Меморандум - образец на попълване и формуляр

Здравословната работна атмосфера в работния екип е възможна само когато всеки от неговите членове е отговорен към своите задължения и спазва нормите на трудова дисциплина. В противен случай ефективността на целия екип намалява, което в някои случаи може да повлияе на заплатите и дори на съдбата на цялото предприятие.

За такива ситуации се предоставя меморандум, който ви позволява да информирате ръководството в официална форма за неспазване на длъжностната характеристика от нарушителя. Нека да разгледаме как да напишем правилно меморандум за служител и какви примерни документи са предоставени за различни ситуации.

Видове и съдържание на отчетите

Меморандумът е документ, съдържащ информация за ръководител или висш орган и предназначен да насърчи адресата да действа или да вземе решение.

Има определена класификация на такива документи по адресат:

• Вътрешен. Предвидени администрации, дирекции или други ръководни лица.
• Външен. Адресирано до висши органи, които контролират работата на предприятието.

Освен това бележките се класифицират по съдържание:

• Информативен. Те имат периодичен характер, тъй като се съставят с цел информиране за работния процес, неговите детайли и методи.
• Инициатори. Те са оплаквателни и препоръчителни, създадени са с цел да инициират бонуси за отличени служители или да накажат виновните.
• Докладване. Създава се под формата на отчет, който информира мениджърите за резултатите от работата, резултатите от изпълнените поръчки.

Разпределете също обслужване и разяснителнабележки.

бележкае информативен. Той се използва широко в различни организации на всички нива на управление в различни ситуации.

Този документ може да съдържа информация за движението на персонала между отделите, да изисква инструкции, да съобщава за промени в естеството на работата на предприятието или да обявява среща.

Разпоредбите на бележката са предназначени да рационализират и ускорят комуникацията в предприятието. Няма законови изисквания за формата на официалния документ.

Обяснителна- бележка, която се приема като причина за извършване на произшествие в предприятието. Това може да включва отсъствие, закъснение, пренебрегване на служебни задължения или други нарушения. Нарушителят може да бъде както отделен служител, така и цяло звено.

По закон такова съобщение под формата на обяснение трябва да бъде поискано от ръководителя на организацията, преди да се предприемат дисциплинарни действия срещу служител или звено.

Структура на документа

Независимо от съдържанието на бележката, нейната структура включва следните основни части:

1. В първия се описват основните събития или се посочват причините, довели до написването на доклада.
2. Втората съдържа анализ на данните, посочени в първата част, като се посочват варианти за разрешаване на ситуацията.
3. Третата е заключителната, където се сумират резултатите от първите две части.

Процедура за компилиране

Все още се препоръчва да се следва определена процедура за съставяне на бележка, независимо от липсата на съответен документ в законодателството: така че служителите да не правят грешки и да не изпитват затруднения при съставянето на такива документи, се препоръчва създайте шаблон за отчет.

Образец на дизайна на формуляра трябва да бъде на видно място - информационен щанд или в папка с шаблони.

1. Горен ляв ъгъл- адресат (име на лицето, което е написало бележката, неговата длъжност, отдел). Ако документът е външен, тогава е необходимо да посочите името и пощенските данни на организацията, града на съставяне.
2. Горен десен ъгъл– адресат, същите данни като в предходния параграф.
3. Център на страницата- заглавие с главна буква.
4. Под заглавието, по-близо до левия край, е посочено датасъставяне на документа и неговия регистрационен номер.
5. Освен това е необходимо да се каже по сдържан, но достъпен начин здрав разумотчет. Опишете събитията, направете изводи, направете предложения.
6. Заключителна част- фамилното име и инициалите на лицето, което е написало документа, с посочване на длъжността, датата и подписа. Препоръчително е да поставите всичко на една линия.

Пример

За по-голяма яснота си струва да разгледаме шаблона за бележка като пример. Как да напиша меморандум, адресиран до директора, ако служител нарушава дисциплината - закъснява, не се появява на работното място или не изпълнява функционалните си задължения?

Прилага се структурата на горния документ: първо се описва ситуацията, като се посочва фактът на едно или повече нарушения, след което се иска от ръководителя да предприеме действия или се предлагат варианти за дисциплинарно наказание.

Директор на PJSC JSCB "BANK" Vereshchagin O.A.
Началник отдел "Продажби" Краснов И.И.

меморандум(проба)

31.03.2016, № 254/4545

За ваша информацияче на 31.03.2016 г. клиентският мениджър Крилова Е.О. е отсъствал от работното място от 9-00 до 14-00, което надвишава допустимия праг от 4 часа и се признава за отсъствие. Служителят не е дал обяснение и не разполага с документи, потвърждаващи основателността на причината за отсъствието. В тази връзка предлагам да се обърна към служителя Крилова Е.О. дисциплинарно наказание под формата на уволнение.

Началник отдел "Продажби" Краснов И.И. (подпис)
31.03.2016

Можете също да изтеглите формуляра за отчет във формат Word.

Регистрация

В своите инструкции канцеларската служба на организацията е длъжна да приеме не само примерен меморандум, но и методите и процедурата за неговата регистрация.

Тъй като меморандумът съдържа информация и изисква писмен отговор, те трябва да бъдат регистрирани чрез присвояване на личен номер на документа. Днес в офис работата се използва три начина за регистриране на документи:

• Списание. За прилагането му се води специален журнал, в който на всеки нов документ се присвоява номер в хронологичен ред. Този метод се признава за не най-удобния, тъй като ако трябва да търсите обяснение или доклад по номер, често трябва да прелиствате много страници.
• Автоматичен. Класифициране на документи по изходящ номер чрез софтуер. В базата данни се въвежда карта с регистрационен индекс, присвоен на служебно съобщение или жалба.
• карта. Принципът е същият като този на автоматичната база данни, но без използването на информационни технологии. След присвояване на изходящ номер на документ се създава карта, на която се записват датата и индексът на справката. Картата се поставя в класификатора.

Предимството на картовия метод в сравнение с метода на списанието е подредеността, лекотата на търсене и възможността за едновременно използване от няколко служители.

vashbiznesplan.com

Всеки работещ човек, особено служител на държавни институции, понякога трябва да напише меморандум. Често се възприема като донос, така че при съставянето е важно да се въоръжите с конкретика.

Как компетентно да съставите документ, на какво основание са систематизирани меморандумите и в какви случаи са подходящи?

Форма и класификация

Меморандум - документ, адресиран до ръководството, съдържащ същността на проблема, заключения и предложения. Написано е с намерението да даде тласък на висшите органи за разрешаване на конкретна проблемна ситуация, която има служител.

В зависимост от получателя биват вътрешни и външни.

Вътрешен - адресиран до ръководителя на отдела или началника на отдела, написан на обикновен лист.

Документ, който излиза извън рамките на организацията, изпратен до по-висш орган (администрация, министерство), се счита за външен, той се съставя на специален формуляр.

Как да форматирате и напишете меморандум

Съставете документ по следния шаблон:

• в горния (ляв ъгъл) посочете отдела, от който идва бележката;
• в горната част (в десния ъгъл) се посочва длъжността, фамилията, инициалите на адресата;
• долу в средата е името на документа;
• под него поставете датата и номера;
• задължително заглавие, което започва с думите "Относно...", "Относно..." или "Относно...";
• текст (тяло) на документа, състоящ се от въведение, анализ и заключение. В първата част - изложение на събитията, които са предизвикали написването на бележката. Във втория - анализ на ситуацията. Третата съдържа изводите и препоръките на автора на статията;
• длъжност, подпис, фамилия, инициали на автора на един ред.

Примерен доклад за служител

Най-често документ, адресиран до ръководителя, се пише от ръководителя на звеното, но има моменти, когато между обикновени служители възниква извънредна ситуация, която изисква намесата на висши органи - негодувание на работното място, некоректно поведение.

Ето пример за такъв документ.

Транспортен отдел
Изпълнителен директор
Алфа LLC
Сорокина Галина Игоревна

МЕМОРАНДУМ
№ 41-07/215 02.03.2016г

За злоупотреба на работното място

Обръщам внимание, че на 02.03.2016 г. шофьорът Петр Алексеевич Добродомов, при изпълнение на служебните си задължения, ме унижи и ме напсува нецензурно.

Моля ви да кандидатствате при Добродомов П.А. дисциплинарни мерки.

Мениджър транспорт
Ю.В. Илин

Как е написан този документ за отсъствието: примерен дизайн

Отдел покупки
Изпълнителен директор
Алфа LLC
Сорокина Галина Игоревна

МЕМОРАНДУМ
№ 43-13/228 11.05.2016

Относно отсъствието от работа

Обръщам внимание, че вчера, 10.05.2016 г., специалист по обществени поръчки Иванющенко Роман Михайлович не се появи на работното място. Отсъствието продължи цял ден.

Причините за непристигане не се потвърждават нито документално, нито по телефона, нито по имейл.

Предлагам да включа Иванюшченко Р.М. на дисциплинарна отговорност за отсъствия.

Началник отдел "Снабдяване".
С.П. Михайлов

Как да издадем документ от този тип за бонуси

Отдел покупки
Изпълнителен директор
Алфа LLC
Сорокина Галина Игоревна

МЕМОРАНДУМ

№ 42-08/223 08.04.2016г

Относно бонусите

Моля ви да възнаградите мениджъра по продажбите Алферов Олег Владимирович с парична награда в размер на 5000 рубли за разширяване на клиентската база от 25 на 43 обекта и удвояване на продажбите през 1-во тримесечие на 2016 г.

Началник отдел "Снабдяване".
С.П. Михайлов

В Украйна и Беларус този документ се изготвя в същата форма, както в Руската федерация, на държавния език.

Когато започнете да пишете доклад, не забравяйте, че този документ има правна сила, в която е неприемливо изкривяването на представените факти.

В противен случай служителят може да опровергае лъжесвидетелстването и да привлече автора към административна отговорност.

Каква е разликата между бележките и бележките можете да намерите във видеото.

vesbiz.ru

Меморандумът е документ, изготвен от името на ръководителя, главния счетоводител или друг служител на организацията.
Докладната записка има правна сила, тъй като е съставена с цел предприемане на действие или каквото и да е действие по поставения в нея проблем.

Меморандумът трябва да бъде съставен както правописно, така и правно грамотно, трябва да съдържа подробно описание на текущия проблем и е желателно да има действия за решаването му, което се предлага от самия съставител.

Меморандумът, адресиран до ръководителя на организация или отдел, е вътрешен документ и може да бъде съставен на обикновен лист А4.

Ако документът е изпратен на по-висока организация, той автоматично става външен и се съставя на бланка.

Правила за издаване на меморандум

Основната цел на меморандума не е просто да запознае висшето ръководство с текущия проблем или напредъка на текущата работа.

А също и да насърчи ръководството за своевременно предприемане на мерки за разрешаване на създалата се ситуация.

Меморандумът трябва да бъде съставен във формуляра OKUD, отидете под код 0286041.

Бележките са разделени на няколко класификации в зависимост от информационния компонент или адресата (на чието име е написана тази бележка).

1. Така че, според първата класификация, това ще бъде информационно отчитане, което ще посочи етапите, трудностите и характеристиките на извършената работа.

Съставителят на този вид доклад трябва да предаде на властите на достъпен и професионален език на какъв етап от развитието е този или онзи проект и какво се прави, за да се осигури неговото изпълнение.

Такива доклади се изготвят редовно, до скоро, докато проектът приключи.

Бележките директно свързват ръководството на организацията с ръководителите на проекти.

Това ви позволява бързо да разберете в кои области няма достатъчно средства, в кои от тях има излишък и съответно да предприемете мерки за нормализиране на работата по проекта.

2. Втората класификация са меморандумите, които описват конкретен случай с предложени методи за разрешаването им.

По правило такива доклади са отрицателни по природа. Те най-често описват нарушение на трудовата дисциплина от страна на служител на организацията.

Формите и видовете отчетност не се променят независимо от вида дейност и принадлежност на организацията.

Докладът трябва да съдържа следните подробности:

1. Длъжността, която заема адресатът.
2. ПЪЛНО ИМЕ. адресат.
3. Подробности за организацията на адресата.
4. Длъжността, която заема компилаторът.
5. ПЪЛНО ИМЕ. компилатор.
6. Организация и длъжност на съставителя.
7. Добро представяне на проблема.
8. Предприети мерки за решаване на съществуващия проблем (в случай, че са предприети).
9. Предложение за действия, които могат да бъдат предприети за отстраняване на проблема.
10. Броят на отчитането.
11. Сигнатура на компилатора с декодиране.

Как да напишем меморандум, примери

Сега нека разгледаме конкретно какви отчети може да напише счетоводителят:

1. Това са бележки, адресирани до ръководителя, свързани с финансовата и икономическата дейност на предприятието.

Семенов Аркадий Борисович

Токарева Галина Ивановна

ДОКЛАД

По време на одита на финансово-икономическата дейност на отдела за продажби беше разкрит финансов дефицит в размер на 57456,45 рубли (петдесет и седем хиляди четиристотин петдесет и шест рубли четиридесет и пет копейки).

Моля ви да изискате от ръководителя на отдела по продажбите Гаврилов Артем Леонидович представянето на счетоводния отдел на документално отчитане на финансовите дейности на отдела по продажбите.

Дата на___________
Подпис _______ препис __________

2. Доклад до ръководителя на организацията за обида на честта и достойнството, нарушения.

Генерален директор на ООО "ВОЗРОЖДЕНИЕ"
Семенов Аркадий Борисович
главен счетоводител на организацията
Токарева Галина Ивановна

ДОКЛАД

27.11. През 2013 г. служител на отдела за доставки, Смерягин Генадий Петрович, при получаване на заплатата, беше недоволен от изчислената сума, след което грубо обиди касиерката Потапова Ирина Анатолиевна, изливайки чаша вода върху главата й, като по този начин обиди нейната чест и достойнство.

Моля ви да приложите най-строгите мерки към Генадий Петрович Смерягин, включително уволнение, в противен случай Потапова Ирина Анатолиевна ще бъде принудена да потърси помощ от правоприлагащите органи за разрешаване на този проблем.

Дата на___________
Подпис_______ препис __________

3. Примерен доклад на служителя на организацията за появата на работното място в състояние на алкохолна или наркотична интоксикация

Генерален директор на ООО "ВОЗРОЖДЕНИЕ"
Семенов Аркадий Борисович
главен счетоводител на организацията
Токарева Галина Ивановна

ДОКЛАД

Обръщам внимание, че днес счетоводителят Лупова Антонина Михайловна дойде на работа в състояние на силно опиянение, което може да бъде потвърдено от други служители на отдела.

Лаврентиева И.П. (икономист) __________ подпис
Суркова К.Р. (касиер) _________ подпис

Към такъв меморандум е наложително да се състави допълнително акт, в който да бъде посочена причината за неговото изготвяне.

Той трябва да бъде подписан от всички служители на организацията, които са наблюдавали това нарушение на трудовата дисциплина, като се посочва заеманата длъжност.

Кой може да напише меморандум?

По принцип е необходим меморандум от главния счетоводител, за да потвърдите удръжки от заплата или възстановяване на суми в случай на надплатена сума.

Важно е да го има както при трудови, така и при данъчни ревизии.

Както се вижда от горните примери, главният счетоводител може да изготви меморандум само на името на ръководителя или изпълняващия длъжността ръководител на организацията, както и на името на ръководството на по-висока организация.

Докато обикновен счетоводен служител може да използва това право само по време на отсъствието на неговия непосредствен ръководител (главен счетоводител) или когато е съставен меморандум специално за него.

В останалите случаи той съставя докладна записка до прекия си ръководител.

Трябва да се помни, че неправилно съставена бележка губи правната си сила и не може да бъде представена като доказателство при решаването на текущия проблем.