Как да флашнете документ според госта

За да предадете важни документи в архив или банка, да подадете отчет до данъчна или друга финансова организация, е необходимо да флашнете документите. Такава процедура за регистрация се дължи на практически причини, които гарантират невъзможността за случайна загуба на отделни листове, както и мерки за сигурност. Струва си да разберете как правилно да мигате многостраничен документ.

Законодателна обосновка

Към днешна дата няма общи регулаторни принципи за свързване на документация в съответствие с GOST. Основният стандарт GOST R 51141-98 „Офис дело и архивиране“, който съдържа терминологични дефиниции на документооборота, не регулира процедурата за мигане на официални документи.

Сред нормативните актове, на които трябва да се разчита при изготвянето на материали за държавните органи, се открояват следните:

• препоръки на Федералните архиви № 76 от 23 декември 2009 г.;
• Заповед на Министерство на културата № 536 от 08.11.2005 г. за типови принципи на деловодство;
• ръководство на Централната банка за поддържане и изпълнение на бизнес материали;
• правила на Федералната данъчна служба, одобрени на 18 април 2003 г., описващи процедурата за попълване и обвързване на определени видове документи.

Поради липсата на строга регламентация по отношение на деловодството, при изготвянето на необходимите отчети става необходимо да се проучат препоръките на самата институция, където ще бъдат изпратени документите. Освен това, когато регистрирате частно предприятие или юридическо лице в държавна агенция, кандидатствате за търг или прехвърляте материали за архивно съдържание, е необходимо да следвате инструкциите, предписани от федералното правителство, когато мигате.

Снимки за това как правилно да флаш документи в съответствие с GOST ще бъдат публикувани по-долу. Някои високоспециализирани данни за фърмуера също ще бъдат засегнати. Например, как правилно да флаш документи за данъци.

Видове документи, изискващи подаване

Важно е да се има предвид, че е необходимо да се мигат само определени видове документи, чието съдържание е разположено на повече от един лист, предназначени за регистрация, регулаторни органи, включително данъчни власти. Фирмуерът е задължителен и при оформяне на тръжни материали и папки за архивиране.

Преди да анализирате как правилно да зашивате и телбодирате документи, е важно да разберете видовете документи, които се нуждаят от специална процедура за подготовка, преди да бъдат прехвърлени на държавни и други органи:

• архивна документация (подготвени за депозиране материали);
• входящи и изходящи книжа;
• счетоводни отчети (авансови, оборотни ведомости, фактури, актове за извършена работа, касови книги, пътни листове и др.);
• кадрови решения (заповеди, щатно разписание);
• документи, изпратени до данъчния орган (някои видове), пенсионен фонд за проверка;
• копия на документи, нотариално и заверени.

Работата в офиса е сложен и труден процес, който изисква определени знания и умения. По-удобно е да внесете зашитата документация в системата, както и да я съхранявате. Внимателно закрепените листове са почти невъзможни за дискретна подмяна или премахване от папката, така че рисковете от фалшификация или загуба на важна информация са сведени до минимум.

Дизайн на корицата

Преди да флаширате правилно документа, трябва да подготвите всички необходими материали. За всяка отделна папка е необходима картонена корица. Кориците включват:

• стандартни, които са с размер 22,9 на 32,4 см, използвани за стандартни хартии;
• нестандартни, използвани за листове с по-голям формат, различен от А4;
• дългосрочно съхранение - изработено от по-издръжлив материал и може да има произволна форма (изчислено за документи със срок на годност над 25 години).

Безкиселинният картон се използва за доставка до държавни агенции. Кориците показват идентификационната информация, необходима за бързо и лесно търсене на папката сред други материали. На първо място се предписва името на институцията, подразделението, формулировката на името на материалите. Фиксирани са и дадения индекс на делото, периоди на съхранение, номер на папка. По-долу е общият брой листове и датата на формиране на класьора.

Описание на документа

Задължителна е описателната информация, разкриваща съдържанието и времето на сшитите документи. Отбелязва името на документа, датата на завързване на кутията, срока на съхранение. Освен това описът е придружен от анотация, която е обяснителна бележка, в която са подчертани всички точки от съдържанието на материала, страниците са посочени според списъка с теми и е отбелязана причината за съхраняване на тези документи . Накрая се записват личните данни на упълномощеното лице, отговорно за архивирането.

Описанието не е включено в общата номерация. Най-често описът се картотекира заедно с папката или се залепва върху корицата от задната страна (в някои случаи се намира в специална папка за описи).

Съвпадащите с инвентара томове се подреждат и навързват на купчини с височина 20 см. Материалите се сортират във възходящ ред на номерата. Тогава делата могат да бъдат оставени на съхранение в специален структурен отдел или предадени на персонала на архива. След изтичане на срока за съхраняване на материалите в архива те се унищожават по установения ред.

Правила за номериране на листове

Как да сшиете и броите листове в сшит документ? Процесът на номериране не създава сериозни проблеми на служителя. Номерацията се извършва с черен молив. Използването на мастило не е разрешено. Основните принципи за правилното посочване на номера са следните:

• в процеса на обозначаване се използват арабски цифри (много рядко - римски);
• числата са във възходящ ред;
• листовете са номерирани, а не страниците (въпреки че странирането може да присъства отделно);
• числата трябва да са разположени в горната част на страницата в десния ъгъл;
• символите не могат да се наслагват върху текста;
• приложенията са номерирани в общ списък с основния документ (при условие, че приложението не е отделено в отделна папка).

Материалите за фърмуера винаги се подреждат според хронологията: от най-ранните до тези, които са създадени наскоро.

Ако във файла има писмо, е необходимо да започнете да го номерирате от плика и след това да преброите съдържащите се в него листове. Когато има няколко тома, всеки от тях се номерира отделно. Широкоформатните материали се номерират в горния десен ъгъл, прегъват се два или три пъти и след това се захващат с телбод в единия край.

В случай, че на листа има не един, а няколко различни документа (чекове, формуляри), се съставя опис на тези фрагменти и листът се номерира в обичайната последователност. Но ако има залепени хартии, всеки лист трябва да бъде номериран отделно с включване в общия опис.

При допускане на грешки при броене и писане на правилната последователност, липсващите числа могат да бъдат номерирани с помощта на числото от предишния лист с добавяне на буква към него (например 11 и след това 11a, 11b).

Когато номерацията липсва или е сериозно нарушена, е необходимо отново да се пренапишат номерата на листовете. Грешното число се зачертава и правилното число се поставя до него. Ако фърмуерът вече е запечатан с атестация, в него също се правят корекции.

Методи за подгъване

Има няколко начина за правилно флашване на документ:

1. С игла и конец. Тази опция се използва в случаите, когато е необходимо да се издаде малка заявка. Зашиването се извършва с две пробиви, през образувалите се отвори се провира конец, чиито краища се закрепват на гърба на документа. Върху възела е залепено листче с надпис, заверен с печат.
2. С помощта на перфоратор (шило) и конец. Как да флаш документи с перфоратор? Този метод е най-приемлив, когато става въпрос за по-големи количества материали. В този случай корицата на документа не се подлага на фърмуер.
3. Перфоратор за капси и шнур. Как да флашна документ с перфоратор за капси? Фитинги от метал или пластмаса могат да се използват за обработка на документи, които имат срок на годност не повече от 10 години. За архивно съдържание този метод практически не се използва, с изключение на срок на съхранение до 5 години.
4. С помощта на бормашина (отвертка). Използването на инструменти е оправдано, когато се изисква дантела на много големи обеми. В този случай материалите са свързани с достатъчно дебело въже или лента. В този случай най-често е необходимо да мигате капака заедно с кутията.
5. На машина за подвързване и автономератор. Тази опция се предлага само в печатници за шиене на голям и голям материал.

Ред на фърмуера

Обикновено подготовката на документацията се извършва от специалист, натоварен с функциите на чиновник в съответствие със заповедта на институцията или неговите длъжностни характеристики. Как да флашнете документ стъпка по стъпка? Процедурата за мигане на документи съдържа следните точки:

• Подредете документите по дата и номер на страница в правилната последователност, с лицето нагоре.
• Отстраняване на всякакви чужди части от подготвени материали: скоби, скоби и др.
• Полагане на всички листове в равен стек (ако има голям брой листове, се използва специфично приспособление).
• Направете дупки (те не трябва да излизат извън полетата, където се намира текстът, и трябва да са разположени на 1,5 см по-далеч от ръба на листа). За стандартни документи се правят 3 пробиви (понякога 4), за важни документи трябва да се направят 5. Централната дупка ще бъде разположена в средата, останалите дупки ще бъдат на интервал от 3 см всяка.

В получените пробиви се навива подходяща нишка (ако нишката е тънка, тогава се прескача два пъти), чиито краища се фиксират с възел на гърба на файла. Върху изплетените конци се прикрепя правоъгълен лист (4 на 8 см), така че краищата да останат видими. Върху стикера се посочва броя на номерираните и зашнуровани листове и данните на служителя, извършил зашиването.

Как правилно да флашнете RB документи? Точно както е описано в статията по-горе.

Удостоверителен надпис

Тази процедура е задължителна и се извършва след флашинг и номериране на целия материал. Сертификационният надпис е малко парче хартия, прикрепено към възел с конец на гърба на фърмуера.

Тази хартия показва броя на зашити листове (задължително с думи и цифри). Освен това е необходимо да се посочи дали във файла има повредени / повредени листове.

Записват се личните данни на отговорника, извършил съшиването на материалите, като се поставя и неговият подпис. Над надписа е поставен печатът на институцията. Печатът трябва да покрива самия надпис и да преминава към част от листа.

Фърмуер за архива

Материалът за архивиране изисква спазване на определени инструкции за правилното флашване на документ. Преди да започнете да шиете хартията, трябва да премахнете всички ненужни крепежни елементи, куки или други елементи, които пречат на фърмуера. Целият списък от листове е подреден в ред, купчината е оформена равномерно от всички страни.

Как да флаш документи за архива?

За стандартни документи се правят три пробиви с помощта на специална игла или шило. Дупките са разположени на еднакво разстояние една от друга (три сантиметра), като се започне от централната, която трябва да бъде разположена точно в средата на листа.

Зашиването на материали се извършва от лявата страна на стека. Необходим е отстъп (сантиметър и половина) от ръба на листа, както и от текстовата част на документа. Конецът, използван за резба, трябва да е здрав и да е около 70 сантиметра. Първоначално шнурът започва от централния отвор в края на документа и се разтяга, докато оставащата опашка на конеца стане 15 сантиметра. След това иглата се вкарва в най-горната пункция, опъва се към долния отвор и отново в централния. В крайна сметка се завързва възел с краища най-малко 6-8 сантиметра. Над образувания възел се залепва лист за проверка.

Материалите с постоянно съхранение за период над 10 години се предават в архива по опис. Удостоверява се със заверителен надпис, който предполага посочване на общия брой на делата, регистрационните им табели (изписани с думи и цифри), отдолу се поставят датата и подписите на участниците в приемането и предаването на документи.

Оказа се, че няма толкова много правила за правилното флашване на документи за архива. Основното нещо е стриктното им спазване.

Оформяне на документи за данък

Как да флаширате и запечатвате документи за Федералната данъчна служба? Подготовката на документи в тази институция практически не се различава от стандартните стандартни процеси, за които горните препоръки са описани подробно. Въпреки това все още има някои разлики от фърмуера на материалите, прехвърлени в архива. Официалните документи се зашиват със специален конец или канап. По обичайния начин се правят 3 отвора, като за счетоводни отчети са необходими 5. Зашитите хартии се запечатват с лента 3 на 5 см, която се залепва върху вързан възел от конци.

Въпреки че наскоро за заявления и учредителни документи, подадени до данъчната служба, не се изисква подаване. Разбира се, това до известна степен е плюс: ще има повече свободно време, което може да се изразходва с по-голяма полза.

Една година след приключване на делата материалите се предават в архива на кантората. Ако това не е налично, тогава те се прехвърлят в държавно или общинско съхранение. Средно нотариалната документация се съхранява до 75 години.

Едно от най-важните изисквания за зашити документи е неприкосновеността. Следователно, в случай на пропускане на лист или материал, няма да работи само с поставянето му. За да направите това, ще трябва да бродирате случая и да го оформите отново или да съставите пропуснатия документ отделно. Не е разрешено добавянето или премахването на листове към напълно завършен класьор.

Сега е ясно как правилно да флашнете и запечатате документи за данък или архив.