Bitrix24 описание. Бесплатный учебник по работе с Битрикс24

Обработка лидов

От Лида к совершенной Сделке

CRM содержит инструменты для создания отчетов, импорта/экспорта контактов, анализа и сегментации целевой аудитории. На основе полученных из CRM данных вы можете распределять списки потенциальных клиентов между менеджерами отделов продаж, планировать рекламные акции и впоследствии анализировать их эффективность.

«живая лента» CRM

Обработка лидов

Лид (интерес) - потенциальная сделка, проявленный интерес, «зацепка». Это неявный, еще «призрачный» контакт, полученный любым способом - допустим, кто-то позвонил в компанию, дал свою визитную карту, заполнил форму при скачивании дистрибутивов продукта и т.п. Лиды могут вводиться сотрудниками компании (обработка форм, анкет и т.д.) либо через веб-сервисы на сайте - автоматически подгружаться с форм в CRM для дальнейшей обработки. Лид может содержать данные потенциального Контакта (телефон, адрес, e-mail). За лидом может быть закреплен ответственный и статус, определяющий как этот лид будет дальше продвигаться в CRM. Лид, в конце концов должен конвертироваться в Контакт, Компанию, Сделку .

Лид продвигается в CRM по каким-то определяющим правилам, главное из которых - «Получен лид - нужно его обрабатывать». Как обрабатывать? Позвонить, выслать прайс-лист, съездить в офис на встречу, провести для него вебинар, пригласить на семинар. Если лид конвертировался в контакт, следует предположить, что он готов совершить сделку.

Сделки

Сделки - это конечная цель и желаемый результат работы всей системы управления взаимодействием с клиентами. Сделка- возможное взаимоотношение с клиентом, потенциальная продажа, осуществленный контракт и т.п. В CRM сделки можно просматривать, редактировать, экспортировать. Сделка может быть добавлена вручную менеджером, через сервис (API) или при конвертации лида. При обработке сделки она проходит последовательно настроенные стадии.

Для работы со сделками можно настроить правила обработки. Фильтрация списка, поиск и экспорт сделок - все работает аналогично тому, как в компаниях.

События

События - это различные действия, которые ваши отделы маркетинга и продаж выполняют над сущностями CRM. Все эти действия и можно отразить в CRM добавлением событий. Добавить событие вы можете и к контакту, и к компании, и к сделке. Причем, сделать это сможете прямо из списков этих сущностей, выбрав из контекстного меню записи «Добавить событие». То же самое можно сделать на странице детального просмотра (в профиле) контакта, компании или сделки.

Сам список событий вы сможете только просматривать, включая подробности, и удалять оттуда ненужные записи. Как и в других списках CRM, здесь работает встроенный поиск с расширенным фильтром.

Привязка к элементам инфоблоков

CRM поддерживает интеграцию с пользовательскими полями и «Привязка к секциям инфоблока» . Вы можете привязать один из элементов CRM к какому-то элементу или секции инфоблока. В результате, какое-то видео, документ или расширенное описание кейса станет привязанным, скажем, к какой-то компании.

Расширенные права доступа

Права доступа

C расширенными правами доступа на портале, вы можете очень гибко распределять доступ к элементам CRM между сотрудниками компании. Доступ назначается не просто к элементам CRM, а к элементам в каком-то из статусов.

Клиентская база

Контакты

Любая сделка начинается с установления контакта с частным лицом, или человеком, представляющим какую-либо компанию. Контакт в CRM - это данные о клиенте или «олицетворенный лид». Система позволяет просматривать список имеющихся контактов и добавлять в базу новые контакты. Вы можете импортировать готовые контакты из CSV файла и, наоборот, выгрузить свой список, причем, не только в файл CSV, но и в файлы Excele и Outlook.

настраивается: можно выбрать для вывода только нужные колонки, упорядочить по какому-то полю, задать направление сортировки. Часто используемые наборы настроек можно сохранить как готовые представления и потом выбирать их из списка. Для любого из контактов прямо из списка доступны действия : каждый из элементов можно просмотреть или отредактировать, прикрепить к нему событие, сделку или удалить.

Для поиска контактов служит специальная панель, где в качестве параметров поиска можно выбрать имя, фамилию, e-mail или телефон, задать компанию и тип контакта, а также указать дату и время изменения контакта с точностью до секунд. Любой заданный набор параметров для поиска можно сохранить и потом выбирать из списка доступных фильтров.

Просмотреть профиль контакта можно прямо из списка контактов или результатов поиска. В профиле содержится полная информация о каждой записи - и контактные данные, и информация о компании, которую представляет контакт, и события, связанные с ним.

Компании

Обычно каждый контакт привязан к одной или нескольким компаниям, которые он представляет. Вы можете просматривать весь список компаний, имеющихся в CRM, и точно так же, как и с контактами, производить над ними любые доступные действия.

Компания - более емкая сущность в CRM, поскольку содержит в себе и контакты, и сделки, и все связанные с ними события. В профиле компании можно найти не только данные об организации, такие как ее название, адреса, телефоны, годовой оборот, количество сотрудников и т.д., но и, к примеру, узнать, какой лид «породил» эту компанию (из какого лида была сконвертирована данная запись), или кто из менеджеров создал вручную данную запись. То есть, карточка компании отображает всю информацию, необходимую для работы с ней.
Для поиска нужной компании служит специальная панель, которая работает так же, как и в контактах. Как и контакты, компании можно импортировать из готового файла CSV. А выгрузить из CRM список компаний можно в файлы CSV и Excel.

Групповая отправка писем

Вы можете отобрать с помощью фильтра группу элементов CRM и сразу всем отправить какое-то сообщение. Прямо из списка элементов можно выбрать и один элемент и отправить ему сообщение по команде «Отправить письмо» из меню элемента. Отправленные сообщения привяжутся к Событиям выбранных элементов.

Почтовые уведомления в CRM возможны на разных этапах обработки.

Довольно многим людям, задействованным в предпринимательстве, пожалуй, неизвестно о приложении «Битрикс24». Что это такое? Для чего оно необходимо?

Общая информация

Приложение «Битрикс24» является системой управления и автоматизации отношений с клиентами. Она может быть применена не только для большого бизнеса, но и по отношению к малым и средним предприятиям. В рамках статьи будут оценены и позитивные, и негативные стороны этой системы. Итак, давайте же определимся, для чего используется и что собой представляет «Битрикс24».

Бизнес-процессы, автоматизация взаимодействия и оптимизация занятости персонала предприятия - так коротко можно охарактеризовать эту систему. Она является огромным корпоративным порталом, который пробует охватить почти всё, что только возможно. Здесь можно найти функции социальных сетей, строить проекты, обговаривать задачи, управлять персоналом и делать много чего другого. Всем новым пользователям в помощь предлагается весьма полезное руководство. Его мы рассматривать не будем, поскольку это выходит за рамки статьи.

Тариф использования

Читая про приложение «Битрикс24» отзывы, сложно что среди негативного часто проскакивает такой параметр, как необходимость обязательно купить систему. Увы, использование на бесплатной основе не предусмотрено. Существует два основных варианта:

приобретение коробочного решения;
работа в облаке.

В первом случае приобретается отдельный экземпляр программного продукта для последующей установки на свой собственный сервер. Работа в облаке подразумевает использование под нужды предприятия предлагаемые компанией сетевые ресурсы. Подключение к «Битрикс24» в таком случае может быть осуществлено из любой точки земного шара, был бы только интернет.

Если ознакомиться с выбором, что присутствует на официальном сайте, то можно заметить, что есть ещё и бесплатный тарифный план. Но не радуйтесь раньше времени - это скорее нежели пригодные к использованию наработки. Важно понимать, что это предлагается целая многофункциональная корпоративная система, поэтому не стоит удивляться, что за неё необходимо заплатить.

Первичная установка

Итак, мы уже знаем, что собой представляет «Битрикс24». Как использовать в бизнесе эту систему, мы сейчас разберёмся. Итак, первоначально необходимо запустить рабочую область. В результате будут отображаться общие инструменты портала. Первоначально представлены следующие компоненты:

сообщения;
мой диск;
задачи;
календарь;
лента.

Многие люди в связи с этим недоумевают. Мол, есть рабочая область приложения «Битрикс24», вход же в саму систему управления отсутствует! Где он? мы разберёмся и с этим. Следует заметить, что первоначально пользователю отображается список функций. И только после этого можно входить в саму систему.

Последствия

Итак, пользователь запустил приложение «Битрикс24». "Что это такое?" - первая у него мысль. Но со временем со всем можно спокойно разобраться. Такой подход компании имеет и позитивную, и негативную стороны. К первой можно отнести то, что пользователи получают значительно больше, чем они планировали, благодаря чему можно развернуться в полную силу. Первоначально это вызывает неподдельное восхищение. Но со временем приходит понимание, что наличие большого количества ненужных инструментов затрудняет передвижение и работу человека в системе.

К тому же присутствие дополнительных функций всегда требует ресурсов. И это при том, что они не используются! Проблемой рассматриваемой системы является и то, что убрать ненужные инструменты чрезвычайно сложно. Это под силу только программистам, что специализируются на «Битрикс24». Что это такое значит для рядового предпринимателя? Если есть желание доработать систему управления под свои конкретные нужны, нужно раскошелиться на дополнительного специалиста.

Возможности

Но, несомненно, главное преимущество рассматриваемой системы управления - это широкие возможности. Так, она направлена не столько на продажи и предприятия, сколько на иные задачи. Некоторые из них признаются нужными и чрезвычайно полезными, для других это мусор. Но если почитать про «Битрикс24» отзывы, то очень часто можно встретить нарекания, что в таких случаях нерационально используется труд человека.

Так, пользователь постепенно распыляет свои усилия, когда начинает работать с разными возможностями, что предоставляются системой. И то, ради чего и покупался «Битрикс24», постепенно отходит на второй план. И вместо продаж пользователь начинает хранить файлы, писать сообщения, экспериментировать с вариантами контроля рабочего времени для своих сотрудников и так далее. Вот такой недостаток, по мнению людей, имеет «Битрикс24». Процессы эти, конечно, можно минимизировать, но полностью избежать их вряд ли получиться.

О программном обеспечении замолвим слово

Рассматривать приложение «Битрикс24» (что это такое и как работает) без составляющей ПО малоэффективно и малоценно. Но будет уделено внимание не всему комплексу, а непосредственно системе управления. Ведь по продукту «Битрикс24» можно написать целую книгу. А мы ограничены размером статьи. Итак, первоначально необходимо заметить, что «Битрикс24» - это полноценный портал. Он предоставляет широкие возможности и для рядовых пользователей, и для администраторов. Важно, чтобы за приложением «Битрикс24» следил опытный человек, который разбирается в том, что он делает. Ведь перед администратором, что будет настраивать программу, стоит большое количество вопросов, на которые необходимо дать ответы.

Конечный результат и его качество во многом зависят от того, определились ли сами клиенты, для чего им нужна система и как она будет работать. Вот, есть модуль, отвечающий за документооборот. Безусловно, эта функция полезна. Но переход на электронный документооборот требует значительного количества времени, сил и ресурсов. Готово ли предприятия потратить их? Или может отключить эту возможность? Но ведь рано или поздно (всё идёт к тому) придётся воспользоваться ей. И что, тогда ее опять активировать?

Структура работы

Давайте уделим внимание работе системы управления продаж. Как всё происходит? Последовательность действий во время процесса продажи выглядит примерно так:

Система получает запрос о том, что кто-то желает сделать покупку. Он, а также полученные контактные данные клиента (пока что потенциального) регистрируются, и свободный продавец получает уведомление о нём. Для этого может использоваться как сама система, так и почта.
Создаётся потенциальная сделка. На её основании формируется счет, который отправляется вместе с коммерческим предложением.
После получения согласия со стороны клиента и заключения договора, создаётся контакт.
На основании данных из пункта 3 оформляется продажа по внутренним документам, отгружают продукцию и проводят оплату.
Сделка закрывается.

Как всё это реализовано?

Для ответа на этот вопрос давайте рассмотрим содержимое рабочей области системы управления. В рамках процесса продажи для нас интерес предоставляют три пункта:

Сюда относятся люди, которые всё ещё не являются покупателями, но уже проявили определённый интерес к компании и предлагаемым ею товарам или услугам настолько, что решился оставить свои данные.
Контакты и компании. Сюда относят тех людей и организации, которые находятся в процессе обработки. То есть их заказ уже исполняется.
Потенциальная сделка. Может создавать на основе отдельных клиентов или контактов.

В целом для осуществления процесса продаж может использоваться любой из этих пунктов. Основной вопрос состоит в том, что же при этом придётся заполнять (то есть какую информацию указывать в блоках данных). Чтобы настроить работу с системой, практикуется приглашение специалистов, которые прорабатывают организационные вопросы. Например, они часто рекомендуют совершать разделение по такому принципу:

Потенциальные клиенты. Люди, что заинтересовались деятельностью компании, но пока что ничего не приобрели.
Контакты. Люди, которые уже что-то приобрели или находятся в процессе покупки.
Компании. То же, что и контакты, но уже на уровне юридических лиц.

Если вы хотите автоматизировать и поднять продажи, избавиться от хаоса в работе и контролировать свою компанию или отдел, вам нужен Битрикс24. Но, чтобы система действительно решала ваши задачи и не стала еще одним непонятным и бесполезным сервисом, ее нужно правильно внедрить и настроить.

Наш бесплатный учебник поможет правильно внедрить и быстро настроить систему. Вам не придется самостоятельно изучать функционал и разбираться в тонкостях работы CRM. Пошаговое руководство сэкономит кучу вашего времени и поможет без каких-либо проблем начать эффективно работать с Битрикс24 прямо сейчас.

Данный учебник разработан в 2017 году золотым сертифицированным партнером Битрикс24 – интернет-агентством Веб-Центр. В октябре 2018 года специалисты Веб-Центра обновили учебник, так как за год появилось много важных и полезных обновлений. Всего в учебнике 13 уроков, каждый из которых содержит подробное описание конкретного инструмента Bitrix24: управление задачами, календарем, CRM, телефонией.

Скачайте бесплатно документ в формате PDF и вы узнаете:

как оптимально настроить Битрикс24, задать структуру компании и пригласить сотрудников,
как правильно настроить CRM и вывести продажи на новый уровень,
как эффективно организовать работу с задачами и бизнес-процессами,
как самостоятельно настроить телефонию и интегрировать ее с CRM-системой и многое другое.

Наверняка многие знают, что такое «Битрикс24». А некоторые и активно пользуются этим сервисом, которому уже более двух лет. Подобный ресурс – это система менеджмента проектов и учета взаимоотношений с клиентами и сотрудниками, что-то вроде социальной сети для вашей компании; некий корпоративный, многофункциональный портал.

Я много слышала о «Битрикс24», некоторые знакомые в своих компаниях активно работают с ним, но сама я ранее не вдавалась в подробности, что там и как. И даже, честно говоря, не могла представить, насколько это удобная, продуманная и функциональная штука. Сейчас есть куча сервисов, которые полагают строить бизнес-процессы. Например, за планирование и рабочий календарь может отвечать Google, за чат-общение – Google Talk, видеосвязь – Skype, для пользователей iOS – FaceTime и пр. А в «Битрикс24» все эти (и не только) инструменты для общения и работы собраны воедино.

К слову, пользоваться этой системой удобно еще и потому, что есть мобильные приложения для iOS и Android, а также десктопное для ПК. Ниже расскажу вам об их функциональности, но для начала посмотрим, что такое «Битрикс24» и с чем его едят.

Знакомимся с «Битрикс24»

Как и любая социалка, «Битрикс24» прост и понятен в освоении. Подойдет такое решение и для небольших компаний, и для крупных игроков бизнеса. Для того, чтобы понять принцип работы и изучить возможности, можно попробовать бесплатную версию «Битрикс24» для 12 «друзей Оушена» (сотрудников). На ее примере посмотрим на функциональность системы.

Заходим на сайт , вводим свой электронный адрес и получаем доступ к регистрации (варианты языка – русский и украинский). Проходим ее в два счета, получаем права админа и далее можем подключать свою дюжину «орлов» к общению и работе в едином пространстве.

Конечно, бесплатная версия менее функциональна, чем платная, и предоставляет всего 5 ГБ облачного пространства, но этого вполне достаточно, чтобы выяснить, а надо ли оно вам?! Если вам понравилось, и если у вас «13 друзей» и более, можно рассмотреть варианты и возможности платного «Битрикс24». Ниже скрины, на которых сравниваем, что входит в бесплатную версию, а что вы получаете за деньги.

В «Битрикс24» 12 различных рабочих инструментов. Например, рабочая социалка. Тут есть, как у всяких FB и VK, «живая лента». Она отображает статусы коллег, апдейты по задачам, появление новых документов, различные обсуждения. Поступающую в ленту инфо можно фильтровать, а все происходящее в соцсреде – оценивать (лайк/дизлайк), комментировать, дополнять; можно создавать персональные альбомы с фотками или корпоративные. Их тоже можно оценивать и писать, что вы думаете по этому поводу.

Для общения тет-а-тет предусмотрен встроенный месенджер. Он позволяет организовать бизнес-чат, или просто “полялякать” с соработниками, вести мгновенную переписку с кем-либо в режиме реального времени, проводить видеоконференции до 4 человек одновременно и т.д. Работать в нем можно с любого места где есть Интернет. К слову, когда в месседжере у сотрудника есть непрочитанные сообщения, а он находится вне портала, ему приходит уведомление на e-mail.

А теперь по рабочей составляющей. В битрикс-пространстве можно вести учет рабочего времени каждого сотрудника, создавать отчеты, контролировать бизнес-процессы. Для учета дедлайна, к примеру, существует автоматическая система уведомлений. Она демонстрирует, на выполнение каких задач еще осталось время, а какие – уже просрочены. Что касается задач, они ставятся по шаблону – выбираем нужное нам из выпадающих строк. Все что нужно будет добавить – описание самой задачи и ее название. При работе с задачами можно быть наблюдателем, исполнителем, ответственным. Есть также спецсчетчик по задачам, который выделяет поставленные задачи разным цветом, по мере сроков выполнения. А уведомления о том, что выполнено или о каком-то новом процессе мгновенно приходит всем участникм, которые задействованы в этом задании.

Есть в «Битрикс24» т удобные календари, напоминалки, чек-листы, планировщики отчетов, собраний, событий, встреч. В системе можно создавать группы для обсуждения определенных вопросов, проектов, документов, ставить задачи/планы и обсуждать их всем вместе (или с теми, кого это касается), совместно работать над презентациями (и прочей документацией, в том числе редактировать онлайн), а также пользоваться видео-чатом для решения важных вопросов.

Двигаемся дальше. В системе можно составить базу контактов компании и фиксировать все взаимоотношения с клиентами (звонки, письма, встречи, сделки). Важный инструмент в «Битрикс24» – это CRM-система (учет взаимоотношений с клиентами). Различные подсчеты, касающиеся прибыли или растрат компании, можно фиксировать, контролировать здесь в удобных таблицах онлайн, выставлять счета клиентам, планировать свою деятельность, строить отчеты и «воронку продаж».

«Битрикс24» одновременно является и облачным хранилищем для различных рабочих файлов и документов, к которым каждый сотрудник имеет доступ (права доступа, конечно же, настраиваются, корректируются). А все документы, загруженные в систему, можно редактировать непосредственно здесь, так как «Битрикс24» поддерживает технологии Google Docs и Microsoft Office Web Apps. Удобно!

Короче говоря, даже в бесплатной версии, с которой знакомилась я, куча полезностей. И я описала и показала лишь малость, самые основные, те, на которые бы я обратила внимание. Еще один плюс – не требует специальных знаний для работы (тут все просто), специально обученного персонала или ИТ-шника в штате. Выше я оговаривала, что регистрация и старт работ очень просты, прям как зарегаться «ВКонтакте».

«Битрикс24» в карман!

А вот как выглядит мобильная версия «Битрикс24». Простая, юзабильная, не требует суперскоростного интернета (достаточно мобильного) для коммуникации и того, чтобы быть всегда в курсе, что происходит в компании. Тут есть фактически все, что и на сайте. Можно чатиться, обсуждать проекты, пользоваться календарем, комментировать, в общем, быть в курсе всего происходящего. Конечно, тут нельзя редактировать файлы, что-то загружать, добавлять, создавать.

Светлана Корнюшина
SMM-менеджер, «Юниап»
_________________________________
"Готовлю вкусный контент"

Для этого мы подготовили инструкцию по работе с Битрикс24, которая подскажет как правильно использовать СRM-систему и получать от этого максимальный эффект.

Распределить права и обязанности пользователей поможет вкладка «Структура компании». Укажите руководителей и создайте подразделения организации. Пропишите название для каждого отдела и добавьте сотрудников и руководителей.

Следующий этап – настройка портала. Укажите название компании в разделе «Настройки портала», которое будет отображаться в верхнем левом углу CRM. Установите формат времени и рабочий график организации. Отключите сервисы, которые не потребуются в работе и настройте права доступа для сотрудников.

Основные настройки завершены и самое время начать работу в «Битрикс24.Телефония». Откройте раздел «Телефония» – «Настройки». Привяжите номер к порталу для звонков из браузера, а если у вас есть АТС подключите ее к CRM.

Перейдите в раздел «Почта» и зарегистрируйте адрес электронной почты с доменом @bitrix24.ru. Вы можете зарегистрировать в Битрикс24 почтовый ящик со своим названием домена или же интегрировать внешний почтовый сервис с CRM.

Пригласите сотрудников в CRM кнопкой «Добавить» – «Пригласить сотрудников». Укажите электронную почту сотрудников в появившемся окне. Вкладка «Добавить» поможет перенести сотрудников в выбранные отделы и заполнить основные данные о работнике.

Настройка бизнес-процесса состоит из двух этапов: начальные настройки и статусы шаблона. Для примера откройте вкладку «Настройка бизнес-процессов» – «Обработка лидов». Сформируйте этапы обработки каждого типа лидов и настройте шаблон данного инструмента. Читайте подробности о создании бизнес-процесса в нашей статье «Как создать бизнес-процесс в Битрикс24».

Живая лента

Посмотрите частоту использования портала через раздел «Пульс компании». Процентное соотношение покажет на сколько активна работа в CRM. В «Пульсе компании» имеется рейтинг, где указано как часто каждый сотрудник использует систему.

Создайте новую задачу и укажите ее название. Перечислите ответственных и наблюдателей. Откройте ссылку «Планирование сроков» и выставите дедлайн для выполнения поручения. Добавите к задаче теги и нажмите кнопку «Поставить задачу». Подробнее читайте в статье «Как ставить задачи в Битрикс24».