Как се подгъват документи с конци за 2, 3 и 4 отвора, както и за ъгъл

Документите се закрепват с телбод, за да се гарантира тяхната цялост. Последователното номериране, както и закрепването на листове с шнур или конец напълно решават този проблем.

Понякога връзката е необходима според правилата, установени от организацията, понякога - според закона. В тази статия ще разгледаме как правилно да флаш документи в офис работа.

Какви документи трябва да бъдат подвързани?

В деловодството най-често документацията се подшива с телбод, за да бъде предадена в архива или при предоставянето й на банка и други финансови институции. Също така са необходими документи за фърмуера при подаване на отчети до извънбюджетни фондове и до Федералната данъчна служба. Документът трябва не само да бъде зашит, но и номериран. Хартиите се зашиват с конец или лента или с помощта на специални машини.

Следните видове документация са обект на фърмуер:

поръчки (общи и лични);
персонал;
доклади (напр. предварителен отчет);
фактури;
актове за извършена работа;
касова книга;
изявления.

Също така е необходимо да се зашият листове с документация при кандидатстване за участие в търг и в други случаи.

Видео - как да зашиете файлове преди архивиране:

Регламенти

Регулаторната рамка, която днес регулира процедурата за мигаща документация, е много широка, но повечето от разпоредбите не са актуализирани от дълго време.

И така, основният акт, който регулира процеса на мигане на документация, е заповедта на Министерството на данъците и таксите на Руската федерация от 18 април 2003 г., съдържаща общи инструкции за попълване на определени видове документи, включително тяхното мигане.

В допълнение към този документ могат да се разграничат следните разпоредби:

ГОСТ Р 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения“.
Заповед на Федералната данъчна служба от 25 януари 2012 г. N ММВ-7-6/25. Съгласно тази заповед задължителният фърмуер на документацията се отменя при подаване на документи за регистрация на организация или индивидуален предприемач, но Федералната данъчна служба все още предпочита да приема зашити листове.

Видео - как да подадете нещата правилно:

Фирмуерът на документацията в някои области на дейност се регулира от отделни резолюции на организациите, отговорни за областта. По този начин фърмуерът в банковия сектор се регулира от Инструкцията на Централната банка на Руската федерация „За деловодството в Централната банка на Руската федерация“.

Изисквания към държавните органи

Изискванията за подаване на документация до държавни агенции се различават от изискванията за документи при доставка, например в архива. Така че, за да подадете документи в съда или данъчната служба, трябва да следвате правилата по-долу:

документите трябва да бъдат закрепени в 3 дупки;
разстоянието между пункциите не трябва да надвишава 3 см;
хартията е зашита с конец или тънък канап;
На последната страница се залепва хартия с размер 3х5 см, върху която се поставят подпис и печат.

Към счетоводните отчети се налагат специални изисквания, а възелът на последната страница трябва да бъде запечатан с тишу.

Как да флаш документи

Документите могат да бъдат зашити както с конци, така и с дантела или панделка. Този процес трябва да се подходи отговорно, тъй като ако фърмуерът е некачествен, слаб, тогава хартиите могат лесно да се разделят, което не трябва да се допуска, защото те са зашити, така че да не може да се прикачи друг документ към тях или част от него изгубен.

Освен това, ако мигате документи за подаване на държавни агенции, тогава неправилно изпълненият фърмуер може да доведе до факта, че Федералната данъчна служба, извънбюджетните фондове или съдът просто отказват да ги приемат.

На 2 пункции

Самият фърмуер в 2 дупки е прост. Дупките могат да се правят както с игла, така и с перфоратор. Разбира се, по-лесно е да прекарате конеца, лентата или шнура през дупките, направени от перфоратора.

Пробивите трябва да са от левия ръб на листа (като обикновена книга) на около 1-2 см от него. След като пробиете хартията, трябва да прекарате конеца през отвора няколко пъти и да завържете краищата на конеца с възел на последната страница.

Видео, показващо как документите се зашиват заедно с конци през 2 дупки:

В горния десен ъгъл на всеки лист трябва да поставите номера на страницата.

След това зашитата документация трябва да бъде закрепена чрез залепване на хартия 3х5 см върху краищата на конеца, така че краищата да надничат изпод него. Върху хартията се поставя надпис „Прошити и номерирани“, като се посочва и броят на страниците. След това, в зависимост от това къде ще бъдат предоставени документите, върху хартията се поставят подробности като подпис на длъжностното лице, печат, дата.

за 3 дупки

Ситуацията е малко по-сложна с фърмуера с три дупки, особено ако веднага пробиете листовете с конец и игла и не използвате перфоратор. За да отворите хартия в три отвора, следвайте инструкциите стъпка по стъпка по-долу с диаграма:

Направете първата дупка с игла и конец на гърба на документа, който ще зашиете в средата на листа

Втората пункция с игла се прави от лицевата страна на документа.

Следващата пункция трябва да се направи от задната страна на третия отвор

В следващата стъпка пропускаме иглата и конеца в първия отвор - в средата на документа от лицевата страна

След това трябва да затегнете конците, така че да придърпат плътно зашитите листове заедно и да завържат възел, както е показано на снимката

Видеото ясно обяснява как да шиете документи в 3 дупки:

за 4 дупки

Този тип фърмуер се прави само за документи, които имат специален статус на важност.

За да зашиете документация в 4 отвора, следвайте следната диаграма и инструкции стъпка по стъпка:

Ако документът за телбод съдържа много листове, тогава четири дупки могат да бъдат предварително подготвени с помощта на перфоратор, бормашина или специална машина.

Започнете да навивате конец от задната страна на втория отвор от ръба.

След това конецът се завива в отвора, който е най-близо до ръба и предишния отвор.

След това отново навиваме конеца по същия начин, както в първата стъпка.

Следваща - от предната страна до следващата дупка от

В крайна пункция отзад

От предната страна на дупката, през която минахме в четвъртата стъпка

И свържете краищата на конеца

В същото време се опитваме да издърпаме конеца, така че да компресира плътно листовете с документи

Остава да завържете конеца с възел

Отрежете излишните краища на конеца

Ако документите са зашити правилно, остава да номерирате листовете и да залепите хартия отгоре на пакета с надпис „Зашити, номерирани и запечатани с печата на ______ (______) листа“ и да поставите необходимите данни на удостоверителя ( длъжност, подпис и трите имена).

Видео - как да шиете калъф на 4 дупки:

до ъгъла

Някои хартии може да са забодени с телбод в ъгъла, т.е. в горния ляв ъгъл. За да направите това, трябва да направите една или две дупки в ъгъла и да прекарате конеца през тях няколко пъти.

Видео - пример за зашиване на документи през ъгъла:

Лист хартия, както и в други случаи, се залепва на възел от конец и върху него се поставят подробностите, необходими за сертифициране.

Как да номерирате листове

В повечето случаи номерирането на листове по време на фърмуера не създава затруднения, но е необходимо да се вземат предвид някои нюанси:

най-често номерата на страниците се поставят с възходящи арабски цифри;
Номерът на листа е горе вдясно. Фигурата не трябва да влиза в съдържанието на листа;
ако има приложения, те също трябва да бъдат номерирани (използва се непрекъснато номериране);
ако към документацията са приложени писма с пликове, първо се поставя номерът на плика, а след това само върху листовете на писмото;
ако номерирате дело, в което има няколко тома, тогава всеки от тях се номерира отделно;
ако е необходимо да номерирате лист с нестандартен формат, номерът също се поставя в горния десен ъгъл. Ако листът надхвърля документа, тогава той се сгъва и подава по общия начин;
ако на листа има няколко сканирания на малки фрагменти (например чекове), тогава се препоръчва да се състави опис за листа и да се прикачи към пакета с документи, номериран в общия ред.

Как да заверя зашит документ

След мигане и номериране на листовете пакетът от документи трябва да бъде заверен. За да го закрепите, върху възела на конеца от задната страна се залепва хартия, така че самите краища на конеца да останат свободни.

На хартия трябва да посочите броя на листовете (както с цифри, така и с думи). Ако в подвързания документ има скъсани или повредени страници, това може да бъде отбелязано и върху удостоверителната хартия.

Освен това се посочва пълното име, длъжност и подпис на лицето, което е зашило листовете или ги е удостоверило (например главата). Върху хартията се поставя печат по такъв начин, че отпечатъкът му да е както върху сертификационната хартия, така и върху последния лист.

Поправки

Когато мига, служител може да направи редица грешки, които за щастие могат да бъдат коригирани. Помислете за най-често срещаните от тях:

част от документите не са включени. Случва се служителят да не е прикрепил част от него към вече зашит документ. В този случай има две решения: можете да подгънете липсващата част като отделен том или можете да презаредите документа отново. В никакъв случай не можете просто да поставите липсващата част във вече зашит пакет от документи;
грешка в номерацията. Ако в номерацията липсва лист, тогава можете да прибягвате до литературно номериране, тоест да напишете буква след номера, например 14, 15, 15а, 16 ... Ако са направени сериозни грешки в номерирането, тогава можете да задраскате грешните числа и да ги напишете отново. Ако броят на листовете, посочени в удостоверителната хартия, се е объркал, тогава е необходимо също да коригирате броя на листовете в нея за правилния.

Необходими са документи за фърмуера, за да се изключи възможността за подмяна или вмъкване на листове в него. В зависимост от важността на документа, той може да бъде зашит в 2, 3 или дори 4 дупки. След фърмуера листовете се номерират и към възела се прикрепя сертификационен документ, посочващ броя на листовете и името на свидетеля. Върху хартията се поставя печат, дата и други необходими данни.

Видео - флашване на документи за архива и правене на твърди корици: