.2009 № 03-03-05/224.

А як бути з ПДФО? Адже при виплаті відпускних із працівника утримали більше податку, ніж потрібно. Виходить, тепер треба частину податку йому повернути? Чи це так і як заповнити довідку про доходи фізичної особи за формою № 2-ПДФО Наказ ФНП Росії від 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@у нашій ситуації, нам розповіли у Мінфіні Росії.

З авторитетних джерел

Заступник начальника відділу оподаткування доходів фізичних осіб Мінфіну Росії

“ Якщо роботодавець утримує відпускні за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні, то у регістрі податкового обліку з ПДФО та довідці 2-ПДФО дані про виплачену працівникові суму відпускних та утриману з них суму ПДФО у місяці виплати відпускних коригувати не потрібно. А в місяці звільнення і в регістрі, і в довідці 2-ПДФО потрібно відобразити суму, нараховану працівнику за остаточного розрахунку, за мінусом частини відпускних за невідпрацьовані дні відпустки, яку утримав роботодавець. При цьому суму ПДФО з останньої виплати працівнику слід зменшити на суму ПДФО з частини відпускних за невідпрацьовані дні відпустки, яку утримав роботодавець.

Після того як роботодавець прийняв рішення про утримання відпустки х ст. 137 ТК РФ, він повинен не пізніше 10 робочих днів письмово повідомити працівника про те, що із суми відпускних за невідпрацьовані дні відпустки було зайво утримано ПДФО. А працівник має написати заяву на повернення надміру утриманого та перерахованого до бюджету ПДФ Л п. 1 ст. 231 НК РФ.

Але при цьому перераховувати надмірно утриманий ПДФО на рахунок працівника не потрібно. На цю суму можна просто зменшити борг працівника з ПДФО, розрахований з останньої виплати йому” .

Якщо будь-які відрахування (стандартні, майнові) працівникові не надавалися, то все просто.

Але якщо співробітнику надавалися якісь відрахування з ПДФО, розрахунок буде складнішим.

Розглянемо конкретний приклад.

приклад. Розрахунок суми заборгованості за невідпрацьовані дні відпустки під час звільнення

/ умова /Працівника прийнято на роботу з 1 вересня 2010 р. З 3 по 31 травня 2011 р. йому було надано щорічну оплачувану відпустку за перший рік роботи (28 календарних днів). За час відпустки йому було нараховано відпускні у вигляді 19 047,62 крб.

Зарплата за другу половину червня 2011 р., нарахована працівнику за остаточного розрахунку, становить 10 476,19 руб.

Відрахування з ПДФО працівнику не надаються.

/ рішення /Алгоритм дій такий.

КРОК 1.Визначаємо кількість невідпрацьованих календарних днів відпустки, з урахуванням того, що на момент звільнення працівник відпрацював в організації 10 місяців:

28 дн. - (28 дн. / 12 міс. х 10 міс.) = 28 дн. - (2,33 дн. х 10 міс.) = 4,66 дн.

КРОК 2.Розраховуємо суму боргу працівника за невідпрацьовані дні відпустки:

19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.

ПДФО з цієї суми дорівнює 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).

Тобто заборгованість працівника без ПДФО становить:

3170,07 руб. - 412 руб. = 2758,07 руб.

КРОК 3.Визначаємо граничний розмір утримання із зарплати за остаточного розрахунку. Сума без ПДФО, виходячи з якої він визначається, становить:

10476,19 руб. - (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.

Гранична сума, яку можна утримати із працівника, становить:

9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.

Виходить, що із зарплати працівника можна утримати тільки цю суму, хоча борг працівника (2758,07 руб.) Більший.

Решту боргу керівник вирішив з працівника не стягувати.

КРОК 4.Визначаємо суму до виплати працівникові:

10476,19 руб. - 1822,84 руб. - (10 476,19 руб. - 1822,84 руб.) Х 13% = 7528,35 руб.

Тепер поговоримо про страхові внески. Відпускні працівнику було виплачено у сумі більшій, ніж потрібно. Отже, база із внесків була завищена. Але, як ми вже сказали, всі коригування ми вноситимемо в поточному періоді - у періоді звільнення я Лист МОЗсоцрозвитку Росії від 28.05.2010 № 1376-19.

Тобто перераховувати страхові внески у період виплати відпускних не доведеться.

Через утримання невідпрацьованих відпускних працівник отримає за остаточного розрахунку грошей менше. І саме на цю зменшену суму ви нарахуєте страховий внесок ы п. 1 ст. 11 ст. 17 Федерального закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ «Про страхові внески...».

Так було в розглянутому вище прикладі база нарахування страхових внесків становитиме 8653,35 крб. (10476,19 руб. - 1822,84 руб.). Саме, виходячи з цієї суми, потрібно показати в персоніфікованій звітності за формою СЗВ-6-2 за півріччя 2011 р. суму нарахованих внесків за червень 2011 р.

Але якщо сума виплат, нарахованих працівникові у кварталі звільнення, менша за суму заборгованості за невідпрацьовані дні відпустки, то доведеться коригувати персоніфіковану звітністьз цього працівник у Лист ПФР від 19.05.2011 № 08-26/5404. Про те, як правильно це зробити, нам розповіли у ПФР.

З авторитетних джерел

Заступник керуючого Відділенням Пенсійного фонду РФ у м. Москві та Московській області

Якщо у розрахунковому (звітному) періоді роботодавець утримує відпускні за невідпрацьовані дні відпустки, які були нараховані в попередні звітні періоди, то може утворитися негативна сума донарахувань.

У цьому випадку формуються коригувальні відомості за формами СЗВ-6-1 або СЗВ-6-2 за період, у якому працівникові було надано відпустку, і вони подаються до ПФР разом з вихідними відомостями персоніфікованого обліку за звітний період, у якому здійснено утримання невідпрацьованих відпускних з працівника.

При цьому сума, зазначена у формі АДВ-6-2, повинна дорівнювати сумі, врахованій в останньому розрахунку за формою РСВ-1 утв. Наказом Мінздоровсоцрозвитку Росії від 12.11.2009 № 894н, представленому до Пенсійного фонду. Необхідності у внесенні змін до раніше поданого розрахунку по страхових внесках РСВ-1 немає” .

Зверніть увагу, що коригувати в періоді, коли працівник відгуляв відпустку авансом, потрібно лише нараховані внески до ПФР. За сплаченими внесками коригування не потрібне.

приклад. Відображення у персоніфікованій звітності негативної суми донарахувань зі страхових внесків до ПФР при утриманні боргу з працівника

Ставка пенсійних внесків фінансування страхової частини трудовий пенсії у ньому дорівнює 26%.

Симонов А.А. відгуляла відпустка авансом у I кварталі 2011 р. Нараховані та сплачені за ним за цей період страхові внески склали 15 000 руб. За розпорядженням керівника при звільненні необхідно утримати з нього суму відпускних за невідпрацьовані дні відпустки.

Зарплата за 1 день, відпрацьований у липні, склала 1000 руб., Невідпрацьовані відпускні дорівнюють 1500 руб. Тобто внаслідок утримання боргу з працівника сума донарахування внесків у ньому липень буде негативна: –130 крб. ((1000 руб. - 1500 руб.) Х 26%).

За всіма іншими працівниками (крім Симонова А.А.) у III кварталі 2011 р. нараховано страхові внески у сумі 25 000 руб. А сплачено у III кварталі 24 870 руб. (25 000 руб. - 130 руб.).

/ рішення /Вихідна форма CЗВ-6-2 за 9 місяців 2011 р. виглядатиме так.

Форма СЗВ-6-2

Код з ОКУД

Код ОКПО

Р Є Є С Т Р
відомостей про нараховані та сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування та страховий стаж застрахованих осіб

Тип відомостей:

№ п/п	П.І.Б. застрахованої особи							Період роботи
				нараховано	сплачено	нараховано	сплачено	з (дд.мм.гг)	(дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
…
4	Симонов Андрій Андрійович	011-222-333 44		-	-	-	-	01.07.2011	30.09.2011
…
Усього по реєстру:				25 000	24 870

Коригуюча форма CЗВ-6-2 за I квартал 2011 р. буде заповнена так.

Страхові внески за останні три місяці (у 2010 році за шість місяців) звітного періоду щодо застрахованих осіб

№ п/п	П.І.Б. застрахованої особи	Страховий номер індивідуального особового рахунку	Адреса для направлення інформації про стан індивідуального особового рахунку	Сума страхових внесків на страхову частину трудової пенсії		Сума страхових внесків на накопичувальну частину трудової пенсії		Період роботи
				нараховано	сплачено	нараховано	сплачено	з (дд.мм.гг)	(дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Симонов Андрій Андрійович	011-222-333 44	129000, м. Москва, вул. Кірова, буд. 2, кв. 6	14 870Вказуємо суму страхових внесків у періоді, коли працівник відгуляв відпустку авансом, зменшену на суму негативного коригування
Разом зі страхувальником:		25 000	24 870

Відомості про коригуючі (скасовують) відомості:

При такому заповненні персоніфікованої звітності відомості про нараховані за III квартал внески за даними АДВ-6-2 (нараховано 25 000 руб., Негативне коригуюче донарахування - 130 руб.) Збігатимуться з відомостями форми РСВ-1.

Прощаємо борг

Податківці вважають витрати у вигляді сум невідпрацьованих відпускних економічно необґрунтованим і ст. 252 НК РФ; Лист УФНС Росії по м. Москві від 30.06.2008 № 20-12/061148. Тому якщо ви не хочете з ними сперечатися, то на суму невідпрацьованих відпускних потрібно зменшити базу з податку на прибуток у період звільнення. При цьому ні ПДФО, ні страхові внески, ні звітність щодо них коригувати не потрібно. Крім того, страхові внески, нараховані на не враховані при оподаткуванні прибутку виплати, можна врахувати у податкових видатках х Лист Мінфіну Росії від 23.04.2010 № 03-03-05/85.

Розраховувати суму заборгованості, якщо працівник має невідпрацьовані дні відпустки на момент звільнення, потрібно завжди. Але якщо борг не дуже великий і стягувати його з працівника не хочеться (хоча навіть з тих міркувань, що не хочеться робити будь-які коригування в обліку), можна зробити так. На деякий час про борг потрібно просто забути. Тобто з працівника його не стягувати, але й прощення боргу не оформлювати. А через 3 роки цей борг можна буде списати як безнадійні. й ст. 196, п. 1 ст. 1102 ЦК Україниі нічого коригувати більше не доведеться.