Правила за съставяне на меморандум за неизпълнение на служебни задължения от служител + примери за дизайн + полезни съвети и нюанси на изготвяне на документ

Меморандум за неизпълнение на служебни задължения: примерен формуляр и пример за попълване на формуляр е темата на днешния ни преглед. Всеки работодател е изправен пред такава ситуация като неправилно изпълнение на задълженията на служителите. Ето защо трябва да знаете как да се справяте с подобни ситуации, как да предотвратите пренебрегването на трудовата дисциплина и да поддържате хармонична работна среда в екипа. В края на краищата, за това е необходимо всеки служител качествено и навременно да изпълнява всичките си професионални задължения, резултатът от цялостната работа зависи от това.

Най-простият и най-ефективен метод за подобни проблемни ситуации е бележка (меморандум), която позволява на служителя да представи добре мотивирани официални претенции, за да го накара да носи отговорност за неправилно изпълнение на професионалните задължения. С помощта на такава бележка можете да накарате служителя да се замисли за неподходящото си поведение, например като му съобщите забележка или порицание. Също така такъв документ може да бъде основание за уволнение на служител на подходящо основание, един от членовете на кодекса на труда.

Меморандумът служи като инструмент за официално информиране на ръководителя на организацията за неправилното изпълнение от определен служител на неговите задължения, което често има сериозни последици за организацията, често под формата на значителни материални щети, както и налагане на дисциплинарна отговорност на служителя. В такива случаи често се извършват вътрешни одити. И ако има щети, някой трябва да носи отговорност за това, така че с помощта на меморандум можете официално да информирате ръководството за вината на конкретен служител за случилото се. Въз основа на този документ вече се издава заповед за налагане на дисциплинарна или друга отговорност на провинилия се служител.

По този начин този документ е основата за решение относно отговорността на конкретно лице, допуснало сериозна грешка. Нека разгледаме подробно как правилно да изготвим такъв доклад и какви нюанси трябва да се вземат предвид при съставянето му.

При наемане на нов служител неговият преки ръководител или служител на отдела за персонал е длъжен да запознае служителя с всички действащи правила в организацията. Освен това някои организации имат и допълнителни вътрешни процедури или правила за корпоративна етика. В организации, където наемането е извършено в съответствие с всички необходими процедури, по време на работа възникват по-малко въпроси и неприятни ситуации относно задълженията на служителите и тяхното спазване на трудовата дисциплина.

Длъжностната характеристика на служителя и общите правила за корпоративна етика или други подобни документи ясно описват всички задължения на служителите и техните права. Служителят на организацията трябва да спазва установените правила и да разбира, че тяхното неспазване в дългосрочен план може да доведе до материални щети на организацията, за които той ще трябва да носи отговорност. Но все още има случаи, когато служителите не обръщат нужното внимание на преките си задължения, това може да се отрази негативно на дейността на някой отдел или подразделение на организацията, компанията може да понесе загуби. И тогава прекият ръководител на провинилия се служител трябва да информира висшето ръководство за факта, който се е случил, да посочи чии действия са довели до възникването на неприятна ситуация и кой трябва да носи отговорност за негативните последици.

В такива случаи непосредственият ръководител представя меморандум на висшето ръководство, в който описва факта на случилото се и посочва лицето, което не е изпълнило задълженията си правилно. Може да има и ситуация, при която служител систематично не изпълнява задълженията си правилно и други служители трябва да изпълняват част от задълженията му или да коригират грешките му, такива случаи също трябва да бъдат доведени до вниманието на ръководството.

Протокол за неизпълнение на служебните задължения - общи положения

Меморандумът (служебната) бележка всъщност е информационен документ, в който ръководителят е информиран за неправилното изпълнение от страна на служителя на професионалните му задължения и тази бележка също е основание за налагане на дисциплинарно наказание на нарушителя. В меморандума обикновено се излагат фактите, потвърждаващи нечестното изпълнение от страна на служителя на неговите професионални задължения, и се отправя искане за прилагане на мерки за отговорност към нарушителя. Мерките за отговорност могат да бъдат: забележка, порицание, а понякога и уволнение на съответните основания на кодекса на труда.

Обърнете внимание, че докладът се съставя от прекия ръководител (ръководител на звено), само ако има основателни причини и доказателства за умишленото нежелание на служителя да изпълнява служебните си задължения или за фактите на грубо многократно неизпълнение на задълженията си и липсата на сериозни аргументи в оправданието на служителя - сериозна причина. Именно тези доказателства служат като основа за съставяне на меморандум.

Затова до изясняване на всички обстоятелства по инцидента не се съставя протокол.

И специално отбелязваме, че едва след като анализира всички факти за случилото се, именно прекият ръководител на нарушителя, а не друго лице, което реши да състави акт, го съставя и предава на по-горестоящ ръководител или директор на организацията, обикновено чрез секретар. Въз основа на доклад провинилият се служител може да бъде глобен, порицан или подложен на друго наказание. Ако служител вече има няколко доклада, той може да бъде уволнен по неприятен член от кодекса на труда.

Действащото законодателство не предвижда унифициран формуляр за отчети от този вид. Въпреки това, когато съставяте документ, трябва да се придържате към общите разпоредби за деловодство. Бележката се съставя ръчно или на компютър. Общи правила за проектиране:

1. Горе вдясно първо се посочва пълното име на адресата, а именно: длъжността на лицето и името на организацията, трите имена;
2. Име и длъжност на кандидата;
3. По-нататък в центъра на листа е заглавието „Меморандум“ и обикновено същността е посочена накратко във второто подзаглавие - „за неизпълнение на служебни задължения“;
4. Освен това следва текстът със списък на неизпълнените задължения;
5. привеждане на доказателства и доводи за вината на служителя, заключения;
6. предложения за мерки за отговорност на провинилия се служител;
7. подпис, длъжност на заявителя, трите имена, дата на изготвяне на документа.

Тъй като към момента няма ясно дефинирана и унифицирана форма на документа, са възможни някои отклонения от горния образец. Такава хартия също може да се счита за валидна.

Обикновено съставеният документ се предава на секретаря, който го регистрира и поставя върху него поредния номер на документа и датата на приемане. След това документът се предава на директора или друго висше ръководно лице.

Такива документи трябва да бъдат регистрирани в организацията, тъй като бележката съдържа официална информация, която има правни последици. Нека поговорим за методите и реда на регистрация малко по-подробно.

Обикновено един от следните формуляри се използва за регистриране на важни документи в организация:

• Форма на дневника.Организацията има специален счетоводен дневник, в който се въвежда информация за всички вътрешни официални документи на организацията. На нов документ се присвоява сериен номер, след което се правят ръчно записи ред по ред в дневника в хронологичен ред, като се посочват кратките подробности за документите. Автоматична форма. Документът се съставя на компютър и веднага се въвежда в базата данни за електронен документооборот.
• Формуляр за карта.За всеки документ се създава отделна карта с регистрационен номер и посочване на реквизитите на бележката. След това картата се поставя в класификатора. Този метод обикновено се използва в ведомствени институции.

Специфични особености на бележките

Целта на меморандума (меморандума) е да предаде на висшето ръководство искане за прилагане на дисциплинарни мерки към провинилия се служител. Докладът трябва да съдържа потвърдени факти, които отразяват неправилното неизпълнение от страна на служителя на преките му професионални задължения.

Към бележката могат да бъдат приложени документи, подкрепящи доводите на заявителя. Това могат да бъдат например документи, неправилно съставени от служител, записи от камери за видеонаблюдение и други доказателства. По посочените в бележката факти може да бъде извършена служебна проверка. Въз основа на резултатите от разглеждането на бележката и извършените действия за проверка се взема решение относно мерките за отговорност на нарушителя под формата на дисциплинарна отговорност (забележки, административно порицание) или дори уволнение на служителя по силата на съответния член от Кодекса на труда. Това решение се взема под формата на заповед на ръководителя на организацията.

Както беше отбелязано по-рано, бележка се съставя и разглежда от висшето ръководство на организацията само ако служителят не е изпълнил преките инструкции на своя пряк ръководител или текущите си професионални задължения, без основателна причина. В случай на спор трябва да се извърши вътрешен вътрешен одит.

Ако организацията вече е разработила специални формуляри или шаблони за такива документи, в този случай те трябва да се използват. Бележката може да бъде попълнена на ръка във формуляр, на компютър или написана изцяло на ръка.

Понякога във вътрешните правила на организацията се посочва, че докладът за неизпълнение на професионалните задължения трябва да бъде съгласуван с определени длъжностни лица. Трябва да се спазва предписаният вътрешен ред, в противен случай бележката няма да бъде приета от директора или друго висше длъжностно лице.

Както вече казахме, протоколът за неизпълнение на професионалните задължения всъщност съдържа искане за налагане на отговорност на провинилия се служител. Ако висшестоящият ръководител вземе положително решение, че служителят на компанията трябва да бъде държан отговорен за грешката си, тогава служителят носи определено наказание за деянието си, което му се налага от ръководството на организацията, за да се предотвратят подобни повторения. ситуации.

Но се случва, че провинилият се служител разбира и признава погрешността на своето поведение или действия, извършени от него, в резултат на което той бързо се коригира, стреми се да не прави подобни грешки в бъдеще, опитва се да полага повече усилия, за да изпълни задълженията си , опитвайки се да се възстанови и да си възвърне самочувствието. В такива случаи прекият ръководител (шефът) на провинилия се служител може да подаде молба за премахване на наказанието или друго облекчаване на наказанието на служителя. Такъв документ се съставя като протокол за неизпълнение на задълженията.

Нека разгледаме подробно какво точно трябва да се посочи:

1. длъжност на ръководителя и име на организацията, пълно име;
2. длъжност на съставителя на бележката, трите имена;
3. заглавие "Меморандум";
4. следва линк към заповедта за налагане на наказание на служителя, като се посочват датата и номерът на тази заповед;
5. дават факти за новите трудови успехи на служителя и причините за отмяна на наказанието;
6. искане за предсрочно отмяна на дисциплинарни мерки или смекчаване на наказанието;
7. името и длъжността на съставителя на меморандума;
8. дата на изготвяне на документа, подпис на заявителя.

Заключение

В момента руското законодателство не предвижда конкретен унифициран формуляр или формуляр за такива бележки, но самите организации имат право да изготвят формуляри (шаблони) за такива цели.

При съставянето на такива документи трябва да се ръководите от общоприетите правила за работа в офиса, да посочите всички необходими подробности. Спазването на тези прости правила ще помогне да се избегнат спорове или дори конфликтни ситуации.

В текста на документа е необходимо ясно да се посочи кои служебни задължения служителят не е изпълнил, да се представят доказателства за този факт и последиците от действията му и да се предложат мерки за отговорност на нарушителя.

Обърнете внимание, че нито един екип не може да мине без нарушения на задълженията или трудовата дисциплина, следователно ръководният екип трябва да знае основните правила за съставяне на такива документи, а служителите трябва да са наясно с мерките за отговорност, в случай на неизпълнение на служебните си задължения задължения.

Анализирахме основните правила и дизайна на доклада за неправилно изпълнение на задълженията, разгледахме различните нюанси, които възникват в такива ситуации. Самият документ не е труден за съставяне, може да се каже, че е съставен в произволна форма. Някои точки обаче трябва да се знаят и вземат предвид. Също така ви казахме какви важни обстоятелства от случилото се трябва да се вземат предвид, преди изобщо да се състави такава услуга.

Наистина, в повечето случаи е достатъчна проста, добре направена забележка към служител. Или може би просто трябва да разберете причините, поради които служителят не е успял да изпълни адекватно задълженията си, това също се случва често и не винаги причините са на повърхността. Понякога е необходимо да се промени схемата на работа в дадена сфера на труда, да се направят корекции в установения ред поради промяна в икономическата ситуация или може би трябва да се коригира производственият процес.