Как да флаш документи

Ако една организация работи с огромен брой документи и тяхната безопасност е от голямо значение, тогава за просто съхранение трябва по някакъв начин да организирате документите. В този случай документацията на фърмуера ще бъде полезна. След като закрепите документите с телбод, можете да сте сигурни, че нито един документ няма да бъде загубен. Помислете какви документи се подават и защо се случва това.

Защо да шиете документи с конци

Зашиването на документи е задължително по закон и това не е единствената причина, поради която документите трябва да бъдат зашнуровани. Правителствен указ № 439 включва насоки за това как да телбодирате документи според стандартите GOST.

Освен това е необходимо обвързването на документацията за правилното й предаване на всяка институция, така че в бъдеще да няма въпроси относно липсата на каквито и да е листове. Също така за всички институции има едно правило, че при прехвърляне на повече от един лист трябва да се подаде документация. Понякога се налага да се зашият документи в банката на служители от съответните отдели и да се напише номера на отдела върху тях, а документацията също се зашива в съда и се вкарва във файл.

Сега въпросът е как да го направим правилно. Някои служители започват да се паникьосват и смятат, че фърмуерът има много строги правила, че листът с телбод трябва да бъде подписан с печатни букви, конецът трябва да е само найлон и т.н.

Няма обаче ясни насоки как трябва да се подава документацията. Основното нещо, което трябва да се спазва, е да не загубите необходимите документи за фърмуера, тъй като тяхната безопасност е основната задача за закрепване на документацията. И понякога се случва трети страни с цел измама или скриване на информация да могат да заменят листовете в папката или дори да ги разположат.

За да проверите дали няма липсващи листове, всички зашити листове трябва да бъдат номерирани. На обратната страна на подвързаната документация е залепен малък лист хартия, върху който е поставен печатът на организацията. От съображения за сигурност има изискване печатът да излиза извън подвързаната хартия.

Прави се подходящо вписване върху залепена хартия: зашита, номерирана (но броят на страниците е написан с думи и цифри), прошита, запечатана. Ръководителят или служителят, подготвил документите за подвързване, заверява документацията.

Образец за регистрация на зашита документация

Настройка на фърмуера на документи в офис работа

Съгласно изискванията на Министерството на правосъдието на Русия е необходима систематизация на документацията, така че целият пакет от документи да е изряден, архивиран според стандартите и т.н. В момента почти всяка компания разполага с голям брой документи . За правилното съхранение на документите те се прехвърлят в архива, откъдето при заявка можете да получите архивирани листове, документите, използвани в работата, остават публично достояние за служителите.

важно!Необходимо е да се знае какви документи се подшиват и въз основа на какви правни актове се извършва този процес.

Документи за флашване

Всеки служител на компанията, който се занимава с голямо количество документация, трябва да разбере, че не цялата подлежи на зашиване. Документът трябва да бъде подвързан, ако се състои от най-малко два листа.

Служителите на отдела по персонала показват следните оригинали:

одобрени държави;
съставяне на лични и общи поръчки.

Счетоводителите трябва да зашият:

отчети за задания;
фактури;
фактури;
технически паспорти;
книги за приходи;
справка за оборота и салдата по сметки;
актове на работа;
ако заплатата е в брой в касата на предприятието - извлечения за заплата.

Забележка!Служителите, които работят с юридически лица, трябва да знаят как да флашват документи, но в този случай документите са копия, така че не е задължително да се поставя печат. Най-общо казано, почти всички компании се занимават с фърмуер за документи, разликата е само в процеса на извършване на работата.

Закони, регулиращи зашиването на документи

На законодателно ниво стандартите за мигаща документация от всяка структура на компанията не са определени, но има общи правила за зашиване на листове. Заповедта на Росархив „Канцелария и архивно дело“ № 76, заповедта на Министерството на културата № 536 имат препоръки за това как се подвързват документите, стандартни инструкции за деловодна работа.

Постановление на правителството на Руската федерация № 439 има обща теория защо това е необходимо и как се случва това, но законът на Руската федерация „За архивирането“ описва само задължението на всички организации да съхраняват документацията, но законът не посочва как трябва да стане това. Заповед № 02 - 213 "За деловодството в Централната банка" също описва стандартите за съхранение на документи в архив във всички банки. Как да флашнете харта за данък , продиктувано от данъчната инспекция. Данъчната служба също така контролира безопасността на документите за лица, занимаващи се с предприемаческа дейност.

Възможност за закрепване на документи съгласно GOST

Методология за изготвяне на поверителни документи за фърмуер

Преди да зашиете документите, те трябва да преминат през някои подготвителни стъпки за фърмуера. Правилният процес на фърмуер се регулира от Заповед № 76 от Федералните архиви. Първо, листовете трябва да бъдат номерирани, това ще предотврати загубата на листа или скриването на информация. Всички листове са номерирани, с изключение на страницата на описа. Ако има плик с фърмуера, тогава първо се номерира пликът, а след това документите, приложени в него.

Празните листове не са вградени във фърмуера - те се унищожават. Ако има приложени снимки, диаграми и др., тогава номерът се поставя на обратната страна горе вляво. Ако е приложен лист с голям формат, тогава номерът на листа на свой ред се поставя от дясната страна в горния ъгъл. Отговорният служител заверява надписа, посочва длъжността си, подпис, дата на образуване, брой листове.

Зашитата документация трябва да е с опис, който не съдържа пореден номер. Описанието трябва да включва следната информация:

заглавие на документа, дата;
списък на всички подадени документи, техния номер, подпис на ръководителя.

След като преминете първия етап, можете да продължите към основния етап на фърмуера.

Инструкции стъпка по стъпка за мигащи документи

Нека да разберем как правилно да флаш документи с нишки стъпка по стъпка инструкции. Първоначално трябва да разберете, че фърмуерът на документите предвижда фърмуер в две, три дупки и дори четири и пет. Нека се запознаем с всяка опция по-подробно.

в две дупки

Документи, които не са от голямо значение, се закрепват с телбод с една от най-простите опции - две дупки. Но дори и с такъв прост метод, много служители се чудят как да флашват документите правилно. За да не се объркате, можете да следвате следните правила:

преди да пробиете листовете, те трябва да бъдат изравнени. За да направите две дупки, можете да използвате перфоратор или обикновена игла;
след това трябва да прокарате конец (за предпочитане да използвате силен) през два отвора, така че краищата му да се срещнат на задната страна;
нишките трябва да бъдат вързани. На възела се залепва здрава хартия, често под формата на триъгълник. Отпечатаната хартия се отпечатва върху.

Това е един от най-лесните начини за флаш документация. Други опции са по-често срещани, но по-трудни за изпълнение.

Забележка!Залепете възела, така че да няма загуба на листове. Предписан е и броят на листовете, данните на специалиста, извършил процедурата. За тези документи, които имат срок на давност над 10 години, се препоръчва използването на тишу хартия за залепване на възела.

в три дупки

Използваната техника на фърмуера е същата като при две дупки, но пробиването се прави в три дупки. Разстоянието между дупките не трябва да бъде повече от 3 см:

от друга страна е необходимо да начертаете нишка, но през средния отвор. Тоест, краят трябва да е от първоначалния лист, около 7 см трябва да се оставят на склад;
след това трябва да залепите конеца и иглата от лицето, като ги насочите в долния отвор от другата страна на документа;
след това конецът отново трябва да се изтегли през средния отвор, като по този начин се образуват два зашити възела;
сега трябва да отрежете конеца и да запазите 7 см, както при първото завъртане на конеца. Краищата трябва да бъдат вързани заедно.

За безопасността на документите отговорният служител залепва правоъгълен лист, върху който е необходимо да напишете името на служителя, подпис, както и броя на зашитите листове.

в четири дупки

Необходимо е да направите четири дупки, разстоянието между които трябва да бъде 1,5 см. След това трябва да поставите конеца във втория отвор отзад, да го издърпате през първия отвор, след това да го прекарате през втория, третия и четвъртия дупки.

Примерен фърмуер в 4 дупки

в пет дупки

Често в счетоводните отчети се използва шев с пет дупки, тъй като набор от такава документация достига много по-голяма дебелина в сравнение с останалата част. Между петте отвора разстоянието трябва да е до 5 см. При тази схема можете да използвате и телбод за документи или преса със свредла. За да не се повредят листовете в този случай, като корици трябва да се използва картон.

Как да флашнете документ в 5 дупки стъпка по стъпка:

конецът трябва да се вкара в средния отвор, оставяйки 10 см. След това конецът преминава през втория отвор отгоре;
от задната страна конецът влиза в първия отвор и след това влиза отново във втория отвор. След като направите това, единият ръб е готов;
от задната страна отново се вкарва нишка в средния отвор и се извежда през четвъртия;
сега отново конецът трябва да бъде вкаран в най-долния отвор и насочен от предната страна към четвъртия отвор;
така от задната страна се получават два конеца, които трябва да се съединят помежду си.

Как да флашнете плик със секретни документи

Поверителната документация трябва да се съхранява в непрозрачни торби по време на предаване. На секретния пакет пише, че трябва да се предаде лично, или е указано, че това е класифицирана информация.

Такива документи се телбодират на кръст.

Как се заверяват зашити документи

Отговорният служител е длъжен да завери документацията, без това няма да бъде възможно предаването на документацията за проверка или изпращането й за съхранение. В същото време не трябва да се правят грешки, тъй като по време на проверката могат да възникнат много проблеми. Ето защо е по-добре да не пропускате момента.

важно!Служителят, подписал документацията, поема цялата отговорност за нейното подаване и съдържание. Отговорността може да бъде прехвърлена на друг служител, но само ако има отделна заповед.

Заверка на документи

Като цяло фърмуерът на документацията е добра защита за ценни книжа и потвърждава, че всички документи, които се подават, са оригинални. След като разберете как правилно да номерирате документите при подаване и как протича този процес, не можете да се притеснявате за връщането на документи и необходимостта от повторното им систематизиране.