Как правилно да телбодирате документи в папки в организации: правила и съвети

За да се осигури пълното извършване на бизнес в, е необходимо правилно да се извърши процедурата за закрепване на бизнес документи. Това не само ще ви позволи бързо да намерите документ, ако е необходимо, но и ще осигури ред в работата в офиса.

Как да подшивам документи с телбод?

Най-често бизнес документите, които се издават на формат А4, се закрепват с помощта на три дупки. За да направите това, трябва да използвате:

• игла,
• нишки,
• лепило,
• шило,
• хартия.

В документи от левия ръб трябва да направите пробиви с шило. Разстоянието между тях трябва да бъде от 3 до 5 см. Зашиването с игла трябва да започне отзад. В този случай е необходимо да оставите част от нишката, чиято дължина е най-малко седем сантиметра. След това горният отвор се пробива от предната страна, а долният отвор отзад. От предната страна трябва отново да пробиете долния отвор и да оставите конеца със същата дължина като предишния конец. След това трябва да завържете две нишки на възел и да залепите правоъгълник хартия върху него.

За зашиване на документация можете да използвате специален чиновнически перфоратор. В този случай ще има две дупки. За да се повиши надеждността на процедурата, могат да се направят четири дупки в документите. Трябва да започнете процеса от втората дупка, която се намира в горната част на документа.

След това иглата трябва да премине през горния отвор и отново втория отгоре. След това насочваме иглата в третия отвор отгоре и в четвъртия отвор.

За да може нишката да се държи зашита дълго време, е необходимо да се даде предпочитание на найлонов продукт. В някои случаи документите се закрепват с помощта на специален канап. За да извършите тази процедура, можете да използвате обикновен конец, който е предварително сгънат няколко пъти. Понякога зашиването на документи се извършва с помощта на тънка лавсанова лента.

Когато телбодирате документи, трябва да се придържате към симетрия и вертикалност. Пунктирите трябва да са от лявата страна на документите. В същото време трябва да се отдръпнете от ръба от 0,5 до 2 см. Ако хартиите, които трябва да бъдат закрепени, са много важни, тогава в тях се правят пет пробиви. В този случай бизнес книжата се зашиват с телбод от задната страна.

Характеристики на заверка на бизнес книжа

Заверка на делови книжа

След като бизнес книжата са зашити, те трябва да бъдат заверени. Първо трябва да вземете малък квадратен лист хартия и да напишете или отпечатате върху него: „Зашито, номерирано, запечатано и подписано“. Листът трябва да бъде подписан и подпечатан в съответствие с действащото законодателство.

При захващане на документи техните листове трябва да бъдат задължително номерирани. Броят на листовете трябва да бъде написан не само с цифри, но и с букви. Само упълномощени лица, които имат пълномощно за извършване на тази процедура, трябва да подписват заверени документи и оригинали. Най-добре е документите да бъдат подписани от самите предприятия.

Необходимо е да се подпише по такъв начин, че половината от подписа да се намира върху залепения лист, а втората половина - върху себе си. По същия начин трябва да поставите печат. Съгласно действащото законодателство е необходимо да се постави датата, когато документът е заверен или подписан.

Документите могат да бъдат заверени само от отговорното лице, подписало оригинала. Ако основата на работата на лицето, което удостоверява документацията, е, тогава до нея трябва да напишете нейната дата и час до името и бащиното име на подписалия.

Подшиване на документация в съответствие с нормите

Правни норми при оформяне на съединителни документи

Необходимо е да се подшиват бизнес документи в съответствие с нормите на действащото законодателство. Тази процедура трябва да се извърши в съответствие с Методическите препоръки за деловодство, които бяха одобрени от Федералния архив през 2009 г.

Също така, когато извършвате тази процедура, трябва да се ръководите от съответния GOST R 51141-98.

Регулирането на процеса на обвързване на документацията се извършва от редица норми. На първо място, е необходимо да се ръководите от инструкциите на Централната руска федерация, с помощта на които се определят основните в воденето на записи.

Също така трябва да използвате методически обяснения по реда на попълване на отделни форми на документация, одобрени от Министерството на данъците и таксите. По време на периода на зашиване на документи се препоръчва да се ръководи от заповедта на Министерството на културата на Руската федерация, която е одобрена от стандартните инструкции за офис работа.

Ако се ръководите от всички горепосочени правила и разпоредби, докато подшивате документи, тогава това ще осигури ред в офисната работа.

Разновидности на документацията

В съвременната офис работа могат да се извършват различни шевове. Най-често счетоводните дневници се зашиват в организации. За да извършите процедурата, можете да използвате игла или перфоратор. В повечето случаи само вътрешното тяло е светнало в списанията.

Списанията имат голям брой листове и затова с бормашина или отвертка могат да се направят дупки във вътрешния им блок. Има и друг начин да направите дупки - заедно с кориците. При използването на този метод в повечето случаи се използват специални машини за дупки.

Бизнес книжата, подлежащи на дългосрочно съхранение в архив, трябва да имат твърда корица.

Папката, която ще се получи от тези документи, трябва да е с дебелина не повече от четири сантиметра. За да се опрости процеса на мигане на документация, в повечето случаи се използват машини за зашиване и подвързване или готови архивни папки. документи могат да бъдат зашити в специални банки. Освен това дебелината им може да бъде не повече от десет сантиметра.

За пробиване на хартиен блок се използва високопроизводителна машина за пробиване на хартия.

Разновидности на документацията

При флаширане на документи в съдилищата и полицията трябва да се спазват определени правила. Някои структури забраняват закрепването на документи с помощта на бял конец. При съдебно производство документите трябва да бъдат захванати с телбод само през пет дупки.

При извършване на тази процедура съдилищата изискват използването на корици, чийто производствен материал е тънък картон с покритие. Корицата трябва да бъде сгъната наполовина и да покрива документацията само от едната страна.

Специални метални пръстени често се използват за зашиване на важни юридически значими. През тях е прекарана тънка сатенена панделка, която е с фигурна лепенка.

Много често папки с гребени се използват за мигане на документи. Тази дейност е доста трудоемка. Това се дължи на необходимостта от подравняване на дупките в хребетите и документите. Ако папките са направени правилно, дупките им ще съвпадат с дупките в документите, направени с перфоратор.

Документирането може да се извърши по различни начини. Изборът на конкретен метод на фърмуера зависи пряко от вида на документацията и коя процедура се извършва.

Характеристики на дизайна на корицата

За да бъде правилен процесът на подвързване на документацията, е необходимо да изберете корицата. В повечето случаи предпочитание се дава на продукти, които са изработени от картон.

Кориците могат да бъдат предназначени за дългосрочно съхранение на документация, както и да бъдат стандартни и нестандартни.

Най-често стандартните корици се използват за подшиване на документи. Те се използват при обичайния стандартен размер на документацията. Нестандартните корици се използват за неспецифични, нестандартни размери на документи.

Ако съхранението трябва да се извърши в архиви за повече от 25 години, тогава се използва третият тип корици. Материалът за тяхното производство трябва задължително да бъде твърд картон. За да могат бизнес книжата да се съхраняват в архивите достатъчно дълго време, се използват корици, чийто материал е безкиселинен картон.

Заглавната страница трябва да включва името на организацията и групата документи. За да се опростят обясненията, отворите са номерирани на задната страна. Корицата на документите, в съответствие с действащото законодателство, трябва да има заверка на заглавната страна. Трябва да се направи на малко парче хартия, което се залепва за корицата. В забележката е задължително да се посочи информация за броя на зашитите хартии.

Ако документите съдържат чертежи, снимки или чертежи, това трябва да бъде посочено в бележката за уверение. Опис на папка с документи може да направи всяко лице. Но подписът върху заверителната бележка, в съответствие с действащото законодателство, трябва да бъде положен от директора на институцията след предварителна оценка.

Документите за фърмуера могат да бъдат направени по различни начини. Изборът на конкретен зависи пряко от характеристиките на организацията. При мигане на документация е задължително да се спазва действащото законодателство

Отговор

В студентските си години работи като стажант в държавна институция. Задачата беше да се научат да подават документи правилно. Спомням си, че непрекъснато се водеха дискусии - колко дупки да бъдат - три или четири. Като цяло не е много лесна задача.

Отговор