Заполнение титульного листа трудовой книжки образец. Правила и порядок заполнения трудовой книжки

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

В соответствии с (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162" ;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 года N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 года N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства" ;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 года N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252)" .

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации
А.Починок

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
11 ноября 2003 года,
регистрационный N 5219

Приложение N 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 ноября 2016 года приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 " или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт .

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п.3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Приложение N 2. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее


От кого получено	Осно- вание
или кому отпущено	(наиме- нование	Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
	документа, N и дата)		вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

Приложение N 3. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владе-
льца трудовой

Серия и номер трудо-
вой книжки или

Долж-
ность, профессия, специаль- ность

Наимено-
вание места работы (с указа-
нием

Дата и N приказа (распоря-
жения) или иного

Расписка ответствен-
ного лица, при-
нявшего или

Получено за запол-
ненные трудо-
вые книжки

Дата выдачи
на руки трудо-
вой книжки

Расписка работ-
ника в полу-
чении трудовой книжки

вклады-
ша в нее

работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

струк-
турного подразде-
ления) куда принят работник

решения работода-
теля, на основании которого произведен прием работника

заполнив-
шего трудовую книжку

или вклады-
ши в них (руб.)

при уволь-
нении (прекраще-
нии трудового договора)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Поскольку трудовая книжка является юридически значимым документом, подтверждающим трудовой стаж каждого работника, к ее заполнению предъявляются повышенные требования. Правила заполнения трудовых книжек являются общими для всех работодателей, на которых и возлагается ответственность за ведение этих документов.

Из статьи вы узнаете:

каковы основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году;
какие правила установлены для заполнения трудовых книжек при приеме на работу;
какие действуют правила заполнения трудовой книжки при увольнении;

Основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году

Трудовую книжку обязательно должен иметь каждый сотрудник предприятия, с которым заключен трудовой договор на временной или же постоянной основе. Если для сотрудника данная организация является первым рабочим местом, обязанность работодателя - завести на имя нового работника новую трудовую книжку и внести в нее все его личные сведения. Если данное рабочее место у человека уже не первое, при поступлении он должен в обязательном порядке предъявить работодателю полученную ранее трудовую книжку. Кадровик обязан проверить правильность уже внесенных в нее записей и принять документ на ответственное хранение.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

На первой странице трудовой указываются личные данные владельца, в том числе:

Фамилия, имя и отчество (они должны совпадать с данными, указанными в паспорте);
Дата рождения (пишется арабскими цифрами);
Сведения об образовании, специальности (на основании документов об образовании);
Дата заполнения трудовой книжки (нужно проверить, чтобы расхождение с датой приема на первое рабочее место было не более 5 дней);
Подписи ответственного сотрудника отдела кадров (с указанием должности) и владельца трудовой книжки с расшифровкой, разборчивым почерком;
Печать предприятия, заверяющая внесенные сведения.

Правила заполнения трудовых книжек в 2016 году, в том числе, их копий, дубликатов и вкладышей в них, а также внесения в них исправлений изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69, а также Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.

Основная часть трудовой книжки состоит из двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о вознаграждениях», они поделены на графы, записи в которые вносятся в строго установленном порядке, ручкой с черными, фиолетовыми или синими чернилами, разборчивым почерком. Исправления не допускаются - при обнаружении ошибки запись признается недействительной и корректные данные вносятся отдельной записью под новым порядковым номером.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек, каждой записи присваивается очередной порядковый номер. Его необходимо занести в графу 1. В графу 2 вносится дата записи, которая должна соответствовать дате документа, на основании которого сведения вносятся. В графе 3 указываются сведения о работе владельца трудовой книжки - приеме на работу и увольнении с нее, повышениях и понижениях, переводах и перемещениях. Записи в этой графе производятся со ссылками на трудовое законодательство. В графу 4 необходимо вносить наименование и реквизиты документа, на основании которого сделана запись.

В раздел «Сведения о вознаграждениях» вносятся данные о полученных работником за период действия трудового договора с работодателем государственных наградах и почетных званиях. Правила заполнения трудовых книжек и порядок внесения записей для этого раздела установлены точно такие же, как и для раздела «Сведения о работе», только в этом случае в графе 3 следует указать, кем и за что был награжден работник, тип награды и поощрения.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование компании, ставится печать предприятия. Записи о приеме на работу присваивается очередной порядковый номер.

Обратите внимание! В графе «Сведения о работе» не указываются ни порядковый номер, ни дата, когда сделана соответствующая запись. Правила заполнения трудовой книжки устанавливают, что порядковый номер вносится только в графу 1 и един для всей записи в трудовую книжку, а дата вносится в специально отведенную для нее графу 2.

Таким образом, под наименованием в следующей строке в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу. В графе 3 запись нужно начинать с глагола: «Принят в…», «Избран в…», «Назначен в…», после которой следует наименование структурного подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывают наименование документа - основания и его реквизиты.

Правила заполнения трудовых книжек при увольнении

Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ работодателя. В графе 1 проставляется следующий порядковый номер в соответствии со сквозной нумерацией, установленной правилами заполнения трудовых книжек. В графе 2 дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. При заполнении графы 3 допускается использование формулировок: «Уволен…», «Действие трудового договора прекращено…», «Трудовой договор расторгнут…», при этом основание увольнения должно быть сформулировано в точном соответствии положениям Трудового кодекса. В графе 4 после слова «Приказ» нужно указать его реквизиты.

Помните:

Если делается запись об увольнении, это означает, что сотрудничество работника и данного работодателя прекращается. Поэтому после записи об увольнении должна стоять подпись сотрудника отдела кадров с расшифровкой, заверенная печатью предприятия. Подтверждением согласия с внесенными записями и получения трудовой книжки служит подпись и расшифровка подписи, сделанная владельцем этого документа.

Вложенные файлы

Трудовая книжка (бланк).xls
Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (образец).doc

При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

Трудовая книжка - это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Что должно быть отражено в книге:

Информация о приеме на работу.
Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
Повышение квалификации или получение наград.

Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц - прописью.
Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

Графа «Сведения о работе» - это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

Дата и номер внесения записи цифрами.
Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

Обязательный номер записи по очередности.
Дата официального перевода простыми цифрами.
В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

Внесение сведений о награждениях

О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

Как заполняются такие данные:

Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

Как происходит корректировка:

На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
Ведомости о зарплате.
Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

Оригинал документа всегда расположен в сейфе отдела по учету в компании, где сейчас числится специалист. Поэтому если работнику нужно предоставить сведения из трудовой книжки в какую-то стороннюю организацию, потребуется правильно ее по установленному строгому образцу.

Трудовая книжка отражает совокупность информации о человеке, относящейся к предыдущей занятости в хронологическом порядке и настоящей работе: название (или ФИО, если работодатель ИП) компании, кем работает, даты устройства на предприятие и увольнения с него, должностные перемещения, награды, отличия, а также примененные штрафные санкции и нарушения. Наиболее сильно влияет содержимое документа на показатель длительности . Это число используется при расчете пенсии. Необходим и учет совокупного опыта при отклике на вакансию в следующую компанию. Используется документ и в прочих ситуациях. Например, при заявке в финансовую структуру на выдачу крупных ссуд, займов и ипотеки.

Инструкция по заполнению

Заинтересованные структуры требуют копии всех страниц трудовой книжки. Не важно, есть на них какие-либо пометки или нет. Содержащаяся на титульном листе информация оформляется соответственно предъявленному делопроизводственному регламенту. На разворотах вписываются установленные формулировки обо всех операциях в профессиональной жизни владельца. К таким относятся трудоустройство в компанию, внутренний и внешний перевод между организациями и должностями, а также завершение карьеры в данной фирме, попросту увольнение.

Законодательство требует обязательного ведения этих документов для всех служащих. Их соответствие требованиям влияет на дальнейшую судьбу работника после наступления пенсионного возраста. Ниже рассмотрены общие для всех правила внесения событий в трудовые книжки.

Первый лист, он же титульный, отражает общие данные о владельце документа. Заполнение возложено на специалиста кадровой службы фирмы, которая открыла карьерный путь специалиста – первая официальная работа. На нем указываются ФИО, дата рождения, полученный уровень образования, специальность. В нижней части страницы подписываются оформленный специалист и заполнявшее лицо. Ставится печать оформителя.

При изменении данных работника вносятся соответствующие коррективы. Старая запись одной тонкой линией перечеркивается. Важно это сделать аккуратно, чтобы написанное ранее было разборчиво для чтения. Рядом пишется обновленная информация. Причина, по которой происходит исправление данных, указывается на обложке. Например, свидетельство о заключении или расторжении брака, которое объясняет смену фамилии. Аналогично дополняется полученное образование.

Текст пишется вручную. Используются прописные буквы. Ручка допускается шариковая, гелевая или перьевая. Цвет ручки — любой классически используемый для письма – синий, черный. Другие письменные принадлежности запрещены. не принимаются.

При приеме в организацию

В верхних строках пишется полное наименование организации или ставится специальный штамп фирмы. Если это подразделение или филиал, уточнение указывается в шапке. Строкой ниже в левой колонке ставится хронологический номер записи и ее дата. Число записи совпадает с числом трудоустройства, а не приказа. Справа прописывается повод – номер и дата приказа. Также указывается в средней графе повод осуществления записи – прием на работу.

При внутреннем и внешнем переводе

Различают несколько видов переводов: внутренний (внутри организации без изменения руководящего состава) и внешний (в другую организацию с изменением руководства). Необходимо согласие работника на проведение процедуры. В полях документа вносятся данные о приказах с обоих мест работы при внешнем переводе – и откуда уволили, и куда приняли.

Совместительство и частичная занятость

Занятость по совместительству не требуется фиксировать в Трудовой. Но для работника это только дополнительный плюс. Поэтому, если работодатель первой работы не возражает, лучшее запись сделать. Потребуется предоставить справку с дополнительного места работы и заверенный приказ о назначении. В справке указываются:

реквизиты организации-работодателя по совместительству;
вакансия, которую работник занял;
дата выпуска приказа о зачислении в штат.

Получив вышеуказанные документы, основной работодатель издает приказ для кадровой службы. В нем изложено требование вписать дополнения и изменения в главный документ работника. Требования директора исполняются в соответствии с делопроизводственными форматами записей.

Награждения и благодарности

В нашей стране предусматривается возможность поощрений, награждений и благодарностей трудящимся. Для этих целей предусмотрен отдельный раздел в документах. Его заголовок — «Сведения о награждениях». Этот раздел позволяет в дальнейшем доказать не только свой стаж, но и особые отметки, чем увеличить свою ценность как сотрудника.

Увольнение работника из организации

Сотрудник может быть уволен на разных основаниях. В России предусматриваются следующие возможные варианты:

по собственному желанию (п. 3 ч. ст. 77 ТК РФ);
из-за прогулов и нарушений внутренней дисциплины и закона (подпункт «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
вследствие сокращения штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
по причине смерти трудящегося (п. 6 ч. 1 ст. 83 ).

Запись делается в последний рабочий день сотрудника. То есть если после написания заявления об увольнении работодатель требует отработать еще 2 недели, запись будет сделана в дату последнего рабочего дня из этих двух недель. В некоторых случаях работник может оспорить увольнение в судебном порядке. Если судом принята сторона истца, в трудовой делается запись о недействительности одной из предыдущих формулировок.

Смена реквизитов организации

В процессе хозяйствования фирма может менять свою организационно-правовую структуру и наименование. При реструктуризации в трудовую книжку работников также проставляются данные об изменениях.

В столбцах с порядковым номером и датой не ставится ничего. В среднем поле пишется предыдущее и новое наименование. Справа проставляется приказ, его номер и дата.

Недействительные и пропущенные записи

Ошибочные записи можно отменить внесением записи-корректировки. Пропущенные по какой-либо причине записи можно вносить и без соблюдения хронологии. Законодательством это не запрещено, но и не приветствуется. У работника в дальнейшем могут возникнуть спорные моменты при оформлении пенсии. Для внесения пропущенной записи проставляется текущий порядковый номер и дата в соответствующих столбцах. В центральной части прописывается нужная фактическая дата события и его содержание. Справа – приказ.

Вкладыш при заполнении всех листов

Трудовая книжка содержит конечное число страниц. Бывают ситуации, когда она может закончиться. Это не значит что работник непозволительно часто менял работу. встречается регулярно. Паниковать не стоит, начинать новый документ тоже нет нужды. В этом случае работник докупает специальный вкладыш в киосках или канцелярских магазинах. Представитель фирмы заполняет вкладыш, руководствуясь данными предоставленных работником документов. Вносятся только сведения, действительные на данный момент времени. Все внесенные данные заверяются сотрудником кадровой службы и работником. Ставится печать организации.

Обычно дополнение вшивается в конец книжки. Важно не повредить обложку. Без самой трудовой книжки вкладыш недействителен. Если в форму вносятся изменения уже после подшивания вкладыша, они регистрируется во всех частях. Законодательством не предусмотрено ограничение количества вкладышей. Их может быть сколько необходимо для целей учета.

Дубликат

Никто не застрахован от утраты документов. Трудовая книжка также может затеряться (при переезде, ликвидации старой фирмы и т.д.) или испортиться при несоблюдении правил архивного хранения важной документации. Спасает ситуацию дубликат. Но кто должен осуществлять его выдачу и как восстановить все данные?

Если работник сам потерял или испортил документ, забыл его либо попал в чрезвычайную ситуацию, он должен самостоятельно восстанавливать содержимое. Обращаться нужно в последнюю фирму, которая делала запись в книжку.

Порча или утрата книжки фирмой влечет обязанность ее восстановления собственными силами кадровой службы. Они могут запрашивать справочную информацию в Пенсионном Фонде, ФСС, на прошлых местах работы, у самого сотрудника.

Для восстановления необходимо предоставить все имеющиеся данные о прошлых местах работы: справки, трудовые договора, грамоты, сертификаты, приказы. Все данные последовательно вносятся в новый бланк. В верхней части титульного листа нужно проставить надпись «Дубликат».

Другие особенности ведения трудовых книжек

В вопросах ведения трудовых книжек есть свои спорные моменты. Например, ведение книжек ИП, госслужащих, самостоятельное внесение записей, печати. Ответы на эти вопросы ниже.

Индивидуальный предприниматель не ведет на себя трудовую книжку. Такое возможно только при открытии ООО, где учредитель выступает и руководителем. Также необходимо вести этот документ, если параллельно с ИП трудоустроен в другой организации. Именно в кадровой службе официального места работы будет храниться трудовая.

Согласно законодательству, физические лица не имеют права вносить изменения в собственную трудовую книжку. Все записи должны быть сделаны работником кадровой службы или другими ответственными лицами организации, если нет. Записи должны подтверждаться подписями и печатью. Есть одно исключение – внесение данных о наградах или благодарностях, если таковые были объявлены на прошлом месте работы, но так и не внесены в трудовую до увольнения. Нюанс – должен быть на руках подтверждающий документ.

В организациях практикуют новый способ защиты документов от фальсификации – специальные голограммы. Законодательством они приняты, но не обязательны. Организация не обязана ее вклеивать в трудовые книжки персонала. Кстати, если в организации все же присутствует такая практика, четкого места в трудовой для голограммы не предусмотрено. Но, как и любая наиболее важная информация о владельце книжки, она зачастую вклеивается на титульном развороте.

Если организация работает с печатью, то присутствие ее оттиска обязательно на всех документах, предусматривающих места печати. В трудовой ставится печать отдела кадров. Если такой нет, то фирменная печать организации. По новым законам ИП и юр. лица вправе не делать печать. В этом случае обязательно должна фигурировать подпись, что организация осуществляет деятельность без использования фирменной печати.

Заверение копии трудовой книжки

При заявке на кредит важно, чтобы оформитель числился в компании не менее определенного срока. Обычно не меньше 6 месяцев, в зависимости от суммы, вида и назначения получаемой ссуды. То есть трудовая книжка в момент оформления хранится в фирме работодателя. Забрать ее работник не имеет права, но может получить заверенную копию на руки. Занимается заверением обычно бухгалтерия или отдел работы с персоналом. Но может возникнуть необходимость самостоятельного оформления. Например, если организация маленькая.

Заверенная копия должна содержать несколько важных элементов: печать организации, подпись и расшифровку ответственного лица, фразу «копия верна», дату заверки. На последней странице должна быть надпись «Работает в должности по настоящее время».

Ксерокопировать нужно все страницы трудовой: и пустые, и заполненные. На каждой из них ставятся описанные выше элементы. Последняя страница оформляется немного по-другому. Ее нужно отксерокопировать, сразу под последней порядковой записью книжки пишется прописью, но разборчиво фраза о настоящей занятости работника. Ниже ставится подпись сотрудника кадровой службы, бухгалтера или руководителя, расшифровка ФИО и печать отдела кадров или организации в целом. Если трудовая содержит вкладыши, они также подлежат заверению.

Вконтакте