Как да шиете документи с конци на ръка?

Изглежда, защо изобщо да закрепвате документи с телбод, когато можете да ги закрепите с телбод, кламер, да ги сгънете във файл или дори да ги залепите, да не говорим за електронно прехвърляне на документи? Има обаче много места, където ще трябва да носите зашитите с конец листове: в данъчната служба, в архива, в съдилищата и т.н. Това е необходимо, за да се повиши нивото на сигурност: в края на краищата е невъзможно дискретно да се замени листът върху правилно зашити документи. Това може лесно да се провери, като просто прегледате подвързаните документи.

Изглежда, че всичко е съвсем просто: мигайте листовете и ги сертифицирайте. Но има една трудност, която често обърква чиновниците - това е липсата на единно правило за шиене. В същото време данъчната служба или архивът имат право да върнат неправилно закрепени документи, което може значително да забави и без това бавните процедури. Въпреки това, не се отчайвайте: има няколко GOST, според които трябва да се извърши този процес.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

(Москва)

(Санкт Петербург)

(региони)

Бързо е и безплатно!

Какви GOST и стандарти трябва да се вземат предвид

Снимката показва как да зашиете документацията с телбод през 3 отвора

Както вече беше отбелязано, основната трудност е липсата на единен стандарт. Съществуват обаче общи правила за сертифициране, които в повечето случаи се прилагат за документи с формат A4. Можете да научите за тях в Указанията за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени със Заповед на Федералните архиви от 23 декември 2009 г. № 76 и GOST R 51141-98 „Канцелария и архивиране“.

Ако трябва да регистрирате LLC, не се колебайте да проучите „Изискванията за съставяне на документи, използвани при държавната регистрация на юридически лица, както и физически лица като индивидуални предприемачи“ от 26 февруари 2004 г. N-110 и „Методически обяснения за процедурата за попълване на формуляри на документи, използвани при държавна регистрация на юридическо лице“ (член 1, параграф 3). Трябва да се отбележи, че повечето от препоръките за документи, които се съхраняват повече от десет години.

Ако обаче имате съмнения относно верността на горната информация, по-добре е да изясните всички тънкости предварително на място. Понякога се изисква заверка на всеки лист или номерирани листове или страници. Също така си струва да запомните това всички документи, състоящи се от повече от един лист, подлежат на фърмуер.

Дизайн на корицата

Корицата е необходима за най-доброто запазване на документа. Той е два вида: нормално и дългосрочно съхранение. Първият е тънък картон, вторият е направен от по-плътен, по-твърд. В същото време за документи, които се предават за държавно съхранение, като покритие трябва да се използва само безкиселинен картон.

За зашиване на документ, състоящ се от листове с формат А4, се използва размер на корицата 22,9 x 32,4 cm, т.е. малко по-голям от самия лист.

Ако листовете, зашити в калъфа, имат нестандартен размер, тогава корицата трябва да има подходящите размери без надбавки отстрани. За по-голяма здравина освен него отпред и отзад са пришити тънки ленти от картон, през които трябва да минава въжето. В същото време има специални разпоредби дори за лепило: без пасти, само канцеларски или силикатни опции.

Ако все още не сте регистрирали организация, тогава най-леснияттова може да стане с помощта на онлайн услуги, които ще ви помогнат да генерирате всички необходими документи безплатно: Ако вече имате организация и мислите как да улесните и автоматизирате счетоводството и отчетността, то на помощ идват следните онлайн услуги, които напълно ще замени счетоводител във вашия завод и ще спести много пари и време. Цялата отчетност се генерира автоматично, подписва се с електронен подпис и се изпраща автоматично онлайн. Идеален е за индивидуален предприемач или LLC на опростената данъчна система, UTII, PSN, TS, OSNO.
Всичко се случва с няколко клика, без опашки и стрес. Опитайте и ще се изненадатеколко лесно стана!

Пагинация

За да не се объркат и загубят листовете, документът се номерира. Това е важна част от шиенето, която има свои собствени характеристики и правила:

• Преди да започнете да записвате номерата, трябва да извадите всички празни листове от кутията и да оставите инвентара настрана - той не фигурира в номерацията. След това сортирайте поддокументите по дати или други критерии, като държава или азбука. Търговете са изключение: за тях фирмите сами посочват местоположението.
• След това ви трябва обикновен молив. В прости листове номерацията се поставя в горния десен ъгъл; в пришити карти, снимки, чертежи и др. - напротив, в горния ляв ъгъл на гърба. Листите с голям формат се поставят отпред вдясно. Дори ако картата се състои от няколко листа, слепени в един, това е един лист в документа. В същото време на гърба му е изписан броят на листата: "Лист № xxx - схема на залепване на xxx листа." Това важи и за снимки, диаграми и изрезки, плътно залепени към листа: „На лист № xxx, xxx изрезки и xxx снимки са залепени според описанието на гърба.“ Ако такива вложки са залепени само от един ъгъл, тогава те са отделни листове и се номерират отделно.
• Струва си веднага да се отбележат характеристиките на широкоформатния фърмуер: сгънете листа до необходимия формат, прикрепете го към документите и вижте къде ще отиде нишката. Там трябва да го флашнете и никъде другаде.
• Ако вътре в кутията има документ със собствена номерация (брошура, списания, вестници), тогава той може да бъде оставен непроменен само ако номерата съвпадат с общите. В противен случай документът подлежи на преномериране с включване в общия списък. Ако в кутията е зашит плик с материали, материалите трябва да бъдат номерирани отделно, да поставите желания номер върху плика и да съставите отделен опис на прикачения файл. Томове или части от едно дело също се номерират отделно.
• Ако направите грешка при номерирането, трябва внимателно да задраскате числата с наклонена черта и да поставите желания номер до него. Едновременно с това се съставя нов удостоверителен надпис. Ако има твърде много грешки, файлът се преномерира, старият заверителен надпис се зачертава и се съставя нов. Ако към файла се добавят нови листове, документът ще трябва да бъде напълно преномериран. В изключителни случаи можете да разрешите използването на букви вместо цифри: 1, 2, 2a, 2b, 3.

След поставяне на номерата се съставя потвърдителен надпис. Съдържа информация за всички листове, зашити в калъфа: общия брой, какво точно е зашито (картички, снимки, изрезки), в какво състояние са (скъсани, много петна), кои номера на листовете липсват, от коя дата започна номерацията. Не забравяйте да поставите подпис, препис, длъжност, дата, формат на листа.

Описание на документа

Описът е необходим за контролно съпоставяне на наличните листове, тяхното разположение и конфигурация. Не се номерира и прилага преди първия лист. Той трябва да съдържа следната информация: фирма, град, дата, длъжност и трите имена на удостоверителя. Самият опис може да бъде представен под формата на таблица, която посочва датата на съставяне на прикачения документ, името му, кои листове обхваща и общия им брой.

Общо описание винаги трябва да придружава документа. В допълнение към него вътре в делото може да има опис, съставен на отделни листове или приложен плик.

Заверка на документ

Сертифицирането увенчава целия процес на подшиване на калъф, освен ако не се изисква сертифициране на всеки лист поотделно. Заверката е подпис на упълномощено лице, което ще отговаря за предаването на всички подвързани документи за данъчни, архивни или други органи. Поставя се на гърба на последния лист.

Как работи фърмуера като цяло? Ще имаш нужда перфоратор, конец, стикер за успокоение, както и груб конец, лента, обикновен конец или нещо подобно. Най-добре е да използвате първия вариант - той е достатъчно здрав и няма да се разкъса. Сертификационният стикер е тънка хартия със следния текст, отпечатан върху нея:

Зашити, номерирани, подписани

и печат _______ (_____) лист ___

изпълнителен директор

ООО "______"

ПЪЛНО ИМЕ"

Самата процедура изглежда така:

1. След като вземете листовете, ги поставете в перфоратор и направете две или повече дупки на едно място. Ако броят на листовете е малък, можете да ги пробиете с игла или шило, но трябва да внимавате да не разкъсате хартията. Издърпайте конеца през двата отвора, така че центърът му да е отвън, а опашките да слизат отзад. Трябва да нанижете конеца два пъти за по-голяма здравина.
2. Завържете опашките на възел, отрежете излишната нишка (дължината на опашките не трябва да надвишава шест сантиметра) и залепете готовото парче хартия отгоре, така че да покрива възела, но не го скрива напълно. Ако документът ще се съхранява повече от десет години, стикерът се прави от папирусова хартия.
3. След като лепилото изсъхне, стикерът се подпечатва и подписва от посоченото лице, като те не трябва да излизат извън ръбовете на хартията. Понякога може да се наложи допълнителна защита на информацията с лепило. В някои случаи всеки лист трябва да бъде заверен. В този случай отдолу се поставя подписът на упълномощеното лице, посочено на гърба.

Шев на 3 и 4 дупки

Целият процес на омрежване е описан накратко по-горе. В същото време се разграничават няколко опции за закрепване: за три и четири отвора. Техният общ принцип остава същият, само детайлите се различават:

• За да шиете калъф в три дупки, трябва да пробиете листа три пъти и да затегнете правилно конеца. Разстоянието между дупките не трябва да надвишава три сантиметра. Обърнете кутията и прекарайте конеца през средния отвор (върхът трябва да стърчи от първия лист). След това прекарайте конеца през горния отвор, след това през долния отвор и накрая през средния отвор. Двата края на конеца ще стърчат зад кутията и можете спокойно да завържете възел и да залепите лист хартия.
• Почти по същия начин се извършва зашиване на четири дупки, разстоянието между които е около сантиметър и половина. Обърнете документа и прекарайте конеца през втория отвор отгоре, след което го прокарайте през долния отвор. След това направете змия: втората дупка отдолу - горната дупка от първия лист - втората дупка отгоре, от която започна всичко. Завържете конец на възел, залепете пергаментова хартия и подпишете при подаване на документи.

В някои случаи е възможен фърмуер за пет дупки, докато принципът изобщо не се променя.

Този процес е обяснен стъпка по стъпка в следния видеоклип:

Защо трябва да обвързвате документация

Всеки може да се нуждае от възможността за закрепване на документи: документите се зашиват, за да кандидатстват за откриване на бизнес, за участие в търг, при подаване на документи в архив или съд, прехвърляне на счетоводни отчети или документи за персонала. В същото време е необходимо да закрепите с телбод не само оригиналите, но и копия на важни документи, които не могат да бъдат прехвърлени на мястото на търсенето.

Най-често трябва да шиете пари и счетоводство, както и много бизнес документи: бизнес книги, проектни и данъчни документи, нотариални актове. Някои от тях имат специални изисквания към фърмуера, с които трябва да сте запознати предварително. Счетоводните документи се зашиват през пет дупки, данъчните и архивните документи се зашиват през три дупки, касовите документи често се зашиват през горния ляв ъгъл.

Въпреки общите правила, някои случаи имат свои собствени отличителни черти, които е по-добре да изясните предварително, за да не се налага да поправяте всичко по-късно. И помнете важен факт: само служител с тези права може да шие документи.