Федеральное Государственное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

Национальный Исследовательский Технологический Университет "МИСиС"

Кафедра автоматизированных систем управления

Курсовая работа по курсу

"Теория систем и системный анализ"

Выполнил : Авдошина Ольга

Группа: МА-10-1/И810-4

Преподаватель : Морозов Е.А.

Москва2014

1.Определение нормативно-справочной информации 3

2.Проблемы и потребности компаний к системе управления НСИ. 3

3.Едина система управления НСИ (ЕС НСИ) 5

4.Создание автоматизированной системы управления НСИ 8

4.1.Анализ НСИ 8

4.2.Выбор архитектуры и оценка стоимости создания автоматизированной системы управления НСИ 10

4.3.Внедрение 15

5.Лица, ответственные за ведение НСИ 16

6.Эффективность внедрения 18

7.Список использованной литературы 20

1. Определение нормативно-справочной информации

В основе работы каждой автоматизированной системы лежит нормативно-справочная информация (НСИ). НСИ – это условно-постоянная часть всей корпоративной информации, не претерпевающая существенных изменений в процессе повседневной деятельности организации. В состав НСИ входят: словари, справочники и классификаторы, элементы которых (например, коды, наименования материалов, услуг, контрагентов, единицы измерения и т.п.) используются при формировании текущих документов.

Справочные данные используются в автоматизированных системах при формировании оперативных документов, планировании и отчетности. Соответственно, качество этой плановой, оперативной и отчетной информации напрямую зависит от качества НСИ. Ошибки в управлении, связанные с некачественной информацией, обходятся бизнесу иногда много - миллионными потерями.

1. Проблемы и потребности компаний к системе управления нси.

В компаниях, как правило, используется несколько автоматизированных систем, поддерживающих различные бизнес-процессы, в которых независимо друг от друга ведутся одни и те же справочники. Такая совершенно типичная ситуация вызывает следующие проблемы:

Дополнительные расходы на независимое ведение одних и тех же справочников;

Дополнительные расходы, связанные с обеспечением информационного взаимодействия систем, использующих различные справочники одних и тех же объектов НСИ;

Большая трудоемкость и высокая затратность формирования консолидированной отчетности на основе данных, в которых одни и те же объекты справочных данных (товары, услуги, контрагенты) имеют различные коды и наименования;

Низкое качество нормативно-справочных данных.

Что значит “некачественные” нормативно - справочные данные? Это справочные данные, которые:

Имеют проблемы структуризации МТР по группам;

Дублирующиеся или противоречивые данные справочника материально-технических ресурсов (товары и услуги) в 70 % случаев приводят к значительному увеличению складских запасов предприятия и образованию неликвидов. Например:

Отсутствие нужных параметров в описании товара в справочнике может привести к тому, что будет закуплен товар, не отвечающий требуемым характеристикам. В результате, на складах образуются неликвиды;

Наличие дублей в справочнике не позволит корректно выполнить автоматическое сведение всех заказанных одноименных МТР с целью получения сводной заявки. В результате заказ будет размещен у поставщика разными партиями и компания не получит скидку за размещение заказа большого объема, а следовательно, закупка будет выполнена по более высокой цене;

Использование разных кодов и наименований МТР различными подразделениями не позволяет производить анализ наличия МТР на складах и использования имеющихся запасов, вместо закупки новых МТР, что также приводит к финансовым потерям.

Низкое качество данных НСИ является следствием отсутствия специализации в ведении НСИ. Задачи повышения эффективности бизнеса, необходимость построения современного фундамента для развития ИТ-ландшафта компаний, построение новых корпоративных ERP-систем и развитие существующих требуют повышения эффективности управления нормативно - справочными данными. Внедрение Единой системы управления НСИ решает эту задачу.

Отрасль: Энергетика и ЖКХ

Поскольку Росатом объединяет множество предприятий и организаций, создание общеотраслевых справочников является необходимым условием для централизации и обеспечения прозрачности закупочной деятельности и отношений с поставщиками, а также для организации совместной работы ИТ-систем предприятий отрасли. Именно поэтому проект по созданию единой отраслевой системы нормативно-справочной информации (ЕОС НСИ) был включен в «Программу трансформации финансово-экономического блока и информационных технологий» Госкорпорации. Система ЕОС НСИ охватит организации блоков «инжиниринг и строительство атомных станций», «эксплуатация атомных станций», «жизненный цикл ядерного топлива». По итогам открытого конкурса к реализации проекта была привлечена компания IBS, в качестве платформы выбрано специализированное решение SAP.

К настоящему моменту завершен пилотный проект по созданию ЕОС НСИ. В его рамках создан ряд справочников: «Контрагенты» (дебиторы/кредиторы, юридические лица, резиденты/нерезиденты), «Материально-технические ресурсы» (МТР), «Элементы промышленных объектов», «Единый план счетов», набор общероссийских справочников и классификаторов. Наиболее востребованными стали справочники «Контрагенты» (в настоящий момент содержит около 70 тыс. записей), «МТР» (около 150 тыс. записей) и «Единый план счетов». Уже в ходе пилотного проекта к ЕОС НСИ по справочнику «Контрагенты» были подключены 215 предприятий, по справочнику «МТР» - 35 предприятий. Всего в системе работает более 4 тыс. пользователей, их доступ обеспечен с помощью портального сервиса.

Сейчас ведутся работы по тиражированию системы. Ожидается, что к 2012 году общее число пользователей ЕОС НСИ достигнет порядка 10 тыс. человек. Таким образом, данный проект в области организации нормативно-справочной информации на платформе SAP станет одним из самых масштабных в мире и крупнейшим в Европе. Результаты проекта и возможности ЕОС НСИ будут использованы в целом ряде других ИТ-проектов Госкорпорации «Росатом». Среди них - создание единой отраслевой системы закупок, единой отраслевой системы интеграции корпоративных приложений, единой отраслевой системы документооборота, системы управления имущественными активами, внедрение системы единого расчетного центра и др.

«Централизация процессов ведения нормативно-справочной информации и использование соответствующей информационной системы, во-первых, повысит качество и достоверность информации, предоставляемой ИТ-системами. Во-вторых, позволит снизить затраты и временя для формирования консолидированной отчетности. В-третьих, минимизирует риски из-за неполноты или некорректности данных для платежей. Также это позволит оптимизировать и обеспечить прозрачность процессов закупок и работы с поставщиками, сократить время планирования закупок и снабжения МТР, оптимизировать процесс ведения НСИ за счет организации единой среды управления », – отметил руководитель направления по программе НСИ ЗАО «Гринатом» Кирилл Суковых .

Создание единой системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ) поможет решить целый комплекс проблем, вызванных множественностью точек ввода НСИ, отсутствием единых стандартов ведения НСИ и недостаточной квалификацией персонала.

Результат внедрения централизованной системы управления НСИ - приведение записей корпоративных справочников к стандартному, легко идентифицируемому виду, устранение неактуальной и дублирующейся информации, организация единой точки ввода, обработки и контроля содержимого справочников. Все это предоставляет возможности для улучшения качества консолидации учетных данных, упрощение задач подготовки бухгалтерской отчетности и отчетности по МСФО, оптимизации материальных запасов, повышения качества управленческих решений.

Централизованное управление нормативно-справочной информацией с DATAREON

Специалисты DATAREON имеют значительный опыт систематизации нормативно-справочной информации , разработки единых регламентов использования и ведения НСИ, внедрения специализированных автоматизированных систем управления НСИ на базе MDM-системы «1С:Предприятие 8. MDM Управление НСИ ». В рамках выполненных проектов специалистами DATAREON проводилась экспертная обработка записей справочников МТР, услуг, контрагентов, справочников финансового блока, организационной структуры и управления персоналом.

Успешный опыт работы в области управления НСИ, апробированные на практике эффективные методики и собственная экспертиза позволяют DATAREON оптимизировать использование ресурсов предприятий-клиентов в результате автоматизации управления НСИ.

Для уточнения, каким образом автоматизация управления нормативно-справочной информацией может быть полезна и экономически целесообразна именно для вашего предприятия, пожалуйста, обращайтесь к нам .

Что такое нормативно-справочная информация (НСИ)?

Нормативно-справочная информация - условно-постоянная составляющая общей корпоративной информации. Она используется при регламентации деятельности компании, обеспечивая "сшивку" данных, сопровождающих бизнес-процессы компании. Другими словами, НСИ - это ядро единого информационного пространства организации, включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия.

Предпосылки для организации централизованного управления нормативно-справочной информацией

Создание единого информационного пространства - необходимое условие эффективного управления современными крупными и средними предприятиями. Формирование единой среды предполагает интеграцию управленческих процессов, сопровождающуюся нормализацией информационных потоков. Часто перемещение информации на разных внутрикорпоративных технологических участках поддерживается различными информационными и учетными системами. Соответственно, возникает необходимость интеграции этих систем.

Задача интеграции информационных и учетных систем состоит из двух взаимосвязанных частей: интеграции данных и следующей за ней интеграции приложений. Выполняя интеграцию данных, предприятию следует провести унификацию и стандартизацию нормативно-справочной информации.

Для чего необходимо централизованное управление НСИ

• Рациональная работа корпоративной информационной системы в целом
• Повышение достоверности и полноты первичной учетной и консолидированной отчетной информации
• Обеспечение совместимости учетных и отчетных документов
• Централизация ответственности за качество нормативно-справочной информации
• Использование качественной (актуальной, полной, непротиворечивой, достоверной, унифицированной) нормативно-справочной информации всеми пользователями информационных и учетных систем предприятия
• Рост эффективности принимаемых управленческих решений и оперативного контроля ключевых производственно-экономических показателей в результате консолидации стандартизованных данных НСИ

Когда речь заходит о масштабах и сложности тех или иных информационных систем, обычно приводятся такие характеристики, как число рабочих мест и потоков обрабатываемых документов, общий объем баз данных. Однако в последнее время в качестве интегральной характеристики все чаще упоминают количество и размеры справочников. Несведущим людям это не очень понятно, но специалистам такие сведения говорят о многом. Ведь именно справочные данные (номенклатура товаров и изделий, реквизиты партнеров, поставщиков и клиентов, описание структуры организации и пр.) являются по сути информационным ядром системы управления предприятием, включающей учетные задачи, планирование ресурсов, , САПР и т. д.; они обеспечивают согласованность и консолидацию данных, устраняют избыточность информации и оптимизируют поиск нужных сведений. Кроме того, справочники объединяют все остальные документы системы - счета, договора, приказы и пр. - на протяжении всего ее жизненного цикла.

В настоящее время одна из наиболее важных проблем развития информационных технологий корпоративного уровня - интеграция данных. Довольно часто она понимается как умение работать с различными форматами данных из разных физических источников (в том числе и преобразовывать их из одного формата в другой). Но такое представление - по крайней мере поверхностно. На самом деле согласование и правильное понимание информации невозможно без ее содержательного осмысления с использованием единых справочников.

Рис. 1. Организация работы централизованной службы НСИ

Данная проблема актуальна во всем мире, но ее значение особенно велико для России, и тут можно выделить два момента:

Автоматизация отечественных компаний, как правило, развивалась снизу вверх, путем постепенной компьютеризации отдельных участков и подразделений. Помимо использования различных программно-аппаратных платформ в них применялись и локальные справочники, объединить которые - задача не из простых;

На современном этапе формирования рыночной экономики в нашей стране идут активные процессы слияния, поглощения, формирования холдинговых структур и т. д. В этом случае встают сложные задачи объединения информационных ресурсов, но зачастую уже на уровне законченных систем управления предприятиями.

Мы выделили эти два пункта, чтобы отметить принципиальные различия стоящих за ними ситуаций. В первом случае в общем-то можно говорить просто об ошибках при создании системы - нужно было изначально создавать единую справочную систему предприятия, реализуя методологию проектирования сверху вниз. При объединении же разных предприятий положение намного сложнее, ведь речь здесь идет о независимых компаниях.

Рис. 2. С помощью технологии Ontologic 5.0 можно создать единую систему управления НСИ

Но подобные внутренние проблемы организаций - это лишь надводная часть айсберга! В эпоху глобализации экономики и электронного бизнеса информационные системы предприятий должны общаться с информационными системами партнеров, поставщиков, клиентов. И говорить они должны на понятном друг другу языке. Далее можно было бы перейти и к вопросам государственного управления...

Для иллюстрации значимости справочной информации приведем только два примера.

1. Как известно, около года назад была создана англо-российская компания ТНК-ВР, которая образовалась в результате череды предварительных слияний крупных промышленных компаний (ОНАКО, СИДАНКО, ТНК). Одной из первых задач, поставленных руководством новой компании, была организация единого корпоративного справочника-классификатора материально-технических ресурсов. Это требовалось выполнить еще до определения других направлений разработки интеграционных решений и систем управления. Более того, именно совместная нормативная база должна была помочь формированию единого корпоративного англо-русского менталитета (в компании работают специалисты российской ТНК и английской ВР) и общему пониманию ведения бизнеса.

2. В конце второй мировой войны президент США Рузвельт поставил задачу разобраться в причинах проблем с поставками запчастей на фронт. Проведя необходимые исследования, американцы пришли к выводу, что запасные части в войска отправлялись в количестве, в несколько раз превышающем потребность в них. При этом запчастей по-прежнему не хватало из-за того, что на складах скапливались одни и те же изделия, но обозначенные по-разному и носившие разные названия. В итоге президент издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд, и в первую очередь для нужд обороны и безопасности. В последние двадцать лет США ежегодно вкладывали от 2 до 4 млрд. долл. только в реализацию программ стандартизации с использованием модульных структур (аналогов продукции), позволяющих сократить номенклатуру предметов снабжения министерства обороны приблизительно в три раза.

Управление нормативно-справочной информацией

Для обозначения подобной справочной информации в автоматизированных системах управления предприятиями на Западе используется термин Master Data (мастер-данные, основные данные), а задачи управления ею получили название Master Data Management (MDM). Однако в русском языке сейчас чаще применяется понятие нормативно-справочная информация (НСИ), которое появилось в дисциплинах, касающихся управления народным хозяйством еще в докомпьютерные времена. В данном случае определение "нормативная" отражает то факт, что проблема создания справочников корпоративного уровня выходит далеко за пределы собственно предприятия, она должна решаться с учетом отраслевых, государственных и международных стандартов.

Можно дать такое определение: НСИ - это условно-постоянная часть всей корпоративной (учрежденческой) информации, в отличие от текущей информации, формируемой непосредственно в процессе деятельности организации. В состав НСИ входят словари, справочники и классификаторы, данные из которых (например, термины, единицы измерения, коды, наименования материалов, контрагентов и т. п.) используются при формировании текущих документов. Так, при формировании в компьютере счета-фактуры наименования материалов, единицы измерения, наименование предприятия-получателя (контрагента), его реквизиты и ряд других полей, как правило, выбираются из справочников, встроенных в систему, а не вводятся вручную.

Чтобы оценить масштабы задач MDM, можно привести такие данные. Для крупных компаний нефтегазового сектора размеры справочников материалов составляют от 100 до 250 тыс. позиций, а по контрагентам - от 3 до 12 тыс. записей.

Вполне очевидно, что вопросы создания и поддержки в актуальном состоянии НСИ выделяются в разряд самостоятельных задач в системе управления предприятием в целом, этим зачастую занимается отдельная служба компании.

По оценкам экспертов, в нашей стране стоимость обработки одной записи НСИ составляет 2-5 долл. (за рубежом - 10-20 долл.). Соответственно стоимость одного проекта по формированию НСИ крупного предприятия можно оценить в 400-1000 тыс. долл. (включая стоимость ПО, консалтинга по внедрению и сопровождения).

Первыми к пониманию необходимости выполнения работ по НСИ как самостоятельной части создания системы управления организацией подошли нефтегазовая отрасль, а также ряд государственных и региональных структур. Сейчас в России выполняется примерно 10-15 крупных проектов по этой тематике, при этом аналитики отмечают быстрое повышение интереса к данным работам со стороны как корпоративного, так и государственного секторов. Для удовлетворения растущих потребностей клиентов нужна выверенная методология реализации подобных проектов.

Проблема создания корпоративной системы НСИ заключается как раз в том, что она не имеет простого решения. Казалось бы, самый разумный способ - использовать готовый набор справочников (международных, государственных, отраслевых). Но дело в том, что пользоваться им конкретному предприятию будет крайне неудобно (они слишком избыточны и не учитывают специфики организации), к тому же создать такую глобальную систему НСИ в полном объеме просто невозможно (подробнее на эту тему см. статью Дмитрия Гулько "Как избежать типовых ошибок при построении корпоративных и отраслевых систем нормативно-справочной информации", PC Week/RE, N 18/2004, c. 35).

Решение задачи возможно только в виде создания специализированной системы ведения НСИ с применением соответствующих стандартов, методик и программных средств. Фактически в этой работе должны соединяться усилия трех сторон:

Создателей нормативов и стандартов (как государственных, так и отраслевых);

Поставщиков базового ПО;

Системных интеграторов и консультантов, которые все это могут реализовать с учетом отраслевой практики, национальной специфики и т. д.

В советские времена государственные органы очень активно занимались вопросами нормативного регулирования. С началом перестройки произошел провал в этой деятельности, и лишь 5-7 лет назад правительственные структуры опять взялись за эту работу. Уже принято несколько законов и постановлений по данной тематике, и в настоящее время действует несколько государственных стандартных систем классификации продукции и видов деятельности (ОКП, ОКВЭД, ОКДП, ТН ВЭД, ЕКПС). Однако каждая из них имеет свое специализированное назначение и не пригодна для использования в чистом виде в отраслевых или корпоративных системах. Западные же системы классификации невозможно применять у нас в силу значительной национальной специфики нашей экономики. В целом нужно отметить, что для упорядочивания ситуации в области корпоративной НСИ желательно более активное участие государственных органов, но при этом не переходящее грань разумного регулирования.

Рис.3. Функциональная схема системы ведения НСИ

Вопросы Master Data Management находятся в поле внимания и поставщиков базового ПО. При этом они подходят к их решению с разных направлений. В первую очередь, естественно, этими задачами занимаются производители ERP-решений, и лидером тут является SAP. Другой пример - разработчики инфраструктурного интеграционного ПО. Тут следует назвать корпорацию IBM - недавнее приобретение ею компании Ascential Software во многом объясняется именно намерением корпорации усилить направление MDM (см. PC Week/RE, N 10/2005, с. 12). И, наконец, нужно сказать о поставщиках систем управления документами (например, Hummingbird). Их присутствие в сегменте MDM объясняется, с одной стороны, опытом решения задач интеграции данных, а с другой - необходимостью использования для управления НСИ интеллектуальных технологий обработки неструктурированной информации.

Что касается системных интеграторов и консалтинговых компаний, то вопросами MDM занимаются в той или иной степени все фирмы, выполняющие крупные проекты по созданию систем управления предприятиями. Некоторые из них ("Интертех", ЛАНИТ, IBS, "Юнит Спейс", "Каталит") имеют специализированные наработки в этой области. Далее мы кратко расскажем о предложениях по построению корпоративных систем НСИ фирмы "Интертех", которая за последние годы приобрела солидный опыт внедрения подобных решений в таких компаниях, как ТНК-ВР, "Татнефть", СИБУР, а также в различных федеральных ведомствах, департаментах правительства Москвы и т. д. Недавно она заключила соглашение о сотрудничестве в сфере MDM с корпорацией SAP (см. PC Week/RE, N 13/2005, с. 49).

Технология построения НСИ от компании "Интертех"

Методология, предлагаемая "Интертех", подразумевает создание единой системы ведения НСИ, увязывающей в общекорпоративное информационное пространство всю нормативно-справочную информацию подразделений, дочерних предприятий и партнеров компании (рис. 1).

Ее реализация требует прежде всего разработки и принятия набора стандартов и регламентов ведения НСИ предприятия. В качестве технологической основы построения систем НСИ используется онтологическая модель классификации и кодирования - формального описания объектов учета, основанная на выделении их существенных свойств (рис. 2). Такой подход обеспечивает накопление любого количества непротиворечивой информации и сочетает в себе достоинства иерархической, фасетной, адаптивной и ссылочной систем классификации. В целом данная методика позволяет стандартизировать действия специалистов-экспертов при осуществлении ими операций по классификации и кодированию групп (классов) объектов учета, определению свойств (признаков) классов и их значений, построению навигационных иерархий. Она также включает описание типовых пользовательских запросов, разбитых на группы по степени неопределенности и неточности формулировок, и рекомендации специалистам (экспертам) службы поддержки.

Рис. 4. Основные этапы работ по созданию единой системы ведения НСИ

Собственно система ведения НСИ реализована в виде программно-аппаратного комплекса (рис. 3), в состав которого входят инструменты ведения справочников и классификаторов, средства поиска объектов учета, модули обмена информацией между экспертами и пользователями, механизмы интеграции с внешними приложениями. Его основными интегрированными между собой функциональными подсистемами ПО являются "АРМ пользователя", "АРМ эксперта" и "АРМ администратора". Система в стандартной конфигурации базируется на технологиях Microsoft (ОС - Windows, Web-сервер - IIS, СУБД - SQL Server), но в ней предусмотрена и возможность использования других программных платформ.

Компания "Интертех" разработала также поэтапную методику внедрения системы НСИ предприятия (рис. 4). Лежащий в ее основе подход опирается на ряд основных принципов.

Эволюционность развития системы предполагает пошаговый переход к современным методам ведения и сопровождения корпоративной НСИ. Общая схема такого подхода выглядит следующим образом: старое -> старое + новое -> новое; на промежуточных этапах допускается параллельное существование старой и новой систем.

Адаптивность системы НСИ к специфике и ландшафтам существующих прикладных систем (в том числе системы ERP-класса) и к различным системам классификации и кодирования предполагает ее способность интегрироваться с внешними системами.

Преемственность позволяет сохранить все лучшее и ценное, что наработано годами и десятилетиями. Это касается использования потенциала специалистов НСИ, стабильного функционирования действующих прикладных систем, возможностей миграции и преобразования накопленных информационных массивов.

Стандартизация и унификация регламентов и методики использования и сопровождения корпоративной НСИ, систем классификации и кодирования позволяют обеспечивать постоянную актуальность и доступность НСИ в масштабах всей компании.

Учет человеческого фактора подразумевает возможность работы в системе различных категорий пользователей, с разными навыками и степенью "продвинутости" в области информационных технологий, эргономичность дизайна и "дружественность" системных интерфейсов.

Рис. 5. Функциональная модель процесса использования и ведения единой базы НСИ

Для эффективного функционирования единой системы ведения НСИ должен быть разработан комплекс организационно-управленческих решений, предусматривающий четкое разделение ответственности и функциональных обязанностей в соответствии с компетенциями групп персонала компании (рис. 5):

Пользователи - сотрудники компании, использующие те или иные данные из базы НСИ при формировании рабочих документов;

Эксперты - специалисты группы НСИ, отвечающие за формирование и изменение данных в базе НСИ;

Профильные специалисты, хорошо разбирающиеся в отдельных аспектах той или иной нормативно-справочной информации, входящей в их компетенцию по основной профессиональной деятельности. Они участвуют в процедуре согласования добавляемых или изменяемых данных по представлению специалиста-эксперта группы НСИ;

Специалисты технической поддержки - персонал службы автоматизации и ИТ, обеспечивающий обслуживание программно-технических средств системы.

В целом внедрение единой системы ведения НСИ позволяет заказчику решить следующие основные задачи, способствующие повышению эффективности работы всего предприятия:

Создать централизованное хранилище НСИ, функционирующее в рамках единого информационного пространства компании и включающее всю номенклатуру материально-технических ресурсов и других объектов учета;

Централизовать функции ведения НСИ на основе разработанных корпоративных стандартов классификации и кодирования;

Создать единые регламент и технологическую среду для доступа пользователей к НСИ, ведения экспертами классификаторов и справочников и технической поддержки системы администраторами;

Использовать встроенные в систему программные средства, поддерживающие необходимый уровень безопасности данных и постоянную их актуализацию, исключающие хранение дублированной, ошибочной или устаревшей информации;

Выполнить внедрение классификаторов и справочников НСИ в действующие управленческие, бухгалтерские и другие системы, позволяющее упорядочить и сократить расходы на ведение нормативно-справочной информации;

Оперативно представлять руководству компании информацию, необходимую для принятия эффективных решений.

Сабир Асадуллаев и Александр Карпов
Опубликовано 09.11.2010

Основные понятия и терминология

Мастер - данные (МД) включают в себя информацию о клиентах, сотрудниках, продуктах, товарах, поставщиках, которая, как правило не является транзакционной по своей природе.

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя словари, справочники, классификаторы, кодификаторы, нормативы и идентификаторы. Это – базовый уровень транзакционных систем, который в ряде случаев ведется внешними уполномоченными организациями.

Рис. 1 в упрощенном виде иллюстрирует отличие НСИ, мастер-данных и транзакционных данных. В условной системе продажи авиабилетов роль НСИ выполняет кодификатор аэропортов, созданный разработчиками системы с учетом неких специфических требований. Но для взаимодействия с другими международными информационными системами код аэропорта должен быть понятен всем. Этой цели служит трехбуквенный уникальный код аэропорта, присваиваемый аэропортам Международной ассоциацией воздушного транспорта (IATA).

Данные пассажира являются не столь стабильными, как коды аэропорта. В тоже время, будучи один раз введенные в систему, данные пассажира могут быть в дальнейшем использованы для различных маркетинговых акций, например, для скидок при достижении определенного суммарного полетного расстояния. Такая информация обычно относится к мастер – данным. К ним же можно отнести данные об экипажах, о самолетном парке компании, о грузовых и пассажирских терминалах, и о многих других сущностях, участвующих в процессе авиаперевозок, но не рассматриваемых в рамках нашего упрощенного примера.

Последняя, верхняя строка на Рис. 1 схематично изображает условную транзакцию, связанную с продажей билета. Аэропортов в мире сравнительно немного, клиентов намного больше, но они могут многократно пользоваться услугами этой компании, а билет не может и не должен быть использован повторно. Таким образом, для авиакомпании данные о продажах билетов являются наиболее часто меняющимися транзакционными данными.

Суммируя можно сказать, что НСИ составляет базовый уровень автоматизированных информационных систем, а мастер-данные хранят информацию о клиентах и сотрудниках, о поставщиках продукции, оборудовании, материалах и о других бизнес – сущностях.

При этом НСИ и МД имеют много общего, поэтому в тех случаях, когда рассматриваемые факторы касаются и НСИ, и МД, мы будем упоминать их как «НСИ и МД», например, «система ведения НСИ и МД».

Общие недостатки традиционного ведения НСИ и МД

Наиболее распространенной и очевидной проблемой традиционного ведения НСИ и МД является отсутствие поддержки временных изменений. Адрес, как правило, является одной из важнейших компонент НСИ и МД. К сожалению, адреса меняются. Клиент может переехать, но может «переехать» целый дом и даже улица. Так, в 2009 году адрес комплекса зданий «Башня на набережной» изменился с «Краснопресненская набережная, дом 18» на «Пресненская набережная, дом 10». Таким образом, запрос “Какое количество корреспонденции было доставлено в офис компании, арендующей помещения в «Башне на набережной» в 2009 году?” должен корректно обрабатывать записи о доставках с двумя разными адресами.

Однако, для того чтобы изменения в жизни были отражены в ИТ системе, мало иметь технологические (программно-аппаратные) средства ведения НСИ и МД. Необходим кто-то, или что-то, для отслеживания изменений. То есть, требуется организационные меры, например, штат сотрудников с должностными обязанностями, соответствующими принятой методологии ведения НСИ.

Таким образом, корпоративное ведение НСИ и МД включает в себя три категории мероприятий:

1. Методологические мероприятия, определяющие методы, регламенты, стандарты, процессы и роли, поддерживающие весь жизненный цикл ведения НСИ и МД
2. Организационные мероприятия, определяющие в соответствии с методологическими требованиями, организационною структуру, функциональные подразделения и их задачи, роли и должностные обязанности сотрудников.
3. Технологические мероприятия, лежащие на уровне ИТ и обеспечивающие исполнение организационных и методологических мероприятий.

В данной статье мы рассмотрим, в первую очередь, технологические мероприятия, которые включают в себя создание единой модели данных НСИ и МД, ведение и архивацию исторической НСИ и МД, идентификацию объектов НСИ и МД, устранение дубликатов, выявление противоречий, обеспечение ссылочной целостности, поддержку жизненного цикла объекта НСИ и МД, выработку правил очистки, создание системы ведения НСИ и МД и ее интеграцию с эксплуатируемыми информационными системами предприятия. Рассмотрим более детально технологическую область создания инфраструктуры НСИ и МД и связанные с ней недостатки традиционного ведения НСИ и МД.

Технологические недостатки ведения НСИ и МД

Нет единой модели данных НСИ и МД

Единая модель данных НСИ и МД отсутствует, или она не формализована, что не позволяет эффективно использовать объекты НСИ и МД и затрудняет любую автоматизацию работы с данными.

Модель данных является основной и самой важной частью ведения НСИ и МД, отвечая, к примеру, на следующие вопросы:

• что включать в идентифицирующие атрибуты объекта НСИ и МД?
• что из всех атрибутов объекта НСИ и МД хранить в модели данных и отнести к НСИ и МД, а что отнести к операционным данным и оставить в эксплуатируемой информационной системе?
• как провести интеграцию по модели с внешними идентификаторами и классификаторами (ОКПО, ОКУД)?
• дает ли совокупность двух атрибутов из различным ИТ систем третий уникальный и важный с точки зрения бизнеса атрибут?

Нет единого регламента ведения истории и архивации

Историческая информация в существующих корпоративных ИТ системах зачастую ведется по своим регламентам и имеет свои жизненные циклы, отвечающие за обработку, агрегацию и архивацию объектов НСИ и МД. Даже при наличии единой модели данных НСИ и МД, синхронизация исторических и архивных данных и приведение их к единому виду представляет собой нетривиальную задачу.

Пример проблем, вызванных отсутствием ведения исторической нормативно-справочной информации приведен в разделе «»

Сложность отождествления объектов НСИ и МД

В различных ИТ системах объекты НСИ и МД имеют собственные идентификаторы – наборы атрибутов. Ситуация осложняется тем, когда для одних и тех же объектов в различных системах не удается выделить один общий набор атрибутов, сочетание которых уникально и идентифицирует объект в информационной системе – аналог составного ключевого поля в базах данных. В этом случае задача отождествления и сравнения объектов в различных ИТ системах переходит из детерминистической области в область вероятностной. Качественно провести идентификацию объектов НСИ и МД без специализированных средств анализа и обработки данных в этом случае затруднительно.

Возникновение дубликатов объектов НСИ и МД

Сложность идентификации объекта приводит к потенциальному возникновению дубликатов (или возможных дубликатов) одного и того же объекта НСИ и МД в различных системах, что является основной и самой значимой проблемой для бизнеса. Дублирование информации ведет к дублированию расходов на обработку объектов, дублированию «точек входа», увеличение расходов на поддержание жизненных циклов объектов. Дополнительно следует отметить затраты на процессы ручной сверки (реконсиляции) дубликатов, которые изначально слишком высоки, так как часто выходят за границы возможностей ИТ систем и требуют участия оператора. Следует отметить, что возникновение дубликатов является системной ошибкой, появляющейся на самых ранних шагах бизнес-процессов, использующих объект НСИ и МД. Далее по ходу исполнения бизнес процесса дубликат обрастает связями, атрибутным составом и ситуация еще более усложняется.

Несогласованность метаданных НСИ и МД

Каждая информационная система, поддерживающая линию бизнеса предприятия, и в которой зарождаются специфичные для этого бизнеса объекты НСИ и МД, определяет свой набор бизнес правил и ограничений, накладываемых как на атрибутный состав (метаданные), так и на значение атрибутов. В результате часто возникает ситуация, когда эти правила и ограничения, заданные в различных информационных системах, входят в противоречие друг с другом, таким образом сводя на нет даже теоретические попытки привести все объекты НСИ к одному виду. Ситуация усугубляется, когда при внешне совпадающей модели данных, данные имеют одно и тоже смысловое значение, но различное значение с точки зрения представления: различное написание, перестановки в адресах, сокращения ФИО, различные кодировки, сокращения.

Ссылочная целостность и синхронизация модели НСИ и МД

В реальной жизни все объекты НСИ и МД, находящиеся в пространстве своей IT системы, содержат в себе не только значения, но и ссылки на другие НСИ и МД, которые могут находиться (и вестись) в отдельных внешних системах. Здесь в полный рост встает проблема синхронизации и поддержки целостности всей модели НСИ и МД организации. Одним из общепринятых путей решения такого рода проблем является переход к использованию НСИ и МД которые ведутся и импортируются в организацию извне (к примеру, справочники КЛАДР, ОКВЭД, ТН ВЭД, ФСКП и ЕКПС).

Рассогласование жизненного цикла объекта НСИ и МД

В результате наличия одного и того же объекта НСИ и МД в различных корпоративных системах, ввод и изменение этого объекта в этих системах несогласован, и зачастую растянут во времени. Возможна ситуация, когда объект находится в различных системах во взаимоисключающих статусах (активен в одной системе, архивирован в другой, удален в третьей), что затрудняет поддержку целостности объектов НСИ. Несвязанные и «размазанные» во времени объекты сложно использовать как в транзакционных, так и в аналитических процессах.

Выработка правил очистки

Правила очистки НСИ и МД зачастую вполне справедливо относят к методологическим аспектам. Безусловно, ИТ специалисты нуждаются в постановке задачи от бизнес – пользователей, например, в каких случаях необходимо обновлять коды аэропортов, или какая из двух платежек имеет правильную кодировку реквизитов. Но бизнес - специалисты не знакомы с тонкостями реализации эксплуатируемых ИТ систем. Более того, документация на эти системы или неполна, или отсутствует. Поэтому необходим анализ информационных систем с целью уточнения правил очистки и выявления новых правил.

Неверный выбор мастер-системы ведения НСИ и МД

Чаще всего самыми значимыми источниками и потребителями НСИ и МД являются крупные унаследованные корпоративные информационные системы, являющиеся ядром бизнеса предприятия. В реальной жизни такую систему зачастую выбирают в качестве «мастер системы» для ведения НСИ и МД вместо создания специализированного репозитория НСИ и МД. При этом не принимается о внимание, что подобный функционал, как правило, является несвойственным этой ИТ системе. В результате любые доработки таких систем, связанные с НСИ и МД, выливаются в крупные и необоснованные траты. Ситуация усугубляется, когда по мере развития подсистемы ведения НСИ и МД необходимо ввести качественно новый функционал: пакетную обработку данных, форматирование и очистку, назначить стюардов данных.

Неготовность ИТ систем к интеграции НСИ и МД

Для того, чтобы полноценно внедрить ведение НСИ и МД в существующие ИТ системы предприятия, необходимо провести интеграцию этих систем и, чаще всего, эта интеграция необходима не как единовременный и локализованный акт, а как изменение процессов, живущих внутри ИТ систем. Помимо интеграции для работы в операционном режиме (online), необходимо провести интеграцию для проведения первоначальной пакетной загрузки данных (ETL), а также для проведения процедур ручной сверки (реконсиляции).

Не все автоматизированные информационные системы готовы к таким изменениям, не все системы предоставляют такие интерфейсы, а чаще всего, это совершенно новый функционал для таких систем. При внедрении системы возникают архитектурные вопросы, связанные с выбором из различных вариантов внедрения системы НСИ и МД и интеграции её с технологическим ландшафтом предприятия. В подтверждение важности этого момента заметим, что существуют разработанные и проверенные архитектурные шаблоны и подходы, нацеленные на правильное развертывание и интеграцию системы НСИ и МД.

Примеры проблем традиционного ведения НСИ и МД

Таким образом, основные проблемы ведения НСИ проистекают из-за децентрализации и фрагментации НСИ на предприятии и проявляются на практике в конкретных примерах.

Паспортные данные как уникальный идентификатор

Например, в крупном банке в результате создания модели данных клиентов было решено использовать паспортные данные в составе идентифицирующих атрибутов из предположения максимальной селективности. При проведении процедур слияния клиентских данных было выявлено, что паспорт клиента не является уникальным, так как, к примеру, клиенты, имевшие отношения с банком по старым паспортам и потом по новым паспортам, были заведены как различные клиенты. Анализ клиентских записей выявил случаи, когда на один паспорт были зарегистрированы тысячи клиентов. В довершение всего, одним из источников данных была банковская информационная система, в которой паспорта были необязательным требованием и соответствующие поля при заполнении забивались «мусором».

Следует отметить, что обнаруженные проблемы с качеством клиентских данных не были ожидаемыми и обнаружились только на этапе очистки данных, что потребовало дополнительных затрат времени и средств для доработки правил очистки данных и модели клиентских данных.

Адрес как уникальный идентификатор

В другом случае страховая компания проводила слияние анкетных данных клиентов, где в качестве идентифицирующего атрибута использовался, в том числе, адрес. Выяснилось, что больше всего клиентов было зарегистрировано на адреса «тот же», «там же». Данные низкого качества шли из прикладной системы, поддерживающей деятельность страховых агентов, которая позволяла агентам вольно интерпретировать значения полей клиентской анкеты. Более того, в этой системе отсутствовали любые форматные и логические проверки введенных данных.

Необходимость массового переоформления договоров

В третьем случае, при подключении существующей корпоративной информационной системы, поддерживающей взаимоотношения с клиентами, к системе ведения НСИ и МД только на этапе тестирования выяснилось, что подключаемая система не может автоматически принять изменения от системы ведения НСИ и МД. Для этого необходимо провести некоторые регламентные действия, в данном случае, вызвать клиента и переоформить бумажные договорные документы, в которых упоминалась критичная информация, относящаяся к НСИ и МД. Из-за большого объема работы были пересмотрены как технологические, так и организационные аспекты работы с НСИ и МД.

Расхождение согласованных данных

Четвертый пример описывает типичную ситуацию для многих организаций. В результате бурного развития бизнеса предприятия было решено открыть новое направление, поддерживающее работу с клиентами в стиле B2C / B2B через Интернет. Для этого была приобретена новая ИТ система, поддерживающая автоматизацию нового направления бизнеса компании. При развертывании возникла необходимость провести интеграцию с существующими НСИ и мастер-данными предприятия и расширить их специфичными атрибутами, что оказалось не так просто, в первую очередь из-за отсутствия выделенной системы НСИ и МД. В результате НСИ были однократно загружены в новую систему безо всякой обратной связи с существующим ИТ ландшафтом компании, что через некоторое привело к двум независимым версиям клиентских справочников. Поначалу проблема решалась путем ручной обработки клиентских данных в электронных таблицах, однако через некоторое время количество клиентов значительно возросло, справочники «разошлись», и ручная обработка оказалась неэффективной и дорогой. В результате ситуация привела к серьезной эскалации проблемы на уровне бизнес - пользователей, не имеющих общей картины о своих клиентах для проведения маркетинговых акций.

Преимущества корпоративного ведения НСИ и МД

Корпоративное ведение НСИ и МД обеспечивает следующие преимущества:

• Выполнение требований закона и снижение рисков
• Снижение затрат
• Повышение гибкости для поддержки новых бизнес стратегий.

Звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, поэтому рассмотрим каждое из преимуществ на практических примерах.

Выполнение требований закона и снижение рисков

Следственные органы потребовали от крупной компании предоставить данные за предыдущие 10 лет. Задача казалась несложной и выполнимой: компания задолго до этого ввела процедуры регулярного архивного и резервного сохранения данных и прикладных программ, носители данных хранились в защищенном помещении, аппаратура для чтения носителей еще не успела устареть. Однако после восстановления исторических данных из архива обнаружилось, что данные не имеют практического смысла – НСИ за это время неоднократно менялась, и теперь невозможно установить, к чему относились те или иные данные. Никто не предусмотрел архивирование НСИ – казалось, что это устойчивая ко времени информация. На компанию были наложены значительные штрафные санкции, в компании были сделаны серьезные организационные выводы в отношении руководителей. Кроме того, было создано подразделение, отвечающее за ведение НСИ, чтобы избежать повторения неприятной ситуации.

Рост прибылей и удержание клиентов

Крупный цветочный магазин одним из первых осознал эффективность маркетинга по электронной почте. Был создан сайт магазина, на котором проводились рекламные кампании, где клиенты могли подписаться на рассылку по поводу дня всех влюбленных, в связи с рождением первенца, по поводу дня рождения близкого человека и т.д. Впоследствии клиенты получали поздравления с предложениями выбора цветов. Однако рекламные кампании проводились с привлечением различных разработчиков, создававших разнородные, не связанные друг с другом приложения. Поэтому клиенты могли получать до десяти писем по одному и тому же поводу, что раздражало клиентов и вызывало их отток. В результате каждая последующая рекламная кампания не только оказывалась убыточной, но и уменьшала число имеющихся клиентов. Цветочному магазину пришлось затратить значительные средства на переработку и интеграцию своих приложений. Высокая сумма затрат была связана с разнородностью информации о клиентах, множественными форматами адресов и телефонов, что вызывало большие проблемы при отождествлении клиентов для устранения кратных записей.

Снижение затрат

Одним из основных требований к продукции компании является необходимость быстрого реагирования на изменения спроса, вывод новых продуктов на рынок в сжатые сроки и связь с потребителями. Мы видим, что вчерашние безоговорочные лидеры превращаются в отстающих, а новички, впервые выведшие на рынок свой продукт, резко увеличивают свою прибыль и капитализацию. В этих условиях различные корпоративные информационные системы, отвечающие за разработку продукта, его поставки и продажи, обслуживание и развитие, должны опираться на единую информационную основу, охватывающую все аспекты деятельности компании. Тогда вывод нового продукта на рынок требует меньших временных и финансовых издержек за счет бесшовного взаимодействия поддерживающих информационных систем.

Повышение гибкости для поддержки новых бизнес стратегий

Устранение фрагментации и децентрализации ведения НСИ и МД позволяет предоставлять информацию как сервис. Это означает, что любая ИТ система, соблюдая установленные протоколы обмена и права доступа, может обращаться к системе корпоративного ведения НСИ и МД и получать необходимые данные. Сервис -ориентированный подход позволят гибко выстраивать информационные сервисы в соответствии с изменяющимися бизнес – процессами, обеспечивая таким образом своевременную реакцию ИТ служб и систем в условиях изменяющихся требований.

Архитектурные принципы системы ведения НСИ и МД

Ресурсы для скачивания

static.content.url=http://www.сайт/developerworks/js/artrating/

Zone=Information Management

ArticleID=577045

ArticleTitle=Ведение НСИ на практических примерах