สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องใช้สำนักงานขายส่งในราคาถูก

โดยการซื้อส่วนประกอบที่หลากหลายสำหรับมือถือและ เครื่องใช้ไฟฟ้าในร้าน Sotovik-M ในขณะเดียวกันเราแนะนำให้ตุนเครื่องใช้สำนักงาน - กระบวนการทำงานของธุรกิจหรือสถาบันที่ไม่แสวงหาผลกำไรใด ๆ จะไม่สามารถทำได้หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ หากคุณต้องการซื้อเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมาก เรียกดูกลุ่มผลิตภัณฑ์ของเรา

การซื้อเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากจากผู้ผลิต (ขายส่งเครื่องใช้สำนักงาน ขายส่งเครื่องใช้สำนักงานในมอสโก) เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประหยัดอย่างมากในการจัดหาเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากให้กับสำนักงานของบริษัทอย่างต่อเนื่อง คุณต้องการขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกหรือไม่? ด้วยการสั่งซื้อปากกา ดินสอ คลิปหนีบกระดาษ สมุดจด และสิ่งของขนาดเล็กอื่นๆ จำนวนมากทุกๆ ไตรมาสหรือหกเดือน คุณจะไม่ต้องเสียเวลาในการจัดส่งอีกครั้งทุกเดือน การขายส่งเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากก็มีประโยชน์เช่นกัน องค์กรภาครัฐ– ฝ่ายบริหารจำนวนมาก สถาบันการศึกษาซื้อเครื่องเขียนจำนวนมากสำหรับโรงเรียน โรงเรียนอนุบาลหรือมหาวิทยาลัย บริษัทขายส่งเครื่องเขียนประพฤติตนอย่างเพียงพอ นโยบายการกำหนดราคานั่นคือเหตุผลที่ Sotovik-M ขายเครื่องเขียนในราคาที่แข่งขันได้ - เครื่องใช้สำนักงานมีราคาถูกเมื่อซื้อจำนวนมาก ขายส่งเครื่องเขียนในมอสโก (ขายส่งเครื่องเขียนมอสโก, ขายส่งเครื่องเขียนมอสโก) ในร้านค้าออนไลน์ของเรา

ขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกมาก การขายส่งเครื่องใช้สำนักงานในมอสโก

ขายส่งเครื่องเขียนในร้านของเราในราคาที่ดีที่สุด หากคุณกำลังวางแผนจะซื้อขายส่งเครื่องเขียนโรงเรียน, ขายส่งเครื่องใช้สำนักงานได้ที่ ราคาต่ำหรือสั่งซื้อเครื่องเขียนที่ไม่ธรรมดาขายส่งสำหรับร้านขายของที่ระลึก Sotovik-M คือสิ่งที่คุณต้องการ! ซื้อเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมาก ตั้งแต่สมุดบันทึกทั่วไปไปจนถึงผลิตภัณฑ์ที่มีการประทับตราและนามบัตร ในราคาที่น่าดึงดูดพร้อมบริการจัดส่งที่รวดเร็วทั่วรัสเซีย ขายส่งเครื่องเขียนของเราราคาถูกมาก!

คุณสมบัติที่โดดเด่นสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ของ Olympus มีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายซึ่งมีต้นกำเนิดมาจากงานในสำนักงานแบบคลาสสิก

ในระดับใหญ่ องค์กรอุตสาหกรรมงานของเลขานุการ (เสมียน) ไม่ใช่แค่การลงทะเบียนเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงงานอื่น ๆ อีกด้วย:

• การตัดสินใจของผู้จัดการที่จะส่งเอกสารขาเข้าเพื่อแก้ไขปัญหา
• การเตรียมมติล่วงหน้า
• การส่งมอบเอกสารให้กับผู้ดำเนินการ
• การควบคุมการส่งคืนเดิม
• การวิเคราะห์สรุปการปฏิบัติงาน
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง
• การสร้างรายงานขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับงานที่ยังไม่บรรลุผล
• ส่งเอกสารขาออก
• ค้นหาเอกสารที่ต้องการตามคำขอ
• การพิมพ์การสแกน
• และแม้กระทั่งการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก เสมียนที่ดีต้องรับผิดชอบทั้งหมดนี้

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์โอลิมปัสก็ทำหน้าที่ได้ คนดีง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น!

การลงทะเบียนอัตโนมัติ:

ควบคุมเอกสารที่ได้รับซ้ำโดยอัตโนมัติ

ระบบจะจับเอกสารที่กลับเข้ามาในองค์กรและเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้

การแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับการคืนต้นฉบับ

ระบบจะมีแผนภาพความเคลื่อนไหวของต้นฉบับและหากส่งคืนไม่ตรงเวลาจะแจ้งให้นายทะเบียนทราบ

ระบบเชื่อมต่อที่สะดวก

ลิงก์ของเอกสารใน Olympus แนะนำความเป็นไปได้ในการรับประวัติโดยละเอียดของเอกสารที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมด รวมถึงเอกสารสำคัญที่สร้างขึ้นเพิ่มเติม ในการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลง

ผู้ออกแบบรายงาน

ด้วยการใช้ผู้ออกแบบรายงานของระบบ Olympus พนักงานสามารถสร้างรายงานที่เขาต้องการได้โดยไม่ต้องได้รับความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบหรือโปรแกรมเมอร์ นี่คือวิธีการสร้างรายงานในเอกสารที่ยังไม่ได้ดำเนินการหรือเอกสารควบคุม

ระบบการกรองที่ยืดหยุ่น

ระบบ Olympus ให้ความสามารถในการดำเนินการร้องขอเพื่อค้นหาเอกสารโดยใช้บรรทัดตัวกรอง บรรทัดการกรองช่วยให้คุณกำหนดเงื่อนไขการค้นหาตัวแปรมากมายสำหรับเอกสารที่ต้องการ

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ในระบบโอลิมปัสเป็นเครื่องมือในการจัดระเบียบงานสำนักงานดิจิทัล ส่วนนี้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารขององค์กร มีประวัติผู้ใช้ เก็บลิงก์เอกสารทั้งหมด แจ้งเกี่ยวกับกำหนดเวลา รวมไฟล์ทั้งหมดที่สร้างด้วยเอกสาร ตอบคำถามจากนักแสดงและผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับเอกสารตลอดจนผลงาน

การควบคุมการดำเนินการ

การควบคุมการดำเนินการในระบบ Olympus- นี่คือฟังก์ชันการทำงานเชิงลึกที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเวลา ขั้นตอน และผลลัพธ์ของการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ฟังก์ชันนี้มีอยู่ในระบบตั้งแต่สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงที่เก็บข้อมูลแบบมีโครงสร้าง ฟังก์ชั่นนี้ขึ้นอยู่กับกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารและคำแนะนำและการแจ้งว่าไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาเหล่านี้

การแสดงภาพการควบคุมการดำเนินการ

1. การแสดงสีและข้อความจากระบบ Olympus เกี่ยวกับกำหนดเวลาที่พลาดไป
2. โหมดพิเศษที่มีจำนวนงานทั้งหมดที่ได้รับ ดำเนินการ เสร็จสิ้นตรงเวลา เสร็จสิ้นโดยมีความล่าช้าตามระยะเวลา และไม่เสร็จสิ้นตรงเวลา
3. ระบบรายงานทั้งหมดเกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่งในบริบทของเอกสาร ผู้ดำเนินการ และผู้บังคับบัญชา

การควบคุมพิเศษ

เพื่อการปฏิบัติงานอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง Olympus มีระบบควบคุมพิเศษ สาระสำคัญคืองานที่สำคัญที่สุดทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายให้ควบคุมจะต้องผ่านขั้นตอนการถอดออกจากการควบคุมเช่น ปิด ในบางกรณี การลบงานออกจากการควบคุมจำเป็นต้องมีการประเมินคุณภาพของงานที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถ จากนั้นระบบจะสามารถใช้ขั้นตอนการยืนยันเพิ่มเติมได้

การก่อตัวของคำสั่งควบคุม

1. การออกคำสั่งควบคุมจะมาพร้อมกับการแต่งตั้งพนักงานที่ติดตามและยืนยันคุณภาพของการดำเนินการหากจำเป็น
2. ตามคำสั่งควบคุม ค่าสัมประสิทธิ์วินัยด้านการปฏิบัติงานจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ
3. โหมดพิเศษ "การวิเคราะห์การปฏิบัติงานควบคุม" จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับความทันเวลาของการปฏิบัติงานควบคุม
4. การเปลี่ยนแปลงแดชบอร์ดการวิเคราะห์เดสก์ท็อป ข้อมูลเหล่านี้ในรูปแบบกราฟิก

การจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ งานที่มีประสิทธิภาพแผนก แผนก บริการ และองค์กรโดยรวม “การจัดการเอกสาร” ในระบบโอลิมปัสเป็นเครื่องมือการจัดการองค์กรขนาดใหญ่ที่ทันสมัยซึ่งเน้นไปที่กระบวนการทางธุรกิจระดับสูงโดยเฉพาะ

“การจัดการเอกสาร” เป็นส่วนหนึ่งของการไหลของเอกสาร - โมดูล Olympus ที่สร้างขึ้นบนหลักการของผู้วางแผน เช่น งานและเอกสารทั้งหมดที่พนักงานได้รับจะถูกจัดเรียงไว้ในรายการเดียว

รายการจะแสดงประเภทของงาน หัวข้อ เนื้อหา วันที่รับ วันครบกำหนด และแหล่งที่มา คุณสามารถเสริมรายการนี้ด้วยคอลัมน์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

พื้นหลังสีแดงหมายถึงงานที่ค้างชำระ ซึ่งจะช่วยให้คุณจำได้ว่าต้องทำให้เสร็จ ระบบมีการควบคุมขั้นสูง เมื่อตัวบ่งชี้สีบ่งชี้ถึงกำหนดเวลาที่ใกล้จะเกิดขึ้นสำหรับการดำเนินการกับเอกสาร

ด้านล่างรายการบุ๊กมาร์กที่คุณสามารถดูทั้งหมดได้ ข้อมูลเพิ่มเติมซึ่งจะต้องตัดสินใจ นี่คือข้อความในเอกสาร รายละเอียดงาน ประวัติความเคลื่อนไหว และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ค้นหาได้ง่ายในโปรแกรม เอกสารที่จำเป็นและยังเป็นการยกระดับประวัติศาสตร์การร่วมงานกับเขาอีกด้วย นอกจากนี้ ประวัติศาสตร์ยังแสดงให้เห็นว่าเอกสารมีการหมุนเวียนไปแล้วกี่แวดวง ใครได้นำไปใช้งาน และใครยังไม่ได้ใช้

การรับข้อมูลทันที:

• ผู้ริเริ่มเอกสาร
• ใครเห็นด้วย;
• ใครมีอยู่บ้าง;
• แสดงความคิดเห็นอะไรบ้างและโดยใครในเอกสาร
• ว่าเอกสารนี้เกี่ยวข้องกับเอกสารอื่นหรือไม่ และอย่างไร โดยสามารถเปิดเอกสารที่เกี่ยวข้องได้เช่นกัน
• สำหรับพนักงาน บริการ แผนก หรือทั้งองค์กรโดยรวม โปรดดูรูปภาพของคำสั่งซื้อที่ดำเนินการและที่ยังไม่บรรลุผล

ง่ายต่อการทำงานกับเอกสารจำนวนมาก:

• ระบบจะสร้างรายการเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณาเอง
• ระบบจะแจ้งให้คุณทราบว่าเอกสารใดบ้างที่ต้องทำการตัดสินใจอย่างเร่งด่วน
• ระบบแจ้งกำหนดเวลาที่กำลังจะสิ้นสุด
• ระบบทำให้สามารถมอบหมายงานของคุณและควบคุมการดำเนินการให้ตรงเวลาได้อย่างง่ายดาย
• ระบบช่วยให้คุณได้รับประวัติการทำงานกับเอกสารใด ๆ
• ระบบจะอนุญาตให้คุณแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ในระหว่างที่คุณไม่อยู่และดูว่ารองทำงานอย่างไร

ความง่ายในการจัดการเอกสาร:

• เพิ่มความเร็วของการแลกเปลี่ยนข้อมูล
• เพิ่มระดับวินัยในการปฏิบัติงานของพนักงาน
• การปฏิบัติตามกำหนดเวลาของสัญญา
• ความเป็นไปได้ที่จะได้รับ ข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องลุกจากที่ทำงาน

โครงสร้างการจัดเก็บ

การจัดเก็บเอกสารที่มีโครงสร้างของระบบ Olympus ไม่ได้เป็นเพียงห้องสมุดที่จำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ แต่ยังเป็น "ฐานความรู้" ส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคน หลักการสร้างที่เก็บข้อมูล Olympus ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงส่วน โฟลเดอร์ เอกสาร และไฟล์ของผู้ใช้ ระบบจะสร้างโครงสร้างการเก็บถาวรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคนโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จะเห็นเฉพาะส่วนและเอกสารที่เขามีสิทธิ์เท่านั้น

นอกจากนี้พนักงานยังมีโอกาสคัดลอกส่วนหนึ่งของโครงสร้างไฟล์เก็บถาวร โฟลเดอร์ เอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของเขา คุณสมบัตินี้จะช่วยให้ผู้ใช้รับข้อมูลหรือเอกสารที่ต้องการได้เร็วยิ่งขึ้น

เติมพื้นที่จัดเก็บ

ที่เก็บข้อมูลในระบบ Olympus จะถูกเติมด้วยเอกสารโดยอัตโนมัติตามผลลัพธ์ของวงจรการทำงานกับเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ เทคโนโลยีนี้ช่วยให้คุณรวบรวมเอกสารที่จำเป็นในส่วนที่เหมาะสมโดยไม่ต้องจัดสรรเวลาสำหรับงานนี้โดยเฉพาะ

เมื่อมีเอกสารใหม่ปรากฏในพื้นที่เก็บข้อมูล ระบบจะแจ้งให้พนักงานทราบหากเขาสมัครรับการแจ้งเตือนดังกล่าว

สะดวกในการทำงานกับเอกสาร

ที่เก็บข้อมูลของ Olympus มีความโดดเด่นด้วยบริการด้านฟังก์ชันที่กำหนดความสะดวกในการทำงานกับเอกสาร:

• การกำหนดเวอร์ชัน;
• ลิงค์เอกสาร (ยกเลิก, หมดอายุ, เพิ่มเติม);
• แยกจากไฟล์เก็บถาวร;
• การออกต้นฉบับ
• คุณลักษณะการจัดเก็บ (หมายเลขสินค้าคงคลัง, การจัดเก็บ, ชั้นวาง, ชั้นวาง, จำนวนสำเนา)

โดยทั่วไปแล้ว ภาระในการรับรองการไหลเวียนของเอกสาร "กระดาษ" และการตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งจะตกเป็นของแผนกขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานในสำนักงาน ได้แก่ สำนักงาน การจัดการธุรกิจ และผู้รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกโครงสร้าง สำหรับพวกเขาแล้วโมดูล "Office" ของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DIRECTUM และระบบการจัดการปฏิสัมพันธ์นั้นมีไว้สำหรับพวกเขา โมดูลนี้อำนวยความสะดวกในการดำเนินการตามปกติสำหรับการประมวลผลเอกสารกระดาษตามข้อกำหนดของสถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐซึ่งมีพื้นฐานมาจากเทคโนโลยีการจัดการสำนักงานรัสเซียแบบดั้งเดิม:

• การลงทะเบียนแบบรวมศูนย์ของการติดต่อเข้าและออกทั้งหมดรวมถึงเอกสารภายในโดยใช้บัตรลงทะเบียนและควบคุม (RCC)
• การลงทะเบียนตำแหน่งของเอกสารกระดาษในขั้นตอนใด ๆ วงจรชีวิต: การตรวจสอบโดยฝ่ายบริหาร การอนุมัติร่างเอกสาร การดำเนินการ ฯลฯ
• การใช้การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง มติ และคำสั่งจากฝ่ายบริหารให้ทันเวลา
• การเขียนเอกสารในไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่นำมาใช้ในองค์กร
• ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วตามสถานะ ความพร้อมใช้งาน ความเคลื่อนไหวของเอกสารที่เป็นกระดาษ
• การได้รับแบบฟอร์มมาตรฐานและวารสารที่จำเป็น รวมถึงรายงานทางสถิติเกี่ยวกับการไหลของเอกสารขององค์กร

นอกจากนี้โมดูล "Office" ยังช่วยให้คุณจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนระหว่างองค์กรต่างๆ ด้วยการแลกเปลี่ยนดังกล่าวจึงสามารถใช้งานได้ ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์(EP) และกลไกระบบพิเศษช่วยให้คุณควบคุมการส่งเอกสารได้ หลักการแลกเปลี่ยนจะขึ้นอยู่กับมาตรฐานการแลกเปลี่ยนอุตสาหกรรม เอกสารอิเล็กทรอนิกส์“ปฏิสัมพันธ์ของระบบอัตโนมัติ สนับสนุนเอกสารการจัดการ" ซึ่งได้รับการอนุมัติจาก Guild of Documentation Managers

การเก็บรักษารายการเคสและบันทึก

ระบบที่ยืดหยุ่นการกำหนดหมายเลขช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขให้กับเอกสารในส่วนได้ วารสารอิเล็กทรอนิกส์การลงทะเบียน สำหรับสมุดรายวันแต่ละฉบับ จะมีการระบุวิธีการกำหนดหมายเลขเอกสารภายในสมุดรายวันแบบกำหนดเองโดยอัตโนมัติ ตัวเลขดังกล่าวอาจรวมถึงรหัสแผนก รหัสสมุดรายวัน และรายละเอียดที่จำเป็นอื่น ๆ

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรสำหรับไฟล์ระบบการตั้งชื่อแต่ละไฟล์ คุณสามารถพิมพ์หน้าปกของเคส รวมถึงรายการเอกสารของเคสได้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญได้อย่างมาก

การลงทะเบียนเอกสาร

ในการลงทะเบียนเอกสารในโมดูล "สำนักงาน" จะใช้บัตรลงทะเบียนและการควบคุม (RCC) ซึ่งมีข้อมูลหลักทั้งหมด (ผู้สื่อข่าว, แผนกขององค์กร, ตัวแทนขององค์กร, วันที่ลงทะเบียน, ทะเบียนเลขที่, หัวข้อ และ สรุปเอกสารวิธีการจัดส่ง ฯลฯ ) รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานะของเอกสารกระดาษใด ๆ ขององค์กร (สถานที่ สถานะการดำเนินการ ฯลฯ ) สำหรับเอกสารขาออก คุณสามารถระบุรายชื่อการแจกจ่ายตามองค์กรได้

ระบบให้ความสามารถในการลงทะเบียนเอกสารจากทั้งองค์กรและประชาชน

สำหรับองค์กรที่ใช้การลงทะเบียนเอกสารแบบกระจายอำนาจ ระบบจะใช้สถานที่ลงทะเบียน - สถานที่ทำงานของเลขานุการและพนักงานในสำนักงาน สถานที่ลงทะเบียนแต่ละแห่งสามารถให้บริการได้ตั้งแต่หนึ่งแผนกขึ้นไป ขึ้นอยู่กับสถานที่ลงทะเบียน เป็นไปได้ที่จะแยกความแตกต่างสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล

เมื่อย้ายเอกสารระหว่างแผนก สถานที่จดทะเบียนแต่ละแห่งสามารถมี RCC ของตัวเองได้ ดังนั้นเครือ RKK จึงปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษได้ ไม่เพียงแต่ระหว่างพนักงานภายในแผนกเท่านั้น แต่ยังระหว่างแผนกต่างๆ อีกด้วย นอกจากนี้ ผ่าน RKK ความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารที่ลงทะเบียนของระบบจะดำเนินการ เช่น: "เพื่อตอบสนองต่อ", "ในการปฏิบัติตาม" ฯลฯ

ขั้นตอนการลงทะเบียนนั้นง่ายดาย และประกอบด้วยการกรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็นของ RKK และหมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ

เมื่อลงทะเบียนโดยตรงจาก RKK คุณสามารถป้อนเอกสารที่สแกน (อิเล็กทรอนิกส์) ลงในโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" และแนบเอกสารดังกล่าวเข้ากับ RKK โดยอัตโนมัติ หากต้องการป้อนเอกสารจำนวนมากอย่างรวดเร็ว ระบบจะใช้บริการป้อนข้อมูลของระบบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้อนเอกสารลงในโมดูลอย่างต่อเนื่อง ในอนาคต RKK เช่นเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ป้อน สามารถพบได้ง่ายด้วยบาร์โค้ดบนคู่กระดาษของเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีระบุตัวตนที่รวดเร็วที่ติดตั้งอยู่ในระบบ

ตามข้อมูลของ RKK จะมีการพิมพ์บันทึกของเอกสารขาเข้าและขาออก สำหรับเอกสารขาออก คุณสามารถสร้างและพิมพ์ฉลากซองจดหมายได้โดยอัตโนมัติ

การเคลื่อนย้ายและการดำเนินการของเอกสาร

หลังจากการลงทะเบียน เอกสารขาเข้าจะผ่านขั้นตอนการพิจารณา ความละเอียด การควบคุม และการดำเนินการของเอกสาร ในเวลาเดียวกันสามารถดำเนินการเพิ่มเติมของนักแสดงพร้อมเอกสารได้ทั้งหมด ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์- สิ่งนี้จะช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับนักแสดงได้อย่างมาก และป้องกันการสูญเสียต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจ

เขาหรือเธอตรวจสอบเอกสารในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานของผู้จัดการ

ขึ้นอยู่กับมติของผู้จัดการ เอกสารสามารถควบคุมได้ด้วยการแต่งตั้งผู้ดำเนินการ คำแนะนำ และกำหนดเวลา สำหรับนักแสดงที่ทำงานกับโมดูล "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" เลขานุการหรือผู้จัดการสามารถสร้างงานได้โดยตรงจากคณะกรรมการงานและการพัฒนาอย่างรวดเร็ว การทำงานกับงานช่วยให้คุณใช้ความสามารถของระบบได้อย่างเต็มที่ในการตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่ง เช่น: บันทึกการติดต่อที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่ง ความเป็นไปได้ในการส่งเพื่อแก้ไข การกำหนดค่าเส้นทางที่ยืดหยุ่น ฯลฯ

จากนั้น คุณสามารถสร้างประวัติการทำงานของเอกสาร ขั้นตอนการอนุมัติ และเหตุผลในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว โดยขึ้นอยู่กับงานที่เกี่ยวข้องกับ RKK

หากใช้โมดูล "Office" อย่างอิสระ เลขานุการจะป้อนคำสั่งทั้งหมดที่ออกให้กับผู้ดำเนินการลงใน RKK ของเอกสาร หลังจากนั้นจะมีการตรวจสอบการดำเนินการตามกำหนดเวลา ในเวลาเดียวกัน ก็สามารถพิมพ์คำแนะนำสำหรับผู้ใช้แบบแมนนวลได้

เมื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเคลื่อนย้ายเอกสารทั้งหมดจะดำเนินการผ่านงานต่างๆ ในขณะที่ตำแหน่งของเอกสารที่เป็นกระดาษจะถูกบันทึกลงในแท็บ RKK พิเศษตลอดเวลา สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถค้นหาเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษได้อย่างรวดเร็วผ่าน RKK การทำงานกับเอกสารขาออกและเอกสารภายในเป็นไปตามหลักการเดียวกัน

แลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบ

เมื่อใช้ระบบคุณสามารถจัดการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นทางการและสำคัญทางกฎหมายระหว่างองค์กรได้ การแลกเปลี่ยนเอกสารขึ้นอยู่กับการใช้มาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ “การโต้ตอบของระบบอัตโนมัติสำหรับการสนับสนุนการจัดการเอกสาร” ซึ่งได้รับการอนุมัติจาก Guild of Documentation Managers

สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่าง การแบ่งส่วนโครงสร้างบริษัทเดียว (ถือหุ้น) และระหว่างองค์กรพันธมิตรอิสระ ในกรณีนี้ ฝ่ายแลกเปลี่ยนอาจใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แตกต่างกันหรือไม่ทำงานกับระบบดังกล่าวเลย

หากมีการแลกเปลี่ยนระหว่างแผนกของบริษัทหนึ่ง (โฮลดิ้ง) การทำงานกับเอกสารจะเกิดขึ้นในโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์", "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" และ "สำนักงาน" หากมีการแลกเปลี่ยนเกิดขึ้นระหว่าง บุคคลที่สามจากนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกส่งออกจากระบบไปยังไฟล์ ESD ฝ่ายที่สองสามารถนำเข้าเอกสาร ESD เข้าสู่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พวกเขาใช้ (โดยที่ระบบนี้รองรับรูปแบบนี้ รูปแบบ ESD เปิดอยู่) หรือใช้โปรแกรม DIRECTUM OverDoc ที่แจกจ่ายอย่างอิสระเพื่อทำงานกับเอกสาร ESD DIRECTUM OverDoc ช่วยให้คุณสามารถดูเอกสาร คุณลักษณะของเอกสาร และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่ลงนามในเอกสาร รวมถึงเครื่องหมายรับรองความถูกต้อง

การค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล

จากช่วงเวลาของการลงทะเบียนเอกสารใด ๆ ในระบบ คุณสามารถค้นหาทั้งบัตรลงทะเบียนพร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และกระบวนการดำเนินการของเอกสารและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นเอง

ระบบจะค้นหาตามหมายเลขทะเบียน ผู้สื่อข่าว ผู้เขียนมติ ตลอดจนรายละเอียด RKK ทั้งหมด และการผสมผสานข้อมูลดังกล่าว

นอกจากนี้ ระบบยังจัดทำรายงานพิเศษที่เพิ่มประสิทธิภาพของผู้ใช้อย่างมาก: เอกสารที่อยู่ระหว่างการพิจารณา คำสั่งซื้อที่เกินกำหนด เอกสารที่อาจส่งคืน ฯลฯ

เว็บโมดูล "สำนักงาน"

เว็บโมดูล "Office" ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้การทำงานอัตโนมัติกับเอกสารกระดาษอย่างเป็นทางการ เช่น เอกสารการบริหาร จดหมายขาเข้าและขาออก คำแนะนำ รายงาน และบันทึกช่วยจำ อำนวยความสะดวกในการประมวลผลเอกสารกระดาษ

การประมวลผลเอกสารกระดาษดำเนินการตามข้อกำหนดของสถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐซึ่งใช้เทคโนโลยีการจัดการสำนักงานแบบดั้งเดิมของรัสเซีย

เว็บโมดูล "Office" มีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาต่อไปนี้:

• การลงทะเบียนแบบรวมของการติดต่อสื่อสารขาเข้าและขาออกทั้งหมดตลอดจนเอกสารภายในโดยใช้บัตรลงทะเบียนและควบคุม
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง ความละเอียด และคำสั่งจากฝ่ายบริหารให้ทันเวลา
• ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วตามสถานะ ความพร้อมใช้งาน ความเคลื่อนไหวของเอกสารที่เป็นกระดาษ
• การได้รับแบบฟอร์มมาตรฐานและวารสารที่จำเป็น รวมถึงรายงานทางสถิติเกี่ยวกับการไหลของเอกสารขององค์กร

เว็บโมดูล "Office" อิงตามหนังสืออ้างอิง "การ์ดการลงทะเบียนและการควบคุม", "คำแนะนำสำหรับ RKK", "ระบบการตั้งชื่อของคดี"

ข้อดีของการรวมโมดูล Office เข้ากับโมดูลระบบอื่นๆ

ดังนั้นต้องขอบคุณปฏิสัมพันธ์ของโมดูล " การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ », « การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" และ "สำนักงาน" ภายใน ระบบแบบครบวงจรสร้างความมั่นใจในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรให้สอดคล้องกับประเพณีภายในประเทศและมาตรฐานของงานในสำนักงาน กลไกทั้งหมดที่มีให้โดยแต่ละโมดูลสามารถนำไปใช้ในขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร "กระดาษ" และ "อิเล็กทรอนิกส์" ที่หลากหลาย ในขณะเดียวกัน งานสำนักงานแบบ "กระดาษ" แบบดั้งเดิมก็เข้ากันได้อย่างลงตัว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์องค์กรที่มีการเชื่อมต่อแนวนอนที่พัฒนาแล้ว

ใน บริษัทขนาดใหญ่ทุกปีจะมีการติดต่อกับคู่ค้าหลายหมื่นราย และพนักงานหลายพันคนสร้างเอกสารภายใน จดหมายโต้ตอบบางฉบับอาจได้รับและประมวลผลในรูปแบบกระดาษ ระบบการจัดการสำนักงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้หลายครั้ง และสร้างที่เก็บข้อมูลเอกสารทั้งหมดเพียงที่เดียว

“สำนักงาน” ครอบคลุมวงจรการทำงานกับเอกสารกระดาษทั้งหมด: ตั้งแต่การเข้าและการลงทะเบียนไปจนถึงการยื่นในเอกสารสำคัญ ฟังก์ชั่นการทำงานมีความสอดคล้องอย่างสมบูรณ์ มาตรฐานของรัสเซียงานในสำนักงานช่วยให้คุณสามารถดำเนินการ "ด้วยตนเอง" ส่วนใหญ่ได้โดยอัตโนมัติ

การเก็บรักษารายการเคสและบันทึก

องค์ประกอบที่ได้รับการอนุมัติของระบบการตั้งชื่อคดีจะถูกเก็บรักษาไว้ในไดเร็กทอรีพิเศษของระบบ ในกรณีของการบันทึกเอกสารแบบกระจายอำนาจ จะมีการจัดสถานที่ลงทะเบียนไว้ภายในหน่วยโครงสร้าง

ศัพท์เฉพาะของคดี

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรสำหรับไฟล์ระบบการตั้งชื่อแต่ละไฟล์ คุณสามารถพิมพ์หน้าปกของไฟล์รวมถึงรายการเอกสารได้โดยอัตโนมัติ เวลาในการเตรียมการจัดเก็บเอกสารสำคัญและการค้นหาในเอกสารสำคัญจะลดลงหลายครั้ง

การลงทะเบียนเอกสาร

หากต้องการป้อนเอกสารลงใน DIRECTUM ให้กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็นของบัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม (RCC) และหมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ ระบบการกำหนดหมายเลขที่ยืดหยุ่นช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขให้กับเอกสารในบริบทของบันทึกการลงทะเบียนแต่ละรายการได้ตามอำเภอใจและอัตโนมัติ ตัวเลขอาจรวมถึงรหัสแผนก รหัสบันทึกประจำวัน และรายละเอียดที่จำเป็น เมื่อใช้โซลูชันดังกล่าว เวลาเฉลี่ยในการลงทะเบียนเอกสารจะลดลง 35-50%

ตัวอย่าง RKK

RKK ประกอบด้วยข้อมูลหลัก (แผนก วันที่จดทะเบียน หมายเลขทะเบียน ฯลฯ) รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของเอกสารกระดาษใด ๆ เช่น สถานที่ตั้ง เมื่อย้ายเอกสารระหว่างแผนก สถานที่จดทะเบียนแต่ละแห่งจะมี RCC ของตัวเอง คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษภายในบริษัทผ่านสายโซ่ของ RCC ที่สร้างขึ้น

คุณยังสามารถแนบเอกสารหรือรูปภาพที่สแกนไปที่ RKK ได้ด้วย หากต้องการบันทึกเอกสารจำนวนมากอย่างรวดเร็ว จึงใช้บริการอินพุตแบบสตรีม DIRECTUM Capture Service รองรับวิธีการป้อนเอกสารหลากหลายวิธี: จับภาพจากอีเมลหรือจากระบบไฟล์ (เช่น จากเครื่องสแกน)

ฟังก์ชั่นการสร้าง RKK และการกรอกข้อมูลสามารถถ่ายโอนไปยังกลไกอัจฉริยะของ Ario ได้ เมื่อได้รับเอกสารแล้ว พวกเขาจะจำแนกประเภทอย่างเป็นอิสระ จดจำข้อความ และกรอก RCC ด้วยข้อมูลสำคัญที่แยกออกมา เสมียนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการกรอกเท่านั้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถลดเวลาในการลงทะเบียนและลดจำนวนการดำเนินการตามปกติได้

ตรวจสอบและดำเนินการเอกสารขาเข้า

หลังจากลงทะเบียนเอกสารขาเข้าแล้ว พนักงานจะส่งเอกสารนั้นให้ผู้จัดการตรวจสอบด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง จากผลการตรวจสอบเอกสารเลขานุการหรือผู้จัดการเองก็จัดทำคำแนะนำในเอกสาร

หากผู้จัดการมีผู้ช่วย ผู้ช่วยของเขาจะตรวจสอบเอกสารเบื้องต้นพร้อมกับเตรียมร่างมติ ผู้จัดการสามารถอนุมัติร่างมติและส่งคำแนะนำในการดำเนินการเท่านั้น

ในกระบวนการดำเนินการตามคำสั่งจะรับประกันสิ่งต่อไปนี้:

• บันทึกการติดต่อเกี่ยวกับการดำเนินการ
• ความสามารถในการมอบหมายและส่งเพื่อแก้ไข
• การควบคุมกำหนดเวลาการขอกำหนดเวลาใหม่

ผู้ควบคุมตรวจสอบการดำเนินการด้วยสายตา ข้อมูลสรุปโดยย่อที่สะท้อนถึงสถานการณ์ในคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องมีให้สำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนในงาน

สั่งต้นไม้

การส่งจดหมายถึงผู้สื่อข่าว

โซลูชันนี้ได้รับการบูรณาการอย่างใกล้ชิดกับโมดูล "แลกเปลี่ยนกับคู่ค้า" เมื่อจดหมายขาออกได้รับการอนุมัติแล้ว จะสามารถส่งถึงผู้รับได้อย่างง่ายดายผ่านระบบแลกเปลี่ยนเอกสาร ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารหลายครั้ง และลดต้นทุนการจัดส่ง

นอกจากนี้ สำหรับเอกสารขาออก คุณสามารถระบุรายชื่อการแจกจ่ายสำหรับองค์กรและส่งโดยอัตโนมัติได้ อีเมลผู้รับหรือพิมพ์ซองจดหมายที่ตรงตามมาตรฐาน Russian Post

การพิมพ์ซองจดหมาย

การลงทะเบียนและการทำความคุ้นเคยกับเอกสารขององค์กรและการบริหาร

การจัดเตรียมและส่งเอกสารการบริหารเพื่อขออนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ การกรอกข้อมูลที่จำเป็นในตัวช่วยสร้างการดำเนินการก็เพียงพอแล้ว หลังจากนั้นระบบจะสร้างเอกสารและส่งไปยังพนักงานที่จำเป็นเพื่อขออนุมัติและลงนาม:

หลังจากลงนามแล้วสามารถส่งเอกสารองค์กรและการบริหารให้พนักงานที่สนใจตรวจสอบได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องกรอกรายชื่อผู้รับจดหมาย RKK รายการนี้สามารถใช้เพื่อแจกจ่ายเอกสารอื่นในอนาคตได้

พนักงานจากรายชื่อผู้รับจดหมายจะได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบเอกสาร ในระบบ DIRECTUM เพื่อยืนยันความคุ้นเคย ก็เพียงพอแล้วที่จะทำงานให้สำเร็จ และหากมีการส่งงานเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่ไม่ได้เข้าระบบก็จะระบุไว้ในข้อความของงานและผู้ปฏิบัติงานจะทำความคุ้นเคยกับเอกสารในรูปแบบกระดาษ

ค้นหาและวิเคราะห์

โดยใช้รายละเอียดที่ทราบ คุณสามารถค้นหาทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และ RKK พร้อมด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และขั้นตอนการดำเนินการของเอกสาร

ค้นหาโดย RKK

คุณยังสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการพร้อมกับ RKK ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้บาร์โค้ดบนกระดาษที่เทียบเท่ากับเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีระบุตัวตนที่รวดเร็ว บาร์โค้ดจะถูกอ่านโดยเครื่องสแกนพิเศษ หลังจากนั้นระบบจะค้นหาเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

หน้าต่างสำหรับการดำเนินการกับเอกสารที่พบ

เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้ใช้ ระบบจะจัดทำรายงานพิเศษ: "รายการความคุ้นเคย", "การควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ", "สถิติการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ", "เอกสารที่จะส่งคืน" ฯลฯ

รายงานตัวอย่าง

สามารถใช้เว็บไคลเอ็นต์ได้ สำนักงานระยะไกลองค์กรที่กระจายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์หรือเป็นลูกค้าหลัก ให้ข้ามแพลตฟอร์มและง่ายต่อการบริหารจัดการ ในการทำงาน คุณจำเป็นต้องมีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น

RKK ที่เข้ามาทางเว็บออฟฟิศ

ผลของการดำเนินการ

เมื่อใช้โซลูชัน พนักงานจะได้รับคำสั่งและคำแนะนำในการดำเนินการอย่างทันท่วงที การควบคุมการดำเนินการ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารจะกลายเป็นความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์

• ให้น้อยที่สุดลดความเสี่ยงในการสูญเสียเอกสาร
• 2 ครั้งระยะเวลาในการเตรียมและอนุมัติจดหมายขาออกจะลดลง
• 12 ครั้งจะช่วยเร่งการค้นหาตำแหน่งของเอกสารกระดาษ
• 2 ครั้งจะมีการเร่งจัดทำข้อมูลเพื่อการจัดการในการดำเนินการตามคำสั่ง
• โดย 20%การดำเนินการตามคำสั่งการจัดการจะเพิ่มขึ้น