Как да телбодирате документи

Необходимо е да се флашват документи за тяхното систематизиране.

Фирми и институции флаш документи, които трябва да бъдат прехвърлени в архива.

Удобно е да съхранявате зашитите документи и, ако е необходимо, да ги предадете на контролните органи, без да се притеснявате за безопасността и възможността за подмяна.

Теоретично такъв прост въпрос като мигащи документи не се регулира от разпоредби. Има само инструкции как да го направите:

1. Насоки, одобрени със Заповед на Федералните архиви от 23. 12. 2009 г.;
2. GOST 51141 за офис работа;
3. Също така правилата за работа в офиса, съдържащи изисквания за мигаща документация, разработена от индустриални отдели (Централната банка на Руската федерация, Министерството на данъците и таксите и др.).

Какви документи изискват такава регистрация

В институции и фирми документите се шият от почти всички структурни подразделения.

служители кадрово обслужванеотделно систематизирайте и флашнете следните документи в края на календарната година:

• заповеди по персонала,
• общи поръчки,
• щатно разписание.

Счетоводителишиене:

• отчети за разходите,
• оборотни ведомости за материални ценности,
• отгоре,
• фактури,
• удостоверения за извършена работа,
• пътни листове,
• касова книга,
• извлечения за получаване на заплати от служители на институцията в случай, че заплатата се издава на служителите в техните ръце.

чиновници: входяща и изходяща документация.

Можете да флаширате документи с помощта на следните инструменти:

• телбод;
• резби;
• Специално оборудване.

Но документите, зашити с конци, са гарантирани, че няма да бъдат заменени, което е актуално в съвременната реалност.

Най-надеждно е обшиването на калъфи с конци.

Общи правила за регистрация

Документите, които впоследствие ще трябва да бъдат флашнати, първо се сортират по дата, внимателно се прикрепват един към друг, всеки лист се номерира отдясно с арабски цифри. Номерацията започва с цифрата 1. Описът не е номериран.

За корицата изберете специална картонена корица "Case". Предлага се в различни размери и качества. За подшиване на стандартни документи се използва обикновен класьор А4.
В документите пликовете също се номерират. В този случай първо се номерира пликът, а след това листовете и снимките, които са били в него.

Ако е допусната грешка при номерирането на документите, тя се зачертава с един ред и номерирането продължава. В този случай листът ще трябва да бъде заверен с надпис „Коригиран да вярва“, да постави подписа на отговорното лице и да го запечата.

Инструкции стъпка по стъпка за тази процедура

Преди да захванете документи с телбод, отстранете всички кламери и телчета от телбода. Организирайте по дата или по важност и номерирайте всеки лист от документа. Ако полученият случай се състои от много листове, тогава можете да свържете документите със специални кламери и да започнете да шиете.

Пригответе следното инструменти и материали:

• нишки. По-добре е да използвате капрон.
• Игла. Изберете размера в зависимост от дебелината на документите за телбод.
• Лепило за хартия.
• Лист празна хартия.
• Папка хартия, картон.

Процедура:

Трябва да се каже, че ако трябва да мигате повече листа едновременно, трябва да направите поне 4 дупки. Това ще осигури стабилност и надеждност при съхранение на зашития документ.

Опростен начин за флаш документи е показан в тази видео инструкция:

Кой и как удостоверява

Документите се заверяват от ръководителя на предприятието или индивидуален предприемач. Важно е част от подписа да е както върху залепена хартия, така и върху документа.

Струва си да се каже, че подписвайки зашити документи, ръководителят поема задължения за тяхното съдържание или назначава упълномощено лице със заповед за надеждността.

Характеристики на регистрация на счетоводна документация

Подшиването на счетоводна документация е подобно на подшиването на обикновени документи. Но има една разлика. За мигащи счетоводни документи се правят 5 дупки, тъй като се получават каси в резултат на по-голяма дебелина. Само оторизиран служител може да зашива документи с телбод. Често счетоводителят е лицето, което отговаря за правенето на бизнес.

Номерирането се извършва с обикновен молив. При подшиване на документи се съставя опис на документите по делото.

складова наличностсе състои от следните раздели:

• Заглавие на документа,
• датата на изготвяне на списъка,
• списък с документи,
• подпис на отговорно лице.

Характеристики на подготовката на документи за архивиране

Документите за предаване в архива се подготвят от служители на структурни подразделения. Самата подготовка включва:

1. Систематизиране на документи.
2. Номерация.
3. Подреждане на документи в една папка, в зависимост от дестинацията.
4. Попълване на описанието.
5. Дизайн на корицата на документа.

Горната процедура за подаване на документи включва тяхното дългосрочно съхранение, т.е. най-малко 25 години.

Ако документите ще се съхраняват в архива на организацията по-малко от 10 години, са разрешени някои отстъпки, а именно не можете да извършвате:

• Номерацията на листовете в делото.
• Систематизиране на листове по делото.
• Зашиване с конци и оставяне за съхранение в папка за класьори.

Редът на зашиване е същият като при нормално изпълнение. Ако в случай да се зашие над 250 листа, тогава трябва да го разделите на няколко тома. Всеки том е подвързан.

Ако трябва да се пазят документи над 25 години, след което при подготовката за зашиване на калъфа се поставя допълнително картонено покритие, което предпазва документи и конци от прекомерно триене и придава по-красив вид на калъфа.

При подаване на файлове за архива е необходимо да се гарантира, че текстът остава четим. Номерацияизвършва се с обикновен молив в горния десен ъгъл. Не се препоръчва използването на химикалки и химикалки с гел, цветни моливи и флумастери за тези цели.

А3 листномериран като един лист и подгъв в левия ръб и прегънат. Ако чаршафът е подгънат в средата, тогава ще се вземат предвид 2 листа.

Снимки или снимки, и диаграми и картиномерирани отзад в горния ляв ъгъл. Пликовете се номерират преди всичко, отделно от хартиените им кутии.

Ако делото се състои от няколко тома, тогава те (томове) се номерират всеки поотделно.

Покрийтеформатиран по следния начин:

• Посочете името на организацията или институцията.
• Подразделение.
• Срок на годност.
• Име на делото.

Важно е да се спазват определени изисквания. Име на институцияможе да се промени. Следователно, когато съставяте корицата на документ, е необходимо да посочите 2 имена. Имената на институциите са посочени в именителен падеж. Старото име е в скоби, новото трябва да е под него.

Освен това е посочено казус тема. Това могат да бъдат актове, фактури, поръчки и др. след това структурното звено и периода, за който се намират документите в него или календарната година. Това са първата и последната дата на документите.

Ако документите са подшити с телбод за една календарна година, тогава трябва да се посочи например „Поръчки от 20015 г.“. Също така посочва срок на годност: постоянен или специфичен.

Описът не се взема предвид при номерирането на листовете в делото. Случаите могат да бъдат изброени по важност. Например харта, протоколи, планове.

Тук се разглежда видео урок за това как да проектирате папка за архивиране:

Подготовка за подаване в данъчната служба

За регистрация като предприемач или юридическо лице, както и за извършване на промени в информацията в данъчната инспекция, представените документи се зашиват в присъствието на нотариус. Нововъведенията в този случай не важат, тъй като по този начин нотариусът гарантира, че няма да последват корекции след заверка на подписа на заявителя.

От юли 2013 г. можете да подадете отчет до данъчната служба, без да зашивате документа. Този елемент е изключен от насоките. По преценка на предприемачите вече има избор да подадат документи просто в подшита или зашита форма.

Правилата за работа в офиса обаче не са отменени. И следователно е желателно да мигате учредителните документи ръчно.