Memorandum - wzór wypełnienia i formularza

Zdrowa atmosfera pracy w zespole pracowniczym jest możliwa tylko wtedy, gdy każdy z jego członków jest odpowiedzialny za swoje obowiązki i przestrzega norm dyscypliny pracy. W przeciwnym razie spada efektywność całego zespołu, co w niektórych przypadkach może odbić się na płacach, a nawet losach całego przedsiębiorstwa.

W takich sytuacjach dostarczane jest memorandum, które pozwala poinformować kierownictwo w oficjalnej formie o nieprzestrzeganiu opisu stanowiska przez sprawcę. Zastanówmy się, jak poprawnie napisać memorandum dla pracownika i jakie przykładowe dokumenty są dostarczane w różnych sytuacjach.

Rodzaje i zawartość raportów

Memorandum to dokument zawierający pewne informacje dla kierownika lub wyższej władzy, mający na celu zachęcenie adresata do działania lub podjęcia decyzji.

Istnieje pewna klasyfikacja takich dokumentów według adresata:

• Wewnętrzny. Zamierzone administracje, dyrekcje lub inne osoby kierujące.
• Zewnętrzny. Skierowany do wyższych władz kontrolujących pracę przedsiębiorstwa.

Ponadto notatki są klasyfikowane według treści:

• Informacyjny. Mają one charakter cykliczny, gdyż opracowywane są w celu poinformowania o przebiegu pracy, jej szczegółach i metodach.
• Inicjatorzy. Mają charakter żałosny i rekomendacyjny, tworzone są w celu inicjowania premiowania wyróżniających się pracowników lub karania winnych.
• Raportowanie. Powstaje w formie raportu informującego menedżerów o wynikach pracy, wynikach wykonanych zleceń.

Przydziel także obsługa i wyjaśnienia notatki.

notatka ma charakter informacyjny. Jest szeroko stosowany w różnych organizacjach na wszystkich poziomach zarządzania w różnych sytuacjach.

Dokument ten może zawierać informacje o przemieszczaniu się personelu między działami, prosić o instrukcje, zgłaszać zmiany w charakterze pracy przedsiębiorstwa lub zapowiadać spotkanie.

Zapisy memorandum mają na celu usprawnienie i przyspieszenie komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Nie ma wymogów prawnych dotyczących formy dokumentu urzędowego.

Wyjaśniający- notatkę, która jest akceptowana jako przyczyna popełnienia jakiegokolwiek incydentu w przedsiębiorstwie. Może to obejmować nieobecności, spóźnienia, ignorowanie obowiązków służbowych lub inne naruszenia. Sprawcą może być pojedynczy pracownik lub cała jednostka.

Zgodnie z prawem o taką wiadomość w formie wyjaśnienia musi wystąpić kierownik organizacji przed podjęciem działań dyscyplinarnych wobec pracownika lub jednostki.

Struktura dokumentu

Niezależnie od treści notatki, jej struktura zawiera następujące główne części:

1. Pierwsza opisuje główne wydarzenia lub wskazuje przyczyny, które skłoniły do ​​napisania raportu.
2. Druga zawiera analizę danych wskazanych w pierwszej części, wskazując możliwości rozwiązania sytuacji.
3. Trzecia jest ostatnią, w której podsumowane są wyniki dwóch pierwszych części.

Procedura kompilacji

Nadal zaleca się przestrzeganie określonej procedury sporządzania notatki, niezależnie od braku odpowiedniego dokumentu w przepisach: aby pracownicy nie popełniali błędów i nie mieli trudności w sporządzaniu takich dokumentów, zaleca się utwórz szablon raportu.

Próbka projektu formularza powinna znajdować się w widocznym miejscu - stoisku informacyjnym lub w teczce ze wzorami.

1. Górny lewy róg- adresat (nazwisko osoby, która napisała notatkę, jej stanowisko, dział). Jeśli dokument jest zewnętrzny, konieczne jest podanie nazwy i danych pocztowych organizacji, miasta kompilacji.
2. Prawy górny róg– adresat, te same dane, co w poprzednim akapicie.
3. Centrum strony- nagłówek wielką literą.
4. Poniżej nagłówka, bliżej lewej krawędzi, jest wskazany data sporządzenie dokumentu i jego numer ewidencyjny.
5. Ponadto konieczne jest stwierdzenie w powściągliwy, ale przystępny sposób zdrowy rozsądek raport. Opisuj zdarzenia, wyciągaj wnioski, zgłaszaj sugestie.
6. Część końcowa- nazwisko i inicjały osoby, która sporządziła dokument, ze wskazaniem stanowiska, daty i podpisu. Zaleca się zmieścić wszystko w jednej linii.

Przykład

Dla jasności warto wziąć pod uwagę szablon notatki jako przykład. Jak napisać memorandum skierowane do dyrektora, jeśli pracownik łamie dyscyplinę - spóźnia się, nie pojawia się w miejscu pracy lub nie wypełnia swoich obowiązków służbowych?

Stosowana jest struktura powyższego dokumentu: najpierw opisują sytuację, wskazując na fakt jednego lub kilku naruszeń, następnie zwracają się do kierownika o podjęcie działań lub przedstawienie możliwości ukarania dyscyplinarnego.

Dyrektor PJSC JSCB „BANK” Vereshchagin O.A.
Kierownik Działu Sprzedaży Krasnov I.I.

memorandum(próbka)

31.03.2016, № 254/4545

Dla Twojej informacjiże w dniu 31.03.2016 kierownik klienta Krylova E.O. był nieobecny w miejscu pracy w godzinach od 9-00 do 14-00, co przekracza dopuszczalny próg 4 godzin i jest uznawane za nieobecność. Pracownik nie złożył wyjaśnienia i nie posiada dokumentów potwierdzających zasadność przyczyny nieobecności. W związku z tym proponuję zwrócić się do pracownika Krylova E.O. postępowanie dyscyplinarne w postaci zwolnienia.

Kierownik Działu Sprzedaży Krasnov I.I. (podpis)
31.03.2016

Możesz również pobrać formularz raportu w formacie Word.

Rejestracja

W swoich instrukcjach służba urzędnicza organizacji jest zobowiązana do zaakceptowania nie tylko przykładowego memorandum, ale także metod i procedury jego rejestracji.

Ponieważ memorandum zawiera informacje, a także wymaga pisemnej odpowiedzi, należy je zarejestrować, nadając dokumentowi osobisty numer. Dziś jest używany w pracy biurowej trzy sposoby rejestracji dokumentów:

• Czasopismo. Do jego zastosowania uruchamiany jest specjalny dziennik, w którym każdemu nowemu dokumentowi przypisywany jest numer w porządku chronologicznym. Ta metoda nie jest uznawana za najwygodniejszą, ponieważ jeśli chcesz wyszukać wyjaśnienie lub raport według numeru, często musisz przewracać wiele stron.
• Automatyczny. Klasyfikacja dokumentów według numeru wychodzącego za pomocą oprogramowania. Do bazy danych wprowadzana jest karta z indeksem rejestracji przypisanym do komunikatu serwisowego lub reklamacji.
• Karta. Zasada jest taka sama, jak w przypadku automatycznej bazy danych, ale bez użycia technologii informacyjnej. Po nadaniu dokumentu numeru wychodzącego tworzona jest karta, na której odnotowana jest data i indeks raportu. Karta jest umieszczana w klasyfikatorze.

Zaletą metody kartkowej w porównaniu z metodą magazynową jest uporządkowanie, łatwość wyszukiwania oraz możliwość jednoczesnego korzystania przez kilku pracowników.

vashbiznesplan.com

Każda osoba pracująca, zwłaszcza pracownik instytucji państwowych, musi czasem napisać memorandum. Często jest to postrzegane jako donos, dlatego przy kompilacji ważne jest, aby uzbroić się w konkrety.

Jak kompetentnie sporządzić dokument, na jakiej podstawie usystematyzowano memoranda iw jakich przypadkach są one odpowiednie?

Forma i klasyfikacja

Memorandum – dokument skierowany do kierownictwa, zawierający istotę problemu, wnioski i sugestie. Został napisany z zamiarem nadania impulsu władzom wyższym do rozwiązania konkretnej sytuacji problemowej, którą ma pracownik.

W zależności od odbiorcy są to wewnętrzne i zewnętrzne.

Wewnętrzny - skierowany do kierownika wydziału lub kierownika wydziału, napisany na zwykłym arkuszu.

Dokument wykraczający poza organizację, wysłany do organu wyższego szczebla (administracji, ministerstwa) jest uważany za zewnętrzny, jest sporządzany na specjalnym formularzu.

Jak sformatować i napisać memorandum

Skomponuj dokument według następującego szablonu:

• u góry (lewy róg) wskazać dział, z którego pochodzi notatka;
• w górnym (prawym rogu) należy podać stanowisko, nazwisko, inicjały adresata;
• poniżej pośrodku nazwa dokumentu;
• pod nim umieść datę i numer;
• koniecznie tytuł rozpoczynający się od słów „O…”, „O…” lub „W odniesieniu do…”;
• tekst (treść) dokumentu, składający się ze wstępu, analizy i zakończenia. W pierwszej części – zestawienie wydarzeń, które skłoniły do ​​napisania notatki. W drugim - analiza sytuacji. Trzeci zawiera wnioski i rekomendacje autora artykułu;
• stanowisko, podpis, nazwisko, inicjały autora w jednym wierszu.

Przykładowy raport dla pracownika

Najczęściej dokument skierowany do kierownika pisze kierownik jednostki, jednak zdarzają się sytuacje, gdy między zwykłymi pracownikami dochodzi do sytuacji awaryjnej, która wymaga interwencji wyższych władz - uraza w miejscu pracy, nieprawidłowe zachowanie.

Oto przykład takiego dokumentu.

Departament Transportu
Dyrektor wykonawczy
Alfa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Sorokina Galina Igoriewna

MEMORANDUM
Nr 41-07/215 03.02.2016

O nadużyciach w pracy

Zwracam uwagę, że w dniu 2 marca 2016 r. kierowca Piotr Aleksiejewicz Dobrodomow podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych poniżył mnie i obscenicznie przeklinał.

Proszę o złożenie podania do Dobrodomova P.A. postępowanie dyscyplinarne.

Kierownik transportu
Yu.V. Iljin

Jak ten dokument jest napisany na temat absencji: przykładowy projekt

Dział zakupów
Dyrektor wykonawczy
Alfa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Sorokina Galina Igoriewna

MEMORANDUM
№ 43-13/228 11.05.2016

O nieobecności w pracy

Zwracam uwagę, że wczoraj, 05.10.2016, Specjalista ds. Zamówień Iwanyszczenko Roman Michajłowicz nie pojawił się w miejscu pracy. Nieobecność trwała cały dzień.

Powodów nieprzybycia nie potwierdza się ani dokumentami, ani telefonicznie, ani mailowo.

Proponuję zaangażować Ivanyushchenko R.M. do odpowiedzialności dyscyplinarnej za nieobecność w pracy.

Kierownik Działu Zakupów
Sp. Michajłow

Jak wystawić tego typu dokument dotyczący premii

Dział zakupów
Dyrektor wykonawczy
Alfa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Sorokina Galina Igoriewna

MEMORANDUM

Nr 42-08/223 08.04.2016r

O bonusach

Proszę o nagrodzenie kierownika sprzedaży Alferova Olega Władimirowicza nagrodą pieniężną w wysokości 5000 rubli za rozszerzenie bazy klientów z 25 do 43 placówek i podwojenie sprzedaży w I kwartale 2016 r.

Kierownik Działu Zakupów
Sp. Michajłow

Na Ukrainie i Białorusi dokument ten sporządza się w takiej samej formie jak w Federacji Rosyjskiej, w języku państwowym.

Przystępując do pisania raportu, nie zapominaj, że dokument ten ma moc prawną, w której niedopuszczalne jest zniekształcanie przedstawionych faktów.

W przeciwnym razie pracownik może obalić krzywoprzysięstwo i pociągnąć autora do odpowiedzialności administracyjnej.

Jaka jest różnica między notatkami a notatkami, można znaleźć w filmie.

vesbiz.ru

Memorandum to dokument sporządzony w imieniu szefa, głównego księgowego lub dowolnego innego pracownika organizacji.
Memorandum ma moc prawną, ponieważ jest sporządzone w celu podjęcia działań lub jakichkolwiek działań w sprawie przedstawionej w nim problemu.

Memorandum musi być sporządzone zarówno pisowniczo, jak i prawnie kompetentnie, musi zawierać szczegółowy opis aktualnego problemu i pożądane jest, aby istniały działania mające na celu jego rozwiązanie, które proponuje sam jego kompilator.

Memorandum kierowane do kierownika organizacji lub działu jest dokumentem wewnętrznym i może być sporządzone na zwykłej kartce formatu A4.

Jeśli dokument zostanie wysłany do wyższej organizacji, automatycznie staje się zewnętrzny i jest sporządzony na papierze firmowym.

Zasady wystawiania memorandum

Głównym celem memorandum jest nie tylko zapoznanie wyższej kadry kierowniczej z aktualnym problemem czy postępem prowadzonych prac.

A także zachęcić kierownictwo do szybkiego podjęcia działań w celu rozwiązania obecnej sytuacji.

Memorandum należy sporządzić w formularzu OKUD, przejdź pod kodem 0286041.

Notatki dzielą się na kilka klasyfikacji w zależności od elementu informacyjnego lub adresata (w imieniu którego ta notatka jest napisana).

1. Tak więc, zgodnie z pierwszą klasyfikacją, będzie to raportowanie informacji, które wskaże etapy, trudności i cechy wykonywanej pracy.

Kompilator tego rodzaju raportu musi przekazać władzom przystępnym i profesjonalnym językiem, na jakim etapie rozwoju jest ten lub inny projekt i co się robi, aby zapewnić jego realizację.

Takie raporty są przygotowywane regularnie, do niedawna, aż do zakończenia projektu.

Notatki bezpośrednio łączą kierownictwo organizacji z kierownikami projektów.

Pozwala to szybko dowiedzieć się, w których obszarach brakuje środków, w których występuje ich nadmiar, i odpowiednio podjąć działania w celu normalizacji pracy projektu.

2. Druga klasyfikacja to memoranda opisujące konkretną sprawę wraz z proponowanymi metodami jej rozwiązania.

Z reguły takie doniesienia mają charakter negatywny. Najczęściej opisują naruszenie dyscypliny pracy przez pracownika organizacji.

Formy i rodzaje sprawozdawczości nie zmieniają się niezależnie od rodzaju działalności i przynależności organizacji.

Raport musi zawierać następujące szczegóły:

1. Stanowisko zajmowane przez adresata.
2. PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. adresat.
3. Szczegóły dotyczące organizacji adresata.
4. Pozycja zajmowana przez kompilator.
5. PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. kompilator.
6. Organizacja i pozycja kompilatora.
7. Dobre przedstawienie problemu.
8. Działania podjęte w celu rozwiązania istniejącego problemu (o ile zostały podjęte).
9. Sugestia działań, które można podjąć, aby rozwiązać problem.
10. Liczba zgłoszeń.
11. Podpis kompilatora z dekodowaniem.

Jak napisać memorandum, przykłady

Zastanówmy się teraz, jakie raporty może napisać księgowy:

1. Są to notatki kierowane do kierownika, związane z działalnością finansową i gospodarczą przedsiębiorstwa.

Siemionow Arkadij Borysowicz

Tokariewa Galina Iwanowna

RAPORT

Podczas kontroli działalności finansowej i gospodarczej działu sprzedaży ujawniono niedobór finansowy w wysokości 57456,45 rubli (pięćdziesiąt siedem tysięcy czterysta pięćdziesiąt sześć rubli czterdzieści pięć kopiejek).

Proszę o zażądanie od kierownika działu sprzedaży Gawriłowa Artema Leonidowicza złożenia do działu księgowości dokumentacji sprawozdawczej z działalności finansowej działu sprzedaży.

Data ___________
Podpis ________ odpis __________

2. Zawiadomienie skierowane do szefa organizacji o znieważeniu honoru i godności, naruszeniach.

Dyrektor Generalny LLC „VOZROZHDENIE”
Siemionow Arkadij Borysowicz
główny księgowy organizacji
Tokariewa Galina Iwanowna

RAPORT

27.11. W 2013 r. Pracownik działu zakupów Smeryagin Giennadij Pietrowicz po otrzymaniu wynagrodzenia był niezadowolony z obliczonej kwoty, po czym niegrzecznie obraził kasjerkę Potapową Irinę Anatolijewną, wylewając jej na głowę szklankę wody, obrażając w ten sposób jej honor i godność.

Proszę o zastosowanie wobec Giennadija Pietrowicza Smeryagina najbardziej rygorystycznych środków, włącznie ze zwolnieniem, w przeciwnym razie Potapowa Irina Anatolijewna będzie zmuszona zwrócić się o pomoc do organów ścigania w celu rozwiązania tego problemu.

Data ___________
Podpis_______ odpis __________

3. Przykładowy raport pracownika organizacji o pojawieniu się w miejscu pracy w stanie nietrzeźwości alkoholowej lub narkotykowej

Dyrektor Generalny LLC „VOZROZHDENIE”
Siemionow Arkadij Borysowicz
główny księgowy organizacji
Tokariewa Galina Iwanowna

RAPORT

Zwracam uwagę, że dzisiaj księgowa Lupowa Antonina Michajłowna przyszła do pracy w stanie skrajnego nietrzeźwości, co mogą potwierdzić inni pracownicy wydziału.

Ławrentiewa I.P. (ekonomista) __________ podpis
Surkowa K.R. (kasjer) __________ podpis

Do takiego memorandum konieczne jest dodatkowo sporządzenie aktu, w którym wskazany zostanie powód jego sporządzenia.

Musi być podpisany przez wszystkich pracowników organizacji, którzy zaobserwowali to naruszenie dyscypliny pracy, wskazując zajmowane stanowisko.

Kto może napisać memorandum?

Zasadniczo potrzebne jest memorandum od głównego księgowego w celu potwierdzenia potrąceń z pensji lub zwrotu w przypadku nadpłaty.

Warto ją mieć zarówno podczas kontroli pracowniczych, jak i podatkowych.

Jak widać z powyższych przykładów, główny księgowy może sporządzić memorandum tylko w imieniu szefa lub pełniącego obowiązki szefa organizacji, a także w imieniu kierownictwa wyższej organizacji.

Z kolei zwykły pracownik księgowości może skorzystać z tego prawa tylko podczas nieobecności swojego bezpośredniego przełożonego (głównego księgowego) lub gdy sporządzane jest specjalnie dla niego memorandum.

W innych przypadkach sporządza memorandum adresowane do swojego bezpośredniego przełożonego.

Należy pamiętać, że błędnie sporządzona notatka traci moc prawną i nie może być przedstawiona jako dowód przy rozwiązywaniu aktualnego problemu.