Как да флаш документи правилно: диаграма, проба, инструкции

Не е разработена нито една инструкция за телбодиране на документи. Но препоръките за завеждане на дела се съдържат в Методическите препоръки на Федералните архиви, заповедта на Министерството на културата на Русия за 2005 г. № 536, инструкциите на Централната банка за управление на документи и в GOST 51141, които регулират правилата за съхраняване на документи.

Помислете за основните принципи на правилното зашиване на различни документи.

Покрийте

Преди да мигате документи, трябва да помислите за картонена корица за всяка папка. Те са:

Информацията на корицата е:

Име на организацията.
Името на отдела на организацията (например отдел човешки ресурси).
Индекс на делото.
Заглавие на делото.
Срок на годност.
Номер на тома.
Броят на листовете в класьора.
Дата на съставяне на класьора.

складова наличност

Всеки набор от документи е снабден с опис. Той съдържа информация:

Името на документа.
Дата на свързване.
Срок на годност.
Анотация (т.е. обяснение какво се съдържа в документа и защо е необходимо да се съхранява).
Списък на всички документи, включени в класьора, като се посочват страниците във всеки документ.
Данни на отговорното лице - съставител на класьора.

При номерирането не се взема предвид инвентара. Описът може да се архивира в обща папка, може да се залепи в корицата или да се съхранява отделно. Но чиновниците все още предпочитат да го мигат: вероятността за неговата безопасност е по-висока.

Номериране на листове

Нанесена е номерация арабски цифри(в редки случаи - римски), възходящ. Обикновено номерирането не е трудно, но трябва да се вземат предвид редица тънкости:

Начини за флашване на документи

Има няколко начина за обвързване на документи:

С игла и конец.Подходящ за малки документи. Зашиването се извършва на две пункции, на гърба краищата на конеца се закрепват заедно. Към конеца е прикрепен лист хартия с надпис за потвърждение и печат.
С конец и перфоратор.Методът е подобен на предишния, но по този начин можете да закрепите по-голям калъф наведнъж. Покритието обикновено не е засегнато.
С бормашина или отвертка.По този начин се зашиват мащабни калъфи. Като конец може да се използва дебело въже или шнур. Също така, този метод се използва, ако е необходимо да се шият кутията заедно с капака.
С помощта на машина за подвързване и автономератор.Този метод се предлага само в печатници.

Дневниците на трудовите книжки трябва да бъдат запечатани с печат преди закрепване с телбод.

Снимкови инструкции за мигане на документи с конци

Обща схема на фърмуера на документа

Как да флаш документи за архив

Документите трябва да бъдат предадени в архива на предприятието една година след приключването им в деловодството. След като се съхраняват за определено време в организацията, те трябва да бъдат прехвърлени в държавния, областния или общинския архив. Сроковете са както следва:

75 години - за документи по личния състав, домакински книги, записи на нотариални действия и редица други.
20 години - за проекти за капитално строителство, технологична и конструкторска документация, патенти.
15 години за научна документация.
5 години - за филмови документи.
3 години - за видео и фото документи.

Документите се предават в архива от служители на службата за управление на документи. Ако в организацията няма такова специфично звено, тогава секретарят, специалист по персонала или заместник-ръководител, в редки случаи счетоводител, отговаря за архива.

Преди да подготвите документи за архива, е необходимо да намерите подходяща корица за тях и да добавите допълнителна информация към описа, като например:

Датата на описа.
Номер на тома (ако делото се състои от няколко тома).
Фамилия и длъжност на изобретателя.

Самото изпълнение на делото се състои от следните етапи:

Контрол на групирането на документите по делото.
Картотекиране.
Номериране на листове.
Фиксиране и съставяне на потвърдителен надпис с печат.
Съставяне на описание на случай.

Видео: Как да флаш документи за архив

Как да флаш документи за данъци

Фърмуерът на документите за данъчната служба е малко по-различен от фърмуера на документите за архива. Характеристиките му са:

Документите се закрепват на 3 пробиви, като разстоянието между тях е не по-малко от 3 см.
Калъфът може да се шие с шевна игла с конци, банков канап или найлонов конец.
Документите трябва да бъдат запечатани, като върху възела се залепи хартия с размери 3х5 см. Краищата на нишките трябва да останат свободни.
На стикера има надпис за потвърждение с печат.
Счетоводните отчети трябва да бъдат зашити в 5 дупки, възелът е залепен с тишу.

През юли 2013 г. фискалната служба пояснява, че заявленията и учредителните документи могат да се подават неподадени.

Видео: Как правилно да флаш документи за данък

Удостоверителен надпис

Извършва се след завеждане и номериране на всички документи. Това е лист хартия с размери 5х6 сантиметра. Надписът е залепен на гърба на последния лист по такъв начин, че да фиксира възела на конеца, който държи кутията.

В него се посочва:

Броят на листовете във файла (с цифри и с думи).
Характеристики на вложени документи (например, ако някои от тях са скъсани).
Фамилия, длъжност и подпис на съставителя на файла.

Печатът на фирмата се поставя върху надписа, така че отпечатъкът му да е както върху стикера (т.е. върху самия надпис), така и върху листа.

Как да коригираме грешки

Основното изискване за подадените документи е неприкосновеността. Ако някъде е допусната неточност - например са забравили да прикачат документ, тогава е необходимо или да го заведете като отделен том, или да разглобите целия файл и да го презаредите отново. В подвързания случай не се допускат прикачени файлове или добавки.

Ако възникнат грешки в номерирането, тогава е разрешено използването на номериране с букви. Това означава, че същият номер се поставя на липсващия лист, но към него се добавя буква, например: 15, 16, 16a, 16b, 17 ...

Ако номерацията е нарушена по-сериозно, тогава ще трябва да се направи отново. За да направите това, трябва внимателно да задраскате неправилно поставените числа и да въведете нови.

Ще трябва да се направят промени и в сертификационния надпис: зачеркнете старите данни и поставете новите до тях.