Учет и корректировка остатков егаис. Как провести инвентаризацию и корректировку остатков егаис в «1с:управлении небольшой фирмой Списание остатков в егаис 1с розница

Внедрение единой государственной автоматизированной информационной системы (ЕГАИС) в повседневную практику учета алкогольной продукции породило немало затруднений в бухгалтерском учете. В первую очередь, это касается тех фирм, которые занялись розничной торговлей алкогольной продукции после 1 июля 2016 года. Пришлось учиться «всему» заново - обеспечивать себя необходимым программным обеспечением, повышать навыки ведения бухгалтерского учета, научиться, в конце концов, правильно заполнять все «алкогольные декларации». Еще один вопрос из этой сферы - правила ведения и коррекция остатков алкогольной продукции.

Ведение остатков

Существует методология ведения остатков, разработчиком которой выступило Росалкогольрегулирование. Целевой группой данного алгоритма стали организации, ведущие именно розничную торговлю алкоголем. Суть данной инструкции сводится к максимальному упрощению хозяйственной деятельности. Тем, кто только знакомится с этим механизмом действия будет полезна следующая информация, указанная ниже.

Существуют так называется «Регистр №1» и «Регистр №2».

Регистр №1. В первом случае речь идет о складе. В этом регистре продукция хранится с указанием ее наименования, кодом и идентификаторами справок «А» и «Б». Здесь можно сформировать следующие виды документов:

Непосредственно сам запрос в ЕГАИС

Возврат товара поставщику

Акт постановки товара на баланс организации

Форму перемещения товара в другой регистр

Форму внутреннего перемещения товара в рамках одной фирмы

Регистр №2 . Здесь имеется в виду склад, где хранится товар. Функционала этого раздела достаточно прост. Здесь формируются документы о списании, реализации и перемещении товара в рамках склада. Также пользователь может создать и выгрузить акт о постановки на баланс в ЕГАИС.

После того, как будут сформированы все необходимые документы, следующим шагом станет перемещение товара из «Регистра №1» в «Регистр №2», фактически, со склада в торговый зал. Данная процедура осуществляется методом отправки документа «Передача в торговый зал» через УТМ в ЕГАИС.

Как только документы будет зафиксированы в системе, контрольно-кассовая техника спишет товар с остатков склада. Здесь стоит обратить внимание за примечание от Росалкогольрегулирования: списание товара из остатков продукции рекомендовано делать после сдачи декларации. Правильная последовательность действий поможет избежать несоответствий в количестве заявленной продукции с фактически проданной потребителям.

Вышеописанная методика списания товара со склада применима для широкого числа организаций. Однако, Росалкогольрегулирование сделала определенные послабления для некоторых субъектов малого предпринимательства, в частности, для индивидуальных предпринимателей. Так, если ИП занимается исключительно продажей пива, то он будет являться лицом, освобожденным от фиксации продаж в ЕГАИС через контрольно-кассовое оборудование - им будет достаточно сформировать акт списания товара в ЕГАИС.

В том случае, если компания работает в сфере общественного питания, то формировать отчет в системе будет не обязательно. При этом у юридического лица будет необходимость фиксировать реализованные тары продукции в соответствующем журнале учета. Здесь будут фиксировать только факт вскрытия «бутылки», а не количество проданных «рюмок».

Заострить на этом внимание нужно тем бухгалтерам и владельцам организаций, которые впервые столкнулись с розничной продажей алкогольной продукции в рамках общепита.

Коррекция остатков

Разработчик 1С в целях создания дополнительных удобств для своих пользователей создал специальную конфигурацию корректировки остатков. Для того, чтобы в него попасть, требуется зайти во вкладку «Склад», далее - в раздел «ЕГАИС». Этот сервис позволяет корректировать остатки алкогольной продукции в «Регистре №1» и «Регистре №2»

При необходимости, сервис можно настроить таким образом, чтобы процесс корректировки проходил в автоматическом режиме. В том случае, если для корректировки потребуется необходимые документы, то всегда есть возможность их сформировать.

А именно:

Акт постановки на баланс ЕГАИС

Акт списания ЕГАИС

Передача в торговый зал товара

Возврат из товарного зала

Если корректировка остатков производится впервые, то рекомендуется сделать следующее:

Тщательно проверить документы и правильность их оформления по всем операциям, проводимым ранее с товарами (оприходование, списание, ордер на оформление результатов пересчета товара)

Убедиться, были ли получены ответы от ЕГАИС на все отправленные документы. Если нет, то повторите отправку

Затем запросить запросите остатки по «Регистру №1» и «Регистру №2»

Если в этом будет необходимость, проверить соответствие номенклатуры с вашими списками и списками ЕГАИС

Обратите внимание, какие из документов помощник предлагаем оформить. Это может быть акт постановки на баланс ЕГАИС, передача в торговый зал, акт списания, возврат из торгового зала)

Завершающий этап - провести документы, сформированные помощником и направить их в систему

Подведем итоги

Как мы видим, обладая профессиональным инструментом в виде , можно легко вести и корректировать остатки продукции. Более того, только этими двумя операциями дело не ограничивается.

С помощью помощника пользователь имеет возможность сопоставить номенклатуры ЕГАИС, сверить учетные остатки, определить количество неупакованной продукции и др. Весь представленный в помощнике инструментарий служит для того, чтобы скрупулезную бухгалтерскую работу сделать более легкой.

Печать (Ctrl+P)

Ко мне обратился пользователь с таким вопросом:

Помогите нам, пожалуйста, по ЕГАИС в Рознице 2.2! Через ЕГАИС принимаем товар, сопоставляем, подтверждаем акты. Делали в магазине переучет, запросили остатки и ужаснулись от огромного количества товара. Видимо, мы что-то делаем не так, как нужно.

В программе поддерживается запрос остатков по каждому регистру с помощью документа Остатки ЕГАИС. При создании документа необходимо выбрать Магазин, Организацию и регистр, по которому формируется запрос

Запрос остатков на складе (Остатки по регистру №1)
Запрос остатков в торговом зале (Остатки по регистру №2)

В соответствии с методикой учета товарных остатков алкогольной продукции, все поступления алкогольной продукции в системе ЕГАИС приходуются на регистр учета остатков товаров №1. В свою очередь, все товары, предназначенные для продажи в розницу должны быть перемещены на регистр учета остатков товаров №2 в системе ЕГАИС. Это можно сделать с помощью документов (Склад – ЕГАИС ).

Основные причины несовпадения учетных остатков алкогольной продукции по данным конфигурации и по данным ЕГАИС, на мой взгляд токовы:

Не оформлены все необходимые документы товародвижения: Акт постановки на баланс ЕГАИС, Передача в торговый зал ЕГАИС, Акт списания ЕГАИС, Возврат из торгового зала ЕГАИС – Любая складская операция, приводящая к изменению остатка алкогольной продукции, должна сопровождаться передачей данных в ЕГАИС
Из-за нестабильного интернет-соединения с ЕГАИС не поступают сведения о том, какая алкогольная продукция была реализована, в каких объемах, от какого продавца и какому покупателю из-за нестабильного – Необходимо стабильное интернет-соединение со скоростью не менее 256 кбит/с. Однако в случае сбоя соединения можно продолжать работу. Универсальный транспортный модуль может работать без подключения к Интернету до трех дней, накапливая информацию о реализованном алкоголе. Когда интернет-соединение будет восстановлено, информация поступит в ЕГАИС.

Схема продажи в розницу такова:

Продавец/кассир должен сканировать штрихкод (PDF-417), нанесенный на марку на бутылке с алкоголем. На каждой бутылке крепких алкогольных напитков, вина и винных напитков есть этикетка – федеральная специальная марка (если алкоголь произведен в России) или акцизная марка (если алкоголь произведен за рубежом). Отметим, что маркировке не подлежит пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха. Зашифрованная в штрихкоде информация считывается сканером штрихкодов и передается в УТМ ЕГАИС. В частности, в этом коде зашифровано наименование производителя напитка, дата и время его производства, а также информация о лицензии, на основании которой действует производитель. Если код считан успешно, товар добавляется в кассовый чек, а кассовое программное обеспечение генерирует xml-файл и передает его в Универсальный транспортный модуль (УТМ) , который формирует квитанцию и возвращает ее в кассу. После этого происходит закрытие чека и распечатка слипа алкогольной продукции с QR-кодом. Этот слип передается покупателю вместе с кассовым чеком. Просканировав напечатанный на слипе QR-код, покупатель может перейти на сайт ЕГАИС и ознакомиться с информацией о приобретенном алкогольном напитке, а также убедиться в его легальности и качестве.

Отметим, что продажи слабоалкогольной продукции теперь регистрируются в ЕГАИС не из документа Чек ККМ, а на основании документа Отчет о розничных продажах .

При закрытии смены на основании созданного отчета о розничных продажах автоматически формируется документ Акт списания ЕГАИС из торгового зала на слабоалкогольную продукцию с причиной списания Реализация и передается в ЕГАИС.

Корректировка остатков ЕГАИС

Для корректировки остатков по регистрам №1 и №2 предназначена обработка Корректировка остатков ЕГАИС (раздел Склад – ЕГАИС ). На основании учетных остатков в информационной базе и актуальных остатков, полученных из ЕГАИС, формируются корректировочные документы, которые пользователь, перед выгрузкой в ЕГАИС, может просмотреть и отредактировать при необходимости. Перед выполнением этой обработки рекомендуется провести полную инвентаризацию в магазине.

Порядок действий, которые обработка предлагает выполнить пользователю:

Ввод начальных данных – Организация и Магазин, по которым планируется скорректировать остатки ЕГАИС.
Предварительная проверка данных

На этом шаге производится предварительная проверка учетных данных. Система выдаст предупреждение, если:

Инвентаризация в магазине не проводилась или проводилась больше месяца назад.
Будут обнаружены документы с незавершенным статусом обмена. Сюда входят: все документы со статусом “Передается…”, неподтвержденные входящие и исходящие ТТН.
В УТМ будут присутствовать незагруженные документы или ответы на исходящие запросы.

Получение текущих остатков по регистрам ЕГАИС.

Можно запросить актуальные остатки по регистрам или выбрать недавно загруженные остатки по каждому из регистров.

Подготовка данных для расчета. Проверка наличия сопоставления с классификатором.

После загрузки остатков из ЕГАИС система проверят корректность сопоставления номенклатуры с классификатором алкогольной продукции. Если для какой-то позиции отсутствует связь или существующая связь является некорректной, то будет выдано соответствующее предупреждение и переход к следующему шагу станет невозможен.

Просмотр итоговой таблицы.

В итоговой расчетной таблице содержится информация о предлагаемых изменениях, которые нужно внести в регистры ЕГАИС для выравнивания остатков с учетными. Величину изменений можно посмотреть в колонках Передать/Вернуть из торгового зала, Оприходовать/Списать из торгового зала, Оприходовать/Списать со склада. Для разливной продукции эти значения можно откорректировать, т.к. при вскрытии тары из ЕГАИС списывается весь объем тары, что не соответствует фактическим данным. При выполнении команды “Далее”, будут созданы документы корректировки остатков.

Просмотр созданных документов.

На последнем шаге, в зависимости от ситуации, могут быть автоматически сформированы следующие документы: Акт постановки на баланс ЕГАИС ; Передача в торговый зал ЕГАИС ; Акт списания ЕГАИС ; Возврат из торгового зала ЕГАИС . Пользователь может посмотреть и откорректировать их, после чего – выгрузить в ЕГАИС.

Этот файл в формате pdf можно скачать здесь

С 15 января 2018 года оптово-розничные участники алкогольного рынка должны не просто вести учет остатков крепкого алкоголя на складе и торговом зале, но и указывать марку при продаже каждой бутылки. Это нововведение – первый этап для перехода к работе с .

Если сейчас остатки алкоголя хранятся на двух регистрах: регистр 1, регистр 2, то с 1 июля 2018 года появится регистр 3, в котором будут храниться марки каждой бутылки.

Казалось, бизнес только освоился с требованиями предыдущей версии, подстроил все процессы предприятия под систему, как принимаются новые правила. Разработчики снова берутся за адаптацию программного обеспечения, участники рынка алкоголя – перестраиваются под нововведения.

Как сейчас происходит товароборот алкоголя на рынке?

Пока версия «3» окончательно не вступит в силу (до 1 июля 2018 г.), действуют правила текущей версии системы – ЕГАИС 2.0.

При поступлении товара на склад магазина поставщик передает товарно-транспортную накладную (ТТН).
Данные ТТН подтверждаются в ЕГАИС – так вся продукция из этой накладной встает на баланс организации и фиксируется на остатках в ЕГАИС с привязкой к справкам 1 и 2 . В справке 1 хранятся данные о производителе, наименовании товара и его количестве.
Справка 2 отражает последнее перемещение алкоголя.

Что вводится нового?

С 15 января 2018 года обязательным становится списание каждой бутылки крепкого алкоголя с указанием марки. Данное требование действует, как в отношении алкогольных магазинов, так и предприятий общепита, где реализуется крепкий алкоголь.

Нововведение комментирует Федеральная служба Росалкогольрегулирования (ФСРАР):

«С 15 января 2018 года вводится дополнительная проверка при фиксации актов списания продукции с основанием "Реализация" с обоих регистров остатков в ЕГАИС , предусматривающая обязательное указание данных по штриховым кодам с ФСМ/АМ, которыми маркирована реализованная продукция».

Теперь любое списание крепкого алкоголя должно производиться с указанием акцизной марки. Все списания будут осуществляться с использованием 2D сканера для сканирования штрих-кодов.

Выравнивание остатков: зачем и как это делать?

В текущей версии ЕГАИС 2.0. учет остатков ведется в 2-х регистрах. ФСРАР обязывает сверять данные регистров с фактическим положением в магазине и в случае расхождения вносить корректировки.

Регистр №1 (склад) - хранит остатки продукции в разрезе справки 1 (данные о производителе, наименовании и количества продукции) и справки 2 (последнее перемещение продукции).

Регистр №2 (Торговый зал) - хранит остатки продукции только с указанием кода продукции и наименования.

Даже при тщательном ведении учета фактические остатки магазина могут расходиться с системой ЕГАИС.

Допустим, при проведении кассовой операции выключили электричество, произошел сбой в интернете – в итоге информация не передалась в ЕГАИС.

В этих и подобных случаях нужно выравнивать остатки:

если в ЕГАИС количество продукции больше относительно магазина, то нужно сделать «Акт списания» ,
если меньше – «Акт постановки на баланс» .

Как произвести выравнивание?

Это трудоёмкие процессы, занимающие много времени. Если это делать вручную, кроме временных затрат также не исключены ошибки. Для этого потребуется:

Провести инвентаризацию магазина.
Сделать запрос остатков со склада и торгового зала в ЕГАИС.
Если в системе ЕГАИС количество больше относительно магазина, то нужно вручную сформировать «Акт списания», если меньше – «Акт постановки на баланс».

В основном программы для работы с ЕГАИС работают с минимальным функционалом:

приемка товарно-транспортных накладных (ТТН),

возврат ТТН,
списание продукции,
перемещение продукции,
запрос остатков в ЕГАИС.

Формирование дополнительных документов и ведение учета происходит вручную.

(реализовано лишь нескольких программах разработчиков: LiteBox (Лайтбокс), Мерката, 1С Розница, Контур).

Проведение автоматических проводок по списанию и постановке на баланс

На примере Лайтбокс:

Товар с товарно-транспортной накладной (ТТН) поступает на склад магазина.
В дальнейшем, при продаже этого товара нужно его переместить c первого регистра (склада) на второй регистр (магазин).

Если учет товара ведется в регистре 2 (остатки хранятся в торговом зале), тогда при поступлении товара; на склад (Регистр 1), он автоматически будет перемещаться из Регистра 1 в Регистр 2 и, проданный товар будет списываться с Регистра 2.
Если учет; товара ведется в Регистре 1 (остатки хранятся на складе), тогда перемещение проданного товара с Регистра 1 в Регистр 2 будет производиться при закрытии; смены кассы.

Каждый предприниматель выбирает удобную для него схему работы. На практике, если объемы поставок большие и есть необходимость в возврате товара поставщику, а это можно сделать только с первого регистра, то выбирается вторая схема работы, где перемещения с Регистра 1 в Регистр 2 происходят по факту продаж.

Автоматическое выравнивание остатков в Лайтбокс:

Если в ЕГАИС и в магазине есть расхождения по остаткам, необходимо сделать их выравнивание.

Продолжим рассматривать на примере Лайтбокс:

при продаже товара, происходит списание продукции «по причине реализации» и документ автоматически отправляется и подтверждается в ЕГАИС. Затем количественные показатели из ЕГАИС автоматически вставляются в документ инвентаризации в программе Лайтбокс , для этого в документе есть две колонки:

остатки в ЕГАИС.
остатки в учетной системе Лайтбокс.

При выявлении излишек продукции АВТОМАТИЧЕСКИ формируется «акт списания», при недостаче формируется «постановка на баланс».

Таким образом, автоматизация производственных процессов упрощает учет на предприятии, позволяет эффективно управлять ситуацией и во время вносить необходимые коррективы.

ЕГАИС 3.0 - новая боль предпринимателя

Технический директор компании по автоматизации торговли LiteBox (Лайтбокс) Сергей Музыкантов считает, что новый формат ЕГАИС 3.0. во многом усложнит работу ритейлеров, особенно в части ведения документооборота . Автоматизация производственных процессов для предпринимателей станет насущной необходимостью. Эффективность работы предприятий во многом будет определяться возможностями программного обеспечения для ведения товарного учета, поясняя:

«В связи с выходом новой версии ЕГАИС 3.0. добавятся дополнительные задачи по учету алкогольной продукции на предприятии. В частности, в интерфейсе программы появятся новые поля для ввода данных; изменения коснутся разного рода перемещений продукции между подразделениями, складом и торговым залом. Для клиента эти изменения будут незаметны, но времени для ведения документооборота потребуется больше.

Временные затраты компенсируются в программе Лайтбокс за счет высокой скорости обработки вводимых данных. Сотрудники предприятия с помощью мобильных приложений могут одновременно работать с программой: вести инвентаризацию, принимать товар, продавать. Это позволяет минимизировать «простои» в продажах - данные поступают мгновенно и доступны. Это преимущество облачных технологий. На сегодняшний день, в Лайтбокс впервые реализована такая возможность, и это является нашим конкурентным преимуществом».

Таким образом, с 15 января 2018 года алкогольный ритейл начинает постепенно работать с ЕГАИС 3.0. Сейчас реализуется первый этап перехода - розничная продажа алкоголя осуществляется с обязательным указанием марки при списании. Если продавец продал, но не просканировал штрих-кода товара, то списание в ЕГАИС провести не получится. В связи с чем, уже сейчас учет нужно вести в должном порядке.

Если до введения учета по маркам, при реализации продукции и списании достаточно было в акт списания внести товар и выбрать причину списания – «реализация », то сейчас это уже не работает, и при списании нужно указывать «другие причины». Если подобного рода списания на предприятии будут не единичными случаями, то это может повлечь вопросы со стороны ФСРАР и стать причиной применения штрафных санкций.

Для того, чтобы не оказаться в подобной ситуации, используйте программные решения, где всегда поддерживается актуальная версия. Даже если вы не в курсе последних изменений в законодательстве – разработчик все учел и вам остается просто работать.

Это можно сделать с помощью документов (Склад – ЕГАИС ). Документ Передача в торговый зал ЕГАИС также может быть оформлен на основании других документов конфигурации: Поступление товаров , Перемещение товаров , .

Возможная последовательность действий пользователя в конфигурации:

В случае если товар приходуется сразу в торговый зал (на склад с типом «Торговый зал»), то на основании документа Поступление товаров (после завершения цикла обмена данными с ЕГАИС по поступлению) Пользователь оформляет документ Передача в торговый зал ЕГАИС и отправляет в ЕГАИС. Таким образом в системе ЕГАИС складские остатки на регистре №1 товаров на складе уменьшаются, а на регистре №2 – увеличиваются.
В случае если в магазине помещения приемочного склада и торгового зала разделены по учету, то на основании документа Поступление товаров Пользователь может оформить Внутреннее перемещение товаров . При этом изменятся остатки товаров в торговом зале только по данным конфигурации. В системе ЕГАИС эти товары по-прежнему числятся на регистре учета остатков товаров №1. Для того чтобы такие товары переместить на регистр учета остатков товаров №2 в системе ЕГАИС следует на основании документа Внутреннее перемещение товаров создать документ Передача в торговый зал ЕГАИС . Передачу в торговый зал следует оформлять после завершения цикла обмена данными с ЕГАИС по поступлению, т.е. после того, как ЕГАИС подтвердил, что ТТН успешно принята и подтверждена.

В созданном документе справки 2 заполняются по информации о поступлении алкогольной продукции. После проведения документа необходимо воспользоваться командой Отправить в ЕГАИС . При этом в системе ЕГАИС складские остатки на регистре №1 товаров на складе уменьшаются, а на регистре №2 – увеличиваются, но они хранятся уже без разреза справок 2.

Возврат из торгового зала на склад, например, для оформления возврата поставщику или обратного перемещения на распределительный центр оформляется с помощью документа Возврат из торгового зала ЕГАИС (Склад – ЕГАИС ). Документ также может быть оформлен на основании других документов конфигурации: Перемещение товаров , Внутреннее перемещение товаров . Возврат из торгового зала может быть оформлен только после того, как товар был зарегистрирован на регистре учета №2 в ЕГАИС.

Для каждой товарной строки пользователю необходимо указать справку 2, по которой товар списывался в торговый зал. После проведения документа необходимо воспользоваться командой Отправить в ЕГАИС . При этом в системе ЕГАИС складские остатки на регистре №2 товаров в торговом зале уменьшаются, а на регистре №1 товаров на складе – увеличиваются.

В программе также поддерживается запрос остатков по каждому регистру с помощью документа Остатки ЕГАИС (Склад – ЕГАИС ).

При создании документа необходимо выбрать Магазин , Организацию и регистр, по которому формируется запрос Запрос остатков на складе или Запрос остатков в торговом зале. Провести документ и отправить запрос в ЕГАИС. Следует учитывать, что запросы остатков имеют низкий приоритет исполнения, а остатки формируются по всем товарам в момент исполнения запроса в ИС ЕГАИС.

Поэтому в документе отразятся остатки всех товаров склада в разрезе справок 2 или в торговом зале, но уже сгруппированные по товарам.

Если Пользователь только начинает вести учет в конфигурации, то он может запросить остатки алкогольной продукции в ЕГАИС документом Остатки ЕГАИС и на его основании создать документ Оприходование товаров (при необходимости откорректировав табличную часть документа) для отражения первоначальных остатков.

В разъяснении ФСРАР от 02.06.2016 (http://egais.ru/news/view?id=1472) относительно ведения остатков на регистрах учета ЕГАИС сказано:

В дополнении к ранее размещенной информации по методологии ведения остатков организациями розничной торговли алкогольной продукции (http://egais.ru/news/view?id=1456), Росалкогольрегулирование сообщает следующее.
При розничной продаже маркируемой алкогольной продукции:
С 01.07.2016:
✓ в случае наличия положительного остатка продукции в регистре №2, проданная продукция будет автоматически списываться в регистре №2;
✓ в случае отсутствия положительного остатка продукции в регистре №2, проданная продукция не будет изменять текущие остатки организации («уход в минус» по остаткам осуществляться не будет);

С 01.10.2016.
✓ вне зависимости от наличия остатка продукции в регистре №2, проданная продукция будет уменьшать текущие остатки организации;
✓ в случае отсутствия положительного остатка продукции в регистре №2, система будет автоматически «уводить остатки в минус»);
✓ закрытие отрицательных остатков будет производиться автоматически в случае перевода организацией соответствующего количества продукции на остатки регистра №2;
✓ данные по текущим остаткам не будут использоваться в контрольной деятельности.
С 01.01.2017.
✓ Росалкогольрегулирование планирует начать использовать данные по текущим остаткам в контрольной деятельности.

Корректировка остатков ЕГАИС

Важно! В соответствии с методологией учета товарных остатков алкогольной продукции, организации розничной торговли не позднее 01.10.2016 г. должны зафиксировать в ЕГАИС остатки алкогольной продукции, полученные до 01.01.16 г. и не реализованные до 01.10.2016 г.
Полностью привести остатки алкогольной продукции в системе ЕГАИС в соответствие с фактическими организации оптовой и розничной торговли должны до 01.01.2017 г., об этом ФСРАР напоминает в сообщении от 19.07.2016 г. (http://egais.ru/news/view?id=1478).

В целях выверки и корректировки остатков на регистрах ЕГАИС в конфигурации разработан помощник проведения инвентаризацииКорректировка остатков ЕГАИС (раздел Склад – ЕГАИС ).
Помощник позволяет сформировать документы, изменяющие остатки алкогольной продукции в системе ЕГАИС на регистре №1 товаров на складе и на регистре №2. Помощник анализирует учетные остатки алкогольной продукции (остатки по данным конфигурации и остатки по данным ЕГАИС) и предлагает пользователю скорректировать остатки в системе ЕГАИС. В зависимости от ситуации, могут быть автоматически сформированы следующие документы:

Акт постановки на баланс ЕГАИС;
Передача в торговый зал ЕГАИС;
Акт списания ЕГАИС;
Возврат из торгового зала ЕГАИС.

Перед корректировкой остатков необходимо провести полную инвентаризацию алкогольной продукции.

Провести полную инвентаризацию алкогольной продукции и убедиться, что по результатам пересчета товаров оформлены все необходимые документы товародвижения (Списание товаров, Оприходование товаров, Ордер на отражение результатов пересчета товаров).
Проконтролировать, что по всем операциям движения алкогольной продукции, для которых предусмотрена фиксация в ЕГАИС, данные были переданы и получены ответы от ЕГАИС.
Запросить остатки в ЕГАИС по регистру №1 и регистру №2.
При необходимости произвести сопоставление номенклатуры и контрагентов с алкогольной продукцией и организациями ЕГАИС соответственно.
Проконтролировать, какие документы корректировки остатков предлагает оформить помощник и сформировать их (Акт постановки на баланс ЕГАИС, Передача в торговый зал ЕГАИС, Акт списания ЕГАИС, Возврат из торгового зала ЕГАИС).
Провести документы, сформированные помощником Корректировка остатков ЕГАИС, отправить в ЕГАИС.

Важно! С 1 октября 2016 г. в отношении электронных документов постановки продукции на баланс будут введены количественные ограничения, которые не позволят ставить на баланс большие объемы продукции, приобретенные до момента введения ЕГАИС (http://egais.ru/news/view?id=1478). Кроме того, следует учитывать, что запросы остатков имеют низкий приоритет исполнения.
Настоятельно рекомендуется заблаговременно провести инвентаризацию (не оставляя это на конец сентября 2016 г.) и привести остатки алкогольной продукции в системе ЕГАИС в соответствие с фактическими. Необходимые для этого механизмы уже реализованы в конфигурации.

Для корректировки остатков предназначен помощник Корректировка остатков ЕГАИС (раздел Склад – ЕГАИС ). Перечень и порядок действий, которые помощник предлагает выполнить пользователю, соответствует рекомендуемому порядку организации работ по корректировке остатков в системе ЕГАИС, описанному выше.

На первом шаге следует указать организацию, для которой необходимо скорректировать остатки в ЕГАИС и магазин.

В случае если пользователь программы ведет частичный учет операций с немаркируемой алкогольной продукцией, подтверждая поступления, но не передавая в ЕГАИС сведения о продажах (в разделе Администрирование – Настройки номенклатуры – Учет алкоголя отключена функциональная опция – ), то с помощью обработки корректировки остатков он может подготовить программу к ведению полного учета, списав накопившиеся на регистрах учета ЕГАИС остатки слабоалкогольной продукции. Для этого нужно проверить, что на первой странице помощника установлена настройка – .

Если пользователь ведет учет операций по всей алкогольной продукции, как маркируемой, так и немаркируемой, то настройка Корректировать остатки немаркируемой продукции не будет выводиться на форму помощника, а документы корректировки будут сформированы для всей продукции.
Заполнив поля Организация и Магазин необходимо перейти на следующий шаг, воспользовавшись командой Далее .

Первое, что видит пользователь на следующем шаге «Предварительная проверка» – рекомендацию о необходимости проведения полной инвентаризации алкогольной продукции. При помощи гиперссылки Создать можно непосредственно из формы помощника перейти к созданию нового Приказа на пересчет товаров (инвентаризацию) . При этом в документе автоматически будет установлено правило отбора товаров Инвентаризация алкогольной продукции . Данное правило позволяет в список товаров для пересчета включить только алкогольную продукцию (номенклатурные позиции, которые относятся к типу номенклатуры Товар: Алкогольная (спиртосодержащая) продукция .

Пересчет алкогольной продукции оформляется точно так же, как и для любых других товаров. После того как пересчет выполнен и в документе установлен статус Пересчет завершен , то на форме помощника пункт «Проведение инвентаризации» будет отмечен выполненным.

Пользователю при помощи отчета Оформление излишков/недостач товаров рекомендуется проконтролировать, что по результатам пересчета товаров оформлены все необходимые документы товародвижения (Списание товаров , Оприходование товаров , Ордер на отражение результатов пересчета товаров ). Отчет может быть вызван непосредственно из формы помощника при помощи гиперссылки Сформировать .

В случае если инвентаризация не завершена (в документе Приказ на пересчет товаров (инвентаризацию) не установлен статусПересчет завершен ) или был произведен пересчет не на всех складах магазина, такая информация отобразится на форме помощника и будет отмечена соответствующей пиктограммой.

Переходим к анализу незавершенных обменов с ЕГАИС.

Перед отправкой в ЕГАИС запроса на получение остатков, помощник выполняет проверку завершенности обменов с ЕГАИС. В случае если в конфигурации имеются документы, ожидающие подтверждения из ЕГАИС, или в Универсальном транспортном модуле есть не загруженные документы, то такая информация отобразится на форме помощника и будет отмечена пиктограммой-предупреждением. В этом случае можно выполнить обмен с ЕГАИС непосредственно из формы помощника.

Внимание! Документы со статусом обработки Новый не влияют на результат корректировки и не анализируются обработкой. При наличии таких документов в информационной базе пользователю следует самостоятельно проанализировать черновики документов и удалить документы созданные по ошибке. Информацию о статусах документов ЕГАИС можно получить в соответствующих списках документов в разделе Склад – ЕГАИС .

После того как предварительная проверка была успешно выполнена, можно переходить на следующий шаг. На третьем шаге пользователь может сформировать запрос в ЕГАИС на получение остатков по регистру №1 (остатки на складе) и по регистру №2 (остатки в торговом зале). Формируются отдельные запросы остатков по каждому регистру. Для этого необходимо установить переключатели Запросить остатки на складе и Запросить остатки в торговом зале и воспользоваться командой Далее .

Предоставляется возможность выбрать ранее загруженные остатки ЕГАИС. Такой вариант может быть востребован, если остатки уже были получены ранее и с момента запроса остатков не оформлялись операции, изменяющие остатки в ЕГАИС.

На следующем шаге помощник выводит остатки алкогольной продукции.

В случае если в помощнике на шаге «Получение остатков из ЕГАИС» был установлен переключатель Выбрать ранее загруженные , то на закладке Учетные остатки выводятся остатки на дату и время получения остатков ЕГАИС. Если же пользователь запросил остатки из ЕГАИС непосредственно из обработки, то в качестве учетных остатков будут выведены текущие учетные остатки номенклатуры в информационной базе пользователя.

В случае если в магазине помещения приемочного склада и торгового зала разделены по учету, то учетные остатки отобразятся в двух колонках Ост. склад и Ост. торговый зал . Причем если в конфигурации для магазина определено несколько складов с типом «Торговый зал» и «Складское помещение», отображаются совокупные остатки по каждому типу склада.

На закладке Остатки в ЕГАИС выводятся полученные из ЕГАИС остатки алкогольной продукции по каждому регистру.

Перечень номенклатуры и алкогольной продукции, который выводится на закладках Учетные остатки и Остатки в ЕГАИС, зависит от настройки Выгружать продажи немаркируемой продукции в ЕГАИС в разделе Администрирование – Настройки номенклатуры и настройки Корректировать остатки немаркируемой продукции в помощнике корректировки остатков ЕГАИС (см. выше). Маркируемая алкогольная продукция выводится всегда, а немаркируемая – в случае, если пользователь ведет в ЕГАИС полный учет немаркируемой продукции или планирует скорректировать остатки с помощью обработки.

Перейти на следующий шаг для формирования корректировочных документов ЕГАИС возможно при условии, что на шаге «Остатки алкогольной продукции» не получено никаких предупреждений системы. Если обнаружены какие-либо предупреждения, то для таких строк выводится пиктограмма-предупреждение и текстовое описание, при этом дальнейшая работа с помощником блокируется.

Возможные предупреждения системы:

Обнаружена несопоставленная алкогольная продукция, имеющаяся на остатках.
В этом случае необходимо произвести сопоставление алкогольной продукции ЕГАИС с номенклатурой конфигурации.
Обнаружена продаваемая поштучно продукция, связанная с элементом классификатора, продающимся в розлив.
Номенклатура, продаваемая в розлив, должна быть отнесена к типу номенклатуры Товар: Алкогольная (спиртосодержащая) продукция (Продается в розлив) , сопоставлена с алкогольной продукцией ЕГАИС с типом продукции Неупакованная , а также должен быть указан объем в декалитрах базовой единицы измерения.

Для сопоставления алкогольной продукции ЕГАИС с номенклатурой конфигурации необходимо воспользоваться командой Сопоставить на закладке Учетные остатки или Остатки в ЕГАИС . При сопоставлении алкогольной продукции ЕГАИС система также анализирует, было ли произведено сопоставление организации ЕГАИС (указанной в карточке номенклатуры ЕГАИС в поле Производитель

В случае отсутствия связи алкогольной продукции с номенклатурой конфигурации, на форме Сопоставление номенклатуры ЕГАИС для такой алкогольной продукции выводится пиктограмма-предупреждение и при использовании команды Сопоставить сначала предлагается выполнить сопоставление организаций ЕГАИС. Если сопоставление организаций ЕГАИС не выполнено, то сопоставление номенклатуры ЕГАИС произведено не будет.

После того как вся алкогольная продукция ЕГАИС была сопоставлена с номенклатурой конфигурации, становится доступной команда Далее .

На следующем шаге помощник выводит таблицу, в которой отображаются учетные остатки и остатки по данным ЕГАИС. Для каждой строки, в которой учетные остатки не совпадают с остатками по данным ЕГАИС, рассчитывается количество алкогольной продукции, которое необходимо поставить на баланс/списать с баланса ЕГАИС, передать в торговый зал или вернуть из торгового зала.

Ручная корректировка данных в таблице предусмотрена только для продукции, продаваемой в розлив, т.к. остаток такой продукции в ЕГАИС может отличаться от фактического на объем вскрытой тары. Все количества для разливной продукции выводятся на форму в декалитрах. Для приведения остатков разливной продукции в ЕГАИС в соответствие с фактическими необходимо посчитать количество невскрытой тары для такой продукции, перевести в единицу измерения декалитр и в соответствующие колонки таблицы внести количество, которое необходимо списать/поставить на баланс в ЕГАИС, передать/вернуть из торгового зала.

Для создания документов корректировки остатков ЕГАИС необходимо воспользоваться командой Далее .

На последнем шаге необходимо провести сформированные документы и воспользоваться командой Отправить в ЕГАИС . Поскольку каждый документ передается в ЕГАИС отдельно, то команду необходимо выполнить столько раз, сколько документов необходимо выгрузить в ЕГАИС.

Официальный сайт http://its.1c.ru/db/egais#content:69:retail22