Обвързването и мигането на документи е не само удобен метод за съхранение на хартиени носители, но и в някои случаи необходимо действие, регулирано от руското законодателство. Подшиването на документи е необходимо, когато става дума за документи, които не могат да бъдат захванати с телбод, като например финансови отчети.

Формуляр, наречен „Сшит, номериран и подпечатан“, се използва за попълване на документация, подадена за конкурси или имаща характер на заявка. Можете да посочите следната процедура за привеждане на документите в правилния вид:

1. Правилни документи за фърмуера;
2. Оформяне на възел от нишката, използвана за фърмуера;
3. Поставяне на хартиен стикер върху възела с надпис "зашит, номериран и запечатан";
4. Вписване на информация за броя на листовете в полетата на формуляра за стикери и заверка с печата на институцията.

Как правилно да завържете и запечатате документи?

Въпреки липсата на ясни изисквания за начина на зашиване на документи, има чести случаи, когато многолистови документи са били отхвърлени поради неправилен дизайн. Информация за техниката за извършване на фърмуера може да бъде извлечена от заповедта на Федералните архиви за „Офис работа и архивен бизнес“.

Преди да прикачите документи, те трябва да бъдат подготвени за тази процедура. На първо място, върху хартията се прилагат дупки. Местоположението на пункциите трябва да бъде строго вертикално. В случаите, когато се закрепва малко количество хартиени листове, пробиването се извършва с дебела игла или шило. В случай на работа с голям куп хартия, използвайте перфоратор.

След това на всеки от листовете на документа се прилага сериен номер.

В направените отвори се вкарва конец, въже или лента в зависимост от вида на документа и диаметъра на отворите.

Изготвяне на многолистов документ

За окончателно оформяне на многолистов документ се изработва специален стикер от хартия, съдържащ полета за въвеждане на информация за броя на листовете и печат. Стикерът представлява правоъгълник, изрязан с ножица от обикновена офис хартия с размери приблизително 4 на 5 - 6 см. С помощта на канцеларско лепило този правоъгълник се залепва така, че да покрие възела и част от дължината на нишки. Краищата на нишките трябва да са свободни.

След като лепилото изсъхне, върху стикера се поставя печат, който указва броя на зашитите, номерирани и запечатани листове в зашития документ („Зашит, номериран и запечатан от _____ лист(а)“), той се заверява от печат и подпис на ръководителя на организацията на кандидата или упълномощено от него лице, посочващо длъжността, трите имена и датата на подписване.

Подписът трябва да е ясен и четлив. Печатът трябва да бъде разположен както върху стикера, така и върху листа. Отпечатъкът от печата, разположен както върху стикера, така и върху листа на документа, както и възелът и конците, напълнени с лепило, служат за обозначаване на неприкосновеността на документа.

Външният вид и съдържанието на печата се определят в зависимост от вида на организацията, която издава документа. Например фърмуерът, издаден от държавна агенция, позволява прилагането на официални печати. За ценни книжа на индивидуални предприемачи и организации с ограничена отговорност също се налагат определени изисквания, регулирани от законодателството на Руската федерация.

Прилагане на многолистови документи

По-специално многолистовите отчети се използват за подаване на данъчните власти. В този случай документът се запечатва с печата на ръководителя на организацията, ако той е собственик на печата. За IP наличието на такова не е задължително изискване. При липса на печат се използва личният подпис на предприемача.

След преминаване през процедурите за данъчна проверка, многолистовият документ се заверява с официалния печат на представителите на данъчната служба.

Можете да поръчате изработката на автоматична щампа "Шито, номерирано и запечатано" като кликнете върху линка: