Как да зашиете правилно документи в офис работа, в архива, за данъчни цели?

Много предприемачи, секретари и счетоводители, особено начинаещи, имат въпрос: "Как да телбод документи?" Изглежда, че това е трудно? Всичко обаче не е толкова просто. Документите се предават на регулаторните органи или се архивират, което означава, че трябва да бъдат съставени в съответствие с всички норми и правила. Нека разгледаме по-подробно нюансите на тази тема.

Документацията е сложен процес по отношение на документооборота. Това важи и за фърмуера на бизнес документи. Не можете просто да сгънете купчина листове и да шиете. Много често документи се връщат именно защото класьорите са неправилно форматирани.

За да разберете как правилно да шиете документи в офис работа, трябва да се запознаете с Методическите препоръки. Те са одобрени от Rosarhiv (12/23/09).

За какво са документи?

Преди да разберем как правилно да закрепваме документи с телбод, нека обсъдим защо всъщност е необходимо това. Не всеки знае защо се прави това. Но има много организации, в които документи се приемат само в правилната, правилно изпълнена форма. Например при подаване в архива, за участие в търгове, при подаване на документи в данъчната служба и др.

Бихме искали да отбележим, че няма недвусмислена инструкция в това отношение. Съществуват обаче правила, уреждащи процедурата за обработка на документацията. Смята се, че абсолютно всички документи трябва да бъдат зашити, ако обемът им е повече от един лист. Това важи и за копия, например документи от устава на юридически лица (копията не носят печата на предприятието). Освен това зашитите листове са номерирани с арабски цифри. Те се поставят в горния десен ъгъл. За мигащи документи ще ви трябват специални конци - канап, шило, игла. На гърба на последния лист трябва да бъде залепена бележка за потвърждение, съдържаща информация за броя на страниците. Подписва се от ръководителя и се изисква печат на предприятието.

Дизайн на корицата

Когато правите документи правилно, трябва да се погрижите за корицата. Най-често това е картон. В допълнение, той може да бъде проектиран за дългосрочна употреба, да бъде стандартен (формат А4) и нестандартен.

Кориците са направени от дебел картон в случаите, когато първоначално се очаква дългосрочно съхранение на хартии (повече от двадесет и пет години). А за подаване в държавния архив е подходящ и по-опростен вариант.

Списък с документи

Преди да шиете документите, трябва правилно да съставите всичко вътре в самия калъф, така че в бъдеще да не се налага да го бродирате. В крайна сметка може да съдържа не един пакет документи, а няколко. В този случай всеки комплект трябва да бъде зашит отделно и да съдържа ясна информация за името на папката, дата на инвентаризация, списък на всички листове, пълно име. отговорно лице. Самото описание не е номерирано.

Как се номерират правилно листовете

За да номерирате правилно листовете, трябва да знаете някои правила:

1. Номерата се присвояват на листове, но не и на страници. Запомни това.
2. Описанието не е номерирано.
3. Ако сред книжата има писма, първо се номерират пликовете и едва след това всеки лист на свой ред.
4. Номерата на листовете се поставят в горния ъгъл (горния десен ъгъл) с обикновен молив. Използват се арабски цифри.
5. Ако файлът съдържа повече от един том, всеки от тях се номерира отделно.
6. Ако вътре има документи със собствена номерация, те пак трябва да преминат през общата номерация.
7. Листове с големи формати (A2, A3) се разгъват и в горния ъгъл се поставя сериен номер. Обшити са само в единия край.
8. Ако листът съдържа напълно залепени фрагменти, тогава той има само един номер, а в долната част трябва да напишете целия списък с поставени чекове и отчети на ръка.
9. Ако снимката, чековете са прикрепени към листа само с едната страна, тогава в този случай всеки от тях ще има свой номер.
10. Диаграмите, чертежите и снимките също са номерирани.
11. Схемите и картите, слепени от няколко листа, имат един номер, но в общия опис е посочено от колко листа се състоят.

Допускат ли се грешки при номерирането?

Преди да шиете документи с конци, по-добре е да се уверите, че всичко е правилно рамкирано. Особено проверете дали всички страници съдържат правилните числа. При дребни грешки (например липсващи листовки) се допуска номериране на букви, но само със съгласието на архивните работници. Това означава, че всички листове остават без корекции, а върху липсващите се поставя номер (на предходния лист) и буква.

Ако са допуснати груби грешки, тогава ще трябва да повторите работата напълно. За целта е необходим обикновен молив, за да може да се изтрие невярна информация. Но дори и да сте използвали химикал, няма значение. Старите номера са спретнато задраскани, а до тях са добавени нови. В този случай бележката за потвърждение също се променя. Тя, разбира се, не е оттеглена от случая. Просто сложи нов.

Как да шият документи с конец?

Ако сте подготвили всички документи и сте сигурни, че всички прикачени файлове са правилни, можете да продължите към следващата стъпка. Листовете се зашиват само със специални конци (те се наричат ​​още банков канап) и игла. И как да шият документи в офис работа? Нека да разгледаме подробно как това се прави стъпка по стъпка.

Трябва да бъде форматиран по такъв начин, че да може да се чете по-късно. Затова от лявата страна, на разстояние един и половина сантиметра от ръба, с шило се пробиват три дупки, една под друга. Средният отвор трябва да е точно по средата, а другите два да са на три сантиметра от него.

Ако кутията е малка, тогава е по-удобно да използвате перфоратор. А за големи обеми е по-добре да вземете шило. Много често първата и последната страница са развалени. Затова е по-добре да вземете и залепите ленти от картон в точките на пробиване, където ще премине канапът. По-добре е да подготвите нишката предварително, преди да захванете документи с телбод. Не го правете много дълго, защото може да се оплете. Седемдесет сантиметра трябва да са ви достатъчни.

За да опростим обяснението, нека номерираме дупките. Нека най-горната е номер 1, централната - 2, а долната - 3. И така, започваме да шием от задната страна на калъфа, като прокарваме иглата през отвор 2 (единият край на канапа остава зад папката) към предната страна, след това прекарваме иглата през отвор 1, отново издърпваме конеца на обратната страна. Когато свободният край на канапа и иглата са зад папката, тогава през отвор три трябва да се преместите отново към предната страна и след това отново към гърба през отвор 2. Ето как да свържете документи в архив.

Работата, както се казва, е свършена. Хартиите са зашити. Сега трябва да завържете канапа на възел (отзад). Възелът трябва да е достатъчно стегнат, за да пасне плътно на последната страница, защото ще трябва да се закрепи с бележка за потвърждение, залепена с лепило. Краищата на канапа трябва да висят свободно изпод залепената хартия.

Заверяваме документи с подпис

Изглежда, че сме разбрали как правилно да зашиваме документи. Сега остава да удостоверите подаването с подпис. Между другото, така се вика - уверяване. Извършва се на отделен лист и се залепва на гърба на последната страница. Бележката трябва да съдържа информация за броя на зашити хартии, като се посочват характеристиките (може би това е наличието на сертификати, снимки, чертежи, чертежи).

Заверителната бележка се подписва директно от директора или негов заместник, който посочва длъжността си. Самата бележка е внимателно залепена за канапа, с който сме завързали калъфа. Върху него се поставя печатът на предприятието. Но има едно предупреждение. Отпечатъкът от печата трябва да бъде отчасти върху бележката и отчасти върху листа на самото дело. Това е много важен момент. И трябва да се помни.

Разгледахме стъпка по стъпка как да зашиваме документи. Снимките, представени в статията, ще демонстрират по-ясно процеса.

Има ли разлики в подготовката на документи за данъка?

Не без причина искаме да обърнем специално внимание на изготвянето на документи за данъчни цели. Познаването на нюансите и характеристиките ще ви позволи да избегнете някои проблеми, а именно придирчивост от страна на контролиращите лица. Небрежността по този въпрос може да доведе до ненужни искове.

Има много такива случаи, когато се връщат дела, мотивирани с неправилно изпълнение. Не напразно Министерството на финансите на Руската федерация даде специално обяснение (писмо № 03-02 от 29 октомври 2015 г.) относно правилността на предоставянето на зашити документи, както и техните копия на хартиен носител.

Напомням, че по време на проверки данъчният орган има право да изисква копия на документи на хартиен носител, които трябва да бъдат заверени. От Министерството на финансите обясняват, че копие е копие, което напълно възпроизвежда оригинала. За заверена се счита само версията, която съдържа всички подробности, които придават на хартията правна сила. В същото време отделът дава препоръки как правилно да се подшиват документите и техните копия. Дават се дори фотокопия. И не се приемат под друга форма.

Как да шият документи за данък?

Предполага се, че класьорът не трябва да бъде твърде голям, не повече от сто и петдесет листа. Номерирането на листовете се изисква само с арабски цифри (плътни), като се започне от първия. Всички листове са зашити на две или четири пункции със специален конец. Краищата на тази нишка трябва да бъдат опънати към задната страна на последната страница и завързани там със силен възел.

Дават се препоръки не само за това как да телбодирате документи, но и как да подредите хартиен стикер на гърба. Трябва да покрива мястото на фърмуера и самия възел. Размерите на стикера не надвишават четиридесет - петдесет милиметра. Съдържа заверен подпис, указващ броя на номерираните страници. Всичко това се подписва от ръководителя на организацията или друг представител, който има такива правомощия. След това се поставя печатът на предприятието - така че да хване и стикера, и подписа с пълното име. лицето, заверило документите.

Службата недвусмислено подчертава, че при завеждане на преписки трябва да се гарантира безопасността и целостта на самите оригинали и техните копия. Подшитите документи се предоставят на данъчната служба с придружително писмо. Посочва основата за подаване на преписките, техния брой, броя на листовете във всяка от тях.

Вместо послеслов

В нашата статия говорихме за това как правилно да зашиваме документи в архив, за данъчни цели или просто в офис работа. Има много спорове по този въпрос, тъй като няма единен стандарт. Но ако не е трудно да се създаде картотека от вестници и документи само за съхранение в офиса за определено време, тогава обвързването и изпълнението на документите за подаване на техните регулаторни органи трябва да се вземат с цялата отговорност, за да се избегнат проблеми. Обикновено се смята, че архивирането е най-надеждният начин за съхранение на бизнес книжа, тъй като те са по-трудни за промяна или фалшификация. Надяваме се, че нашата информация ще ви бъде полезна.