Примерен меморандум

Докладните бележки може да имат положителен характер, ако е необходимо да се подчертаят трудовите постижения на служител на организацията, както и отрицателен, с цел наказване на нарушителя, причинил обида, обида, нападение или за грубо поведение.

Съставителят на документа е служител на предприятието, включително ръководството, се формира въз основа на жалба до лице с по-висока длъжност.

Причините за регистрация може да са свързани с оплаквания или отчети за изпълнение. Често основанията са обидни изрази в предприятието по време на работа, груби действия, които се вземат предвид с особено внимание при създаването му.

Сортове и форми

Според съдържанието те се делят на:

Според адресата бележките са:

1. вътрешни: засяга въпроси, свързани с неприятни ситуации в работата.
2. Външен: предназначено за висши органи.

Законодателна рамка

Според законодателството не се разграничава различна информация от официален характер, така че споменаването на меморандум не се намира в раздели на Кодекса на труда и наредбите. Той се сравнява с вътрешен код, използван за удобно предаване на информация на различни служители на едно и също предприятие, както и обяснителни или бележки.

Според общоруския класификатор на управленската документация има номер 0286041.

Докладване - документ, предоставяща вътрешна информация в сравнение с други книжа, се изпраща специално до лица на високи позиции, техни представители, ръководители на отдели, всички, които са упълномощени да предприемат значими действия.

Меморандумът е различен от служебната бележка предназначение. Първият предава информация от подчинения към ръководителя, вторият информира служителите с равен статус. Друга разлика между официалния е липсата на принадлежност към общоруския класификатор на управленските дейности, поради което е съставен в свободна форма.

В сравнение с обяснителния доклад, докладът не обяснява събитието, за да обвинява или оправдава действията на служителя, въпреки че и двата са предназначени за ръководството. Документите предполагат насърчаване на ръководството да взема подходящи решения за дисциплинарни нарушения. На бележките се присвоява код съгласно OKUD, съставят се по искане на ръководителя.

Документът за поведението на служител изпълнява основната функция - да предаде информация на висш служител, като го стимулира да вземе подходящо решение. С негова помощ можете:

• решаване на съществуващи производствени, административни или икономически затруднения;
• подобряване на препоръките, свързани с подобряване на производствения процес;
• предава идеи на мениджъра, в съответствие с взетото решение, често служителят изразява своето несъгласие;
• да обясняват собственото си мнение при възникване на конфликтна ситуация между служители или с ръководителя на съответното звено;
• редовно представя отчети за дейността на предприятието;
• оплакване от служител, който не изпълнява инструкциите на ръководителя;
• за справяне с незаконното делегиране на задължения;
• уведомява ръководителя за нарушаване на дисциплината от служителите при изпълнение на работните задължения и работния график;
• предоставят информация, свързана с инциденти, довели до настъпване на финансова загуба или физическа вреда;
• представя благоприятна информация, която изисква реакция на ръководството.

Класификация и авторство

В съответствие с фактите информацията, адресирана до мениджъра, се нуждае от спешно вземане на решение. Обикновено те са отрицателни, но могат да бъдат и положителни, ако служителят се е представил успешно и е необходимо да се уведоми ръководството. Лицата на по-високи длъжности предприемат мерки за стимулиране на служителя по материален или друг начин.

Съществуват видовесвързан с:

• нарушаване на трудовия ред и дисциплина;
• неизпълнение или лошо изпълнение на трудовите задължения;
• разрешаване на използването на обидни фрази за достойнството на друг служител, неприемливи действия в поведението, провокиране на конфликтни ситуации;
• достойни трудови постижения.

Бележки, отчитащи заслугите или грешките на служителите, имат право да пишат от всяко длъжностно лице на предприятието. Често се обслужва от подчинени на шефа, спазвайки субординация. Той от своя страна решава да пренесе информацията на главния изпълнителен директор.

Ръководителят на определен отдел, съставящ документ, може да го адресира до главен изпълнителен директор. Служителят има възможност да състави меморандум директно до ръководителя на компанията, но преди да го прехвърли, е необходимо да го подпише с ръководителя на отдела.

По изключение във формуляра се издават информационни документи жалби срещу началника на отдела. Служителят изпраща бележка с искове директно до главния изпълнителен директор.

В дизайна трябва да се съобразите задължителни изисквания. Документът обикновено се състои от три независими части.

1. Събития, факти, причини. Разкриване на същността на събитието.
2. Представите на компилатора за обстоятелствата, какво предлага, какви решения вижда.
3. Обобщаване и препоръки.

Меморандумът е официален и бизнес документ, следователно се съставя в съответствие с установените изисквания държавен стандарт № 6.30-2003за единни системи от документи, включително организационни и административни книжа.

Дизайнът на вътрешна бележка се състои в използването на лист А4, като е разрешен ръкописен или печатен текст. Тук няма специална форма. Не забравяйте да посочите:

• горе, вляво и в ъгъла наименованието на структурната единица, данните на съставителя;
• вдясно, над и в ъгъла фамилното име, собственото име, бащиното име, длъжността на адресата;
• името на официалния документ, като се използват главни букви, поставяйки го в центъра на листа, понякога се поставя в лявото поле на листа, по ръба;
• под името на датата, месеца и годината на подписване, използвайки арабски цифри;
• кратка информация за съдържанието;
• текст от отделни блокове.

Последният ред се състои от подписа на съставителя, както и фамилното име, инициалите и длъжността, разположени един до друг.

Разглежда се външен меморандум изходящ официален документизготвен с помощта на бланката на предприятието. В допълнение към основната информация, документът съдържа:

• име, информация за контакт с фирмата съставител;
• номер;
• името на града, където е образувано;
• заглавие, разположено под заглавието на документа, например „Относно нарушение на дисциплината“.

Изискванията за останалите елементи - наименование на този документ, информация за получателя, текст и подпис на съставителя - остават същите, както при писане на вътрешни отчети.

Бонус

Бонусният отчет има поощрителна насоченост, за да насърчи по-високопоставено лице да награди служител за извършена работа или други заслуги.

Отсъствие от работа

В документа е представено обвинение за нарушение на трудовия ред със своите особености в изпълнението, тъй като очертава поведението на определен служител, който може да бъде заплашен от уволнение поради неявяване на работа през работните дни.

За правилното оформяне на хартията са важни следните точки:

1. Отсъствието от работното място повече от три часа се счита за отсъствие. Когато служител отсъства за по-малко от определеното време, дори и за минути, нарушението няма да се счита за отсъствие, а служителят обосновава действието под формата на обяснителна бележка.
2. За да започнат съставянето, те получават от нарушителя писмено обяснение или друга подкрепяща документация. Изброените трудове са посочени от съставителя в доклада. В резултат на това то завършва с искания за налагане на наказание на нарушителя или искане за смекчаване.

Отдел продажби

Генерален директор на Слава ООД

СРЕЩУ. Лапин

СЪОБЩЕНИЕ № 3

от 11.03.2016г

относно отсъствието от работа

С настоящото обръщам внимание на ръководството, че вчера, 10 март 2016 г., мениджърът по продажбите Иля Сергеевич Климов не беше на мястото на изпълнение на трудовите задължения през цялата работна смяна, а именно от 10.00 до 19.00 часа.

Климов И.С. не предостави информация, която да потвърди валидните обосновки за постъпката му.

Моля Ви да вземете мерки срещу търговския мениджър Климов И.С. дисциплинарни мерки.

Началник търговски отдел / Совцов / V.P. Совцов

кражба

Кражба при изпълнение на служебни задължения се счита за пряка причина за прекратяване на сътрудничеството със служителя. Документът се формира с цел уволнение на виновния служител. Провеждането на процедурата на законово основание се придружава от:

• получаване на писмена молба от служителя, в която той признава, че е извършил нарушение;
• предоставяне на необходимата документация, потвърждаваща предприетите действия.

Понякога в случая се включват и правоприлагащите органи, защото кражбата е сериозно нарушение.

Отдел за сигурност

Директор на Родник ООД

Белова И.С.

СЪОБЩЕНИЕ #5

от 07.06.2017г

за кражба на имущество

На 01 юни 2017 г. в 16:40 часа товарачът на склада за готови продукти Николай Степанович Савелиев се опита да изнесе кафемашина от територията на ООО "Родник". Този факт беше разкрит от началника на службата за сигурност Горких Л.А.

Савелиев Н.С. не можа да обясни това деяние, като отказа да даде показания.

Моля да назначите комисия и да извършите инвентаризация на склада, където се съхранява готовата продукция, и да отстраните от работа Николай Степанович Савелиев до изясняване на обстоятелствата и определяне на степента на вината му.

Ръководител на отдела за сигурност / подпис / Gorkikh L.A.

Нарушаване на дисциплината

Докладът се формира за предаване на информация за нарушения на трудовия ред и се отнася до вътрешна документация, която не излиза извън рамките на конкретна фирма. В него трябва точно да се опишат нарушенията на служителя, като се посочи дали от него се изискват подходящи обосновки за действията.

Важни точки в дизайна:

• информационен характер без емоционални изказвания, абсолютно неутрален стил;
• уведомява ръководството на предприятието, включително излизане извън неговите граници (за всяка опция се приемат определени условия за регистрация).

Меморандумът се съставя за причините за прехвърляне на информация, изразяване на собствено несъгласие, предоставяне на препоръки на получателя в зависимост от ситуацията.

Отдел покупки

Генерален директор на ООО "Скала"

Б.Л. Воронов

СЪОБЩЕНИЕ № 3

от 07.08.2017г

за нарушение на трудовата дисциплина

Обръщам внимание, че на 05 август 2017 г. служител на отдела за доставки Кудряшова Елена Михайловна направи сериозно отклонение от трудовия ред.

В края на обедната почивка, която завършва в 13:00 часа, Елена Михайловна не се върна на работното си място и не го посети до края на работната смяна, а именно до 17:00 часа. Служителката към момента не е представила документи, които да обосноват и обяснят постъпката й.

С оглед на допуснатите груби нарушения на трудовия ред, внасям предложението си за порицание на Кудряшова Елена Михайловна и вписване на информацията в данните от личния картон.

Началник отдел снабдяване /подпис/ А.Л. Градов

Неизпълнение на служебни задължения от служител

Меморандум от такова естество позволява уведомете управителяза неизпълнение или неправилно изпълнение на служебни функции от служител в съответствие с професионалните задължения.

Документът завършва с искане за дисциплинарно наказание на служителя. Допустимо е да се прилагат наказания, като се признават за оправдани.

Счетоводен отдел

Генерален директор на Voskhod LLC

Куликов В. А.

СЪОБЩЕНИЕ #1

от 13.04.2017г

при неизпълнение на задълженията

Моля ви да вземете предвид, че служител на счетоводния отдел Драгунина Катерина Петровна направи груба грешка при съставянето на тримесечен отчет, според показателите от предходното тримесечие. Без да провери генерирания отчет, тя го представи на данъчната служба, в резултат на което данъчният инспектор наложи глоба на организацията в размер на 500 рубли.

Заради нарушението настоявам за отстраняване на Е.П. Драгунина строго предупреждение, последвано от посочване в лична карта, както и да лиши служителя от премия в съответствие с размера на наказанието, наложено от данъчния орган.

Главен счетоводител /подпис/ С.И. Попова

Неправилно поведение на служителите

За да се предостави информация на ръководството за обидните действия на определен служител по отношение на друг по време на изпълнение на трудовите задължения, се формира официален документ и прехвърлен на шефа. Ръководството, според получената справка, взема подходящи меркиотносно наказване на дееца с цел недопускане на подобно поведение в бъдеще.

Производствен отдел

Генерален директор на Piramida LLC

Столбовой Л.Н.

СЪОБЩЕНИЕ #5

от 07.06.2017г

лошо поведение на служител

Информирам ви, че на 06 юни 2016 г. технологът Зуев Е.С. извърши неправилни действия по отношение на заместник-началника на производствения отдел Нина Василиевна Клюева. Зуев Е.С. използва нетактични забележки относно външния образ на Клюева Н.В., добавяйки нецензурни фрази с обиден характер.

Искам да подчертая, че не за първи път служител на производствения отдел Зуев Евгений Семенович прави груби изрази, когато се обръща към останалите служители, като същевременно нарушава трудовата дисциплина и провокира конфликт в работния екип.

В тази връзка предлагам да проведем среща с Е. С. Зуев. възпитателна беседа и обявяване на порицание поради неприемливо поведение по месторабота.

Началник производствен отдел / подпис / Гришаев К.И.

Реакции на адресата

След получаване на документ с информация относно действията на определен служител, адресатът, като вземе предвид изброените събития, прилага подходящи мерки.

Ръководителят представя намеренията под формата на резолюция, съставена на листа, където се намира текстът на доклада. Съгласно посоченото решение се изпълняват мерки съгласно приетото решение.

Резултати

Меморандумът позволява на ръководителя на организацията да бъде в течение на събитията, да взаимодейства с работния екип и да поддържа трудовата дисциплина. Решението, което ръководителят на компанията взема по отношение на определено длъжностно лице, зависи от компетентната и точна регистрация.

Разликата от бележката е показана във видеото.