Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал " Генеральный регламент", в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться "архивариус". В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность "архивист".

Основные положения

Архивариус - это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

• формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
• прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
• выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
• формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

• предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
• соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

• различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
• порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
• единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
• методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
• порядок подготовки документов к хранению и применению;
• порядок учета и формирования отчетности;
• организационная структура компании;
• навыки работы на ПК на уровне профессионала;
• методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
• навыки работы с колоссальными объемами информации;
• трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным ("архивное дело", "документоведение"), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия "архивариус", обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

Достоинства:

• несложная работа в физическом плане;
• не обязательно получать специальное образование.

Минусы профессии:

• большинство работников считают ее самой скучной профессией;
• невысокий уровень оплаты труда;
• практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы - 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

• отличная память;
• умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
• умение обращать внимание на детали;
• навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
• способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
• тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

• умение организовывать;
• аккуратность;
• упорство;
• умение контролировать себя;
• четкость;
• усидчивость;
• педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

• неаккуратность;
• узкий кругозор;
• неумение организовывать себя;
• невнимательность;
• импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии "архивариус":

• обязанности поддержания документов в сохранности;
• отслеживание применения документов;
• выдача по запросам документов, справок;
• формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
• прием документации на хранение на долгий срок;
• проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
• создание системы входящей информации;
• отправление сведений по делам в государственный архив;
• формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

• знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
• выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
• в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
• просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
• обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ - за нанесение материального вреда.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

архивариуса

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса "____________" (далее - "Организация").

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

Единую государственную систему делопроизводства;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Порядок ведения учета и составления отчетности;

Структуру Организации;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Основы трудового законодательства;

Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:

2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.

2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3. ПРАВА

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Архивариус несет ответственность за:

4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________________/_________________/ (подпись)

Архивариус организует работу по ведению архивного дела в организации. В частности, в должностные обязанности архивариуса входит хранение и обеспечение сохранности документов, которые поступили в архив компании. Рассмотрим, как прописать должностные обязанности архивариуса 2017 в должностной инструкции.

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения может быть более объемной, чем тот же документ в коммерческой организации. Это связано с тем, что в бюджетных учреждениях, например, образовательных или медицинских, обычно очень большой документооборот. Он может быть как электроным, так и вестись на бумажных носителях.

Обязанности архивариуса

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения 2017 закрепляет, что сотрудник обязан:

принимать и обрабатывать архивные документы, в том числе сортировать их по видам. Помимо этого архивариус выдает документы или их копии сотрудникам подразделении в пределах их полномочий. Кроме того, архивариус составляет отчетность по документообороту и т. д.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Основной функцией архивариуса в медицинском учреждении является обеспечение сохранности до- кументов, которые образуются в процессе деятельности учреждения.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предусматривает, что его назначает и увольняет главный врач в соответствии с действующим законодательством. Архивариус обычно непосредственно подчиняется заместителю главного врача по общим вопросам.

В своей работе архивариус руководствуется приказами и распоряжениями главного врача, типовым положением об архиве учреждения, должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения содержит следущие обязанности:

>принимать, регистрировать и хранить законченные делопроизводством документы;

осуществлять контроль за сохранностью и правильностью оформления дел в структурных подразделениях, участовать и давать рекомендации по составлению номенклатуры дел.

создавать и пополнять научно-справочный аппарат на документы, которые подлежат передаче на государственное хранение;

участвует в разработке номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления при передаче дел в архив.

шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

составляет сводные описи единиц как постоянного, так и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

ведет работу по составлению справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и оперативный их поиск;

участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Кроме того, в рамках своих должностных обязанностей архивариус предприятия:

• следит за состоянием документов, своевременным их восстановлением, обеспечением в помещениях архива условий, которые требуются для их сохранности;
• следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещении архива;
• выдает по запросам архивные копии и документы;
• составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• готовит информацию для составления отчетности о работе архива;
• принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Архивариус должен знать:
   1. 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
   2. 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
   3. 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
   4. 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
   5. 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
   6. 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
   7. 4.7. Структуру предприятия.
   8. 4.8. Основы организации труда.
   9. 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
   10. 4.10. Законодательство о труде.
   11. 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
   12. 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
   1. 5.1. Положением об архиве.
   2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:
   1. 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
   2. 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
   3. 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
   4. 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
   1. 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
   2. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
   3. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
   4. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
   5. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
   6. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
   7. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
   8. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
   9. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
   10. 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
   11. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
   12. 2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

«МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ

ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР

«СИБИРСКИЙ РЕЕСТР»

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Генерального директора

от 08.г. № 1/1

Должностная инструкция

Специалиста архива

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).

1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).

Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.

1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).

1.4. Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.

1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:

требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО "Сибирский реестр" (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг ; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

На Специалиста архива возложены следующие функции:

Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.

· Контроль за состоянием документов в помещении архива.

Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.

3. ОБЯЗАННОСТИ

К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:

Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений , содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности , охраны труда , противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.

4. ПРАВА

Специалист архива имеет право:

Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:

За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.

6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:

Должен иметь высшее образование . Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:

действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

С инструкцией ознакомлен:

____________________________________________ _______________ «_____» ______________ 20 ___г.

(Ф. И.О. – указываются полностью) (подпись) (дата)