Как да флаш документи правилно?

Съгласно установеното правило всеки документ, състоящ се от повече от един лист, подлежи на подаване. Смята се, че това е необходимо по две причини:така че документите да не бъдат изгубени и да не бъдат частично иззети или заменени.

В същото време в някои случаи, например регистрация на индивидуален предприемач или юридически лица в държавни органи, подаване на заявление за участие в търг, подаване на предвидени от закона материали в архива, процедурата за подаване на документи е предвидени от определени инструкции, предоставени от федералните власти.

Гледната точка на законодателните структури

Трябва да се отбележи, че няма единна одобрена процедура, която да регулира процедурата за подаване на документи. Има редица ведомствени инструкции, регулиращи работата с документи в определен отрасъл.

Така че процедурата за подаване на документи в архивните институции се регулира от Методическите препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени . Във финансовия сектор - с Инструкция на Централната банка на Русия, в Министерството на данъците - Методически разяснения относно процедурата за попълване на индивидуални формуляри на документи, които се утвърждават, има и такава, която утвърждава и стандартните инструкции за деловодство .

Всички те регулират като цяло единна процедура за фърмуера на материалите. Използвайки го, ще избегнете много забавяния и ще спестите време.

В някои случаи, например при подаване на документи от частен предприемач за държавна регистрация, неправилно подадените документи ще ви бъдат върнати, за да отстраните недостатъците.

Инструменти и основни понятия

Когато мигате документи, ще ви трябват следните инструменти и материали:

• Игла (шило, перфоратор) или бормашина - зависи от броя на листите, които ще зашиете;
• Конци LSh-21 или банков канап;
• Капак 229×324 мм за архивни случаи;
• Хартиен стикер 4х8 см - заверителен лист;
• лепило;
• ножици.

Ръководство стъпка по стъпка за фърмуера

По правило поръчката и фърмуерът на документи се извършват от служител, който е натоварен с това по заповед на ръководителя или е заложен в инструкциите за обслужване.

При мигане на документи се спазва следната последователност:

• Документи се трупатспоред датите или номерацията, в правилния ред и от правилната страна.
• Всички кламери и телчетаналичните на документи се премахват, за да не пречат.
• Сега трябва да сгънетепакет документи, ако има малко от тях - не е трудно. В случай на голям обем се използва специално устройство.
• Следващата стъпка е да направите дупки.. След закрепване на документа, той трябва да може да се чете. За да направите това, се правят дупки на разстояние до 1,5 см от ръба. Те трябва да са поне 3, ако документите са важни - 5.

Първо маркирайте точките на мястото на пункцията. Централният отвор трябва да е в средата на листа, другите два на разстояние 3 см от него нагоре и надолу, ако са пет, то следващите също са на разстояние съответно 3 см.

• Ако листа до 5- дупка се прави с игла или перфоратор, в по-дебели калъфи - с шило. Допускат се до 250 листа в документи, които се прехвърлят в архивохранилището, в тях се пробиват дупки с електрическа бормашина или се използва специално устройство.
• Сега трябва да прокарате конец или канап в дупките. За здравина те се зашиват два пъти, така че краищата на конеца да са от задната страна. Дължината на краищата е 6-7 см, завързват се на възел, много стегнато, възможно най-плътно към външния лист.
• Върху възела и конеца е залепен хартиен стикер(сертификат) с размери 4х8 см, но така, че да се виждат краищата на конеца и да се вижда добре възелът върху него. Лепилото се залива върху цялото крило и внимателно се залепва, това е необходимо, за да се съхранят калъфът и материалите, които се съдържат в него и да се докаже тяхната автентичност. Можете да подготвите печатна версия на листа, като напишете текста в Word и след това изрежете лента с подходящ размер. Текстът е такъв:

В случая прошнуровани, номерирани и запечатани ___ (_______) листа

Подпис _________________ (длъжност, фамилия и инициали)

• Сега трябва да номерирате документите. Място за номера - горен десен ъгъл, номерирани с черен молив. Мастилото не е разрешено. Числата не трябва да покриват текст.

Номерирането е строго регламентирано:

• номерират се само листове и в никакъв случай страници;
• описът по делото не подлежи на номериране;
• писмата с пликове се номерират, както следва:първо се номерират пликовете, а след това останалите листове;
• материали, които вече са номерирани,все още са номерирани отново;
• по-големите листове се сгъват и номерират с един номер;
• документи със сигурно прикрепени придружаващи материали(пътни формуляри, фактури, снимки) са обозначени с едно число. Това става по следния начин: на обратната страна на основния лист се изписва на ръка опис на приложените документи, като се номерира само основният документ, в бележката към описа се посочва броят на приложените материали или се отбелязано в заверителния лист: „На лист № са приложени толкова листове според оборота на стоково-материалните запаси“;
• върху документи под формата на снимки,чертежи, номера на чертежи се поставят на обратната страна;
• слагат се цифрите на числатавъв формат на арабски цифри и възходящ;
• в многотомните дела страниците на всеки от томовете се номерират отделно.
• когато лепилото изсъхнена свидетеля броят на листовете се вписва с арабски цифри и в скоби с думи, подписва се от лицето, отговорно за съставянето на делото, а правните документи - от ръководителя и се подпечатват.

Моля, имайте предвид, че подписът и печатът трябва да бъдат поставени така, че част от тях да са разположени върху заверителния лист, а част директно върху завереното дело. Според рутината това се счита за гаранция за автентичност и неприкосновеност.

Всички зашити комплекти документи са придружени от инвентарен лист, в който се посочва:

• Име на организацията;
• Заглавие на документа;
• Дата на изготвяне;
• съдържание (резюме на целта на подготовката), съдържащо кратък списък на приложените материали4
• брой листове;
• периоди на съхранение;

и (задължително!) Посочват се съставителят (неговата длъжност, фамилия) и неговият подпис.

• По правилата не се поставя номер в описа.
• Калъфът, подготвен за архивиране, се доставя с капак 229 × 324 см (задължително), когато са включени нестандартни материали, корицата отговаря на реалните параметри.

Снимкова инструкция