Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим. Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса Электронный документооборот на малом предприятии

) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

NAUDOC - программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный фирмой NAUMEN. NAUDOC позволяет руководить процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе исполнения заданий.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Используя NAUDOC, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в каждое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки отыскать всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, внутренние и исходящие бумаги, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.

Наличие у NAUDOC средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их исполнение, отслеживать сроки выполнения, направлять бумаги на согласование и рассылать согласованные бумаги для ознакомления иным пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движенья документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.

Все действия с документами и заданиями выполяются посредством web-интерфейса, подключась к системе из любой точки мира, этим создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных работников.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.
На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Создание корпоративного веб-портала и интернет-ресурса компании

NAUDOC позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и руководить размещением контента (функционал ДВИЖОК). В качестве контента могут выступать бумаги, графические изображения и иные объекты NAUDOC.
Удобная разработка и редактирование страниц ресурса во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
Управление публикацией вестей, анкет и голосований.
Встроенные возможности разработки и перемены дизайна страниц ресурса.
Централизованное управление доступом в разделах ресурса, возможность проведения согласования документов перед публикацией на веб-ресурсе.

Технологические особенности системы

100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных работников.
система встроена с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию людей во внешних службах каталогов, к примеру LDAP или Microsoft Active Directory;
в системе есть модуль работы с электронно-цифровой подписью () и заложена возможность эксплуатации ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система электронного документооборота NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы Zope, на которой разработан продукт.

Из практических замечаний можно выделить следующие факторы:

Высокая надежность системы. За 4 года эксплуатации не единого сбоя.
Высокая степень защищенности системы от хакерских атак
Неплохой функционал для бесплатной системы, но крайне скудный для платной
Высокая нагрузка на сервер даже при небольшой базе данных. По всей видимости виновата плохая оптимизция потоков. Отсюда медленная работа с документами.
Неудобство внесения данных в базу.
Юзабилити как таковое отсутствует , такое впечатление что программисты писали систему для себя, а не на продажу .
Впечатление недоработанности системы.
Плохое (медленное) техническое и информационное сопровождение на форуме, даже для платных клиентов
В бесплатной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск выдает неверные ответы.
В платной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск начинает ошибаться при выборе области поиска, ищет документы не там, не понимает стандартных логических условий поиска.
Код системы открытый, но изменить вручную что-либо нереально.

Платформа : Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC есть в 2-х редакциях: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise

Оставьте свой комментарий!

Шираз Ахмед
29 ноября 2011 г. 11:46

Осведомленность в вопросах электронного документооборота выросла за последние несколько лет, но многие его аспекты все еще не ясны широкой общественности. Его часто путают с управлением файлами, управлением информационными ресурсами предприятия (частью которого электронный документооборот и является), организацией делопроизводства и т.д.

Здесь мы попытаемся развенчать пять мифов об электронном документообороте с точки зрения малого бизнеса.

Миф №1: У меня есть О C Windows для управления файлами, и мне не нужна отдельная система электронного документооборота.

Реальность: Проводник Windows, конечно, помогает вам управлять файлами/документами, но это лишь базовый инструмент, в значительной степени ограниченный хранением файлов в иерархической структуре папок. С другой стороны, хорошая система документооборота позволит вам хранить метаданные документов, относящиеся к их типу и основанные на уникальных требованиях вашей организации. Так, для каждого отсканированного изображения счета вы можете определить метаданные для хранения: Дату счета, Сумму счета, Компанию, Статус (Оплачен/Не оплачен) и т.д. Это во много раз увеличивает число способов, с помощью которых вы можете искать и группировать документы. В дополнение к этому, системы электронного документооборота часто позволяют устанавливать связи между документами, создавать аннотации к ним и задавать различные права доступа к документам (к примеру, пользователь может просматривать, но не редактировать). Как видите, это намного больше, чем то, что может предложить ваша операционная система.

Миф 2: Малому бизнесу не нужен электронный документооборот

Реальность : Это, пожалуй, самое большое заблуждение. Владельцы малого бизнеса управляют ограниченными ресурсами и поэтому часто не могут нанять персонал для выполнения рутинной бумажной работы: штамповки, регистрации, создания архива, поиска и возврата документов, повторной регистрации после каждого рассмотрения. Уже нанятые сотрудники небольшой компании тратят дополнительное время на решения этих задач сверх тех, для выполнения которых они были наняты. Обладание же хорошей системой электронного документооборота обеспечивает доступ ко всем документам по щелчку мыши.

Миф 3: Электронный документооборот слишком сложно внедрять в небольших компаниях.

Реальность: Как представитель малого бизнеса, вы должны четко осознавать основные потребности вашей фирмы, связанные с документооборотом. Как только эти потребности будут определены, сразу будут очевидны доступные и легко реализуемые решения. Самый лучший способ внедрить решение - «обкатать» его для начала на одном из подразделений компании или на решении одной из бизнес-задач (например, организовать управление входящими и исходящими счетами). Проведите анализ через месяц или два и посмотрите, насколько увеличилась эффективность работы ваших сотрудников в области управления документами. Когда вы увидите выгоды в одном подразделении, вы сможете тиражировать решение на остальную часть организации.

Необходимо позаботиться о том, чтобы решение обладало следующими свойствами: было несложным в установке и настройке, имело простой пользовательский интерфейс, подробное руководство пользователя и техническую поддержку, доступную по электронной почте или телефону.

Миф 4: Электронный документооборот слишком дорого стоит для малого бизнеса

Реальность: Малый бизнес может не нуждаться в продвинутых, комплексных возможностях СЭД, которые обычно необходимы крупным предприятиям. А также и число пользователей, которые будут работать с данным программным продуктом, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Тем не менее, существуют программные продукты для управления электронным документооборотом, которые рентабельны для предприятий малого бизнеса. Ко всему прочему, переход на электронный документооборот позволяет сократить потребление бумаги и других канцелярских принадлежностей, тем самым существенно сокращая ваши текущие расходы. На самом деле, когда вы посчитаете возврат инвестиций (ROI) для системы электронного документооборота для малого предприятия, вы увидите, что инвестиции в нее действительно могут оказаться одним из самых выгодных вложений вашей фирмы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Миф 5: Я могу ликвидировать все бумажные документы, как только у меня появится система электронного документооборота.

Реальность: Вы решили внедрить систему управления документооборотом . Поздравляю! Но не надо сразу бежать к шредеру! Многие из этих документов вы должны хранить в бумажном виде.

Разделите все ваши документы на 3 группы:

1. Те документы, которые должны храниться в бумажном виде по закону, например, оригиналы договоров с подписями.

2. Документы, которые все еще могут вам понадобиться в бумажном виде в ходе рутинной работы.

3. Те документы, которые вам точно больше в бумажном виде не понадобятся.

Прежде чем двигаться к шредеру, вы можете захватить только последнюю из этих 3-х групп. По прошествии месяцев/лет у вас исчезнет необходимость хранить в бумажном виде документы и из третьей и второй групп, что еще больше приблизит вас к безбумажному документообороту.

Перевод: Ананина Анна (DIRECTUM).

СЭД - одна из самых загадочных и замифологизированных областей IT. Сектор стал обрастать мифами с момента его образования. Естественно, часть из них уже устарели и потеряли актуальность, но новые отраслевые и IT-тренды добавляют рынку заблуждений. Пришла пора развенчать самые актуальные из них.

1. СЭД - это автоматизация канцелярии, входящих/исходящих и распорядительных документов

Несмотря на то что системы электронного документооборота уже давно закрепились на российском рынке, такая точка зрения встречается достаточно часто.

По факту электронный документооборот есть у всех. Как только вы сделали файл в Word и отправили его по электронной почте или получили файл по почте - электронный документооборот уже случился.

"Канцелярия - это только одна из форм организации ЭДО, наилучшим образом отвечающая отечественной практике работы с бумажными документами", - пояснил Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу "ДоксВижн" . Эта форма подразумевает тотальный централизованный учет всех официальных документов, а также контроль процесса исполнения выданных по ним поручений руководства.

Однако официальными документами контент предприятия не исчерпывается, до них и в процессе их подготовки создаются и циркулируют неофициальные документы. И потоки их гораздо сложнее и больше.

Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными - Сергей Курьянов

"Мы живем в информационном мире, и почти 100% информации существует в форме электронных документов. Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными", - рассказал Сергей Курьянов. Правильнее, по его словам, не плодить отдельные системы для каждого вида документов, а требовать от собственной СЭД комплексного решения задачи.

2. СЭД сама по себе избавит компанию от внутреннего беспорядка

Это один из прочно укоренившихся мифов. На самом деле СЭД не решают проблем организационного бардака, если он уже есть в компании.

"Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы", - пояснил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies. Лица, принимающие решения о внедрении, должны четко представлять, какие цели они преследуют этим проектом.

Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы - Иван Тарханов

3. Если документооборот электронный, значит он эффективный

Этот миф был на пике популярности несколько лет назад. Сейчас большинство заказчиков уже понимают, что это не так, но многие продолжают верить в это заблуждение.

"Электронный документооборот тоже может быть неэффективным, все зависит от того, насколько эффективно выстроен сам бизнес-процесс, а не от его технической реализации", - рассказал Сергей Плаунов , руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

"Следует ответить себе на вопросы: был ли проведен реинжиниринг, осмыслены существующие лучшие практики в компании, учтены и унифицированы процедуры, которые важны для компании в целом", - пояснил Илья Константинов , департамент корпоративных систем, технический эксперт Digital Design. Важно также, кто и в каком режиме пользуется системой, работает ли в СЭД руководство или все, что требуется, делают помощники. Это все нюансы, но, по словам Константинова, вытекают они из целей заказчика внедрения.

Так, если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то, по словам Сергея Плаунова, можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме.

Если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме - Сергей Плаунов

4. Лучший выбор - решения лидеров рынка

Этот миф лежит на поверхности и за счет своей простоты и очевидности захватывает умы заказчиков, предопределяя или как минимум серьезно влияя на их выбор. Но на самом деле не все так просто.

"Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными", - рассказал Александр Назаров , руководитель отдела продаж компании Haulmont. Сейчас потребности рынка меняются, и все более актуальными становятся решения, разработанные 4 - 5 лет назад.

Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными - Александр Назаров

Такие системы с меньшим, чем у лидеров, количеством внедрений, по словам Назарова, могут быть гораздо прогрессивнее, технологичнее, они основаны на современных технологиях и будут актуальны как минимум 5 - 7 лет после внедрения. При этом срок их присутствия на рынке, а следовательно, и опыт реализации проектов может быть более чем достаточным для реализации проектов любого масштаба.

5. Системы западного производства более функциональные и гибкие

Этот миф имеет под собой реальное основание. Исторически российские системы уступали западным ECМ-решениям, однако они были в большей степени ориентированы на процессы, требующиеся именно российским компаниям, которые с точки зрения организации управления имеют определенную специфику.

"За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам", - пояснил Владимир Андреев, президент "Доксвижн" . При этом, по его словам, они обладают определенными преимуществами, так как содержат готовые модули и приложения, ориентированные на автоматизацию процессов с отечественной спецификой, не говоря уже о стоимости ПО и доступности сервисов.

За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам - Владимир Андреев

6. СЭД только для организаций с четкими регламентами и описанными бизнес-процессами

Действительно, если в организации бардак, толку от работающей СЭД мало. Но совсем не обязательно, чтобы все было правильно и четко.

"Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент", - рассказал Иван Тарханов. СЭД, по его словам, тоже приспосабливаются к этой тенденции и меняют свои классические конфигурации и правила работы.

Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент - Иван Тарханов

7. Сразу после внедрения системы можно начинать активно использовать ее

В силу природы объекта автоматизации - процессов корпоративного управления - внедрение СЭД не может восприниматься как обычный проект, заканчивающийся сдачей в промышленную эксплуатацию. Любые процессы управления - постоянно меняющаяся сущность. Кроме того, в начале внедрения СЭД принимающая сторона плохо представляет себе реальные возможности потенциальной системы.

"На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов", - рассказал Владимир Андреев. Именно поэтому к инструментарию СЭД предъявляются специфические требования, по возможности кастомизация уже внедренных приложений и быстрая автоматизация все новых и новых процессов.

На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов - Владимир Андреев

8. При внедрении СЭД от заказчика ничего не требуется, все сделает исполнитель

Заблуждение в первую очередь характерно для небольших компаний, а также для тех, кто не увлекается информатизацией и нечасто проводит подобные проекты. На самом деле внедрение СЭД - это почти всегда изменение внутренней работы и распорядка компании.

"Если коллектив к этому не готов и нет мощнейшей мотивации на изменение, то эффект будет обратным или нулевым", - рассказал Иван Тарханов. При этом в последнее время, по его словам, тенденция к изменению есть, т.к. заказчики стали более опытными.

9. Малому бизнесу не нужна хорошая СЭД

Миф достаточно очевидный и связан с общим заблуждением о том, что небольшим компаниям достаточно MS Office и "1С".

Действительно, если в компании работает 10 человек, можно наладить регистрацию и учет документов в Excel, хранить образы документов в облаке, а маршрутизировать в Outlook.

"Небольшой организации может подойти облачное решение. Это и Google Apps, и Microsoft Office 365", - рассказал Сергей Курьянов.

"Это вполне может быть хорошая и понятная система для данной команды в данных условиях", - пояснил Илья Константинов. Вопрос в том, какие задачи ставит малый бизнес перед собой и IT?

"Все зависит от того, что считать малым бизнесом. Если из этого определения исключить микробизнес, где процесс документооборота довольно специфический, то польза от СЭД для малого бизнеса есть", - рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. Конечно, из-за масштабов эффект от использования СЭД для малого бизнеса будет менее очевиден, чем для среднего или крупного.

"Конечно, такие функции, как регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, автоматизация процедур согласования документов, для малого бизнеса чересчур громоздки и не нужны, так как такие вещи небольшой группе людей проще и быстрее обсудить, просто сев за один стол", - пояснил Сергей Плаунов. В то же время средства формирования рабочей информационной среды, в которой можно качественно структурировать информацию, осуществлять поиск и обеспечивать к ней быстрый доступ, формировать шаблоны документов, обсуждать их и т.д., могут быть очень к месту даже в случае малого бизнеса.

"Если предприниматель планирует расти, то необходимо думать о развитии и отладке внутренних коммуникаций, бизнес-процессов", - пояснил Илья Константинов. И рано или поздно вопрос о выборе платформы документооборота станет актуальным.

10. Мобильные СЭД опасны

В реальности мобильные СЭД не более опасны, чем другие корпоративные приложения с мобильным доступом.

"Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика", - пояснил Сергей Курьянов.

Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика, - Сергей Курьянов

"Здесь многое зависит от политики компании, используемых технологий и подхода к обеспечению информационной безопасности - должны быть проработаны как организационные, так и технические меры", - рассказал Сергей Плаунов. При должном внимании к этому вопросу с применением современных средств это безопасно. И, по словам Плаунова, жизненно необходимо в современных реалиях.

"В настоящее время вендоры СЭД решают вопрос безопасности доступа к корпоративным данным. Для некоторых платформ существуют отдельные программные продукты, обеспечивающие защищенный мобильный доступ к СЭД", - пояснил Илья Константинов. Разнообразие способов доступа, по его словам, требует комплексных средств защиты. И эта задача решается IT-службами не столько в контексте СЭД, сколько в контексте всего IT-ландшафта компании.

"Также ответом на этот миф будет факт, что в крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента", - рассказал Илья Константинов.

В крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента - Илья Константинов

11. Для внедрения ЭЦП нет законодательной базы

На самом деле законодательная база для внедрения ЭЦП полностью готова.

"Сейчас уже никто не мешает предприятиям переходить на безбумажный документооборот с любыми документами, кроме небольшого оговоренного перечня (кадровое и другие специальные виды делопроизводства)", - объяснил Сергей Курьянов. Проблема чаще не в том, что нет законов и подзаконных актов, а в том, что предприятие не разработало внутренние нормативные документы, легитимизирующие использование средств ЭЦП, и поэтому не может перейти на безбумажный документооборот.

Это, по словам Курьянова, как проблема "последней мили" в проводном интернете - когда есть и магистральные каналы, и инфраструктура маршрутизации, но нет подключения домашнего компьютера к этой инфраструктуре.

"Никто ведь за вас не вызовет провайдера и не организует у себя подключение и маршрутизацию внутри квартиры", - объясняет он.

12. СЭД слишком долго внедрять

Это утверждение когда-то было вполне справедливым, но на данный момент это полноценный миф.

"Действительно, пять лет назад внедрять СЭД по образу, подобию и регламентам бумажного документооборота было долго и сложно. Причиной тому были: неприятие новых стандартов работы пользователями, "тяжелые" десктопные интерфейсы СЭД, дублирование работы с электронными и бумажными документами, длительные обучения работе в СЭД", - рассказал Александр Назаров. А если учесть время на предпроектное обследование, долгие настройки системы и встраивание ее в ИТ-инфраструктуру организации, время на установку приложения для каждого пользователя и прочие факторы, то внедрение СЭД действительно отнимало много времени и ресурсов. Но сейчас ситуация иная.

"Современные платформы СЭД содержат много инструментов для ускоренного внедрения, от набора готовых к использованию приложений до инструментов, позволяющих постепенно наращивать функциональность от простого к сложному", - пояснил Сергей Курьянов. Так что начать можно достаточно быстро и недорого и развивать в случае необходимости до любого уровня.

"Сроки внедрения СЭД зависят от сложности самого бизнес-процесса документооборота, необходимости его оптимизации, объема доработок и кастомизации того или иного решения, количества пользователей и интегрируемых систем в организации и пр.", - рассказал Сергей Плаунов. Когда речь идет о десятках тысяч пользователей и о множестве интегрируемых систем, то 2 - 3 года - это вполне нормальный срок. Средний бизнес, по словам Плаунова, может получить промышленную СЭД в среднем через полгода.

Средний бизнес может получить промышленную СЭД в среднем через полгода - Сергей Плаунов

"Скорость внедрения СЭД зависит от широты постановки задачи", - рассказал Дмитрий Шушкин. Чтобы не ждать эффекта несколько лет, нужно делать реализацию поэтапно. Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения.

Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения - Дмитрий Шушкин

О т ответа на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?» зависит, как минимум, половина успеха проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Как ни странно, очень часто можно услышать ответ типа: «У конкурента/партнера уже есть - чем мы хуже?» Но если поставить такую цель внедрения СЭД, результаты вряд ли будут впечатляющими.

Итак, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении СЭД? Рассмотрим возможные варианты.

Поскольку достижение каждой из этих целей последовательно увеличивает как бюджет проекта автоматизации, так и риски того, что проект не будет успешно завершен, к постановке завышенных целей следует относиться с максимальной осторожностью .

Еще одной распространенной ошибкой при внедрении системы является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота. Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос» ».

Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании. Пилотные проекты типа «на одном отделе попробуем» в большинстве случаев не помогут даже понять, нужен электронный документооборот компании или нет.

Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу - выбору системы электронного документооборота.

Как выбрать?

Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.

В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас - достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот.

Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:

Системы организации архива (хранилища) документов.
Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
Комплексные системы автоматизации документооборота.

Большинство современных СЭД содержит элементы каждой из трех групп, но «полноценные универсалы» встречаются редко. Как правило, каждая система ориентирована на автоматизацию какой-то определенной группы процессов.

1. Системы организации архива документов

У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:

Специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов. Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор). Таких систем не так уж и много, они решают достаточно узкий круг задач, и мы их в данной статье рассматривать не будем.
«Облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним .

Если говорить об архиве документов как об «облегченной» системе документооборота, то в данном подходе к автоматизации документооборота наиболее популярны следующие решения:

В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых предприятий (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10-20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:

Архив документов:

хранение и архивирование документов,
поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
сканирование и распознавание документов;

Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):

регистрация документов,
организация номенклатуры дел,
разграничение прав доступа.

Документооборот:

маршрутизация документов,
выдача поручений,
визуализация бизнес-процессов.

Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества. Подробную информацию о системах можно получить сайте http://www.doc-online.ru и на сайтах производителей СЭД.

3. Комплексные системы автоматизации документооборота

Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, - выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.

Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.

Что дальше?

После того как определились фавориты на покупку, не забудьте учесть следующие аспекты, которые обязательно скажутся на успешности проекта внедрения СЭД:

Поинтересуйтесь, какие у системы возможности «на вырост» , чтобы не пришлось с ростом масштаба бизнеса тратить деньги на внедрение новой СЭД.
При сравнении стоимости систем оценивайте полную стоимость проекта. Очень часто значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
Перед покупкой посмотрите на систему «вживую» , а еще лучше - у клиентов поставщика решения. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней.
Некоторые из представленных на рынке систем относятся к так называемым «коробочным» СЭД. Под этим подразумевается возможность установить и настроить систему собственными силами. Посчитайте, такой вариант может оказаться выгоднее, даже если придется отправить на обучение ваших ИТ-специалистов.
Убедитесь в том, что сотрудники вашей компании «потянут» систему - любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения. Если в компании нехватка персонала - надо или увеличить его количество, или выбрать СЭД с более простыми функциями.
Процедура внедрения системы - важный элемент успешности проекта. Перед покупкой системы обязательно заранее спланируйте этот этап и обговорите его особенности с поставщиком решения! Очень часто без тщательной проработки этого этапа СЭД повисает «мертвым грузом» на компании.

Внедрение системы электронного документооборота - ответственный шаг для компании, в особенности для средних и малых компаний, где любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе». Поэтому правильность выбора СЭД и поставщика решения, учитывающих особенности работы компаний среднего и малого бизнеса, - очень важный фактор. В данной статье мы постарались дать представление о современном состоянии рынка СЭД для компаний среднего и малого бизнеса и помочь в правильном выборе системы электронного документооборота. Успехов вам.

Свернуть Показать

При подборе СЭД вы можете обратиться за аналитической информацией на сайты http://www.doc-online.ru и http://www.docflow.ru, а также непосредственно к разработчикам:

Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти». Сайт http://www.boss-referent.ru
Система «ДЕЛО» компании «ЭОС». Сайт http://www.eos.ru
Система «Евфрат-документооборот» компании «Cognitive Technologies». Сайт http://www.evfrat.ru
Система «CompanyMedia» компании «ИнтерТраст». Сайт http://www.intertrust.ru
Система «NauDoc» компании «Наумен». Сайт http://www.naumen.ru
Система «Акта» компании «DuxSoft». Сайт http://www.duxsoft.ru

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

Надежное хранение и удобный поиск документации.
Поддержка и выполнение канцелярских задач.
Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
Создание аналитических отчетов.
Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
Простота и удобство в создании проектов документации.
Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
Высокая степень защиты данных пользователя.
Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
Не самая добросовестная работа технической поддержки.
Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

Потребление большого количества системных ресурсов.
Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
Сканирование программой-антивирусом.
Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

Работа только с браузером Internet Explorer.
Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
Слабые возможности по расширению функционала.
Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.